Επιχειρησιακές Διαδικασίες στους Δήμους: Εξοικείωση με τη χρήση (IΙ) Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών στην πράξη. Παρουσίαση υποδείγματος (case):

Παρουσίαση με θέμα: "Επιχειρησιακές Διαδικασίες στους Δήμους: Εξοικείωση με τη χρήση (IΙ) Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών στην πράξη. Παρουσίαση υποδείγματος (case):"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Επιχειρησιακές Διαδικασίες στους Δήμους: Εξοικείωση με τη χρήση (IΙ) Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών στην πράξη. Παρουσίαση υποδείγματος (case): Παραχώρηση χώρου στάθμευσης σε άτομα με ειδικές ανάγκες. ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] 1

2  Επιχειρησιακές Διαδικασίες στους Δήμους: Εξοικείωση με τη χρήση 2  Η (υπο)Ενότητα αυτή θα συμβάλει, κυρίως μέσα από την εκτέλεση demos, στην περαιτέρω εξοικείωση των εκπαιδευομένων με τη χρήση Συστημάτων Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών – και μάλιστα στο πλαίσιο των όσων έχουν αναπτυχθεί στο έργο «Ενιαίο Διαδικτυακό Περιβάλλον ΟΤΑ για Παροχή Υπηρεσιών στο Πολίτη και στις Επιχειρήσεις» (LGAF) της ΚΕΔΚΕ (http://lgaf.kedke.org)http://lgaf.kedke.org  Περιλαμβάνει (όπως και κάθε άλλη Ενότητα): Εισαγωγή: Για να βοηθήσει τους λιγότερο εξοικειωμένους με το θέμα να το παρακολουθήσουν Ανάπτυξη: για να προσφέρει κυριολεκτικές γνώσεις πάνω στο θέμα Πρακτική Άσκηση 2 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

3  Στόχος  H περαιτέρω εξοικείωση των εκπαιδευομένων με τη χρήση Συστημάτων Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών, και με τους «ρόλους» που συμμετέχουν σε μια επιχειρησιακή διαδικασία που εκτελεί ένας Δήμος στο πλαίσιο της online εξυπηρέτησης των πολιτών και των επιχειρήσεων  Περιεχόμενο  Επίδειξη χρήσης της αυτοματοποιημένης επιχειρησιακής διαδικασίας (LGAF): Παραχώρηση χώρου στάθμευσης σε άτομα με ειδικές ανάγκες  Δείτε αυτό το webinar μέχρι τέλους...  Μετά, Ρωτήστε αυτά που θέλετε τον/την Εκπαιδευτή/τρια σας Κάνετε ένα post στο Forum! 3 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

4 Επιχειρησιακές Διαδικασίες, Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών ή Business Process Management (BPM), Αυτοματοποίηση διαδικασιών, Μοντέλα επιχειρησιακών διαδικασιών ή Business Process Models, Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών ή Business Process Management Systems (BPMS), Online Υπηρεσίες, LGAF (Local Access Government Framework), Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση, Διαλειτουργικότητα 4 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

5  Αυτοματοποίηση διαδικασιών σημαίνει  Ο πολίτης, η επιχείρηση, δεν χρειάζεται να έρχεται στον Δήμο για να να υποβάλει ένα αίτημα για να λάβει ένα έγγραφο - υπηρεσία... Μπορεί να το κάνει από το σπίτι του, από ένα οποιοδήποτε PC!  Το αίτημα που υποβάλλει (ηλεκτρονικά) ο πολίτης, η μια επιχείρηση, ο/η δημοτικός υπάλληλος το λαμβάνει και το διεκπεραιώνει μέσω ενός απλού web interface που του υποδηλώνει τις ενέργειες που πρέπει να κάνει... Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιεί άλλες εφαρμογές (π.χ, δημοτολόγιο), όλα γίνονται μέσα από ένα mini δικτυακό τόπο!  Είδαμε πως χρησιμοποιείται μια αυτοματοποιημένη Επιχειρησιακή Διαδικασία: Συλλογή ογκωδών αντικειμένων, οικοδομικών υλικών, κλπ.  Από 3 οπτικές γωνίες (όσες και οι συμμετέχοντες σε μια διαδικασία) Πολίτης Τμήμα Καθαριότητας του Δήμου Τμήμα Συνεργείων 5 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

6  Με τον όρο Επιχειρησιακή Διαδικασία - ΕΔ (Business Process - BP) ορίζεται ένα σύνολο από ενέργειες (activities), οι οποίες εκτελούνται με συντονισμένο τρόπο στο πλαίσιο ενός επιχειρησιακού και τεχνολογικού περιβάλλοντος. Το αποτέλεσμα της συντονισμένης εκτέλεσης του συνόλου των ενεργειών αυτών είναι η υλοποίηση-επίτευξη ενός Επιχειρησιακού Στόχου. Προφανώς, κάθε Επιχειρησιακή Διαδικασία λαμβάνει χώρα είτε μέσα στα όρια ενός οργανισμού είτε αλληλεπιδρά με διαδικασίες που εκτελούνται σε άλλους οργανισμούς.  Μεταφέροντας αυτή την προσέγγιση στους Δήμους, μπορεί κανεις να πει ότι αυτοί εν τέλει αναλύονται σε ένα (μικρό) αριθμό από ομάδες επιχειρησιακών διαδικασιών, μια από αυτές τις ομάδες είναι προφανώς αυτή που περιλαμβάνει τις διαδικασίες με τις οποίες οι Δήμοι εξυπηρετούν τους πολίτες και τις επιχειρήσεις, των οπόιων η αυτοματοποίηση είναι αντικείμενο του έργου LGAF (Ενιαίο Διαδικτυακό Περιβάλλον ΟΤΑ για την Παροχή Υπηρεσιών στον Πολίτη και στις Επιχειρήσεις / Local Access Government Framework) 6 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

7  Όλος ο κύκλος της διαδικασίας υλοποιείται ηλεκτρονικά  Με τη χρήση ενός Συστήματος Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (BPMS)  Αυτό αναλαμβάνει να «ενορχηστρώσει» τους εμπλεκόμενους («ρόλους» και εφαρμογές Πληροφορικής, δηλ. το επιχειρησιακό και τεχνολογικό περιβάλλον ενός οργανισμού)  Οι «εμπλεκόμενοι» κάνουν τη δουλειά τους συμπληρώνοντας «φόρμες» που περιέχουν δραστηριότητες προς εκτέλεση  Οι εφαρμογές Πληροφορικής επικοινωνούν αυτόματα με τη διαδικασία και εκτελούν βήματα της 7 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

8 8

9  Η υπηρεσία γίνεται «ηλεκτρονική» όχι μόνο «στα άκρα»  Δηλαδή όχι μόνο στο σημείο που ένας πολίτης ή μια επιχείρηση υποβάλλει μια αίτηση ή στο τελικό σημείο που παράγεται το έγγραφο που ζητούσε η αίτηση (μετά από επικοινωνία με τη Βάση Δεδομένων της αντίστοιχης εφαρμογής)… Έστω ότι η αίτηση είχε ως αντικείμενο την προμήθεια ενός πιστοποιητικού  Αλλά καθ’ όλο το «μήκος» της διαδικασίας (δηλ. της αληλουχίας δραστηριοτήτων που συνθέτουν μια διαδικασία)  Κάθε δραστηριότητα, δηλ. κάθε πράξη που εκτελεί ο/η δημοτικός υπάλληλος για να εκδοθεί το πιστοποιητικό γίνεται και αυτή ηλεκτρονική, δηλαδή εκτελείται μέσα από ένα interface... 9 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

10 10 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] Η ατζέντα μου Περιβάλλον Διεκπεραίωσης Αιτήματος Ειδοποιήσεις Εργασίες A B Α: Ηλεκτρονικός Φάκελλος Β: Φόρμα B

11  Του/της υπενθυμίζει, σε κάθε βήμα (δραστηριότητα στη γλώσσα της διαδικασίας) ποια είναι η εργασία που πρέπει να εκτελέσει  π.χ. «Έλεγχος Δικαιολογητικών» ...και, ενδεχομένως, και την πληροφορία που συνδέεται με αυτήν  Εν προκειμένω, ποιά ακριβώς δικαιολογητικά απαιτούνται για την έκδοση του πιστοποιητικού  «Απαιτεί» από τον/την δημοτικό υπάλληλο να εκτελέσει το έργο του  Εν προκειμένω να κάνει τον έλεγχο των δικαιολογητικών) ... και να «αναφέρει» σχετικώς δηλώνοντας (κάνοντας τικ σε μια λίστα):  Ο φάκελλος είναι πλήρης  Ο φάκελλος είναι ελλιπής (λείπουν τα παρακάτω: 1, 2, 3 δικαιολογητικά)  Άλλο 11 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

12  Μετατρέποντας την παραγωγή ενός εγγράφου (ή μιας υπηρεσίας /δημοτικού έργου) στην (αυτοματοποιημένη) εκτέλεση μιας αλληλουχίας εργασιών, συμβαίνουν δύο πράγματα ταυτόχρονα: 1. Παρακολουθείται η πορεία της έκδοσης του εγγράφου (δηλ. της υλοποίησης της υπηρεσίας) και ενημερώνονται σχετικά όσοι πρέπει να ενημερωθούν (με notifications), σε πραγματικό χρόνο, για την ολοκλήρωση ενός σταδίου ή για τυχόν καθυστερήσεις 2. Αυτοματοποιείται και απλοποιείται η εργασία των δημοτικών υπαλλήλων που μέσα από ένα μοναδικό interface χειρίζονται τα αιτήματα των πολιτών και των επιχειρήσεων που υποβάλλονται ηλεκτρονικά, και τις εφαρμογές πληροφορικής που κάθε βήμα χρειάζεται 12 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

13  Όταν ένα τέτοιο σύστημα επεκταθεί για να χειρίζεται κάθε αίτημα πολιτών και επιχειρήσεων, είτε αυτό υποβάλλεται ηλεκτρονικά, είτε στο γκισσέ...  Αυτό το μοναδικό interface θα διαχειρίζεται το μεγαλύτερο μέρος των εργασιών που εκτελεί ο υπάλληλος  Θα έχει ως εκ τούτου στον υπολογιστή του δημοτικού υπαλλήλου, μια θέση αντίστοιχη με αυτήν που έχει σήμερα ο φυλλομετρητής ή ο επεξεργαστής κειμένου… 13 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

14  Αυτή είναι η προοπτική του έργου LGAF  Παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών προς του πολίτες και τις επιχειρήσεις μέσα από την αυτοματοποίηση των διαδικασιών που τις υποστηρίζουν  Αυτή περιλαμβάνει: Τόσο την αυτοματοποίηση της επικοινωνίας των δραστηριοτήτων της διαδικασίας με τις υπάρχουσες εφαρμογές Πληροφορικής (legacy applications) Όσο και την αυτοματοποίηση των εργασιών των συμμετεχόντων σε αυτήν, και κατ’ επέκταση στον κύκλο παραγωγής της υπηρεσίας στην οποία καταλήγει η διαδικασία 14 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ]

15 Στην Πρακτική Άσκηση αυτής της Ενότητας (Βc1.1.5) θα «τρέξετε» εσείς επιχειρησιακές διαδικασίες των ΟΤΑ, διαλέγοντας «ρόλους» (hands-on experience) 15 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

16 Mιας αυτοματοποιημένης επιχειρησιακής διαδικασίας που οι Δήμοι θα εκτελούν, στο πλαίσιο του έργου LGAF, για την παροχή online υπηρεσιών στους πολίτες και στις επιχειρήσεις: Δ5.1 Παραχώρηση χώρου στάθμευσης σε άτομα με ειδικές ανάγκες ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] 16

17  Πρόκειται για μια τυπική διαδικασία μέσω της οποίας ένας δημότης, ή ένας κάτοικος που ανήκει στην κατηγορία «άτομα με ειδικές ανάγκες», ζητά από το Δήμο να του παραχωρηθεί θέση στάθμευσης...  Τα βήματα της διαδικασίας και οι συμμετέχοντες σε αυτήν (πολίτης / αιτών-ούσα, Τεχνική Υπηρεσία, Δημοτικό Συμβούλιο, Δήμαρχος) κατεγράφησαν στο πλαίσιο έρευνας πεδίου που έγινε, από το Έργο LGAF, σε πολλούς Δήμους της χώρας 17 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

18  Συμπλήρωση αιτήματος  Παραλαβή (πρωτοκόλληση και χρέωση στη Τεχνική Υπηρεσία) [ΠΟΛΙΤΗΣ, ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ]  Ανάθεση του αιτήματος σε υπάλληλο [ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ]  Επεξεργασία αιτήματος / Έλεγχος των δικαιολογητικών που αποδεικνύουν ότι πρόκειται για άτομο με ειδικές ανάγκες [ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ]  Διαβίβαση αιτήματος στο Δημοτικό Συμβούλιο για έγκριση [ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ]  Χαρακτηρισμός του αιτήματος ως «Επείγοντος» από το Γραμματέα (σε αυτή την περίπτωση προστίθεται αυτόματα στη ημερήσια διάταξη) [ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ]  Αν δεν είναι επείγον, ακολουθεί απόφαση για την ένταξη του στην ημερήσια διάταξη [ΔΗΜΑΡΧΟΣ ή ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ αντ αυτού, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ]  Ακολουθεί (εφόσον ενταχθεί στην ημερήσια διάταξη) η σύνταξη της απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου [ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ ΔΗΜΟΤΙΚΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ]  Μεταβιβάζεται η σχετική απόφαση στον υπάλληλο της τεχνικής υπηρεσίας [ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ]  Εκδοση του εγγράφου και της κάρτας ή αιτιολογημένης απάντησης σε περίπτωση απόρριψης [ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ]  Παραλαβή του εγγράφου και της κάρτας ή απαντητικού απόρριψης [ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ[  Ενημέρωση του πολίτη (μέσω e-mail, SMS κλπ) [ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ] 18 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] ΤΕΧΝΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΔΗΜΟΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ

19 19 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] Πολίτης: Υποβάλλει αίτημα παραχώρησης χώρου στάθμευσης Δήμος / Τεχνική Υπηρεσία: Ελέγχει τα δικαιολογητικά και ζητά πρόσθετα δικαιολογητικά αν αυτό απαιτείται. Εισηγείται στο Δημοτικό Συμβούλιο. Δήμος / Δημοτικό Συμβούλιο: Εκδίδει απόφαση με βάση την εισήγηση τής Τεχνικής Υπηρεσίας Δήμος/ Τεχνική Υπηρεσία: Λαμβάνει την απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου και εκδίδει την κάρτα στάθμευσης Πολίτης: Ενημερώνεται για την πορεία της αίτησης του και, τελικά, για την παραλαβή της κάρτας 1 2 3 4 5

20  Με λίγα λόγια, η συγκεκριμένη διαδικασία «ενορχηστρώνει»  Πολίτες και τα αιτήματα τους  Δημοτικούς υπαλλήλους ενός Τμήματος Τεχνικής Υπηρεσίας  Δημοτικό Συμβούλιο ... Και 2 τουλάχιστον εφαρμογές Πληροφορικής Εφαρμογή «Πρωτόκολλο» Εφαρμογή «Αποστολή e-mail + SMS ( LGAF Notification Gateway / Εξυπηρετητής Αποστολής e-mail + SMS)» 20 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

21  Ας «τρέξουμε» λοιπόν τη διαδικασία online! 21 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] Online από τη μια άκρη στην άλλη! (υπηρεσία ηλεκτρονικής διακυβέρνησης 4 ου βαθμού) 3. Online Απόφαση ΔΗΜΟΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ 2. Online διαχείριση του αιτήματος ΤΕΧΝΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ 1. Online υποβολή αιτήματος

22 Online Υποβολή Αιτήματος 22 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

23  Ο πολίτης υποβάλλει το αίτημα του online  Πρότυπη Διαδικτυακή Πύλη Δήμου http://lgaf.kedke.org/portal  Από το menu Υπηρεσίες (click) 23 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]

24  Ανά τύπο υπηρεσίας / εγγράφου  Στάθμευση/ Παραχώρηση Χώρου Σταθμευσης Ατόμων με Ειδικές Ανάγκες (click)  Οι Υπηρεσίες που μπορεί να προσφέρει ένας Δήμος έχουν ομαδοποιηθεί σύμφωνα με πολλά κριτήρια  Ανά ομάδα ενδιαφέροντος  Ανά ομάδα πολιτών  Ανά τύπο υπηρεσίας / εγγράφου  Ανά οικογένεια διαδικασιών  Οι πιο δημοφιλείς  Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες 24 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] click

25 25 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]  Είσοδος στο δικτυακό τόπο ως πιστοποιημένος χρήστης  Είσοδος  Οι πολίτες που μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτή την υπηρεσία πρέπει να είναι  Δημότες ή  Κάτοικοι  Πρέπει όμως πρώτα να έχουν εγγραφεί ηλεκτρονικά στο site του Δήμου και να έχουν πιστοποιηθεί σε ένα ΚΕΠ ή σε ένα άλλο σημείο του Δήμου http://lgaf.kedke.org/portal

26 26 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]  Φόρμα Υποβολής Αιτήματος  Ονομεταπώνυμο  Email  Κινητό τηλέφωνο  Θέση Στάθμευσης (Διεύθυνση)  Τρόπος παραλαβής και Διεύθυνσης Αποστολής Start

27 27 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] Διαδικασία = Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (BPMS)

28  Στο e-mail του  Το αίτημα σας >πρωτοκολλήθηκε με αρ. πρωτ. 2009 160. Θα ενημερωθείτε με επόμενο email για την πορεία της αίτησης σας. 28 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] click  Αιτήματα που έχουν υποβληθεί στο παρελθόν συγκεντρώνονται στις  Αιτήσεις ω  Στο interface του, στο portal του Δήμου (http://lgaf.kedke.org/portal)http://lgaf.kedke.org/portal

29 Online Διαχείριση Υποβληθέντος Αιτήματος: Μέρος 1 29 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] Δήμος / Τεχνική Υπηρεσία: Ελέγχει τα δικαιολογητικά και ζητά πρόσθετα δικαιολογητικά αν αυτό απαιτείται. Εισηγείται στο Δημοτικό Συμβούλιο.

30 30 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]  Ο κάθε ένας άπό τους υπαλλήλους της Τεχνικής Υπηρεσίας εισέρχεται στο portal του Δήμου με τα δικά του στοιχεία:  Username + Password http://lgaf.kedke.org/portal tech

31 31 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]  Όλοι οι υπάλληλοι της Τεχνικής Υπηρεσίας μπορούν να δουν στις «Εργασίες» ... Στην σελίδα στην οποία εμφανίζονται τα αιτήματα που υποβάλλουν οι πολίτες και οι επιχειρήσεις  Το αίτημα που υποβάλλει ένας πολίτης ... εμφανίζεται με την μορφή μιας ΕΝΕΡΓΕΙΑΣ που πρέπει να εκτελεσθεί ( Ανάθεση ). Κάνοντας click πάνω σε αυτήν ο/η υπαλληλος βλέπει σε λεπτομέρεια το αίτημα, και κάνει για να το αναλάβει click complete

32 32 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]  Αμέσως εμφανίζεται η επόμενη ενέργεια που πρέπει να εκτελεσθεί:  (ΕΝΕΡΓΕΙΑ: Έλεγχος Δικαιολογητικών). Κάνοντας click πάνω σε αυτήν ο/η υπάλληλος βλέπει την περιγραφή του αιτήματος και την λίστα των δικαιολογητικών και αποφασίζει, με τη διαδικασία που ακολουθεί ο Δήμος, αν οι υπηρεσίες θα εισηγηθούν την έκδοση άδειας στάθμευσης ω complete

33 33 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] ΤΕΧΝΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ Έλεγχος Δικαιολογητικών ΕΙΣΗΓΗΣΗ ΘΕΤΙΚΗ Το αίτημα προωθείται στο ΔΗΜΟΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ  Σε αυτή την φάση έχει ολοκληρωθεί, προς το παρόν, το έργο της Τεχνικής Υπηρεσίας  Ο/η υπάλληλος δεν βλέπει πλέον στις «Εργασίες» του καμμία ενέργεια που να αναφέρεται στον αριθμό Πρωτοκόλλου αυτού του αιτήματος  Το αίτημα τώρα μεταφέρεται στο Δημοτικό Συμβούλιο για να ληφθεί οριστική απόφαση ... Το θέμα θα επιστρέψει όμως μετά την απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου στην Τεχνική Υπηρεσία

34 34 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] Διαδικασία = Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (BPMS)

35 Online Διαχείριση Υποβληθέντος Αιτήματος: Μέρος 2 35 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] Δήμος / Δημοτικό Συμβούλιο: Εκδίδει απόφαση με βάση την εισήγηση τής Τεχνικής Υπηρεσίας

36 36 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]  Η Γραμματεία του Δημοτικού Συμβουλίου (ο/η Γραμματέας και το αρμόδιο προσωπικό) εισέρχεται στο portal του Δήμου με τα δικά της στοιχεία:  Username + Password http://lgaf.kedke.org/portal DhmotikoSymboulio1

37  Βήμα 1:Το αίτημα φθάνει στο Γραμματέα του Δημοτικού Συμβουλίου που αποφασίζει, κατ’ αρχήν, αν θα το βάλει στην Ημερήσια Διάταξη ως «επείγον»  Βήμα 2: Αν δεν εμπίπτει στις διατάξεις για να χαρακτηρισθεί ως επείγον, το αίτημα προωθείται στο Δήμαρχο (ή στον υπάλληλο που τον αντιπροσωπεύει) για να αποφασιστεί αν θα μπει στην Ημερήσια Διάταξη  Βήμα 3: (Offline) Το θέμα συζητείται, αν βρίσκεται στη ημερήσια διάταξη, και το Δημοτικό Συμβούλιο αποφασίζει. Η απόφαση πρωτοκολλείται στο πρωτόκολλο του Δημοτικού Συμβουλίου και υπογράφεται από τον Δήμαρχο  Βήμα 4: Η απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου εισάγεται στο Σύστημα από κάποιον υπάλληλο  Με την ολοκλήρωση αυτής της εργασίας, η απόφαση προωθείται από το Σύστημα στην Τεχνική Υπηρεσία (το θέμα επιστρέφει σε αυτήν) 37 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] complete

38 38 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] Διαδικασία = Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (BPMS)

39 Online Διαχείριση Υποβληθέντος Αιτήματος: Μέρος 3 39 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] Δήμος / Τεχνική Υπηρεσία: Λαμβάνει την Απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου και με βάση αυτή εκδίδει ή όχι την κάρτα στάθμευσης.

40 40 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]  Ο/η υπάλληλος καλείται να εκδώσει την κάρτα στάθμευσης ... εμφανίζεται η απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου  Ο/η υπάλληλος εκδίδει την κάρτα και αναφέρει πως η ενέργεια εκτελέστηκε click complete

41 41 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]  Τέλος, ο/η υπάλληλος παραδίδει την κάρτα στάθμευσης ... με τον τρόπο που αναφέρει η αίτηση του πολίτη click complete

42 42 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] Διαδικασία = Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (BPMS)

43 Η «υπόθεση» κλείνει 43 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ]... Ενημερώνεται ο πολίτης για την διεκπεραίωση του αιτήματος 3. Online Απόφαση ΔΗΜΟΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ 2. Online διαχείριση του αιτήματος ΤΕΧΝΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ 1. Online υποβολή αιτήματος

44  ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη Παραγωγή Περιεχομένου:  ΕΑΙΤΥ [ΕΜ9: ATLANTIS Group] http://www.cti.gr http://www.cti.gr Συγγραφείς Θ. Εμμανουηλίδης, Π. Καβάσαλης, Γ. Κούζας, Αθ. Μώραλης, Ζ. Πολιτοπούλου http://www.atlantis-group.gr 44 ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοημοσύνη [Bc1.1.3 ΑΝΑΠΤΥΞΗ]