N. ΝΙΚΗΤΑΚΟΣ καθηγητής Παν. Αιγαίου Δ.Παπαχρήστος μέλος ΕΔΙΠ ΑΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ Α ΙΓΑIΟΥ & ΑΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ Τ.Τ. Τμήματα Ναυτιλίας και Επιχειρηματικών Υπηρεσιών & Μηχ. Αυτοματισμού ΤΕ 3 η Διάλεξη

Παρουσίαση βασικών εννοιών Διαδικασιών Διοίκησης Έργου για έργο

Διαδικασία (Process) διαδικασία (process)  Κάθε διαδικασία (process) είναι μία ομάδα από συσχετιζόμενες δράσεις και δραστηριότητες, που λαμβάνουν μέρος με σκοπό την επιτυχία ενός προσχεδιασμένου προϊόντος, υπηρεσίας, ή αποτελέσματος εισόδους (inputs), εργαλεία (tools)τεχνικές (techniques) εξόδους (outputs)  Κάθε διαδικασία process χαρακτηρίζεται από τις εισόδους (inputs), τα εφαρμοζόμενα εργαλεία (tools) και τεχνικές (techniques) και τις εξόδους (outputs)

Διαδικασία (Process) περιβαλλοντικούς παράγοντες της επιχείρησης (Enterprise Environmental Factors)  ο κάθε Program Manager (PM) θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη του τoυς περιβαλλοντικούς παράγοντες της επιχείρησης (Enterprise Environmental Factors) που μπορούν να περιορίσουν τις επιλογές του Organizational Process Assets  επίσης, πρέπει να λαμβάνει υπόψη και τα Organizational Process Assets, που παρέχουν οδηγίες αλλά και κριτήρια για την επιλογή διαφόρων διαδικασιών προσαρμοζμένων στις ειδικές ανάγκες του κάθε έργου

επιτυχία Για την επιτυχία ενός έργου πρέπει:  Να γίνει η επιλογή κατάλληλων διαδικασιών για την ικανοποίηση των αντικειμενικών στόχων  Να επιλεχθεί & εφαρμοστεί η κατάλληλη μεθοδολογία και προσέγγιση για την επιτυχή εκπλήρωση των απαιτήσεων του έργου

 Να υπάρξει συμβατότητα με τις απαιτήσεις και προσδοκίες των stakeholders  Ισορροπία μεταξύ των ανταγωνιστικών παραγόντων: αντικειμένου του έργου, κόστους, χρόνου, ποιότητας, πόρων και κινδύνων

Οι διαδικασίες που υλοποιούνται από την ομάδα έργου ομαδοποιούνται σε δύο κύριες κατηγορίες: 1.Project management processes  εξασφαλίζουν τη ροή του έργου καθ’ όλη τη διάρκειά του  οι διαδικασίες αυτές περιλαμβάνουν τα εργαλεία & τεχνικές που περιγράφονται στις γνωστικές περιοχές

2.Product oriented processes  ορίζονται στο κύκλο ζωής του κάθε έργου και είναι διαφορετικές για κάθε κλάδο/τομέα  το αντικείμενο ενός έργου δεν μπορεί να οριστεί χωρίς να κ κατανοηθεί πλήρως, πως θα δημιουργηθεί το σχετικό προϊόν Π.χ.θα πρέπει να ξέρουμε διάφορες τεχνικές και εργαλεία προκειμένου να κατασκευάσουμε και να ορίσουμε ένα σπίτι

Περιορισμοί/Constraints  Κάθε διαδικασία/δραστηριότητα που λαμβάνει χώρα και η επίδρασή του ΡΜ πάνω σε αυτήν με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, επηρεάζει ταυτόχρονα και κάποιες άλλες σχετικές διαδικασίες Π.χ.αλλάζουμε το αντικέιμενο του έργου αυτό μπορεί να επηρεάσει το κόστος, ή και το χρόνο, και μπορεί ή όχι να επηρεάσει και τον τρόπο επικοινωνίας ή την ποιότητα  Το PΜBOK standard περιγράφει την ολοκλήρωση των διαδικασιών αυτών, τις αλληλεπιδράσεις τους και τους σκοπούς που υπηρετούν

Project Management Process Groups 5  Συνοπτική περιγραφή των 5 ομάδων διεργασιών, οι οποίες είναι ανεξάρτητες του κλάδου εφαρμογής  Οι διεργασίες/διαδικασίες αυτές δεν είναι φάσεις και μέσα στις εκάστοτε φάσεις ή υποέργα εφαρμόζονται οι κατάλληλες διεργασίες για κάθε έργο

διαδικασίες/δραστηριότητες της Διοίκησης έργου (ΡΜ) Project Management Process Groups / Process Groups Οι διαδικασίες/δραστηριότητες της Διοίκησης έργου (ΡΜ) ομαδοποιούνται σε 5 Κατηγορίες (Project Management Process Groups / Process Groups): Initiating Process Group  εδώ ορίζεται η αρχή ενός νέου έργου ή φάσης

 στο πλαίσιο των διαδικασιών έναρξης του έργου, ο αρχικός σκοπός καθορίζεται και οι αρχικοί οικονομικοί πόροι που χρησιμοποιήθηκαν  προσδιορίζονται εσωτερικοί και εξωτερικοί stakeholders που θα αλληλεπιδρούν και επηρεάζουν το συνολικό αποτέλεσμα του έργου

Planning Process Group  ορίζονται οι διεργασίες του αναλυτικού προσδιορισμού του αντικειμένου του έργου, οι αντικειμενικοί στόχοι αναλυτικά και όλες οι δράσεις που θα λάβουν μέρος χωρικά και χρονικά για την επίτευξη των στόχων του έργου

 Το σχέδιο του Project Management και τα έγγραφα του έργου αναπτύσσονται ως εκροές από το Planning Process Group  θα διερευνήσει όλες τις πτυχές του πεδίου εφαρμογής, χρόνο, κόστος, ποιότητα, επικοινωνίες, ανθρώπινους πόρους, τους κινδύνους, προμήθειες, και τη συμμετοχή των ενδιαφερόμενων μερών

Executing Process Group  εκτελούνται όλες οι εργασίες που σχεδιάστηκαν στο προηγούμενο (Planning process group) για την ικανοποίηση των προδιαγραφών του έργου

Monitoring and Controlling Process Group  ορίζονται οι απαιτούμενες διαδικασίες που παρακολουθούν, επανεξετάζουν και ρυθμίζουν τη πρόοδο ενός έργου  γίνεται αναγνώριση των περιοχών, όπου θα γίνουν οι απαιτούμενες σχεδιασμένες αλλαγές και κινούν τις διαδικασίες για την υλοποίηση των αλλαγών αυτών

Closing Process Group  οριστικοποιούνται οι δραστηριότητες όλων των διαδικασιών για το κλείσιμο του έργου ή της φάσης, ανεξάρτητα αν το έργο ολοκληρωθεί, ή τερματιστεί

 Τα Project Management Processes εφαρμόζονται σε όλες τις βιομηχανίες, για την αύξηση των πιθανοτήτων επιτυχίας των έργων  Αυτό δεν σημαίνει ότι όλες οι διαδικασίες εφαρμόζονται για όλα τα έργα  Ο PM και η ομάδα έργου θα αποφασίζουν κάθε φορά και για κάθε έργο, ποιές διαδικασίες θα εφαρμόσουν και πoιές όχι

Αλληλεπίδραση των project management processes  τα Project Management Processes παρουσιάστηκαν ως διακεκριμένα στοιχεία  στην πράξη όμως επικαλύπτονται και αλληλεπιδρούν μεταξύ τους με κάποιους τρόπους  η εφαρμογή αυτών των διαδικασιών είναι επαναληπτική και πολλές διαδικασίες επαναλαμβάνονται κατά τη διάρκεια του έργου

 η φύση του project management απαιτεί το Monitoring and Controlling Process Group να αλληλεπιδρά με άλλα Process Groups  επειδή τα έργα έχουν περιορισμένη χρονική περίοδο, το Initiating Process Group αρχίζει ένα έργο και το Closing Group το τελειώνει

 Τα Process Groups διασυνδέονται μεταξύ τους από τα outputs τα οποία παράγουν. Συνήθως το output ενός process είναι input σε κάποιο άλλο ή είναι παραδοτέο του έργου.  Το Planning Process Group τροφοδοτεί το Executing Process Group με το Proj. Man. Plan και διάφορα αρχεία, τα οποία όμως κατά τη διάρκεια της υλοποίησης του έργου ενημερώνονται (updates)   Στην περίπτωση που έχουμε έργο σε φάσεις, τότε τα Process Groups αλληλεπιδρούν μέσα σε κάθε φάση Π.χ. αν υπάρχει φάση με το design ενός προϊόντος, η έξοδος της φάσης θα είναι ένα αρχείο με το design προκειμένου να συνεχιστούν οι επόμενες φάσεις με τα ίδια Process Groups

Παράδειγμα από την Τεχνολογία Λογισμικού Επιλογή του κατάλληλου μοντέλου κύκλου ζωής π.χ. waterfall model rapid prototype variations spiral model Η απόφαση του project manager για επιλογή του μοντέλου θα γίνει βάσει  Πελάτη και της ομάδας υλοποίησης (π.χ. rapid)  Χαρακτηριστικά προϊόντος (π.χ. risk analysis -> spiral)  Περιβάλλον εργασίας ομάδας υλοποίησης (γνώση, εμπειρία, tools)  Μετά την επιλογή του πλαισίου εργασίας γίνεται αποσύνθεση των δραστηριοτήτων της διαδικασίας και ανάθεση τους σε άτομα & καθορίζεται ή εκτιμάται η χρονική τους διάρκεια

Δραστηριότητες: (common process framework activities)  Επικοινωνία με πελάτη  Πλάνο  Πλάνο : δραστηριότητες για πόρους, deadlines κτλ  Ανάλυση ρίσκου  Τεχνολογική εφαρμογή  Τεχνολογική εφαρμογή : υλοποίηση εφαρμογής  Υλοποίηση και εφαρμογή  Υλοποίηση και εφαρμογή : τελικό προϊόν, εγκατάσταση, εκπαίδευση, συντήρηση  Αποτίμηση πελάτη  Αποτίμηση πελάτη : εξασφάλιση ανατροφοδότησης (feedback) από πελάτη μετά την εργασία του με το προϊόν

Κάθε μια δραστηριότητα αναλύεται και αποσυντίθεται σε επιμέρους υποδραστηριότητες για πρακτική εφαρμογή της π.χ.  Επικοινωνία με πελάτη  Ανάληψη αιτήματος πελάτη  Καταρτισμός προγράμματος συναντήσεων  Έρευνα για καθορισμό προτεινόμενων λύσεων  Προετοιμασία ατζέντας θεμάτων για κάθε meeting

Project Information Work performance data  Οι παρατηρήσεις και μετρήσεις κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων που εκτελούνται για το έργο  Π.χ.  Π.χ. Το % του έργου που έχει ολοκληρωθεί, η ποιότητα και τεχνικά μέτρα απόδοσης, χρονοδιάγραμμα - ημερομηνίες έναρξης και λήξης των δραστηριοτήτων, αριθμός των αλλαγών, αριθμός των ελαττωμάτων, πραγματικό κόστος, πραγματικές διάρκειες, κλπ.

Project Information Work performance information  Τα δεδομένα απόδοσης που συλλέγονται από διάφορους έλεγχους των διαδικασιών, και αναλύονται  Π.χ  Π.χ. το καθεστώς των παραδοτέων, κατάσταση της εφαρμογής για τα αιτήματα αλλαγής, και της προβλεπόμενες εκτιμήσεις για να ολοκληρωθούν οι διαδικασίες, κλπ.

Project Information Work performance reports  Η φυσική ή ηλεκτρονική απεικόνιση των πληροφοριών για την απόδοση εργασίας, που καταρτίζεται από τα έγγραφα του έργου, και προορίζεται για λήψη αποφάσεων ή να εγείρει ζητήματα, δράσεις, κλπ.  Π.χ.  Π.χ. αναφορές κατάστασης, υπομνήματα, δικαιολογίες, ενημερωτικά σημειώματα, updates,κλπ.

 47 διαδικασίες διαχείρισης έργων αναγνωρίζονται στον Οδηγό PMBOK®  ομαδοποιούνται περαιτέρω σε δέκα ξεχωριστές Περιοχές της γνώσης (Knowledge Areas)

 Mια Περιοχή της γνώσης αντιπροσωπεύει ένα πλήρες σύνολο εννοιών, όρων και δραστηριότητων που απαρτίζουν ένα επαγγελματικό τομέα, ή τομέα της διαχείρισης του έργου, ή περιοχή της εξειδίκευσης  Αυτές οι δέκα περιοχές της γνώσης που χρησιμοποιείται για την περισσότερα έργα περισσότερες φορές.

Περιοχές της γνώσης (Knowledge Areas):  Project Integration Management  Project Scope Management  Project Time Management  Project Quality Management  Project Human Resource Management  Project Communications Management  Project Risk Management  Project Procurement Management  Project Stakeholder Management