HUMAN RESOURCE MANAGEMENT II – CHAPTER 9 Η ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΚΑΙ ΟΙ ΕΡΓΑΣΙΑΚΕΣ ΣΧΕΣΕΙΣ

Η Επικοινωνία με τους Εργαζόμενους Η Επικοινωνία με τους Εργαζόμενους   Πολλές επιχειρήσεις έχουν καταλήξει στο συμπέρασμα ότι το κλειδί για ένα καλό πρόγραμμα εργασιακών σχέσεων είναι ο δίαυλος επικοινωνίας, που δίνει στους εργαζόμενους πρόσβαση σε σημαντικές πληροφορίες και μια ευκαιρία να εκφράσουν τις ιδέες και τα αισθήματα τους. Όταν οι προϊστάμενοι γνωρίζουν τις πολιτικές απασχόλησης και οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τα δικαιώματα τους, υπάρχουν λιγότερες πιθανότητες παρεξηγήσεων και μείωσης της παραγωγικότητας.

Επειδή πολλές επιχειρήσεις είναι ιδιαίτερα πολύπλοκες, είναι υποχρεωμένες να αναπτύξουν πολλά κανάλια επικοινωνίας προκειμένου οι πληροφορίες να κινούνται προς τα πάνω, προς τα κάτω και οριζόντια στη δομή οργάνωσης τους. Ένας τρόπος που έχει λειτουργήσει ήδη στην εταιρία Creta Farm είναι με την κυκλοφορία των μάνατζερς ανάμεσα στους υπαλλήλους όπου και αναπτύσσουν φιλικές συζητήσεις παίρνοντας ανατροφοδότηση για διάφορα ζητήματα.

Η Διαδικασία της Επικοινωνίας Η επικοινωνία είναι μια σκόπιμη διαδικασία η οποία ακολουθεί την εξής πορεία (σχήμα σελ. 182) : Ως αφετηρία υπάρχει ένας σκοπός ο οποίος εκφράζεται ως μήνυμα. Αυτό το μήνυμα διαβιβάζεται από μία πηγή, τον αποστολέα, σε ένα άλλο πρόσωπο, τον αποδέκτη. Το μήνυμα μετατρέπεται σε μία συμβολική μορφή, ενέργεια που αποκαλείται “κωδικοποίηση” και διαβιβάζεται με κάποιο μέσο (κανάλι) στον αποδέκτη, ο οποίος μεταφράζει το μήνυμα του αποστολέα μέσω της αποκωδικοποίησης. Το αποτέλεσμα είναι η μεταφορά του νοήματος από το ένα πρόσωπο στο άλλο. Στο μοντέλο αυτό, εκτός από το στοιχείο της επαναπληροφόρησης, παρουσιάζεται και ο θόρυβος (παράσιτα στην τηλεφωνική επικοινωνία, απροσεξία αποδέκτη κλπ).

Ο θόρυβος μπορεί να προκαλέσει παραμόρφωση κατά τη διαδικασία της επικοινωνίας, σε οποιοδήποτε σημείο του μηνύματος. Στην επικοινωνία υπάρχουν ορισμένοι βασικοί παράγοντες που επηρεάζουν τη διαμόρφωση και το περιεχόμενο του κωδικοποιημένου μηνύματος όπως ο τρόπος σκέψης, οι ειδικές και γενικές γνώσεις του αποστολέα και δέκτη και το κοινωνικοπολιτιστικό περιβάλλον όπου ζουν. Για να επικοινωνεί με επιτυχία κάποιος, πρέπει να έχει τις ικανότητες να μιλά, να διαβάζει, να ακούει και να επιχειρηματολογεί. Έχουμε προδιαμορφωμένες απόψεις για πολυάριθμα θέματα, και αυτές οι απόψεις επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο επικοινωνούμε.

Επιπλέον, η έκταση της γνώσης μας για ένα συγκεκριμένο θέμα ορίζει το εύρος της επικοινωνίας μας. Δεν μπορούμε να επικοινωνήσουμε γι αυτό που δεν ξέρουμε και είναι επίσης δυνατόν, ακόμα και αν έχουμε καλή γνώση σε ένα θέμα, ο παραλήπτης να μην καταλαβαίνει το μήνυμα μας. Το κανάλι είναι το μέσο με το οποίο γίνεται η μεταβίβαση του μηνύματος πχ χαρτί για την γραπτή επικοινωνία. Ο αποδέκτης είναι το άτομο στο οποίο απευθύνεται το μήνυμα.

Η αποκωδικοποίηση είναι η μετάφραση του μηνύματος από τον αποδέκτη σε μία μορφή ώστε να μπορεί να το κατανοήσει. Το επίπεδο γνώσεων ενός ατόμου επηρεάζει την ικανότητα του να δέχεται όπως επηρεάζει την ικανότητα του να στέλνει. Γενικώς, για να υπάρξει αποτελεσματική επικοινωνία, ο αποδέκτης πρέπει να έχει κατανοήσει πλήρως το μήνυμα όπως ακριβώς το έστειλε ο αποστολέας. Τέλος, ο τελευταίος κρίκος στη διαδικασία της επικοινωνίας είναι η επαναπληροφόρηση όπου ο αποδέκτης επιστρέφει το μήνυμα στον αποστολέα και δίδεται η δυνατότητα ελέγχου του βαθμού κατανόησης του μηνύματος από τον αποδέκτη.  

Τα κανάλια επικοινωνίας στην επιχείρηση Για να πετύχει τους στόχους της μία επιχείρηση, πρέπει να διαθέτει ένα αποτελεσματικό σύστημα επικοινωνίας. Η επικοινωνία σε μία επιχείρηση επιτυγχάνεται με τα κατάλληλα κανάλια και τις σωστές διαδικασίες επικοινωνίας. Οι πιο συνηθισμένες μορφές επικοινωνίας είναι: Α) Από πάνω προς τα κάτω επικοινωνία η οποία αρχίζει από τα ανώτερα και καταλήγει στα κατώτερα κλιμάκια της διοικητικής ιεραρχίας. Αυτός ο τύπος επικοινωνίας παρουσιάζεται κυρίως σε επιχειρήσεις που η διοίκηση τους είναι αυταρχική και συνήθως είναι στην μορφή ανακοινώσεων, διαταγών, οδηγιών κλπ.

Β) Απο κάτω προς τα πάνω επικοινωνία Β) Απο κάτω προς τα πάνω επικοινωνία. Οι πληροφορίες ξεκινούν από τα κατώτερα και καταλήγουν στα ανώτερα κλιμάκια της διοικητικής ιεραρχίας. Πολλές φορές όμως στελέχη των ενδιάμεσων επιπέδων μπορεί να εμποδίσουν να φτάσουν αυτές οι πληροφορίες στα υψηλότερα στελέχη. Γ) Η οριζόντια επικοινωνία η οποία είναι επικοινωνία μεταξύ εργαζομένων στο ίδιο επίπεδο της διοικητικής ιεραρχίας ή σε διαφορετικά τμήματα της επιχείρησης.

Προγράμματα επαναπληροφόρησης των εργαζομένων Προγράμματα επαναπληροφόρησης των εργαζομένων   Τα προγράμματα αυτά προσφέρονται από επιχειρήσεις για επικοινωνία προς τα πάνω ανάμεσα σε εργαζομένους και διοίκηση. Ένα από τα πιο συνηθισμένα προγράμματα επαναπληροφόρησης είναι «Οι έρευνες για το επίπεδο ικανοποίησης των εργαζομένων».

Οι έρευνες για το επίπεδο ικανοποίησης των εργαζομένων Οι έρευνες για το επίπεδο ικανοποίησης των εργαζομένων. Γίνονται τόσο με τυπικές όσο και με άτυπες διαδικασίες. Οι εργαζόμενοι λένε πως αισθάνονται για τη δουλειά που κάνουν, για τον προιστάμενο τους, για την εκπαίδευση που έκαναν, για ίση μεταχείριση κλπ. Οι έρευνα δείχνει τις ομάδες ή μονάδες του οργανισμού που νιώθουν πως υποφέρουν από κακές εργασιακές σχέσεις και έτσι ο μάνατζερ μπορεί να βελτιώσει τα πράγματα. Οι βελτιώσεις στις εργασιακές σχέσεις μπορούν να αποτρέψουν δυσάρεστες καταστάσεις (όπως απεργίες, μείωση απόδοσης κλπ) που αποδίδονται ευθέως στην ένταση ανάμεσα στους υφιστάμενους και τους μάνατζερς. Παράδειγμα σελ. 191.

Προγράμματα αναγνώρισης της συμμετοχής των εργαζόμενων στην προσπάθεια υλοποίησης των στόχων της Οι επιχειρήσεις που λειτουργούν σε παγκόσμιες αγορές, προκειμένου να διατηρηθούν ανταγωνιστικές, χρειάζονται εργαζόμενουν που βελτιώνουν διαρκώς τον τρόπο με τον οποίο διεκπεραιώνουν τις εργασίες τους. Τα προγράμματα αναγνώρισης της συμμετοχής των εργαζομένων μπορούν να βελτιώσουν τις διαθέσεις των εργαζομένων με την εμπέδωση του μηνύματος ότι η επιχείρηση νοιάζεται για τις ιδέες των εργαζομένων της και είναι πρόθυμη να τους ανταμείψει για την προσπάθεια τους. Τρόποι για να γίνει αυτό είναι με το σύστημα εισηγήσεων και τα βραβεία αναγνώρισης.

Το σύστημα των εισηγήσεων: Το σύστημα των εισηγήσεων έχει σχεδιαστεί για να προκαλεί, να αξιολογεί και να εφαρμόζει τις εισηγήσεις των εργαζόμενων και στη συνέχεια, να ανταμείβει τους εργαζόμενους για τις αξιόλογες ιδέες. Η ανταμοιβή είναι συνήθως χρηματική, αλλά μπορεί να είναι και αναγνώριση, επιπλέον άδεια ή κάποια άλλη πρόσθετη παροχή.

Η επιβράβευση της προσπάθειας των εργαζομένων: Τα βραβεία αναγνώρισης αποδίδουν πανηγυρικά αναγνώριση στα άτομα ή ομάδες που καταθέτους εξαίρετες εισηγήσεις/προτάσεις στην εταιρία. Οι υποψήφιοι αξιολογούνται από επιτροπή αναγνώρισης και βραβείων. Τα βραβεία μπορεί να περιλαμβάνουν: οικογενειακές εκδρομές, μπλουζάκια/καπέλα με το σήμα της ομάδας, βραδινές εξόδους, δωρεές με τα ονόματα των μελών της ομάδας, πλακέτες χαραγμένες κλπ. Δεν υπάρχει όριο συμμετοχής, έτσι τα άτομα συνεχίζουν την προσπάθεια.