ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΈΡΓΩΝ Εισήγηση 3η Εισηγήτρια Κυλινδρή Σταματία

ΧΡΟNIKΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑTIΣΜΟΣ TΩN EΡΓΩN (Ι) Βασική επιδίωξη κάθε κατασκευαστικής επιχείρησης είναι η βελτίωση της παραγωγικότητας του δυναμικού και η μείωση του συνολικού κόστους του έργου. Απαιτείται ορθολογικός προγραμματισμός και οργάνωση των εργασιών, ώστε να αποφευχθούν απώλειες εργατοωρών. Η εκτέλεση κάθε έργου απαιτεί τον ορθολογικό χρονικό προγραμματισμό της υλοποίησής του, ώστε να επιτευχθεί η ταχύτερη και οικονομικότερη εκτέλεσή του. Κατά τον προγραμματισμό καθορίζεται η χρονική αλληλουχία των επιμέρους εργασιών, η χρονική και τοπική κατανομή του υφιστάμενου ή του απαιτούμενου δυναμικού και η διακίνηση των υλικών που θα χρησιμοποιηθούν στο έργο.

ΧΡΟNIKΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑTIΣΜΟΣ TΩN EΡΓΩN (ΙΙ) Συντάσσονται πίνακες και διαγράμματα, όπου εμφανίζεται η χρονική εξέλιξη των δραστηριοτήτων, οι απαιτήσεις του έργου σε δυναμικό ή υλικά, καθώς και το κόστος αυτών. Το σύνολο των πινάκων και διαγραμμάτων αποτελούν το πρόγραμμα του έργου. Με το πρόγραμμα ελέγχεται η πορεία κατασκευής του έργου. Ανά χρονικές περιόδους ελέγχεται η τήρησή του, και εφόσον απαιτηθεί, μεταβάλλεται. Η καλύτερη προετοιμασία και οι υπολογισμοί που βασίζονται σε εμπειρικά στοιχεία κόστους και χρόνου για τις δραστηριότητες ενός έργου. Η απεικόνιση των διαδικασιών υλοποίησης ενός έργου γίνεται με τη βοήθεια των ευθύγραμμων ή δικτυωτών γραφημάτων.

Ο προγραμματισμός ενός έργου δίνει τη δυνατότητα για: Σωστή προετοιμασία για την εκτέλεση κάθε δραστηριότητας. Eντοπισμό των κρίσιμων δραστηριοτήτων, οι οποίες επηρεάζουν τη συνολική διάρκεια του έργου. Μείωση της μη παραγωγικής απασχόλησης ανθρώπινου δυναμικού και μηχανών. Προσδιορισμό της σχέσης συνολικού κόστους και διάρκειας κατασκευής του έργου. Έγκαιρη πρόβλεψη για τις απαιτήσεις σε δυναμικό και υλικά.

Η κατάρτιση του προγράμματος κατασκευής ενός έργου γίνεται με τη συμβολή όλων όσοι έχουν επιρροή στην εκτέλεσή του. Από έργο σε έργο ή από εταιρεία σε εταιρεία, το σύνολο όσων ασκούν επιρροή στο έργο αλλάζει. Ο προγραμματισμός και ο έλεγχος χρονικής κλιμάκωσης της κατασκευής ενός έργου αποτελούν 2 από τις βασικές λειτουργίες της διοίκησης του έργου. Κάθε έργο είναι δυνατόν να διαιρεθεί σε μικρότερα έργα ή εργασίες (ή δραστηριότητες),καθεμιά από τις οποίες έχει συγκεκριμένη αρχή και τέλος. Όλες οι δραστηριότητες ενός έργου είναι αλληλεξαρτώμενες, αφού η αρχή κάθε δραστηριότητας εξαρτάται από την ολοκλήρωση μιας άλλης δραστηριότητας.

Ευθύγραμμα γραφήματα - Tο διάγραμμα Gantt Είναι απλό και εύκολο στη χρήση του, ακόμα και από μη ειδικευμένο προσωπικό. Έχει όμως μειονεκτήματα όπως: Δεν εμφανίζει την αλληλεξάρτηση των διαφόρων εργασιών, αφού δεν εξαρτά την αρχή μιας δραστηριότητας με το τέλος μιας άλλης. Δεν μπορεί να εφαρμοστεί σε έργα με πολλές δραστηριότητες ή γενικότερα σε μεγάλα έργα, αφού είναι δύσκολη η παρακολούθησή του από τον επιβλέποντα το έργο. Δεν παρέχει τη δυνατότητα βελτιστοποίησης της κατασκευής με κατάλληλο συνδυασμό χρόνου, δυναμικού και κόστους.

Ευθύγραμμα γραφήματα - Tο διάγραμμα Gantt

ΑΣΚΗΣΕΙΣ ΠΡΑΞΗΣ

Οργάνωση έργου σε φάσεις Η οργάνωση των δραστηριοτήτων σε φάσεις έργου αποτελεί ένα σημαντικό κομμάτι προγραμματισμού του. Φάση Έργου (Project Phase) είναι μια συλλογή από λογικά συνδεδεμένες δραστηριότητες έργου (project activities) που συνήθως καταλήγουν στην ολοκλήρωση ενός κυρίου παραδοτέου deliverable). Οι φάσεις έργου (επίσης καλούμενες φάσεις) συνήθως ολοκληρώνονται διαδοχικά, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να επικαλύπτονται. Οι φάσεις μπορεί να υποδιαιρούνται σε υπο-φάσεις (sub phases) και κατόπιν σε συστατικά στοιχεία (components).

Η Αναλυτική Δομή των Εργασιών (Work Breakdown Structure, WBS) Είναι μια ιεραρχική δομή (μια μορφή ανεστραμμένου δένδρου) στην οποία το όλο έργο έχει διαιρεθεί σε ενότητες εργασιών (φάσεις). Στο κατώτερο επίπεδο της ιεραρχίας υπάρχουν τα πακέτα εργασιών. Πακέτα εργασιών (work packages) είναι ένα σύνολο εργασιών που είτε θα εκτελεστούν ως υπεργολαβίες είτε θα ανατεθούν σε κάποιο υπεύθυνο ή τμήμα της εταιρίας. Η κατάτμηση του έργου σε πακέτα εργασιών είναι καθοριστική τόσο για τον προγραμματισμό και για την υλοποίηση του έργου. 25/10/2017

Προσδιορισμός της WBS ενός έργου Μπορεί να γίνει με δύο τρόπους: Top-down: το έργο διαιρείται προοδευτικά από πάνω προς τα κάτω σε μεγάλες φάσεις, οι οποίες με τη σειρά τους σε υποενότητες κοκ μέχρι ένα επίπεδο επιθυμητής λεπτομέρειας. Ο τρόπος αυτός είναι ο φυσιολογικότερος. Bottom-up: Απαριθμούνται όλες οι εργασίες και ομαδοποιούνται σε λογικές ενότητες ή κατά τμήματα. Εφαρμόζεται κυρίως σε μικρά έργα. 25/10/2017

Η WBS του έργου «ΝΕΕΣ ΤΑΣΕΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΓΙΑ ΤΡΑΠΕΖΙΚΟΥΣ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥΣ» ΠΑΚΕΤΑ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΦΑΣΕΙΣ 25/10/2017

Η WBS με μορφή κειμένου σε διαφορετική στοίχιση. ΦΑΣΗ 1. ΜΕΛΕΤΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ. 1.1 Προετοιμασία, σχεδιασμός και ανάλυση απαιτήσεων του έργου. 1.2 Μελέτη εφαρμογής του έργου. ΦΑΣΗ 2. ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ & ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ. 2.1 Οριστικοποίηση καταλόγου του απαιτούμενου εξοπλισμού. 2.2 Προμήθεια και εγκατάσταση υλικού εξοπλισμού. ΦΑΣΗ 3. ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ. 3.1 Πιλοτική λειτουργία εφαρμογών προγράμματος. 3.2 Πιστοποίηση της καλής λειτουργίας προγράμματος. 3.3 Παράδοση και παραλαβή του έργου για απαιτούμενη χρήση. ΦΑΣΗ 4. ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΣΕΜΙΝΑΡΙΟΥ. 4.1 Δημοσίευση του Προγράμματος Επαγγελματικής Κατάρτισης. 4.2 Ανάρτηση του συγκεκριμένου προγράμματος στην ιστοσελίδα και το φόρουμ των τραπεζών στις οποίες απευθύνεται. 4.3 Παράδοση και παραλαβή του έργου για απαιτούμενη χρήση ΦΑΣΗ 5. ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΗ ΑΙΤΗΣΕΩΝ. 5.1 Αξιολόγηση όλων των υποψηφιοτήτων. ΦΑΣΗ 6. ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΩΝ ΜΑΘΗΤΩΝ. 6.1 Επιλογή των υποψηφίων συνέντευξη. 6.2 Αξιολόγηση των συνεντεύξεων και τελική επιλογή των συμμετεχόντων. ΦΑΣΗ 7. ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΣΕΜΙΝΑΡΙΟΥ. 7.1 Εκπαιδευτικά σεμινάρια. 7.2 Ανάρτηση των παρουσιάσεων των σεμιναρίων σε ιστότοπους τραπεζών των χρηστών. ΦΑΣΗ 8. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΜΑΘΗΤΩΝ ΣΕΜΙΝΑΡΙΟΥ. 8.1 Αξιολόγηση των δεξιοτήτων που αποκτήθηκαν. 8.2 Αξιολόγηση των αποτελεσμάτων. ΦΑΣΕΙΣ ΠΑΚΕΤΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ 25/10/2017

Περιληπτική δραστηριότητα Στο OpenProj η φάση, οι υποφάσεις και τα συστατικά στοιχειά περιγράφονται με περιληπτικές δραστηριότητες. Η περιληπτική δραστηριότητα (summary task) είναι μια ομάδα σχετικών προγραμματισμένων δραστηριοτήτων συγκεντρωμένων σε κάποιο συνοπτικό επίπεδο και απεικονιζόμενων/ αναφερόμενων ως μια δραστηριότητα σε αυτό το συνοπτικό επίπεδο (PM-BOK 2006, σελίδα 540) .

Ορισμός των φάσεων στο OpenProj Για να χωρίσουμε το έργο σε φάσεις, πρέπει να έχουμε εισάγει το όνομα τη φάσης στην οποία πρόκειται να ομαδοποιήσουμε τις δραστηριότητες. Στην εφαρμογή μας μαζί με τη δημιουργία των δραστηριοτήτων έχουμε εισαγάγει τα ονόματα οκτώ φάσεων, στις οποίες πρόκειται να συνοψίσουμε τις δραστηριότητες.

Η αρχική μορφή του έργου στο OpenProj 25/10/2017

Επιλογή των δραστηριοτήτων που θα ομαδοποιηθούν επιλέγουμε τις δραστηριότητες που θα ομαδοποιηθούν Επιλογή των δραστηριοτήτων που θα ομαδοποιηθούν

Ομαδοποίηση των δραστηριοτήτων 2&3 υπό την δραστηριότητα 1 (Εντολή Εσοχή ) Βασική Εργαλειοθήκη

Ιδιότητες της περιληπτικής δραστηριότητας χρονική διάρκεια ίση με την χρονική διάρκεια του συνόλου των δραστηριοτήτων που ομαδοποιεί ημερομηνία έναρξης ίση με αυτής από το σύνολο που ξεκινάει πρώτη ημερομηνία τερματισμού ίσης με αυτής από το σύνολο που τερματίζει αργότερα από όλες τις υπόλοιπες. Ιδιότητες της περιληπτικής δραστηριότητας 25/10/2017

Δεδομένα του προβλήματος 25/10/2017

Δημιουργία όλων των περιληπτικών δραστηριοτήτων

Σύνοψη των δραστηριοτήτων

Κατάργηση περιληπτικής δραστηριότητας Επιλέγουμε όλες τις δραστηριότητες της περιληπτικής δραστηριότητας. Εκτελούμε την εντολή Εξοχή .

Η αναλυτική δομή των εργασιών του έργου στην προβολή ΔΑΕ 25/10/2017

Εισαγωγή/ Διαγραφή στήλης σε πίνακα του OpenProj Επιλέγουμε μια στήλη του πίνακα πατώντας με το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού στην κεφαλίδα της στήλης. Κρατώντας το ποντίκι στην κεφαλίδα, πατούμε το δεξί πλήκτρο. Από την αναδυόμενη λίστα επιλέγουμε Εισαγωγή Στήλης…. Αν θέλαμε να την διαγράψουμε θα επιλέγαμε Απόκρυψη Στήλης.

Εισαγωγή/Διαγραφή νέας στήλης σε πίνακα του OpenProj Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Στήλης που εμφανίζεται, από το πλαίσιο λίστας Πεδίο επιλέγουμε το όνομα του πεδίου που θέλουμε να εμφανιστεί. Η νέα στήλη εισάγεται στο πίνακα. Η θέση της είναι ακριβώς πριν από αυτή που είχαμε επιλέξει Η διαδικασία που περιγράφηκε, ακολουθείται με τον ίδιο τρόπο για κάθε πίνακα του OpenProj

Δραστηριότητα Ορόσημο

Δραστηριότητα ορόσημο. Η δραστηριότητα ορόσημο αντιπροσωπεύει ένα σημαντικό γεγονός που μπορεί να συμβαίνει στο πλαίσιο του έργου. Ως ορόσημο μπορεί να χαρακτηριστεί μια δραστηριότητα, η οποία θα περιλαμβάνει ενέργειες όπως πχ η πραγματοποίηση μιας σημαντικής σύσκεψης, η καταβολή μια πληρωμής, η πραγματοποίηση ενός ελέγχου από μια επιτροπή. Μια δραστηριότητα μετατρέπεται σε ορόσημο απευθείας αν η χρονική της διάρκεια οριστεί ίση με μηδέν.

Λογικές σχέσεις εξάρτησης

Οι εργασίες πρέπει να εκτελούνται με μια συγκεκριμένη σειρά. Εισαγωγή Στα έργα η σύνδεση των εργασιών αποτελεί ένα σημαντικό κομμάτι της ολοκλήρωσής τους. Οι εργασίες πρέπει να εκτελούνται με μια συγκεκριμένη σειρά. Για αυτό χρησιμοποιούμε τις λογικές σχέσεις εξαρτήσεις. Σε μία εκπαιδευτική εκδρομή, δυο από τις δραστηριότητες πρέπει να πραγματοποιηθούν με μια συγκεκριμένη σειρά: Η συγκέντρωση του αριθμού των ατόμων που επιθυμούν να παρευρεθούν στην εκδρομή. Το κλείσιμο των δωματίων σύμφωνα με τον αριθμό των ατόμων που εκδήλωσαν την επιθυμία να βρεθούν στη εκπαιδευτική εκδρομή.

Ανάλυση της λογικής σχέσης Προηγούμενη ή Προκάτοχη Δραστηριότητα είναι η προγραμματισμένη δραστηριότητα που καθορίζει πότε η λογική διάδοχη δραστηριότητα μπορεί να ξεκινήσει ή να τελειώσει. Λογική Σχέση είναι μια εξάρτηση μεταξύ δυο προγραμματισμένων δραστηριοτήτων έργου. Διάδοχος ή Επόμενη Δραστηριότητα , είναι η προγραμματισμένη δραστηριότητα που ακολουθεί μια προηγούμενη (προκάτοχη) δραστηριότητα , όπως αυτή καθορίζεται από τη μεταξύ τους λογική σχέση.

Τέλος με Αρχή (ΤΑ)-Finish to Start (FS) Η έναρξη της διάδοχης δραστηριότητας εξαρτάται από την ολοκλήρωση της προηγούμενης δραστηριότητας. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ Η έναρξη της κατασκευής του δεύτερου μιας οικοδομής θα ξεκινήσει μετά την ολοκλήρωση της κατασκευής του πρώτου ορόφου Η έναρξη της εκτύπωσης ενός βιβλίου ξεκινά μετά την ολοκλήρωση της συγγραφής του.

Αρχή με Τέλος (ΑΤ)-Start to Finish (SF) Η ολοκλήρωση της διάδοχης προγραμματισμένης δραστηριότητας εξαρτάται από την έναρξη της εργασίας της προηγούμενης δραστηριότητας. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ Η έναρξη της εργασίας των εργαζόμενων σε μια βιομηχανία προκαλεί την ολοκλήρωση της εργασίας του νυχτοφύλακα.

Αρχή με Αρχή (ΑΑ)-Start to Start (SS) Η έναρξη της διάδοχης προγραμματισμένης δραστηριότητας εξαρτάται από την έναρξη της εργασίας της προηγούμενης δραστηριότητας. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ Η έναρξη της εργασίας των εργαζόμενων σε μια βιομηχανία προκαλεί την εκκίνηση λειτουργίας των μηχανών παραγωγής. Με την έναρξη της ομιλίας του κεντρικού ομιλητή σε μια εκδήλωση προκαλεί την εκκίνηση της διαδικασίας μαγνητοφώνησης.

Τέλος με Τέλος (ΤΤ)-Finish to Finish (FF) Η ολοκλήρωση της εργασίας της διάδοχης δραστηριότητας δεν μπορεί να τελειώσει μέχρις ότου ολοκληρωθεί η εργασία της προηγούμενης δραστηριότητας. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ Η ολοκλήρωση της ετοιμασίας της κρέμας επίστρωσης θα πρέπει να ταυτιστεί με την ολοκλήρωση του ψησίματος του κέικ.

Εισαγωγή λογικής σχέσης εξάρτησης Επιλέγουμε την γραμμή στην οποία έχει καταχωρηθεί η προκάτοχη δραστηριότητα. Κρατώντας το πλήκτρο Ctrl πατημένο επιλέγουμε την γραμμή στην οποία έχει καταχωρηθεί η διάδοχη δραστηριότητα.

Εισαγωγή λογικής σχέσης μεταξύ δυο δραστηριοτήτων Έχει εισαχθεί μια λογική σχέση τέλος με αρχή μεταξύ των δύο δραστηριοτήτων. Η σχέση αυτή είναι η προεπιλεγμένη από το OpenProj. Εισαγωγή λογικής σχέσης μεταξύ δυο δραστηριοτήτων Εντολή Σύνδεση Menu Αρχείο  Σύνδεση

Επιλέγουμε μια από τις δύο δραστηριότητας (πχ την προκάτοχη). Αν η Λογική Σχέση Εξάρτησης είναι διαφορετική από την προεπιλεγμένη τότε: Επιλέγουμε μια από τις δύο δραστηριότητας (πχ την προκάτοχη). Εντολή Πληροφορίες Εργασίας (Μενού Αρχείο  Εργασία/ Πληροφορίες Πόρων... ή Βασική Εργαλειοθήκη). Προβάλλεται το παράθυρο Πληροφορίες εργασίας για την δραστηριότητα που επιλέξαμε: Θα τροποποιήσουμε την σχέση της με μια διάδοχη της δραστηριότητα. Επιλέγουμε την ενότητα Διάδοχοι. Από το πλαίσιο λίστας Είδος που αντιστοιχεί στην διάδοχη δραστηριότητα επιλέγουμε τον τύπο της Λογικής Σχέσης Εξάρτησης.

Λογική Σχέση αρχή με αρχή

Κατάργηση λογικής σχέσης εξάρτησης Επιλέγουμε στην ενότητα Προηγηθείσες την δραστηριότητα που θέλουμε να απεξαρτήσουμε. Επιλέγουμε μια από τις δύο δραστηριότητες (πχ την διάδοχη). Ακολουθούμε την διαδικασία για την προβολή του παράθυρου Πληροφορίες εργασίας Πατώντας το δεξί πλήκτρο του ποντικιού, προβάλλεται ένα αναδυόμενο μενού από το οποίο επιλέγουμε Διαγραφή.