Γιώργος Θάνος Παρασκευή 17 Οκτωβρίου 2008 B2B Η-Επιχειρείν - Procurement και Αυτοματοποιώντας τις διαδικασίες στις ιδιωτικές αγορές Γιώργος Θάνος Παρασκευή 17 Οκτωβρίου 2008

Στόχοι του μαθήματος Εισαγωγή στο Procurement και στις διαδικασίες αξιολόγησης προμηθειών. Μερικά εισαγωγικά στοιχεία για Β2Β e-Commerce. Χαρακτηριστικά και μοντέλα των Β2Β αγορών. One-to-Many: Αγορές πώλησης προϊόντων. Πωλώντας μέσω δημοπρασιών. One-from-Many: Αγορές αγοράς αγαθών και ηλεκτρονικά συστήματα προμηθειών (e-Procurement). Reverse Auctions Άλλοι τρόποι προμηθειών με χρήση e-τεχνολογιών. Αυτοματοποιώντας τις διαδικασίες B2B 10/17/2008

... για αρχή λίγη οργολογία Procurement (πηγή: wikipedia.com) Οι διαδικασίες προμηθειών αγαθών ή/και υπηρεσιών ενός οργανισμού που στοχεύουν Στο ελάχιστο οικονομικό κόστος για τον οργανισμό. Στην απόκτηση αγαθών ή υπηρεσιών συγκεκριμένης ποιότητας. Στην απόκτηση αγαθών σε συγκεκριμένες (βέλτιστες) ποσότητες. Στην ολοκλήρωση της παράδοσης με βάση συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα. Διάκριση των αγαθών σε Direct Materials: Αγαθά που προμηθευόμαστε για την παραγωγή του τελικού προϊόντος. Indirect Materials: Συμπληρωματικά αγαθά που δεν σχετίζονται άμεσα με το τελικό προϊόν (π.χ. office supplies). 10/17/2008

Κατηγοριοποίηση εταιρικών προμηθειών Πηγή: wikipedia.com 10/17/2008

Δομικά στοιχεία του Procurement Strategic Sourcing Λήψη πληροφορίας για πιθανούς προμηθευτές. Στρατηγικές επιλογές προμηθειών. Tendering Διενέργεια διαγωνισμού μεταξύ προμηθευτών για να καταλήξουμε στην πλέον συμφέρουσα προσφορά. Reverse-auctioning Η διενέργεια αντίστροφης δημοπρασίας με τη συμμετοχή των πιθανών προμηθευτών. ERP based activities Ενσωμάτωση της προμήθειας στις υπάρχουσες διαδικασίες του οργανισμού. 10/17/2008

Strategic Sourcing Η διαδικασία συνεχούς αξιολόγησης των διαδικασιών προμηθειών και των προμηθευτών ενός οργανισμού. Με βάση την αξιολόγηση λαμβάνονται αποφάσεις για διορθώτικές κινήσεις. Βασικοί τομείς αξιολόγησης: Αξιολόγηση των συνολικών δαπανών. Αξιολόγηση της αγοράς των προμηθευτών. Ανάπτυξη στρατηγικής σχετικά με τις διαδικασίες προμηθειών. Αναγνώριση των πλέον συμφέρουσων προμηθευτών. Διενέργεια διαπραγματεύσεων με στρατηγικούς προμηθευτές. Ανάλυση και αξιολόγηση των ιστορικών στοιχείων. Υλοποίηση νέων βελτιωμένων διαδικασιών με βάση την παραπάνω ανάλυση. 10/17/2008

Tendering ή Call for bids Διαδικασία δημόσιου διαγωνισμού που συνήθως εξαγγέλεται από φορείς του δημοσίου προκειμένου οι διαγωνιζόμενοι προμηθευτές να καταθέσουν τις προσφορές τους σε συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο. Ανάδοχος ανακυρήσσεται ο διαγωνιζόμενος που καταβάλει την προσφορά με το χαμηλότερο τίμημα. 10/17/2008

Δημοπρασία ελάχιστου τιμήματος – Reverse auction Δημοπρασία στην οποία ο ρόλος πελάτη-πωλητή έχει αντιστραφεί. Έχει στόχο να επιλεγεί η προμήθεια με το χαμηλότερο τίμημα. Εναλλακτικά ονομάζεται: procurement auction e-auction, sourcing event, e-sourcing eRA 10/17/2008

Δημοπρασία ελάχιστου τιμήματος – Περιγραφή της διαδικασίας Ο διεξάγων τη δημοπρασία εκδίδει ένα RFQ με το αντικείμενο, τους όρους και την ημερομηνία διεξαγωγής του διαγωνισμού. Οι διαγωνιζόμενοι προσέρχονται τη συγκεκριμένη ημέρα και ώρα για το διαγωνισμό. Εάν πρόκειται για ηλεκτρονική δημοπρασία οι διαγωνιζόμενοι πιστοποιούν την ταυτότητα τους στο site της εταιρίας που διεξάγει τη δημοπρασία. Τυπική διάρκεια δημοπρασιών είναι 30-90 λεπτά. Ο απευθείας διαγωνισμός μεταξύ των προμηθευτών πιέζει προς τα κάτω τις τιμές επιτυγχάνοντας εκτπώσεις έως και 30%. 10/17/2008

Πλαίσιο διαδικασιών Procurement Αναζήτηση πληροφορίας πιθανών προμηθευτών. Επικοινωνία με τους πιθανούς προμηθευτές Ενημέρωση για τις ανάγκες προμηθειών. Ενημέρωση για τις απαιτήσεις του διαγωνισμού. Κατάθεση προσφορών ή διενέργεια δημοπρασίας. Κατά την αξιολόγηση των προσφορών συνήθως λαμβάνονται υπόψη και μη οικονομικά κριτήρια, όπως Αξιοπιστία προμηθευτή. Ποιότητα τελικών προϊόντων. Στρατηγικές συμμαχίες με συγκεκριμένους προμηθευτές. Τελική διαπραγμάτευση με τον προμηθευτή που επιλέχθηκε και ολοκλήρωση της παραγγελίας. Παραλαβή και χρήση. Επανάληψη του παραπάνω κύκλου παραγγελιών. 10/17/2008

... Και λίγη ορολογία – RFx (1/2) RFI (Request for Information) Αίτηση προς τους ενδιαφερόμενους να υποβάλλουν πληροφορίες σχετικά με: Τα προσφερόμενα προϊόντα και υπηρεσίες και τις ιδιαίτερότητες τους. Τις παρεχόμενες υπηρεσίες τους και τα χρηματοδοτικά προγράμματα RFQ (Request for Quotation) Αίτηση προς τους ενδιαφερόμενους να υποβάλλουν τις προσφορές τους για την προμήθεια πολύ καλά τεκμηριωμένων προϊόντων. Συνήθως αυτό που καθορίζει το νικητή είναι η τιμή. 10/17/2008

... Και λίγη ορολογία – RFx (2/2) RFT (Request for Tender) Οι διαγωνιζόμενοι καλούνται να υποβάλλουν εκτός από τις οικονομικές προσφορές τους και λεπτομερές σχέδιο υλοποίησης του έργου. Εκτός από το προσφερόμενο οικονομικό τίμημα αξιολογού- νται και παράγοντες όπως Η ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών. Η αξιοπιστία και οικονομική ευρωστία του προμηθευτή. Με βάση το wikipedia τα RFTs τα συναντούμε κυρίως στο δημόσιο τομέα. RFP (Request for Proposals) Αντίστοιχο με το RFT. Συναντάται στο ιδιωτικό τομέα και απαιτεί την πληρέστατη περιγραφή προϊόντος και υπηρεσιών. 10/17/2008

Εισαγωγή στο B2B e-Commerce Β2Β e-Επιχειρείν ονομάζεται κάθε δραστηριότητα μεταξύ επιχειρήσεων που πραγματοποιείται ηλεκτρονικά με χρήση του Internet ή ιδιωτικών δικτύων (intranets ή extranets). Ο όρος λειτουργεί σε αντιδιαστολή με τον όρο B2C. Μερικά οικονομικά στοιχεία $8.5 trillion 2005 $10 trillion 2008 Οι πράξεις B2B είναι πολύ περισσότερες από τις πράξεις B2C. Οι λόγοι είναι Ανάγκη αυτοματοποίησης των διαδικασιών για τις εταιρίες. Μη ανάλογη ανάπτυξη του εμπορίου B2C. 10/17/2008

Αναγκαιότητα B2B e-Commerce B2C e-Commerce είναι ένας εναλλακτικός τρόπος πώλησης προϊόντων με συγκριτικά πλεονεκτήματα παραμετροποίησης και κόστους για τον καταναλωτή σε σχέση με τους παραδοσιακούς τρόπους διάθεσης. Η υιοθέτηση B2B e-Commerce πρακτικών από τις εταιρίες και τους οργανισμούς είναι επιβεβλημένη προκειμένου: Να μειώσουν τα λειτουργικά τους έξοδα και τα έξοδα προμηθειών. Να αυξήσουν την παραγωγηκότητα του οργανισμού. Να αυτοματοποιήσουν διαδικασίες μειώνοντας το χρόνου διεξαγωγής αύξηση της ποιότητα του παραγόμενου αποτελέσματα. 10/17/2008

Βασικοί τύποι αγορών Β2Β (1/2) Sell-side: Ένας πωλητής και πολλοί αγοραστές. Buy-side: Ένας αγοραστής και πολλοί πωλητές. Exchanges: Αγοραστές και πωλητές αλληλεπιδρούν μεταξύ τους με χρήση μία κοινής πλατφόρμας. Chemconnect.com Alibaba.com ImarketKorea.com Hub Manager: Ο οργανισμός έχει τη δυνατότητα να αλληλεπιδρά με το σύνολο των εξωτερικών οντοτήτων, όπως πελάτες, προμηθευτές, χρηματοπιστοτικά ιδρύματα, κυβερνητικούς μηχανισμούς κλπ Sell-side και buy-side EC εστιάζονται σε μία εταιρία. Κατά συνέπεια πρόκειται για Company Centric EC. Επιπλέον οι αγοραστές και οι πωλητές ελέγχονται από την εταιρία αυτή, κατά συνέπεια η συγκεκριμένες Κινήσεις είναι κατά βάση ιδιωτικές. 10/17/2008

Βασικοί τύποι αγορών Β2Β (2/2) 10/17/2008

Κατηγοριοποίηση αγορών Vertical Marketplaces: Αγορές που εστιάζονται σε ένα συγκεκριμένο τομέα της επιχειρηματικότητας ή της βιομηχανίας (π.χ. αγορές πετρελαιοειδών) Horizontal Marketplaces: Αγορές που εστιάζονται σε μία υπηρεσία ή προϊόν που χρησιμοποιείται στο σύνολο της επιχειρηματικής δραστηριότητας (π.χ. αγορές αναλώσιμών γραφείου ή ηλεκτρονικών υπολογιστών) 10/17/2008

Τύποι αγορών και προϊόντων Τύποι επιχειρηματικών κινήσεων Spot Buying: Αγορές αγαθών εφόσον προκύψει ανάγκη. Κατά κανόνα οι αγορες on-demand έχουν υψηλότερο κόστος. Κατά κανόνα όσο επιτακτικότερη είναι η ανάγκη προμήθειας εκτός προγράμματος τόσο ακριβότερο είναι το τίμημα. Strategic Buying: Αγορές αγαθών βασιζόμενες σε συμβόλαια μεγάλης διάρκειας π.χ. μία μεταφορική/αεροπορική εταιρία μπορεί να προ-αγοράσει τα καύσιμα της χρονιάς σε σταθερή τιμή. Τύποι αγαθών Direct materials: χρησιμοποιούνται για την κατασκευή του τελικού προϊόντος. Indirect materials: χρησιμοποιούνται κυρίως ως αναλώσιμα και υλικά επισκευών. Δεν σχετίζονται με το τελικό προϊόν. 10/17/2008

Πλεονεκτήματα υιοθέτησης e-B2B μοντέλου Αυτοματοποιεί τις διαδικασίες Αυξάνει τη «διαφάνεια» των διαδικασιών. Καλύτερες δυνατότητες επίβλεψης. Μειώνει σε μεγάλο βαθμό: την χρήση χειρογράφων και τα πιθανά σφάλματα από την ανθρώπινη παρέμβαση. τη χρονική διάρκεια και την πολυπλοκότητα των διαδικασιών. την ανάγκη για διατήρηση μεγάλων ποσοτήτων αποθεμάτων. Αυξάνει σε μεγάλο βαθμό: την παραγωγηκότητα των εμπλεκοπένων εργαζομένων στις διαδικασίες τροφοδοσίας της επιχείρισης. Υπάρχουν μειονεκτήματα? 10/17/2008

Μειονεκτήματα υιοθέτησης e-B2B μοντέλου Πιθανότερο μειονέκτημα Αδρανοποιούνται κάποια παραδοσιακά κανάλια πώλησης ή τροφοδοσίας (market disintermediation) που πιθανόν να εξακολουθούν να είναι χρήσιμα και αποτελεσματικά για τον οργανισμό. 10/17/2008

One-to-Many – Sell Side Marketplaces Αυτοματοποίηση των διαδικασιών πώλησης και μείωση του κόστους πώλησης προς τον πελάτη ή τους ενδιάμεσους distributors (μοντέλο B2B2C). Οι περισσότερες εταιρίες υψηλής τεχνολογίας έχουν portals για πωλήσεις Β2Β προς προμηθευτές. Παραδείγματα Microsoft (Microsoft Order Entry Tool – MOET) Whirlpool (Cut cost by 80% per order, 100% ROI in less than 8 months. Cisco operates Cisco Connection Online Microsoft MOET – Extranet based. Distributors can make transaction and view order status. $10billion annually. Whirlpool Partners in 170 countries. Middle tier partners were 25% of their partner base and generate 10% of annual revenue. Could not afford direction connection to Whirlpool and orders were made using phone or fax. Whirlpool created a portal to support them. 10/17/2008

Cisco Connection Online (Case Study-1/2) μέσω CCO γίνεται το 85% των ερωτήσεων πελατών και το 95% των λήψεων s/w. Όλα τα προϊόντα παραγγέλονται μέσα από το CCO Παραμετροποίηση προϊόντων. Παραγγελία προϊόντων. Παρακολούθηση της εξέλιξης της παραγγελίας. Η εταιρία προχώρησε στον πλήρη διαχωρισμό των πωλήσεων h/w και s/w μεγαλύτερη ευελιξία για τους πελάτες. 10/17/2008

Cisco Connection Online (Case Study-1/2) Πλεονεκτήματα για την εταιρία Μείωση των λειτουργικών εξόδων $363 million από το τμήμα παραγγελιών. $125 million από το τμήμα τεχνικής υποστήριξης. $180 million από έλλειψη αποστολής καταλόγων, νέων εκδόσεων s/w κλπ Έλλειψεις λαθών κατά τις παραγγελίες. Μείωση του χρόνου εξυπηρέτησης των παραγγελιών. Πλεονεκτήματα για τους distributors Γρηγορότερη παραμετροποίηση προϊόντων και λήψη τιμών. Ευκολότερη συνεργασία με το προσωπικό της Cisco (μηχανικούς, πωλητές κλπ). 10/17/2008

One-from-Many: Buy-side marketplaces (e-Procurement) Υπάρχουν 6 βασικές κατηγορίες e-Procurement (πηγή wikipedia): e-sourcing: Αναζήτηση της βέλτιστης λύσης για τροφοδοσία. e-tendering: Αποστολή RFP προς του ενδιαφερόμενους και αξιολογηση προσφορών. e-reverse auctioning: Αποστολή RFP και διεξαγωγή δημοπρασίας για τους ενδιαφερόμενους. Web-based ERP: Διαχείριση προσφορών μέσα από τη χρήση Enterprise Resource Planning. e-MRO: Διαχείριση προσφορών για indirect materials. 10/17/2008

Πλεονεκτήματα υιοθέτησης e-Procurement Μείωση του διαχειριστικού κόστους ανά παραγγελία έως και 90% Αύξηση της παραγωγικότητας του ανθρώπινου δυναμικού με παράλληλη μείωση των απαιτήσεων του σε εξειδίκευση. Μείωση των τιμών αγοράς μέσα από διαδικασίες Δημοπρασίες χαμηλότερου τιμήματος πώλησης (reverse auctions). Συνάθροιση αγορών και συνεπαγόμενες εκπτώσεις για αγορές μεγάλων ποσοτήτων. Μείωση της χρονικής διάρκειας από την έναρξη μέχρι τη λήξη της προμήθειας. Ελαχιστοποίηση των αγορών που γίνονται on-demand (μεγαλύτερο κόστος για τις αγορές αυτές). 10/17/2008

Πλεονεκτήματα υιοθέτησης e-Procurement Βελτίωση των διαδικασιών πληρωμής (γρηγορότερες πληρωμές). Εγκατάσταση ασφαλών και αποτελεσματικών μηχανισμών συνεργασίας με τους προμηθευτές. Μείωση του αριθμού των προμηθετευών. Μείωση διαθεσίμων υλικών στις αποθήκες. Ελαχιστοποίηση λαθών λόγο παρέμβασης του ανθρώπινου παράγοντα. Ενσωμάτωση ελέγχων σχετικά με άνω όρια αγορών. Αυτόματη εξαγωγή στατιστικών στοιχείων. Διόρθωση της στρατηγικής προμηθειών με βάση τα στατιστικά στοιχεία του παρελθόντος. 10/17/2008

Πουλώντας με τη βοήθεια δημοπρασιών Αφορά κυρίως τη χρήση πλεονάζοντος εξοπλισμού ή υλικών. Πλεονεκτήματα Δημιουργία επιπλέον εισοδήματος σε σχέση με την πώληση με άλλους τρόπους. Μείωση διαχειριστικών εξόδων κατά την πώληση. Ιστοτόποι για διενέργεια δημοπρασιών liquidation.com auctions.yahoo.com ebay.com asset-auctions.com 10/17/2008

Buy-Side e-Marketplaces: Reverse Auctions 10/17/2008

Buy-Side e-Marketplaces: Reverse Auctions Λόγο της μεγάλης έκτασης των αντίστροφων δημοπρασιών δημοσιεύονται κατάλογοι με τις ανοιχτές δημοπρασίες. auctionsniper.com auctionflex.com Οργανισμοί ειδικεύονται στη διενέργεια δημοπρασιών αυτού του είδους. liquiedation.com ariba.com asset-auctions.com cosmo-one.gr (ελληνικό site για τη διενέργεια δημοπρασιών) 10/17/2008

Θέματα ασφάλειας κατά τη διενέργεια των δημοπρασιών Βασικά ζητήματα κατά τη διενέργεια μία δημοπρασίας είναι η ασφάλεια της μεταφερόμενης πληροφορίας η ανωνυμία των προσφορών για το σύνολο των συμμετεχόντων. η εξασφάλιση της ταυτότητας των συμμετεχόντων, ώστε να μην μπορούν να αρνηθούν τη συμμετοχή τους και τις προσφορές που έχουν θέσει (non-repudiation). Περισσότερα για τις ηλεκτρονικές δημοπρασίες: ZDNet Australia, “Reverse Auctions: Friend or foe?” Hedgehog.com, “Save with reverse auctions” 10/17/2008

Άλλοι τρόποι B2B αγορών Group Purchasing On-line Bartering Πολλές μικρές εταιρίες προμηθεύονται το ίδιο προϊόν σε μία παραγγελία. Καλύτερες τιμές λόγο μεγέθους παραγγελίας. Συνήθως γίνεται με τη μεσολάβηση ενός μεσάζοντα που κάνει την παραγγελία για λογαριασμό τους και αναδιανέμει τις αντίστοιχες ποσότητες (π.χ. buyerzone.com, higpa.com). On-line Bartering Πώληση προϊόντων μεταξύ οργανισμών μέσα από bartering exchanges. Αγορά και πώληση αγαθών με ανταλλαγή πόντων για κάθε αγορά. 10/17/2008

Αυτοματοποίηση των διαδικασιών B2B EDI Αποστολή και λήψη business documents σε private δίκτυα. Τα κείμενα χρησιμοποιούν EDI specific format. Internet based EDI Web-Services (TCP/IP, HTTP, XML,SOAP, ) XML as information formation standard X-BRL (XML Business Reporting Language) Χρήση intranets και extranets 10/17/2008