Έλεγχος έργου Αθανασοπούλου Αριστέα Καραγιαννίδης Νικόλαος Ε ΘΝΙΚΟΝ ΚΑΙ Κ ΑΠΟΔΙΣΤΡΙΑΚΟΝ Π ΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΝ Α ΘΗΝΩΝ ΣΧΟΛΗ ΘΕΤΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ Μ.Δ.Ε. ΡΑΔΙΟΗΛΕΚΤΡΟΛΟΓΙΑΣ.

Παρουσίαση με θέμα: "Έλεγχος έργου Αθανασοπούλου Αριστέα Καραγιαννίδης Νικόλαος Ε ΘΝΙΚΟΝ ΚΑΙ Κ ΑΠΟΔΙΣΤΡΙΑΚΟΝ Π ΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΝ Α ΘΗΝΩΝ ΣΧΟΛΗ ΘΕΤΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ Μ.Δ.Ε. ΡΑΔΙΟΗΛΕΚΤΡΟΛΟΓΙΑΣ."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Έλεγχος έργου Αθανασοπούλου Αριστέα Καραγιαννίδης Νικόλαος Ε ΘΝΙΚΟΝ ΚΑΙ Κ ΑΠΟΔΙΣΤΡΙΑΚΟΝ Π ΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΝ Α ΘΗΝΩΝ ΣΧΟΛΗ ΘΕΤΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ Μ.Δ.Ε. ΡΑΔΙΟΗΛΕΚΤΡΟΛΟΓΙΑΣ & ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ Διοίκηση Επιχειρήσεων 2008-2009 Υπεύθυνη Μαθήματος: ΔΡ. ΠΟΠΗ ΚΟΝΙΔΑΡΗ 1

2 2Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Έλεγχος έργου: Οι βασικοί σκοποί του ελέγχου Οι βασικοί σκοποί του ελέγχου Οι τρεις τύποι των διαδικασιών ελέγχου Οι τρεις τύποι των διαδικασιών ελέγχου Χαρακτηριστικά που πρέπει να έχει ένα σύστημα ελέγχου Χαρακτηριστικά που πρέπει να έχει ένα σύστημα ελέγχου Εργαλεία ελέγχου Εργαλεία ελέγχου Ο έλεγχος ως λειτουργία της διαχείρισης Ο έλεγχος ως λειτουργία της διαχείρισης Ισορροπία σε ένα σύστημα ελέγχου Ισορροπία σε ένα σύστημα ελέγχου Έλεγχος διαδικασιών που περιλαμβάνουν δημιουργικότητα Έλεγχος διαδικασιών που περιλαμβάνουν δημιουργικότητα Μετατόπιση πεδίου και έλεγχος αλλαγών Μετατόπιση πεδίου και έλεγχος αλλαγών Παράδειγμα Παράδειγμα 2 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

3 3 Έλεγχος Έργου Ο έλεγχος είναι το τελευταίο στοιχείο στην ακολουθία σχεδιασμός-εποπτεία-έλεγχος Ο έλεγχος είναι το τελευταίο στοιχείο στην ακολουθία σχεδιασμός-εποπτεία-έλεγχος Ο έλεγχος εστιάζεται στις τρεις βασικές παραμέτρους της επιχειρηματικής διαμόρφωσης Ο έλεγχος εστιάζεται στις τρεις βασικές παραμέτρους της επιχειρηματικής διαμόρφωσης –Απόδοση –Κόστος –Χρόνος Απόδοση Κόστος Χρόνος 3 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

4 4 Οι βασικοί στόχοι του ελέγχου Δύο είναι οι βασικές επιδιώξεις του ελέγχου: Δύο είναι οι βασικές επιδιώξεις του ελέγχου: –1. Η ρύθμιση των αποτελεσμάτων διαμέσου της μεταβολής των δραστηριοτήτων –2. Η διαχείριση των οργανωτικών περιουσιακών στοιχείων της εταιρίας. 4 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

5 5 Λειτουργία του ελέγχου Ο διαχειριστής του έργου οφείλει να διαφυλάσσει: Ο διαχειριστής του έργου οφείλει να διαφυλάσσει: τους φυσικούς πόρους τους φυσικούς πόρους έλεγχο της χρήσης τους έλεγχο της χρήσης τους έλεγχος φυσικής απογραφή έλεγχος φυσικής απογραφή τους οικονομικούς πόρους τους οικονομικούς πόρους έλεγχος προϋπολογισμού έλεγχος προϋπολογισμού έλεγχος του τρέχοντος αποθέματος έλεγχος του τρέχοντος αποθέματος έλεγχος των επενδύσεων έλεγχος των επενδύσεων το ανθρώπινο δυναμικό το ανθρώπινο δυναμικό έλεγχος απόδοσης του προσωπικού έλεγχος απόδοσης του προσωπικού έλεγχος διορισμών, προαγωγών, απολύσεων…κ.α. έλεγχος διορισμών, προαγωγών, απολύσεων…κ.α. έλεγχος μέσω λογιστικής ανθρώπινων πόρων έλεγχος μέσω λογιστικής ανθρώπινων πόρων 5 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

6 6 Οι τρεις τύποι των διαδικασιών ελέγχου Τρεις είναι οι βασικοί τύποι των διαδικασιών ελέγχου : Τρεις είναι οι βασικοί τύποι των διαδικασιών ελέγχου : –Κυβερνητικός έλεγχος –Έλεγχος δοκιμής –Εκ των υστέρων έλεγχος 6 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

7 7 Κυβερνητικός Έλεγχος (1/4) Τείνει να γίνει ο πιο συνηθισμένος τύπος συστήματος ελέγχου Τείνει να γίνει ο πιο συνηθισμένος τύπος συστήματος ελέγχου Απαιτεί εκτεταμένη χρήση τεχνολογίας και Η/Υ Απαιτεί εκτεταμένη χρήση τεχνολογίας και Η/Υ Στα πιο εξελιγμένα συστήματα κυβερνητικού ελέγχου υπάρχει πλήρως αυτοματοποιημένος έλεγχος Στα πιο εξελιγμένα συστήματα κυβερνητικού ελέγχου υπάρχει πλήρως αυτοματοποιημένος έλεγχος 7 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

8 8 Κυβερνητικός Έλεγχος (2/4) Κυβερνητικό σύστημα ελέγχου 1ης τάξης Κυβερνητικό σύστημα ελέγχου 1ης τάξης Ένα κυβερνητικό σύστημα που ενεργεί για να ελαττώσει τις παρεκκλίσεις από τα πρότυπα ονομάζεται αρνητικής ανάδρασης βρόγχος Ένα κυβερνητικό σύστημα που ενεργεί για να ελαττώσει τις παρεκκλίσεις από τα πρότυπα ονομάζεται αρνητικής ανάδρασης βρόγχος 8 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

9 9 Κυβερνητικός έλεγχος (3/4) Κυβερνητικό σύστημα ελέγχου 2ης τάξης Κυβερνητικό σύστημα ελέγχου 2ης τάξης Μεταβάλλει τα πρότυπα του συστήματος ανάλογα με κάποια προκαθορισμένη σειρά κανόνων Μεταβάλλει τα πρότυπα του συστήματος ανάλογα με κάποια προκαθορισμένη σειρά κανόνων 9 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

10 10Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Κυβερνητικός έλεγχος (4/4) Τα κυβερνητικά συστήματα ελέγχου 3ης τάξης περιλαμβάνουν στοχαστικές ικανότητες και μπορούν να αλλάξουν τους στόχους τους χωρίς κάποιο συγκεκριμένο προγραμματισμό. Κάνουν χρήση των Νευρωνικών Δικτύων - ηλεκτρονικοί υπολογιστές που προσομοιάζουν τη λειτουργία των βιολογικών νευρικών συστημάτων Τα κυβερνητικά συστήματα ελέγχου 3ης τάξης περιλαμβάνουν στοχαστικές ικανότητες και μπορούν να αλλάξουν τους στόχους τους χωρίς κάποιο συγκεκριμένο προγραμματισμό. Κάνουν χρήση των Νευρωνικών Δικτύων - ηλεκτρονικοί υπολογιστές που προσομοιάζουν τη λειτουργία των βιολογικών νευρικών συστημάτων Τεχνητή νοημοσύνη πλήρης αυτοματοποιημένος έλεγχος Τεχνητή νοημοσύνη πλήρης αυτοματοποιημένος έλεγχος 10 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

11 11Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Έλεγχος δοκιμής Είναι η μορφή του ελέγχου που παίρνει τη μορφή δοκιμής ώστε να διαπιστώσει αν οι προαπαιτούμενες προϋποθέσεις τηρούνται Είναι η μορφή του ελέγχου που παίρνει τη μορφή δοκιμής ώστε να διαπιστώσει αν οι προαπαιτούμενες προϋποθέσεις τηρούνται Χρησιμοποιείται σχεδόν σε κάθε μέρος του έργου. Χρησιμοποιείται σχεδόν σε κάθε μέρος του έργου.  Πληροφοριακές απαιτήσεις για τους ελέγχους δοκιμής : 1.Τα πλάνα, οι προδιαγραφές, τα χρονοδιαγράμματα και ο προϋπολογισμός του έργου παρέχουν τις απαραίτητες πληροφορίες 2.Για τον έλεγχο όμως της προοδεύων δραστηριότητας, θα πρέπει να υιοθετηθεί η χρήση ορόσημων (milestones) 11 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

12 12Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Ορόσημα Τα ορόσημα περιέχονται μέσα στις αναφορές κατάστασης (status reports) του έργου Τα ορόσημα περιέχονται μέσα στις αναφορές κατάστασης (status reports) του έργου Αν πολλά επιχειρηματικά έργα της εταιρίας έχουν παρόμοιο σχεδιασμό τότε τα ορόσημα τους θα είναι παρόμοιου τύπου Αν πολλά επιχειρηματικά έργα της εταιρίας έχουν παρόμοιο σχεδιασμό τότε τα ορόσημα τους θα είναι παρόμοιου τύπου Για τον λόγο αυτό θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί ένας πίνακας που θα απεικονίζει πολλά έργα μαζί, παρά το γεγονός ότι τα ορόσημα κάθ’ ενός από αυτά δεν θα είναι εφαρμόσιμα στα άλλα Για τον λόγο αυτό θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί ένας πίνακας που θα απεικονίζει πολλά έργα μαζί, παρά το γεγονός ότι τα ορόσημα κάθ’ ενός από αυτά δεν θα είναι εφαρμόσιμα στα άλλα 12 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

13 13Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Παράδειγμα χρήσης οροσήμων Ε Ρ Γ Ο ΕΡΓΑΣΙΑ#1#2#3 Θέσιμο προτεραιοτήτων OOO Επιλογή Διαχείρησης Έργου OOO Αποστολή προτάσεων OOO Προτάσεις που εγκρίθηκαν OOO Προκαταρκτική Ανάπτυξη Έργου OΣΕ(10)Ο Αποδοχή Σχεδιασμού ΟΣΕ(12)Ο Ανάπτυξη Λογισμικού ΟΔΞ/ΧΠΜ/Ε Σχεδιασμός Ελέγχου Προϊόντος ΟΣΕ(30)ΣΕ(8) Ολοκλήρωση Παραγωγής ΔΞ/ΧΠ Ολοκλήρωση Ελέγχου Προϊόντος ΔΞ/ΧΠ 13 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

14 14Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Εκ των υστέρων έλεγχος (1/2) Εφαρμόζεται μετά το συμβάν Εφαρμόζεται μετά το συμβάν Στοχεύει στο να βελτιώσει τις πιθανότητες για μελλοντικά εγχειρήματα να ικανοποιήσουν τους στόχους τους Στοχεύει στο να βελτιώσει τις πιθανότητες για μελλοντικά εγχειρήματα να ικανοποιήσουν τους στόχους τους Σε αντίθεση με τους κυβερνητικούς και τους δοκιμαστικούς ελέγχους που στοχεύουν στην πραγματοποίηση των στόχων του τρέχοντος έργου Σε αντίθεση με τους κυβερνητικούς και τους δοκιμαστικούς ελέγχους που στοχεύουν στην πραγματοποίηση των στόχων του τρέχοντος έργου 14 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

15 15Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Εκ των υστέρων έλεγχος (2/2) Αποτελείται από τέσσερις ξεχωριστές ενότητες : Αποτελείται από τέσσερις ξεχωριστές ενότητες : 1.Στόχοι του έργου 2.Προϋπολογισμός – σημεία ελέγχου 3.Τελική αναφορά στα αποτελέσματα του έργου 4. Προτάσεις για βελτίωση της απόδοσης και των διαδικασιών 15 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

16 16Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Εργαλεία Ελέγχου Τα σημαντικότερα εργαλεία είναι : Τα σημαντικότερα εργαλεία είναι : –Πρόβλεψη τάσης (trend projection) –Κρίσιμος λόγος (critical ratio) –Δοκιμή επιδόσεων (benchmarking) 16 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

17 17Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Πρόβλεψη τάσης Πρόβλεψη τάσης Με την βοήθεια της πρόβλεψης τάσης ο διαχειριστής μπορεί να αποφασίζει αν υπάρχει πρόβλημα και τι εναλλακτικές ενέργειες υπάρχουν, πόσο θα κοστίσουν και πως θα τις επιτύχειΜε την βοήθεια της πρόβλεψης τάσης ο διαχειριστής μπορεί να αποφασίζει αν υπάρχει πρόβλημα και τι εναλλακτικές ενέργειες υπάρχουν, πόσο θα κοστίσουν και πως θα τις επιτύχει 17 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

18 18Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Κρίσιμος λόγος (1/3) Είναι το γινόμενο των δύο ακόλουθων λόγων: Είναι το γινόμενο των δύο ακόλουθων λόγων: – (πραγματική πρόοδος/προγραμματισμένη πρόοδος) – (προϋπολογισμός /πραγματικό κόστος) Ένδειξη προόδου για τις επιμέρους δραστηριότητες του έργου Ένδειξη προόδου για τις επιμέρους δραστηριότητες του έργου 18 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

19 19Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Κρίσιμος λόγος (2/3) 19 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

20 20Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Κρίσιμος λόγος (3/3) 20 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

21 21Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Δοκιμή επιδόσεων Η δοκιμή επιδόσεων πραγματοποιεί συγκρίσεις ανάμεσα σε εταιρίες όσον αφορά τις καλύτερες πρακτικές και τους κύριους παράγοντες επιτυχίας Η δοκιμή επιδόσεων πραγματοποιεί συγκρίσεις ανάμεσα σε εταιρίες όσον αφορά τις καλύτερες πρακτικές και τους κύριους παράγοντες επιτυχίας Με αυτόν τον τρόπο : Με αυτόν τον τρόπο : –Προωθούνται τα οφέλη της διαχείρισης του έργου –Δίδονται κίνητρα στο προσωπικό –Προάγεται η σωστή μεθοδολογία μέσω της τυποποίησης των μεθόδων της διαχείρισης του έργου –Καλύτερη αποτίμηση των οφελών από το έργο και σωστότερη αξιολόγηση των ρίσκων 21 Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης

22 Ο έλεγχος ως λειτουργία της διαχείρισης Απαραίτητο και αναπόσπαστο κομμάτι σε κάθε μορφή οργάνωσης Πυραμίδα άσκησης ελέγχου σε έναν τυπικό οργανισμό

23 23Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Αντικείμενο ελέγχου Έλεγχος απαιτείται σε όλες τις όψεις της διαχείρισης έργου – –αντικειμένου εργασιών – –τεχνικής υποστήριξης – –χρόνου – –προμηθειών – –πόρων – –κόστους – –ελέγχου αλλαγών – –ποιότητας – –επικοινωνίας – –ανθρωπίνων πόρων – –περιβάλλοντος

24 24Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Ανθρώπινη αντίδραση στα συστήματα ελέγχου (1/2) Τα συστήματα ελέγχου παρακινούν τα άτομα να συμπεριφέρονται με συγκεκριμένους τρόπους : – –με ενεργητική και θετική συμμετοχή στην επιδίωξη του στόχου – –με παθητική συμμετοχή προκειμένου να μην χάσουν τη δουλειά τους – –με ενεργητική συμμετοχή μεν, αλλά με αρνητικότητα και συνεχή αντίδραση δε, όχι ως προς τον καθεαυτό σκοπό, αλλά ως προς τις επιμέρους εργασίες Εξαρτάται από: – –το είδος του χρησιμοποιούμενου μηχανισμού ελέγχου – –την αξιολόγηση των στόχων – –την προσδοκία ικανότητας επίτευξης του στόχου – –την ανοχή κάθε ατόμου στον έλεγχο

25 25Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Ανθρώπινη αντίδραση στα συστήματα ελέγχου (2/2) Σε ορισμένα είδη ελέγχου η ανθρώπινη αντίδραση είναι κοινή – –Κυβερνητικοί έλεγχοι – –Έλεγχοι δοκιμής – –Εκ των υστέρων έλεγχοι θετική ουδέτερη ως αρνητική θετική, ουδέτερη ή αρνητική

26 26Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Ισορροπία σε ένα σύστημα ελέγχου (1/2) Προϋποθέσεις: – –Οικονομικά αποδοτικό – –Πρόβλεψη τελικών αποτελεσμάτων – –Όχι υπερβολικό

27 27Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Ισορροπία σε ένα σύστημα ελέγχου (2/2) Αίτια αποτυχίας Κυριότερο αίτιο: Δευτερεύοντα αίτια: - Τοποθέτηση μεγάλου βάρους σε εύκολα υπολογιζόμενους παράγοντες - Έμφαση σε βραχυπρόθεσμα αποτελέσματα εις βάρος των μακροπρόθεσμων στόχων - Άγνοια των αλλαγών στη δομή των οργανωτικών στόχων - Άσκηση ελέγχου από ακατάλληλα άτομα - Παράβλεψη μη μετρήσιμων μεγεθών Μαζική άσκηση ελέγχου

28 28Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Έλεγχος διαδικασιών που περιλαμβάνουν δημιουργικότητα (1/3) Τρόποι ελέγχου δημιουργικών διαδικασιών: – –Έλεγχος Προόδου – –Αναδιοργάνωση Προσωπικού – –Διαχείριση Εισερχόμενων Πόρων

29 29Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Έλεγχος διαδικασιών που περιλαμβάνουν δημιουργικότητα (2/3) Έλεγχος προόδου – –Εστιάζει στην διαδικασία παρά στα καθαυτά αποτελέσματα – –Η διαδικασία είναι ελεγχόμενη ακόμα και αν τα ακριβή αποτελέσματα δεν είναι – –Πρέπει να εγκαθιδρύεται σε κάθε κομβικό σημείο του έργου – –Ελέγχει την ορθότητα και την σωστή διεξαγωγή του σχεδιασμού – –Πρέπει να είναι συμμετοχικός

30 30Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Έλεγχος διαδικασιών που περιλαμβάνουν δημιουργικότητα (3/3) Αναδιοργάνωση προσωπικού – –Τα παραγωγικά άτομα διατηρούν τη θέση τους – –Τα μη παραγωγικά αλλάζουν πόστο Διαχείριση εισερχόμενων πόρων – –Επικεντρώνεται στην αποτελεσματικότητα – –Αποτέλεσμα αντιληπτά κατά ομάδες – –Πολύ προσεκτική επιλογή κομβικών σημείων

31 31Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Μετατόπιση πεδίου και έλεγχος αλλαγών (1/4) Αίτια αλλαγών: – –Αβεβαιότητα σχετικά με την τεχνολογία – –Αύξηση της γνώσης του πελάτη – –Τροποποίηση των κανόνων που εφαρμόζονται στην διαδικασία εκτέλεσης του έργου ή παραγωγής των αποτελεσμάτων του – –Αλλαγή στις συνθήκες αγοράς Μετατόπιση πεδίου Έλεγχος αλλαγών

32 32Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Μετατόπιση πεδίου και έλεγχος αλλαγών (2/4) Μετατόπιση πεδίου: “Στην διαχείριση έργου αναφέρεται σε ανεξέλεγκτες αλλαγές. Αυτό το φαινόμενο μπορεί να συμβεί όταν το πεδίο ενός έργου δεν είναι ορθώς ορισμένο, τεκμηριωμένο ή ελεγμένο. Σε γενικές γραμμές θεωρείται ως ένα αρνητικό φαινόμενο το οποίο πρέπει να αποφευχθεί.” Μετατόπιση απαιτήσεων ή δυνατοτήτων

33 33Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Μετατόπιση πεδίου και έλεγχος αλλαγών (3/4) Έλεγχος αλλαγών: “Η τυποποιημένη διαδικασία που χρησιμοποιείται για να εξασφαλιστεί ότι οι αλλαγές σε ένα προϊόν ή ένα σύστημα εισάγονται με έναν ελεγχόμενο τρόπο.” Βήματα: – –Καταγραφή / Κατηγοριοποίηση – –Εξακρίβωση – –Σχεδιασμός – –Δοκιμαστική λειτουργία – –Υλοποίηση – –Επικύρωση και ολοκλήρωση Επιτυγχάνεται με χρήση τυποποιημένων συστημάτων

34 34Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Μετατόπιση πεδίου και έλεγχος αλλαγών (4/4) Κανόνες για αποτελεσματικό έλεγχο αλλαγών: – –Σαφή περιγραφή και τυποποίηση διαδικασίας αίτησης αλλαγών – –Γραπτή έγκριση αλλαγής από τα συμβαλλόμενα μέλη – –Σωστή ενημέρωση διαχειριστή έργου σχετικά με αλλαγές – –Τροποποίηση πλάνου ώστε να συμπεριλαμβάνει τις αλλαγές

35 35Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Παράδειγμα (1/3) Στόχος: Καλύτερος έλεγχος στην ανάπτυξη έργου της εταιρίας Johnson Controls Πρόβλημα: Αδυναμία στον έλεγχο των προγραμμάτων ανάπτυξης των προϊόντων της Αίτιο: Διαφορετικός τρόπος διαχείρισης κάθε έργου

36 36Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Παράδειγμα (2/3) Διαδικασίες διαχείρισης έργου που χρησιμοποιήθηκαν: 1 η ) έγκριση δαπανών έργου και κατάλληλη χρησιμοποίηση διαθέσιμων πόρων 2 η ) σαφής προσδιορισμός απαιτήσεων προϊόντος 3 η ) εφαρμογή τυποποιημένης διαδικασίας στη δομή εργασιών 4 η ) σαφής καθορισμός χρονοδιαγράμματος για κάθε φάση του έργου

37 37Ε.Κ.Π.Α. Μ.Δ.Ε. Ρ/Η Έλεγχος Έργου Α. Αθανασοπούλου, Ν. Καραγιαννίδης Παράδειγμα (3/3) Εφαρμογή διαδικασιών: – –στην εκπαίδευση νέων υπαλλήλων – –στην τυποποίηση πρακτικών – –στην δημιουργία κοινής γλώσσας επικοινωνίας – –στον αρμονικό συνδυασμό διαφορετικών λειτουργιών της εταιρίας – –στην δημιουργία κοινών εμπειριών – –στην κατανοητή περιγραφή εργασιών – –στην δημιουργία θετικού κλίματος στην διαμόρφωση της φιλοσοφίας διαχείρισης του έργου

38 Ευχαριστούμε Ερωτήσεις…