Αποκεντρωμένη Διοίκηση Θεσσαλίας – Στ. Ελλάδας ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΗΣΗ ΠΑΠΥΡΟΣ MILLENNIUM III

Προσοχή !! Για να λειτουργήσει η φόρμα του πρωτοκόλλου σωστά πρέπει στις εφαρμογές πλοήγησης τα αναδυόμενα παράθυρα να είναι ενεργά.

Για πρωτοκόλληση μη αρχειοθετημένων εγγράφων

Πρωτοκόλληση εγγράφου: ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΠΡΩΤΟΚΟΛΟΥ: Διαδικασία πρωτοκόλλησης εισερχομένου εγγράφου

Με κλίκ ανοίγει η λίστα με τους εγγεγραμένους φορείς Αρ. πρωτ. Εισερχομένου εγγράφου

Λίστα επιλογής ιδιωτών

Στο φίλτρο αναζήτησης όρων εισάγοντας % εμφανίζονται όλοι οι φορείς εισερχομένων εγγράφων του πρωτοκόλλου μας. Πατώντας το σύμβολό ανοίγει το παρακάτω παράθυρο για την εισαγωγή νέου φορέα. Με το πλήκτρο «Επιλογή» γίνεται εισαγωγή του φορέα στην καρτέλα πρωτοκόλλου: Λίστα επιλογής φορέων

Συμπληρώνουμε το πεδίο «Θέμα Εισερχομένου». Συμπληρώνουμε στο πεδίο «Κατηγορία» το είδος του εγγράφου, σύμφωνα με τις τιμές που έχουν καταχωρηθεί από τη κάθε Υπηρεσία. Στο πεδίο «Μονάδα» καταχωρούμε το όνομα του Τμήματος ή του εισηγητή που χρεώθηκε το έγγραφο και στο πεδίο «Στάδιο Διεκπεραίωσης» καταχωρούμε την τιμή Υπό Διεκπεραίωση εφόσον δεν έχει γίνει καμία ενέργεια στο τρέχον έγγραφο. Στο πεδίο «Παρατηρήσεις» μπορούμε να καταχωρίσουμε προαιρετικά πρόσθετες πληροφορίες που αφορούν το υπάρχον έγγραφο. Τέλος πατάμε το κουμπί της «Πρωτοκόλληση» και το έγγραφο λαμβάνει Αριθμό Πρωτοκόλλου Πύλης και Αριθμό Πρωτοκόλλου Αποκεντρωμένης Διοίκησης. Ο αριθμός πρωτοκόλλου στο έγγραφο θα αναγράφεται με την εξής μορφή: Αρ.Πρωτ.Πύλης/Αρ.Πρωτ.ΑΔΘΣτΕ

Με την ολοκλήρωση της πρωτοκόλλησης εμφανίζεται το αποδεικτικό κατάθεσης πρωτοκόλλου με τον αριθμό πρωτοκόλλου Αποκεντρωμένης Διοίκησης, τον αριθμό πρωτοκόλλου πύλης (Υπηρεσίας), την ημερομηνία και στοιχεία του πρωτοκολλημένου εγγράφου (αποστολέας, θέμα).

ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΠΡΩΤΟΚΟΛΟΥ: Επαναφορά κάρτας πρωτοκόλλησης

Διαδικασία αρχειοθέτησης εξερχομένου εγγράφου : Κλικ για λίστα αποδεκτών Κλικ για άνοιγμα λίστας με τις μονάδες έκδοσης του εγγράφου

Για να πρωτοκολλήσουμε ένα οίκοθεν εξερχόμενο ακολουθούμε την παρακάτω διαδικασία: -Επιλέγουμε τη λέξη «Εξερχόμενο». - Συμπληρώνουμε το πεδίο «Θέμα Εξερχομένου». Συμπληρώνουμε τα πεδία: «Αποδέκτες» «Κοινοποίηση» ή «Εσωτερική Κοινοποίηση» «Κατηγορία» «Μονάδα» «Στάδιο Διεκπεραίωσης» - Στην «Ημ/νία Διεκπεραίωσης» εμφανίζεται η τρέχουσα ημερομηνία, ενώ στην «Πραγματική Ημ/νία Διεκπεραίωσης» καταχωρούμε την ημερομηνία που υπογράφτηκε το έγγραφο. - Τέλος πατάμε το κουμπί «Πρωτοκόλληση» και το έγγραφό μας παίρνει αριθμό πρωτοκόλλου της ίδιας μορφής που αναφέραμε παραπάνω.

ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ Κατάλογος αποδεκτών για επιλογή :

Εξερχόμενο ταυτάριθμο Αρ. πρωτ. Αποκεντρωμένης Διοίκησης Έτος πρωτοκόλλησης Κλικ για εμφάνιση καρτέλας εισερχομένου

Εξερχόμενο ταυτάριθμο

Πρωτοκόλληση εξερχόμενου-ταυτάριθμου (Πρωτοκόλληση εξερχομένου εγγράφου, στο οποίο αποδίδεται ο ίδιος αριθμός πρωτοκόλλου με κάποιο εισερχόμενο έγγραφο) -Επιλέγουμε από τη φόρμα πρωτοκόλλου το πεδίο «Εξερχόμενο». -Στο πεδίο «Έτος Απαντ.» που βρίσκεται στο δεξί κάτω μέρος της φόρμας πρωτοκόλλησης επιλέγουμε το έτος πρωτοκόλλησης του εισερχομένου που πρόκειται να απαντηθεί. -Στο πεδίο «Αριθμ. Πρωτ. Απαντ.» καταχωρούμε τον αριθμό πρωτοκόλλου του εισερχομένου που πρόκειται να απαντηθεί ( συμπληρώνουμε πάντα τον αρ.πρωτ. Α.Δ.Θ.Στ.Ε.). -Πιέζοντας το πλήκτρο «Εξερχόμενο» συμπληρώνονται αυτόματα στη φόρμα τα στοιχεία του εισερχομένου εγγράφου που πρόκειται να απαντηθεί. -Συμπληρώνουμε τα υπόλοιπα πεδία, σύμφωνα με τη διαδικασία που περιγράψαμε για τα οίκοθεν εξερχόμενα έγγραφα. - Τέλος πατάμε στο κουμπί «Ενημέρωση» για ολοκληρωθεί η διαδικασία.

Συσχέτιση εγγράφων σε εισερχόμενο ή εξερχόμενο έγγραφο: Ανοίγει η φόρμα και εισάγουμε το έτος και τον αριθμό πρωτ. της Α.Δ.Θ.Στ.Ε. που θέλουμε να συσχετίσουμε. Με το κουμπί συσχέτιση εμφανίζεται το θέμα του πρωτοκόλλου που θέλουμε να συσχετίσουμε. Πατάμε κλείσιμο.

Εισερχόμενα έγγραφα που κλείνουν ως Αρχείο Όταν σε εισερχόμενα έγγραφα δεν γίνεται κάποια ενέργεια, αλλά χαρακτηρίζονται ως Αρχείο, ακολουθείται η παρακάτω διαδικασία: - Ανοίγουμε τη φόρμα αναζήτησης των εγγράφων - Επιλέγουμε το πεδίο «Εισερχόμενο» - Επιλέγουμε τιμή στο πεδίο «Έτος» - Αναζητούμε το έγγραφο είτε πληκτρολογώντας τον Αρ.Πρωτ.Αποκεντρωμένης Διοίκησης, είτε πληκτρολογώντας τον Αριθμ. Πρωτ. Πύλης. -Επιλέγουμε από τη φόρμα αναζήτησης τα «Βασικά Στοιχεία Πρωτοκόλλου» και πατάμε στο κουμπί «Αναζήτηση». Το έγγραφο που αναζητούμε εμφανίζεται στο κάτω μέρος και μέσω της επιλογής: Αρχειοθέτηση->Πρωτόκολλο, ανοίγει η φόρμα πρωτοκόλλησης του εισερχομένου εγγράφου. Για να χαρακτηρίσουμε το έγγραφο ως Αρχείο, επιλέγουμε στο πεδίο «Στάδιο Διεκπεραίωσης» την τιμή Αρχείο και στο πεδίο «Πραγμ. Ημ/νία Διεκπ.» καταχωρούμε την ημερομηνία αρχειοθέτησης του εγγράφου από τον αντίστοιχο Προϊστάμενο. Τέλος πατάμε στο κουμπί «Ενημέρωση», προκειμένου να ολοκληρωθεί η παραπάνω διαδικασία.

Εκτυπώσεις Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου 1)Στο τέλος της ημέρας πρέπει να εκτυπώνεται η ημερήσια κατάσταση εισερχομένων -εξερχομένων εγγράφων (Αριθμός εκτύπωσης 03) και η ημερήσια κατάσταση εξερχομένων εγγράφων (Αριθμός εκτύπωσης 17) 2)Στο τέλος του μήνα πρέπει να εκτυπώνεται η Μηνιαία Κατάσταση Πρωτοκόλλου (Αριθμός εκτύπωσης 09) 3)Στο τέλος του έτους πρέπει να εκτυπώνεται η Ετήσια Κατάσταση Πρωτοκόλλου (Αριθμός εκτύπωσης 10) Όλες οι παραπάνω εκτυπώσεις θα πρέπει να λαμβάνονται ηλεκτρονικά με μετατροπή αυτών σε μορφή pdf και αποθήκευσή τους τοπικά σε υπολογιστή του αντίστοιχου Τμήματος Γραμματείας.

ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΠΡΩΤΟΚΟΛΟΥ: Εκτυπώσεις