Εργαστήριο Διαχείρισης Έργων (MS Project) Εργασία με το Κόστος Χρονοπρογραμματισμός Εργασιών Βάσει της Επίδρασης των Πόρων Νίκος Μαστρογιάννης Διδάκτορας Τμ. Διοίκησης Επιχειρήσεων Παν/μίου Πατρών Προσαρμοσμένο από Δρα Α. Ραφαηλίδη

Περιεχόμενα 4ου Μαθήματος Εργασία με το κόστος Εργασία με το κόστος (1), (2), (3) Αλλαγή νομισματικών ρυθμίσεων Εισαγωγή ωρομισθίου Εισαγωγή σταθερού κόστους Χρονοπρογραμματισμός εργασιών βάσει επίδρασης των πόρων Καθορισμός μεθόδου χρονοπρογραμματισμού (1), (2), (3), (4) Χρονοπρογραμματισμός με βάση την προσπάθεια: Γενικά Χρονοπρογραμματισμός με βάση την προσπάθεια: Παράδειγμα (1), (2) Χρονοπρογραμματισμός σταθερής διάρκειας: Γενικά Χρονοπρογραμματισμός σταθερής διάρκειας: Παράδειγμα (1), (2) Μαθηματικός Τύπος Χρονοπρογραμματισμού

Εργασία με το κόστος (1) Το κόστος μπορεί να είναι μεταβλητό (rate-based) ή σταθερό (fixed). Ορισμός: Το μεταβλητό κόστος αφορά ανθρώπους και εξοπλισμό που προκαλούν κόστος ανάλογο με το χρόνο ή με τις χρήσεις. Στους πόρους αυτούς αντιστοιχεί κόστος για το κανονικό (standard) ή το υπερωριακό (overtime) ωράριο εργασίας τους ή κόστος που σχετίζεται με τον αριθμό των χρήσεων των πόρων (per-use cost) (αφορά κυρίως εξοπλισμό). Παρατήρηση: Το Project υπολογίζει το συνολικό κόστος για κάθε πόρο λαμβάνοντας υπόψη την κανονική ή/και την υπερωριακή ωριαία αμοιβή του πόρου, καθώς και τη διάρκεια απασχόλησης του πόρου στην εργασία.

Εργασία με το κόστος (2) Ορισμός: Το σταθερό κόστος είναι συγκεκριμένο ποσό που θα προϋπολογιστεί για μια εργασία και θα παραμείνει ίδιο ανεξάρτητα από τη διάρκεια της εργασίας, τη δουλειά που πραγματοποιείται από τον πόρο ή τον αριθμό των μονάδων του πόρου που έχουν ανατεθεί στην εργασία. Παρατήρηση: Ένα μεταβλητό κόστος πόρου (rate-based cost) μπορεί να αυξηθεί αν η εργασία διαρκέσει περισσότερο, αυτό όμως δεν συμβαίνει με το σταθερό κόστος (fixed cost). Σταθερό κόστος μπορεί να ανατεθεί σε μια εργασία επιπρόσθετα του μεταβλητού κόστους των πόρων (π.χ. έξοδα ταξιδιού ενός πόρου πλέον της ωριαίας ή ημερήσιας αμοιβής του). Επιπλέον, σταθερό κόστος μπορεί να ανατεθεί σε μια εργασία ακόμα και αν δεν έχει καταχωριστεί μεταβλητό κόστος στους πόρους που έχουν ανατεθεί στην εργασία αυτή (π.χ. γιατί δεν γνωρίζουμε την ωριαία αμοιβή των πόρων). Στην περίπτωση αυτή, η ανάθεση του σταθερού κόστους επιτρέπει κάποιο βαθμό ελέγχου στο συνολικό κόστος του έργου.

Εργασία με το κόστος (3) Το Project παρέχει τρεις τρόπους συσσώρευσης κόστους: Start (Αρχή): Επιλέγουμε αυτή τη μέθοδο στην περίπτωση που το κόστος χρεώνεται με το που ξεκινά η εργασία που χρησιμοποιεί τον πόρο. End (Τέλος): Επιλέγουμε αυτή την μέθοδο στην περίπτωση που το κόστος χρεώνεται στο τέλος της εργασίας. Prorated (Προοδευτική): Επιλέγουμε αυτή τη μέθοδο όταν το κόστος αυξάνει καθώς προχωρά η εργασία που χρησιμοποιεί τον πόρο, ανάλογα με την δουλειά που έχει επιτελεστεί. Είναι η προεπιλεγμένη μέθοδος συσσώρευσης κόστους. Οι τρεις αυτοί τρόποι μπορούν να επιλεγούν από τον κατάλογο «Cost accrual» της επιλογής «Costs» του «Resource Information» (όταν έχουμε ανοικτό το «Assign Resources») και αφορούν τόσο το μεταβλητό όσο και το σταθερό κόστος.

Αλλαγή νομισματικών ρυθμίσεων Για αλλαγή των προεπιλεγμένων νομισματικών ρυθμίσεων, επιλέγουμε από το μενού «Tools» το «Options». Πατάμε την καρτέλα «View» και στο «Currency options» της καρτέλας αυτής υποδεικνύουμε τον τρόπο γραφής των νομισματικών μονάδων. Συγκεκριμένα, στο πλαίσιο «Symbol» γράφουμε το σύμβολο του νομίσματος, στο πλαίσιο «Placement» επιλέγουμε το που γράφεται αυτό και, τέλος, στο πλαίσιο «Decimal digits» γράφουμε τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων που θέλουμε να εμφανίζονται.

Εισαγωγή ωρομισθίου Διπλοπατώντας τον πόρο στον οποίο θέλουμε να εισάγουμε ωρομίσθιο στο «Assign Resources», ανοίγουμε το «Resource information». Στην επιλογή «Costs» αναθέτουμε το κανονικό ωρομίσθιο στο πλαίσιο «Standard Rate», το υπερωριακό ωρομίσθιο στο πλαίσιο «Overtime Rate» και, στην περίπτωση που ο πόρος είναι μηχάνημα που κοστολογείται ανά χρήση, το κόστος αυτό στο πλαίσιο «Per-Use Rate». Για πόρους αυτού του είδους (μεταβλητού κόστους) συνήθως χρησιμοποιείται η προεπιλεγμένη μέθοδος συσσώρευσης κόστους, δηλαδή στο πλαίσιο «Cost accrual» επιλέγουμε «Prorated».

Εισαγωγή σταθερού κόστους Στο μενού «View» επιλέγουμε το «Table: Entry» και μετά το «Cost». Ο Πίνακας Καταχωρίσεων θα αντικατασταθεί από τον Πίνακα Κόστους στο αριστερό μισό της άποψης Διαγράμματος Gantt. Επιλέγουμε το κελί της στήλης «Fixed Cost» για την αντίστοιχη εργασία στην οποία θέλουμε να καταχωρίσουμε το σταθερό κόστος και πληκτρολογούμε το ποσό. Στη στήλη «Total Cost» που αντιστοιχεί στην εργασία μπαίνει το ίδιο ποσό, ενώ στον Πίνακα Κόστους έχει ήδη καταχωριστεί και το κόστος των μεταβλητών πόρων.

Καθορισμός μεθόδου χρονοπρογραμματισμού (1) Αφού δημιουργήσουμε μια εργασία και πριν της αντιστοιχίσουμε κάποιον πόρο, η εργασία θα έχει διάρκεια αλλά δεν θα έχει τιμή απασχόλησης συνδεδεμένη με αυτή. Ορισμός: Η απασχόληση αντιπροσωπεύει το χρονικό διάστημα που χρειάζεται ένας ή περισσότεροι πόροι για να ολοκληρώσουν μια εργασία. Το Project υπολογίζει την απασχόληση χρησιμοποιώντας αυτό που ονομάζεται τύπος χρονοπρογραμματισμού: Απασχόληση = Διάρκεια x Μονάδες Παρατήρηση: Γενικά ο χρόνος απασχόλησης ταυτίζεται με τη διάρκεια, εκτός και αν αντιστοιχίσουμε περισσότερους από έναν πόρους σε μια εργασία ή αν κάποιος πόρος που αντιστοιχίσαμε εργάζεται με μερική απασχόληση.

Καθορισμός Μεθόδου Χρονοπρογραμματισμού (2) Υπάρχουν δύο μέθοδοι χρονοπρογραμματισμού των εργασιών, σε σχέση με την επίδραση των πόρων στη διάρκεια των εργασιών: Μέθοδος με βάση την προσπάθεια (effort driven scheduling) Μέθοδος σταθερής διάρκειας (fixed duration scheduling) Μέθοδος χρονοπρογραμματισμού με βάση την προσπάθεια (effort driven scheduling): Η προεπιλεγμένη μέθοδος χρονοπρογραμματισμού. Η τιμή απασχόλησης (Απασχόληση = Διάρκεια x Μονάδες) της εργασίας παραμένει σταθερή, ανεξάρτητα από τις μονάδες πόρων που αντιστοιχίζουμε στην εργασία αυτή. Το σημαντικότερο αποτέλεσμα αυτού του είδους χρονοπρογραμματισμού είναι ότι καθώς αντιστοιχίζουμε περισσότερους πόρους σε μια εργασία η διάρκεια της εργασίας μειώνεται.

Καθορισμός Μεθόδου Χρονοπρογραμματισμού (3) Μέθοδος χρονοπρογραμματισμού σταθερής διάρκειας (fixed duration scheduling): Χρησιμοποιώντας αυτή τη μέθοδο, η προσθήκη επιπλέον πόρων στις εργασίες δεν επηρεάζει τη διάρκειά τους. Αυτού του τύπου οι εργασίες ονομάζονται εργασίες σταθερής διάρκειας (fixed-duration). Παρατήρηση: Η μέθοδος χρονοπρογραμματισμού που θα χρησιμοποιήσουμε εξαρτάται από τη φύση των προς υλοποίηση εργασιών.

Καθορισμός Μεθόδου Χρονοπρογραμματισμού (4) Για να καθορίσουμε αν ο χρονοπρογραμματισμός μιας εργασίας είναι με βάση την προσπάθεια ή σταθερός, ακολουθούμε την παρακάτω διαδικασία: Διπλοπατάμε την εργασία και στο «Task Information» επιλέγουμε «Advanced». Όταν το «Effort Driven» είναι επιλεγμένο, ο χρονοπρογραμματισμός της εργασίας γίνεται με βάση την προσπάθεια. Διαφορετικά, η εργασία είναι σταθερής διάρκειας.

Χρονοπρογραμματισμός με βάση την προσπάθεια: Γενικά Όταν μια εργασία προγραμματίζεται χρονικά με βάση την προσπάθεια, δηλαδή οι πόροι που αντιστοιχίζονται στην εργασία αυτή επιδρούν στην διάρκεια της εργασίας, ισχύουν οι ακόλουθες γενικές παρατηρήσεις: Παρατήρηση 1: Η συνολική απασχόληση για την εργασία θα παραμείνει σταθερή και θα κατανεμηθεί ισόποσα μεταξύ των πόρων που έχουν αντιστοιχιστεί στην εργασία. Παρατήρηση 2: Η απασχόληση κάθε πόρου ξεχωριστά μεταβάλλεται καθώς στην εργασία αντιστοιχίζονται επιπλέον πόροι. Παρατήρηση 3: Η απασχόληση κάθε πόρου ξεχωριστά παραμένει σταθερή αν μεταβάλλουμε τις μονάδες αυτού του πόρου που είναι ένας από τους χρησιμοποιούμενους σε μία εργασία. Παρατήρηση 4: Η διάρκεια της εργασίας καθορίζεται ως η μέγιστη ανάμεσα στις διάρκειες των μονάδων των πόρων.

Χρονοπρογραμματισμός με βάση την προσπάθεια: Παράδειγμα (1) Χρονοπρογραμματισμός με βάση την προσπάθεια: Παράδειγμα (1) Ας υποθέσουμε ότι στην «Εργασία 1» διάρκειας 6 ημερών (48 ώρες) έχουμε αντιστοιχίσει τον πόρο Α (1 μονάδα). Η αρχική τιμή απασχόλησης της εργασίας, μόνο με τον πόρο Α είναι: Απασχόληση= 48h (διάρκεια πόρου Α) x 1 (μονάδες πόρου Α)=48h. Αν αναθέσουμε και δεύτερο πόρο, τον πόρο Β (1 μονάδα), η συνολική τιμή απασχόλησης της εργασίας θα παραμείνει σταθερή και θα κατανεμηθεί μεταξύ των δύο πόρων που έχουν αντιστοιχιστεί στην εργασία. Είναι: Απασχόληση=24h (διάρκεια πόρου Α ή Β) x 2 (μονάδες πόρων Α & Β)=48h. Παρατηρούμε ότι η συνολική διάρκεια της εργασίας θα είναι πλέον 24h, καθώς το Project υποθέτει ότι οι πόροι εργάζονται ταυτόχρονα. Αναθέτουμε και τρίτο πόρο, τον πόρο Γ (1 μονάδα), οπότε και πάλι η συνολική τιμή απασχόλησης της εργασίας θα παραμείνει σταθερή και θα κατανεμηθεί μεταξύ των τριών πόρων που έχουν αντιστοιχιστεί στην εργασία. Είναι: Απασχόληση=16h (διάρκεια πόρου Α ή Β ή Γ) x 3 (μονάδες πόρων Α & Β & Γ)=48h. Παρατηρούμε τέλος ότι η συνολική διάρκεια της εργασίας θα είναι πλέον 16h, καθώς το Project υποθέτει ότι οι πόροι εργάζονται ταυτόχρονα.

Χρονοπρογραμματισμός με βάση την προσπάθεια: Παράδειγμα (2) Χρονοπρογραμματισμός με βάση την προσπάθεια: Παράδειγμα (2) Ας υποθέσουμε τώρα ότι προσθέτουμε μια επιπλέον μονάδα στον πόρο Γ (υποθέτουμε ότι Max. Units για πόρο Γ είναι 2). Τότε: Απασχόληση Πόρου Γ=8h (διάρκεια πόρου Γ) x 2 (μονάδες πόρου Γ)=16h. Ταυτόχρονα η συνολική απασχόληση της εργασίας θα παραμείνει σταθερή. Είναι: Απασχόληση=[16h (διάρκεια πόρου Α) x 1 (μονάδες πόρου Α)] +[16h (διάρκεια πόρου Β) x 1 (μονάδες πόρου B)] + [8h(διάρκεια πόρου Γ) x 2 (μονάδες πόρου Γ)]=48h. Παρατηρούμε δηλαδή ότι η προσθήκη μιας επιπλέον μονάδας στον πόρο Γ ελάττωσε τη διάρκεια της μονάδας του πόρου Γ, αλλά δεν μετέβαλλε τη συνολική διάρκεια της εργασίας (16h), καθώς οι πόροι Α και Β εξακολουθούν να δουλεύουν 16h. Παρατήρηση: Αντίστροφα, όταν αφαιρούμε πόρους από μια εργασία η συνολική τιμή απασχόλησης της εργασίας παραμένει σταθερή, ενώ η διάρκεια της εργασίας αυξάνει.

Μαθηματικός Τύπος Χρονοπρογραμματισμού Ο χρονοπρογραμματισμός βάσει της προσπάθειας έχει σαν αποτέλεσμα τη δυνατότητα μείωσης της διάρκειας μιας εργασίας. Αυτό γίνεται ως εξής: Ξεκινάμε με έναν πόρο που έχει διαθεσιμότητα 100% και συνεχίζουμε να καταχωρίζουμε τους υπόλοιπους πατώντας το κουμπί Assign. Ο τύπος που χρησιμοποιεί το πρόγραμμα είναι Παρατήρηση 1: Αυτός ο τύπος πρέπει να χρησιμοποιείται για να γίνεται έλεγχος της σωστής μείωσης των διαρκειών των εργασιών. Παρατήρηση 2: Στην περίπτωση που δεν ξεκινήσουμε με έναν πόρο με διαθεσιμότητα 100% ή δεν πατήσουμε το κουμπί Assign ή και τα δύο, ο τύπος αλλάζει και, στη θέση του αριθμού των πόρων απασχόλησης μπαίνει ο αριθμός των μονάδων των πόρων που αναθέτουμε.

Χρονοπρογραμματισμός σταθερής διάρκειας: Γενικά Όταν μια εργασία ορίζεται ως εργασία σταθερής διάρκειας, τότε η προσθήκη ή η αφαίρεση πόρων δεν επηρεάζει τη διάρκειά της. Στην περίπτωση αυτή ισχύουν οι ακόλουθες παρατηρήσεις: Παρατήρηση 1: Η συνολική απασχόληση για την εργασία θα παραμείνει σταθερή και ίση με την απασχόληση κάθε πόρου ξεχωριστά. Παρατήρηση 2: Η προσθήκη ή η αφαίρεση πόρων σε μια εργασία σταθερής διάρκειας δεν αλλάζει τη συνολική διάρκεια της εργασίας. Παρατήρηση 3: Η προσθήκη επιπλέον μονάδων σε ένα πόρο δεν επηρεάζει την απασχόληση του πόρου, αλλάζει ωστόσο τη διάρκεια εργασίας της μονάδας του πόρου.

Χρονοπρογραμματισμός σταθερής διάρκειας: Παράδειγμα (1) Χρονοπρογραμματισμός σταθερής διάρκειας: Παράδειγμα (1) Ας υποθέσουμε ότι στην «Εργασία 1» σταθερής διάρκειας 6 ημερών (48 ώρες) έχουμε αντιστοιχίσει τον πόρο Α (1 μονάδα). Η αρχική τιμή απασχόλησης της εργασίας, έχοντας αντιστοιχίσει μόνο τον πόρο Α είναι: Απασχόληση= 48h (διάρκεια πόρου Α) x 1 (μονάδες πόρου Α)=48h. Αν αναθέσουμε και δεύτερο πόρο, τον πόρο Β (1 μονάδα), η συνολική τιμή απασχόλησης της εργασίας θα παραμείνει σταθερή και ίση με την απασχόληση κάθε πόρου ξεχωριστά. Δηλαδή Απασχόληση Εργασίας = Απασχόληση Πόρου Α = Απασχόληση πόρου Β = 48h. Επιπλέον, η διάρκεια της εργασίας θα παραμείνει σταθερή και ίση με 48h. Αναθέτουμε και τρίτο πόρο, τον πόρο Γ (1 μονάδα), οπότε και πάλι η συνολική τιμή απασχόλησης της εργασίας θα παραμείνει σταθερή και ίση με την απασχόληση κάθε πόρου ξεχωριστά. Δηλαδή Απασχόληση Εργασίας = Απασχόληση Πόρου Α = Απασχόληση πόρου Β = Απασχόληση Πόρου Γ = 48h. Επιπλέον, η διάρκεια της εργασίας θα παραμείνει σταθερή και ίση με 48h.

Χρονοπρογραμματισμός σταθερής διάρκειας: Παράδειγμα (2) Χρονοπρογραμματισμός σταθερής διάρκειας: Παράδειγμα (2) Ας υποθέσουμε τώρα ότι προσθέτουμε μια επιπλέον μονάδα στον πόρο Γ (υποθέτουμε ότι Max. Units για πόρο Γ είναι 2). Τότε: Απασχόληση Πόρου Γ=24h (διάρκεια πόρου Γ) x 2 (μονάδες πόρου Γ)=48h. Άρα, ενώ η διάρκεια της μονάδας του πόρου Γ μειώνεται στις 24 h, η απασχόληση της εργασίας όσο και κάθε πόρου ξεχωριστά παραμένει σταθερή και ίση με 48h, η δε διάρκεια της εργασίας θα παραμείνει και αυτή σταθερή και ίση με 48h. Παρατήρηση: Στην περίπτωση που σε μια εργασία σταθερής διάρκειας έχουμε αναθέσει μόνο ένα πόρο με 1 μονάδα και προσθέσουμε και επιπλέον μονάδες στον πόρο αυτό, τότε η διάρκεια της μονάδας του πόρου θα μειωθεί, όπως θα μειωθεί και η συνολική διάρκεια της εργασίας τους. Η συνολική ωστόσο τιμή της απασχόλησης θα παραμείνει η ίδια.

Βιβλιογραφία Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Project Version 2002 Step by Step, Microsoft Press, 2002 Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Office Project 2003 Βήμα Βήμα, Εκδόσεις Κλειδάριθμος, 2004 Courter Gini, Marquis Annette, Microsoft Project 2000, Εκδόσεις Γκιούρδας, 2001 Stover Teresa, Microsoft Office Project 2003 Inside Out, Microsoft Press, Paperback, Bk&CD edition, 2003 Uyttewaal Eric, Dynamic Scheduling with Microsoft Office Project 2003: The Book by and for Professionals, J. Ross Publishing, 2004 www.microsoft.com/hellas/office/project/