Λειτουργίες διοίκησης

Παρουσίαση με θέμα: "Λειτουργίες διοίκησης"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Λειτουργίες διοίκησης
Προγραμματισμός/Σχεδιασμός: η λειτουργία που θέτει τις βασικές κατευθύνσεις και σκοπούς στον οργανισμό και διαμορφώνει ένα αρχικό πλάνο προσέγγισής τους. Οργάνωση: η διαδικασία καθορισμού εκείνων των δραστηριοτήτων που είναι απαραίτητες για την επίτευξη των σκοπών, της ομαδοποίησής τους, της ανάθεσής τους σε άτομα ή ομάδες και της διαμόρφωσης βαθμίδων εξουσίας. Ηγεσία Διεύθυνση/Καθοδήγηση: η διαδικασία εποπτείας και καθοδήγησης των υφισταμένων για την επίτευξη των σκοπών. Έλεγχος: η διαδικασία αξιολόγησης και εποπτείας των υφισταμένων για την εξασφάλισης τήρησης των σχεδίων. Σχεδιασμός Έλεγχος Διεύθυνση Οργάνωση Ανασκόπηση και τροποποίηση

2 Δεξιότητες μάνατζερ Τεχνικές δεξιότητες: δεξιότητες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση εξειδικευμένης εργασίας και προϋποθέτουν εξειδικευμένη γνώση. Διαπροσωπικές δεξιότητες: δεξιότητες που απαιτούνται για την οργάνωση, κατανόηση, καθοδήγηση, παρακίνηση, συνεργασία και συντονισμό άλλων ατόμων. Δεξιότητες αφηρημένης σκέψης και συνολικής θεώρησης: δεξιότητες που απαιτούνται για την αντίληψη του οργανισμού σαν ολότητα και την κατανόηση της λειτουργίας του και της σχέσης του με το περιβάλλον. Ανώτερο επίπεδο Μέσο επίπεδο Κατώτερο επίπεδο Δεξιότητες συνολικής θεώρησης Διαπροσωπικές δεξιότητες Τεχνικές δεξιότητες

3 Οργανισμοί και υπηρεσίες υγείας

4 Ιδιαιτερότητες διοίκησης οργανισμών υγείας
Αυξημένη κρατική παρέμβαση Αδυναμία του ασθενή να λάβει ο ίδιος αποφάσεις Ένταση της εργασίας Ένταση της οργάνωσης και διαχείρισης Τρόπος επιμερισμού εξουσίας και ευθύνης

5 Διοίκηση Οργανισμού Υγείας

6 Λειτουργίες οργάνωσης και διοίκησης οργανισμού υγείας
Συντονισμός λειτουργιών Λειτουργίες οργάνωσης και διοίκησης οργανισμού Υγείας Έλεγχος Προγραμματισμός Καθορισμός οργανωτικής δομής Σχεδιασμός θέσεων εργασίας και στελέχωσή τους Διεύθυνση, ηγεσία

7 Ο Προγραμματισμός

8 Προγραμματισμός Διαδικασία καθορισμού των αντικειμενικών σκοπών και μεθόδων-τρόπων προσέγγισής τους Σημαντικός ο προγραμματισμός εξαιτίας: Φύσης αγαθού υγείας Ιδιομορφίας απειλής ασθένειας Μεταβολών περιβάλλοντος οργανισμών υγείας Στενότητας πόρων και συνεχούς αύξησης κόστους υπηρεσιών Τύποι προγραμματισμού Λειτουργικός ή τακτικός προγραμματισμός: βραχυπρόθεσμος, εφαρμόζεται στο κατώτερο επίπεδο, έχει άμεση σχέση με τις καθημερινές λειτουργίες του οργανισμού Στρατηγικός προγραμματισμός: μακροχρόνιος, εφαρμόζεται από το ανώτερο επίπεδο, δεν εστιάζει στις επιμέρους λειτουργίες του οργανισμού αλλά στο σύνολό του

9 Διαδικασία προγραμματισμού
Καθορισμός αντικειμενικών σκοπών Ανάπτυξη εναλλακτικών λύσεων για την επίτευξη των σκοπών Διερεύνηση των συνθηκών και προϋποθέσεων για κάθε λύση Αξιολόγηση των εναλλακτικών προτάσεων Επιλογή της καλύτερης δυνατής εναλλακτικής λύσης Διαμόρφωση επιμέρους σχεδίων για την επίτευξη του τελικού σκοπού Εφαρμογή σχεδίων Καθορισμός σκοπών Ανάπτυξη εναλλακτικών λύσεων Διερεύνηση συνθηκών Αξιολόγηση εναλλακτικών λύσεων Επιλογή λύσης Διαμόρφωση σχεδίων Εφαρμογή σχεδίων Οργάνωση, καθοδήγηση, έλεγχος

10 Φάσεις κατάρτισης προϋπολογισμού
Προϋπολογισμός Φάσεις κατάρτισης προϋπολογισμού Εκτέλεση Έγκριση Διαμόρφωση καθορισμός στόχων συγκέντρωση των απαραίτητων οικονομικών και στατιστικών στοιχείων ανάλυση στοιχείων αξιολόγηση δαπανών και εσόδων αναθεώρηση και αξιολόγηση του προϋπολογισμού, αν ενδείκνυται κατάρτιση των προϋπολογισμών των μονάδων υποβολή τους προς έγκριση ενοποίηση των προϋπολογισμών των επιμέρους μονάδων υποβολή στο συμβούλιο των προϋπολογισμών και στο διοικητικό συμβούλιο του οργανισμού

11 Η Οργάνωση

12 Ο προγραμματισμός ορίζει τι θα γίνει και η οργάνωση πως θα γίνει
Οργάνωση Διαδικασία που καθορίζει τον ρόλο που κάθε εργαζόμενος θα έχει στον οργανισμό καθώς και τους κανόνες μέσα στους οποίους θα γίνεται κάθε δραστηριότητα Η διαδικασία κατά την οποία σε κάθε εργαζόμενο ανατίθεται συγκεκριμένο έργο Ο προγραμματισμός ορίζει τι θα γίνει και η οργάνωση πως θα γίνει

13 Διαδικασία οργάνωσης Καθορισμός συγκεκριμένων εργασιών για την επίτευξη των στόχων Καθορισμός γενικών δραστηριοτήτων-ομαδοποίηση εργασιών Στελέχωση θέσεων με το κατάλληλο προσωπικό Δημιουργία οργανωτικής δομής και καθορισμός σχέσεων εξουσίας Αξιολόγηση-επανατροφοδότηση Καθορισμός εργασιών Καθορισμός δραστηριοτήτων Στελέχωση Δημιουργία οργανωτικού πλαισίου Ανατροφοδότηση

14 Εύρος ελέγχου-ιεραρχικά επίπεδα
Εύρος διοίκησης: ο αριθμός των θέσεων εργασίας, για τη διοίκηση των οποίων δημιουργείται μία θέση διοικητικής ευθύνης Καθορισμός εύρους = σημαντικός διότι: α) Κάθε προϊστάμενος μπορεί να διοικήσει ένα περιορισμένο αριθμό υφισταμένων β) Το εύρος της διοίκησης συνδέεται αντίστροφα με τον αριθμό των ιεραρχικών επιπέδων και συνεπώς καθορίζει τη μορφή της ιεραρχικής δομής του οργανισμού Η έννοια αυτή περιγράφει την έκταση του ελέγχου που κατέχει κάποιος προϊστάμενος και επί της ουσίας αναφέρεται στον αριθμό των υφισταμένων που ελέγχεται από έναν προϊστάμενο. Παρά τις πολλές έρευνες που έχουν διεξαχθεί για τον σαφή καθορισμό του βέλτιστου εύρους ελέγχου σε έναν οργανισμό, φαίνεται ότι δεν υπάρχει «χρυσός κανόνας» και αυτό σχετίζεται με τον αυξημένο αριθμό παραγόντων που επηρεάζουν τον προσδιορισμό του. Ορισμένοι από τους καθοριστικούς παράγοντες για την διαμόρφωση του εύρους ελέγχου είναι: η πολυπλοκότητα των θέσεων εργασίας και η ανάγκη συντονισμού, οι διοικητικές ικανότητες του προϊσταμένου, ο χρόνος που διαθέτει για την διοίκηση των εργαζομένων, οι ικανότητες των υφισταμένων κτλ.

15 Διοίκηση νοσοκομείου Προϊστάμενοι
Ανώτατη Διοίκηση (π.χ CEO) Μεσαία Στελέχη Επικεφαλείς Τομέων & Τμημάτων Προϊστάμενοι π.χ. Διοίκηση Πρώτης Γραμμής, Υπηρεσίας Περιβάλλοντος Υπάλληλοι Διαφ. Τμημάτων και Κατώτερο Προσωπικό π.χ. Υπάλληλοι Ιατρικών Αρχείων

16 Παραδείγματα εύρους ελέγχου
1200 400 134 45 15 5 2 1 1 6 34 200 1200 1 9 100 1200 Εύρος ελέγχου=3 (Υψηλή ιεραρχική δομή) Εύρος ελέγχου=9 (Πεπλατυσμένη ιεραρχική δομή) Εύρος ελέγχου=6

17 Πλεονεκτήματα & μειονεκτήματα των πολλών ιεραρχικών επιπέδων
Μειονεκτήματα Μεγάλο διοικητικό κόστος Πολύπλοκη & λιγότερο αποτελεσματική επικοινωνία Δύσκολος ο προγραμματισμός αφού η ευθύνη και η εξουσία εντοπίζονται λιγότερο εύκολα Τάση των προϊσταμένων για στενό έλεγχο με αποτέλεσμα τη μείωση της αυτονομίας των υφισταμένων και της διάθεσης για απόδοση Πλεονεκτήματα Ο περιορισμένος αριθμός ατόμων διοικείται καλύτερα (επικοινωνία, αξιολόγηση, παρακίνηση, εκπαίδευση, καθορισμός στόχων κτλ.) Αποτελεσματική ομάδα=μικρός αριθμός μελών (5-7 άτομα) Περισσότερες ευκαιρίες προαγωγών στον οργανισμό Δ. Καϊτελίδου

18 Καθορισμός εύρους ελέγχου (LOCKHEED)
Παράγοντες σχετικοί με αριθμό θέσεων Ομοιότητα εργασιών Ακριβώς ίδιες 1 Ουσιαστικά όμοιες 2 Παρόμοιες 3 Ουσιαστικές διαφορετικές 4 Εντελώς διαφορετικές 5 Γεωγραφική διασπορά Όλες μαζί Όλες στο ίδιο κτίριο Σε διαφορετικά κτίρια, ίδιος τόπος εγκατάστασης Στην ίδια περιοχή αλλά σε διαφορετικούς τόπους Σε διαφορετικές γεωγραφικές περιοχές Πολυπλοκότητα εργασιών Απλές επαναλαμβανόμενες Ρουτίνας Λίγο πολύπλοκες 6 Πολύπλοκες και ποικίλες 8 Σημαντικά πολύπλοκες και ποικίλες 10 Απαιτήσεις ελέγχου & ηγεσίας καθοδήγησης Ελάχιστη Περιορισμένη Μέτρια περιοδική 9 Συχνή και συνεχής 12 Στενή και συνεχής 15 Απαίτηση συντονισμού Ελάχιστες σχέσεις με άλλους Τυποποιημένες και περιορισμένες σχέσεις Μέτριες και εύκολα ελεγχόμενες σχέσεις Σημαντικά στενές σχέσεις Πολλές σημαντικές και μη επαναλαμβανόμενες σχέσεις Απαίτηση προγραμματισμού Ελάχιστος σε έκταση & πολυπλοκότητα Περιορισμένος σε έκταση & πολυπλοκότητα Μέτριος σε έκταση και πολυπλοκότητα Μεγάλη απαίτηση προσπάθειας καθοδηγούμενη μόνο από γενικές πολιτικές Μεγάλη απαίτηση προσπάθειας χωρίς βοήθεια πολιτικών

19 Αντιστοιχία συνολικού σκορ παραγοντων και εύρους ελέγχου (LOCKHEED)
ΣΥΝΟΛΙΚΟ ΣΚΟΡ ΠΑΡΑΓΟΝΤΩΝ ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΟ ΕΥΡΟΣ ΕΛΕΓΧΟΥ 40-42 4-5 37-39 4-6 34-36 4-7 31-34 5-8 28-30 6-9 25-27 7-10 22-24 8-11 Δ. Καϊτελίδου

20 Τμηματοποίηση Διαδικασία δημιουργίας ομάδων ατόμων που εκτελούν εργασίες σχετικές μεταξύ τους-ευκολία συντονισμού. Τρόποι τμηματοποίησης Τμηματοποίηση με βάση τη λειτουργία ή την υπηρεσία Τμηματοποίηση με βάση το προϊόν ή την υπηρεσία Γεωγραφική τμηματοποίηση Τμηματοποίηση πλέγματος

21 Ηγεσία-Καθοδήγηση (βλ αναρτημένη εισήγηση)

22 Έλεγχος (βλ. εισήγηση μαζί με ανθρώπινο δυναμικό)