Προγραμματισμός και Διαχείριση Επιχειρηματικών Πόρων - ERP Μάθημα 2: Επιχειρησιακές Διαδικασίες και Συστήματα ERP

2 Ανάλυση Επιχειρησιακών Διαδικασιών Διαδικασία.  Ανάμεσα σε μια εισροή και σε μια εκροή, υπάρχει πάντα μια διαδικασία.  Μια αλυσίδα αξίας (value chain).  Σε κάθε βήμα στη διαδικασία παραγωγής προϊόντος ή παροχής υπηρεσίας. Σειρά από ενέργειες που σχεδιάσθηκαν με σκοπό την παραγωγή ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας.  Πολλά Είδη διαδικασιών Προγραμματισμού. Ανήκουν στη λειτουργία μιας επιχείρησης.  Διαλειτουργικές.  Διοικητικές. Σχετίζονται με το αποτελεσματικό management.

3 Διαδικασία Μια διαδικασία (process) αποτελείται από μια σειρά από συσχετιζόμενες δραστηριότητες (activities) ή εργασίες (tasks) που εκτελούνται είτε σε σειρά είτε παράλληλα, προκειμένου να επιτευχθεί ένας επιχειρησιακός στόχος. Αυτόματες διαδικασίες ή όχι Σύνολο από επιμέρους δραστηριότητες ή εργασίες. Δραστηριότητα. Σειρά εργασιών (tasks), οι οποίες οργανώνονται για την επίτευξη ενός στόχου.  Είναι ασυνεχής και αποτελεί τμήμα μιας ευρύτερης διαδικασίας.  Στηρίζεται και καθοδηγείται από δεδομένα (data)  Επαναλαμβάνεται και να τυποποιείται. Εργασία. Η κατώτερη μονάδα που μπορεί να προσδιοριστεί σε μια ασυνεχή δραστηριότητα.  Μια δραστηριότητα μπορεί να αποτελείται από επιμέρους εργασίες.  Μεγάλη συχνότητα επανάλήψης  Υψηλό βαθμό τυποποίησης  Αυστηρός ορισμός (καμία παρέκκλιση)  Manual ή Αυτόματες  Περιέχει εισροές, κατεργασίες και εκροές.

4 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Εξελίξεις στην Οργάνωση Επιχειρήσεων. Καταμερισμός εργασίας – Smith.  Επιμέρους βήματα – εργάτης υπεύθυνος για κάθε βήμα. Αύξηση δεξιοτήτων εργάτη και μη μεταφορά προσώπου από βήμα σε βήμα (μείωση χρόνου προσαρμογής).  Μείωση εργατικού κόστους. Babbage. Ανειδίκευτο προσωπικό για ένα μόνο βήμα. Διαχωρισμός λειτουργιών – διεργασιών σχεδιασμού και εκτέλεσης (εκβιομηχάνιση) Taylor. Βελτίωση παραγωγικής διαδικασίας  Ανάλυση θέσης εργασίας και καθήκοντα ατόμου.  Βέλτιστη ταχύτητα Επιλογή ατόμων βάση επιστημονικής εξέτασης Άμεση ένταξη ατόμου στην παραγωγική διαδικασία και με σαφήνεια Χρήση ρολογιών χρονομέτρησης  Ατομική εργασία  Αποζημίωση ανά παραγόμενο κομμάτι (αποδοχές 20 – 60 % πάνω από το μέσο όρο).

5 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Εξελίξεις στην Οργάνωση Επιχειρήσεων (2) Taylor. Κανένας διαχωρισμός μεταξύ ανθρώπου / μηχανής.  Μείωση του απαιτούμενου προσωπικού  Μείωση των «νεκρών» χρόνων και  Θέσπιση standards αναμενόμενης απόδοσης. Υπάρχουν και κοινωνικοί και ψυχολογικοί παράγοντες επηρεασμού απόδοσης. Υπερβολική εξειδίκευση σχετίζεται με αρνητικά αποτελέσματα (ο εργαζόμενος δεν έχει τη συνολική εικόνα της παραγωγικής διαδικασίας).

6 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Εξελίξεις στην Οργάνωση Επιχειρήσεων (3) Οργανωτικές δομές προσανατολισμένες στην παραγωγική ή επιχειρησιακή διαδικασία / διεργασία (business – process driven organisational structures) Εγκατάλειψη οργανωτικών δομών βάσει λειτουργιών.

7

8 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Εξελίξεις στην Οργάνωση Επιχειρήσεων (4) Αποτελεσματική επιχείρηση = αποτελεσματικές διαδικασίες. Αναποτελεσματικές διαδικασίες = μειωμένη αποδοτικότητα. Αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα επηρεάζονται από  Άτομα που λαμβάνουν μέρος  Λήψη αποφάσεων Ανασχεδιασμός μιας επιχείρησης έπεται της βελτίωσης των διαδικασιών.  Καταγραφή Διαφαίνονται τα διάφορα προβλήματα (συμφορήσεις, περιττές διαδικασίες κλπ).  Μελέτη των σταδίων εκτέλεσης. Οφέλη  Απλοποίηση των ροών μιας διαδικασίας  Μείωση επιμέρους βημάτων  Βελτίωση διατμηματικής επικοινωνίας  Μείωση κόστους που δεν προσθέτει αξία στην παραγωγική διαδικασία  Μικρότερες διακυμάνσεις στα αποτελέσματα των διαδικασιών.

9 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Μεθοδολογία Καταγραφής Διαδικασιών Flowchart – διάγραμμα ροής. Στόχοι:  Απλοποίηση  Απαλλαγή από περιττά βήματα  Μικρότερο κόστος  Αποτελεσματικότητα  Αποδοτικότητα Απόλυτη κατανόηση στόχων, χρησιμότητας, περιεχομένου και κρισιμότητας.

10 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Μεθοδολογία Καταγραφής Διαδικασιών (2) Προϋποθέσεις καταγραφής  Οριοθέτηση διαδικασίας. Καθορισμός περιεχομένου, αντικειμένου, εισροές, εκροές, πόροι κλπ.  Αναγνώριση δραστηριοτήτων και επιμέρους εργασιών. Κατανόηση σημασίας, περιεχομένου και χρησιμότητας  Αναγνώριση σχέσεων μεταξύ επιμέρους δραστηριοτήτων και εργασιών. Η σχετική τους θέση Αλληλεπιδράσεις Σειρά εκτέλεσης.  Ενοποίηση – Τμηματοποίηση Διαδικασιών  Συλλογή Δεδομένων και γραφική αναπαράσταση  Σχεδιασμός πρώτης έκδοσης διαγράμματος ροής. Γραπτή περιγραφή της διαδικασίας και συνοδευτικό υλικό. Καθοριστικοί Παράγοντες  Σκοπός καταγραφής  Περιεχόμενο διαδικασίας  Οπτική γωνία προσέγγισης  Επίπεδο καταγραφής  Πορεία Προσέγγισης

11 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Μεθοδολογία Καταγραφής Διαδικασιών (3) Σκοπός καταγραφής  Βελτίωση μιας διαδικασίας  Εφαρμογή νέας διαδικασίας  Εσωτερικός έλεγχος  Ασφάλεια  Ποιότητα Περιεχόμενο  Όρια ευθύνης της διαδικασίας  Δίαυλοι Επικοινωνίας  Διαδικασίες αλληλεπίδρασης – επικοινωνίας (περιβάλλον της διαδικασίας) Οπτική γωνία  Τι θα παρασταθεί από το περιεχόμενο της διαδικασίας και τι όχι  Μπορεί να υπάρχουν περισσότερες της μιας. Κάθε φορά έμφαση στο χαρακτηριστικό που μας ενδιαφέρει. Systems flowchart Process flowchart

12 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Μεθοδολογία Καταγραφής Διαδικασιών (4) Επίπεδο Καταγραφής  Επίπεδο ανάλυσης και λεπτομέρειας High – συνολική και περιεκτική περιγραφή Low – Έμφαση στις λεπτομέρειες  Γραφήματα υψηλού επιπέδου. Απεικονίζουν κάθε διαδικασία στο ολοκληρωμένο επιχειρησιακό σύστημα. Αποφάσεις για στρατηγικό προγραμματισμό.  Γραφήματα χαμηλού επιπέδου Λεπτομερής παρουσίαση της διαδικασίας Εντοπισμός προβλημάτων και βελτίωση της διαδικασίας.  Η λεπτομερής καταγραφή απαραίτητη για πιστοποιητικό ποιότητας Εντοπισμό συνωστισμών σε κόμβους της διαδικασίας Εντοπισμό δραστηριοτήτων ή εργασιών που δεν προσθέτουν προστιθέμενη αξία.

13 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Μεθοδολογία Καταγραφής Διαδικασιών (5) Πορεία προσέγγισης.  Top – down Γράφημα υψηλού επιπέδου Αναγνώριση και ανάλυση επιμέρους δραστηριοτήτων (κρίσιμες) Οδηγούμαστε σε χαμηλού επιπέδου Decomposition  Bottom – up Ξεκινάμε με χαμηλό επίπεδο Σύνθεση διαδικασιών Υψηλό επίπεδο  Η top – down προσέγγιση θεωρείται μεθοδικότερη.  Η bottom – up πιο γρήγορη και εύκολη στην εφαρμογή. Χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις ανάλυσης διαδικασιών σε λειτουργικό επίπεδο και σε επίπεδο τελικού χρήστη.

14 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Μεθοδολογία Καταγραφής Διαδικασιών (6) Διαδικασία καταγραφής και ανάλυσης επιχειρηματικών διαδικασιών  Κατανόηση της πραγματικότητας  Δομημένη παρουσίαση  Χρήση ειδικών εργαλείων και μεθόδων Εμπειρία και πορεία – κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας.

15 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Μεθοδολογία Καταγραφής Διαδικασιών - Στάδια καταγραφής(7) Στάδιο συλλογής δεδομένων (data gathering)  Δεδομένα για το σχεδιασμό της ροής της διαδικασίας (process maps)  Μελέτη πηγών (background information) Εγχειρίδια δραστηριοτήτων, εργασιών, συστημάτων  Συνεντεύξεις – ερωτηματολόγια  Σχεδιασμός συνολικής διαδικασίας και σχέσεις με άλλες διαδικασίες. (outside of the box thinking)  Οργάνωση σκέψεων και προτεραιοτήτων (priority setting)

16 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Μεθοδολογία Καταγραφής Διαδικασιών - Στάδια καταγραφής(8) Στάδιο σχηματικής αναπαράστασης (structuring)  Σχεδιασμός διαγράμματος ροής εργασιών (process maps)  Αρχικό διάγραμμα (preliminary flow) Μέθοδο καταγραφής Αποτύπωση σημειώσεων Παρατηρήσεις Πρόχειρο σχέδιο  Ανασχεδιασμός διαγράμματος (redraw) Διορθώσεις Προσαρμογή στην κατάλληλη μέθοδο Επιλογή γραπτών ορισμών δραστηριοτήτων Στάδιο συγγραφής συνοδευτικού κειμένου τεκμηρίωσης (documentation)  Συνοδευτικό κείμενο process maps  Περιγραφή διαδικασίας  Συνέπεια με το διάγραμμα Στάδιο αλληλεπίδρασης για επαναπληροφόρηση (feedback interaction)  Τελικός έλεγχος  Αξιολόγηση  Σχολιασμός καταγραφής

17 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Μοντελοποίηση Επιχειρησιακών Διαδικασιών Μοντελοποίηση απαραίτητη για υποστήριξη έργου περιγραφής, ανάλυσης και ανασχεδιασμού συστημάτων και διαδικασιών.  Μοντέλο ροών (υλικών, εργασίας, πληροφοριών)  Μοντέλο ανθρώπινων πόρων και οργανωτικής υποδομής  Μοντέλο λήψης αποφάσεων Τεχνικές μοντελοποιήσεων παραλλαγές των DFDs (Data Flow Diagrams) – Διαγράμματα Ροής Δεδομένων.  Ανάλυση Πληροφοριακών Ροών.  IDEF0 (Integration DEFinition language 0) Συστήματα διοίκησης παραγωγής  Ροή πληροφοριών  Φυσική ροή υλικών Σύστημα αποτελείται από  Αντικείμενα (υλικά, έντυπα ή πληροφορίες)  Λειτουργίες που εκτελούνται από πόρους (ανθρώπους, μηχανές ή λογισμικό)  Σχέσεις μεταξύ αντικειμένων Κουτί λειτουργίας (activity box)  Είσοδοι  Έξοδοι  Περιορισμοί – έλεγχοι Ιεραρχική δομή. Συγκεντρωτικά διαγράμματα και λεπτομερή διαγράμματα (γονέας ή παιδί). Κάθε λειτουργία αναλύεται σε υπολειτουργίες μέχρι τον επιθυμητό βαθμό.

18

19 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Κίνδυνοι Σχεδιασμού BPR, Change Management, Process Innovation, BPO (optimisation) χρειάζονται συστήματα διαχείρισης δεδομένων (Data Processing – DP) Μέρος του λειτουργικού πληροφοριακού συστήματος Αύξηση πολυπλοκότητας πληροφοριακών συστημάτων  Ευκολία κατανόησης  Φιλικότητα προς το χρήστη  Αξιοπιστία  Υποστήριξη / Συντήρηση  Ευελιξία Χρήση modules Component ware applications Χρήση ίδιου λογισμικού DP  Δυσκολία συντήρησης  Προβλήματα λειτουργίας  Μεγάλος χρόνος παράδοσης και καθυστερήσεις.

20 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – BPR Η θεμελιώδης αναθεώρηση και ο ριζικός ανασχεδιασμός των επιχειρησιακών διαδικασιών, ώστε να επιτευχθούν δραστικές αλλαγές σε κρίσιμα μεγέθη μέτρησης της απόδοσης, όπως το κόστος, η ποιότητα, η εξυπηρέτηση και η ταχύτητα.

21 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – BPR (2) Θεμελιώδης  Καθορισμός τι πρέπει να κάνει η επιχείρηση και μετά πως το κάνει  Τίποτα δεδομένο  Επικεντρώνεται στο τι πρέπει να υπάρχει, όχι στο τι υπάρχει. Ριζικός  Καταργούμε ότι παλιό  Επαναδημιουργούμε από το μηδέν, δε βελτιώνουμε ή μετατρέπουμε Δραστικός  Μεγάλα βήματα προόδου, όχι μικρά. Διαδικασίες  Σύνολο δραστηριοτήτων, το οποίο δέχεται μια ή περισσότερες εισόδους και δημιουργεί μια έξοδο που έχει αξία για τον πελάτη.

22 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Μεθοδολογία BPR Αρχές Ανασχεδιασμού Αναγνώριση και αξιολόγηση «κρίσιμων διαδικασιών»  Άμεση επιρροή στην εξυπηρέτηση του πελάτη, ποιότητα Εκτίμηση υπάρχουσας κατάστασης  Καταγραφή διαδικασιών και αρχική αξιολόγηση Αξιολόγηση των διαδικασιών με υψηλή προτεραιότητα ανασχεδιασμού  Αναποτελεσματικές ή παρωχημένες διαδικασίες. Προκαθορισμένα μεγέθη απόδοσης, όπως η ικανοποίηση των πελατών, χρόνος κύκλου, ποσοστά ελαττωματικών κλπ. Ανασχεδιασμός διαδικασιών  Σχεδιασμός από την αρχή των αναποτελεσματικών διαδικασιών. Οι νέες διαδικασίες έχουν στόχους, όπως περιορισμός λειτουργικών εξόδων, απλοποίηση λειτουργίας, ταχύτερη ενεργοποίηση μηχανισμών εξυπηρέτησης, βελτίωση προϊόντων.

23 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Χαρακτηριστικά BPR Κύριες Αλλαγές σε ανθρώπους, καθήκοντα, ρόλους και οργανωτική δομή Εργασιακές μονάδες αλλάζουν από τμήματα ανά λειτουργία σε ομάδες διαδικασιών. Οι εργαζόμενοι αναλαμβάνουν πολυδιάστατες δραστηριότητες. Αυτοδύναμες και όχι ελεγχόμενες αρμοδιότητες ανθρώπων Εκπαίδευση εργαζομένου όχι εξάσκηση Δείκτες απόδοσης και ανταμοιβών βάση αποτελέσματος όχι ενέργειας Κριτήρια προαγωγής βάση ιδιαιτέρων ικανοτήτων όχι απόδοσης Επίπεδες οργανωτικές δομές όχι ιεραρχικές και οι αξίες από προστατευτικές σε προαγωγικές Ανώτερα διοικητικά στελέχη από ελεγκτές απόδοσης σε ηγέτες.

24

25 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Σχέση BPR και ERP Εφαρμογή BPR πριν την εγκατάσταση ενός ERP Διόρθωση ατελειών, ανεπάρκειας, διαχείρισης κλπ. Εφαρμογή BPR  Μελέτη συστήματος  Αποτύπωση οργανωτικής δομής  Σχεδιασμός και ανάπτυξη νέων μεθοδολογιών  Προσδιορισμός νέων διαδικασιών  Εκπαίδευση εργαζομένων  Εγκατάσταση και εφαρμογή νέου συστήματος Αρχή USA: Understand, Simplify, Automate Μετά το BPR ακολουθεί αξιολόγηση, επιλογή και εγκατάσταση ERP Μεγάλο χρονικό διάστημα  Απαιτήσεις επιχείρησης  Ικανότητα – διάθεση εργαζομένων

26 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Σχέση BPR και ERP (2) Βήματα ERP Προγραμματισμός έργου (Project Planning) Ανάλυση Επιχειρησιακών Διαδικασιών και BPR Εγκατάσταση και παραμετροποίηση (Installation and Configuration) Σχεδιασμός Επιχειρησιακών Αναγκών (Business Requirement Mapping) Διαμόρφωση υποσυστημάτων, διασυνδέσεις και αρμοδιότητες Επεξεργασία – μετατροπή δεδομένων Προσαρμογή εγγράφων Επαλήθευση – Αποδοχή.

27 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Επιλογή ERP Αξιολόγηση και επιλογή ERP  Έρευνα κάλυψης όλων των δραστηριοτήτων  Έρευνα ανταπόκρισης συστήματος στις τελευταίες καινοτομίες  Έρευνα δυνατότητας προσαρμογής συστήματος στην επιχείρηση  Έρευνα απόδοσης επένδυσης (Return of Investment)

28 Επιχειρησιακές Διαδικασίες – Επιλογή ERP (2) Κρίσιμοι Παράγοντες Υλοποίησης ERP Προσεκτική επιλογή λογισμικού Ανάθεση του έργου σε αξιόπιστο συνεργάτη πληροφορικής Ευθυγράμμιση έργου με επιχειρηματικούς στόχους και προτεραιότητες Εις βάθος ανάλυση υπαρχουσών λειτουργιών και προβλημάτων Ανασχεδιασμός και αυτοματοποίηση κρίσιμων διαδικασιών – μεγιστοποίηση απόδοσης Υποστήριξη από διοίκηση και συμμετοχή χρηστών σε όλο το έργο Τεχνογνωσία και εμπειρία εγκατάστασης και ολοκλήρωσης ERP Αποτελεσματικός και μεθοδικός συντονισμός και διαχείριση έργου Ολοκληρωμένη εκπαίδευση χρηστών και διαχειριστών Απόκτηση τεχνογνωσίας και αφομοίωση του νέου πληροφοριακού συστήματος από το ανθρώπινο δυναμικό και δυνατότητα εκμετάλλευσης του. Μακρόχρονη υποστήριξη συστήματος – προστασία επένδυσης.