Διαχείριση Έργων Πληροφορικής Διάλεξη 2η Σχεδιασμός – Χρονοπρογραμματισμός Έργου

Τι περιλαμβάνεται στη διαχείριση ενός έργου; Προγραμματισμός, εκτέλεση και έλεγχος Καθορισμός έργου, ανάθεση αρμοδιοτήτων Διαχείριση χρόνου Διαχείριση κόστους Διαχείριση ποιότητας Διοίκηση ανθρωπίνων πόρων Διαχείριση επικοινωνίας Διαχείριση κινδύνου Διαχείριση διαδικασιών προμήθειας/αγορών Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Εργαλεία Διαχείρισης Έργων Μέθοδοι διαχείρισης Εργαλεία λογισμικού MS Project PRINCE2® Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Σύγχρονες Τάσεις στη Διαχείριση Έργου Διαχείριση κινδύνων Νέες τεχνικές χρονοπρογραμματισμού Εξωτερική ανάθεση Συντονισμός ομάδας έργου Τεχνικές ελέγχου Αντίκτυπος νέων τεχνολογιών (π.χ. εικονικές ομάδες έργου) Χρήση προτύπων (π.χ. PMIBOK) Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Πού εφαρμόζεται η διαχείριση έργων; Εργοκεντρική διοίκηση Γενικός διευθυντής έργου Τεχνικός διευθυντής έργου Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11 Περιβάλλον έργου Εμπλεκόμενοι Πελάτες Οργανωτική δομή εταιρείας Απαιτήσεις αγοράς Ανταγωνιστές Τεχνολογία Νομοθετικό-κανονιστικό πλαίσιο Οικονομικές συνθήκες Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11 Χαρακτηριστικά Έργου Έναρξη και λήξη Κύκλος ζωής Προϋπολογισμός Μοναδικές δραστηριότητες Χρήση πόρων Ομαδική εργασία Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Βασικά στάδια διαχείρισης έργου Προσδιορισμός ανάγκης για νέο προϊόν/υπηρεσία Καθορισμός στόχων του έργου και της σχετικής σπουδαιότητάς τους Επιλογή κατάλληλων δεικτών επιδόσεων Σχεδιασμός έργου Κατάρτιση χρονοπρογραμματισμού Κατάρτιση προϋπολογισμού Τεχνολογική υποστήριξη Υλοποίηση προγράμματος Παρακολούθηση και έλεγχος έργου Αξιολόγηση επιτυχίας έργου Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11 Κύκλος ζωής Έργου Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11 Κύκλος ζωής Έργου Στην πράξη οι τέσσερις φάσεις μπορεί να επικαλύπτονται. Όμως, πρέπει να λάβουμε υπόψη τα ακόλουθα: Στις αρχικές φάσεις είναι πιο εύκολο να προστεθεί αξία. Το κόστος αλλαγών αυξάνει στις τελικές φάσεις. Η δυνατότητα παρέμβασης μειώνεται με την εξέλιξη του έργου. Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Κριτήρια Επιλογής Οργανωσιακής Δομής Έργου Τεχνολογία Χρηματοοικονομικά του έργου Επικοινωνία Ευθύνη για το έργο Συντονισμός Σχέσεις με τους πελάτες Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Επιλογή οργανωσιακής δομής διαχείρισης έργων Πλήθος και σημασία έργων Επίπεδο αβεβαιότητας Απαιτούμενη τεχνολογία Πολυπλοκότητα έργων Διάρκεια έργων Πόροι που απαιτούνται (χρήματα, δεδομένα ) Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11 Μελέτη Σκοπιμότητας Τεκμηριώνει ότι το έργο είναι εφικτό και θα έχει θετικά αποτελέσματα. Ενδεικτικό Περιεχόμενο: Περίληψη (executive summary) Περιγραφή προτεινόμενης λύσης/τεχνολογίας αναφέροντας τα οφέλη που θα προκύψουν, τα πλεονεκτήματα σε σχέση με τις εναλλακτικές επιλογές, επιτυχημένες εφαρμογές/χρήσεις σε άλλες περιπτώσεις ή επιχειρήσεις, κ.λπ. Επιπτώσεις από την εφαρμογή της προτεινόμενης τεχνολογίας (π.χ. ποιοι χρήστες επηρεάζονται, πόσο χρονικό διάστημα θα μεσολαβήσει για την πλήρη λειτουργία, ζητήματα διαλειτουργικότητας κ.λπ.) Εκτίμηση κόστους (όχι προϋπολογισμό, κόστος μη εφαρμογής της λύσης) Συνιστώμενες δράσεις (πλάνο) Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Στόχοι Χρονοπρογραμματισμού Πότε θα ολοκληρωθεί το έργο, εάν κάθε δραστηριότητα ολοκληρωθεί σύμφωνα με το σχεδιασμό; Ποιες διαδικασίες είναι πιο κρίσιμες για την ολοκλήρωση του έργου, ποιες μπορεί να καθυστερήσουν και πόσο; Πότε πρέπει να ξεκινήσει και να ολοκληρωθεί κάθε δραστηριότητα; Πόσα χρήματα έχουν δαπανηθεί σε κάθε χρονική στιγμή; .. Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11 Βασικές έννοιες Δραστηριότητα: απλή επιμέρους εργασία του όλου έργου, για την εκτέλεση της οποίας απαιτείται κάποιος χρόνος και κάποιοι πόροι. Παράλληλες Σε σειρά Πίνακας Συσχετίσεων Δραστηριοτήτων Γεγονός – Ορόσημο: Σημαντικό γεγονός στον κύκλο ζωής του έργου π.χ. έναρξη έργου, κατασκευή πρωτοτύπου κ.λπ. Ημερολόγιο Χρονική μονάδα – διάρκεια δραστηριοτήτων Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11 Σχεδιασμός Έργου Προσδιορισμός των δραστηριοτήτων που αποτελούν το έργου, καθορισμός των σχέσεων αλληλεξάρτησης μεταξύ τους και (γραφική) απεικόνιση της συνολικής πορείας του έργου. Σε τι επίπεδο ανάλυσης; Σε μεγάλα έργα είναι καλύτερο να ακολουθείται τμηματική ανάλυση Η (υπο)διαίρεση μιας εργασίες σε (υπο)δραστηριότητας καλό είναι να λαμβάνει υπόψη τα ακόλουθα: Κάθε δραστηριότητα να διαρκεί μεταξύ 0,5% - 2% της συνολικής διάρκειας του έργου Προσοχή στις κρίσιμες δραστηριότητες, ανεξαρτήτως διάρκειας Προσοχή στο μεγάλο αριθμό δραστηριοτήτων (υποέργα) Γραφική απεικόνιση έργου Διαγράμματα Gantt Δικτυωτή ανάλυση Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Χρονικά αναλογικά Δίκτυα Διάγραμμα Gantt Κάθε δραστηριότητα αναπαρίσταται με οριζόντια γραμμή με μήκος ανάλογο της χρονικής διάρκειάς της Δυνατότητα παρακολούθησης προόδου δραστηριοτήτων Ροή εκτέλεσης έργου από αριστερά και προς τα κάτω Σήμερα χρησιμοποιείται μόνο σε συνδυασμό με κάποια τεχνική που βασίζεται σε χρονικά μη-αναλογικά δίκτυα Gantt με ορόσημα (milestones) Με τροποποίηση μπορούν να απεικονίζουν και τις δαπάνες των δραστηριοτήτων, ή γενικά τους πόρους Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Γραμμικό Διάγραμμα (Gantt) Ορόσημα Σύμπτυξη δραστηριοτήτων Αναθεώρηση διαγράμματος Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Πλεονεκτήματα γραμμικών διαγραμμάτων Απλός σχεδιασμός, δε χρειάζονται εξειδικευμένες γνώσεις Γρήγορη εύρεση δραστηριοτήτων που εκτελούνται Καλή εποπτεία της πορείας του έργου Γρήγορη ανίχνευση πιθανών προβλημάτων Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Μειονεκτήματα γραμμικών διαγραμμάτων Δεν απεικονίζουν αληλοσυσχέτιση διαδικασιών Δεν είναι κατάλληλα για έργα με μεγάλο πλήθος δραστηριοτήτων Ανάγκη συνεχούς επανασχεδιασμού Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Τεχνικές δικτυωτής ανάλυσης Μέθοδος της Κρίσιμης Διαδρομής (CPM) PERT (Project Evaluation & Review Technique) Παραλλαγές τους. Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Εφαρμογή δικτυωτής ανάλυσης Σχεδιασμός έργου Ανάλυση σε δραστηριότητες, καθορισμός προτεραιοτήτων και αλληλο-συσχετίσεων Χρονοπρογραμματισμός δραστηριοτήτων Εκτίμηση διάρκειας δραστηριοτήτων Έλεγχος Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Σχέσεις Δραστηριοτήτων Έναρξη μετά τη Λήξη (Finish-to-Start, FS): Έναρξη της δραστηριότητας μετά τη λήξη των προηγούμενων, (χρον. Υστέρηση) Έναρξη μετά την Έναρξη (Start-to-Start, SS): Έναρξη της δραστηριότητας μετά από κάποιο διάστημα από την έναρξη άλλης δραστηριότητας (χρον. υστέρηση) Λήξη μετά τη Λήξη (Finish-to-Finish, FF): Η δραστηριότητα πρέπει να λήξει κάποιο διάστημα μετά τη λήξη άλλης δραστηριότητας Λήξη μετά την Έναρξη (Start-to-Finish, SF): Η δραστηριότητα πρέπει να λήξει όταν ξεκινά κάποια άλλη. Συνήθως δεν τη χρησιμοποιούμε στα δίκτυα δραστηριοτήτων! Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Διαγράμματα Δικτύου – Δικτυωτή Ανάλυση Κομβικά δίκτυα: Γραφήματα που οι κόμβοι τους συμβολίζουν δραστηριότητες Τοξωτά δίκτυα: Γραφήματα που οι κόμβοι τους συμβολίζουν γεγονότα και τα τόξα δραστηριότητες Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Τοξωτά Δίκτυα: Γεγονός Εκφράζει αρχή ή τέλος μίας δραστηριότητας ή ομάδας δραστηριοτήτων Γεγονός διπλού ρόλου Δεν καταναλώνει πόρους ή χρόνο Συμβολίζεται με ένα κόμβο στο δίκτυο Οι κόμβοι αριθμούνται συνήθως με διαδοχικούς φυσικούς αριθμούς για τον προσδιορισμό των γεγονότων κατά σειρά διαδοχής τους Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Τοξωτά Δίκτυα: Δραστηριότητα Κάθε εργασία ενός έργου που απαιτεί χρόνο και πόρους και συνεπάγεται κόστος Έχει μία αρχή και ένα τέλος Έχει πεπερασμένη χρονική διάρκεια Συμβολίζεται στο δίκτυο με ένα τόξο (το μήκος του τόξου δεν έχει καμία φυσική σημασία) Αναγνωρίζονται συνήθως από τα γεγονότα αρχής και τέλους Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Τοξωτά Δίκτυα: Αλληλεξάρτηση Δραστηριοτήτων Σχέση Πέρατος – Αρχής (Finish-to-Start) Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Αρχές κατασκευής τοξωτού δικτύου Κάθε δραστηριότητα παριστάνεται με ένα και μόνο βέλος Τα βέλη δείχνουν τις σχέσεις μεταξύ των δραστηριοτήτων Τα γεγονότα δεν έχουν διάρκεια (είναι στιγμιαία) Σε κάθε δίκτυο υπάρχει από ένα μόνο γεγονός έναρξης και πέρατος (κλειστά δίκτυα) Το δίκτυο δεν μπορεί να περιλαμβάνει ανακυκλώσεις Δύο διαδοχικά γεγονότα μπορούν να συνδέονται με μια μόνο δραστηριότητα (= δυο δραστηριότητες δε μπορούν να έχουν κοινή αρχή και κοινό τέλος) Πλασματικές δραστηριότητες (ψευδοδραστηριότητες) Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Πλασματική δραστηριότητα Λάθος Σωστό Σωστό Δεν απαιτεί πόρους (κόστος ή χρόνο) Συμβολίζονται με διακεκομμένη γραμμή (----) Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11

Αρχές κατασκευής τοξωτού δικτύου (συν.) Ένα γεγονός πραγματοποιείται μόνο όταν έχουν ολοκληρωθεί όλες οι συγκλίνουσες σε αυτό δραστηριότητες, ανεξάρτητα από το χρόνο λήξης τους Δεν επιτρέπεται η διακοπή μιας δραστηριότητας πριν την ολοκλήρωσή της Σε κάθε δίκτυο ένα γεγονός πραγματοποιείται μόνο μία φορά Σε κάθε δίκτυο όλα τα γεγονότα, εκτός από τα γεγονότα αρχής και πέρατος συνδέονται με προηγούμενα και επόμενα γεγονότα Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, 2010-11