Διαχείριση Έργων Πληροφορικής Δρ. Δαμιανός Σακάς Η διαχείριση έργου είναι η ικανότητα να διαχειρίζεστε μια σειρά χρονολογικών εργασιών προκειμένου να καταλήξετε σε έναν επιθυμητό στόχο. Η δυσκολία προκύπτει από το γεγονός ότι μερικές εργασίες δεν μπορούν να αρχίσουν εάν δεν έχουν ολοκληρωθεί οι προηγούμενες.

Προγραμματισμός του Έργου

Πως γίνεται ο προγραμματισμός; Η μεθοδολογία που συνήθως ακολουθείται σαν πρώτο στοιχείο του έργου είναι μια έρευνα σε WEB σε τεχνικά φυλλάδια και συζήτηση με συναδέλφους που έχουν αντιμετωπίσει το ίδιο πρόβλημα. Η έρευνα αυτή αποδεικνύεται αναποτελεσματική εάν δεν είναι ενταγμένη σε ένα ολοκληρωμένο σχεδιασμό πραγματοποίησης ενός project.

Προγραμματισμός της Έρευνας Προσδιορισμός του σκοπού της έρευνας και καταγραφή της Προσδιορισμός των πόρων που θα χρησιμοποιηθούν κατά την διάρκεια της έρευνας. Προηγούμενη εμπειρία Εμπειρία άλλων Κατάλληλους δικτυακούς τόπους Κλαδικά εμπορικά περιοδικά Βιβλία του κλάδου σχετικά με το θέμα του έργου Φυλλάδια προμηθευτών Ανάθεση Εάν είναι αποφασισμένο ποιοι θα εμπλακούν στο έργο τότε είναι χρήσιμο να εμπλακούν και στην έρευνα

Προγραμματισμός της Έρευνας Έναρξη έρευνας Μελέτη εναλλακτικών, Ανεύρεση λύσεων Αξιολόγηση λύσεων Κατάρτιση έγγραφου με όλες τις πηγές και τα ευρήματα Οργάνωση και Τεκμηρίωση Η Οργάνωση όλων των πληροφοριών είναι βασική δεξιότητα του διαχειριστή έργου για να μπορεί να βρίσκει ότι χρειάζεται. Αξιολόγηση και στοχευμένη έρευνα

Προγραμματισμός της Έρευνας Κατά την διάρκεια της έρευνας πρέπει να γίνεται ποιοτική δουλειά αλλά έχοντας πάντα προκαθορισμένο χρονικό πλαίσιο. Πολλές φορές η ποιότητα της έρευνας φέρνει καθυστερήσεις

Δημιουργία Μελέτης Σκοπιμότητας Σκοπός της μελέτης σκοπιμότητας είναι να καταγραφούν τα ευρήματα της έρευνας και να δοθούν στην ανώτερη διοίκηση. Ο Τίτλος του εγγράφου της μελέτης σκοπιμότητας είναι η Δήλωση του σκοπού της έρευνας που έχει διεξαχθεί

Γράψιμο της Μελέτης Σκοπιμότητας Συνοπτική περίληψη Σκοπός του executive summary είναι να δείξει στον αναγνώστη τα συμπεράσματα της έρευνας και να ορίσει τα βασικά σημεία του πλάνου. Τέλος πρέπει να δίνει μια σύνοψη όλων των ενοτήτων του πλάνου. Η Συνοπτική περίληψη πρέπει να κατατοπίζει τον αναγνώστη συνοπτικά χωρίς να διαβάσει ολόκληρο το έγγραφο. Παράδειγμα : http://www.digiflex.ca/proclass.html

Γράψιμο της Μελέτης Σκοπιμότητας Προϊόν Διαφορές μεταξύ του συνιστώμενου προϊόντος και ενός ανταγωνιστικού προϊόντος Υποστήριξη για το συνιστώμενο προϊόν Με ποιόν τρόπο ταιριάζει το προϊόν με την προϋπάρχουσα υποδομή Ιστορικό του προμηθευτή Άλλες επιχειρήσεις που έχουν χρησιμοποιήσει επιτυχημένα το προτεινόμενο προϊόν Ανεπάρκειες και κίνδυνοι από το προτεινόμενο προϊόν

Γράψιμο της Μελέτης Σκοπιμότητας Κοινό που θα επηρεαστεί Πόσος θα είναι ο χρόνος παύσης λειτουργίας του συστήματος Ποια θα είναι η καμπύλη εκμάθησης Τι εκπαίδευση απαιτείται Πως θα λειτουργήσει το προτεινόμενο προϊόν με την υπάρχουσα τεχνολογία Πόσος καιρός θα περάσει μέχρι την επόμενη αναβάθμιση Πόσος καιρός θα περάσει για να παύσει η υποστήριξη από την κατασκευάστρια εταιρεία Καμπύλη εκμάθησης

Γράψιμο της Μελέτης Σκοπιμότητας Οικονομικές υποχρεώσεις Τιμή των προϊόντων του έργου Τις άδειες χρήσης Εκπαίδευση της ομάδας υλοποίησης του έργου Το συνολικό κόστος Κόστος τεχνικής υποστήριξης Κόστος εξωτερικών συνεργατών Μηνιαίες πάγιες αμοιβές (πχ 40 € /μήνα για ADSL σύνδεση) Κόστος εάν δεν υλοποιηθεί το έργο Cost plan

Γράψιμο της Μελέτης Σκοπιμότητας Συνιστώμενη δράση Σκοπός της ενότητας αυτής είναι να υποστηριχτεί η προτεινόμενη λύση για την λύση του προβλήματος της επιχείρησης. Οι τεκμηριώσεις για την προτεινόμενη λύση μπορούν να είναι : Να λυθεί ένα υπάρχον πρόβλημα Να αυξηθεί η παραγωγικότητα Να γίνει η εταιρεία πιο αποτελεσματική Να μειωθούν οι δαπάνες Να αυξηθούν τα έσοδα Να γίνει η εταιρεία πιο ανταγωνιστική

Καθορισμός Προτεραιότητας Έργου Ο Υπεύθυνος έργου πρέπει να γνωρίζει τι βαθμό προτεραιότητας έχει το project που αναλαμβάνει (επείγον, σημαντικό, σε αναμονή της χρηματοδότησης κτλ) Ο υπεύθυνος έργου είναι επιφορτισμένος με τον ρόλο του επικοινωνιολόγου μεταξύ του χρηματοδότη και της ομάδας υλοποίησης του έργου

Εσωτερικός Ανταγωνισμός Πολλές φορές δύο έργα τρέχουν μαζί από διαφορετικές ομάδες και δημιουργούν προβλήματα η μια στην άλλη Παράδειγμα Σε περίπτωση συγκρούσεων θα πρέπει : Να συναντηθούν οι υπεύθυνοι των έργων Να συναντηθούν οι 2 υπεύθυνοι των έργων μαζί με τους 2 χρηματοδότες των διαφορετικών έργων Να φτάσουν σε μια συμφωνία έστω και με διαιτητή τον CEO Αξιολόγηση των δύο έργων και απόδοση προτεραιοτήτων

Αρχικός Χρονικός Προγραμματισμός Ανάλογα τον τύπο του έργου ο υπεύθυνος πρέπει να γνωρίζει πόσο χρόνο θα διαθέσει για τον προγραμματισμό. Όταν το έργο είναι : Προσθήκη Αλλαγή ή Μετακίνηση Τότε πρέπει να διατεθεί το 10% του χρόνου του έργου δεσμεύεται για προγραμματισμό Όταν το έργο είναι μικρό τότε το 25% του χρόνου του έργου δεσμεύεται για προγραμματισμό Όταν το έργο είναι μεγάλο τότε το 30% του χρόνου του έργου δεσμεύεται για προγραμματισμό

Λίστα Εργασιών Αφού επιλεχτούν οι λύσεις για το έργο και πριν γίνει το πλάνο υλοποίησης θα πρέπει ο υπεύθυνος να καταρτίσει μια λίστα εργασιών. Εάν για παράδειγμα σκοπός του έργου είναι η εγκατάσταση νέου λογισμικού τότε η λίστα εργασιών είναι Δοκιμή του λογισμικού στο εργαστήριο Επίλυση και τεκμηρίωση λαθών Δημιουργία μεθόδων εγκατάστασης Δοκιμή με πιλοτική ομάδα χρηστών Έναρξη εκπαίδευσης στους χρήστες Οριστικοποίηση των πλάνων δοκιμών

Λίστα Εργασιών Επειδή όμως μερικές από τις εργασίες μπορούν να γίνουν παράλληλα αντί για διαδοχικά ίσως είναι καλύτερη η χρήση διαγράμματος ροής για την απεικόνιση της Λίστας Εργασιών

Λίστα Εργασιών Μια τρίτη λύση για την απεικόνιση της λίστας Εργασιών είναι η χρήση εξιδανικευμένου λογισμικού όπως το Microsoft Project

Πλάνο Απρόοπτων Κάθε έργο χρειάζεται τουλάχιστον ένα πλάνο που να περιλαμβάνει απρόοπτα. Κατά την διάρκεια της έρευνας πρέπει να υπάρχουν εναλλακτικές λύσεις για όλα τα στάδια του έργου.

Your Topic Goes Here Τέλος κεφαλαίου 2