ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΤΡΟΦΙΜΩΝ ΜΑΘΗΜΑ 7 ο

ΟΡΓΑΝΩΣΗ Οργάνωση είναι η διοικητική δραστηριότητα με την οποία επιδιώκεται η ορθολογική διάταξη των μέσων δράσεως της επιχείρησης για την, κατά τον αποτελεσματικότερο δυνατό τρόπο, πραγματοποίηση των στόχων της. Πρέπει δηλαδή, για να φθάσουμε στους επιθυμητούς στόχους και μάλιστα να φθάσουμε με τις μικρότερες δυνατές θυσίες, να συσχετίσουμε μεταξύ τους τα μέσα που έχουμε στη διάθεσή μας, κατά τον καταλληλότερο δυνατό τρόπο. Ο συσχετισμός αυτός είναι τετραπλού χαρακτήρα: τοπικός, ποσοτικός, ποιοτικός και χρονικός. Για να επιτευχθεί η αποδοτική αλληλεπίδραση μεταξύ των, κατά τα παραπάνω, μέσων δράσεως (ανθρώπων – υλικών κ.λ.π.), θα πρέπει αυτά, πρώτον να ευρεθούν στην κατάλληλη τοπική σχέση μεταξύ τους. Η διάταξη και η χωροταξική κατανομή τους, πρέπει να σχεδιάζεται κατά τρόπον ώστε να εξασφαλίζεται η αλληλεπίδρασή τους. Δεύτερον, απαιτείται ποσοτικός συσχετισμός μεταξύ των μέσων δράσεως, ώστε να επιτυγχάνεται η αποδοτικότερη αξιοποίησή τους και να αποφεύγεται η σπατάλη (π.χ. δεν υπάρχει ο κατάλληλος ποσοτικός συσχετισμός στην περίπτωση που μια αγροτική εκμετάλλευση χρησιμοποιεί μηχανήματα λιγότερα ή περισσότερα από όσα απαιτούνται για την καλλιέργεια συγκεκριμένης εδαφικής έκτασης).

Τρίτον, πρέπει να υπάρξει κατάλληλος ποιοτικός συσχετισμός (π.χ. οι υπηρεσίες ενός ατόμου μπορεί να είναι – λόγω κατάλληλης εκπαίδευσης και πείρας – ποιοτικά κατάλληλες για την εκπόνηση οικονομικών μελετών, είναι όμως αμφίβολο αν το ίδιο άτομο μπορεί να αξιοποιηθεί εξ ίσου αποτελεσματικά και ως προϊστάμενος των πωλήσεων. Στην έννοια της οργάνωσης περιλαμβάνεται και η χρονική διάσταση του συσχετισμού των διατιθέμενων μέσων. Για να συντελεσθεί και να ολοκληρωθεί μία δραστηριότητα δεν αρκεί η τοπική, η ποσοτική και η ποιοτική συσχέτιση των παραγωγικών μέσων. Απαιτείται και η παρέλευση ενός χρονικού διαστήματος για την ολοκλήρωση της αλληλεπίδρασης και την επέλευση του επιδιωκόμενου σε κάθε περίπτωση παραγωγικού αποτελέσματος. Αν π.χ. έχετε στη διάθεσή σας, σε δεδομένη χρονική στιγμή, όλα τα υλικά μέσα και τις ανθρώπινες υπηρεσίες που απαιτούνται για την παραγωγή ενός αγαθού, αυτό δε σημαίνει ότι την ίδια στιγμή μπορείτε να δημιουργήσετε το συγκεκριμένο αγαθό. Η διαδικασία αλληλεπίδρασης των μέσων που θα χρησιμοποιηθούν θα απαιτήσει κάποιο χρονικό διάστημα, το μέγεθος του οποίου εξαρτάται από κάθε συγκεκριμένη περίπτωση.

Τον πυρήνα της οργάνωσης ως διοικητικής λειτουργίας αποτελεί ο προσδιορισμός των ρόλων των ανθρώπων στα πλαίσια της κοινής προσπάθειας καθώς και του τρόπου και του βαθμού συμβολής κάθε ρόλου στην πραγματοποίηση των στόχων. Για την ολοκλήρωση της οργανωτικής διάρθρωσης απαιτείται εκτός από τον προσδιορισμό των ρόλων και προσδιορισμός των σχέσεων αλληλοστήριξης μεταξύ των ρόλων, κατά τρόπο ώστε από το ένα μέρος να είναι δυνατόν να διαπιστωθεί ότι οι δραστηριότητες εκτελούνται όπως έχουν προσχεδιασθεί και από το άλλο να εξασφαλίζεται η ομαλή και αποτελεσματική συνεργασία μεταξύ των ατόμων.

Αρχές της Οργάνωσης Η λειτουργία ενός οργανισμού είναι ένα σύνολο πολλών και ποικίλων δραστηριοτήτων οι οποίες αναπτύσσονται από άτομα που κατέχουν και ασκούν εξίσου μεγάλο πλήθος ειδικοτήτων. - Κάθε άτομο δεν είναι δυνατόν να εκτελεί δραστηριότητες που απαιτούν διαφορετικές ειδικεύσεις - Ένας προϊστάμενος είτε αυτός είναι ο ίδιος ο επιχειρηματίας είτε άλλο πρόσωπο δεν είναι δυνατόν να εποπτεύει όλες τις διαδικασίες. Η αρχή της ομαδοποίησης των δραστηριοτήτων ονομαζόμενη και αρχή της τμηματοποίησης αποτελεί έκφανση της αρχής της κατανομής των έργων. Η εφαρμογή της αρχής αυτής συνεπάγεται τις ακόλουθες ενέργειες εκ μέρους των υπευθύνων για την οργάνωση των στελεχών: - Προσδιορισμό των δραστηριοτήτων που απαιτούνται στο πλαίσιο της προσπάθειας για την πραγματοποίηση των στόχων. - Κατάταξη των δραστηριοτήτων κατά ομοειδείς κατηγορίες και δημιουργία των τμημάτων. - Προσδιορισμός των απαραιτήτων, για τη λειτουργία κάθε τμήματος μέσων - Προσδιορισμός σχέσεων συνεργασίας μεταξύ των διαφόρων τμημάτων.

Σε κάθε τμήμα εντάσσεται μια ποσότητα ομοειδών δραστηριοτήτων, από το σύνολο των δραστηριοτήτων του οργανισμού, καθώς και ένας αριθμός ατόμων τα οποία είναι αναγκαία για την εκτέλεση αυτών των δραστηριοτήτων. Με τη διαδικασία της τμηματοποίησης επιδιώκεται η σύνδεση των δραστηριοτήτων με τους ανθρώπους και με τα λοιπά μέσα τα απαραίτητα για την εκτέλεσή τους. Οι χρησιμοποιούμενες βάσεις τμηματοποίησης είναι οι ακόλουθες: -Τμηματοποίηση κατά λειτουργία - Τμηματοποίηση κατά γεωγραφική περιοχή -Τμηματοποίηση κατά προϊόν -Τμηματοποίηση κατά κατηγορία πελατών -Τμηματοποίηση κατά διαδικασία -Τμηματοποίηση με απλή αρίθμηση -Μικτή μέθοδος τμηματοποίησης -Μητρική

Τμηματοποίηση κατά λειτουργία Ο υπεύθυνος οργανωτής θα δημιουργήσει τόσα τμήματα όσες είναι και οι λειτουργίες της επιχείρησης. Η βιομηχανική επιχείρηση περιλαμβάνει έξι συνολικά λειτουργίες: - την παραγωγή - την εμπορία - τη χρηματοδότηση - την ασφάλεια - τη λογιστική - τη διοίκηση Συνεπώς ο οργανωτής μιας βιομηχανικής επιχείρησης θα πρέπει να δημιουργήσει έξι τμήματα, αντίστοιχα προς τις προαναφερόμενες λειτουργίες. Οπωσδήποτε, επειδή η τμηματοποίηση όπως άλλωστε και η οργάνωση δεν είναι αυτοσκοπός αλλά μέσο για την επιδίωξη των σκοπών της επιχείρησης, δεν έχει νόημα η πιστή εφαρμογή αυτής της εκδοχής, αλλά ο αριθμός και το είδος των τμημάτων πρέπει να συναρτάται με τις πραγματικές οργανωτικές ανάγκες της κάθε επιχείρησης.

Η τμηματοποίηση κατά λειτουργία ανταποκρίνεται ουσιαστικά στην απεικόνιση των βασικών δραστηριοτήτων της επιχείρησης και εκφράζει με συνέπεια το πραγματικό τους περιεχόμενο. Κάθε επιχείρηση ασχολείται κατά βάση, πρώτο με την παραγωγή, δεύτερον επιδίδεται στην αναζήτηση καταναλωτών των προϊόντων της παραγωγικής της δραστηριότητας και τρίτον μεριμνά για την εξασφάλιση των χρηματικών κεφαλαίων των απαραίτητων για την λειτουργία της. Οι δραστηριότητες αυτές συνήθως ομαδοποιούνται και εντάσσονται σε αυτοτελείς οργανωτικές μονάδες οι οποίες παίρνουν αντίστοιχες ονομασίες όπως: «τμήμα παραγωγής», «τμήμα πωλήσεων» ή «τμήμα marketing», «τμήμα χρηματοδότησης». Η ονομασία και ο αριθμός των λειτουργιών που συγκροτούνται και εκφράζονται ως αυτοτελείς οργανωτικές μονάδες διαφέρουν, ανάλογα με τις οργανωτικές ανάγκες αλλά και ανάλογα με το αντικείμενο δραστηριότητας κάθε επιχείρησης. Στο οργανόγραμμα π.χ μίας εμπορικής επιχείρησης δεν υπάρχει τμήμα παραγωγής, όπως και στο οργανόγραμμα μίας νοσηλευτικής ομάδας ή ενός θεάτρου δεν υπάρχει τμήμα πωλήσεων.

Η λειτουργική δομή αποτελείται από τμήματα όπως το marketing, η παραγωγή και το χρηματοοικονομικό. – Οι εργαζόμενοι μπορούν να μάθουν από άλλους που κάνουν παρόμοια έργα – Εύκολο για τα διοικητικά στελέχη να παρακολουθούν και να αξιολογούν τους εργαζόμενους – Δύσκολο για ένα τμήμα να επικοινωνεί με τα άλλα – Τα διοικητικά στελέχη μπορεί να απασχολούνται μόνο με το τμήμα τους και να ξεχνούν το σύνολο της επιχείρησης Η τμηματοποίηση κατά λειτουργία είναι μία από τις περισσότερο χρησιμοποιούμενες μεθόδους τμηματοποίησης. Είναι εύκολα κατανοητή και αντικατοπτρίζει τη σπουδαιότητα η οποία αποδίδεται από όλες τις επιχειρήσεων στις θεμελιώδεις λειτουργίες που ενσωματώνονται τα κατά τη μέθοδο αυτή δημιουργούμενα τμήματα. Ως βασικό πλεονέκτημα της μεθόδου αυτής θεωρείται η υψηλή αποδοτικότητα των τμημάτων. Όλα τα εξειδικευμένα σε ένα τομέα δραστηριότητας πρόσωπα συγκεντρώνονται σε ένα τμήμα. Η επικοινωνία μεταξύ τους είναι αποτελεσματικότερη και η συνεργασία περισσότερο αποδοτική. Η εργασία μεταξύ προσώπων που έχουν την ίδια εκπαίδευση και τα αυτά ενδιαφέροντα και η δυνατότητα ανταλλαγής απόψεων και εμπειριών καθίστα το άτομο περισσότερο αποδοτικό.

Ως μειονέκτημα θεωρείται η δημιουργία στεγανών μεταξύ των διαφόρων τμημάτων. Επίσης περιορίζονται οι προοπτικές για την ανάπτυξη στελεχών ανωτάτου επιπέδου. Όσο υψηλότερα στην κλίμακα ιεραρχίας λειτουργεί ένα στέλεχος, τόσο μεγαλύτερο είναι το πλάτος των γνώσεων και των εμπειριών που πρέπει να διαθέτει.

Τμηματοποίηση κατά περιοχή Χρησιμοποιείται από οργανισμούς που ασκούν δραστηριότητα σε περισσότερες γεωγραφικές περιοχές. Η προσέγγιση της πελατείας και η αύξηση των πωλήσεων με την εκμετάλλευση του μεγαλύτερου δυνατού τμήματος της αγοράς, είναι ένας από τους λόγους χρησιμοποίησης αυτής της μεθόδου. Οι τράπεζες, οι επιχειρήσεις καταστημάτων λιανικής πώλησης (super market), οι μεταφορικές και οι ασφαλιστικές επιχειρήσεις, αποτελούν μερικά χαρακτηριστικά παραδείγματα επιχειρήσεων που χρησιμοποιούν την πολλαπλότητα της τοπικής δραστηριότητας ως κριτήριο τμηματοποίησης. Σε άλλες περιπτώσεις η εφαρμογή της μεθόδου αυτής επιβάλλεται από τη φύση της παραγωγικής δραστηριότητας της επιχείρησης. Οι επιχειρήσεις που έχουν ως αντικείμενο δραστηριότητας την εκμετάλλευση φυσικών πηγών πλούτου ακολουθούν κατά κανόνα οργανωτική διάρθρωση που ανταποκρίνεται στην τοπική διασπορά των περιοχών, όπου ασκούνται οι σχετικές δραστηριότητες. Οι επιχειρήσεις μεταλλείων και λατομείων, οι επιχειρήσεις εκμετάλλευσης δασών, οι γεωργικές επιχειρήσεις κλπ είναι φυσικό να δημιουργούν για κάθε περιοχή στην οποία ασκούν παραγωγική δραστηριότητα και αντίστοιχη οργανωτική μονάδα.

Γ. Δ/ντής Εργοστάσιο Αττικής Παραγωγή Τεχνικό Τμήμα Πωλήσεις Εργοστάσιο Δυτ. Ελλάδας Εργοστάσιο Βόρ. Ελλάδας

Το τοπικό κριτήριο χρησιμοποιείται ευρύτατα και στην τμηματοποίηση των κρατικών υπηρεσιών και οργανισμών του ευρύτερου δημόσιου τομέα. Η διαίρεση της επικράτειας σε νομούς και σε άλλες μικρότερες ή μεγαλύτερες οργανωτικές ενότητες τοπικού χαρακτήρα καθώς και η κάλυψη με υποκαταστήματα των κοινωφελών οργανισμών (ΕΛΤΑ, ΟΤΕ, ΔΕΗ κλπ) ολόκληρου του Ελληνικού γεωγραφικού χώρου, αντανακλά την έκταση της εφαρμογής αυτής της μεθόδου. Πλεονεκτήματα - Ενίσχυση της πρωτοβουλίας και της δυναμικότητας των κατά τόπους προϊσταμένων - Αποτελεσματική επίλυση των τοπικών προβλημάτων και ανταπόκριση στις ειδικές ανάγκες της τοπικής αγοράς. - Αποτελεσματικός συντονισμός των τοπικών δραστηριοτήτων - Ευκαιρία για προπαίδευση και ανάπτυξη των μελλοντικών στελεχών ανωτάτου επιπέδου.

Μειονεκτήματα - Δυσκολία στην εξεύρεση καταλλήλων ατόμων για την κάλυψη θέσεων τοπικών προϊσταμένων. - Αυξημένες δαπάνες διοίκησης - Δυσκολίες ελέγχου των δραστηριοτήτων των κατά τόπους οργανωτικών μονάδων εκ μέρους των ανωτάτων στελεχών της κεντρικής διοίκησης.

Τμηματοποίηση κατά προϊόν Σε πολλές περιπτώσεις επιχειρήσεων που παράγουν περισσότερα του ενός προϊόντα η ομαδοποίηση των δραστηριοτήτων για τη συγκρότηση των τμημάτων γίνεται με βάση τα προϊόντα. Για κάθε προϊόν ή για κάθε σειρά προϊόντων δημιουργείται και λειτουργεί αυτοτελές τμήμα. Ο επικεφαλής κάθε τμήματος είναι υπεύθυνος για όλες τις λειτουργίες (παραγωγή, πωλήσεις κ.λ.π.) που αφορούν το συγκεκριμένο προϊόν. Η ομαδοποίηση των δραστηριοτήτων βάσει προϊόντων συναντάται κυρίως σε μεγάλες επιχειρήσεις που διαθέτουν τουλάχιστον δύο διαφορετικά προϊόντα από άποψη τεχνολογίας, παραγωγής και αγοράς. Για παράδειγμα, η βιομηχανική επιχείρηση που παράγει έτοιμα ενδύματα, νήματα και χαλιά, ουσιαστικά διαθέτει τρία προϊόντα τα οποία διαφέρουν τόσο από άποψη παραγωγής και τεχνολογίας όσο και από άποψη αγοράς. Μπορεί να υποθέσει κανείς ότι, η αρχική οργάνωση των επιχειρήσεων αυτών βασιζόταν στους λειτουργικούς τομείς. Με την ανάπτυξη όμως, και έχοντας πολλές φορές να αντιμετωπίσουν τον ανταγωνισμό στις ειδικές αγορές των προϊόντων, οι επιχειρήσεις αυτές αντιμετώπιζαν διοικητικές δυσκαμψίες. Έτσι η κατά προϊόν οργάνωση θεωρείται σ’ αυτές τις περιπτώσεις η πιο ενδεδειγμένη μορφή οργάνωσης. Το κριτήριο της ομαδοποίησης των θέσεων εργασίας ή τμηματοποίησης της επιχείρησης, είναι τα προϊόντα που τοποθετούνται στο ίδιο τμήμα, το οποίο παίρνει συνήθως το όνομα της κατηγορίας των προϊόντων.

Η βασική λογική όπου στηρίζεται η τμηματοποίηση με βάση το προϊόν είναι η αλληλεξάρτηση μεταξύ των θέσεων εργασίας που αφορούν το ίδιο προϊόν. Αυτό σημαίνει ότι οι θέσεις εργασίας που αφορούν το ίδιο προϊόν είτε αναφέρονται στην παραγωγή του, είτε στη διάθεσή του, είτε στο προσωπικό του κ.τ.λ., χρειάζονται περισσότερο συντονισμό μεταξύ τους για να επιτευχθούν τα καλύτερα αποτελέσματα και η ανάπτυξη του εν λόγω προϊόντος ή επιχειρηματικής δραστηριότητας, από όσο χρειάζονται οι θέσεις εργασίας που αφορούν τα άλλα, διαφορετικά προϊόντα. Βασικό πλεονέκτημα της μεθόδου αποτελεί το γεγονός ότι η εφαρμογή της διευκολύνει σε σημαντικό βαθμό την ειδίκευση και την αύξηση της απόδοσης του προσωπικού. Επίσης διευκολύνει την εξειδικευμένη χρησιμοποίηση και του πάγιου εξοπλισμού της επιχείρησης. Ακόμη με τη συγκέντρωση στα χέρια ενός manager όλων των αρμοδιοτήτων που αφορούν ένα προϊόν, επιτυγχάνεται αποτελεσματικότερος συντονισμός. Ο ένας και μοναδικός προϊστάμενος είναι υπεύθυνος εξ ολοκλήρου για ένα προϊόν και επομένως καθίσταται υπεύθυνος για την αποδοτικότητα ενός αυτοτελούς κερδοφόρου κέντρου. Έτσι για τον υπεύθυνο κάθε προϊόντος δημιουργείται κίνητρο για τον προσδιορισμό στόχων προσανατολισμένων προς την επίτευξη αυξημένου κέρδους και βάση αξιολόγησης της αποτελεσματικότητάς του. Η οργανωτική διάρθρωση η βασιζόμενη στο προϊόν, δημιουργεί κατάσταση ενισχυμένης ανεξαρτησίας των προϊσταμένων των προϊόντων η οποία προέρχεται από την παροχή σε αυτούς όλων των απαραιτήτων για την λειτουργία του τμήματός τους μέσων. Αυτό δημιουργεί πολλές φορές στην ανωτάτη ηγεσία δυσκολία αρμονικής κατανομής των μέσων (ανθρώπων – χρημάτων – υλικών) μεταξύ των τμημάτων. Αυτή η μέθοδος μπορεί να δημιουργήσει σπατάλη μέσων για τη διεξαγωγή του συνολικού διοικητικού έργου. Αυτό συμβαίνει διότι οι προϊστάμενοι προϊόντων έχουν την τάση να ενεργούν ανεξάρτητα σε θέματα όπως είναι η έρευνα, το marketing και οι λοιπές λειτουργίες για τον ολοκληρωμένο χειρισμό ενός προϊόντος.

Τμηματοποίηση κατά κατηγορία πελατών Η ομαδοποίηση των δραστηριοτήτων στην προκειμένη περίπτωση γίνεται με κριτήριο την κατηγορία των πελατών τους οποίους αυτές προορίζονται να εξυπηρετήσουν. Αυτή τη μέθοδο ακολουθούν π.χ. οι επιχειρήσεις λιανικού εμπορίου όταν δημιουργούν τμήματα με τις ονομασίες: «παιδικά είδη», «γυναικεία είδη», «ανδρικά είδη». Άλλοι οργανισμοί που εφαρμόζουν τη μέθοδο αυτή είναι οι τράπεζες, όταν δημιουργούν π.χ. ξεχωριστά τμήματα για τη χορήγηση «βιομηχανικών δανείων», «αγροτικών δανείων», «δανείων καταναλωτικής πίστεως» κ.λ.π. Χρησιμοποιείται επίσης ευρύτατα από τους σχολικούς οργανισμούς. Η κατάταξη των σπουδαστών στα διάφορα τμήματα γίνεται, όπως είναι γνωστό, με βάση τις προϋποθέσεις που συγκεντρώνει καθένας από αυτούς για την ένταξη του σε συγκεκριμένο τμήμα και τις τυχόν ειδικές ανάγκες και τις συνθήκες που αντιμετωπίζει. Σε ένα ημερήσιο τμήμα π.χ. θα ενταχθούν οι σπουδαστές που δεν έχουν πρόβλημα παρακολούθησης, σε αντίθεση με τους εργαζόμενους τους οποίους εξυπηρετούν μόνο τα βραδινά τμήματα.

Τμηματοποίηση κατά διαδικασία Οι βιομηχανικές επιχειρήσεις συνήθως χρησιμοποιούν τη διαδικασία ή τον τύπο εξοπλισμού για την ομαδοποίηση των δραστηριοτήτων. Αν δηλαδή η ολοκλήρωση μιας παραγωγικής διαδικασίας διέρχεται από διάφορα αλληλοδιάδοχα στάδια, κάθε ένα από αυτά τα στάδια αποτελεί, κατά τη μέθοδο αυτή, αυτοτελές τμήμα. Σε αυτό τον τύπο τμηματοποίησης, τα υλικά διέρχονται από στάδιο σε στάδιο. Σε κάθε στάδιο συντελείται με το συνδυασμό του ειδικού παγίου εξοπλισμού και της εργασίας ατόμων εξειδικευμένων, μια ειδική επεξεργασία. Τα τμήματα που δημιουργούνται στην προκειμένη περίπτωση είναι τόσα όσα είναι και τα στάδια επεξεργασίας. Η μέθοδος αυτή τμηματοποίησης χρησιμοποιείται κυρίως στο κατώτερο επίπεδο διοικήσεως.

Τμηματοποίηση με απλή ρύθμιση Η μέθοδος αυτή χρησιμοποιήθηκε και χρησιμοποιείται ακόμη, μέχρις ενός βαθμού στο στρατό. Μπορεί να εφαρμοσθεί στις περιπτώσεις κατά τις οποίες ένα σύνολο εργαζομένων προορίζεται να εκτελέσει την ίδια εργασία και ο μόνος λόγος για τον οποίο απαιτείται η κατανομή τους σε ομάδες είναι η διευκόλυνση της εποπτείας. Η μέθοδος αυτή χρησιμοποιηθείσα παλαιότερα και από τις επιχειρήσεις, εγκαταλείπεται με το πέρασμα του χρόνου. Η πρόοδος της τεχνολογίας δημιούργησε την ανάγκη για χρησιμοποίηση στην παραγωγική διαδικασία όλο και περισσότερο ειδικευμένης εργασίας. Ο τομέας στον οποίο εύρισκε κυρίως εφαρμογή ήταν η αγροτική παραγωγή. Κατά τη διάρκεια των τελευταίων δεκαετιών όμως, η γενίκευση της χρήσης των μηχανών στις διαδικασίες και της καλλιέργειας και της συγκομιδής, περιόρισε ακόμη περισσότερο τα περιθώρια εφαρμογής αυτής της μεθόδου.

Μικτή μέθοδος τμηματοποίησης Υπάρχουν περιπτώσεις κατά τις οποίες η εφαρμογή μιας και μόνο από τις μεθόδους που προαναφέραμε δεν είναι αρκετή. Για το λόγο αυτό οι managers προσφεύγουν στη συνδυαστική χρησιμοποίηση περισσοτέρων της μιας μεθόδου. Συνήθης είναι η πρακτική κατά την οποία γίνεται συνδυασμός της κατά λειτουργία και της κατά περιοχή τμηματοποίησης. Ο συνδυασμός αυτός αποτελεί προσπάθεια αποφυγής των μειονεκτημάτων που παρουσιάζει κάθε μία από τις μεθόδους αυτές και ταυτόχρονα, εκμετάλλευσης των πλεονεκτημάτων τους. Η μικτή μέθοδος περιλαμβάνει τμήματα τα οποία ανταποκρίνονται στις βασικές λειτουργίες της επιχείρησης (παραγωγή, πωλήσεις, marketing κ.ο.κ.) και δεύτερον τμήματα αναφερόμενα στις κατά τόπους δραστηριότητες της επιχείρησης. Ειδικά ως προς τη δεύτερη κατηγορία διευκρινίζουμε ότι κάθε υποκατάστημα και γενικά κάθε τοπικό κέντρο δραστηριότητας αποτελεί αυτοτελή οργανωτική μονάδα υπό την έννοια ότι διαθέτει δικό του προϊστάμενο με δικαιώματα ανάπτυξης δραστηριότητας, επίβλεψης, λήψης αποφάσεων και έκδοσης εντολών. Τα λειτουργικά τμήματα είναι συγκεντρωμένα και λειτουργούν στην έδρα της επιχείρησης. Ο ρόλος καθενός από αυτά είναι να παρέχει υπηρεσίες γενικού ενδιαφέροντος και να συμβάλλει στην επίλυση προβλημάτων της ειδικότητά ς τους, σε συνεργασία με τα κατά τόπους τμήματα.

Οι τράπεζες είναι μία κατηγορία οικονομικών μονάδων οι οποίες χρησιμοποιούν συνήθως για την οργάνωσή τους την, κατά τα παραπάνω, μικτή μέθοδο τμηματοποίησης. Κάθε υποκατάστημα λειτουργεί ως αυτοτελές τμήμα συγκεκριμένης γεωγραφικής περιοχής, υπό τη γενική επίβλεψη των λειτουργικών τμημάτων που είναι εγκαταστημένα στο κεντρικό κατάστημα της τράπεζας και συγκεκριμένα: του τμήματος marketing, του τμήματος δανείων, του τμήματος προσωπικού, του νομικού τμήματος λογιστικής και ελέγχου, του τμήματος πελατών κ.ο.κ. Το τμήμα προσωπικού ασχολείται με την πρόσληψη και εκπαίδευση προσωπικού για τα υποκαταστήματα. Το νομικό τμήμα ασχολείται με τις νομικές υποθέσεις όλων των υποκαταστημάτων, κατά τρόπο ώστε να αποφεύγεται η απασχόληση μεγάλου αριθμού δικηγόρων. Το τμήμα λογιστικής και ελέγχου, παρέχει στα υποκαταστήματα τις γενικές κατευθύνσεις για τη λογιστική παρακολούθηση των οικονομικών τους δραστηριοτήτων. Το τμήμα πελατών, αποτελεί κέντρο συγκέντρωσης και διατήρησης πληροφοριών για τους πελάτες και για τους λογαριασμούς τους. Το τμήμα διαφήμισης μεριμνά για την προβολή των υπηρεσιών που προσφέρει η τράπεζα και απαλλάσσει τους προϊσταμένους των υποκαταστημάτων από την υποχρέωση να αναπτύξουν αυτοτελή δραστηριότητα προς την κατεύθυνση αυτή. Το τμήμα δανείων εξασφαλίζει ενότητα πολιτικής όσον αφορά τις διαδικασίες και τις προϋποθέσεις παροχών των διαφόρων κατηγοριών δανείων.

Μητρική Τμηματοποίηση Αποτελεί συνδυασμό δύο μεθόδων τμηματοποίησης, της τμηματοποίησης κατά λειτουργία και της τμηματοποίησης κατά προϊόν ή κατά έργο. Οι managers προσφεύγουν σε αυτή τη συνδυαστική μέθοδο τμηματοποίησης όταν διαπιστώνουν ότι η εφαρμογή μίας μόνο από τις μεθόδους που περιγράψαμε παραπάνω δεν είναι ικανή να ανταποκριθεί αποτελεσματικά στα πολύπλοκα οργανωτικά προβλήματα που παρουσιάζει η συγκεκριμένη περίπτωση οργάνωσης την οποία καλούνται να αντιμετωπίσουν. H εφαρμογή αυτού του συστήματος τμηματοποίησης έχει ως αποτέλεσμα την ύπαρξη δύο παρισταμένων για τους εργαζομένους μιας και της αυτής ομάδας. Ένας είναι ο λειτουργικός προϊστάμενος και ένας ο προϊστάμενος του τομέα (προϊόντος ή έργου).Ο λειτουργικός προϊστάμενος είναι αρμόδιος για θέματα ειδικότητας που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη λειτουργία. Ο προϊστάμενος του τομέα είναι αρμόδιος για την ενοποίηση και το συντονισμό των δραστηριοτήτων των διαφόρων ειδικοτήτων που θέτουν στη διάθεσή του οι managers των λειτουργιών.

Η μητρική διάρθρωση αποτελεί εξαιρετικά πολύπλοκη μέθοδο τμηματοποίησης και για το λόγο αυτό θα πρέπει να επιλέγεται μόνο αν συντρέχουν ειδικοί λόγοι όπως: - Οι πιέσεις από το επιχειρηματικό περιβάλλον. Πολλές φορές οι ανταγωνιστικές συνθήκες και οι απαιτήσεις των καταναλωτών πιέζουν την επιχείρηση τόσο για ποιοτική πρωτοπορία όσο και για τεχνολογική τελειότητα των παραγομένων προϊόντων. Για την αντιμετώπιση των συνθηκών αυτών η επιχείρηση εξαναγκάζεται να καταβάλλει διπλή διοικητική προσπάθεια καθιερώνοντας διπλή εποπτεία. - Η ανάγκη για περισσότερες πληροφορίες. Η αντιμετώπιση της πολυπλοκότητας και της αστάθειας του επιχειρηματικού περιβάλλοντος δημιουργούν την ανάγκη συγκέντρωσης και επεξεργασίας μεγάλου όγκου πληροφοριών. Ο διαχωρισμός και η ομαδοποίηση των ευθυνών με βάση το προϊόν ή το έργο αφενός και την ειδίκευση αφετέρου, διευκολύνει την αποτελεσματική κυκλοφορία των πληροφοριών και ως προς την είσοδο και ως προς της έξοδό τους από την επιχείρηση. - Η οικονομία πόρων. Η μητρική διάρθρωση διευκολύνει την επιχείρηση κατά το ότι παρέχει τη δυνατότητα μετακίνησης από προϊόν σε προϊόν ή από έργο σε έργο, μέσων γενικής χρησιμότητας όπως: μεταφορικών μέσων, κινητών επισκευαστικών μονάδων κ.ο.κ. καθώς και προσωπικού, σύμφωνα με τις παρουσιαζόμενες κάθε φορά ανάγκες, πραγματοποιώντας κατά τον τρόπο αυτό σημαντικές οικονομίες πόρων.

Η μητρική οργάνωση χρησιμοποιείται σήμερα σε πάρα πολλές κατηγορίες οικονομικών οργανισμών όπως είναι: οι τράπεζες, τα νοσηλευτικά ιδρύματα, οι ασφαλιστικές επιχειρήσεις κ.λ.π. Η μητρική διάρθρωση δεν είναι κατάλληλη για οποιαδήποτε επιχείρηση. Λόγω της πολυπλοκότητας την οποία παρουσιάζει οι managers θα πρέπει να την εφαρμόζουν μόνο όταν το επιβάλλουν οι συνθήκες. Πλεονεκτήματα 1.Διευκολύνει την ικανοποίηση των απαιτήσεων του καταναλωτικού κοινού για προϊόντα υψηλής ποιότητας, για πολλαπλά προϊόντα και για καινοτομίες στην ικανοποίηση των αναγκών του. 2.Εξασφαλίζει ευεξία. Η μέθοδος αυτή καθιστά δυνατή την ταχεία δημιουργία καταλλήλων ομάδων εργασίας, την άνετη αλλαγή της σύνθεσης των ομάδων αυτών στις περιπτώσεις που απαιτείται κάτι τέτοιο και την άμεση διάλυσή τους μετά το πέρας της αποστολής τους, έτσι ώστε να γίνεται δυνατή η συνεχής προσαρμογή και ανταπόκριση της επιχείρησης στις απαιτήσεις ενός περιβάλλοντος που χαρακτηρίζεται από υψηλό βαθμό αστάθειας και πολυπλοκότητας. 3.Συντελεί στην πραγματοποίηση οικονομίας στα μέσα παραγωγής και ιδιαίτερα στις ανθρώπινες υπηρεσίες. Παρέχεται η δυνατότητα πλήρους αξιοποίησης του προσωπικού, με τη μετακίνησή του από έργο σε έργο, κάθε φορά που οι ανάγκες σε ένα έργο μειώνονται, ενώ αυξάνονται σε ένα άλλο. Έτσι αποφεύγονται οι δαπάνες πρόσληψης και διατήρησης προσωπικού του οποίου οι υπηρεσίες παραμένουν κατά περιστάσεις αναξιοποίητες. 4.Συντελεί στη διεύρυνση των ικανοτήτων του προσωπικού. Η μετακίνηση του προσωπικού από έργο σε έργο παρέχει την ευκαιρία διεύρυνσης των γνώσεων και των εμπειριών του. Ακόμη συντελεί στην πολύπλευρη και πληρέστερη κατάρτιση των ατόμων εκείνων που προορίζονται να καταλάβουν μελλοντικά ανώτατες ηγετικές θέσεις, λόγω της ευρύτητας και της πολλαπλότητας των καθηκόντων που αντιμετωπίζουν τα άτομα αυτά, κατά τη βαθμιαία άνοδό τους και τη διέλευσή τους από τα αλληλοδιάδοχα κλιμάκια της διοικητικής ιεραρχίας.

5. Ενισχύει την υποκίνηση και την υπευθυνότητα των ατόμων. Με τη συμμετοχή σε μία ευρύτατη ποικιλία έργων και καθηκόντων, δίνεται στο άτομο η ευκαιρία να εξοικειωθεί με τις διάφορες διαδικασίες λήψεως και εφαρμογής των επιχειρηματικών αποφάσεων. Η συμμετοχή αυτή αποτελεί στοιχείο υποκίνησης για ζωτική συμβολή του στην πραγμάτωση των επιχειρηματικών στόχων. 6. Διευκολύνει την ανωτάτη ηγεσία. Η μητρική οργάνωση ενθαρρύνει τη μεταβίβαση του τρέχοντος διοικητικού έργου στους λειτουργικούς προϊσταμένους και στους προϊσταμένους των επί μέρους έργων και έτσι παρέχει στην ανωτάτη ηγεσία τη χρονική άνεση να ασχοληθεί με την κατάστρωση των, μακροχρόνιας προοπτικής, στόχων και προγραμμάτων της επιχείρησης.

Μεινεκτήματα 1.Δημιουργεί σύγχυση εξουσιών. Η επίβλεψη ενός και του αυτού ατόμου και η ανάθεση καθηκόντων και η παροχή εντολών από δύο προϊσταμένους, περικλείει τον κίνδυνο δημιουργίας σύγχυσης και αμηχανίας. Η εφαρμογή της μεθόδου οδηγεί στην παραβίαση της οργανωτικής αρχής της ενότητας της εντολής, σύμφωνα με την οποία κάθε άτομο δεν πρέπει να λογοδοτεί σε περισσότερους του ενός προϊσταμένους. 2.Ευνοεί τη δημιουργία συγκρούσεων μεταξύ των στελεχών. Η ισοδυναμία της εξουσίας που ανατίθεται, με την εφαρμογή της μητρικής διάρθρωσης, στους προϊσταμένους των λειτουργιών και στους προϊσταμένους των έργων, οδηγεί στη δημιουργία άσκοπων και άγονων διαφωνιών, οι οποίες αποβαίνουν τελικά σε βάρος της γενικής αποτελεσματικότητας. Οι λειτουργικοί προϊστάμενοι έχουν τη τάση να επιμένουν στην ποιότητα, επηρεαζόμενοι λιγότερο από την συμπεριφορά του κόστους ή την ταχύτητα διεξαγωγής της διαδικασίας της παραγωγής. Αντίθετα οι προϊστάμενοι έργων μπορεί να ενδιαφέρονται περισσότερο για τη χρονική ακρίβεια εκτέλεσης των προγραμμάτων και για την επίτευξη του χαμηλότερου δυνατού κόστους, έστω και αν αυτό έχει κάποιες αρνητικές επιπτώσεις επί της ποιότητας. Η προσπάθεια στις περιπτώσεις αυτές, θα πρέπει να στρέφεται προς την αναζήτηση συμβιβασμού μεταξύ των δύο τάσεων και στην πρόσληψη ή την άμβλυνση των συνεπειών αυτών των συγκρούσεων.

3. Συνεπάγεται σπατάλη χρόνου. Ο συντονισμός των απόψεων και των ενεργειών, μεταξύ των δύο κατηγοριών στελεχών που απασχολεί η μητρική διάρθρωση απαιτεί συνήθως την, σε μεγάλη κλίμακα, συγκρότηση επιτροπών και τη διενέργεια συσκέψεων. Οι συσκέψεις αυτές είναι κατά κανόνα χρονοβόρες κυρίως όταν οι διεξαγόμενες συζητήσεις εκτρέπονται για διάφορους λόγους, από τα προβλήματα των οποίων επιδιώκεται λύση. 4.Απαιτεί υψηλού βαθμού εκπαίδευση. Η επιτυχία της μητρικής διάρθρωσης απαιτεί υψηλού μορφωτικού και επαγγελματικού επιπέδου προσωπικό και υψηλού βαθμού σχέσεις επικοινωνίας. 5.Συνεπάγεται υψηλό κόστος εφαρμογής. Για την προφύλαξη από τα αποτελέσματα των παραπάνω μειονεκτημάτων και την επίτευξη της απαραίτητης ισορροπίας των διαφορετικών δυνάμεων και των τάσεων που προκαλεί η διπλή εξουσία, απαιτείται η παρέλευση ενός σημαντικού χρονικού διαστήματος και η καταβολή ανάλογης προσπάθειας και αναλόγων δαπανών.