Απογραφή Η εύρεση της πραγματικής οικονομικής κατάστασης μιας οικονομικής μονάδας σε μια δεδομένη χρονική στιγμή επιτυγχάνεται με την απογραφή.

Απογραφή Απογραφή είναι: Το σύνολο των ενεργειών που σχετίζονται με την λεπτομερή περιγραφή, την μέτρηση, και την απόδοση σε χρηματικές μονάδες των στοιχείων του ενεργητικού, του παθητικού, και της καθαρής θέσης, μιας οικονομικής μονάδας σε μία δεδομένη χρονική στιγμή.

Είδη απογραφής Φυσική (εξωλογιστική) απογραφή: – διενεργείται με την πραγματική καταμέτρηση των φυσικών μονάδων – αναφέρεται κατά βάση σε αποθέματα, πάγια, μετρητά καθώς και σε γραμμάτια, συναλλαγματικές και επιταγές εισπρακτέες

Είδη απογραφής Εσωλογιστική: – είναι η καταγραφή στοιχείων Ε και Υ με βάση τα τηρούμενα πληροφοριακά αρχεία – αναφέρεται, κυρίως, σε άυλα στοιχεία (π.χ. πελάτες, προμηθευτές) ή στοιχεία στην κατοχή τρίτων

Επομένως η διενέργεια της απογραφής περιλαμβάνει τις ακόλουθες τρεις ενέργειες: Την λεπτομερή περιγραφή των στοιχείων του ενεργητικού και του παθητικού της λογιστικής μονάδας. Την μέτρησή τους χρησιμοποιώντας διάφορες μονάδες μετρήσεως. Τη σε χρήμα απόδοσή τους. Η απόδοσή τους σε χρήμα γίνεται συνήθως με βάση την τιμή κτήσεώς τους.

Μεταξύ των δεδομένων των βιβλίων της επιχείρησης και της απογραφής υπάρχουν συνήθως διαφορές Οι διαφορές αυτές οφείλονται: –Στην μη καταχώρηση των λογιστικών γεγονότων όταν αυτά έλαβαν χώρα. Η μη καταχώρηση μπορεί να οφείλεται σε λόγους αντικειμενικής αδυναμίας ή απλοποιήσεως της λογιστικής διαδικασίας.

Παραδείγματα μη καταχώρησης λογιστικών γεγονότων μπορεί να είναι: Η κατανάλωση ηλεκτρικής ενέργειας καθώς επίσης και η χρήση του τηλεφώνου (η μη καταχώρηση των εξόδων αυτών οφείλεται στην αδυναμία της λογιστικής μονάδας να τα καταχωρήσει πριν λάβει τους λογαριασμούς από τη Δ.Ε.Η. τον Ο.Τ.Ε.). Η ανάλωση γραφικής ύλης ή καυσίμων (η καταχώρηση των εξόδων αυτών πραγματοποιείται στο τέλος της λογιστικής χρήσης και όχι κατά την ημέρα της αναλώσεως αυτών των στοιχείων διότι έτσι διευκολύνεται η λογιστική διαδικασία).

Χρησιμότητα απογραφής Αποκάλυψη λογιστικών σφαλμάτων για τη διόρθωσή τους, π.χ. – παράλειψη καταχώρησης αγοράς αποθ/των – καταχώρηση αγοράς σε λάθος κωδικό – καταχώρηση λάθους ποσότητας πώλησης Αποκάλυψη φύρας ή απατών (κλοπή)

Χρησιμότητα απογραφής Προσδιορισμός της ποσότητας του τελικού αποθέματος (ΤΑ) και στη συνέχεια της αξίας του ΤΑ και του κόστους πωληθέντων αποθεμάτων (ΚΠ) με την εξίσωση: ΑΑ + Αγορές – ΤΑ (απογραφή) = ΚΠ

Σύγκριση απογραφής-ποσοτικών αρχείων Μετά την καταμέτρηση, γίνεται σύγκριση των δεδομένων της απογραφής (είδος & ποσότητα) με τα τυχόν τηρούμενα ποσοτικά αρχεία διακίνησης (καρτέλες αποθήκες) Διαφορές εξηγούνται & τακτοποιούνται

Σύγκριση απογραφής-ποσοτικών αρχείων Αίτια διαφορών: – σφάλματα απογραφής (π.χ. λάθος μέτρηση) – σφάλματα ποσοτικών αρχείων (π.χ λάθος στην ενημέρωσή τους) – μη άμεση ενημέρωση (για λόγους απλοποίησης) λογιστικών αρχείων (λογ/μοί αποθεμάτων) για πωλήσεις ή αναλώσεις

Επιμέτρηση (Αποτίμηση) Ορισμός: Επιμέτρηση είναι η απόδοση σε χρηματικές μονάδες της αξίας διαφόρων στοιχείων Ε, Υ (καθώς και των αντίστοιχων εσόδων και εξόδων) Διενεργείται με την εφαρμογή σχετικών κανόνων, οι οποίοι μπορεί να διαφέρουν από στοιχείο σε στοιχείο

Βασικοί κανόνες επιμέτρησης Α) αποθέματα Επιμέτρηση στην χαμηλότερη τιμή μεταξύ κόστους κτήσης και της κατά την ημερομηνία ισολογισμού: – καθαρής ρεστοποιήσιμης αξίας * (ΔΛΠ) – τρέχουσας τιμής αγοράς, δηλαδή τιμής αντικατάστασης (ΕΓΛΣ) * τιμή πώλησης μείον απαιτούμενα έξοδα πώλησης Σημείωση: λεπτομέρειες εφαρμογής στην Προχωρημένη ΧΛ

Βασικοί κανόνες επιμέτρησης Όταν η τιμή κτήσης είναι μεγαλύτερη (απαξίωση αποθεμάτων): – προκύπτουν διαφορές αποτίμησης (έξοδο) – επιβαρύνουν το ΚΠ, μέσω μείωσης του ΤΑ (ΑΑ + Αγορές – ΤΑ = ΚΠ)

Βασικοί κανόνες επιμέτρησης Β) Χρεόγραφα (μετοχές) εισηγμένα στο ΧΑΑ Επιμέτρηση στη μικρότερη τιμή κατ’ είδος χρεογράφου μεταξύ τιμής κτήσης και τρέχουσας τιμής (στο ταμπλώ του ΧΑΑ) Προκύπτουν: – ζημιές αποτίμησης: μείωση Ε – κέρδη αποτίμησης: αύξηση Ε

Βασικοί κανόνες επιμέτρησης Γ) Χρεόγραφα (μετοχές) μη εισηγμένα στο ΧΑΑ Επιμέτρηση στην τιμή κτήσης, με έλεγχο απομείωσης κάθε έτος Δ) Πάγια Στην καθαρή λογιστική αξία, δηλαδή κόστος κτήσης μείον οι σωρευμένες (από ημερομηνία κτήσης) αποσβέσεις

Εγγραφές Προσαρμογής Εγγραφές προσαρμογής των λογαριασμών καλούνται: –οι ημερολογιακές εγγραφές που γίνονται συνήθως στο τέλος της χρήσης για την προσαρμογή ή την τακτοποίηση των λογαριασμών, που κατά την διάρκεια της χρήσης δεν ενημερώθηκαν επαρκώς για λόγους αντικειμενικής αδυναμίας ή απλοποίησης της λογιστικής διαδικασίας

Εγγραφές Προσαρμογής Εγγραφές προσαρμογής (adjusting entries) είναι μια σειρά εγγραφών που διενεργούνται στο τέλος της χρήσης με σκοπό την: – αναγνώριση των πράγματι δουλευμένων εσόδων και εξόδων και, ταυτόχρονα, – εμφάνιση λογαριασμών Ε, Υ και ΚΘ με τα ορθά ποσά Σχετίζονται με τους μεταβατικούς λογαριασμούς Ε και Π

Εγγραφές Προσαρμογής Επομένως μετά την πραγματοποίηση των εγγραφών προσαρμογής θα πρέπει : –ο ισολογισμός να παρουσιάζει την πραγματική χρηματοοικονομική κατάσταση όπως αυτή διαμορφώθηκε στο τέλος της χρήσης και –η κατάσταση αποτελεσμάτων να απεικονίζει τα πραγματικά οικονομικά αποτελέσματα που πραγματοποιήθηκαν μέσα στην λογιστική χρήση

Εγγραφές Προσαρμογής Κάθε μία εγγραφή προσαρμογής επηρεάζει πάντοτε: –ένα λογαριασμού του ισολογισμού (δεν εμπλέκεται ποτέ το ταμείο) και –ένα λογαριασμό της κατάστασης αποτελεσμάτων χρήσης

Οι Εγγραφές Προσαρμογής αναφέρονται στις ακόλουθες περιπτώσεις: Σε στοιχεία του ενεργητικού που εκπνέουν και γίνονται έξοδα όπως –ανάλωση αποθεμάτων –αποσβέσεις –προπληρωμένα έξοδα που καθίστανται δεδουλευμένα Σε στοιχεία του παθητικού που γίνονται έσοδα όπως –προεισπραγμένα έσοδα

Οι Εγγραφές Προσαρμογής αναφέρονται στις ακόλουθες περιπτώσεις: Στην αναγνώριση δεδουλευμένων αλλά μη καταβληθέντων εξόδων όπως –έξοδα πληρωτέα Στην αναγνώριση δεδουλευμένων αλλά μη εισπραχθέντων εσόδων όπως –έσοδα εισπρακτέα

Προσδιορισμός των δεδουλευμένων εξόδων Προπληρωθέντα έξοδα: –είναι σύνηθες το φαινόμενο η επιχείρηση να καταβάλλει χρηματικά ποσά για υπηρεσίες τρίτων που δεν έχει ακόμα χρησιμοποιήσει όπως για παράδειγμα οι πληρωμές ασφαλίστρων Σκοπός των εγγραφών προσαρμογής είναι: –να ξεχωρίσει από τον λογαριασμό «προπληρωθέντα έξοδα» το μέρος των εξόδων που έχει καταστεί δεδουλευμένο και να το εμφανίσει σε λογαριασμό εξόδων

Παράδειγμα 1 Η επιχείρηση «ΚΑΠΑ» προέβη στην ασφάλιση των αυτοκινήτων της για ένα έτος από 1/7/2000 έως 30/6/2001 και κατέβαλε το ποσό των 2000 ευρώ. Το λογιστικό αυτό γεγονός καταχωρήθηκε την 1/7/2000 με χρέωση του λογαριασμού «προπληρωθέντα ασφάλιστρα αυτοκινήτων» με 2000 ευρώ και πίστωση του λογαριασμού «ταμείο» πάλι με 2000 ευρώ

Παράδειγμα 1 (συνέχεια) Στις 31/12/2000 η απογραφή κατέγραψε ότι από τα προπληρωθέντα ασφάλιστρα μόνο το ποσό των 1000 ευρώ αφορά το έτος Επομένως μόνο το ποσό αυτό μπορεί να θεωρηθεί ως δεδουλευμένο έξοδο και να εμφανιστεί σε αντίστοιχο λογαριασμό εξόδων. Η σχετική εγγραφή προσαρμογής είναι η εξής:

Προσδιορισμός των δεδουλευμένων εξόδων Έξοδα πληρωτέα –πολλές φορές πραγματοποιούνται κάποια λογιστικά γεγονότα τα οποία προκαλούν έξοδα τα οποία όμως δεν πληρώνονται αμέσως με αποτέλεσμα να δημιουργούν υποχρεώσεις στην επιχείρηση. –παραδείγματα τέτοιων λογιστικών γεγονότων είναι οι αμοιβές του προσωπικού, οι αμοιβές τρίτων, οι τόκοι των δανείων, η κατανάλωση ηλεκτρικού ρεύματος.

Προσδιορισμός των δεδουλευμένων εξόδων Έξοδα πληρωτέα –Σκοπός των εγγραφών προσαρμογής είναι: –να εμφανίσει αυτά τα δεδουλευμένα έξοδα καθώς επίσης και αντίστοιχη υποχρέωση της επιχείρησης

Παράδειγμα 2 Έστω ότι οι αμοιβές του ημερομισθίου του προσωπικού καταβάλλονται κάθε εβδομάδα. Η τελευταία πληρωμή που έγινε πριν από τις 31/12/2000 ήταν στις 27/12/2000, ενώ η επόμενη πληρωμή θα γίνει στις 2/1/2001. Επομένως μέχρι την 31/12/2000 οφείλονται δεδουλευμένες αμοιβές ημερομισθίου προσωπικού τεσσάρων ημερών που αντιστοιχούν σε 1600 ευρώ. Η σχετική εγγραφή προσαρμογής προκειμένου να εμφανίσουμε τόσο τα δεδουλευμένα έξοδα όσο και την αντίστοιχη υποχρέωση της επιχείρησης είναι η ακόλουθη:

Προσδιορισμός των δεδουλευμένων εξόδων Έξοδα επόμενης χρήσης ή μεταβατικοί λογαριασμοί του ενεργητικού –πολλές φορές η επιχείρηση εμφανίζει ως έξοδα της τρέχουσας λογιστικής χρήσης κάποιες πληρωμές χρηματικών ποσών ανεξάρτητα από το εάν επρόκειτο για δεδουλευμένα έξοδα ή για προπληρωμές εξόδων

Παράδειγμα 3 Η επιχείρηση «ΔΕΛΤΑ» έχει χρεώσει το λογαριασμό ενοίκια με το ποσό των ευρώ. Στις 31/12/2000 η απογραφή κατέγραψε ότι ο λογαριασμός ενοίκια έχει χρεωθεί επιπλέον και με τα ενοίκια του πρώτου εξαμήνου της επόμενης λογιστικής χρήσης ύψους ευρώ. Η σχετική εγραφή προσαρμογής έχει ως εξής:

Προσδιορισμός δεδουλευμένων εσόδων Προεισπραχθέντα έσοδα: είναι σύνηθες το φαινόμενο η επιχείρηση να εισπράττει χρηματικά ποσά –για την παροχή υπηρεσιών της οι οποίες δεν έχουν ακόμη δοθεί όπως είναι οι προεισπράξεις διδάκτρων ή –για μελλοντική χρήση περιουσιακών της στοιχείων όπως είναι οι προεισπράξεις ενοικίων

Προσδιορισμός δεδουλευμένων εσόδων Προεισπραχθέντα έσοδα: Σκοπός των εγγραφών προσαρμογής είναι: –να ξεχωρήσει από τον λογαριασμό «προεισπραχθέντα έσοδα» το μέρος των εσόδων που έχει καταστεί δεδουλευμένο και να το εμφανίσει σε αντίστοιχο λογαριασμό εσόδων

Παράδειγμα 4 Το ιδιωτικό σχολείο «ΤΣΟΥΡΗΣ» εισέπραξε το Σεπτέμβριο του 2003 τα δίδακτρα του πρώτου εξαμήνου, δηλαδή από 1/9/2003 έως 1/3/2004, ύψους ευρώ. Το λογιστικό αυτό γεγονός καταχωρήθηκε την 1/9/2003 με χρέωση του λογαριασμού «ταμείο» με ευρώ και πίστωση του λογαριασμού «προεισπραχθέντα δίδακτρα» πάλι με ευρώ.

Παράδειγμα 4 (συνέχεια) Στις 31/12/2003 η επιχείρηση διαπίστωσε, στα πλαίσια της απογραφής τέλους χρήσης, ότι μόνο το ποσό των ευρώ αφορά εκπαιδευτικές υπηρεσίες που έχει προσφέρει η επιχείρηση στους μαθητές της το έτος Επομένως μόνο το ποσό αυτό μπορεί να θεωρηθεί ως δεδουλευμένο έσοδο για το έτος 2003 και να εμφανιστεί σε αντίστοιχο λογαριασμό εσόδων. Η σχετική εγγραφή προσαρμογής είναι η εξής:

Προσδιορισμός δεδουλευμένων εσόδων Έσοδα εισπρακτέα –Η επιχείρηση πολλές φορές δεν έχει καταχωρήσει στα βιβλία της κάποια έσοδα τα οποία ναι μεν έχουν πραγματοποιηθεί και αφορούν την παρούσα χρήση, αλλά δεν έχουν ακόμη εισπραχθεί. Για παράδειγμα η επιχείρηση μπορεί να μην έχει εισπράξει τα έσοδα που προκύπτουν από τα ενοίκια κάποιων κτιρίων ή από τους τόκους τραπεζικών καταθέσεων.

Παράδειγμα 5 Στις 31/12/2003 η επιχείρηση διαπίστωσε ότι λόγω απουσίας του ενοικιαστή Αποστόλου στο εξωτερικό δεν έχει εισπράξει τα ενοίκια ενός καταστήματος για τους μήνες Νοέμβριο και Δεκέμβριο του 2003 ύψους ευρώ. Η σχετική εγγραφή προσαρμογής που πρέπει να πραγματοποιηθεί προκειμένου να εμφανίσουμε τόσο τα δεδουλευμένα αυτά έσοδα όσο και την αντίστοιχη απαίτηση της επιχείρησης είναι η ακόλουθη:

Προσδιορισμός δεδουλευμένων εσόδων Έσοδα επόμενης χρήσης ή μεταβατικοί λογαριασμοί παθητικού: Πολλές φορές η επιχείρηση εμφανίζει ως έσοδα της τρέχουσας λογιστικής χρήσης κάποιες εισπράξεις χρηματικών ποσών ανεξάρτητα από το εάν επρόκειτο για δεδουλευμένα έσοδα ή για προεισπράξεις εσόδων.

Παράδειγμα 6 Η επιχείρηση «ΔΕΛΤΑ» έχει πιστώσει το λογαριασμό ενοίκια με το ποσό των ευρώ. Στις 31/12/2000 η απόγραφή κατέγραψε ότι ο λογαριασμός ενοίκια έχει πιστωθεί επιπλέον και με τα ενοίκια του πρώτου εξαμήνου της επόμενης λογιστικής χρήσης ύψους ευρώ. Η σχετική εγγραφή προσαρμογής που πρέπει να πραγματοποιηθεί έχει ως εξής:

Προσδιορισμός αναλώσεων αποθεμάτων Στο πλάσιο της απογραφής τέλους χρήσης εκτιμάται το πραγματικό ύψος των αποθεμάτων (π.χ. της γραφικής ύλης, των υλικών συσκευασίας) δεδομένου ότι οι λογαριασμοί αυτοί δεν έχουν πιστωθεί με τις αντίστοιχες αναλώσεις αποθεμάτων που πραγματοποιηούνται κατά την διάρκεια της λογιστικής χρήσης. Επομένως εμφανίζονται στο γενικό καθολικό με υψηλά αποθέματα τα οποία όμως δεν είναι πραγματικά.

Προσδιορισμός αναλώσεων αποθεμάτων Επομένως το πραγματικό ύψος των αποθεμάτων εκτιμάται με την απογραφή τέλους χρήσης και οι αντίστοιχοι λογαριασμοί των αποθεμάτων θα πρέπει να προσαρμοστούν στα δεδομένα της απογραφής με τις κατάλληλες ημερολογιακές εγγραφές προσαρμογής.

Παράδειγμα 7 Ας υποθέσουμε ότι ο λογαριασμός «υλικά συσκευασίας» έχει χρεωστικό υπόλοιπο αξίας ευρώ και ότι η απογραφή στις 31/12/2003 έδειξε ότι η αξία των υλικών συσκευασίας στην αποθήκη είναι 500 ευρώ. Η σχετική ημερολογιακή εγγραφή προσαρμογής που πρέπει να πραγματοποιηθεί είναι η ακόλουθη:

Εγγραφές προσαρμογής ετήσιων αποσβέσεων Είναι γνωστό ότι στο τέλος της λογιστικής χρήησς η επιχείρηση προβαίνει στον υπολογισμό των ετήσεων αποσβέσεων των παγίων περιουσιακών στοιχείων. Επομένως με βάση τα δεδομένα των αποσβέσεων όπως αυτά προκύπτουν από τα δεδομένα της απογραφής θα πρέπει να εμφανίσουμε τις σχετικές εγγραφές προσαρμογής προκειμένου να προσδιορίσουμε την καθαρή αξία των παγίων.

Εγγραφές προσαρμογής ετήσιων αποσβέσεων Η λογιστική καταχώρηση των ετήσεων αποσβέσεων μπορεί να γίνει με δύο εναλλακτικές μεθόδους: –με την άμεση μέθοδο δηλαδή με την απευθείας πίστωση του αντίστοιχου λογαριασμού του παγίου ή –με την έμμεση μέθοδο δηλαδή με την χρησιμοποιήση των αντίθετων λογαριασμών

Παράδειγμα 8 Στις 31/12/2003 στα πλαίσια της απογραφής διαπιστώθηκε ότι οι αποσβέσεις των αυτοκινήτων της επιχείρησης του έτους 2003 ανέρχονται σε ευρώ. Οι σχετικές εγγραφές προσαρμογής σύμφωνα με την άμεση και την έμμεση μέθοδο είναι οι ακόλουθες: