ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΡΓΟΥ Τσελίκη Έφη Α.Μ. 2007516 Εθνικό και Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σχολή Θετικών Επιστημών Δ.Π.Μ.Σ Ηλεκτρονικού Αυτοματισμού ΟΡΓΑΝΩΣΗ.

Παρουσίαση με θέμα: "ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΡΓΟΥ Τσελίκη Έφη Α.Μ. 2007516 Εθνικό και Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σχολή Θετικών Επιστημών Δ.Π.Μ.Σ Ηλεκτρονικού Αυτοματισμού ΟΡΓΑΝΩΣΗ."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΡΓΟΥ Τσελίκη Έφη Α.Μ. 2007516 Εθνικό και Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών Σχολή Θετικών Επιστημών Δ.Π.Μ.Σ Ηλεκτρονικού Αυτοματισμού ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ 2010 Υπεύθυνη μαθήματος: Δρ. Πόπη Κονιδάρη

2 Έλεγχος Έργου2 Δομή Παρουσίασης Βασικοί σκοποί ελέγχου Βασικοί τύποι διαδικασιών ελέγχου Χαρακτηριστικά συστημάτων ελέγχου Τεχνικές συστημάτων ελέγχου Ισορροπία σε σύστημα ελέγχου Μετατόπιση πεδίου και έλεγχος αλλαγών

3 Έλεγχος Έργου3  Τελευταίο στοιχείο στην ακολουθία: σχεδιασμός-εποπτεία-έλεγχος  Απαιτείται στις 3 βασικές παραμέτρους της επίτευξης ενός στόχου ΑπόδοσηΚόστοςΧρόνος

4 Βασικοί σκοποί ελέγχου Έλεγχος Έργου4 Ο Διαχειριστής Έργου πρέπει να διαφυλάσσει:  φυσικούς πόρους  ανθρώπινο δυναμικό  οικονομικούς πόρους

5 Έλεγχος Έργου5 Βασικοί τύποι διαδικασιών ελέγχου  Κυβερνητικός έλεγχος  Έλεγχος δοκιμής  Εκ των υστέρων έλεγχος

6 Έλεγχος Έργου6 Κυβερνητικός έλεγχος (cybernetic control) Ο πιο συνηθισμένος τύπος συστήματος ελέγχου Χαρακτηριστικό: Αυτοματοποιημένη λειτουργία

7 Έλεγχος Έργου7 Κυβερνητικός έλεγχος - Τύποι συστημάτων  ΠΡΩΤΗΣ ΤΑΞΗΣ Προκαθορισμένο πρότυπο  ΔΕΥΤΕΡΗΣ ΤΑΞΗΣ  ΤΡΙΤΗΣ ΤΑΞΗΣ Αλλαγή προτύπων σύμφωνα με προκαθορισμένα σύνολα κανόνων ή πρόγραμμα Τροποποίηση στόχων χωρίς συγκεκριμένο προγραμματισμό Παράδειγμα: ΝΕΥΡΩΝΙΚΑ ΔΙΚΤΥΑ

8 Έλεγχος Έργου8 Έλεγχος δοκιμής (go/no-go control) ΠΠαίρνει τη μορφή δοκιμής ώστε να ελεγχθεί αν ορισμένες προϋποθέσεις τηρούνται. ππππλάνα χρονοδιαγράμματα προδιαγραφές προϋπολογισμός ΛΛειτουργεί μόνο αν ο ελεγκτής τον χρησιμοποιεί. ΜΜπορεί να χρησιμοποιηθεί σε σχεδόν κάθε κομμάτι του έργου.   Η  Η πρόοδος ενός έργου μπορεί να ελεγχθεί καλύτερα σε ενδιάμεσα σημεία με χρήση οροσήμων. παρέχουν απαραίτητες πληροφορίες για εφαρμογή ελέγχων δοκιμής

9 Έλεγχος Έργου9 Εκ των υστέρων έλεγχος (postcontrol) Εφαρμόζεται μετά το συμβάν Στόχος αύξηση πιθανοτήτων να οδηγηθούν στους στόχους τους μελλοντικά έργα Αποτελείται από τέσσερις ξεχωριστές ενότητες Στόχοι έργου Ορόσημα, σημεία ελέγχου και προϋπολογισμός Τελική αναφορά στα αποτελέσματα έργου Προτάσεις βελτίωσης απόδοσης και διαδικασιών

10 Έλεγχος Έργου10 Χαρακτηριστικά συστημάτων ελέγχου (1/2)  λογικό.  ευέλικτο.  επικερδές.  χρήσιμο.  λειτουργικό εγκαίρως. Το σύστημα πρέπει να είναι

11 Έλεγχος Έργου11 Χαρακτηριστικά συστημάτων ελέγχου (2/2)  όσο το δυνατό απλούστερο στη λειτουργία.  εύκολο στη συντήρηση.  ρυθμισμένο να ειδοποιεί τον κεντρικό ελεγκτή εάν βγει εκτός λειτουργίας.  ικανό για μετέπειτα τροποποιήσεις και επεκτάσεις.  πλήρως τεκμηριωμένο όταν εγκαθίσταται.  εξοπλισμένο επαρκώς με ακριβείς αισθητήρες και οθόνες. Το σύστημα πρέπει να είναι

12 Έλεγχος Έργου12 Έλεγχος σχεδιασμού και έλεγχος κόστους Οι πιο απλοί τύποι συστημάτων ελέγχου Βασίζονται στην απλή σύγκριση μεταξύ απόδοσης που αρχικά προγραμματίστηκε και πραγματικής.

13 Έλεγχος Έργου13 Παράδειγμα 1 Έλεγχος σχεδιασμού και έλεγχος κόστους Παράδειγμα 1 Τρεις δραστηριότητες (Α, Β, Ε) σχεδιάζεται να αρχίσουν την πρώτη εβδομάδα του έργου. ΔραστηριότηταΔιάρκεια (εβδομάδες) Κόστος (€)Κόστος ανά βδομάδα (€) Α51.500300 Β33.0001.000 Ε75.700814

14 Έλεγχος Έργου14 Παράδειγμα 1 Έλεγχος σχεδιασμού και έλεγχος κόστους Παράδειγμα 1 Εβδομάδα 1Εβδομάδα 2Εβδομάδα 3Εβδομάδα 4 Δραστ.Κατάσταση δραστηριότητας Πραγματικό κόστος (€) Κατάσταση δραστηριότητας Πραγματικό κόστος (€) Κατάσταση δραστηριότητας Πραγματικό κόστος (€) Κατάσταση δραστηριότη- τας Πραγματικό κόστος (€) ΑΞεκίνησε500Σε εξέλιξη1.000Σε εξέλιξη1.300Ολοκληρώ- θηκε 1.500 ΒΞεκίνησε1.000Σε εξέλιξη2.000Σε εξέλιξη2.500Ολοκληρώ- θηκε 3.000 ΕΞεκίνησε814Σε εξέλιξη1.500Σε εξέλιξη2.500Σε εξέλιξη2.900 υπερβαίνει κατά 200υπερβαίνει κατά 400 κάτω από το προγραμματισμένο κατά 128 καθυστέρηση υπερβαίνει κατά 400 κάτω κατά 500 κάτω κατά 58 κάτω από προϋπολογισμό (4*814=3256)

15 Τεχνικές συστημάτων ελέγχου Έλεγχος Έργου15 Διαχείριση κεκτημένης αξίας Αναφορά προόδου εργασιών Ενημέρωση εκτιμήσεων κόστους-σχεδιασμού Υπολογισμός κρίσιμου λόγου Τεχνική γραμμής ισορροπίας

16 Έλεγχος Έργου16 Διαχείριση κεκτημένης αξίας Τεχνική ελέγχου έργου:  αποδίδει την επίδοσή του ως προς κόστος, χρόνο και απόδοση  ενοποιεί κόστος, χρονικό προγραμματισμό και επίδοση εργασιών, αποδίδοντας στο καθένα από αυτά νομισματικά μεγέθη

17 Έλεγχος Έργου17 Διαχείριση κεκτημένης αξίας Χρησιμοποιούνται τρεις μεταβλητές:  Προϋπολογισμένο κόστος για την προγραμματισμένη εργασία, πριν αυτή εκτελεστεί (ΠΚΠΕ)  Πραγματική δαπάνη για την εργασία που εκτελέστηκε (ΠΔΕΕ)  Προϋπολογισμένο κόστος για την εργασία που εκτελέστηκε μέχρι τώρα (ΠΚΕΕ)

18 Διαχείριση κεκτημένης αξίας - Παράδειγμα ΔραστηριότηταΠΚΠΕ (€)ΠΔΕΕ (€)ΠΚΕΕ (€) Α1.2001.500 Β3.000 Ε3.2562.9001.628 Σύνολο7.4567.4006.128 Έλεγχος Έργου18 Ολοκληρώθηκε το 100% Ολοκληρώθηκαν μόνο τα 2/7 της προγραμματισμένης εργασίας. (2/7)*5.700=1.628

19 Έλεγχος Έργου19 Διαχείριση κεκτημένης αξίας Απόκλιση Σχεδιασμού (ΑΣ) (Schedule Variance): ΑΣ = ΠΚΕΕ – ΠΚΠΕ Θετική διαφορά επίδοση έργου μεγαλύτερη αναμενόμενης Αρνητική διαφορά καθυστέρηση έργου Απόκλιση Δαπανών (ΑΔ) (Cost Variance): ΑΔ = ΠΚΕΕ – ΠΔΕΕ Θετική χαμηλότερο πραγματικό κόστος από προγραμματισμένο Αρνητική το κόστος υπερβαίνει αυτό του αρχικού προγραμματισμού

20 Έλεγχος Έργου20 Διαχείριση κεκτημένης αξίας – Παράδειγμα ΔραστηριότηταΠΚΕΕ-ΠΚΠΕ=ΑΣ (€)ΠΚΕΕ-ΠΔΕΕ=ΑΔ (€) Α1.500-1.200=3001.500-1.500=0 Β3.000-3.000=0 Ε1.628-3.256=-1.6281.628-2.900=-1.272 Σύνολο-1.328-1.272

21 Έλεγχος Έργου21 Διαχείριση κεκτημένης αξίας - Παράδειγμα  Δείκτης Σχεδιασμού (ΔΣ) ορίζεται ο λόγος: ΔΣ = ΠΚΕΕ / ΠΚΠΕ  Δείκτης Δαπανών (ΔΔ) ορίζεται ο λόγος: ΔΔ = ΠΚΕΕ / ΠΔΕΕ Δραστηριότητα(ΠΚΕΕ/ΠΚΠΕ)=ΔΣ(ΠΚΕΕ/ΠΔΕΕ)=ΔΔ Α(1.500/1.200)=1,25(1.500/1.500)=1 Β(3.000/3.000)=1 Ε(1.628/3.256)=0,5(1.628/2.900)=0,56

22 Έλεγχος Έργου22 Διαχείριση κεκτημένης αξίας - Παράδειγμα  Οι δείκτες σχεδιασμού και δαπανών μπορούν να υπολογιστούν για μεμονωμένες δραστηριότητες ομάδες δραστηριοτήτων ολόκληρο το έργο ΔΣ=(1.500+3.000+1.628)/(1.200+3.000+3.256)=0,82 ΔΔ=(1.500+3.000+1.628)/(1.500+3.000+2.900)=0,83

23 Διαχείριση κεκτημένης αξίας - Παράδειγμα 1 η Εβδομάδα2 η Εβδομάδα3 η Εβδομάδα4 η Εβδομάδα Δραστ ΠΚΠΕ (€) ΠΚΕΕ (€) ΠΔΕΕ (€) ΠΚΠΕ (€) ΠΚΕΕ (€) ΠΔΕΕ (€) ΠΚΠΕ (€) ΠΚΕΕ (€) ΠΔΕΕ (€) ΠΚΠΕ (€) ΠΚΕΕ (€) ΠΔΕΕ (€) Α300500 300500 300 200 Β1.000 500 0 Ε814300814 4006868145001.000814428400 Σύνολο 2.1141.8002.3142.1141.9002.1862.1141.3001.8001.1141.1281.100 Έλεγχος Έργου23 Οι τιμές ΠΚΕΕ, ΠΚΠΕ, ΠΔΕΕ για τις δραστηριότητες Α, Β, Ε για τις εβδομάδες 1 έως 4 Συμφωνεί με προϋπολογισμό και αρχικό σχεδιασμό Καθυστέρηση ολοκλήρωση την 4 η εβδομάδα

24 Διαχείριση κεκτημένης αξίας - Παράδειγμα ΕβδομάδαΠΚΠΕΠΚΕΕΠΔΕΕΔΔ=ΠΚΕΕ/ΠΔΕΕΔΣ=ΠΚΕΕ/ΠΚΠΕ 12.1141.8002.3140,780,85 24.2283.7004.5000,820,88 36.3425.0006.3000,79 47.4566.1287.4000,830,82 Έλεγχος Έργου24 Οι τιμές των ΔΣ και ΔΔ για τις εβδομάδες 1 έως 4: Στόχος Διαχείρισης Έργου ΔΣ και ΔΔ ίσοι ή μεγαλύτεροι της μονάδας

25 Τεχνικές συστημάτων ελέγχου Έλεγχος Έργου25 Διαχείριση κεκτημένης αξίας Αναφορά προόδου εργασιών Ενημέρωση εκτιμήσεων κόστους-σχεδιασμού Υπολογισμός κρίσιμου λόγου Τεχνική γραμμής ισορροπίας

26 Έλεγχος Έργου26 Αναφορά προόδου εργασιών  Καταγράφεται η εξέλιξη των εργασιών του έργου ανά τακτά χρονικά διαστήματα.  Δομικά στοιχεία για τη δημιουργία της:  τιμές προϋπολογισμένου κόστους για την εργασία  τιμές πραγματικής δαπάνης για την εργασία που εκτελέστηκε  Γίνεται βάσει της οργανωτικής ή εργασιακής δομής ταξινόμησης.

27 Έλεγχος Έργου27 Αναφορά προόδου εργασιών - Παράδειγμα Οργανωτική Μονάδα ΠΚΠΕΠΚΕΕΠΔΕΕΑΣΑΔΔΣΔΔ Τμήμα 100000-- Τμήμα 27.4566.1287.400-1.328-1.2720,820,83 Συνολικό Έργο 7.4566.1287.400-1.328-1.2720,820,83 Ομάδα Εργασιών ΠΚΠΕΠΚΕΕΠΔΕΕΑΣΑΔΔΣΔΔ 11.2001.500150030001,251 23.000 0011 33.2561.6282.900-1.628-1.2720,50,56 Σύνολο7.4566.1287.400-1.328-1.2720,820,83

28 Τεχνικές συστημάτων ελέγχου Έλεγχος Έργου28 Διαχείριση κεκτημένης αξίας Αναφορά προόδου εργασιών Ενημέρωση εκτιμήσεων κόστους-σχεδιασμού Υπολογισμός κρίσιμου λόγου Τεχνική γραμμής ισορροπίας

29 Έλεγχος Έργου29 Ενημέρωση εκτιμήσεων κόστους - σχεδιασμού Προϋπολογισμός Αποπεράτωσης (ΠΑ) Υπολειπόμενο έργο (ΥΕ): ΥΕ=ΠΑ-ΠΚΕΕ Εκτίμηση κόστους υπολειπόμενου έργου (ΕΚΥΕ) Εκτίμηση συνολικού κόστους αποπεράτωσης (ΕΣΚΑ): ΕΣΚΑ = ΠΔΕΕ+ΕΚΥΕ.  Προσέγγιση Αρχικής Εκτίμησης (ΠΑΕ): Υπόθεση: ΥΕ=ΕΚΥΕ και άρα: ΕΣΚΑ=ΠΑ-ΑΔ  Προσέγγιση Ενημερωμένης Εκτίμησης (ΠΕΕ): Υπόθεση: Δεδομένα από παρελθόν χρησιμοποιούνται για βελτίωση εκτιμήσεων μελλοντικών δαπανών. Καταλήγουμε: ΕΣΚΑ=ΠΑ/ΔΔ Oρίζονται οι μεταβλητές:

30 Τεχνικές συστημάτων ελέγχου Έλεγχος Έργου30 Διαχείριση κεκτημένης αξίας Αναφορά προόδου εργασιών Ενημέρωση εκτιμήσεων κόστους-σχεδιασμού Υπολογισμός κρίσιμου λόγου Τεχνική γραμμής ισορροπίας

31 Έλεγχος Έργου31 Υπολογισμός κρίσιμου λόγου Κρίσιμος Λόγος (Κ.Λ.) ορίζεται : Κ.Λ.=(πραγματική πρόοδος/προγραμματισμένη πρόοδος) × (προϋπολογισμός/πραγματικό κόστος) ΠΚΕΕΠΔΕΕ

32 Υπολογισμός κρίσιμου λόγου - Παράδειγμα Αριθμός Δραστηριό- τητας Πραγματική Πρόοδος Προγραμματισμένη Πρόοδος ΠροϋπολογισμόςΠραγματικό Κόστος Κρίσιμος Λόγος 1(2/3)×(6/4)=1,00 2(2/3)×(6/6)=0,67 3(3/3)×(4/6)=0,67 4(3/2)×(6/6)=1,50 5(3/3)×(6/4)=1,50 Έλεγχος Έργου32

33 Τεχνικές συστημάτων ελέγχου Έλεγχος Έργου33 Διαχείριση κεκτημένης αξίας Αναφορά προόδου εργασιών Ενημέρωση εκτιμήσεων κόστους-σχεδιασμού Υπολογισμός κρίσιμου λόγου Τεχνική γραμμής ισορροπίας

34 Έλεγχος Έργου34 Τεχνική γραμμής ισορροπίας (Line of Balance, LOB) Αναπτύχθηκε για διαχείριση και έλεγχο έργων που σχετίζονται με επαναλαμβανόμενες εργασίες. Ο έλεγχος βασίζεται σε σημεία ελέγχου ή ορόσημα στη διαδικασία παραγωγής του προϊόντος. Χρησιμοποιείται ο χρονικός σχεδιασμός βασικής παραγωγής ( Master Production Schedule, MPS ).

35 Έλεγχος Έργου35 Τεχνική γραμμής ισορροπίας – 1 ο Παράδειγμα Πρόγραμμα κατασκευής σπιτιών

36 Τεχνική γραμμής ισορροπίας – 1 ο Παράδειγμα Έλεγχος Έργου36

37 Έλεγχος Έργου37 Τεχνική γραμμής ισορροπίας – 1 ο Παράδειγμα ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΣΥΓΚΡΙΣΗ

38 Έλεγχος Έργου38 Τεχνική γραμμής ισορροπίας – 2 ο Παράδειγμα θεωρούμε κατασκευαστή τηλεπικοινωνιακών συστημάτων πελάτης παραγγέλνει 110 συστήματα γίνεται εκτίμηση ότι απαιτούνται έξι εβδομάδες για κατασκευή ενός συστήματος επιλέγονται τέσσερα ορόσημα-σημεία ελέγχου

39 Έλεγχος Έργου39 Τεχνική γραμμής ισορροπίας – 2 ο Παράδειγμα ΟρόσημαΠεριγραφήΕβδομάδα εργασιών μετά την έναρξη παραγωγής συστημάτων Εναπομένουσες εβδομάδες για την παράδοση ΑΕγκατάσταση Εξοπλισμού 26-2=4 ΒΕγκατάσταση Υποσυστημάτων 36-3=3 ΓΟλοκλήρωση Υποσυστημάτων 56-5=1 ΔΔοκιμαστικοί Έλεγχοι 66-6=0

40 Τεχνική γραμμής ισορροπίας – 2 ο Παράδειγμα Έλεγχος Έργου40 Σύμφωνα με χρονικό σχεδιασμό βασικής παραγωγής: Εβδομάδα ΠαράδοσηςΣυστήματα προγραμματισμένα για παράδοση Συνολικός αριθμός συστημάτων που παραδόθηκαν 630 72050 81060 93090 1020110

41 Τεχνική γραμμής ισορροπίας – 2 ο Παράδειγμα Εβδομάδα Παράδοσης Αριθμός συστημάτων που πρέπει να παραδοθούν Εβδομάδες μέχρι την παράδοση ως προς την 5 η εβδ. Αριθμός συστημάτων που έχουν διέλθει από κάθε ορόσημο Α Β Γ Δ 5------ 6301 - 7202 -- 8103 -- 9304 --- 10205---- Σύνολο9060300 Έλεγχος Έργου41 Ορόσημα που ολοκληρώθηκαν στο τέλος της 5 ης εβδομάδας:

42 Έλεγχος Έργου42 Τεχνική γραμμής ισορροπίας – 2 ο Παράδειγμα Γραμμή ισορροπίας σε σύγκριση με πραγματική επίδοση: ΟρόσημοΓραμμή ΙσορροπίαςΠραγματική ΕπίδοσηΑπόκλιση Α9080-10 Β60 0 Γ304010 Δ020 Υποθετικές τιμές Καθυστέρηση (10/90)*100%=11%

43 Έλεγχος Έργου43 Ισορροπία σε σύστημα ελέγχου Προϋποθέσεις «καλά ισορροπημένου» συστήματος: Προϋποθέσεις «καλά ισορροπημένου» συστήματος:  Οικονομικά αποδοτικό  Πρόβλεψη τελικών αποτελεσμάτων  Να μην είναι υπερβολικό

44 Έλεγχος Έργου44 Ισορροπία σε σύστημα ελέγχου Αίτια που προκαλούν μη ισορροπημένο σύστημα:  Μαζική άσκηση ελέγχου  Έμφαση σε βραχυπρόθεσμα αποτελέσματα εις βάρος μακροπρόθεσμων αντικειμενικών στόχων  Άσκηση ελέγχου από ακατάλληλα άτομα  Αγνόηση αλλαγών στη δομή οργανωτικών στόχων

45 Έλεγχος Έργου45 Μετατόπιση πεδίου και έλεγχος αλλαγών Mετατόπιση πεδίου στη διαχείριση έργου  Mετατόπιση πεδίου στη διαχείριση έργου Προκύπτει από νέα προϊόντα ή νέες δυνατότητες που προστίθενται στο έργο, χωρίς αντίστοιχη αλλαγή πόρων, προϋπολογισμού, προγραμματισμού Αναφέρεται σε αλλαγές στο πεδίο του έργου ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ Η ομάδα εργασίας μπορεί να αποκλίνει από τον αρχικό στόχο.

46 Έλεγχος Έργου46 Μετατόπιση πεδίου και έλεγχος αλλαγών  Έλεγχος αλλαγών  Έλεγχος αλλαγών: ένα από τα πρωταρχικά μελήματα διαχείρισης κινδύνου διαδικασία που χρησιμοποιείται για να εξασφαλιστεί ότι αλλαγές σε προϊόν ή σύστημα εισάγονται με ελεγχόμενο τρόπο

47 Μετατόπιση πεδίου και έλεγχος αλλαγών Έλεγχος Έργου47 Κανόνες για αποτελεσματικό έλεγχο αλλαγών:  Σαφής περιγραφή διαδικασίας αίτησης αλλαγών  Οποιαδήποτε αλλαγή σε μορφή μίας αίτησης για αλλαγή  Γραπτή έγκριση αλλαγών από τα συμβαλλόμενα μέλη  Ενημέρωση διαχειριστή έργου για όλες τις επιθυμητές αλλαγές  Τροποποίηση κύριου σχεδίου ώστε να αντιπροσωπεύει τις αλλαγές

48 Έλεγχος Έργου48 ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ - ΑΣΚΗΣΕΙΣ

49 Έλεγχος Έργου49 ΕΡΩΤΗΣΗ 1 Συστήματα ελέγχου ταξινομούνται σε δύο κατηγορίες, αυτά που χρησιμοποιούν την ανάδραση και αυτά που χρησιμοποιούν την πρόληψη. Κύριοι τύποι συστημάτων ελέγχου και πώς αυτοί σχετίζονται με αυτές τις δύο κατηγορίες. Οι τρεις κύριοι τύποι συστημάτων ελέγχου είναι: 1. κυβερνητικός έλεγχος Ανάδραση

50 Έλεγχος Έργου50 ΕΡΩΤΗΣΗ 1  Απεικονίζεται σύστημα, το οποίο πρόκειται να ελεγχθεί.  Λειτουργεί με εισόδους x.  Οι είσοδοι υποβάλλονται σε μια διαδικασία που τις μετασχηματίζει σε εξόδους y, με τη βοήθεια αισθητήρων που μετρούν τα αποτελέσματα των εξόδων.  Οι μετρήσεις που προκύπτουν από τους αισθητήρες μεταφέρονται στο συγκριτή.  O συγκριτής τις συγκρίνει μέσω ενός συνόλου προκαθορισμένων προτύπων. Επεξήγηση σχήματος (1/2)

51 Έλεγχος Έργου51 ΕΡΩΤΗΣΗ 1  H διαφορά μεταξύ πραγματικής και προκαθορισμένης τιμής στέλνεται στη μονάδα αποφάσεων.  Η μονάδα αποφάσεων αποφασίζει αν η διαφορά είναι επαρκούς μεγέθους για να χρειάζεται διόρθωση.  Αν η διαφορά είναι αρκετά μεγάλη ώστε να δικαιολογεί ενέργεια, ένα σήμα στέλνεται στη μονάδα ενεργειών, που επιδρά στη διαδικασία k ή στις εισόδους ώστε να παράγει εξόδους που θα συμμορφώνονται περισσότερο στα πρότυπα. Επεξήγηση σχήματος (2/2)

52 Έλεγχος Έργου52 ΕΡΩΤΗΣΗ 1 Ένα κυβερνητικό σύστημα που δρα για να ελαττώσει τις αποκλίσεις από τα πρότυπα ονομάζεται αρνητικής ανάδρασης βρόχος. Εάν το σύστημα αποκλίνει από το πρότυπο προς μια κατεύθυνση, ο μηχανισμός ελέγχου θα δράσει έτσι ώστε να το μετακινήσει προς την αντίθετη κατεύθυνση. Η ταχύτητα με την οποία ο μηχανισμός ελέγχου ενεργεί είναι γενικά ανάλογη με το μέγεθος της απόκλισης από το πρότυπο.

53 Έλεγχος Έργου53 ΕΡΩΤΗΣΗ 1 2. Ο έλεγχος δοκιμής παίρνει τη μορφή δοκιμής ώστε να ελεγχθεί αν ορισμένες απαραίτητες προϋποθέσεις τηρούνται. μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε σχεδόν κάθε κομμάτι του έργου. λειτουργεί μόνο αν ο ελεγκτής τον χρησιμοποιεί. Ο διαχειριστής του έργου πρέπει να ενημερώνεται για όλες τις φάσεις του έργου, είτε με άμεσο τρόπο είτε μέσω αντιπροσώπων. Ο έλεγχος εφαρμόζεται καλύτερα όσο υπάρχει ακόμα χρόνος για παρέμβαση διορθωτικών κινήσεων, προκειμένου να επανέλθει το έργο σε συμφωνία με τους αρχικούς στόχους. Ανάδραση

54 Έλεγχος Έργου54 ΕΡΩΤΗΣΗ 1 3. Ο εκ των υστέρων έλεγχος είναι ο έλεγχος που εφαρμόζεται μετά το συμβάν. στοχεύει στην πρόληψη αύξηση των πιθανοτήτων να οδηγηθούν στους στόχους τους μελλοντικά έργα Αποτελείται συνήθως από τέσσερις ξεχωριστές ενότητες: Στόχοι έργου Ορόσημα, σημεία ελέγχου και προϋπολογισμός Τελική αναφορά στα αποτελέσματα έργου Προτάσεις βελτίωσης απόδοσης και διαδικασιών Πρόληψη

55 Έλεγχος Έργου55 ΕΡΩΤΗΣΗ 2 γραμμικής και επαναλαμβανόμενης φύσης ταιριάζει καλά σε έργα που αποτελούνται από δραστηριότητες γραμμικής και επαναλαμβανόμενης φύσης παρέχει ποσοστό παραγωγής και πληροφορίες διάρκειας υπό μορφή γραφικής παράστασης η γραφική παράσταση μπορεί να παρουσιάσει λάθος στην πρόοδο δραστηριότητας και να ανιχνεύσει πιθανές μελλοντικές δυσχέρειες αποτελεσματικότερη και ευκολότερη μέθοδος σε επίπεδο πόρων σε έργο συνοψίζει ομάδα παρόμοιων δραστηριοτήτων επάνω σε μια γραμμή και συνεπώς, μεγάλο αριθμό κοινών δραστηριοτήτων επάνω σε ένα πολύ μικρότερο έγγραφο Πλεονεκτήματα LOB: Πλεονεκτήματα - Μειονεκτήματα Τεχνικής Γραμμής Ισορροπίας.

56 Έλεγχος Έργου56 ΕΡΩΤΗΣΗ 2 Ιστόγραμμα (Gantt) Διάγραμμα Γραμμής Ισορροπίας ποσοστό στο οποίο η εργασία για όλες τις δραστηριότητες πρέπει να αναληφθεί σχέση μιας ομάδας με την επόμενη αν μία ομάδα καθυστερεί, επίπτωση στην ακόλουθη χαράσσεται η εργασία που έχει πραγματοποιηθεί διάρκεια μίας συγκεκριμένης δραστηριότητας Μειονέκτημα: δεν ταιριάζει στις μεμονωμένες δραστηριότητες, που έχουν σύντομη διάρκεια σε ένα έργο Μειονέκτημα LOB: μη γραμμικές δραστηριότητες δεν αντιμετωπίζονται όπως οι γραμμικές και επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες στους υπολογισμούς της

57 Έλεγχος Έργου57 ΑΣΚΗΣΗ 1 Δραστηριότητα σχεδιάστηκε να ολοκληρωθεί σε 12 εβδομάδες, με προϋπολογισμό στα 8.000€. Επτά εβδομάδες αφού ξεκίνησε, βρέθηκε ότι ολοκληρώθηκε το 50% της δουλειάς και ότι το πραγματικό κόστος ήταν 4.500€. i.κεκτημένη αξία; ii.ΔΚ, ΔΣ; iii.σχολιασμός (ii). iv.ΕΣΚΑ με ΠΑΕ v.ΕΣΚΑ με ΠΕΕ vi.σύγκριση (iv) και (v).

58 Έλεγχος Έργου58 ΑΣΚΗΣΗ 1 i. ΠΚΕΕ=8.000/2=4.000€. ii. Εβδομαδιαίος προϋπολογισμός: 8.000/12=666,7€, Προϋπολογισμός για 7 η εβδομάδα: 7× 666,7=4666,7€. ΔΣ=ΠΚΕΕ/ΠΚΠΕ = 4.000/4666,7=0,86 ΔΔ=ΠΚΕΕ/ΠΔΕΕ = 4.000/4.500=0,89 Λύση: iii. Σχολιασμός…

59 Έλεγχος Έργου59 ΑΣΚΗΣΗ 1 iv. ΕΣΚΑ=ΠΑ-ΑΔ Εδώ έχουμε: ΑΔ= ΠΚΕΕ-ΠΔΕΕ=4.000-4.500=-500€ και ΠΑ=8.000€, άρα ΕΣΚΑ=8.000-(-500)=8.500 € v. ΕΣΚΑ=ΠΑ/ΔΔ. Εδώ έχουμε: ΕΣΚΑ=8.000/0,89=8988,8€ vi. Η διαφορά οφείλεται στο γεγονός ότι κατά την πρώτη προσέγγιση η εμπειρία που έχει αποκτηθεί δεν αξιοποιείται για τη βελτίωση εκτιμήσεων μελλοντικών δαπανών, σε αντίθεση με τη δεύτερη.

60 Έλεγχος Έργου60 ΑΣΚΗΣΗ 2 α. Μαθηματική έκφραση για τον κρίσιμο λόγο και η σημασία του β. Υπολογισμός-Σχολιασμός Δραστηριό- τητα Πραγματική Πρόοδος Προγραμματισμένη Πρόοδος ΠροϋπολογισμόςΠραγματικό Κόστος Α446040 Β3250 Γ233020 Δ11 30 Ε2425

61 Έλεγχος Έργου61 ΑΣΚΗΣΗ 2 α Σε κάποιες περιπτώσεις θα ήταν χρήσιμο, ειδικά σε μεγάλα έργα, για το διαχειριστή έργου, να μπορεί να υπολογίζει ένα σύνολο κρίσιμων λόγων για όλες τις δραστηριότητες του έργου. Κρίσιμος Λόγος (Κ.Λ.) ορίζεται : Κ.Λ. =(πραγματική πρόοδος / προγραμματισμένη πρόοδος) × (προϋπολογισμός / πραγματικό κόστος) Απάντηση:

62 Έλεγχος Έργου62 ΑΣΚΗΣΗ 2 α  Διαχείριση έργου δε χρειάζεται να ενεργήσει: 1. κόστος κάτω προϋπολογισμού, αλλά πίσω σε πρόοδο 2. καθυστέρηση δεν αποτελεί πρόβλημα  Απαιτείται προσοχή από διαχειριστή έργου: 1. συμφωνία με προϋπολογισμό αλλά πίσω σε πρόοδο 2. συμφωνία με προγραμματισμένο σχεδιασμό αλλά πραγματικό κόστος να ξεπερνάει προϋπολογισμό Μπορεί να μην ενδιαφέρουν κάποιους διαχειριστές έργου, παρόλο που πιο ενδελεχής εξέταση μπορεί να επιβεβαιώσει θετική πρόοδο: 1. συμφωνία με προϋπολογισμό και μπροστά σε σχέση με αρχικό σχεδιασμό 2. συμφωνία με προγραμματισμένο σχεδιασμό, ενώ πραγματικό κόστος κάτω από προϋπολογισμό

63 ΑΣΚΗΣΗ 2 β Έλεγχος Έργου63 Δραστηριό- τητα Πραγματική Πρόοδος Προγραμματισμένη Πρόοδος ΠροϋπολογισμόςΠραγματικό Κόστος Κρίσιμος Λόγος Α(4/4)×(60/40)=1,5 Β(3/2)×(50/50)=1,5 Γ(2/3)×(30/20)=1 Δ(1/1)×(20/30)=0,67 Ε(2/4)×(25/25)=0,5 Απάντηση:

64 Έλεγχος Έργου64 ΑΣΚΗΣΗ 2 β Α: έχει μειώσει κόστος κάτω προϋπολογισμού, και συμφωνεί με προγραμματισμένη πρόοδο μείωση κόστους Β: συμφωνεί με προϋπολογισμό και βρίσκεται μπροστά σε σχέση με αρχικό σχεδιασμό μείωση κόστους Γ: έχει μειώσει κόστος κάτω προϋπολογισμού, αλλά έχει μείνει πίσω σε πρόοδο. Δ: συμφωνεί με προγραμματισμένο σχεδιασμό αλλά ξεπερνάει προϋπολογισμό. Ε: ακολουθεί προϋπολογισμό αλλά έχει μείνει πίσω σε πρόοδο πιθανό να ξεπεράσει τον προϋπολογισμό Παρατηρούμε ότι:

65 Έλεγχος Έργου65 ΑΣΚΗΣΗ 2 β  Οι Α και Β έχουν κρίσιμους λόγους μεγαλύτερους της μονάδας και έτσι μπορεί να μην ενδιαφέρουν κάποιους διαχειριστές έργου, παρόλο που πιο ενδελεχής εξέταση μπορεί να επιβεβαιώσει τη θετική πρόοδο.  Οι Δ και Ε απαιτούν προσοχή ώστε να διαπιστωθεί γιατί δεν ακολουθείται ο αρχικός προγραμματισμός.  Τέλος, η Γ χρειάζεται επίσης προσοχή. Εάν η καθυστέρηση δεν αποτελεί πρόβλημα για αυτή, τότε η διαχείριση έργου δε χρειάζεται να ενεργήσει. Παρατηρούμε ότι:

66 Έλεγχος Έργου66 ΕΥΧΑΡΙΣΤΩ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΟΧΗ ΣΑΣ ! Ερωτήσεις…