ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ Γεώργιος Βενιέρης Σάνδρα Κοέν

Κεφάλαιο 4 Κατάρτιση Συνολικού Προϋπολογισμού

Σάνδρα Κοέν 3 Κατάρτιση Συνολικού Προϋπολογισμού (Ι) Ο συνολικός προϋπολογισμός είναι η σύνθεση των επιμέρους προϋπολογισμών. Η τελική μορφή του προκύπτει μετά από μια σειρά διαδοχικών αναμορφώσεων επί του αρχικού σχεδίου, και εγκρίνεται από την Επιτροπή Προϋπολογισμού. Η σύνταξή γίνεται σε βήματα που απαιτούν εκτιμήσεις για τη λήψη αποφάσεων σε θέματα τιμολόγησης, γραμμών προϊόντων, προγραμματισμού παραγωγής κτλ.

Σάνδρα Κοέν 4 Κατάρτιση Συνολικού Προϋπολογισμού (ΙΙ) Βήμα 1: Κοινοποίηση των βασικών στόχων από την ανώτερη διοίκηση. Βήμα 2: Ανάπτυξη των επιμέρους προϋπολογισμών με τη μέθοδο bottom –up. Οι στόχοι που τίθενται είναι ποσοτικοί ή ποιοτικοί και αφορούν το επιθυμητό μερίδιο αγοράς, τη δομή των κεφαλαίων κτλ. Εγχειρίδιο προϋπολογισμού: Επαρκείς πληροφορίες για τη διαδικασία, τα χρονικά όρια και τους εννοιολογικούς όρους που αφορούν την κατάρτιση, έγκριση και παρακολούθηση του προϋπολογισμού.

Σάνδρα Κοέν 5 Δομή Συνολικού Προϋπολογισμού Ο συνολικός προϋπολογισμός μιας παραγωγικής επιχείρησης συντίθεται από τους ακόλουθους προϋπολογισμούς: Προϋπολογισμός Πωλήσεων Προϋπολογισμός Παραγωγής Ταμειακός Προϋπολογισμός Προϋπολογισμός Εξόδων Πωλήσεων, Διοίκησης, Διάθεσης, Έρευνας και Ανάπτυξης Προϋπολογιστική Κατάσταση Αποτελεσμάτων Χρήσεως Προϋπολογιστικός Ισολογισμός

Σάνδρα Κοέν 6 Ανάπτυξη Συνολικού Προϋπολογισμού (Ι) Οι επιμέρους προϋπολογισμοί συντάσσονται σειριακά ή παράλληλα. Ο προϋπολογισμός πωλήσεων αποτελεί στοιχείο εισόδου για τους προϋπολογισμούς άλλων τμημάτων και η κατάρτισή του προηγείται. Η σύνταξη του προϋπολογισμού παραγωγής προϋποθέτει τη σύνταξη του προϋπολογισμού πωλήσεων (σειριακά). Οι προϋπολογισμοί των εξόδων διοίκησης και διάθεσης είναι ανεξάρτητοι από το επίπεδο δραστηριότητας και μπορούν να καταρτίζονται παράλληλα με τον προϋπολογισμό παραγωγής.

Σάνδρα Κοέν 7 Ανάπτυξη Συνολικού Προϋπολογισμού (ΙΙ) Κάθε επιθεώρηση επί των αρχικών στοιχείων του συνολικού προϋπολογισμού επηρεάζει τους επιμέρους προϋπολογισμούς. Για την αποτελεσματικότερη διαχείριση των επιμέρους προϋπολογισμών γίνεται μηχανογράφηση σε λογιστικά φύλλα εργασίας μεταξύ των οποίων υπάρχουν δεσμοί εξάρτησης. Σε κάθε στάδιο κατάρτισης των προϋπολογισμών, απαραίτητη η τήρηση αναλυτικών σημειώσεων για τις υποθέσεις, προβλέψεις και αλγόριθμους υπολογισμού, ώστε να διευκολύνεται η τροποποίησή τους.

Σάνδρα Κοέν 8 Προϋπολογισμός Πωλήσεων (Ι) Ο προϋπολογισμός πωλήσεων αποτελεί τη βάση του συνολικού προϋπολογισμού. Bottom-up προσέγγιση: Οι πωλητές κάνουν πρόβλεψη για τις πωλήσεις και οι διευθυντές προσαρμόζουν τις εκτιμήσεις αυτές με βάση την εμπειρία και πρόσθετη πληροφόρηση. Στη συνέχεια προωθούνται στο τμήμα marketing για έγκριση και επιβεβαίωση, όπου συγκεντρώνονται βασικές πληροφορίες από το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης.

Σάνδρα Κοέν 9 Προϋπολογισμός Πωλήσεων (ΙΙ) Κατά τη σύνταξη του προϋπολογισμού των πωλήσεων πρέπει να λαμβάνονται υπ’ όψιν: Εσωτερικοί Παράγοντες Τάσεις των πωλήσεων προηγούμενου έτους Ύψος ανεκτέλεστων παραγγελιών Εκτιμήσεις πωλητών Δυναμικότητα παραγωγής Νέα προϊόντα Στρατηγικές προώθησης πωλήσεων Εξωτερικοί Παράγοντες Ανάλυση της αγοράς Συνθήκες ανταγωνισμού Οικονομική κατάσταση των πελατών Γενικές οικονομικές συνθήκες Κυβερνητικές πολιτικές Γενικές τάσεις στη δραστηριότητα

Σάνδρα Κοέν 10 Προϋπολογισμός Πωλήσεων (ΙΙ) Σε επιχειρήσεις με μεγάλο μείγμα προϊόντων ο προϋπολογισμός πωλήσεων δομείται ανά προϊόν, ανά πελάτη ή ανά μήνα. Προϋπολογισμός Πωλήσεων (σε €) = Προϋπολογισμένες Πωλήσεις (σε μονάδες) * Τιμή Πώλησης ανά μονάδα

Σάνδρα Κοέν 11 Προϋπολογισμός Παραγωγής Στηρίζεται στους ακόλουθους 4 παράγοντες: Προϋπολογισμός Πωλήσεων Δυναμικότητα Παραγωγής Αρχικό Απόθεμα Ετοίμων Προϊόντων Ελάχιστο Επιθυμητό Τελικό Απόθεμα Ετοίμων Προϋπολογισμός Παραγωγής (μονάδες) = Προϋπολογισμός Πωλήσεων (μονάδες) + Επιθυμητό Τελικό Απόθεμα (μονάδες) - Αρχικό Απόθεμα (μονάδες)

Σάνδρα Κοέν 12 Προϋπολογισμός Ανάλωσης Πρώτων Υλών Αναφέρεται στην ποσότητα και το κόστος των πρώτων υλών που απαιτούνται για την παραγωγή των μονάδων που αντιστοιχούν στο προϋπολογισθέν επίπεδο παραγωγής. Λαμβάνονται υπ’ όψιν οι τεχνικές προδιαγραφές των προϊόντων και το ποσοστό φύρας. Προϋπολογισμός Κόστους Ανάλωσης Πρώτων Υλών = Απαιτούμενες Πρώτες Ύλες * Κόστος Πρώτων Υλών Ανά Μονάδα

Σάνδρα Κοέν 13 Προϋπολογισμός Αγοράς Πρώτων Υλών (Ι) Για την κατάρτιση του προϋπολογισμού αγοράς πρώτων υλών λαμβάνονται υπ’ όψιν: Προϋπολογισμός Ανάλωσης Πρώτων Υλών Αρχικά Αποθέματα Πρώτων Υλών Τελικά Αποθέματα Πρώτων Υλών Ανά Μονάδα Κόστος Πρώτων Υλών (Συμπεριλαμβανομένων των εξόδων που σχετίζονται με τη μεταφορά των πρώτων υλών στην παραγωγική διαδικασία)

Σάνδρα Κοέν 14 Προϋπολογισμός Αγοράς Πρώτων Υλών (ΙΙ) Αγορά Απαιτούμενων Α’ Υλών (μονάδες) = (Προϋπολογισμός Παραγωγής (μονάδες) * Απαιτούμενες Α’ Ύλες ανά μονάδα) + Επιθυμητό Τελικό Απόθεμα (μονάδες) - Αρχικό Απόθεμα (μονάδες) Κόστος Αγοράς Α’ Υλών= Απαιτούμενες Αγορές Α’ Υλών * Κόστος Αγοράς ανά μονάδα

Σάνδρα Κοέν 15 Προϋπολογισμός Άμεσης Εργασίας Κάθε τμήμα παραγωγής καταρτίζει προϋπολογισμό των αναγκών σε ώρες άμεσης εργασίας (ΩΑΕ), ώστε να ικανοποιηθούν οι ποσοτικοί στόχοι της παραγωγής. Εκτιμώνται οι ανάγκες για μόνιμο και εποχιακό προσωπικό και για υπερωρίες. Προϋπολογισμός Κόστους Άμεσης Εργασίας = Απαιτούμενες Μονάδες Παραγωγής * Ώρες Άμεσης Εργασίας ανά μονάδα * Ωρομίσθιο

Σάνδρα Κοέν 16 Προϋπολογισμός ΓΒΕ (Ι) Ο προϋπολογισμός των Γενικών Βιομηχανικών Εξόδων αφορά τόσο τα κύρια όσο και τα βοηθητικά τμήματα παραγωγής. Οι δαπάνες των βοηθητικών κέντρων κόστους επιμερίζονται στα κύρια κέντρα κόστους. Για να είναι ακριβής ο προϋπολογισμός των ΓΒΕ πρέπει να υπάρχει επαρκής τεκμηρίωση. Ο προϊστάμενος κάθε τμήματος είναι υπεύθυνος για την τήρησή του προϋπολογισμού.

Σάνδρα Κοέν 17 Προϋπολογισμός ΓΒΕ (ΙΙ) Παραδείγματα ΓΒΕ : Ηλεκτρικό ρεύμα κίνησης Έξοδα συντήρησης εργοστασίου και εξοπλισμού Προϋπολογισμός ΓΒΕ = Συνολικά Σταθερά Έξοδα + (Συνολικές Προϋπολογισθείσες ΩΑΕ * Μεταβλητά Έξοδα ανά ΩΑΕ)

Σάνδρα Κοέν 18 Προϋπολογισμός Αξίας Τελικών Αποθεμάτων Είναι απαραίτητος ώστε να καταρτισθεί ο προϋπολογισμός του κόστους των πωλούμενων μονάδων και να υπολογισθεί η αξία των αποθεμάτων στον προϋπολογιστικό ισολογισμό. Αποτίμηση των αποθεμάτων με τη μέθοδο FIFO ή το Σταθμικό Μέσο Όρο.

Σάνδρα Κοέν 19 Προϋπολογισμός Κόστους Πωληθέντων Μονάδων Τα συστατικά του στοιχεία αντλούνται από τους προϋπολογισμούς που προηγήθηκαν: Προϋπολογισμός Κόστους Πωληθέντων Μονάδων = Προϋπολογισμός Ανάλωσης Πρώτων Υλών + Προϋπολογισμός Άμεσης Εργασίας + Προϋπολογισμός ΓΒΕ + Αρχικό Απόθεμα Ετοίμων Προϊόντων - Τελικό Απόθεμα Ετοίμων Προϊόντων

Σάνδρα Κοέν 20 Προϋπολογισμός Εξόδων Διοίκησης Η εκτίμηση των μελλοντικών ποσών των εξόδων διοίκησης μπορεί να γίνει από μηδενική βάση ή σε σχέση με απολογιστικά δεδομένα της προηγούμενης χρήσεως. Αφορά κυρίως σταθερές δαπάνες σχετικά με: Αμοιβές εργαζομένων και ελεγκτών Έξοδα εκπαίδευσης προσωπικού Έξοδα ασφαλείας και ενοίκια Έξοδα ταξιδίων διοικητικού προσωπικού Για κάθε δαπάνη θα πρέπει να υπάρχει επαρκής τεκμηρίωση.

Σάνδρα Κοέν 21 Προϋπολογισμός Εξόδων Πωλήσεων Περιλαμβάνει δαπάνες που αφορούν μόνο τη λειτουργία των πωλήσεων. Έξοδα κίνησης πωλητών και έξοδα εκθέσεων Αναλώσιμα και υλικά για την παροχή υπηρεσιών μετά την πώληση Προϋπολογισμός Εξόδων Πωλήσεων = Συνολικά Σταθερά Έξοδα ανά είδος δαπάνης + (Πωλήσεις € * Ποσοστό Μεταβλητών Εξόδων ανά είδος δαπάνης) + (Πωλήσεις Με Πίστωση * Ποσοστό Επισφάλειας )

Σάνδρα Κοέν 22 Ταμειακός Προϋπολογισμός (Ι) Αποτελεί σημαντικό εργαλείο της διοίκησης Στόχος: Η διατήρηση ταμειακού υπολοίπου ώστε η επιχείρηση να είναι σε θέση να εκπληρώνει τις ταμειακές υποχρεώσεις της. Ταμειακές Εκροές: Εξόφληση τραπεζικών δανείων Ασφαλιστικές εισφορές Καταβολές φόρου εισοδήματος Αγορά εξοπλισμού με μετρητά

Σάνδρα Κοέν 23 Ταμειακός Προϋπολογισμός (ΙΙ) Προσοχή: Οι αποσβέσεις και οι προβλέψεις επισφάλειας δεν αποτελούν ταμειακή εκροή Ταμειακές Εισροές: Πωλήσεις με μετρητά και με πίστωση Χρηματοοικονομικά έσοδα Πωλήσεις παγίων Έσοδα από μισθώσεις Χρησιμότητα ταμειακού προϋπολογισμού: ο υπολογισμός των τόκων από βραχυπρόθεσμο δανεισμό

Σάνδρα Κοέν 24 Ταμειακός Προϋπολογισμός (ΙΙΙ) Ταμειακό Πλεόνασμα ή Έλλειμμα = Αρχικό Υπόλοιπο Ταμειακών Διαθεσίμων + Αναμενόμενες Ταμειακές Εισροές - Αναμενόμενες Ταμειακές Εκροές Πλεόνασμα: Ενδεχόμενο Βραχυπρόθεσμης Επένδυσης (repos) Έλλειμμα: Βραχυπρόθεσμος Τραπεζικός Δανεισμός για την κάλυψή του.

Σάνδρα Κοέν 25 Προϋπολογιστική Κατάσταση Αποτελεσμάτων Χρήσεως Στην προϋπολογιστική ΚΑΧ απεικονίζονται συνοπτικά οι προϋπολογισμοί: των πωλήσεων του κόστους πωληθέντων των εξόδων πώλησης και διοίκησης των ταμειακών ροών Παρουσιάζει το καθαρό αποτέλεσμα όλων των λειτουργιών της περιόδου που καλύπτει ο προϋπολογισμός.

Σάνδρα Κοέν 26 Προϋπολογιστικός Ισολογισμός (Ι) Αποτελεί το τελευταίο βήμα στην κατάρτιση του συνολικού προϋπολογισμού. Για τον υπολογισμό του λαμβάνονται υπ’ όψιν οι προϋπολογισμοί της περιόδου και τα υπόλοιπα αρχής των λογαριασμών. Τελικό Υπόλοιπο Παγίων = Αρχικό Αναπόσβεστο Υπόλοιπο + Αναμενόμενες Αγορές Παγίων - Αναμενόμενες Πωλήσεις Παγίων - Αποσβέσεις Χρήσεως.

Σάνδρα Κοέν 27 Προϋπολογιστικός Ισολογισμός (ΙΙ) Τελικό Υπόλοιπο Αποθεμάτων = (Αναμενόμενα Τελικά Αποθέματα Α’ Υλών * Κόστος Αγοράς) + (Αναμενόμενα Τελικά Αποθέματα Ετοίμων * Κόστος Παραγωγής) Τελικό Υπόλοιπο Απαιτήσεων = Αρχικό Υπόλοιπο Απαιτήσεων + Αναμενόμενες Πωλήσεις Με Πίστωση - Αναμενόμενες Εισπράξεις

Σάνδρα Κοέν 28 Προϋπολογιστικός Ισολογισμός (ΙΙΙ) Τελικό Υπόλοιπο Υποχρεώσεων σε Προμηθευτές = Αρχικό Υπόλοιπο Υποχρεώσεων + Αναμενόμενες Αγορές Με Πίστωση - Αναμενόμενες Πληρωμές Τελικό Υπόλοιπο Δανείων = Αρχικό Υπόλοιπο Δανείων +Αναμενόμενα Νέα Δάνεια - Αναμενόμενες Πληρωμές Χρεωλυσίων