Ο λογαριασμός του Petty Cash χρησιμοποιείται για την καταγραφή μικρών αντικειμένων για τα έξοδα της εταιρείας ή για ιδιωτικά έξοδα των στελεχών. Ένα προσυμφωνηθέν ποσό δίνεται στην γραμματέα για να γίνονται τα διάφορα έξοδα. Μερικά έξοδα είναι : ρεύμα, τηλ, καθαρίστρια, επαγγελματικό γεύμα, καύσιμα, νερό κτλ Κάθε τέλος του μήνα το ποσό το οποίο ξοδεύτηκε, συμπληρώνεται.

Τα 3 στάδια του Petty Cash είναι : 1) Γίνεται ο υπολογισμός για το ποσό που θα δίνεται στο Petty Cash για κάλυψη των μικροεξόδων της εταιρείας. 2) Η γραμματέας κάθε μήνα πληρώνει τα ανάλογα έξοδα. 3) Στο τέλος του μήνα η γραμματέας παίρνει από το λογιστήριο το ποσό το οποίο ξόδεψε για να συμπληρώσει το αρχικό ποσό που είχε π. χ. € 500 Petty Cash αν ξοδέψετε € 300 τότε η εταιρεία θα σας στείλει € 300.

Κάθε φορά που πληρώνετε κάτι θα πρέπει πάντα να παίρνετε και απόδειξη την οποία θα έχετε στο φάκελο με τα χρήματα του Petty Cash. Στο τέλος του μήνα οι αποδείξεις όταν προστεθούν πρέπει να έχουν το ποσό του Petty Cash. Οι αποδείξεις πάντα ρυθμίζονται με την σειρά πληρωμής τους. Στις εταιρείες το Petty Cash είναι βοήθημα για τον λογαριασμό των μετρητών ούτως ώστε να μην επιβαρύνεται ο λογαριασμός αυτός κάθε φορά που γίνεται μια πληρωμή μικρών ποσών.

Παρουσίαση ενός Petty Cash A/c  Ημερομηνία παραλαβής μετρητών ή υπολοίπων  Λεπτομέρειες για τα μετρητά  Τελικά ποσά χρημάτων που πήραμε  Ημερομηνία πληρωμής  Λεπτομέρειες της πληρωμής  Η απόδειξη πληρωμής  Το τελικό ποσό που πληρώθηκε  Αναλυτικές στήλες

Διαδικασίες ελέγχου  Τακτικός έλεγχος του Petty Cash για να διασφαλίσουμε ότι οι αποδείξεις και τα μετρητά ισοδυναμούν με το αρχικό ποσό.  Γρήγορη αναγνώριση λαθών από τυχόν δοσοληψίες.  Ασφάλεια στο ταμείο π. χ. Κλείδωμα.  Όλες οι αποδείξεις πρέπει να εγκρίνονται από αρμόδιο άτομο.

Οι μέθοδοι πληρωμών που χρησιμοποιούνται στις εμπορικές συναλλαγές είναι :  Μετρητά  Ταχυδρομικές Επιταγές ( Postal Orders)  Ταχυδρομικές Επιταγές Εξωτερικού  Girobank  Επιταγές  Πιστωτικές Μεταφορές ( credit transfers)  Πιστωτικές κάρτες (credit cards)  Τραπεζικές εντολές ( standing orders)  Απευθείας χρεώσεις (direct debit)  Συναλλαγματικά γραμμάτια (bills of exchange)

Νομίσματα και χαρτονομίσματα μπορούν να σταλούν μέσω ταχυδρομείου νοουμένου ότι είναι ασφαλισμένα. Τα μετρητά χρησιμοποιούνται συνήθως για να πληρωθούν μικρά ποσά και τα στοιχεία τους καταγράφονται στο petty cash. Επίσης εβδομαδιαίοι ή και μηνιαίοι μισθοί μπορεί να πληρωθούν με μετρητά.

Εκδίδονται από το ταχυδρομείο και έχουν αξία από 0,50 μέχρι και 20 ευρώ. Ο αποστολές συμπληρώνει τα δικά του στοιχεία και τα στοιχεία του παραλήπτη και πληρώνει ένα μικρό ποσό. Παίρνει απόδειξη για να έχει στοιχεία της ταχυδρομικής επιταγής. Ο παραλήπτης μπορεί να την εξαργυρώσει στο ταχυδρομείο ή στην τράπεζα. Αν είναι διαγραμμισμένη θα πρέπει να γίνει κατάθεση στον λογαριασμό του. Η ταχυδρομική επιταγή ισχύει για 6 μήνες.

Μέσω του ταχυδρομείου μπορεί να γίνουν διεθνείς πληρωμές σε αρκετές χώρες. Οι πληρωμές γίνονται είτε με τη μέθοδο girobank είτε με κατάθεση μετρητών στο ταχυδρομείο και μεταφορά του ποσού στο λογαριασμό του πελάτη.

Είναι τραπεζική υπηρεσία η οποία χρησιμοποιείται όπως και το ταχυδρομείο. Οι πελάτες της υπηρεσίας έχουν τρεχούμενο λογαριασμό και μπορούν να κάνουν απευθείας μεταφορές χρημάτων για εξόφληση λογαριασμών.

Μια τράπεζα προσφέρει στους πελάτες της τις εξής υπηρεσίες :  Αποταμίευση χρημάτων και επιτόκιο.  Δάνεια και παρατράβηγμα.  Διευκόλυνση στην εξόφληση λογαριασμών τους μέσω τρεχούμενου λογαριασμού.  Τραπεζικές εντολές για συστηματική εξόφληση λογαριασμών του πελάτη π. χ. ηλεκτρικό / τηλέφωνο.

 Απευθείας χρέωση  Πιστωτικές μεταφορές  Πιστωτικές κάρτες  Ανάληψη μετρητών από τις ΑΤΜ  Δέχεται συναλλαγματικές  Πληρωμές στο εξωτερικό  Εκδίδει ξένο συνάλλαγμα και ταξιδιωτικές επιταγές  Φύλαξη πολύτιμων αντικειμένων  Παρέχει ολονύκτιες διευκολύνσεις  Παρέχει πληροφορίες σχετικές με επενδύσεις

 Υπηρεσίες ασφάλειας με ασφαλιστικά σχέδια  Ενεργεί σαν σύμβουλος σε μικρές εταιρείες  Βοηθά εταιρείες να αναπτυχθούν ή να εκδώσουν έγγραφα σχετικά με εισαγωγές και εξαγωγές τους  Παρέχει συνταξιοδοτικά σχέδια  Διευκολύνει επιχειρηματίες οι οποίοι ταξιδεύουν συχνά να χρησιμοποιούν αναγνωρισμένες κάρτες αλλά και κάρτες για τα μίλια που διανύουν κάθε φορά

Αυτός ο λογαριασμός χρησιμοποιείται για την αποταμίευση χρημάτων και δίνεται πιο ψηλό επιτόκιο από τον τρεχούμενο λογαριασμό. Για να αποσύρουμε λεφτά από τον λογαριασμό πρέπει να αποταθούμε στο ταμείο της τράπεζας.

Οι τρεχούμενοι λογαριασμοί χρησιμοποιούνται τόσο από επιχειρήσεις όσο και από ιδιώτες. Ο κάτοχος του λογαριασμού κάνει τις καταθέσεις του συμπληρώνοντας τα στοιχεία στο paying – in book ή κάνοντας πιστωτική μεταφορά σε άλλο λογαριασμό. Εκδίδεται βιβλιάριο επιταγών αλλά και πιστωτική κάρτα στο όνομα το οποίο θα χρησιμοποιεί τον λογαριασμό.

Πληρωμές από τον τρεχούμενο γίνονται επίσης και με τραπεζικές εντολές ( standing orders) ή με απευθείας χρέωση ( direct debit). Οι τράπεζες πληρώνουν πολύ χαμηλό επιτόκιο για τον τρεχούμενο λογαριασμό. Αν γίνει παρατράβηγμα από τον λογαριασμό χρεώνεται ο κάτοχος και μειώνεται το επιτόκιο. Μερικοί πελάτες κάνουν συμφωνία με την τράπεζα τους για να έχουν παρατράβηγμα μέχρι ένα ορισμένο ποσό χωρίς επιπτώσεις.

Ο κάτοχος αυτού του λογαριασμού κάνει συμφωνία με την τράπεζα του και με τραπεζική εντολή μεταφέρονται λεφτά από τον τρεχούμενο του στο budget account τα οποία αποταμιεύονται και χρησιμοποιούνται για διακοπές, δώρα κ. α.

Οι τράπεζες προσφέρουν αυτούς τους λογαριασμούς για νέους ( φοιτητές ). Ένας νέος μπορεί να ανοίξει λογαριασμό καταθέτοντας ένα πολύ μικρό ποσό και να συνεχίσει να αποταμιεύει τα χρήματα του. Του δίνεται ένα μικρό επιτόκιο, βιβλιάριο επιταγών και κάρτα για να αποσύρει χρήματα από τον λογαριασμό του.

Ένας πελάτης μπορεί να ανοίξει τρεχούμενο λογαριασμό σε τράπεζα η οποία θα του ζητήσει τα εξής :  Την ταυτότητα του και εάν ο λογαριασμός του θα είναι κοινός π. χ. συνεταιρικός ή με την σύζυγο και θα ζητήσουν στοιχεία και για το άλλο άτομο.  Απόδειξη διευθύνσεως.  Δείγματα υπογραφών.

Η τράπεζα προμηθεύει τον κάτοχο του τρεχούμενου λογαριασμού με :  Βιβλιάριο επιταγών  Μηνιαία κατάσταση λογαριασμών  Έντυπο καταθέσεων

Η επιταγή είναι γραπτή εντολή που δίνουμε στην τράπεζα μας για να πληρώσει το χρηματικό ποσό που αναγράφεται στην επιταγή η οποία φέρει επίσης το όνομα του ατόμου στο οποίο θα γίνει η πληρωμή. Κάθε επιταγή έχει αύξοντα αριθμό και είναι συνδεδεμένη με απόκομμα στο οποίο περνούμε ακριβώς τα ίδια στοιχεία με αυτά της επιταγής για δική μας ενημέρωση.

Η κατάσταση λογαριασμού αποστέλλεται κάθε μήνα από την τράπεζα προς τον πελάτη για να μπορεί να ελέγχει τις καταθέσεις του και τις πληρωμές του. Το υπόλοιπο του λογαριασμού είναι το ποσό που έχει ο πελάτης στον τρεχούμενο του. Αυτό το ποσό μπορεί καμιά φορά να μην συμφωνεί με τα στοιχεία που έχει ο πελάτης στα χέρια του για τους εξής λόγους :

 Επιταγές που πληρώθηκαν αλλά δεν πιστώθηκε ακόμα ο λογαριασμός του.  Επιταγές που δεν έγιναν κατάθεση ακόμα.  Χρεώσεις της τράπεζας.  Τραπεζικές εντολές και απευθείας πληρωμές.  Πιστωτικές μεταφορές. Σε αυτή την περίπτωση ο πελάτης μπορεί να ζητήσει από την τράπεζα του να του στείλει άλλο λογαριασμό ( reconciliation statement) στον οποίο θα φαίνεται γιατί υπάρχουν διαφορές στα στοιχεία που έχει ο πελάτης με τον λογαριασμό της τράπεζας.

Το βιβλιάριο καταθέσεων χρησιμοποιείται όταν ο πελάτης θέλει να κάνει κατάθεση στον τρεχούμενο του. Είναι χωρισμένο σε 2 μέρη και αφού περάσει τα στοιχεία της κατάθεσης θα υπογράφει από τον τραπεζικό υπάλληλο, θα μπει σφραγίδα με ημερομηνία της ημέρας, το ένα μέρος θα το κρατήσει η τράπεζα και το αντίγραφο θα το πάρει ο πελάτης.

Ένας πελάτης μπορεί να δώσει τραπεζική εντολή με σκοπό να πληρώνεται ένα χρηματικό ποσό από τον τρεχούμενο του σε ένα οργανισμό κάθε μήνα ή όταν αυτός επιθυμεί π. χ. ΑΤΗΚ, ΑΗΚ κτλ. Με αυτό τον τρόπο δεν θα χρειάζεται να θυμάται τις ημερομηνίες εξοφλήσεων των λογαριασμών του. Οι οδηγίες δίνονται συνήθως γραπτώς στην τράπεζα και γίνεται συμφωνία για το ποσό και ημερομηνία πληρωμής των λογαριασμών.

Δίνεται επίσης το όνομα του οργανισμού και αριθμός του τραπεζικού λογαριασμού και το ποσό το οποίο θα πληρώνεται. Crossed cheques/ Διαγραμμισμένη Επιταγή Όταν μια επιταγή φέρει 2 παράλληλες κάθετες γραμμές δεν μπορεί να εξαργυρωθεί αλλά γίνεται κατάθεση στο όνομα του ατόμου που αναφέρεται πάνω στην επιταγή. Είναι ένας τρόπος ασφάλειας της επιταγής και όταν ανάμεσα στις 2 γραμμές αναγράφονται οι λέξεις A/C Payee τότε η κατάθεση μπορεί να γίνει μόνο στο όνομα του ατόμου στον οποίο εκδώθηκε η επιταγή.

Αν είναι άδειες οι 2 παράλληλες γραμμές μπορεί να δοθεί σε άλλο προς εξόφληση ατόμου έχοντας υπόψη ότι πρέπει να γίνει κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό και μετά θα μπορεί να πάρει τα χρήματα.

Υπάρχουν 3 σημαντικοί παράγοντες σε μια επιταγή  Drawer: είναι το άτομο το οποίο υπογράφει την επιταγή και ο λογαριασμός του οποίου θα χρεωθεί.  Drawee: είναι η τράπεζα στο όνομα της οποίας εκδόθηκε η επιταγή δηλ. η τράπεζα του πελάτη.  Payee: είναι το άτομο στο οποίο πληρώνεται η επιταγή.

Μια επιταγή συμπληρώνεται πάντα με μελάνι και περιέχει τα εξής σημεία :  Το χρηματικό ποσό ολογράφως  Το όνομα του ατόμου που εκδόθηκε η επιταγή ( payee)  Το όνομα και η διεύθυνση της τράπεζας του πελάτη  Η ημερομηνία (12/02/2010)  Ο εθνικός αριθμός της τράπεζας  Ο αριθμός παραρτήματος της τράπεζας  Το ποσό σε αριθμούς

 Υπογραφή του ατόμου που εκδίδει την επιταγή ( drawer)  Η διαγράμμιση στα ενδιάμεσα της οποίας αναγράφεται το “A/C Payee”  Αριθμό τραπεζικού λογαριασμού του ατόμου που εκδίδει την επιταγή  Γραμμές τις οποίες τραβούμε στους άδειους χώρους της επιταγής για να μην μπορεί κανείς να συμπληρώσει λέξεις ή αριθμούς  Αύξων αριθμός της επιταγής  Μαγνητικοί χαρακτήρες για αναγνώριση από τον Η / Υ

Αναχρονισμένη επιταγή ονομάζεται αυτή πάνω στην οποία βάζουμε ημερομηνία πολύ πιο μετά από την ημερομηνία που την εκδίδουμε. Stale cheques/ Άκυρες επιταγές Αυτές οι επιταγές είναι άκυρες γιατί έχει λήξει ο χρόνος από την ημερομηνία έκδοσης του για εξαργύρωση της. Συνήθως ο χρόνος έχει διάρκεια 6 μήνες.

Αν γίνουν λάθη την στιγμή που ο εκδότης γράφει την επιταγή τότε μπορεί να διορθώσει τα λάθη αλλά θα πρέπει να υπογράψει ή να βάλει μονογραφή όσο το δυνατό πιο κοντά στις διορθώσεις ή στα αριστερά της επιταγής.

Αυτές τις επιταγές ο ταμίας δεν τις εξαργυρώνει γιατί :  Το ποσό ολογράφως με το ποσό σε αριθμούς διαφέρουν.  Δεν υπάρχουν αρκετά χρήματα στο λογαριασμό.  Αν παρατηρηθούν ανωμαλίες δηλ. το όνομα αυτού που υπογράφει στο πίσω μέρος της επιταγής με το όνομα μπροστά για το οποίο εκδόθηκε η επιταγή διαφέρουν..

 Η υπογραφή του εκδότη διαφέρει από την υπογραφή που έχει στα αρχεία της η τράπεζα.  Αν ο πελάτης έχει πεθάνει ή πάθει πτώχευση.  Όταν υπάρχει διόρθωση χωρίς υπογραφή δίπλα.  Όταν υπάρχει πρόβλημα με τον λογαριασμό του πελάτη και στον οποίο έχει σταλεί προειδοποίηση.  Η επιταγή είναι αναχρονισμένη.  Εάν ζήτησε ο εκδότης της επιταγής να μην αλλαχτεί η επιταγή.

Ο εκδότης μιας επιταγής μπορεί να σταματήσει τη πληρωμή της αφού επικοινωνήσει με την τράπεζα και αναφέρει τα εξής :  Ημερομηνία της επιταγής.  Ποσό.  Όνομα ατόμου για το οποίο εκδόθηκε η επιταγή.  Αύξων αριθμός της επιταγής το οποίο θα βρει από το απόκομμα που υπάρχει στο βιβλιάριο επιταγών.

 Ταμειακή Έκπτωση (cash discount) είναι η έκπτωση που παραχωρείται από τον πωλητή στον αγοραστή όταν αυτός εξοφλήσει εντός ενός συγκεκριμμένου χρονικού διαστήματος π. χ εντός μιας εβδομάδας. Αυτή η τακτική ενθαρρύνει τους αγοραστές να πληρώνουν έγκαιρα.

 Εμπορική Έκπτωση (trade discount) είναι η έκπτωση που παραχωρείται από τον πωλητή στον αγοραστή όταν αυτός έχει παραγγείλει μεγάλες ποσότητες εμπορευμάτων. Η έκπτωση αυτή δεν εξαρτάται από τον χρόνο εξόφλησης του τιμολογίου.