1 Διαχείριση Έργων Το γενικό πλαίσιο της διαχείρισης έργων Τσέλιος Δημήτρης Καθηγητής Εφαρμογών Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων- ΤΕΙ Θεσσαλίας ΠΕΓΑ Πληροφοριακά Συστήματα

2 Στόχοι της ενότητας Βασικές έννοιες της διαχείρισης έργωνΒασικές έννοιες της διαχείρισης έργων Ο κύκλος ζωής του έργου: ομάδες διεργασιώνΟ κύκλος ζωής του έργου: ομάδες διεργασιών Οι περιοχές γνώσης της διαχείρισης έργωνΟι περιοχές γνώσης της διαχείρισης έργων Η επίδραση της οργανωτικής δομής στη διαχείριση έργωνΗ επίδραση της οργανωτικής δομής στη διαχείριση έργων

3 Βασικές Έννοιες ΈργοΈργο ΟργανισμόςΟργανισμός Συμμέτοχος (stakeholder)Συμμέτοχος (stakeholder) ΔιεργασίαΔιεργασία Περιοχή γνώσηςΠεριοχή γνώσης Εκτελών οργανισμόςΕκτελών οργανισμός Διαχείριση ΈργωνΔιαχείριση Έργων ΠρόγραμμαΠρόγραμμα Διαχείριση προγραμμάτωνΔιαχείριση προγραμμάτων Γραφείο διαχείρισης έργων (PMO)Γραφείο διαχείρισης έργων (PMO)

4 Κατανοώντας την έννοια του έργου (1) ΠροσωρινότηταΠροσωρινότητα –Αρχή και τέλος –Το έργο επιτυγχάνει τους στόχους ή τερματίζεται χωρίς να ολοκληρωθεί –Παράθυρο αγοράς του προϊόντος –Η ομάδα έργου είναι προσωρινή Η προσωρινότητα δεν αναφέρεται στο προϊόνΗ προσωρινότητα δεν αναφέρεται στο προϊόν

5 Κατανοώντας την έννοια του έργου (2) Μοναδικότητα του προϊόντοςΜοναδικότητα του προϊόντος –Προϊόν –Υπηρεσία –Αποτέλεσμα Ως συντόμευση όλα τα παραπάνω αναφέρονται ως προϊόνΩς συντόμευση όλα τα παραπάνω αναφέρονται ως προϊόν

6 Διάκριση του έργου από τη λειτουργία Και τα δύο έχουν κοινά χαρακτηριστικάΚαι τα δύο έχουν κοινά χαρακτηριστικά –Απαιτούν πόρους (και ανθρώπινους) –Περιορίζονται από τους πόρους –Διοικούνται (σχεδιάζονται, εκτελούνται και ελέγχονται) –Έχουν αντικειμενικούς στόχους Η λειτουργία είναι συνεχής και επαναλαμβανόμενηΗ λειτουργία είναι συνεχής και επαναλαμβανόμενη Το αποτέλεσμα ενός έργου μπορεί να είναι ένα προϊόν που στη συνέχεια παράγεται από μια λειτουργία.Το αποτέλεσμα ενός έργου μπορεί να είναι ένα προϊόν που στη συνέχεια παράγεται από μια λειτουργία.

7 Παραδείγματα έργων ΈργοΈκβαση Κατασκευή νέου γηπέδου της ΑΕΛ Προϊόν: το γήπεδο Προεκλογική εκστρατεία υποψηφίου βουλευτή Αποτέλεσμα: Νίκη ή ήττα, Προϊόν: έγγραφα Ανάπτυξη web site για τηλεκπαίδευση Υπηρεσία Μεταφορά μηχανολογικού εξοπλισμού σε ένα κτίριο Αποτέλεσμα: ο εξοπλισμός μεταφέρθηκε Εγκατάσταση δικτύου ΗΥ σε ένα κτίριο Υπηρεσία Μελέτη των γονιδίων μιας πόλης Αποτέλεσμα: συμπεράσματα της έρευνας, Προϊόν (δημοσίευση)

8 Προοδευτική Επεξεργασία Η ανάπτυξη του έργου γίνεται σταδιακάΗ ανάπτυξη του έργου γίνεται σταδιακά Ο αρχικός σχεδιασμός αναθεωρείται μέσω ελεγχόμενων αλλαγώνΟ αρχικός σχεδιασμός αναθεωρείται μέσω ελεγχόμενων αλλαγών Δεν πρέπει αυτές οι αλλαγές να συγχέονται με την αποκαλούμενη «διολίσθηση» του φυσικού αντικειμένουΔεν πρέπει αυτές οι αλλαγές να συγχέονται με την αποκαλούμενη «διολίσθηση» του φυσικού αντικειμένου Οι αλλαγές συνεχίζονται σε όλο τον κύκλο ζωής του έργουΟι αλλαγές συνεχίζονται σε όλο τον κύκλο ζωής του έργου

9 Δομή μιας διεργασίας Είσοδος Τα δεδομένα που χρειάζεται η διεργασία Εργαλεία και Τεχνικές Οι επεξεργασίες των δεδομένων Έξοδος Το αποτέλεσμα της επεξεργασίας των εισόδων

10 Ο κύκλος ζωής ενός έργου (1) Αρχική Σύλληψη Σχεδιασμός Κλείσιμο ΕκτέλεσηΠαρακολούθηση

11 Ο κύκλος ζωής ενός έργου (2) Αρχική σύλληψηΑρχική σύλληψη –Ορισμός και εξουσιοδότηση του έργου –Καταστατικό του έργου (project charter) –Πρώιμη μορφή του φυσικού αντικειμένου ΣχεδιασμόςΣχεδιασμός –Κατασκευή του πλάνου του έργου –Καθορισμός του τελικού φυσικού αντικειμένου –Δευτερεύοντα πλάνα (πχ. ποιότητας)

12 Ο κύκλος ζωής ενός έργου (3) ΕκτέλεσηΕκτέλεση –Παραδοτέα –Αλλαγές και τροποποιήσεις –Συνεργασία με τις άλλες φάσεις του κύκλου Παρακολούθηση και έλεγχοςΠαρακολούθηση και έλεγχος –Αποφυγή της «διολίσθησης» –Διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες –Χειρισμός των αιτήσεων για αλλαγή ΚλείσιμοΚλείσιμο –Τυπική παραλαβή –Κλείσιμο συμβάσεων –Αρχειοθέτηση για μελλοντικά έργα

13 Ο κύκλος ζωής ενός έργου (4) Φάση του κύκλου Κύριος Στόχος Κύριες εκροές Αρχική Σύλληψη Ανάθεση του έργου Καταστατικό του έργου Πρώιμο Φυσικό Αντικείμενο Σχεδιασμός Σχεδίαση και Χρονοδρομολόγηση Σχέδιο διαχείρισης του έργου Δευτερεύοντα σχέδια Εκτέλεση Εκτέλεση της πραγματικής εργασίας Παραδοτέα: προϊόντα, υπηρεσίες, αποτελέσματα Παρακολούθηση και έλεγχος Παρακολούθηση και εντοπισμός αποκλίσεων από το σχέδιο Αιτήματα για αλλαγή Προτάσεις για διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες Κλείσιμο Τυπικό κλείσιμο του έργου Παραλαβή του προϊόντος Κλείσιμο συμβάσεων

14 Περιοχές γνώσης της διαχείρισης έργων (1) Διαχείριση Φυσικού ΑντικειμένουΔιαχείριση Φυσικού Αντικειμένου –Σχέδιο φυσικού αντικειμένου, ορισμός φυσικού αντικειμένου, WBS, έλεγχος φυσικού αντικειμένου, επιβεβαίωση φυσικού αντικειμένου Διαχείριση χρόνουΔιαχείριση χρόνου –Ορισμός δραστηριοτήτων, ανάπτυξη ακολουθίας δραστηριοτήτων, εκτίμηση των πόρων, διάρκεια δραστηριοτήτων, ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος, έλεγχος χρονοδιαγράμματος Διαχείριση κόστουςΔιαχείριση κόστους –Εκτίμηση κόστους, προϋπολογισμός κόστους, έλεγχος κόστους

15 Περιοχές γνώσης της διαχείρισης έργων (2) Διαχείριση ανθρώπινων πόρωνΔιαχείριση ανθρώπινων πόρων –Σχεδιασμός ανθρώπινων πόρων, δημιουργία της ομάδας έργου, ανάπτυξη της ομάδας έργου, διοίκηση της ομάδας έργου Διαχείριση προμηθειώνΔιαχείριση προμηθειών –Καθορισμός των προϊόντων, επιλογή προμηθευτών και διαχείριση συμβάσεων Διαχείριση κινδύνωνΔιαχείριση κινδύνων –Πλάνο για τη διοίκηση κινδύνων, καθορισμός κινδύνων, ανάλυση κινδύνων, πλάνο αντίδρασης σε κινδύνους, παρακολούθηση και έλεγχος

16 Περιοχές γνώσης της διαχείρισης έργων (3) Διαχείριση ποιότηταςΔιαχείριση ποιότητας –Σχεδίαση ποιότητας, διασφάλιση ποιότητας, έλεγχος ποιότητας Διαχείριση ολοκλήρωσηςΔιαχείριση ολοκλήρωσης –Ενοποίηση των τμημάτων του έργου, συντονισμός των διαφόρων πλάνων, παρακολούθηση και έλεγχος της εργασίας Διαχείριση επικοινωνιώνΔιαχείριση επικοινωνιών –Σχέδιο επικοινωνιών, διανομή της πληροφορίας στους συμμετέχοντες, αναφορές προόδου, διευθέτηση θεμάτων ανάμεσα στους συμμετέχοντες

17 Η μεγάλη εικόνα της διαχείρισης έργων Έργο Κύκλος Ζωής έργου Περιοχές Γνώσης Διεργασίες Αρχική σύλληψη Σχεδιασμός Εκτέλεση Παρακολούθηση Κλείσιμο Χρόνος Φυσικό Αντικείμενο Κίνδυνος Προμήθειες Ανθρώπινοι πόροι Επικοινωνία Ολοκλήρωση Ποιότητα Κόστος

18 Καθορισμός συμμετεχόντων Διαχειριστής έργουΔιαχειριστής έργου Γραφείο διαχείριση έργωνΓραφείο διαχείριση έργων Ομάδα έργουΟμάδα έργου Μέλη της ομάδας έργουΜέλη της ομάδας έργου Εκτελών οργανισμόςΕκτελών οργανισμός Πελάτης/ χρήστηςΠελάτης/ χρήστης Χορηγός του έργουΧορηγός του έργου Διάφοροι επιδρώντες (έμμεση συμμετοχή)Διάφοροι επιδρώντες (έμμεση συμμετοχή)

19 Ικανότητες του διαχειριστή έργου ΕπικοινωνίαΕπικοινωνία ΔιαπραγμάτευσηΔιαπραγμάτευση Επίλυση προβλημάτωνΕπίλυση προβλημάτων ΕπίδρασηΕπίδραση ΗγεσίαΗγεσία

20 Τύποι οργανισμών Οργάνωση κατά ΛειτουργίεςΟργάνωση κατά Λειτουργίες Οργάνωση κατά ΈργαΟργάνωση κατά Έργα Οργάνωση ΜήτραςΟργάνωση Μήτρας

21 Οργάνωση κατά Λειτουργίες Εκτελεστικός Διοικητής Λειτουργικός Διοικητής Προσωπικό Λειτουργικός Διοικητής Προσωπικό Λειτουργικός Διοικητής Προσωπικό Συντονισμός έργου

22 Οργάνωση κατά Έργα Εκτελεστικός Διοικητής Διευθυντής Έργου Προσωπικό Διευθυντής Έργου Προσωπικό Διευθυντής Έργου Προσωπικό Συντονισμός έργου

23 Οργάνωση Μήτρας Εκτελεστικός Διοικητής Λειτουργικός Διοικητής Προσωπικό Λειτουργικός Διοικητής Προσωπικό Διευθυντής Διαχειριστών Έργων Διαχειριστής Έργου Συντονισμός έργου

24 Πρόσθετες έννοιες Έννοια της πιθανότηταςΈννοια της πιθανότητας –Τυχαία μεταβλητή –Αναμενόμενη τιμή –Απόκλιση Ομάδα έργου- Ομάδα διαχείρισης του έργουΟμάδα έργου- Ομάδα διαχείρισης του έργου Βάση αναφοράς (baseline)Βάση αναφοράς (baseline)

25 Σύνοψη 1 ης ενότητας Βασικές έννοιες της διαχείρισης έργωνΒασικές έννοιες της διαχείρισης έργων Ο κύκλος ζωής του έργου: ομάδες διεργασιώνΟ κύκλος ζωής του έργου: ομάδες διεργασιών Οι περιοχές γνώσης της διαχείρισης έργωνΟι περιοχές γνώσης της διαχείρισης έργων Η επίδραση της οργανωτικής δομής στη διαχείριση έργωνΗ επίδραση της οργανωτικής δομής στη διαχείριση έργων