Δημιουργία στόχων για Συναντήσεις, Συνέδρια και Εκδηλώσεις Δημιουργία στόχων για Συναντήσεις, Συνέδρια και Εκδηλώσεις Γεώργιος Απλαδάς Καθηγητής Εφαρμογών ΤΕΙ Κρήτης Τμήμα Διοίκησης Τουριστικών Επιχειρήσεων Χειμερινό 2017-2018

Η ιστορία των συναντήσεων\συνεδριάσεων συμπεριλαμβάνει: Πληροφορίες (γενικές, οικονομικές, υποδομές, εξοπλισμός, συμμετοχές, μεταφορές, φαγητό, οπτικοακουστικές απαιτήσεις κ.α.) Συμμετοχική και κυκλοφοριακή ροή της συνάντησης\συνεδρίασης Συμμετοχή, χορηγός, δημογραφικά, προφίλ και προτιμήσεις Έξοδα και έσοδα από προηγούμενες συναντήσεις\συνεδριάσεις Περιεχόμενο, μήνυμα και σχεδιασμός του προγράμματος της συνάντησης\συνεδρίασης Αξιολόγηση πληροφοριών από ομιλητές και γενικά όλης της συνάντησης\συνεδρίασης

Πληροφορίες χαρακτηριστικών για αυτόν που φιλοξενεί την συνάντηση\συνεδρίαση: Όραμα, δήλωση αποστολής, βασικές αξίες και στρατηγικές στόχων για την οργάνωση της συνάντησης\συνεδρίασης\εκδήλωσης Εσωτερικές και εξωτερικές προκλήσεις που αντιμετωπίζει

Οι πληροφορίες των άμεσων ενδιαφερόμενων αποτελούνται από: Λόγοι και σκοποί για την συμμετοχή π.χ. - Αν απαιτείται να συμμετέχουν στην συνάντηση. Επειδή δεν είναι όλοι ενθουσιασμένοι για την ανάγκη να συμμετέχουν πολλοί εργοδότες καλύπτουν όλα τα έξοδα των εργαζόμενων. Με την παρακολούθηση της συνάντησης θα πάρουν κάποιο πτυχίο\δίπλωμα\βεβαίωση. Έχουν δηλαδή εκπαιδευτικό χαρακτήρα αυτές οι συναντήσεις Μερικές επιχειρήσεις\επαγγέλματα είναι πιο κοινωνικά και εξωστρεφή από άλλες Μερικοί συμμετέχοντες θέλουν να ενημερωθούν πάνω σε ειδικά θέματα\γνώσεις. Αν και αυτά δεν είναι ανάγκη να σχετίζονται με το συγκεκριμένο επάγγελμα Οφέλη που προσδοκούν: π.χ. – Ξεχωριστές προσδοκίες βασισμένες πάνω στους προσωπικούς λόγους των συμμετεχόντων

Οι πληροφορίες των άμεσων ενδιαφερόμενων αποτελούνται από Επέκταση των επαγγελματικών επαφών τους με άλλους επιχειρηματίες ή προμηθευτές Πληροφορίες που κατέχουν και που θα είναι σημαντικές για τον σχεδιασμό, προγραμματισμό ή την επιτυχία της συνάντησης π.χ. – Ποια εποχή του χρόνου είναι κατάλληλη για την μεγαλύτερη συμμετοχή. Μερικές βιομηχανίες έχουν συγκεκριμένες εποχές που έχουν πιο πολύ δουλειά Ανησυχίες που έχουν για την συνάντηση, για αυτόν που το φιλοξενεί και την επιτυχία της π.χ. – Παίρνοντας παράδειγμα από προηγούμενες παρόμοιες συναντήσεις ή εκδηλώσεις που θα φτιάξουν τις προσδοκίες που θα έχουν για αυτήν οι συμμετέχοντες Προκλήσεις που αντιμετωπίζουν στον εργασιακό χώρο, στην βιομηχανία, στην πολιτική τους, στην κοινωνία, στην χώρα και στην προσωπική τους ζωή. π.χ. Πληροφορίες για προκλήσεις που βοηθούν στην αναγνώριση των αναγκών ή των προβλημάτων επίδοσης των συμμετεχόντων

Φιλοσοφία του Προϋπολογισμού Αύξηση Εισοδήματος Μείωση του Κόστους Είδος Φιλοσοφία του Προϋπολογισμού Αύξηση Εισοδήματος Μείωση του Κόστους Οργανισμός Οι περισσότερες έχουν μη κερδοσκοπικό χαρακτήρα που σημαίνει ότι τα κέρδη δεν είναι μεγάλα και πάνε προς την ανάπτυξη του οργανισμού Προσθήκη ή αύξηση της διαφήμισης στην τοποθεσία και στην ιστοσελίδα Να μελετηθεί η ιδέα για μάρκετινγκ σε σχετικές ομάδες, ανταγωνιστικοί οργανισμοί Δημιουργικά πακέτα ευκαιριών για τους χορηγούς Δημιουργία κατευθυντήριων γραμμών για τα ταξιδιωτικά έξοδα του προσωπικού και των ομιλητών Να χρησιμοποιούνται ομιλητές χωρίς αμοιβή όπου γίνεται Εξέταση της συμβάσεων για τυχόν extra χρεώσεις Εκτύπωση προγραμμάτων σε καταστήματα με προσφορές Χρησιμοποίηση εθελοντών, σπουδαστών. Εταιρία Οι συναντήσεις συνηθίζονται να μην έχουν κέρδος που σημαίνει πίεση προς την εταιρία να ελαττώσουν τα έξοδά της σε όλους τους τομείς, έτσι τα έξοδα από τις συναντήσεις πρέπει να κρατηθούν σε λογικά όρια Δεν εφαρμόζεται συνήθως το εισόδημα Η συναντήσεις να μην κρατάνε πολλές μέρες Να γίνονται σε μικρές πόλεις και κατά την διάρκεια του low season της περιοχής Διαχείριση του κόστους των εισιτηρίων έχοντας ειδικές προσφορές από αεροπορικές εταιρίες Διακανονισμός με μικροπωλητές για μεικτές συναντήσεις Χρησιμοποίηση διασκέδασης για την μείωση της ανάγκης πολλών γευμάτων Δημόσια εταιρία Τα τέλη εγγραφής πρέπει να περιορίζονται σε λογικά διαστήματα και τα έξοδα να ελέγχονται στενά. Οι συμμετέχοντες πρέπει να τηρούν όλους τους όρους. Αύξηση στα τέλη εγγραφής δεν συνηθίζεται σαν επιλογή και δεν επιτρέπεται από τους χορηγούς Αύξηση συμμετεχόντων από άλλες εταιρίες Μερικά εκθέματα πωλητών επιτρέπονται αλλά πάλι κάτω από συγκεκριμένους όρους Να γίνονται οι συναντήσεις σε τοποθεσίες όπως αμφιθέατρα πανεπιστημίων Συνεργασία με τροφοδοσίες με χαμηλό κόστος Για επιπλέον φαγητό ή νερό να υπάρχει τιμή

Πριν πλησιάσει ο οργανισμός έναν πιθανό χορηγό ή έναν στρατηγικό συνεργάτη θα πρέπει να έχει κατανοήσει πλήρως: Τα πακέτα των χορηγών που υπάρχουν και που μπορούν να προσφέρουν Την τιμολόγηση Τα περιουσιακά στοιχεία, κεφάλαια, την χρηματική αξία και την αποτίμηση αυτών.

Ιδέες για την μείωση του κόστους: Όταν διεξάγεται μια έρευνα αγοράς να χρησιμοποιείται το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Για την αποστολή πληροφοριών στους συμμετέχοντες να χρησιμοποιείται το email ή το fax Χρησιμοποίηση τηλεδιασκέψεων ή μέσω διαδικτύου Προώθηση και άλλων συναντήσεων στην διαφήμιση Δημιουργία θέματος και logo των συναντήσεων, δηλαδή μια συγκεκριμένη μάρκα για όλες τις συναντήσεις Πολλούς ελέγχους πριν την εκτύπωση Μεγάλες ποσότητες παραγγελιών, επειδή όταν είναι μικρές είναι και πιο ακριβές

Αξιολόγηση της επιτυχίας: Πρώτο Βήμα Σύγκριση μέσο Internet   Δεύτερο Βήμα Σύγκριση με 5-10 οργανισμούς με συναντήσεις παρόμοιες με την δική σας: Είδος οργανισμού (κερδοσκοπική ή μη κερδοσκοπική) Μέγεθος οργανισμού Είδος συνάντησης (εκπαιδευτική, ετήσια, συνεδρίαση) Αριθμός συμμετεχόντων Τιμές εγγραφής και άλλες τιμές σχετικά με την συνάντηση

Τρίτο Βήμα Παρακολούθηση του Μάρκετινγκ των συναντήσεων που χρησιμοποιούν οι επιλεγμένοι οργανισμοί όλο το χρόνο:   Επένδυση στο Διαδικτυακό Μάρκετινγκ Πόσο χρησιμοποιούν οι άλλοι οργανισμοί το διαδικτυακό Μάρκετινγκ? Ανέβασμα βασικών ανακοινώσεων και πληροφοριών εγγραφής για την συνάντηση Ανέβασμα εκτεταμένων πληροφοριών και ανακοινώσεων Ανέβασμα εκτεταμένων πληροφοριών και αν βασίζονται για σχεδόν όλες τις συναλλαγές τους με τους συμμετέχοντες από το διαδίκτυο Εκτίμηση του προϋπολογισμού για το διαδικτυακό Μάρκετινγκ σαν ποσοστό ακαθάριστων εσόδων των συναντήσεων Επικοινωνία με τους συμμετέχοντες Την συχνότητα που ενημερώνονται ή ανανεώνονται οι πληροφορίες σχετικά με την συνάντηση στην ιστοσελίδα Την διαθεσιμότητα των πληροφοριών και το πόσο λεπτομερείς είναι Την ευκολία ή την ταχύτητα των απαντήσεων προς τους συμμετέχοντες Στρατηγικό Πρόγραμμα Διαχείρισης Συναντήσεων Ο σχεδιασμός και η εφαρμογή του προσφέρει για τον υπεύθυνο διοργάνωσής: Βελτίωση της αποτελεσματικότητας του προγράμματος Διαχείριση ρίσκων Μείωση κόστους Επιστροφές χρημάτων

Πολιτικές Ανάπτυξης Συναντήσεων και Εκδηλώσεων 1. Προσδιορισμός συνάντησης Μέγεθος (αριθμός συμμετεχόντων) Έξοδα (είδος ή ποσό προϋπολογισμού) Είδος (σκοπός) Απαιτήσεις τοποθεσίας Απαιτήσεις ταξιδιού Απαιτούμενες υπηρεσίες σχεδιασμού 2. Έγκριση διαδικασίας 3. Εγγραφή συνάντησης 4. Συμβάσεις 5.Διαχείριση λογιστικών 6.Διαδικασίες πληρωμών 7. Εργαλεία διαδικασίας για το στρατηγικό πρόγραμμα διαχείρισης συναντήσεων 8. Εφαρμοσμένες εταιρικές πολιτικές 

Τα πιο σημαντικά θέματα που αντιμετωπίζει ο διοργανωτής: Διαχείριση\Διοίκηση Υπάρχει χρόνος ειδικά αφιερωμένος για την καθαριότητα και την οργάνωση του γραφείου? Υπάρχει χρόνος ειδικά αφιερωμένος για την διαχείριση οικονομικών θεμάτων? Διαθέτει τεχνολογικούς πόρους για την ρύθμιση των πληροφοριών σχετικά με την επιχείρηση? Εάν έχει ιστοσελίδα, υπάρχει η κατάλληλη ενημέρωση και ανανέωση? Επικοινωνίες Συνεργασίες με προμηθευτές

θέματα που αντιμετωπίζει ο διοργανωτής: Προετοιμασία απαντήσεων σε αιτήματα για προτάσεις νέων εργασιών Εμπειρία Η τεχνογνωσία του διοργανωτή στη παροχή υπηρεσιών Η ικανότητα του διοργανωτή να ολοκληρώσει το έργο σύμφωνα με το πρόγραμμα Τα εργαλεία που θα χρησιμοποιηθούν για την ολοκλήρωση του έργου Εάν θα χρησιμοποιήσει τρίτα πρόσωπα για συνεργασία στην ολοκλήρωση του έργου Μηχανισμοί υποστήριξης του διοργανωτή

θέματα που αντιμετωπίζει ο διοργανωτής: Η σύμβαση Αναγνώριση των ατόμων που συμπεριλαμβάνει η σύμβαση και των δικαιωμάτων τους για τις αλλαγές και το ποιος από αυτούς μπορεί να κάνει αλλαγές πάνω στην σύμβαση. Αναφορά των ευθυνών όλων συμβαλλόμενων Μια συγκεκριμένη δήλωση για το πότε και πως θα πληρωθεί ο διοργανωτής Αποζημιώσεις και άλλα θέματα σχετικά με την ασφάλιση Κανόνες ακύρωσης και τερματισμού και θέματα σχετικά με τα τέλη ακύρωσης Νομική Δομή Τιμολόγηση, αρχικά έξοδα και άλλα οικονομικά θέματα Πληρωμές, αρχικά έξοδα και άλλες πιθανές εκτιμήσεις

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΜΙΚΡΩΝ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ\ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΕΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΜΙΚΡΩΝ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ\ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΕΩΝ   Τύποι μικρού μεγέθου συναντήσεις\συνεδριάσεις: Συνεδριάσεις διοικητικού συμβουλίου και άλλες επιχειρηματικές συναντήσεις Συναντήσεις πωλήσεων Συναντήσεις κινήτρων Ετήσιες συναντήσεις μικρών ενώσεων Συνεδριάσεις προσωπικού Συνεδρίες οραματισμού και σχεδιασμού Συναντήσεις του συμβουλίου για την κατάρτιση και τον προσανατολισμό  

Για την διεξαγωγή της μικρής συνάντησης\συνεδρίασης: Η έναρξή της Προσδιορισμός των κανόνων Διαχείριση χρόνου Προσδιορισμός της διαδικασίας διαχείρισης Αξιολόγηση της διαδικασίας διαχείρισης Ομιλητές Φαγητά και ποτά Οπτικοακουστικά Διαδικασία εγγραφής Η υλικοτεχνική μορφή της συνάντησης και τις εγκαταστάσεις του χώρου Η λήξη της Εξέταση των ενεργειών, αναθέσεων και τις προθεσμίες Ρύθμιση και προγραμματισμός της ώρας της επόμενης συνάντησης Ποιοι θα συμμετέχουν στην επόμενη συνάντηση

Παγκόσμιες τάσεις που μπορείτε να εφαρμόσετε στο επόμενο συνέδριό σας 1. Δημιουργικότητα Η δημιουργικότητα έχει αποδειχθεί ιδιαίτερα αποτελεσματική στην ενίσχυση του engagement και της εκμάθησης Όταν μία ομιλία γίνεται με παιγνιώδη τρόπο, τότε αυξάνεται η προσοχή του κοινού, ενώ επιτυγχάνεται και η ενεργός συμμετοχή του. Ένας νέος τρόπος, μία εναλλακτική προσέγγιση και μία αντισυμβατική ιδέα, μπορούν να προσδώσουν μία πιο φρέσκια εικόνα στο συνέδριό σας.

2. Τεχνολογία Αναμφίβολα αποτελεί πρόκληση για τους επαγγελματίες διοργανωτές, να είναι πάντα ενημερωμένοι, για την εξέλιξη της τεχνολογίας στο χώρο των εκδηλώσεων. Η χρήση εφαρμογών κινητών τηλεφώνων και εξελιγμένου οπτικοακουστικού εξοπλισμού μπορεί να απογειώσει την εκδήλωσή σας. Ενημερωθείτε για την εξέλιξη της τεχνολογίας στον τομέα σας και υιοθετείστε νέες ψηφιακές λύσεις, που μπορούν να αναβαθμίσουν το συνέδριό σας.

3. Ποικιλία Η εναλλαγή – από μεγάλες συνεδριακές αίθουσες και πολύωρες παρουσιάσεις σε μικρότερες αίθουσες και μικρής διάκριας workshops λίγων ατόμων – σπάει τη μονοτονία και ευνοεί τη μάθηση και τη συμμετοχικότητα των συνέδρων. Διαμορφώστε ανάλογα το πρόγραμμα της εκδήλωσης, ώστε να έχει τις κατάλληλες εναλλαγές, που χρειάζονται, για να μην κουραστούν και βαρεθούν οι σύνεδροι.

4. Design Το design των χώρων μπορεί να επηρεάσει την επιτυχία ενός συνεδρίου, καθώς ο διοργανωτής μπορεί -μέσω της διακόσμησης- να διεγείρει την προσοχή των συνέδρων. Η χρήση μουσικής, ηχητικών εφέ – ακόμη και αρωμάτων – ευνοεί τη δημιουργία της κατάλληλης ατμόσφαιρας. Ο φωτισμός, καθώς και ηχητικά και οπτικά εφέ, για να μπορούν να διατηρήσουν αμείωτο το ενδιαφέρον του ακροατηρίου .

5. Ευεξία Ο τουρισμός ευεξίας και υγείας έχει εξελιχθεί σε μία από τις πιο κυρίαρχες τάσεις στην ταξιδιωτική βιομηχανία, που δεν μπορούσε παρά να επηρεάσει μέχρι και το συνεδριακό τουρισμό. Τα πολυήμερα συνέδρια ενσωματώνουν πλέον – στο πρόγραμμά τους – δραστηριότητες, που ευνοούν τη χαλάρωση των συμμετεχόντων. Διοργανώστε μαθήματα yoga και διαλογισμού - ή ακόμη και πεζοπορίες όταν ο καιρός το επιτρέπει- στα διαλείμματα ή μετά το πέρας των συνεδριακών εργασιών, και δώστε την ευκαιρία στους συνέδρους, να χαλαρώσουν και να αναζωογονηθούν, ώστε να παρακολουθήσουν ευχάριστα τη συνέχεια του συνεδρίου.