ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ (MS PROJECT) Διαμόρφωση πόρων Νίκος Μαστρογιάννης Διδάκτορας Τμ. Διοίκησης Επιχειρήσεων Παν/μίου Πατρών Προσαρμοσμένο από Δρα Α. Ραφαηλίδη (2013) 1

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 3ΟΥ ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ Διαμόρφωση και αντιστοίχιση πόρων Τι είναι οι πόροι Καταχώριση πόρων Καταχώριση και αντιστοίχιση ενός πόρου (1), (2) Καταχώριση και αντιστοίχιση πρόσθετων πόρων (1), (2) Εισαγωγή λεπτομερειών πόρων (1), (2) Αντιστοίχιση πόρου σε πολλές εργασίες Εμφάνιση πόρων/σημείωσης πόρου Διόρθωση πολλών πόρων μαζί Παρατηρήσεις για πόρους (1), (2) Ημερολόγια Αλλαγή ημερολογίων Καθορισμός αργίας Δημιουργία νέου βασικού ημερολογίου (1), (2) Αντιστοίχιση πόρων σε νέο ημερολόγιο 2

ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΠΟΡΟΙ Ορισμός: Οι πόροι (resources) είναι οι άνθρωποι, ο εξοπλισμός και τα υλικά που απαιτούνται για την ολοκλήρωση των εργασιών ενός έργου. Παρατήρηση 1: Το Project εστιάζει σε δύο πτυχές των πόρων: τη διαθεσιμότητα και το κόστος. Η διαθεσιμότητα προσδιορίζει πότε ένας συγκεκριμένος πόρος θα μπορεί να απασχοληθεί σε μια εργασία και πόσο έργο θα μπορεί να παράγει, ενώ το κόστος αναφέρεται στα χρήματα που θα χρειαστούν για την αμοιβή του πόρου αυτού. Παρατήρηση 2: Το Project χρησιμοποιεί δύο τύπους πόρων: τους πόρους απασχόλησης (work resources) και τους υλικούς πόρους (material resources). Οι πόροι απασχόλησης είναι τα άτομα και ο εξοπλισμός που εκτελούν τις εργασίες του έργου. Οι υλικοί πόροι είναι τα αναλώσιμα υλικά που χρησιμοποιούνται κατά την πρόοδο του έργου. Σε αντίθεση με τους πόρους απασχόλησης, οι υλικοί πόροι δεν χρησιμοποιούν υπερωριακές αμοιβές, ημερολόγια πόρων ή μέγιστες μονάδες. 3

ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΠΟΡΩΝ Ο ταχύτερος τρόπος για καταχώριση πόρων σε έργο είναι το κουμπί «Assign Resources» της βασικής γραμμής εργαλείων. Στο παράθυρο «Assign Resources» καταγράφουμε τον πόρο ή τους πόρους που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν στο έργο. Όταν καταχωρίζουμε έναν ή περισσότερους πόρους, μπορούμε να προσθέσουμε σειρά προαιρετικών πληροφοριών για τον πόρο αυτό, π.χ. μέγιστο αριθμό μονάδων ενός πόρου ανά εργασία, κόστος κλπ. Ο κατάλογος των πόρων (συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών τους) ονομάζεται δεξαμενή πόρων (resource pool). Αφού ένας ή περισσότεροι πόροι έχουν καταχωριστεί στη δεξαμενή πόρων μπορούμε να τους αντιστοιχίσουμε σε οποιεσδήποτε εργασίες του έργου επιθυμούμε. Παρατήρηση: Στο πλαίσιο διαλόγου «Assign Resources», στη στήλη «Name» καταγράφουμε το όνομα του πόρου και στην στήλη «Units» τις μονάδες του πόρου που πρόκειται να εργαστούν στη συγκεκριμένη εργασία, αφού ωστόσο έχει προηγηθεί η ανάθεση του πόρου σε κάποια εργασία. 4

ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ & ΑΝΤΙΣΤΟΙΧΙΣΗ ΠΟΡΟΥ (1) Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να αντιστοιχίσουμε έναν πόρο σε μια εργασία. Επιλέγουμε την εργασία και πατάμε το κουμπί «Assign Resources» από τη βασική γραμμή εργαλείων. Στο «Assign Resources» μπορούμε να καταχωρίσουμε νέα ονόματα πόρων. Πληκτρολογούμε στο κελί «Name» το όνομα του πόρου και στη συνέχεια, έχοντας επιλεγμένο τον πόρο, πατάμε το κουμπί «Assign». Ο πόρος ανατίθεται έτσι στην επιλεγμένη εργασία. Η ανάθεση του πόρου στην εργασία συμβολίζεται με «√» στα αριστερά, ενώ ταυτόχρονα στη στήλη «Units» του «Assign Resources» εμφανίζεται προεπιλεγμένα ο αριθμός «1» ή «100%». Δηλαδή, στην εργασία ανατίθεται μία μονάδα του πόρου. 5

ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ & ΑΝΤΙΣΤΟΙΧΙΣΗ ΠΟΡΟΥ (2) Παρατήρηση 1: Το «Resource list options» προσφέρει σειρά επιπλέον δυνατότητες για το έργο, όπως το φιλτράρισμα με βάση φίλτρα πόρων ή η εισαγωγή πόρων από έτοιμες πηγές. Παρατήρηση 2: Το «Assign Resources» παραμένει συνεχώς ανοιχτό πάνω από το παράθυρο έργου, διευκολύνοντας έτσι την εργασία με τους πόρους. 6

ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ & ΑΝΤΙΣΤΟΙΧΙΣΗ ΠΡΟΣΘΕΤΩΝ ΠΟΡΩΝ (1) Η εισαγωγή πόρων στη δεξαμενή πόρων ΚΑΘΩΣ τους αντιστοιχίζουμε σε εργασίες είναι γρήγορη και βολική μέθοδος. Μπορούμε επίσης να καταχωρίσουμε τους πόρους στη δεξαμενή πόρων και ΜΕΤΑ να τους αντιστοιχίσουμε σε μια ή περισσότερες εργασίες. Έτσι, στο «Assign Resources», πληκτρολογούμε στη στήλη «Name» τα ονόματα των πόρων που θα αντιστοιχίσουμε σε εργασίες. 7

ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ & ΑΝΤΙΣΤΟΙΧΙΣΗ ΠΡΟΣΘΕΤΩΝ ΠΟΡΩΝ (2) Αφού έχουμε καταγράψει στη δεξαμενή πόρων τους πρόσθετους πόρους και τις πληροφορίες που τους συνοδεύουν, μπορούμε να αναθέσουμε τους πόρους αυτούς στις εργασίες. Συνήθως η ανάθεση των πόρων γίνεται για κάθε εργασία ξεχωριστά. Αφού επιλέξουμε την εργασία, επιλέγουμε στη συνέχεια κάθε πόρο που θέλουμε να αναθέσουμε στην εργασία από το «Assign Resources», και πατάμε το «Assign». Η ανάθεση του πόρου στην εργασία συμβολίζεται με √ αριστερά του πόρου, ενώ ταυτόχρονα στην στήλη «Units» του «Assign Resources» εμφανίζεται προεπιλεγμένα ο αριθμός «1» ή «100%». Δηλαδή, στην εργασία ανατίθεται μια μονάδα του πόρου. 8

ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΩΝ ΠΟΡΩΝ (1) Διπλοπατώντας κάθε πόρο στο «Assign Resources» εμφανίζεται το «Resource Information». Εκεί, στο μενού «General» και στην επιλογή «Initials» καταχωρίζουμε έναν κωδικό αναγνώρισης του πόρου (συνήθως τα αρχικά του). Στην επιλογή «Group» καταχωρίζουμε την κατηγορία του πόρου (π.χ. διοίκηση, συμβασιούχοι, ωρομίσθιοι κλπ) ενώ στην επιλογή «Code» τον λογιστικό κωδικό που αντιστοιχεί στην κατηγορία του πόρου. Στην επιλογή «Type» καταχωρίζουμε το είδος του πόρου. Αν είναι πόρος απασχόλησης επιλέγουμε το «Work» και αν είναι υλικός πόρος επιλέγουμε το «Material». Τέλος, στην περιοχή «Resource Availability» και στη στήλη «Units» καταχωρίζουμε τον μέγιστο αριθμό μονάδων πόρου που μπορεί να εργαστεί σε κάθε εργασία ξεχωριστά. 9

ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΩΝ ΠΟΡΩΝ (2) Στο μενού «Working Time» δημιουργούμε ημερολόγια πόρων, στο μενού «Costs» καταχωρίζουμε το κόστος των πόρων, ενώ τέλος στο μενού «Notes» εισάγουμε απλές ή σύνθετες σημειώσεις πόρων. 10

ΑΝΤΙΣΤΟΙΧΙΣΗ ΠΟΡΟΥ ΣΕ ΠΟΛΛΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ Σε περίπτωση που θέλουμε να αντιστοιχίσουμε έναν πόρο σε πολλές εργασίες ταυτόχρονα, επιλέγουμε τον πόρο στο «Assign Resources», επιλέγουμε τις εργασίες στις οποίες θέλουμε να αντιστοιχίσουμε τον πόρο αυτό κρατώντας πατημένο το «Ctrl», και πατάμε το κουμπί «Assign» στο «Assign Resources». 11

ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΠΟΡΩΝ / ΣΗΜΕΙΩΣΗΣ ΠΟΡΟΥ Με το Φύλλο Πόρων (Resource Sheet) μπορούμε να δούμε όλους τους πόρους που υπάρχουν στη δεξαμενή πόρων. Από το «Resource Information» που προκύπτει διπλοπατώντας τον πόρο στο «Assign Resources», επιλέγουμε «Notes». Εκεί μπορούμε να καταχωρίσουμε σημείωση για τον πόρο με τη λογική που χρησιμοποιούμε για την καταχώριση σημειώσεων σε εργασίες. Η σημείωση του πόρου θα εμφανιστεί στο Φύλλο Πόρων. 12

ΔΙΟΡΘΩΣΗ ΠΟΛΛΩΝ ΠΟΡΩΝ ΜΑΖΙ Αν θέλουμε να διορθώσουμε λεπτομέρειες σε πολλούς πόρους μαζί, τότε από την άποψη «Resource Sheet», επιλέγουμε τους πόρους που θέλουμε να διορθώσουμε και από το «Project» επιλέγουμε το «Resource Information». Θα εμφανιστεί το «Multiple Resource Information». Ότι αλλαγές πραγματοποιήσουμε εδώ θα καταχωριστούν σε όλους τους επιλεγμένους πόρους. 13

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΠΟΡΟΥΣ (1) Παρατήρηση 1: Για να καταργήσουμε την αντιστοίχιση ενός πόρου σε μια εργασία, επιλέγουμε τον πόρο στο «Assign Resources» και πατάμε το «Remove». Παρατήρηση 2: Για να αντικαταστήσουμε πόρο που έχει αντιστοιχιστεί σε μια εργασία με άλλο πόρο, επιλέγουμε τον προς αντικατάσταση πόρο στο «Assign Resources» και πατάμε το «Replace». Επιλέγουμε τον καινούργιο πόρο και πατάμε «ΟΚ». Παρατήρηση 3: Η συνηθέστερη διαδικασία αντιστοίχισης πόρων σε εργασίες, περιλαμβάνει καταρχήν την καταγραφή των πόρων και των πληροφοριών τους στη δεξαμενή πόρων, και στη συνέχεια την αντιστοίχιση των πόρων έναν προς ένα, για κάθε εργασία ξεχωριστά. 14

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΠΟΡΟΥΣ (2) Παρατήρηση 4: Το 100% για έναν πόρο σημαίνει ότι ένας πόρος είναι διαθέσιμος να εργαστεί με πλήρη 8ωρη απασχόληση. Το 50% για έναν πόρο σημαίνει ότι ο πόρος είναι διαθέσιμος να εργαστεί, αλλά μόνο για το μισό της κανονικής του απασχόλησης. Παρατήρηση 5: Υπάρχει διαφορά ανάμεσα στο «Units» του «Assign Resources» και στο «Units» του «Resource Information». Στην 1 η περίπτωση, καταγράφουμε τον αριθμό των μονάδων κάθε πόρου που πρόκειται να απασχοληθούν σε μια συγκεκριμένη εργασία. Στη 2 η καταγράφουμε τον μέγιστο αριθμό των μονάδων κάθε πόρου που μπορούν να απασχοληθούν στο σύνολο του έργου (σε διαφορετικές εργασίες). Παρατήρηση 6: Όταν θέλουμε να αντιστοιχίσουμε πάνω από μια μονάδες πόρου σε μια εργασία, πρώτα αντιστοιχίζουμε τον πόρο, εμφανίζεται το √ και ο προεπιλεγμένος αριθμός μονάδων «1 ή 100%», και έπειτα αυξάνουμε τον αριθμό των μονάδων. 15

ΑΛΛΑΓΗ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΩΝ Υπάρχουν 2 τύποι ημερολογίων: Τα βασικά ημερολόγια (base calendars) και τα ημερολόγια πόρων (resource calendars). Το βασικό ημερολόγιο καθορίζει τις συνηθισμένες εργάσιμες και μη – εργάσιμες ημέρες και ώρες για το έργο ή για μια ομάδα πόρων. Το ημερολόγιο πόρου καθορίζει τις εργάσιμες και μη εργάσιμες ημέρες ενός συγκεκριμένου πόρου, του οποίου η διαθεσιμότητα δεν ακολουθεί το βασικό ημερολόγιο. Το προεπιλεγμένο βασικό ημερολόγιο (ονομάζεται επίσης και ημερολόγιο έργου-project calendar) ονομάζεται Standard. Χρησιμοποιεί εβδομάδα εργασίας από Δευτέρα μέχρι Παρασκευή, εργασία από τις 8:00πμ μέχρι τις 5:00μμ με μια ώρα διακοπή το μεσημέρι, και χωρίς αργίες. Επομένως, οι μη εργάσιμες ημέρες (αργίες, εθνικές εορτές, κλπ) θα πρέπει να καταχωριστούν από τον χρήστη. 16

ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΑΡΓΙΑΣ Για να καθορίσουμε στο βασικό ημερολόγιο του έργου, ή σε κάποιο άλλο ημερολόγιο (πόρου), μη εργάσιμες ημέρες (αργίες, εθνικές εορτές κλπ), από το μενού «Tools» επιλέγουμε το «Change Working Time». Επιλέγουμε τις ημέρες που θέλουμε να καταστήσουμε μη εργάσιμες (μια κάθε φορά) και τις καταγράφουμε στο «Exceptions». Οι ημέρες που ορίσαμε με τον τρόπο αυτό θεωρούνται μη εργάσιμες. 17

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΟΥ ΒΑΣΙΚΟΥ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟΥ (1) Θέλουμε να φτιάξουμε ένα νέο βασικό ημερολόγιο. Για να περιέχει το ημερολόγιο αυτό τις ίδιες αργίες που περιέχει το τρέχον ημερολόγιο έργου, συμφέρει να αντιγράψουμε το ημερολόγιο Standard. Από το μενού «Tools» επιλέγουμε το «Change Working Time» και πατάμε το κουμπί «New». Θα εμφανιστεί το «Create New Base Calendar». Εκεί, στο «Name», θα γράψουμε το όνομα του νέου ημερολογίου, ενώ θα αφήσουμε επιλεγμένο το «Make a copy of Standard». Έπειτα θα πατήσουμε ΟΚ. 18

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΟΥ ΒΑΣΙΚΟΥ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟΥ (2) Στο «Change Working Time» θα εμφανιστεί το αντίγραφο του ημερολογίου Standard. To πλαίσιο «For» θα ενημερωθεί και θα δείξει το όνομα του νέου ημερολογίου. Στη συνέχεια διορθώνουμε το ημερολόγιο, και δημιουργούμε ανά ημέρα ή ομάδα ημερών το νέο ωράριο εργασίας, επιλέγοντας το πλαίσιο «Non-default working time», και καταγράφοντας στα πλαίσια «From-To» τις επιθυμητές ώρες εργασίες (Project 2003). Στο Project 2007 καταγράφουμε την επιθυμητή μέρα στο «» και με διπλό κλικ κάνουμε τις ανάλογες διορθώσεις. 19

ΑΝΤΙΣΤΟΙΧΗΣΗ ΠΟΡΩΝ ΣΕ ΝΕΟ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ Για να αντιστοιχίσουμε έναν πόρο σε ένα νέο βασικό ημερολόγιο, διπλοπατάμε τον πόρο από το πλαίσιο διαλόγου «Assign Resources», και στο πλαίσιο διαλόγου «Resource Information» που εμφανίζεται επιλέγουμε το «Working Time». Στη συνέχεια, στο πλαίσιο «Base Calendar» επιλέγουμε το ημερολόγιο που θέλουμε να αντιστοιχίσουμε στον πόρο και έπειτα πατάμε ΟΚ. 20

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ 1.Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Project Version 2002 Step by Step, Microsoft Press, Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Office Project 2003 Βήμα Βήμα, Εκδόσεις Κλειδάριθμος, Courter Gini, Marquis Annette, Microsoft Project 2000, Εκδόσεις Γκιούρδας, Stover Teresa, Microsoft Office Project 2003 Inside Out, Microsoft Press, Paperback, Bk&CD edition, Uyttewaal Eric, Dynamic Scheduling with Microsoft Office Project 2003: The Book by and for Professionals, J. Ross Publishing,