ΔΙΟΙΚΗΣΗ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ Κλεάνθης Συρακούλης

Θεωρία διαχείρισης εμπλεκόμενων μερών Τεχνικές συμμετοχικού σχεδιασμού Θεωρία διαχείρισης εμπλεκόμενων μερών Τεχνικές συμμετοχικού σχεδιασμού Βασισμένο σε παρουσίαση του Κώστα Χρυσικού , MSc. Project and Program Management 15 Οκτωβρίου 2015 2

ΔΙΑΛΕΞΗ 2 - ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Ιστορικά στοιχεία θεωρίας stakeholders(θεωρία ενδιαφερομένων/εμπλεκόμενων/συμμετεχόντων) Κύρια σημεία θεωρίας των εμπλεκόμενων Προεκτάσεις Συμμετοχικότητα και σχεδιασμός

ΔΙΑΛΕΞΗ 2 – ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ Να κατανοήσετε τα βασικά σημεία της θεωρίας των εμπλεκόμενων μερών. Να εμπεδώσετε τη χρησιμότητα της θεωρίας για το σχεδιασμό, την υλοποίηση και τη λειτουργία επιτυχημένων έργων. Να σας δοθεί το έναυσμα για περαιτέρω ενασχόληση με το αντικείμενο, τόσο θεωρητικά όσο και πρακτικά.

Ιστορικά στοιχεία 1/5 θεωρία των μετόχων(shareholder theory) θεωρία των εμπλεκόμενων(stakeholder theory) Αποστολή οργανισμού Αποστολή οργανισμού ΚΕΡΔΟΣ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ατόμων/ομάδων που συνδέονται με οργανισμό

Ιστορικά στοιχεία 2/5 Μετατόπιση από ιδιωτικό τομέα σε δημόσιο τομέα Managers παίρνουν αποφάσεις που επηρεάζουν άτομα/ομάδες Ειδικά στο δημόσιο τομέα εφαρμόζεται σε πολιτικές-έργα- αναπτυξιακά προγράμματα

Ιστορικά στοιχεία 3/5 1930, Μεγάλη Ύφεση, η General Electric αναγνωρίζει 4 ομάδες ενδιαφέροντος 1940, η Johnson& Johnson’s αναγνωρίζει επίσης 4 ομάδες ενδιαφέροντος 1963, Stanford Research Institute πρώτη επίσημη χρήση όρου stakeholders 1984, E. Freeman, Stakeholder Management: A Strategic Approach

STAKEHOLDER VS SHAREHOLDER Ιστορικά στοιχεία 4/5 STAKEHOLDER VS SHAREHOLDER Συνδέει ηθική και πρακτικές διοίκησης/ στρατηγικής οργανισμών

Ιστορικά στοιχεία 5/5 Η θεωρία των συμμετεχόντων ΠΑΡΑΜΕΝΕΙ διαχρονική Δημιουργεί ΠΡΟΣΤΙΘΕΜΕΝΗ ΑΞΙΑ Φιλελευθεροποίηση Οικολογικές και κοινωνικές αξίες Ανάπτυξη τεχνολογιών επικοινωνίας και πληροφορικής

Γιατί μας ενδιαφέρει Όλοι οι ΠΟΛΙΤΕΣ είμαστε εμπλεκόμενοι/ συμμετέχοντες 7 ρόλοι του κάθε ΠΟΛΙΤΗ Ψηφοφόρος Καταναλωτής Κοινωνικό ον Εθελοντής Σύμβουλος Μειονεκτών Σκεπτόμενος ακτιβιστής

ΠΟΛΙΤΗΣ=stakeholder Υπό διαφορετικές συνθήκες είμαστε όλοι ενδιαφερόμενοι Οι οργανισμοί (δημόσιοι και ιδιωτικοί) επηρεάζονται από προσδοκίες μας Οι οργανισμοί έχουν προσανατολισμό στα μέρη όταν ΣΥΣΤΗΜΑΤΙΚΑ λαμβάνουν υπόψη τον κίνδυνο από τα μέρη, και τον ενσωματώνουν στο ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟ τους

Ορισμός ενδιαφερομένων μερών Ενδιαφερόμενο μέρος είναι οποιοσδήποτε έχει συμφέρον ή δικαίωμα σε ορισμένη δραστηριότητα. Ειδικότερα, το άτομο ή η ομάδα ατόμων που έχει ενδιαφέρον, ηθικό ή νομικό δικαίωμα, κάποιας μορφής ιδιοκτησία ή, τέλος, συνεισφορά ή υποστήριξη με την παροχή ή την απολαβή γνώσης Bourne (2009)

Ανάλυση Εμπλεκόμενων Ανάλυση μερών Αναγνώριση+ διαχείριση σχέσεων Συνδυάζει διοίκηση, οικονομική θεωρία, θεωρίες παιγνίων

Πως βρίσκουμε τα εμπλεκόμενα μέρη? 1/2 Αναγνώριση των μερών σε επίπεδο φυσικού προσώπου Brainstorming, expert judging σε ομάδες μικρής κλίμακας

Πως βρίσκουμε τα εμπλεκόμενα μέρη? 2/2 1. Εγγύτητα στο τόπο υλοποίησης του έργου ή της αλλαγής 2. Ομάδες που επηρεάζονται οικονομικά 3. Ομάδες που απειλούνται πολιτιστικά η δημογραφικά 4. Άτομα ή ομάδες των οποίων επηρεάζεται το σύστημα αξιών να αναζητηθούν και να προκριθούν ως εμπλεκόμενοι σε συμμετοχικές διαδικασίες.

Μοντέλα ανάλυσης των μερών Μοντέλο Bryson-διάγραμμα ενδιαφέροντος - δύναμης

Λόγοι μη ανάλυσης των μερών – 1/2 Η μη εγγύηση των θετικών αποτελεσμάτων Ο φόβος σπατάλης πόρων ή αποκάλυψης ανεπαρκειών /ανικανότητας του οργανισμού Απροθυμία για πολιτική και οργανωσιακή αλλαγή στον οργανισμό σε συνδυασμό με την αποστροφή σε ενδεχόμενες συγκρουσιακές καταστάσεις Οι διαχειριστές δεν ξέρουν να διενεργούν την ανάλυση

Λόγοι μη ανάλυσης των μερών – 2/2 Οι διαχειριστές πιστεύουν πως γνωρίζουν ότι χρειάζεται για τα μέρη και έτσι δεν απαιτείται ανάλυση των μερών. Ο φόβος της εκχώρησης αρμοδιοτήτων και της εξουσίας. Οι διαχειριστές δεν θέλουν αντιμετωπίσουν την αλλαγή που θα αναδείξει η ανάλυση ή μπορεί ακόμα και να τη φοβούνται γιατί πιστεύουν πως δεν θα μπορούν να ανταπεξέλθουν στα προβλήματα που θα ανακύψουν. Έγερση προβληματισμών για το εάν η σύνθεση των μερών είναι αντιπροσωπευτική γεγονός που θιγεί θέματα αξιοπιστίας της ανάλυσης

Συμμετοχικός σχεδιασμός Ορισμός Δραστηριότητες που οργανώνονται με σκοπό τη διευκόλυνση της λήψης αποφάσεων και της επικοινωνίας μεταξύ κυβέρνησης, πολιτών, εμπλεκόμενων φορέων, μη κυβερνητικών οργανώσεων, επαγγελματιών, επιχειρήσεων και επιστημόνων.

Μοντέλα συμμετοχικού σχεδιασμού Συμβουλευτικά → Αρχές 20ου αιώνα, επιτροπές με δημόσιες ακροάσεις Συνεργατικά →1960 χαρακτηριστικό η κατανομή δύναμης Επίλυσης διαφορών και διαχείρισης συγκρούσεων → 1980 και έπειτα

Τι είναι οι συμμετοχικές διαδικασίες; Διαλεκτικές και διαδραστικές μέθοδοι με στόχο διαμόρφωση ομαδικών διαδικασιών λαμβάνοντας υπόψη: γνώσεις -αξίες - προτιμήσεις των συμμετεχόντων για το συγκερασμό των διαφορετικών συμφερόντων

Συμμετοχικές μέθοδοι- Οφέλη Η συμμετοχή οδηγεί σε αποτελέσματα τα οποία αντικατοπτρίζουν καλύτερα τις ανάγκες της κοινωνίας και μάλιστα στο σύνολο της, λαμβάνοντας υπόψη την ανομοιογένεια της. Προάγεται η πραγματική συμμετοχική δημοκρατία. Η συμμετοχή αυξάνει την ποιότητα και την αποτελεσματικότητα των αποφάσεων που λαμβάνονται και των σχεδίων που παράγονται και προτείνονται. Η συμμετοχή ενημερώνει και εκπαιδεύει τα μέρη στις ανάγκες των κοινωνιών. Αυξάνεται η συνοχή του κοινωνικού ιστού αφού προσφέρεται η δυνατότητα να υπάρξει πραγματική σύνδεση μεταξύ τοπικής κοινότητας και διαδικασίας λήψης αποφάσεων.

Συμμετοχικές μέθοδοι- Αρνητικά Μειονεκτήματα και οι δυσκολίες εξαιτίας συμμετοχικών μεθόδων Η συμμετοχή των μερών αυξάνει την ανάγκη παροχής διοικητικής υποστήριξης. Δημιουργείται πίεση για διαβούλευση σε θέματα που αρχικά είχαν αποκλειστεί από τη διαδικασία. Τα προσδοκώμενα αποτελέσματα μπορεί τελικά να μην φανούν ικανοποιητικά στα μέρη που θα έπρεπε. Η ενημέρωση των ενδιαφερομένων δύναται να αυξήσει τις προσδοκίες τους οδηγώντας σε απογοήτευση όταν οι σκοποί δεν επιτευχθούν.

Κατηγοριοποίηση μεθόδων συμμετοχικού σχεδιασμού

Κριτήρια επιλογής μεθόδων συμμετοχής Πρακτικά: 1. η διάρκεια 2. το κόστος 3. η τοποθεσία 4. η πολυπλοκότητα των διαδικασιών 5. το επίπεδο γνώσης των συμμετεχόντων 6. Προσαρμοστικότητα της διαδικασίας στις ανάγκες και συνθήκες Ηθικά: 1. η αντιπροσωπευτικότητα 2. η αμεροληψία έναντι των συμμετεχόντων 3. η υπευθυνότητα που δημιουργεί στα μέρη 4. η εμπιστευτικότητα που προβλέπεται 5. η διαφάνεια

Ομάδες εστίασης (focus groups) 1/3 Προέλευση: κοινωνική έρευνα και marketing, 1970 Εμπλεκόμενοι: άτομα με ενδιαφέρον για το θέμα συζήτησης Σκοπός: η σύνθεση προτιμήσεων και απόψεων Συμμετέχοντες: έως 12 άτομα με βοήθεια συντονιστή Διαδικασία: Αποτελείται από τρία στάδια και συνδυάζει στοχευμένη συνέντευξη και ομαδική συζήτηση

Ομάδες εστίασης (focus groups) 2/3 1ο στάδιο: επιλογή θέματος\θεμάτων, συμμετεχόντων, χώρου κλπ 2ο στάδιο: διεξαγωγή συναντήσεων-συζητήσεων 3ο στάδιο: ανάλυση, καταγραφή, δημοσιοποίηση αποτελεσμάτων

Ομάδες εστίασης (focus groups) 3/3 Χαρακτηρίζεται από υψηλό βαθμό διάδρασης μεταξύ των συμμετεχόντων, καλύτερη κατανόηση και εμπλοκή ατόμων με διαφορετικό δημογραφικό προφίλ Μεγάλη πιθανότητα κυριαρχίας λίγων απόψεων, ενώ δύσκολα βρίσκεται έμπειρος συντονιστής

Συμμετοχή, Πληροφόρηση, Επικοινωνία Τα μέρη που θα συμμετέχουν θα πρέπει να λαμβάνουν πολύ καλή πληροφόρηση Αυτό σημαίνει πλήρη και αμερόληπτη ενημέρωση, την ίδια δηλαδή που θα λαμβάνουν και οι επίσημοι διαχειριστές που θα φέρουν και την ευθύνη των αποφάσεων.