ΦΩΤΟΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗ ΚΑΙ ΧΕΙΡΙΣΜΟΣ ΓΡΑΦΕΙΑΚΗΣ ΥΛΗΣ

Φωτοαναπαραγωγή είναι η διαδικασία δημιουργίας αντίγραφων των διαφόρων εγγράφων. Τα κύρια στοιχεία που χρησιμοποιούμε για την δημιουργία αντιγράφων είναι:  Χαρτί  Μελάνι  Φωτοτυπική μηχανή  Η/Υ, Επεξεργαστές κειμένων κλπ.

Ένα φωτοτυπικό μηχάνημα (ή αντιγραφέας) είναι μια μηχανή που κάνει αντίγραφα των εγγράφων και άλλων οπτικών εικόνων γρήγορα και φτηνά. ΄Ενα από τα μεγάλα πλεονεκτήματα αυτού του εξοπλισμού είναι η αποτελεσματική και γρήγορη αντιγραφή μεγάλου αριθμού αντιγράφων τα οποία είναι εντελώς όμοια με το αυθεντικό έγγραφο. Τα αντίγραφα μπορούν να διαφέρουν σε μέγεθος και χρώμα του χαρτιού και μελανιού, ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρίας.

Μεγάλες εκτυπωτικές μηχανές, χρησιμοποιούνται συνήθως για γραφεία αρχιτεκτονικά όπου κόλλες Α1 χρησιμοποιούνται για την εκτύπωση αρχιτεκτονικών και στατικών σχεδίων. Οι πιο σύγχρονες φωτοτυπικές και εκτυπωτικές μηχανές δέχονται πλέον οδηγίες από Ηλεκτρονικούς Υπολογιστές και έτσι η εκτύπωση γίνεται άμεσα από αυτούς. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μετατρέπουμε το αυθεντικό έγγραφο σε ηλεκτρονική μορφή (με τη χρήση scanner). Στη συνέχεια κάνουμε τις αλλαγές που επιθυμούμε και το “στέλνουμε” στην μηχανή για εκτύπωση.

Μία εκτυπωτική μηχανή αποτελείται από δύο μέρη τα οποία λειτουργούν ξεχωριστά: το αναγνωστικό κομμάτι και το εκτυπωτικό κομμάτι. Το αναγνωστικό κομμάτι μπορεί να στείλει πληροφορίες για εκτύπωση σε 3 διαφορετικές μηχανές, με αποτέλεσμα να εκτυπώνονται μέχρι και 135 αντίγραφα το λεπτό. Νέες υπερσύγχρονες εκτυπωτικές μηχανές, προσφέρουν την δυνατότητα στους υπαλλήλους να επεξεργάζονται κείμενα και να αλλάζουν διάφορα δεδομένα. Επεξεργάζονται, αποθηκεύουν, μεταφέρουν, επαναφέρουν και συντάσσουν πληροφορίες. Λειτουργούν ακόμη και ως Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές, εκτυπωτικές μηχανές και ακόμη σαν fax.

Στην διαδικασία επιλογής μία αντιγραφικής/εκτυπωτικής μηχανής, τα πάρακάτω σημεία πρέπει να ληφθούν υπόψη:  Τιμή και τρόπος πληρωμής: Πρέπει να αξιολογηθούν οι διάφοροι τρόποι απόκτησης μίας τέτοιας μηχανής πχ άμεση εξόφληση, μηνιαίες δόσεις ή και ακόμη ενοικίαση της.  Μέγεθος: Το μέγεθος μίας εκτυπωτικής μηχανής που θα επιλέξουμε εξαρτάται από την ποσότητα και το μέγεθος των αντιγράφων που θα χρειαστούμε.

 Ταχύτητα: Η ταχύτητα μίας εκτυπωτικής μηχανής ποικίλει από 20 μέχρι 135 αντίγραφα το λεπτό. Είναι λογικό πως όσα περισσότερα τα αντίγραφα το λεπτό, τόσο υψηλότερη θα είναι και η τιμή.  Χωρητικότητα χαρτιού: Η χωρητικότητα των δίσκων μίας μηχανής ποικίλει από 250 μέχρι 4000 κόλλες. Μία αυτόματη αλλαγή του δίσκου που παρέχει κόλλες (όταν υπάρχουν περισσότεροι από ενας) επιτρέπει την ομαλή και συνεχόμενη εκτύπωση. Αυτή η αλλαγή γίνεται όταν τελειώσουν οι κόλλες από τον προηγούμενο δίσκο. Δυνατότητα επιλογής μεγέθους χαρτιού, τα οποία αποθηκεύονται σε ξεχωριστούς δίσκους. Αυτή η επιλογή, μπορεί να γίνει και αυτόματα, σύμφωνα με το μέγεθος του αυθεντικού εγγράφου.

 Εκτύπωση εγγράφων: Υπάρχουν 3 κατηγορίες: α) να ρυθμίζεται κάθε φορά που εκτυπώνουμε κάτι, β) να είναι αυτόματη ή γ) συνδιασμός των δύο. Έγγραφα τα οποία αποτελούνται από πολλές σελίδες, μπορούν να εκτυπωθούν αυτόματα, επιτρέποντας την ταυτόχρονη εκτύπωση άλλων απλών εγγράφων. Υπάρχει επίσης η επιλογή εκτύπωσης ενός εγγράφου και στις δύο πλευρές του αντίγραφου (μπροστά-πίσω). Κάποιες εκτυπωτικές έχουν την επιλογή να δημιουργούνται αντίγραφα με περιθώριο, χωρίς τον κίνδυνο να χαλάσει κάποιο κείμενο. Αυτό είναι πολύ βολικό για έγγραφα τα οποία θα χρειαστούν δέσιμο ή κάποιες χειρόγραφες σημειώσεις και υπογραφές. Τέλος, αν χρειαστεί η εκτύπωση κάποιας σελίδας βιβλίου, υπάρχει τρόπος τοποθέτησης του βιβλίου για αποφυγή καταστροφής του.

 Μέγεθος χαρτιού: Οι περισσότερες εκτυπωτικές μηχανές χειρίζονται χαρτιά μεγέθους Α3-Α5 αλλά υπάρχουν και πιο εξειδικευμένες μηχανές για χαρτιά Α2-Α6. Υπάρχουν και εκτυπωτικές μηχανές οι οποίες αυτόματα επιλέγουν το μέγεθος του χαρτιού που χρειάζεται για εκτύπωση, σύμφωνα με το μέγεθος του αυθεντικού χαρτιού. Αυτό γίνεται με την βοήθεια αισθητήρα.  Εκτύπωση εικόνων: Μπορεί να περιλαμβάνει ειδικό εξάρτημα για αποκοπή ανεπιθύμητου υλικού, αλλαγή χρωμάτων σε εικόνα ή κείμενο πχ από μαύρα τα γράμματα να γίνουν άσπρα.

 Σμίκρυνση και μεγένθυνση: Μπορεί να προσφέρει διαφορετικές αναλογίες σμίκρυνσης και μεγένθυνσης εικόνων. Αυτό συνήθως χρειάζεται για μεταφορά εικόνων και κειμένων από ένα μέγεθος χαρτιού σε άλλο.  Μνήμη: Μία εκτυπωτική μηχανή μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να κάνει κάποιες τακτικές διαδικασίες όπως σμίκρυνση, μεγένθυνση, σύνθεση κλπ. Αυτές οι ρυθμίσεις μπορούν να αποθηκευτούν στην μνήμη της μηχανής ώστε να μην χρειάζεται να τα επαναλαμβάνει κάποιος κάθε φορά. Αυτή η διαδικασία ή ακόμη και προηγούμενες, προσφέρονται με την χρήση οθόνης η οποία δίνει οδηγίες.

 Λειτουργίες για τελείωμα: Αυτόματη σύνθεση μπορεί να παρέχει ομάδες εγγράφων τα οποία είναι έτοιμα για δέσιμο ή συρραφή. Μπορεί να παρέχεται: Αυτόματο δίπλωμα, αυτόματη συρραφή και αυτόματο δέσιμο.  Αναπαραγωγή χρώματος: Οι εκτυπωτικές μηχανές μπορούν να περιέχουν διάφορες λειτουργίες όσον αφορά τα χρώματα πχ φωτογραφικό, ψηφιακό, θερμική μεταφορά χρώματος κλπ. Ο χρήστης πρέπει να υπολογίσει αν το κόστος μίας έγχρωμης εκτυπωτικής μηχανής είναι προς συμφέρον του. Πολύ υψηλό είναι και το κόστος των μελανιών.

 Έλεγχος χρήσης: Κωδικοί μπορούν να δοθούν στο προσωπικό για την χρήση της μηχανής. Έτσι μπορεί η διοίκηση να ελέγχει πόσα αντίγραφα έχει εκτυπώσει ο κάθε υπάλληλος.  Συντήρηση: Συντήρηση της μηχανής πρέπει να γίνεται τακτικά. Πολλά μέρη μίας εκτυπωτικής μηχανής είναι εύκολο να αντικατασταθούν σε περίπτωση φθοράς.

 Πολλλαπλές λειτουργίες: Υπερσύγχρονες εκτυπωτικές μηχανές μπορούν να λειτουργήσουν ταυτόχρονα σαν τηλέφωνα, fax, κλπ. Έχουν την ικανότητα να στέλνουν με fax έγγραφα και εικόνες χωρίς την ανάγκη εκτύπωσης.  Χρήσεις: Αναπαραγωγή και αντιγραφή  εκτυπωμένων εγγράφων, νομικών εγγράφων, ασφάλειων, στατιστικών δεδομένων, διαγραμμάτων και σχεδίων, αποσπάσματα από βιβλία και περιοδικά, αλληλογραφίας που απευθύνεται σε πολλά τμήματα της εταιρίας, αντίγραφα που χρειάζονται για αρχειοθέτηση κλπ.