ΔΙΟΙΚΗΣΗ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ Κλεάνθης Συρακούλης

ΔΙΑΛΕΞΗ 3 - ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Η οργάνωση του εργου Ιστορικά στοιχεία θεωρίας stakeholders Κύρια σημεία θεωρίας των εμπλεκόμενων Συμμετοχικότητα και σχεδιασμός Η Logical Framework Approach Ανάλυση μερών Προσδιορισμός και ανάλυση προβλήματος Δένδρα (α) προβλήματος και (β) στόχων Εναλλακτικές, αξιολόγηση και στρατηγική για το έργο Project Matrix

ΔΙΑΛΕΞΗ 3 – ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ Να κατανοήσετε τα βασικά σημεία της θεωρίας των εμπλεκόμενων μερών. Να εμπεδώσετε τη χρησιμότητα της θεωρίας για το σχεδιασμό, την υλοποίηση και τη λειτουργία επιτυχημένων έργων. Να μπορείτε να εφαρμόσετε σε βασικό επίπεδο την LFA Να σας δοθεί το έναυσμα για περαιτέρω ενασχόληση με το αντικείμενο, τόσο θεωρητικά όσο και πρακτικά.

Η οργάνωση του έργου Αρμόδιο Όργανο Διακυβέρνησης (AGB) Επίπεδο Επιχειρησιακής Διαχείρισης Αρμόδιο Όργανο Διακυβέρνησης (AGB) Πλευρά αιτούντος Πλευρά παρόχου Επίπεδο Συντονισμού Συντονιστική Επιτροπή Έργου (PSC) (PO, SP, BM, PM) Επίπεδο Διεύθυνσης Κύριος έργου (PO) Πάροχος Λύσεων (SP) Επίπεδο Διαχείρισης Επιχειρησιακός Διαχειριστής (BM) Συνεργασία & Επικοινωνία Διαχειριστής έργου (PM) Ομάδα Υποστήριξης Έργου (PST) Ομάδα Επιχειρησιακής Ενσωμάτωσης (BIG) (Εκπρόσωποι χρηστών και επιχειρησιακών λειτουργιών) Επίπεδο Εκτέλεσης Κύρια Ομάδα Έργου (PCT) Διακυβέρνηση Επιχειρησιακά Μερική λήψη απόφασης Ομάδα έργου Συμβουλές & Αποφάσεις Υποστήριξη (προαιρετικά) Ενέργειες

Θεωρία διαχείρισης εμπλεκόμενων μερών Τεχνικές συμμετοχικού σχεδιασμού Θεωρία διαχείρισης εμπλεκόμενων μερών Τεχνικές συμμετοχικού σχεδιασμού LFA παράδειγμα Το 1ο τμήμα βασίστηκε σε παρουσίαση του Κώστα Χρυσικού , MSc. Project Management (15 /10/2015). Το 2ο τμήμα βασίστηκε σε παράδειγμα του NORAD, (Norwegian Agency for Development Cooperation, 1999) το οποίο προσαρμόστηκε για παρουσίαση και εκπαίδευση από τους Π. Φιτσιλή και Β. Γερογιάννη, στα πλαίσια του έργου Tempus IDEAL στο American University of Beirut (20/2/2014). 5

Ιστορικά στοιχεία 1/3 θεωρία των μετόχων(shareholder theory) θεωρία των εμπλεκόμενων(stakeholder theory) Αποστολή οργανισμού Αποστολή οργανισμού ΚΕΡΔΟΣ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ατόμων/ομάδων που συνδέονται με οργανισμό Μετατόπιση από ιδιωτικό τομέα σε δημόσιο τομέα Managers παίρνουν αποφάσεις που επηρεάζουν άτομα/ομάδες Ειδικά στο δημόσιο τομέα εφαρμόζεται σε πολιτικές-έργα-αναπτυξιακά προγράμματα

Ιστορικά στοιχεία 2/3 1930, Μεγάλη Ύφεση, η General Electric αναγνωρίζει 4 ομάδες ενδιαφέροντος 1940, η Johnson& Johnson’s αναγνωρίζει επίσης 4 ομάδες ενδιαφέροντος 1963, Stanford Research Institute πρώτη επίσημη χρήση όρου stakeholders 1984, E. Freeman, Stakeholder Management: A Strategic Approach

STAKEHOLDER VS SHAREHOLDER Ιστορικά στοιχεία 3/3 STAKEHOLDER VS SHAREHOLDER Συνδέει ηθική και πρακτικές διοίκησης/ στρατηγικής οργανισμών Η θεωρία των συμμετεχόντων ΠΑΡΑΜΕΝΕΙ διαχρονική Δημιουργεί ΠΡΟΣΤΙΘΕΜΕΝΗ ΑΞΙΑ Φιλελευθεροποίηση Οικολογικές και κοινωνικές αξίες Ανάπτυξη τεχνολογιών επικοινωνίας και πληροφορικής

Γιατί μας ενδιαφέρει Όλοι οι ΠΟΛΙΤΕΣ είμαστε εμπλεκόμενοι/ συμμετέχοντες 7 ρόλοι του κάθε ΠΟΛΙΤΗ Ψηφοφόρος Καταναλωτής Κοινωνικό ον Εθελοντής Σύμβουλος Μειονεκτών Σκεπτόμενος ακτιβιστής

ΠΟΛΙΤΗΣ=stakeholder Υπό διαφορετικές συνθήκες είμαστε όλοι ενδιαφερόμενοι Οι οργανισμοί (δημόσιοι και ιδιωτικοί) επηρεάζονται από προσδοκίες μας Οι οργανισμοί έχουν προσανατολισμό στα μέρη όταν ΣΥΣΤΗΜΑΤΙΚΑ λαμβάνουν υπόψη τον κίνδυνο από τα μέρη, και τον ενσωματώνουν στο ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟ τους

Ορισμός ενδιαφερομένων μερών Ενδιαφερόμενο μέρος είναι οποιοσδήποτε έχει συμφέρον ή δικαίωμα σε ορισμένη δραστηριότητα. Ειδικότερα, το άτομο ή η ομάδα ατόμων που έχει ενδιαφέρον, ηθικό ή νομικό δικαίωμα, κάποιας μορφής ιδιοκτησία ή, τέλος, συνεισφορά ή υποστήριξη με την παροχή ή την απολαβή γνώσης Bourne (2009)

Ανάλυση Εμπλεκόμενων Ανάλυση μερών Αναγνώριση+ διαχείριση σχέσεων Συνδυάζει διοίκηση, οικονομική θεωρία, θεωρίες παιγνίων

Πως βρίσκουμε τα εμπλεκόμενα μέρη? Αναγνώριση των μερών σε επίπεδο φυσικού προσώπου Brainstorming, expert judging σε ομάδες μικρής κλίμακας 1. Εγγύτητα στο τόπο υλοποίησης του έργου ή της αλλαγής 2. Ομάδες που επηρεάζονται οικονομικά 3. Ομάδες που απειλούνται πολιτιστικά η δημογραφικά 4. Άτομα ή ομάδες των οποίων επηρεάζεται το σύστημα αξιών να αναζητηθούν και να προκριθούν ως εμπλεκόμενοι σε συμμετοχικές διαδικασίες.

Μοντέλα ανάλυσης των μερών Μοντέλο Bryson-διάγραμμα ενδιαφέροντος - δύναμης

Λόγοι μη ανάλυσης των μερών – 1/2 Η μη εγγύηση των θετικών αποτελεσμάτων Ο φόβος σπατάλης πόρων ή αποκάλυψης ανεπαρκειών /ανικανότητας του οργανισμού Απροθυμία για πολιτική και οργανωσιακή αλλαγή στον οργανισμό σε συνδυασμό με την αποστροφή σε ενδεχόμενες συγκρουσιακές καταστάσεις Οι διαχειριστές δεν ξέρουν να διενεργούν την ανάλυση

Λόγοι μη ανάλυσης των μερών – 2/2 Οι διαχειριστές πιστεύουν πως γνωρίζουν ότι χρειάζεται για τα μέρη και έτσι δεν απαιτείται ανάλυση των μερών. Ο φόβος της εκχώρησης αρμοδιοτήτων και της εξουσίας. Οι διαχειριστές δεν θέλουν αντιμετωπίσουν την αλλαγή που θα αναδείξει η ανάλυση ή μπορεί ακόμα και να τη φοβούνται γιατί πιστεύουν πως δεν θα μπορούν να ανταπεξέλθουν στα προβλήματα που θα ανακύψουν. Έγερση προβληματισμών για το εάν η σύνθεση των μερών είναι αντιπροσωπευτική γεγονός που θιγεί θέματα αξιοπιστίας της ανάλυσης

Συμμετοχικός σχεδιασμός Ορισμός Δραστηριότητες που οργανώνονται με σκοπό τη διευκόλυνση της λήψης αποφάσεων και της επικοινωνίας μεταξύ κυβέρνησης, πολιτών, εμπλεκόμενων φορέων, μη κυβερνητικών οργανώσεων, επαγγελματιών, επιχειρήσεων και επιστημόνων.

Μοντέλα & διαδικασίες συμμετοχικού σχεδιασμού Συμβουλευτικά : Αρχές 20ου αιώνα, επιτροπές με δημόσιες ακροάσεις Συνεργατικά: 1960 χαρακτηριστικό η κατανομή δύναμης Επίλυσης διαφορών (διαχείρισης συγκρούσεων): 1980 και έπειτα Διαδικασίες Διαλεκτικές και διαδραστικές μέθοδοι με στόχο διαμόρφωση ομαδικών διαδικασιών λαμβάνοντας υπόψη: γνώσεις -αξίες - προτιμήσεις των συμμετεχόντων για το συγκερασμό των διαφορετικών συμφερόντων

Συμμετοχικές μέθοδοι- Οφέλη Η συμμετοχή οδηγεί σε αποτελέσματα τα οποία αντικατοπτρίζουν καλύτερα τις ανάγκες της κοινωνίας και μάλιστα στο σύνολο της, λαμβάνοντας υπόψη την ανομοιογένεια της. Προάγεται η πραγματική συμμετοχική δημοκρατία. Η συμμετοχή αυξάνει την ποιότητα και την αποτελεσματικότητα των αποφάσεων που λαμβάνονται και των σχεδίων που παράγονται και προτείνονται. Η συμμετοχή ενημερώνει και εκπαιδεύει τα μέρη στις ανάγκες των κοινωνιών. Αυξάνεται η συνοχή του κοινωνικού ιστού αφού προσφέρεται η δυνατότητα να υπάρξει πραγματική σύνδεση μεταξύ τοπικής κοινότητας και διαδικασίας λήψης αποφάσεων.

Συμμετοχικές μέθοδοι- Μειονεκτήματα Μειονεκτήματα και οι δυσκολίες εξαιτίας συμμετοχικών μεθόδων Η συμμετοχή των μερών αυξάνει την ανάγκη παροχής διοικητικής υποστήριξης. Δημιουργείται πίεση για διαβούλευση σε θέματα που αρχικά είχαν αποκλειστεί από τη διαδικασία. Τα προσδοκώμενα αποτελέσματα μπορεί τελικά να μην φανούν ικανοποιητικά στα μέρη που θα έπρεπε. Η ενημέρωση των ενδιαφερομένων δύναται να αυξήσει τις προσδοκίες τους οδηγώντας σε απογοήτευση όταν οι σκοποί δεν επιτευχθούν.

Κατηγοριοποίηση μεθόδων συμμετοχικού σχεδιασμού Αντικείμενο των διαδικασιών Βαθμός εμπλοκής των συμμετεχόντων Συμβουλευτική Ενεργή Αποτύπωση διαφορετικότητας Ασκήσεις πολιτικής Εργαστήρια σεναρίων Εργαστήρια οραματισμού Πολιτική Delphi World café Ομάδες εστίασης Διασκέψεις πολιτικής Forum στο διαδίκτυο Συναντήσεις χρηστών Δημόσιες συζητήσεις χρηστών και ιεραρχημένα δίκτυα Σχεδιασμός καθημερινότητας Δημιουργία και εκτίμηση κοινοτικών εικόνων Δημιουργία κοινοτικών οραμάτων Open Space μέθοδοι Σύγκλιση Διασκέψεις συναίνεσης Επιτροπές ειδικών Μοντέλα Charrette Επιτροπές πολιτών Κυψέλες σχεδιασμού Εκδημοκρατισμός Συμμετοχική εκτίμηση, έλεγχος και αξιολόγηση

Κριτήρια επιλογής μεθόδων συμμετοχής Πρακτικά: 1. η διάρκεια 2. το κόστος 3. η τοποθεσία 4. η πολυπλοκότητα των διαδικασιών 5. το επίπεδο γνώσης των συμμετεχόντων 6. Προσαρμοστικότητα της διαδικασίας στις ανάγκες και συνθήκες Ηθικά: 1. η αντιπροσωπευτικότητα 2. η αμεροληψία έναντι των συμμετεχόντων 3. η υπευθυνότητα που δημιουργεί στα μέρη 4. η εμπιστευτικότητα που προβλέπεται 5. η διαφάνεια

Το πρόβλημα Στη πόλη XYZ η αστική συγκοινωνία γίνεται από διάφορες εταιρείες. Η συχνότητα των ατυχημάτων με λεωφορεία τα τελευταία χρόνια αυξήθηκε σημαντικά. Η κατάσταση προκαλεί καθυστερήσεις και δυσανασχέτηση των επιβατών. Κάποια από τα ατυχήματα ήταν σοβαρά με αποτέλεσμα την ύπαρξη θυμάτων. Τα τοπικά ΜΜΕ ανάδειξαν το θέμα, και κάποιες από τις εταιρείες οι οποίες αποκτήσαν κακή φήμη βλέπουν μείωση των πελατών τους. Αρκετά προβλήματα είναι τεχνικά: παλαιός στόλος και κακές συνθήκες συντήρησης λόγω έλλειψης ανταλλακτικών. Εξίσου ενδιαφέρον παρουσιάζει και ο ανθρώπινος παράγοντας: πολλά ατυχήματα προκαλούνται από τις υψηλές ταχύτητες και την κακή κατάσταση των δρόμων. Εργασία: Ας υποθέσουμε ότι είσαστε ο/η manager μιας από τις εταιρείες. Θα πρέπει να ολοκληρώσετε την Logical Framework Approach (LFA) με στόχο τη λήψη απόφασης για ένα project που θα προσπαθήσει να λύσει το πρόβλημα.

Ανάλυση εμπλεκόμενων μερών Με βάση τις διαθέσιμες πληροφορίες, σε πρώτη φάση να αναπτύξετε μια πλήρη εικόνα των εμπλεκόμενων μερών, ομάδων ενδιαφέροντος, ατόμων και θεσμικών φορέων που εμπλέκονται στο πρόβλημα. Παρουσιάστε τους εμπλεκόμενους στον πίνακα που ακολουθεί.

Υποδείξεις για την ανάλυση: Ας υποθέσουμε ότι από τις διαθέσιμες πληροφορίες, προκύπτουν τα παρακάτω ενδιαφερόμενα μέρη: Εταιρείες λεωφορείων Επιβάτες Το κοινό γενικότερα ΜΜΕ Οδηγοί λεωφορείων Ιδιοκτήτες λεωφορείων Ταξινομήστε τους εμπλεκόμενους σε τρεις κατηγορίες : Θεσμικοί Ομάδες ενδιαφέροντος Άλλοι

Λύση

Περαιτέρω ανάλυση εμπλεκόμενων μερών Ας υποθέσουμε ότι αξιολογήσαμε ως πιο ενδιαφέρουσες ομάδες τους: Επιβάτες, και τις Εταιρείες λεωφορείων Επιχειρούμε μια περαιτέρω ανάλυση των ομάδων αυτών, δηλαδή, προσδιορίζουμε για κάθε ομάδα τα ακόλουθα: Προβλήματα: Κύρια προβλήματα που αντιμετωπίζουν ή που τους επηρεάζουν Ενδιαφέροντα: Κύριες ανάγκες και ενδιαφέροντα από την οπτική γωνία των ομάδων Δυνητικά: Δυνατότητες και αδυναμίες των ομάδων Διασυνδέσεις: Κύριες συγκρούσεις συμφερόντων, μορφές συνεργασίας ή εξάρτησης με άλλες ομάδες Παρουσιάστε τα ευρήματα στον πίνακα που ακολουθεί.

Υποδείξεις για τον προσδιορισμό : Υποθέτοντας τα ακόλουθα ευρήματα: 1. Οικονομικές απώλειες από τις βλάβες των λεωφορείων 2. Ταλαιπωρία των θυμάτων και των οικογενειών τους 3. Οικονομικά βιώσιμες συγκοινωνίες 4. Άμεση επίδραση στο πρόβλημα 5. Μπορούν να επιλέξουν άλλη εταιρεία 6. Καθυστερήσεις λόγω ατυχημάτων 7. Μείωση αριθμού επιβατών 8. Εξαρτώνται από τη συνεργασία των επιβατών 9. Ασφαλείς, γρήγορες, φθηνές συγκοινωνίες 10. Μποϋκοτάζ των εταιρειών 11. Οικονομικές απώλειες από αποζημιώσεις των θυμάτων Ταξινομήστε τα ευρήματα σε τέσσερες κατηγορίες: Προβλήματα Ενδιαφέροντα Δυνητικά Διασυνδέσεις Προσδιορίζοντας την ομάδα (Εταιρείες ή Επιβάτες) για την οποία κάθε εύρημα είναι πιο σχετικό

Λύση

Ανάλυση προβλήματος Υποθέστε ότι αποφασίζετε να δώσετε προτεραιότητα στα ενδιαφέροντα των επιβατών Έστω ότι το “κεντρικό πρόβλημα” των επιβατών διατυπώνεται ως εξής: συχνά ατυχήματα των λεωφορείων Προσδιορίστε τα αίτια / αποτελέσματα του κεντρικού προβλήματος Κατασκευάστε το “δένδρο του προβλήματος” Συμπληρώστε το δένδρο στην επόμενη διαφάνεια Υποδείξεις για τη συμπλήρωση: Τα σημαντικά και άμεσα αίτια του κεντρικού προβλήματος τοποθετούνται παράλληλα μεταξύ τους κάτω από το κεντρικό πρόβλημα Τα σημαντικά και άμεσα αποτελέσματα του κεντρικού προβλήματος τοποθετούνται παράλληλα μεταξύ τους και πάνω από το κεντρικό πρόβλημα Αίτια και αποτελέσματα αναπτύσσονται περαιτέρω με την ίδια λογική

Συμπληρώστε το δένδρο

Κι άλλες υποδείξεις για την ανάλυση: Υποθέστε τους ακόλουθους παράγοντες : Οι οδηγοί δεν είναι ιδιαίτερα προσεκτικοί Οι επιβάτες φθάνουν με καθυστέρηση Ανεπαρκής συντήρηση Οικονομικές απώλειες για τους επιβάτες Κακή κατάσταση των οχημάτων Απώλεια εμπιστοσύνης στην εταιρεία Κακές συνθήκες οδικού δικτύου Επιβάτες τραυματίζονται ή σκοτώνονται Παλαιά λεωφορεία Κατηγοριοποιήστε τα παραπάνω ως αίτια και αποτελέσματα του κεντρικού προβλήματος (“συχνά ατυχήματα λεωφορείων”) Τοποθετήστε κάθε παράγοντα στο δένδρο του προβλήματος

Λύση Οικονομικές απώλειες για τους επιβάτες Οικονομικές απώλειες για τους επιβάτες Απώλεια εμπιστοσύνης στην εταιρεία Τραυματισμοί ή θάνατοι επιβατών Καθυστερήσεις επιβατών Συχνά ατυχήματα λεωφορείων Μη προσεκτικοί οδηγοί Κακή κατάσταση οχημάτων Κακές συνθήκες οδικού δικτύου Παλαιά λεωφορεία Ανεπαρκής συντήρηση λεωφορείων

Ανάλυση στόχων Ας υποθέσουμε ότι αποφασίσατε να εισάγετε την «εκπαίδευση των οδηγών" ως μέσο για να εκπαιδεύσετε πιο υπεύθυνους οδηγούς Κατασκευάστε το δένδρο στόχων με αναδιατύπωση των προβλημάτων του δένδρου προβλημάτων σε στόχους (θετικές / επιθυμητές συνθήκες)

Υποδείξεις για την κατασκευή Το δένδρο προβλημάτων μετασχηματίζεται σε δένδρο στόχων Αρχίζοντας από πάνω, επαναδιατυπώνουμε τα προβλήματα, καθιστώντας τα στόχους (θετικές προτάσεις) Το κεντρικό πρόβλημα μετασχηματίζεται σε στόχο Αν με την αναδιατύπωση οι προτάσεις δεν έχουν νόημα, είτε γράψτε ένα συμπληρωματικό στόχο, ή αφήστε το πρόβλημα ως έχει Ελέγξτε αν οι στόχοι ενός επιπέδου είναι επαρκής για την επίτευξη του στόχου στο ανώτερο επίπεδο Πρόβλημα: «Αν το A είναι αίτιο, τότε το αποτέλεσμα είναι το B" Στόχος: «Χρησιμοποιούμε το μέσο X έτσι ώστε να επιτύχουμε το Y“ Προειδοποίηση: Κάθε σχέση αιτίου – αποτελέσματος δεν μετασχηματίζεται αυτόματα σε σχέση μέσο – επίτευξη. Δουλεύοντας από κάτω προς τα πάνω, επιβεβαιώστε τη μετατροπή των σχέσεων αιτίου – αποτελέσματος σε σχέση μέσου – επίτευξης Τέλος, χρησιμοποιήστε γραμμές για να φανούν οι σχέσεις μέσου – επίτευξης στο δένδρο στόχων.

Ανάπτυξη δένδρου στόχων Μετασχηματίστε όλα τα στοιχεία του δένδρου προβλημάτων σε θετικές (επιθυμητές) καταστάσεις Ελέγξτε τις σχέσεις μέσου – επίτευξης για να επιβεβαιώσετε την πληρότητα και την εγκυρότητα του δένδρου στόχων Αν είναι αναγκαίο: Αναθεωρήστε προτάσεις Σβήστε στόχους μη ρεαλιστικούς ή μη αναγκαίους Προσθέστε όπου είναι αναγκαίο νέους στόχους Χρησιμοποιήστε γραμμές για να δείξετε τις σχέσεις μέσου – επίτευξης.

Από τα “προβλήματα” στους “Στόχους” Προβλήματα Στόχοι Οικονομικές απώλειες για τους επιβάτες Απώλεια εμπιστοσύνης στην εταιρεία Τραυματισμοί ή θάνατοι επιβατών Καθυστερήσεις επιβατών Συχνά ατυχήματα λεωφορείων Μη προσεκτικοί οδηγοί Κακή κατάσταση οχημάτων Κακές συνθήκες οδικού δικτύου Παλαιά λεωφορεία Ανεπαρκής συντήρηση λεωφορείων Συμπληρώστε τους στόχους στον πίνακα: Βάλτε το “οδηγοί καλύτερα εκπαιδευμένοι” ως μέσο για να γίνουν οι οδηγοί πιο υπεύθυνοι

Λύση Προβλήματα Στόχοι Οικονομικές απώλειες για τους επιβάτες Μείωση των απωλειών για τους επιβάτες Απώλεια εμπιστοσύνης στην εταιρεία Ανάκτηση εμπιστοσύνης των επιβατών Τραυματισμοί ή θάνατοι επιβατών Μείωση τραυματισμών και θανάτων Καθυστερήσεις επιβατών Δρομολόγια στην ώρα τους Συχνά ατυχήματα λεωφορείων Μείωση του αριθμού των ατυχημάτων Μη προσεκτικοί οδηγοί Προσεκτικοί και υπεύθυνοι οδηγοί Κακή κατάσταση οχημάτων Βελτίωση κατάστασης οχημάτων Κακές συνθήκες οδικού δικτύου Βελτίωση οδικού δικτύου Παλαιά λεωφορεία Αντικατάσταση λεωφορείων Ανεπαρκής συντήρηση λεωφορείων Κανονική συντήρηση λεωφορείων Η “Εκπαίδευση οδηγών” είναι το μέσο για την επίτευξη του στόχου “Οδηγοί προσεκτικοί και υπεύθυνοι”

Συμπλήρωση δένδρου στόχων

Λύση End Means Passengers economic losses are reduced Μείωση οικονομικών απωλειών των επιβατών Ανάκτηση εμπιστοσύνης των επιβατών Μείωση τραυματισμών και θανάτων επιβατών Δρομολόγια στην ώρα τους Μείωση αριθμού ατυχημάτων Προσεκτικοί και υπεύθυνοι οδηγοί Βελτίωση κατάστασης οχημάτων Βελτίωση οδικού δικτύου Εκπαίδευση οδηγών Αντικατάσταση λεωφορείων Κανονική συντήρηση

Εναλλακτική ανάλυση Εξάλειψη μη ρεαλιστικών στόχων Τρία βήματα: Εξάλειψη μη ρεαλιστικών στόχων Προσδιορισμός δύο πιθανών εκδοχών (μέσου – επίτευξης στο δένδρο στόχων) που δυνητικά μπορούν να γίνουν projects Αυτές οι εκδοχές μέσου – επίτευξης συνιστούν εναλλακτικές εκδοχές Αξιολογήστε τις εναλλακτικές (και τον πιθανό συνδυασμό τους) με βάση τα κριτήρια : Κόστος Πιθανότητα επιτυχίας Κόστος / Όφελος Χρονικός ορίζοντας Κοινωνική διακινδύνευση

Εναλλακτική ανάλυση Βήμα 1ο Προσδιορίστε και εξαλείψτε στόχους που δεν μπορούν να επιτευχθούν

Εναλλακτική ανάλυση – Μη ρεαλιστικοί στόχοι (Λύση) Εναλλακτική ανάλυση – Μη ρεαλιστικοί στόχοι (Λύση) Η βελτίωση της κατάστασης του οδικού δικτύου είναι πέρα από τις δυνατότητες οποιασδήποτε εταιρείας λεωφορείων

Εναλλακτική ανάλυση Βήμα 2ο Προσδιορισμός δύο πιθανών εκδοχών (μέσου – επίτευξης στο δένδρο στόχων) που δυνητικά μπορούν να γίνουν projects Αυτές οι εκδοχές μέσου – επίτευξης συνιστούν εναλλακτικές εκδοχές Αριθμήστε τις εναλλακτικές Απεικονίστε τις στο δένδρο στόχων

Ανασχεδιασμός δένδρου στόχων

Λύση OPTION 1: Καλύτεροι οδηγοί OPTION 2: Καλύτερα λεωφορεία Μείωση οικονομικών απωλειών των επιβατών Ανάκτηση εμπιστοσύνης των επιβατών OPTION 1: Καλύτεροι οδηγοί OPTION 2: Καλύτερα λεωφορεία Μείωση τραυματισμών και θανάτων επιβατών Δρομολόγια στην ώρα τους Ο στόχος πρέπει να εξαλειφθεί ως μη ρεαλιστικός Μείωση αριθμού ατυχημάτων Προσεκτικοί και υπεύθυνοι οδηγοί Βελτίωση κατάστασης οχημάτων Βελτίωση οδικού δικτύου Εκπαίδευση οδηγών Αντικατάσταση λεωφορείων Κανονική συντήρηση

Εναλλακτική ανάλυση Βήμα 3ο Αξιολογήστε τις εναλλακτικές (και τον πιθανό συνδυασμό τους) με βάση τα κριτήρια : Κόστος Πιθανότητα επιτυχίας Κόστος / Όφελος Χρονικός ορίζοντας Κοινωνική διακινδύνευση Επιλέξτε μια εκ των εκδοχών (option 1, option 2 ή ο συνδυασμός τους) ως καταλληλότερη στρατηγική για το project της εταιρείας

Συμπληρώστε τον πίνακα σύγκρισης Χρησιμοποιήστε όρου (Χαμηλό/Υψηλό, Μικρό/Μεγάλο κλπ) για την αξιολόγηση Αιτιολογήστε την αξιολόγησή σας Option 1 Option 2 Option 3 (συνδυασμός) Κόστος Πιθανότητα επιτυχίας Κόστος/ Όφελος Χρονικός ορίζοντας Κοινωνική διακινδύνευση

Λύση Χαμηλό Υψηλό Μικρή Μεγάλη Σύντομος Μακρύς Χαμηλή Κόστος Option 1 Καλύτεροι οδηγοί Option 2 Καλύτερα λεωφορεία Option 3 (Συνδυασμός) Κόστος Χαμηλό Υψηλό Πιθανότητα επιτυχίας Μικρή Μεγάλη Κόστος/ Όφελος Χρονικός ορίζοντας Σύντομος Μακρύς Κοινωνική διακινδύνευση Χαμηλή

Αιτιολόγηση αξιολογήσεων και τελική απόφαση για το project Η Option 1 (καλύτεροι οδηγοί) περιορίζεται σε ένα εκπαιδευτικό πρόγραμμα. Η πιθανότητα επιτυχίας είναι μικρή καθώς παραμένουν τα παλαιά λεωφορεία Η Option 2 (καλύτερα λεωφορεία) είναι πιο ακριβή, και δεν εγγυάται βελτίωση αν δεν ανέβει και το επίπεδο των οφηγών Η option 3 συνδυάζει τις δύο. Είναι σαφώς η πιο ακριβή, αλλά δίνει μεγαλύτερη πιθανότητα επιτυχίας Το αποτέλεσμα είναι ότι θα πρέπει να επιλέξουμε μια από όλες ως στρατηγική του project, στην περίπτωσή μας την option 3

Συμπληρώστε τον πίνακα του έργου Project Matrix (PM) 1ΣΤΟΧΟΣ GOAL   Ο στόχος υψηλότερου επιπέδου στον οποίο αναμένεται να συνεισφέρει το έργο (να γίνει αναφορά στις ομάδες – στόχο) 1ΔΕΙΚΤΕΣ INDICATORS Μετρικές (άμεσες ή έμμεσες) που επιβεβαιώνουν την έκταση επίτευξης του στόχου (πρέπει να εξειδικεύονται) 1ΠΡΟΥΠΟΘΕΣΕΙΣ ASSUMPTIONS Σημαντικά γεγονότα, συνθήκες και αποφάσεις που είναι αναγκαία για τη βιωσιμότητα του στόχου 2ΕΠΙΔΙΩΞΗ PURPOSE Η αλλαγή την οποία αναμένεται να έχουμε ως αποτέλεσμα του έργου 2ΔΕΙΚΤΕΣ Μετρικές (άμεσες ή έμμεσες) που επιβεβαιώνουν την έκταση επίτευξης των επιδιώξεων 2ΠΡΟΥΠΟΘΕΣΕΙΣ Σημαντικά γεγονότα, συνθήκες και αποφάσεις πέρα από τον έλεγχο της διαχείρισης έργου που είναι αναγκαία για να υλοποιηθεί ο στόχος 3ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ OUTPUTS Τα επιμέρους αποτελέσματα που μπορεί να εγγυηθεί η διαχείριση του έργου 3ΔΕΙΚΤΕΣ Μετρικές (άμεσες ή έμμεσες) που επιβεβαιώνουν την έκταση επίτευξης των αποτελεσμάτων 3ΠΡΟΥΠΟΘΕΣΕΙΣ Σημαντικά γεγονότα, συνθήκες και αποφάσεις πέρα από τον έλεγχο της διαχείρισης έργου που είναι αναγκαία για να υλοποιηθούν οι επιδιώξεις 4ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ACTIVITIES Οι δραστηριότητες που πρέπει να γίνουν για να προκύψουν τα αποτελέσματα 5ΤΡΟΦΟΔΟΤΗΣΗ INPUTS Αγαθά και υπηρεσίες που είναι απαραίτητα για την υλοποίηση των δραστηριοτήτων 4ΠΡΟΥΠΟΘΕΣΕΙΣ Σημαντικά γεγονότα, συνθήκες και αποφάσεις πέρα από τον έλεγχο της διαχείρισης έργου που είναι αναγκαία για να υπάρξουν τα αποτελέσματα

Συμπληρώνοντας τον PM: Βήμα 1ο Προσδιορίστε τα βασικά στοιχεία του project για τη στρατηγική που επιλέχθηκε Χρησιμοποιήστε το δένδρο στόχων για τον προσδιορισμό των στοιχείων Ξεκινήστε από το υψηλότερο επίπεδο του δένδρου και εργαστείτε προς τα κάτω Αν είναι αναγκαίο, επαναδιατυπώστε τα στοιχεία του δένδρου έτσι ώστε να έχουν περισσότερη ακρίβεια

Συμπληρώνοντας τον PM: Βήμα 1ο Μετακινήστε τα στοιχεία του project στην πρώτη στήλη του PM (Στόχος, Επιδίωξη, Αποτελέσματα, Δραστηριότητες) Ο στόχος περιγράφει το τι επιδιώκουμε να πετύχουμε μακροπρόθεσμα και στο οποίο αναμένεται να συμβάλει το project H επιδίωξη περιγράφει τα επιθυμητά αποτελέσματα του project για τους άμεσα ωφελούμενους ως μια ακριβώς περιορισμένη μελλοντική κατάσταση. Θα πρέπει να υπάρχει μόνο ένας άμεσος στόχος Τα αποτελέσματα είναι τα αντικείμενα που καλείται η διαχείριση του έργου να πετύχει κατά την υλοποίησή του. Η συνδυασμένη επίδρασή τους θα πρέπει να είναι ικανή για την επίτευξη του άμεσου στόχου Οι δραστηριότητες είναι διαδικασίες. Αναφερθείτε περιγραφικά Η κύρια τροφοδότηση για τις δραστηριότητες εκφράζονται σε όρους χρηματοδότησης, ανθρώπινου δυναμικού, αγαθών κλπ.

Συμπληρώστε “Στόχο”, “Επιδίωξη”, “Αποτελέσματα”, “Δραστηριότητες” και “Τροφοδότηση” στον PM

Λύση

Συμπληρώνοντας τον PM: Βήμα 2ο Προσδιορίστε τις προϋποθέσεις Οι προϋποθέσεις περιγράφουν τις συνθήκες που πρέπει να υπάρχουν για την επιτυχία του project, αλλά οι οποίες είναι πέρα από τον άμεσο έλεγχο της διαχείρισης του έργου Ξεκινήστε από κάτω και εργαστείτε προς τα πάνω στο δένδρο στόχων Ελέγξτε κατά πόσο η τροφοδότηση είναι ικανή για την υλοποίηση των δραστηριοτήτων ή επιπρόσθετων γεγονότων που θα πρέπει να συμβούν πέρα από το project (προϋποθέσεις) Κάποιες προϋποθέσεις μπορούν να προκύψουν από τα στοιχεία του δένδρου στόχων τα οποία εξαλείφτηκαν

Συμπληρώστε τις “Προϋποθέσεις” στον PM

Λύση Ας θυμηθούμε ότι η «βελτίωση του οδικού δικτύου “ είχε εξαλειφθεί από το δένδρο στόχων

Συμπληρώνοντας τον PM: Βήμα 3ο Προσδιορίστε τους δείκτες Οι δείκτες εξειδικεύουν τον τρόπο με τον οποίο μπορούμε να επαληθεύσουμε την επίτευξη των αποτελεσμάτων, των επιδιώξεων και του στόχου. Κάποιοι από τους δείκτες μπορούν να προκύψουν από το δένδρο στόχων (για παράδειγμα, ένας δείκτης μπορεί να εξειδικεύει κατά πόσο θα πρέπει να μειωθεί η συχνότητα των ατυχημάτων με λεωφορεία και μέχρι ποια χρονική στιγμή θα πρέπει να συμβεί αυτό)

Συμπληρώστε τους “Δείκτες” στον PM

Λύση (1/2)

Λύση (2/2) Πιο αναλυτικοί δείκτες μπορούν να προσδιοριστούν ως μέρος του συστήματος παρακολούθησης του έργου. Πχ. στο αποτέλεσμα no. 1 “Εκπαίδευση οδηγών”, μπορούν να προσδιοριστούν δύο αναλυτικοί δείκτες Δείκτης 1: Από τους υπάρχοντες σήμερα 120 οδηγούς της εταιρείας τουλάχιστον το 60% θα έχει εκπαιδευτεί τον πρώτο χρόνο και το υπόλοιπο 40% στο δεύτερο. Όλοι όσοι εκπαιδευτούν καταγράφονται όσον αφορά την ποιοτική βελτίωση στις ικανότητες οδήγησης , την τήρηση του ΚΟΚ και αυτό γίνεται μέσα από τυχαίους και σποραδικούς ελέγχους στους δρόμους. Δείκτης 2: Τα παράπονα για τον τρόπο οδήγησης και την τήρηση των κανόνων από τους εκπαιδευμένους οδηγούς θα πρέπει να έχουν μειωθεί στο 20% του σημερινού επιπέδου (σήμερα 30 παράπονα / ημέρα) σε 1,5 έτος από την έναρξη του έργου. Μέσα επιβεβαίωσης: Οι κλήσεις από την Τροχαία Οι ανεξάρτητοι έλεγχοι της εταιρείας στο δρόμο Το κουτί παραπόνων των λεωφορείων