MICROSOFT ACCESS CDACollege Limassol Campus Lecture:Pelekanou Olga

Πρόγραμμα Έννοιες Βάσης Δεδομένων Προσαρμογή Ρυθμίσεων Κύριες λειτουργίες Ορισμός ενός πρωτεύοντος κλειδιού Πίνακες (Tables) Φόρμες (Forms) Ερωτήματα (Queries) Εκθέσεις (Reports) Παραδείγματα

1. ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ   ΒΑΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ : μια οργανωμένη συλλογή από συσχετισμένα δεδομένα σχετικά με ένα ή περισσότερα θέματα . ΣΥΣΧΕΤΙΖΟΜΕΝΗ ΒΑΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ : είναι μια βάση δεδομένων που βασίζεται σε πίνακες .Οι πίνακες μεταξύ τους παρέχουν πληροφορίες ο ένας στον άλλο

Δεδομένα Δεδομένα - μπορεί να είναι κείμενο , ήχος , εικόνα αριθμοί τα οποία από μόνα τους δεν σημαίνουν κάτι.Για να τα καταλάβουμε πρέπει να επεξεργαστούν και να γίνουν πληροφορίες. Πληροφορίες - είναι τα επεξεργασμένα δεδομένα. Βάση δεδομένων - είναι μια οργανωμένη συλλογή από συσχετισμένα δεδομένα σχετικά με ένα η περισσότερα θέματα.

Δημιουργία μιας νέας βάσης δεδομένων Όταν είμαστε ήδη μέσα στην εφαρμογή Microsoft Access, ακολουθούμε τα πιο κάτω βήματα: Κλικ στο Blank Database. Επιλέγουμε πού θα αποθηκεύσουμε από το κουτί Save in. Γράφουμε το όνομα του αρχείου στο κουτί File Name – π.χ. Lycium. Κλικ στο Create.

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΙΝΑΚΑΣ:Δεδομένα τα οποία κατακρατούνται σε γραμμές και στήλες . Μια στήλη ορίζει ένα πεδίο και μια γραμμή ορίζει μια εγγραφή . Μια στήλη σε ένα πίνακα ορίζει ένα πεδίο. Μια γραμμή σε ένα πίνακα ορίζει μια εγγραφή. Ιδιότητες σε ένα πίνακα : Field size – ορίζει το μέγεθος ενός πεδίου πχ μια ταυτότητα 804024 θα έχει μέγεθος πεδίου 6 Required(απαιτούμενο) – εξ ορισμού είναι no και σημαίνει ότι μπορώ ένα πεδίο να το αφήσω κενό.Αν το κάνω yes τότε δεν επιτρέπει να παραμείνει κενό ένα πεδίο. Indexed (ευρετήριο)– εξ ορισμού είναι no δηλαδή το πεδίο δεν είναι ευρετήριο.Το μοναδικό πεδίο που είναι ευρετήριο (δηλαδή επιταχύνει τις αναζητήσεις μου) είναι το πρωτεύων κλειδί που εξ ορισμού είναι yes no duplicates.Αν μου ζητήσει να κάνω ένα πεδίο ευρετήριο εκτός του πρωτεύοντος κλειδιού τότε το κάνω yes duplicates ok.

Πίνακες Ένας πίνακας αποτελείται από γραμμές και στήλες. Μια γραμμή θεωρείται μια εγγραφή και είναι μια ομάδα από λεπτομέρειες σχετικά με ένα συγκεκριμένο αντικείμενο του πίνακα. Θα μπορούσε να περιέχει ένα όνομα πελάτη, τον αριθμό ταυτότητας μέλους του, κ.λπ.. Μια στήλη είναι ένα πεδίο, που αντιπροσωπεύει μια ειδική κατηγορία πληροφοριών σχετικά με τις εγγραφές μέσα στον πίνακα. Για παράδειγμα, θα έχει το ονόματα όλων των ηθοποιών σε μια συγκεκριμένη κινηματογραφική ταινία.

Τι είναι ο τύπος δεδομένων ενός πεδίου Ένα πεδίο πρέπει να έχει ένα συγκεκριμένο τύπο δεδομένων για να δέχεται δεδομένα μόνο αυτού του τύπου: όπως Κείμενο, Αριθμό, Νόμισμα. ό

Τι είναι οι ιδιότητες ενός πεδίου Κάθε πεδίο έχει μια σειρά από ιδιότητες που σχετίζονται με αυτό. Για παράδειγμα, το Field Size (καθορισμένο σε 255 στο πιο κά΄τω παράδειγμα) σημαίνει ότι το πεδίο θα δεχθεί στο μέγιστο 255 χαρακτήρες. Άλλες ιδιότητες συμπεριλαμβάνουν αντικείμενα όπως η εγκυρότητα των δεδομένων, το οποίο σημαίνει ότι οι πληροφορίες που εισάγονται σε ένα πεδίο έχουν νόημα.

Πίνακες Πεδία Εγγραφές

ΠΙΝΑΚΑΣ Validation rule (κανόνες εγκυρότητας)– περιορίζω ένα πεδίο πχ ζητά στο πεδίο μισθός να δέχεται τιμές μεγαλύτερες του 200.Είμαι κλικ στο πεδίο και στην ιδιότητα validation rule βάζω >500 Format – αν έχω date/time αλλάζω την μορφή της ημερομηνίας ενώ αν έχω currency αλλάζω την μορφή του νομίσματος. Πρωτεύων κλειδί – ένα πεδίο το οποίο είναι μοναδικό και δεν υπάρχει πιθανότητα να υπάρχει δύο φορές. Ευρετήριο – επιταχύνει τις αναζητήσεις μας.Επίσης βεβαιώνει ότι τα περιεχόμενα ενός πεδίου είναι μοναδικά . Συσχετισμοί πινάκων – χρησιμοποιούνται για να αποφεύγεται η περιττή επανάληψη των δεδομένων.Δηλαδή οι πίνακες συνεργάζονται και δίνουν τα απαραίτητα δεδομένα ο ένας στον άλλο. Αναφερόμενη ακεραιότητα είναι ένα σύστημα κανόνων της Access που βεβαιώνει ότι οι συσχετισμοί στις εγγραφές σε συσχετιζόμενους πίνακες είναι έγκυροι και ότι δεν θα αλλάξουμε ή διαγράψουμε τυχαία συσχετισμένα δεδομένα.

2. Προσαρμογή Ρυθμίσεων Αλλαγή μεταξύ οπτικών μεθόδων σε έναν πίνακα, φόρμα, έκθεση, ερώτημα Ανοίγουμε έναν πίνακα, μια φόρμα, μιαν έκθεση η ένα ερώτημα View Επιλέγουμε ένα από τα ακόλουθα: Design View: Παρουσιάζει την οπτική μέθοδο η οποία μας επιτρέπει να εισάγουμε πεδία, τύπους δεδομένων και περιγραφές μέσα στη βάση δεδομένων Datasheet View: Παρουσιάζει την οπτική μέθοδο η οποία μας επιτρέπει να εισάγουμε τα δεδομένα μέσα στη βάση δεδομένων

3. Κύριες λειτουργίες Δημιουργία ενός πίνακα στο Datasheet View Κλικ στο Tables Κλικ στο New Επιλέγουμε το Datasheet View Κλικ στο OK 5. Διπλό κλικ στο Field1 Γράφουμε το όνομα του πεδίου – π.χ. StudentID D

Δημιουργία ενός πίνακα στο Datasheet View Επαναλαμβάνουμε τα βήματα 5-6 όπως πιο πάνω για το Field2, Field3, κ.λπ. Γράφουμε τις εγγραφές για κάθε πεδίο 9. File 10. Save 11. Γράφουμε το όνομα του πίνακα –π.χ. Students Κλικ στο OK File Close

Δημιουργία ενός πίνακα στο Design View Κλικ στο Tables Κλικ στο New Επιλέγουμε το Design View Κλικ στο OK Γράφουμε το όνομα του πεδίου κάτω από τη στήλη Field Name – π.χ. StudentID

Δημιουργία ενός πίνακα στο Design View Επιλέγουμε τον τύπο των δεδομένων από τις επιλογές Data Type - π.χ. Number Επαναλαμβάνουμε τα βήματα 5-6 όπως πιο πάνω για τα άλλα πεδία File Save As Γράφουμε το όνομα του πίνακα – π.χ. Students1 Κλικ στο OK Close

4. Ορισμός ενός πρωτεύοντος κλειδιού View Design View Επιλέγουμε ένα πεδίο – π.χ. StudentID Κλικ στο κουμπί Primary Key Πρωτεύοω Κλειδί

Πίνακες

Πίνακες Δημιουργία ενός πίνακα στο Datasheet View Κλικ στο Tables. Κλικ στο New. Επιλέγουμε το Datasheet View. Δημιουργήστε τους πιο κάτω τρεις πίνακες ακριβός όπως φαίνονται χρησιμοποιώντας τα ίδια ονόματα και τον ίδιο τύπο δεδομένων. Table Students

Πίνακες Table Teachers

Πίνακες Table Father

Σχεδιασμοί πινάκων Μετά που θα δημιουργήσουμε πολλούς πίνακες στη βάση δεδομένων, χρειαζόμαστε έναν τρόπο να πούμε στη Microsoft Access πώς να φέρει αυτές τις πληροφορίες ξανά πίσω μαζί. Το πρώτο βήμα σε αυτήν τη διαδικασία είναι να ορίσουμε συσχετισμούς μεταξύ των πινάκων. Ένας συσχετισμός δουλέυει σύμφωνα με το ταίριασμα δεδομένων σε πεδία κλειδιά, συνήθως ένα πεδίο με το ίδιο όνομα και στους δύο πίνακες. Στις περισσότερες περιπτώσεις αυτά τα ταιριαστά πεδία είναι το πρωτεύον κλειδί από τοω έναν πίνακα και ένα ξένο κλειδί΄από τον άλλο πίνακα.

Για παράδειγμα, οι δάσκαλοι μπορούν να συνδεθούν με τους μαθητές για τους οποίους είναι υπεύθυνοι δημιουργώντας ένα συσχετισμό μεταξύ του πίνακα Teachers και του πίνακα Students χρησιμοποιώντας τα πεδία TeacherID.

Δημιουργία ενός μονοσήμαντου συσχετιςμού ένας-προς-ένα μεταξύ πινάκων Σε ένα συσχετισμό ένα-προς-ένα, κάθε εγγραφή σε έναν πίνακα μπορεί να έχει μόνο ένα συσχετισμό με μια εγγρραφή από έναν άλλο πίνακα. Αυτός ο συσχετισμός δε συμβαίνει πολύ συχνά, επειδή συνήθως εάν έχουμε ένα συσχετισμό ένα-προς-ένα μπορούμε να συμπεριλάβουμε τα πεδία στο δέυτερο πίνακα μέσα στον αρχικό πίνακα. Όταν τα πεδία που ενώνουν τους δύο πίνακες είναι και τα δύο πρωτεύοντα κλειδιά, έχουμε πάντα ένα συσχετισμό ένα-προς-ένα.

Συσχετισμοί πινάκων Tools Relationships Την πρώτη φορά που επιλέγουμε το Relationships εμφανίζεται αυτόματα το παράθυρο Show Table.

4. Επιλέγουμε τον πίνακα που θα συσχετιστεί – π.χ. Students.

Συσχετισμοί πινάκων Κλικ στο Add Επαναλαμβάνουμε τα βήματα 4-5 όπως πιο πάνω για να προσθέσουμε και άλλον πίνακα – π.χ. Fathers. Κλικ στο Close, όταν τελειώσουμε. Εμφανίζεται το παράθυρο Relationships δείχνοντας όλους τους επιλεγμένους πίνακες. Για να συνδέσουμε πεδία σε δύο διαφορετικούς πίνακες, κάνουμε κλικ στο πεδίο μέσα στον πρώτο πίνακα, κρατούμε πατημένο το κουμπί του ποντικιού,

Συσχετισμοί πινάκων σύρουμε το πεδίο στο αντίστοιχο πεδίο μέσα στον άλλον πίνακα και αφίνουμε το κουμπί του ποντικιού – π.χ. StudentID. 10. Εμφανίζεται το παράθυρο Edit Relationships δείχνοντας τα συσχετισμένα πεδία.

Συσχετισμοί πινάκων Κλικ στο Create. Εμφανίζεται ο συσχετισμός με μια γραμμή η οποία συνδέει τα δύο πεδία. Εάν θέλουμε να διαγράψουμε ένα συσχετισμό μεταξύ δύο πινάκων: Κλικ στη γραμμή του συσχετισμού για να τοω επιλέξουμε Edit Delete 14. File 15. Save

Δημιουργία ενός πολυσήμαντου συσχετιςμού ένα-προς-πολλά μεταξύ πινάκων Ο συσχετισμός ένα-προς-πολλά είναι ο πιο κοινός τύπος συσχετισμού. Για να δουλέψει αυτός ο συσχετισμός, το πεδίο που ενώνει τους δύο πίνακες στο μέρος ένα(1) του συσχετισμού πρέπει να είναι μοναδικό. Συνήθως καθορίζεται το πρςτεύον κλειδί ως το συνδετικό πεδίο επειδή έχει ήδη προσδιοριστεί ως μοναδικό. Το πεδίο που συσχετίζει τους δύο πίνακες στο μέρος πολλά (≡) του συσχετισμού είναι γνωστό ως το ξένο κλειδί.

Συσχετισμοί πινάκων Tools Relationships Την πρώτη φορά που επιλέγουμε το Relationships εμφανίζεται αυτόματα το παράθυρο Show Table.

4. Επιλέγουμε τον πίνακα που θα συσχετιστεί – π.χ. Students.

Δημιουργία ενός πολυσήμαντου συσχετιςμού ένα-προς-πολλά μεταξύ πινάκων Κλικ στο Add Επαναλαμβάνουμε τα βήματα 4-5 όπως πιο πάνω για να προσθέσουμε και άλλον πίνακα – π.χ. Teachers. Κλικ στο Close, όταν τελειώσουμε. Εμφανίζεται το παράθυρο Relationships δείχνοντας όλους τους επιλεγμένους πίνακες. Για να συνδέσουμε πεδία σε δύο διαφορετικούς πίνακες, κάνουμε κλικ στο

Δημιουργία ενός πολυσήμαντου συσχετιςμού ένα-προς-πολλά μεταξύ πινάκων πεδίο μέσα στον πρώτο πίνακα, κρατούμε πατημένο το κουμπί του ποντικιού, σύρουμε το πεδίο στο αντίστοιχο πεδίο μέσα στον άλλον πίνακα και αφίνουμε το κουμπί του ποντικιού – π.χ. TeacherID. 10.Εμφανίζεται το παράθυρο Edit Relationships δείχνοντας τα συσχετισμένα πεδία.

Δημιουργία ενός πολυσήμαντου συσχετιςμού ένα-προς-πολλά μεταξύ πινάκων Κλικ στο Create. Εμφανίζεται ο συσχετισμός με μια γραμμή η οποία συνδέει τα δύο πεδία. 13. Εάν θέλουμε να διαγράψουμε ένα συσχετισμό μεταξύ δύο πινάκων: Κλικ στη γραμμή του συσχετισμού για να τον επιλέξουμε Edit Delete Κλικ στο Yes 14. File 15. Save

Θα δοθεί επιπρόσθετο φυλλάδιο Ασκήσεις Θα δοθεί επιπρόσθετο φυλλάδιο

Βάση δεδομένων Hospital 1995 (Microsoft) Windows 95 1998 (Apple) iMacComputer

Βάση δεδομένων Hospital

Βάση δεδομένων Hospital

Βάση δεδομένων Hospital

Βάση δεδομένων Hospital

Βάση δεδομένων Hospital

Συσχετισμοί πινάκων Μετά που θα δημιουργήσουμε πολλούς πίνακες στη βάση δεδομένων μας, χρειαζόμαστε έναν τρόπο να πούμε στη Microsoft Access πώς να φέρει αυτές τις πληροφορίες ξανά πίσω μαζί. Το πρώτο βήμα σε αυτήν τη διαδικασία είναι να ορίσουμε συσχετισμούς μεταξύ των πινάκων μας.

Συσχετισμοί πινάκων

Φόρμες Εργασία με τις φόρμες Δημιουργία μιας φόρμας με το Form Wizard Κλικ στο Forms Κλικ στο New Επιλέγουμε το Form Wizard Διαλέγουμε τοω πίνακα ή το ερώτημα απ’όπου έρχονται τα δεδομένα - π.χ. Students Κλικ στο OK Επιλέγουμε τα πεδία που θα συμπεριλθούν στη φόρμα μας

Φόρμες 7. Εάν θέλουμε, μπορούμε να διαλέξουμε και άλλο συσχετισμένο πίνακα ή ερώτημα από το κουτί Tables/Queries. Κλικ στο Next . Επιλέγουμε τη διάταξη της φόρμας – π.χ. Tabular Επιλέγουμε το στυλ της φόρμας – π.χ. Stone Γράφουμε τον τίτλο της φόρμας – π.χ. Hospital Κλικ στο Open the form to view or enter information, εάν θέλουμε να δούμε τη φόρμα ή κλικ στο Modify the form’s design, εάν θέλουμε να κάνουμε οποιεσδήποτε αλλαγές στη φόρμα μας 15. Κλικ στο Finish.

Φόρμες Άνοιγμα μιας φόρμας στο Design View: 1. Ανοίγουμε μια φόρμα 2 Φόρμες Άνοιγμα μιας φόρμας στο Design View: 1. Ανοίγουμε μια φόρμα 2. View 3. Design View

Φόρμες Θα δημιουργήσουμε μια φόρμα για εισαγωγή δεδομένων.

Φόρμες

Φόρμες

Φόρμες

πίνακας                                                                         

Φόρμες

Φόρμες