Checks & Audits Διενέργεια ελέγχων κατά την υλοποίηση σχεδίων ΚΑ2 ΣΚΟΠΟΣ - ΕΙΔΗ - ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Ευθυμία Χατζή, Υπεύθυνη Σχεδίων ΚΑ2 Τεχνική Ημερίδα KA2: 23 Οκτωβρίου 2015, Amalia Hotel

Ο σκοπός των ελέγχων Εξέταση και διαπίστωση της συνάφειας των δράσεων με τα οριζόμενα στην εγκεκριμένη αίτηση  Εξέταση της ποιότητας των παραδοτέων του φυσικού αντικειμένου  Εξέταση της βέλτιστης χρήσης των Ευρωπαϊκών πόρων  Παροχή υποστήριξης στην υλοποίηση του σχεδίου  Εξέταση της επιλεξιμότητας των δαπανών  Εξέταση της επιλεξιμότητας των συμμετεχόντων στις επιμέρους δράσεις

Χρόνος πραγματοποίησης των ελέγχων  Κατά τη διάρκεια υλοποίησης του σχεδίου  Μετά τη λήξη του χρόνου υλοποίησης και για 5 χρόνια Από ποιούς πραγματοποιούνται οι έλεγχοι  Από στελέχη της Εθνικής Μονάδας Συντονισμού  Από εξωτερικούς εμπειρογνώμονες  Από εξωτερικούς ελεγκτές  Από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και το Ευρωπαϊκό Σώμα Ελεγκτών

Είδη Ελέγχων  Επιτόπιος έλεγχος κατά τη διάρκεια της δράσης  Έλεγχος δικαιολογητικών  Έλεγχος τελικής έκθεσης  Επιτόπιος έλεγχος μετά τη δράση

Είδη Ελέγχων Πραγματο π οιείται σε ποσοστό σχεδίων (έως 100%) Ακολουθεί την υποβολή των εκθέσεων/παραδοτέων Ελέγχεται η π ορεία υλο π οίησης του φυσικού αντικειμένου – monitoring visit Ελέγχεται το οικονομικό αντικείμενο σύμφωνα με τον εγκεκριμένο π ροϋ π ολογισμό και τους όρους υλο π οίησης Προηγείται επίσημη ενημέρωση από την ΕΜΣ Απάντηση (feedback) της Εθνικής Μονάδας μέσα σε 30 ημέρες Επιτόπιος έλεγχος - audit (κατά και μετά τη διάρκεια της δράσης) 1

Είδη Ελέγχων Τι ελέγχουμε αναφορικά με το φυσικό αντικείμενο (ενδεικτικά): Ποιότητα των δράσεων Ποιότητα των πνευματικών προϊόντων Σχέση ποιότητας προϊόντων με κόστος υλοποίησης Χρονοδιάγραμμα υλοποίησης Προγραμματισμό επόμενων δράσεων Ενέργειες διάδοσης Ποιότητα εταιρικής σχέσης Επιτόπιος έλεγχος (κατά και μετά τη διάρκεια της δράσης) 1

Είδη Ελέγχων Τι ελέγχουμε αναφορικά με το οικονομικό αντικείμενο (ενδεικτικά): Καταβολές στους εταίρους Λογιστικές εγγραφές για όλες τις κατηγορίες δαπανών, εγγραφές μισθοδοσίας Κινήσεις τραπεζικού λογαριασμού Εξόφληση τιμολογίων Εξόφληση μισθοδοσίας/αμοιβών Εξόφληση υποχρεώσεων που συνδέονται με μισθοδοσία/αμοιβές (ΙΚΑ, ΦΜΥ, Παρακρατούμενοι φόροι) Συμβάσεις προσωπικού Καταβολές εξόδων ταξιδίων σε προσωπικό Επιτόπιος έλεγχος (κατά και μετά τη διάρκεια της δράσης) 1

Είδη Ελέγχων Έλεγχος Δικαιολογητικών 2 Πρόκειται για ενδελεχή έλεγχο των υποστηρικτικών παραστατικών, όπως ορίζονται στη σύμβαση Πραγματοποιείται σε ποσοστό σχεδίων (έως 100% των εγκεκριμένων) Έλεγχος επιλεξιμότητας – περικοπή μη επιλέξιμων δαπανών Συχνά συνδυάζεται με interim και final report checks SOS: Αναζήτηση δικαιολογητικών από εταίρους

Είδη Ελέγχων Έλεγχος Δικαιολογητικών 2 Ποια είναι τα supporting documents: Project Management Λεπτομερής καταγραφή και περιγραφή των ενεργειών στο final report και στην πλατφόρμα διάδοσης αποτελεσμάτων, αποδεικτικά διαθέσιμα για λογιστικούς ελέγχους στην έδρα του φορέα. Transnational project meetings Ενυπόγραφη δήλωση του οργανισμού της χώρας υποδοχής με αναφορά στο ονοματεπώνυμο των συμμετεχόντων, τον σκοπό του ταξιδίου, τις ακριβείς ημερομηνίες Εισιτήρια και boarding passes Υπογεγραμμένη λίστα συμμετεχόντων Αποδεικτικό εργασιακής σχέσης (προσκομίζεται στα intellectual outputs)

Είδη Ελέγχων Έλεγχος Δικαιολογητικών 2 Intellectual Outputs Καταγραφή στην πλατφόρμα διάδοσης αποτελεσμάτων Ατομικά φύλλα χρόνου (time sheets) υπογεγραμμένα και από τα δύο μέρη με αναλυτική κατάσταση ωρών/ημερών Συμβάσεις προσωπικού και αποδεικτικά επίσημης εργασιακής σχέσης Multiplier Events Λεπτομερής καταγραφή και περιγραφή στο final report Ενυπόγραφη λίστα συμμετεχόντων με όνομα, ημερομηνία και τόπο γεγονότος και στοιχεία συμμετεχόντων (όνομα, , υπογραφή, όνομα και διεύθυνση αποστολέα οργανισμού) Αναλυτική agenda γεγονότων και υλικό που διανεμήθηκε Έρευνα ικανοποίησης συμμετεχόντων

Είδη Ελέγχων Έλεγχος Δικαιολογητικών 2 Learning, teaching and training activities Ενυπόγραφη βεβαίωση του οργανισμού υποδοχής με ονομαστική αναφορά στα άτομα, τον σκοπό του ταξιδίου, τις ακριβείς ημερομηνίες και τις δραστηριότητες Εισιτήρια ή τιμολόγιο αγοράς Boarding passes Ενυπόγραφη βεβαίωση συμμετοχής στα μαθήματα γλωσσικής προετοιμασίας με λίστα συμμετεχόντων ή δήλωση συμμετεχόντων όταν η γλωσσική προετοιμασία παρέχεται απευθείας από τον δικαιούχο Τιμολόγιο γλωσσικής προετοιμασίας Ειδικά για τις δραστηριότητες μακράς διάρκειας απαιτείται σύμβαση μαθητείας/επιμόρφωσης καθώς και έκθεση από τους συμμετέχοντες

Είδη Ελέγχων Έλεγχος Δικαιολογητικών 2 Special needs support Αποδείξεις και τιμολόγια δαπανών Παραστατικά εξόφλησης δαπανών Επίσημα έγγραφα απόδειξης της αναπηρίας Exceptional costs Συμβάσεις υπεργολαβίας Αποδείξεις και τιμολόγια δαπανών Παραστατικά εξόφλησης δαπανών Αποδεικτικά ποσού απόσβεσης όπως απεικονίζονται στις λογιστικές καταστάσεις του δικαιούχου Έγγραφο ενοικίασης ή μίσθωσης εξοπλισμού

Είδη Ελέγχων Έλεγχος Τελικής Έκθεσης 3 Πραγματο π οιείται σε όλα τα σχέδια και οδηγεί σε α π ο π ληρωμή σχεδίου Ελέγχεται το σύνολο του φυσικού αντικειμένου Ελέγχεται το σύνολο της ε π ιλεξιμότητας των δα π ανών Περικό π τεται μέρος της ε π ιχορήγησης λόγω φυσικού αντικειμένου ανάλογα με τη βαθμολογία του σχεδίου (max 100 π όντοι ): 25% ε π ιχορήγησης π όντοι 50% ε π ιχορήγησης π όντοι 75% ε π ιχορήγησης 0-25 π όντοι

Τελικές επισημάνσεις - Tips Λογιστική παρακολούθηση σε χωριστή λογιστική μερίδα Έγκαιρη αναζήτηση δικαιολογητικών από εταίρους Οργανωμένο φυσικό και ηλεκτρονικό αρχείο ΟΔΗΓΟΥΝ ΣΕ Αποτελεσματικότητα και ευκολία ελέγχου Ευκολία δημιουργίας reports Διασφάλιση της καλής χρήσης της Ευρωπαϊκής χρηματοδότησης Η Εθνική Μονάδα διατηρεί το δικαίωμα να προβεί σε επιπλέον ελέγχους ή να ζητήσει επιπρόσθετα υποστηρικτικά έγγραφα με σκοπό να διαπιστώσει τη καλή χρήση της επιχορήγησης.

Οδηγός διαχείρισης σχεδίων ΚΑ2: diaxeirisi-sxedion-ka2 Ευχαριστώ πολύ!