Αρχες διοικησησ & διαχειρισησ εργων 301 – Διάλεξη 11

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΟΣΤΟΥΣ (COST management) 301 – Διάλεξη 11

οργανισμοσ Μετασχηματίζει πόρους σε ενέργειες. Να θυμηθούμε ότι… οργανισμοσ Κάθε οργανισμός επιτελεί μία βασική λειτουργία: Μετασχηματίζει πόρους σε ενέργειες. Αυτό πράτουν εξίσου οι εμπορικές επιχειρήσεις, οι φορείς του δημόσιου τομέα, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί, οι μη κυβερνητικές οργανώσεις......και το σώμα μας

Πως αναπτυσσεται το εργο…. Να θυμηθούμε ότι… Πως αναπτυσσεται το εργο…. ΑΝΑΓΚΗ/ΕΠΙΘΥΜΙΑ Μηχανισμοί Ανθρώπινοι πόροι Γνώση Εμπειρία Κεφάλαια Εργαλεία – Τεχνικές Τεχνολογία Περιορισμοί Οικονομικοί Νομικοί Δεοντολογικοί Λογικοί Χρονικοί Περιβαλλοντολογικοί Ποιοτικοί Έμμεσοι ΕΡΓΟ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΑΝΑΓΚΗΣ

(Project )Scope Statement Να θυμηθούμε ότι… (Project )Scope Statement Η περιγραφή του εύρους του έργου περιλαμβάνει τα βασικά παραδοτέα, τα αντικείμενα του έργου, τις υποθέσεις εργασίας, τους περιορισμούς και μια δήλωση των εργασιών που πρέπει να γίνουν, η οποία αποτελεί βάση για μελλοντικές αποφάσεις και για επιβεβαίωση της από κοινού αντίληψης, από όλους τους εμπλεκόμενους στο έργο, για το τι πρέπει να γίνει (αλλά και για το τι δεν είναι αναμενόμενο να γίνει). PMBOK® Guide, Fourth Edition, Glossary Μια σύντομη περιγραφή για το τι πρέπει να γίνει έτσι ώστε να ολοκληρωθεί το έργο. Δηλώνονται τα κύρια αντικείμενα του έργου, τα παραδοτέα και την αιτιολόγηση. Το εύρος του έργου αρχικά καθορίζεται στο Business Case και αναπτύσσεται λεπτομερώς στο Project Charter. Project Management Methodology, PM2, Open Edition, v.0.9, [2016]

ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΩΝ ΜΕΡΩΝ Να θυμηθούμε ότι… ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΩΝ ΜΕΡΩΝ Συνδυάζει διοίκηση, οικονομική θεωρία, θεωρία παιγνίων Ανάλυση Αναγνώριση Διαχείριση

Να θυμηθούμε ότι… ΒΗΜΑΤΑ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ Εύρος (Scope): Να αντιληφθούμε το πρόβλημα και την εργασία που πρέπει να γίνει ώστε να επιλυθεί Εκτίμηση (Estimation): Πόση προσπάθεια; Πόσος χρόνος; Κίνδυνος (Risk): Τι μπορεί να στραβώσει; Πως θα το αποφύγουμε; Τι πρέπει να κάνουμε; Χρονοδιάγραμμα (Schedule): Πως θα κατανεμηθούν οι πόροι στη διάρκεια του έργου; Τι είναι τα ορόσημα (milestones); Στρατηγική ελέγχου (Control strategy): Πως θα ελέγξουμε την ποιότητα; Πως θα ελέγξουμε την αλλαγή;

Η μελετη του χρονου απαντα Να θυμηθούμε ότι… Η μελετη του χρονου απαντα Σε ερωτήματα όπως: Ποια είναι η ελάχιστη διάρκεια για την ολοκλήρωση του έργου; Ποιος ο νωρίτερος χρόνος έναρξης και λήξης κάθε δραστηριότητας; Ποιος ο αργότερος χρόνος έναρξης και λήξης κάθε δραστηριότητας; Πόσο μπορεί να καθυστερήσει η έναρξη κάθε δραστηριότητας χωρίς επιβάρυνση της διάρκειας του έργου;

Αντικειμενικοι στοχοι ή … ο “τριπλοσ περιορισμοσ” Να θυμηθούμε ότι… Αντικειμενικοι στοχοι ή … ο “τριπλοσ περιορισμοσ” Χρόνος (Διάρκεια) Ελαχιστοποίηση της διάρκειας Χρήμα (Κόστος) Μεγιστοποίηση ΚΠΑ Ποιότητα (Εύρος) Βελτιστοποίηση ποιότητας Διάρκεια Κόστος Ποιότητα

Τι ενσωματωνουμε στο εργο… Να θυμηθούμε ότι… Τι ενσωματωνουμε στο εργο… Η διαχείριση έργου απαιτεί την ενσωμάτωση (ενοποίηση) όλων των στοιχείων που επηρεάζουν το έργο Κίνδυνος Επικοινωνίες Χρόνος Κόστος Πόροι Εύρος & Ποιότητα Ηγεσία Triple Constraint Model 10

ΚΟΣΤΟΣ: ΠΩΣ ΤΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΖΟΜΑΣΤΕ Να θυμηθούμε ότι… ΚΟΣΤΟΣ: ΠΩΣ ΤΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΖΟΜΑΣΤΕ Πρακτικά σε ένα έργο υπάρχουν 3 διεργασίες για τη διαχείριση του κόστους: Εκτίμηση για το κόστος Ανάπτυξη προϋπολογισμού Έλεγχος για το κόστος

ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΓΙΑ ΤΟ ΚΟΣΤΟΣ Ποια ερωτήματα πρέπει να απαντηθούν? Να θυμηθούμε ότι… ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΓΙΑ ΤΟ ΚΟΣΤΟΣ Ποια ερωτήματα πρέπει να απαντηθούν? Τι πόρους απαιτεί η κάθε δραστηριότητα; Πόρους ανθρώπινους και υλικούς. Σε ποια ποσότητα; Πόσο κοστίζει ο κάθε πόρος;

ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Να θυμηθούμε ότι… ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΒΗΜΑΤΑ Σύνταξη προϋπολογισμού Προσδιορισμός ταμειακών ροών Είναι το πλάνο (χρονοδιάγραμμα) του έργου εκφρασμένο σε χρήμα …ΚΑΙ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ Η μοναδικότητα του έργου Η διάρκεια, η οποία αυξάνει την αβεβαιότητα

ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΕΡΓΩΝ (PROJECT EVALUATION) 301 – Διάλεξη 11

ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ Ex Ante Πότε γίνεται; Αφού έχουν πραγματοποιηθεί όλες οι επιμέρους αναλύσεις το έργο αξιολογείται και υπόκειται σε κρίση. Γιατί γίνεται; Εδώ λαμβάνεται η απόφαση αν απαιτείται να πραγματοποιηθεί ή όχι

ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ Ex Post Πότε γίνεται; Μετά το τέλος της υλοποίησης του έργου και την έναρξη των λειτουργιών του γίνεται η αξιολόγηση του υφιστάμενου έργου. Γιατί γίνεται; Ελέγχεται κατά πόσο επιτεύχθηκαν οι πρωταρχικοί στόχοι, πόσο ήταν το πραγματικό κόστος του, αν υπάρχουν προβλήματα που απαιτούν βελτιώσεις κ.α.

ΚΟΣΤΟΣ - ΟΦΕΛΟΣ (COST-BENEFIT) 301 – Διάλεξη 11

ΚΡΙΤΗΡΙΑ Η κοινωνικοοικονομική ανάλυση δεν συμπεριλαμβάνει μόνο τις χρηματοοικονομικές ροές εσόδων –εξόδων, αλλά όλες τις πραγματικές επιπτώσεις του έργου. Το κόστος του έργου διακρίνεται σε άμεσο και έμμεσο. Το άμεσο περιλαμβάνει το κόστος κατασκευής, λειτουργίας και συντήρησης του έργου. Το έμμεσο περιλαμβάνει όλες τις αρνητικές επιπτώσεις, οι οποίες θα προκληθούν από την κατασκευή και τη λειτουργία του. Αρνητικές εξωτερικές επιδράσεις: περιβαλλοντική ρύπανση, καταστροφή μνημείων, μετακινήσεις πληθυσμών, κυκλοφοριακές συμφορήσεις και ατυχήματα, εξάντληση σπανίων πόρων, παρεμπόδιση απόλαυσης αγαθών, ζημιές σε τρίτους, οικονομικά προβλήματα, κ.λπ.

ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ Κάθε έργο χαρακτηρίζεται από μια ροή ωφελειών και κόστους, η οποία ξεκινά με την έναρξη κατασκευής του και τελειώνει με το τέλος της παραγωγικής του ζωής. Κατά συνέπεια το οικονομικό αποτέλεσμα που παράγει το έργο, θα προκύψει με τη σύγκριση των εσόδων (ωφελειών) που αποδίδει, και του κόστους (δαπανών) που απαιτεί. Για κάθε έργο είναι δυνατόν να καταρτιστεί ένας πίνακας ετήσιων εισροών και εκροών

ΤΙ ΜΕΤΡΑΜΕ;; Εισροές: -Μείωση του κόστους -Προσδοκώμενα Έσοδα -Μείωση του κόστους -Υπολειμματική Αξία (Η αξία ενός έργου, μηχανήματος, εξοπλισμού στο τέλος της χρήσης του. Τα χρήματα που θα εισπράξουμε από την πώληση του) Εκροές: -Κόστος Έργου -Λειτουργικό Κόστος

50 60 70 100 20 170 180 240 ΕΙΣΡΟΕΣ 1 2 3 4 5 Άμεσες Ωφέλειες Μείωση Κόστους Επεξεργασίας 50 60 70 Έσοδα από Εκμετάλλευση Χώρων 100 Έμμεσες Ωφέλειες Μείωση κόστους διοίκησης 20 Υπολειμματική Αξία ΣΥΝΟΛΟ ΕΙΣΡΟΩΝ 170 180 240

200 100 10 20 210 120 ΕΚΡΟΕΣ 1 2 3 4 5 Κόστος Έργου Άμεσο Έμμεσο (κόστος διοίκησης κ.λπ.) 10 Λειτουργικό Κόστος 20 ΣΥΝΟΛΟ ΕΚΡΟΩΝ 210 120

ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΙΣΡΟΩΝ - ΕΚΡΟΩΝ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ 1 2 3 4 5 ΕΙΣΡΟΕΣ (Α) 100 170 180 240 ΕΚΡΟΕΣ (Β) 210 120 20 Α-Β -210 -20 150 160 220

ΕΡΓΑΛΕΙΑ (TOOLS) 301 – Διάλεξη 11

ΠΕΡΙΟΔΟΣ ΑΝΑΚΤΗΣΗΣ ΚΟΣΤΟΥΣ Γιατί χρησιμοποιείται συχνά; Ως συμπληρωματικό προς άλλα πιο σύνθετα κριτήρια Αρχική αξιολόγηση πριν την εφαρμογή σύνθετων κριτηρίων Απλό και Εύκολο Επενδύσεις που η ανάκτηση του κεφαλαίου πραγματοποιείται γρήγορα εκτίθενται σε ρίσκο λιγότερο Σε συνθήκες όπου τα επενδυτικά κεφάλαια είναι περιορισμένα, υπάρχει πλεονέκτημα στην γρήγορη ανάκτηση τους για άλλη χρήση Οι εισπράξεις των πρώτων ετών αποτελούν(?) ένδειξη για μελλοντικές εισπράξεις

ΠΕΡΙΟΔΟΣ ΑΝΑΚΤΗΣΗΣ ΚΟΣΤΟΥΣ Μειονεκτήματα Αγνοεί τη ροή εσόδων μετά την αποπληρωμή Αυθαίρετος προσδιορισμός τέλους της επένδυσης Έμφαση σε βραχύβια σχέδια Τάση για γρήγορο και σίγουρο κέρδος Αγνοεί την αποδοτικότητα Αγνοεί τον χρόνο πραγματοποίησης εσόδων -εξόδων

ΚΑΘΑΡΑ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΞΙΑ ΚΑΛΑ ΧΡΙΣΤΟΥΓΕΝΝΑ