Microsoft Access Η Microsoft Access είναι ένα πρόγραμμα διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων (RDBMS). ‘Eχει τα παρακάτω χαρακτηριστικά : Είναι ένα σύστημα.

Παρουσίαση με θέμα: "Microsoft Access Η Microsoft Access είναι ένα πρόγραμμα διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων (RDBMS). ‘Eχει τα παρακάτω χαρακτηριστικά : Είναι ένα σύστημα."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Microsoft Access Η Microsoft Access είναι ένα πρόγραμμα διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων (RDBMS). ‘Eχει τα παρακάτω χαρακτηριστικά : Είναι ένα σύστημα διαχείρισης βάσεων Δεδομένων για προσωπικούς υπολογιστές σε λειτουργικό windows. Με το πρότυπο (ODBC) και την αρχιτεκτονική πελάτη-εξυπηρέτη δίνεται η δυνατότητα να αναπτύξουμε ερωτήματα σε Access που απευθύνονται σε βάσεις άλλων σχεσιακών συστημάτων που βρίσκονται αποθηκευμένες στον ίδιο ή διαφορετικό υπολογιστή με ίδιο ή διαφορετικό λειτουργικό σύστημα. Εκτός από την SQL διαθέτει επίσης ένα εύχρηστο γραφικό περιβάλλον (GUI) για την δημιουργία πινάκων και ερωτημάτων. Προσφέρει επίσης τη δυνατότητα στους χρήστες να αναπτύξουν φόρμες και αναφορές με χρήση οδηγιών (wizards) για πράξεις εισόδου εξόδου . Επιπλέον παρέχει τη δυνατότητα ανάπτυξης μακροεντολών όπου ο χρήστης μπορεί να καθορίσει μία σειρά από πράξεις-ενέργειες κατά την δημιουργία ενός συμβάντος. Θεμελιώδης Αρχές Συστημάτων Βάσεων Δεδομένων R. ELSMARI – S.B. NAVATHE 19:48

2 Δημιουργία Βάσης Δεδομένων
Ξεκινούμε την ACCESS. Και επιλέγουμε Δημιουργία. Από το δεξιό κατακόρυφο πλαίσιο επιλέγουμε κενή βάση δεδομένων(blank Database) Και στο παράθυρο που ανοίγεται ορίζουμε τον κατάλογο που θα τοποθετηθει η βάση και το όνομα της βάσης.(βλέπε επόμενη διαφάνεια) Θεμελιώδης Αρχές Συστημάτων Βάσεων Δεδομένων R. ELSMARI – S.B. NAVATHE 19:48

3 Εικόνα ορισμού βάσης Δεδομένων
Εικόνα ορισμού βάσης Δεδομένων 19:48

4 Δημιουργία Πίνακα Επιλέγουμε συνήθως την επιλογή Δημιουργία πίνακα σε προβολή σχεδίασης. Το πλέγμα που εμφανίζεται (βλέπε επόμενη Διαφάνεια) Χωρίζεται οριζόντια σε 2 μέρη : Στην πρώτη στήλη του Επάνω μέρους γράφουμε τα ονόματα των πεδίων.(Το όνομα ενός πεδίου δεν επιτρέπεται να περιέχει την τελεία) Στην δεύτερη στήλη του επάνω μέρους ορίζουμε τον Τύπο του πεδίου (αριθμός, κείμενο, ημερομηνία-ώρα κ.λ.π. Το κάτω μέρος ορίζουμε τις Γενικές ιδιότητες του πεδίου και τις ιδιότητες Εμφάνισης. Οι ιδιότητες που ορίζουμε αφορούν το πεδίο που έχουμε τοποθετηθεί στο επάνω μέρος του πλέγματος. Για να ορίσουμε τα κλειδιά του πίνακα επιλέγουμε τα πεδία που μετέχουν στο κλειδί και με δεξί πλήκτρο επιλέγουμε Πρωτεύων κλειδί από τις επιλογές που εμφανίζονται. Εκτελούμε τις παραπάνω ενέργειες για κάθε πεδίο του πίνακα ορίζουμε το κλειδί του πίνακα και αποθηκεύουμε τον πίνακα από την επιλογή αποθήκευση όπου ορίζουμε και το όνομα του πίνακα. Αν θέλουμε να κάνουμε αλλαγές στη σχεδίαση ενός πίνακα που έχουμε δημιουργήσει επιλέγουμε προβολή σχεδίασης Θεμελιώδης Αρχές Συστημάτων Βάσεων Δεδομένων R. ELSMARI – S.B. NAVATHE 19:48

5 Δημιουργία Πίνακα 19:48

6 Ιδιότητες Πεδίου (Γενικές)
Μπορούμε να ορίσουμε το μέγεθος του πεδίου για πεδία κειμένου ενώ στα αριθμητικά πεδία ορίζουμε το είδος των αριθμών (ακέραιος, πραγματικός) Την μορφή εμφάνισης των πεδίων όπως αριθμητικά πεδία και πεδία ημερομηνίας. Μπορούμε να ορίσουμε την αρχική τιμή(Προεπιλεγμένη) που θέλουμε να έχει ένα πεδίο. Μπορούμε να ορίσουμε μάσκα εισαγωγής μέσω της οποίας ορίζουμε τα σύνολα των χαρακτήρων που επιτρέπεται να εισάγουμε σε κάθε θέση του πεδίου. Μπορούμε να ορίσουμε ευρετήρια με την ιδιότητα της μοναδικότητας ή όχι. Μπορούμε να ορίσουμε κανόνες εγκυρότητας περιεχομένου και προειδοποιητικό μήνυμα όταν ο κανόνας παραβιάζεται. 19:48

7 Ιδιότητες Πεδίου (Εμφάνιση)
Μπορούμε να ορίσουμε το περιεχόμενο ενός πλαισίου από το οποίο θα επιλέγουμε την τιμή που θα καταχωρείται στο πεδίο για το οποίο ορίζεται το πλαίσιο. Από την επιλογή στοιχείο ελέγχου ορίζουμε το είδος του πλαισίου αν είναι πλαίσιο λίστας ή σύνθετο πλαίσιο. Για το σύνθετο πλαίσιο ορίζουμε τα παρακάτω: Στον τύπο προέλευσης γραμμής ορίζουμε τον τύπο του αντικειμένου από τον οποίο προέρχεται το περιεχόμενο του πλαισίου. Π.χ. πίνακας ή ερώτημα. Στην προέλευση γραμμής ορίζουμε η επιλέγουμε το αντικείμενο από το οποίο προέρχεται το περιεχόμενο του πλαισίου. Στην ιδιότητα Δεσμευμένη στήλη ορίζουμε την θέση(1,2,3,…) της στήλης του πίνακα ή του ερωτήματος από την οποία το πεδίο για το οποίο ορίζεται το πλαίσιο θα παίρνει τιμές. Στην ιδιότητα Πλήθος στηλών Ορίζουμε το πλήθος των στηλών του πίνακα ή του ερωτήματος και θα περιέχονται στο πλαίσιο. Στις κεφαλίδες ορίζουμε αν θα εμφανίζονται ή όχι τα ονόματα των πεδίων του ερωτήματος ή του πίνακα σαν κεφαλίδες στην πρώτη γραμμή του πλαισίου. Ορίζουμε πλάτη στηλών όσες είναι οι στήλες έχουμε ορίσει στον αριθμό στηλών. Οι τιμές ξεχωρίζουν μεταξύ τους με το ερωτηματικό (;). Όταν θέλουμε να κρύψουμε μία στήλη δίνουμε πλάτος 0. Στις γραμμές λίστας ορίζουμε το πλήθος των γραμμών που θα περιέχονται στο πλαίσιο. Στο πλάτος λίστας ορίζουμε το εύρος της λίστας. Συνήθως ορίζουμε το άθροισμα των πλατών όλων στηλών. Περιορισμός σε λίστα. Ορίζουμε αν οι τιμές του πεδίου περιορίζονται σε αυτές που περιέχονται στο πλαίσιο λίστας ή μπορούμε να καταχωρήσουμε και άλλες τιμές εκτός πλαισίου. (βλέπε επόμενη διαφάνεια) 19:48

8 Παράδειγμα Ιδιοτήτων Εμφάνισης
    19:48

9 Ορισμός-Ενεργοποίηση Ακεραιότητας αναφορών
Επιλέγουμε Εργαλεία\Σχέσεις. Προσθέτουμε τους πίνακες που έχουν συνδέσεις. Στη συνέχεια τραβάμε με το ποντίκι το κάθε πεδίο που έχει σύνδεση και το εναποθέτουμε πάνω στο πεδίο που συνδέεται. Εμφανίζεται η εικόνα που ακολουθεί όπου είναι απαραίτητο να ενεργοποιήσουμε την ακεραιότητα αναφορών και να πατήσουμε Δημιουργία. Η ενεργοποίηση των διαδοχικών ενεργειών γί- νεται σε ειδικές περιπτώσεις. Η παρουσίαση σφαλμάτων μπορεί να οφείλετε σε πολλούς λόγους όπως η ακεραιότητα έχει ήδη παραβιασθεί , Τα πεδία που συνδέονται δεν είναι ίδιου τύπου και μήκους. 19:48

10 Ερωτήματα Επιλογής σε ACCESS
Τα ερωτήματα επιλογής χρησιμοποιούνται για να επιλέξουμε κάποια δεδομένα από μία βάση δεδομένων Τα δεδομένα μπορεί να προέρχονται από ένα πίνακα ή περισσότερους πίνακες Μπορούμε να επιλέξουμε δεδομένα που ικανοποιούν κάποια απλή ή σύνθετη συνθήκη Τα αποτελέσματα ταξινομούνται σύμφωνα με τις τιμές του πρωτεύοντος κλειδιού. Όμως μας δίνεται η δυνατότητα να τα ταξινομήσουμε με αύξουσα ή φθίνουσα σειρά με βάση τις τιμές ενός ή περισσοτέρων γνωρισμάτων. Μας δίνεται η δυνατότητα να ομαδοποιήσουμε τα δεδομένα και να υπολογίσουμε συγκεντρωτικά ποσά για κάθε ομάδα. Η ACCESS προσφέρει 2 αλληλεπιδραστικά περιβάλλοντα για την ανάπτυξη ερωτημάτων : Αυτό που περιλαμβάνει ένα συντάκτη για την ανάπτυξη ερωτημάτων σε SQL και το QBE που είναι ένα γραφικό περιβάλλον για την ανάπτυξη ερωτημάτων επιλογής. 19:48 Χατζάκης Ηλίας

11 Ερωτήματα σε γραφικό περιβάλλον
Επιλέγουμε Δημιουργία ερωτήματος σε προβολή σχεδίασης. Το παράθυρο που εμφανίζεται χωρίζεται σε 2 τμήματα : Tο επάνω τμήμα όπου εμφανίζονται οι πίνακες που μετέχουν στο ερώτημα. Μπορούμε να προσθέσουμε νέους πίνακες στο εν λόγω τμήμα με δεξί πλήκτρο και εμφάνιση πίνακα ή να καταργήσουμε πίνακες πάλι με δεξί πλήκτρο πάνω στον πίνακα που θέλουμε να καταργήσουμε και κατάργηση. Το κάτω τμήμα περιλαμβάνει ένα πίνακα . Η κάθε στήλη του πίνακα ορίζει μία στήλη του ερωτήματος. Η κάθε γραμμή του πίνακα έχει ορισμένη χρήση: Στην πρώτη γραμμή για κάθε στήλη επιλέγουμε ή τραβάμε κάποιο πεδίο από κάποιο πίνακα το περιεχόμενο του οποίου θέλουμε να εμφανίζεται στην εν λόγω στήλη. Στην Δεύτερη γραμμή του πίνακα επιλέγουμε το όνομα του πίνακα από όπου προέρχεται το πεδίο. Μπορούμε βέβαια σε κάποια στήλη να έχουμε αριθμητικές παραστάσεις μεταξύ πεδίων(παραγόμενα πεδία) Σε αυτές τις περιπτώσεις γραφουμε μία λεζάντα για την στήλη και ακολουθεί : και η αριθμητική παράσταση π.χ. fpa: timi*0,23 Η γραμμή ταξινόμησης χρησημοποιείται για ταξινόμηση ως προς τις τιμές κάποιας στήλης όπου επιλέγουμε αυξουσα ή φθίνουσα. Στην γραμμή εμφάνισης επιλέγουμε αν κάποιες στήλες θα εμφανίζοντε ή όχι. Στις γραμμές κριτηρίων ορίζουμε 0 ή περισσότερα κριτήρια. Τα κριτήρια στην ίδια γραμμή θεωρείται ότι συνδέονται με σύζευξη ενώ κριτήρια σε διαφορετικές γραμμες με διάζευξη. Υπάρχει και γρμμή Συγγεντρωτικών στοιχείων η οποία εμφανίζεται με δεξί πλήκτρο και χρησιμοποείτια για συναρτήσεις συνόλων. 19:48 Χατζάκης Ηλίας

12 Παράδειγμα Ερωτήματος
Το ερώτημα στην εικόνα που ακολουθεί εμφανίζει όλα τα μαθήματα ταξινομημένα κατά αύξουσα αλφαβητική σειρά καθώς και το μέσο όρο των βαθμών που έχουν περάσει το μάθημα οι σπουδαστές. 19:48 Χατζάκης Ηλίας

13 Παράδειγμα Ερωτήματος σε sql
SELECT courses.kode, describe, Avg(grade) AS Μέσος_όρος FROM courses LEFT JOIN grades ON courses.kode = grades.kode WHERE grade>=5 GROUP BY courses.kode, describe ORDER BY courses.describe; Ερώτηση Πώς θα διαμορφώσω το προηγούμενο ερώτημα ώστε να εμφανίζει το πλήθος των σπουδαστών που χρωστάει το κάθε μάθημα . . 19:48 Χατζάκης Ηλίας

14 Φόρμες Φόρμες χρησιμοποιούνται για να δημιουργήσουμε ένα φιλικό περιβάλλον για την διαχείριση των δεδομένων της βάσης. Επίσης δίνεται η δυνατότητα δημιουργίας μενού μέσω των οποίων ορίζουμε την ροή των λειτουργιών της εφαρμογής. Η φόρμα αποτελείται από 3 ενότητες: Την ενότητα Κεφαλίδα φόρμας(header) στην οποία μπορούμε να τοποθετήσουμε κάποιο τίτλο για την φόρμα. Την ενότητα Λεπτομέρειες(detail section) όπου εμφανίζονται τα πεδία των πινάκων και ερωτημάτων. Την ενότητα Υποσέλιδο φόρμας(footer) στην οποία μπορούμε να τοποθετήσουμε διάφορα κουμπιά. Επί πλέον υπάρχουν η κεφαλίδα και το υποσέλιδο σελίδας οι οποίες εμφανίζονται μόνο στις εκτυπωμένες φόρμες άρα και στην προεπισκόπηση εκτύπωσης. Η κεφαλίδα της σελίδας μπορεί να περιέχει κάποιο τίτλο και τις κεφαλίδες των στηλών της εκτύπωσης ενώ το υποσέλιδο σελίδας μπορεί να περιέχει την ημερομηνία και αρίθμηση σελίδων. Αθανάσιος Μάργαρης 19:48 Χατζάκης Ηλίας

15 Κατηγορίες Φόρμας Κατηγορίες ως προς τον τρόπο προβολής δεδομένων :
Μονή φόρμα(single form) εμφανίζει τα δεδομένα μίας εγγραφής και είναι η πιο συνηθισμένη φόρμα προβολής. Φύλλο δεδομένων (data sheet) εμφανίζει τα δεδομένα σε πίνακα φύλλου Δεδομένων. Συνεχόμενες φόρμες(continuous forms) εμφανίζει περισσότερες εγγραφές κάθε φορά. Κατηγορίες ως προς τον τρόπο χρήσης : Φόρμες εισαγωγής νέων εγγραφών. Φόρμες αναζήτησης, εμφάνισης και τροποποίησης δεδομένων. Φόρμες αναζήτησης και εμφάνισης δεδομένων(μόνο ανάγνωσης). Δευτερεύουσες(θυγατρικές) φόρμες οι οποίες ενσωματώνονται σε κύριες φόρμες και εμφανίζονται εγγραφές που σχετίζονται με την εγγραφή που υπάρχει στην κυρία φόρμα. Φόρμες μενού περιλαμβάνουν κουμπιά με το πάτημα των οποίων φορτώνονται άλλες φόρμες. 19:48 Χατζάκης Ηλίας

16 Δημιουργία Φόρμας Ένας εύκολος τρόπος για την δημιουργία φόρμας είναι η δημιουργία φόρμας με χρήση οδηγού(Wizard). Με τον παραπάνω τρόπο εισάγουμε κατά σειρά τις παρακάτω πληροφορίες : Το όνομα του πίνακα ή του ερωτήματος και τα πεδία που θα εμφανίζονται στη φόρμα Ορίζουμε τον τρόπο διάταξης των πεδίων της φόρμας. Υπάρχουν οι παρακάτω διατάξεις : Στήλη, πίνακας, Φύλλου δεδομένων, Στοιχισμένη. Επιλέγουμε το στυλ εμφάνισης Ορίζουμε το όνομα της φόρμας και τέλος. Ένας άλλος τρόπος είναι να επιλέξουμε τον πίνακα ή το Ερώτημα για το οποίο θέλουμε να δημιουργήσουμε φόρμα. Στη συνέχεια από την επιλογή Δημιουργία του κεντρικού μενού να επιλέξουμε την κατάλληλη φόρμα που θέλουμε. 19:48 Χατζάκης Ηλίας

17 Δημιουργία φόρμας σε προβολή σχεδίασης
Επιλέγουμε φόρμα\δημιουργία και στο παράθυρο που ανοίγεται επιλέγουμε προβολή σχεδίασης και από το πτυσσόμενο μενού τον πίνακα ή το ερώτημα που αφορά η φόρμα. Εμφανίζονται τα εργαλεία αριστερά και τα πεδία του πίνακα που επιλέξαμε αριστερά τα οποί τραβούμε και αποθέτουμε στην φόρμα ACCESS 2007 Επιλέγουμε Δημιουργία από το κεντρικό μενού και στη συνέχεια Σχεδίαση φόρμας. 19:48 Χατζάκης Ηλίας

18 Ιδιότητες Φόρμας Για την εμφάνιση των ιδιοτήτων επιλέγουμε προβολή\ιδιότητες ή δεξί πλήκτρο ιδιότητες ή διπλό κλικ πάνω στο αντικείμενο. Οι ιδιότητες αφορούν το αντικείμενο που επιλέγουμε στο πάνω μέρος του παραθύρου που ανοίγεται. Οι κυριότερες ιδιότητες φόρμας είναι: Προέλευση εγγραφών ορίζουμε τον πίνακα ή το ερώτημα από προέρχονται τα δεδομένα. Προεπιλεγμένη προβολή ορίζουμε τον τύπο προβολής αν είναι μονή φόρμα ή φύλλο Δεδομένων κ. λ. π. Δυνατότητα επεξεργασίας ,διαγραφής, προσθήκης εγγραφής. Καταχώριση δεδομένων(Ναι/ Όχι) Αν επιλέξουμε «Ναι» μπορούμε μόνο να καταχωρήσουμε δεδομένα. Δεν έχουμε δυνατότητα περιήγησης. Κεφαλίδα /υποσέλιδο Προβολή κεφαλίδα/υποσέλιδο (φόρμας ή σελίδας ) ή με δεξί πλήκτρο πάνω στο πλέγμα σχεδίασης . 19:48 Χατζάκης Ηλίας

19 Δευτερεύουσα Φόρμα Είναι μία φόρμα που εισάγεται μέσα σε μία άλλη φόρμα η οποία καλείται κύρια ή γονική φόρμα. Οι Δευτερεύουσες φόρμες συνήθως περιέχουν ξένα κλειδιά που αναφέρονται σε κάποιο πεδίο της κύριας φόρμας. Η κατάλληλη διάταξη για τις δευτερεύουσες φόρμες είναι η διάταξη φύλλου δεδομένων ενώ για την κυρία φόρμα είναι η διάταξη στήλης. Η Δημιουργία της δευτερεύουσα και της κυρίας φόρμας μπορεί να γίνει ανεξάρτητα Στη συνέχεια ανοίγουμε την κύρια φόρμα σε προβολή διάθρωσης και τραβάμε την δευτερεύουσα φόρμα μέσα σε αυτήν στη κατάλληλη θέση. Ένας άλλος τρόπος είναι κατά την σχεδίαση της κυρίας φόρμας να ορίσουμε την δευτερεύουσα φόρμα. Αυτό γίνεται συνήθως με την επιλογή του κατάλληλου στοιχείου ελέγχου και με κλικ στη κατάλληλη θέση που θα τοποθετηθεί (συνήθως στο υποσέλιδο) και ορίζουμε την φόρμα με την χρήση του οδηγού(wizard). 19:48 Χατζάκης Ηλίας

20 Φόρμα μενού Επιλέγουμε Δημιουργία/ κενή φόρμα
Επιλέγουμε Δημιουργία/ κενή φόρμα Στη συνέχεια εισάγουμε από τα στοιχεία ελέγχου τα κουμπιά Για κάθε κουμπί ορίζουμε τις παρακάτω βασικές ιδιότητες: Ιδιότητες Μορφής Τακτοποίηση λεζάντας εικόνας ορίζουμε αν θα εμφανίζεται πάνω στο κομβίον λεζάντα ή εικόνα Λεζάντα και πληκτρολογούμαι την λεζάντα του κομβίου. Ιδιότητες για Δεδομένα Ενεργοποιημένο Ορίζουμε αν το κομβίον είναι ενεργοποιημένο ή όχι. Άλλες Ιδιότητες όνομα Ορίζουμε το όνομα του κομβίου. Κείμενο συμβουλής στοιχείων ελέγχου. Ορίζουμε ένα κείμενο επεξήγησης το οποίο εμφανίζεται όταν δείχνουμε το κομβίο. Συμβάν Ορίζουμε τον κώδικα ή την μακροεντολή που θα εκτελείται όταν προκύψει κάποιο συμβάν. 19:48 Χατζάκης Ηλίας

21 Μακροεντολές Οι μακροεντολές επιτρέπουν την αυτοματοποίηση εργασιών. Περιέχουν ενέργειες όπως άνοιγμα, κλείσιμο, μετάβαση, εκτέλεση κ.λ.π. σε διάφορα αντικείμενα όπως φόρμες , πίνακες, ερωτήματα, κομβία. Με την χρήση μακροεντολών προσθέτουμε λειτουργικότητα για διάφορα συμβάντα σε στοιχεία ελέγχου, σε στοιχεία φόρμας κ.λ.π. Για παράδειγμα, μπορείτε να συσχετίσετε το συμβάν OnClick ενός κομβίου με την εκτέλεση κάποιας μακροεντολής. Για την δημιουργία μακροεντολής επιλέγουμε Δημιουργία/μακροεντολή Στη συνέχεια ορίζουμε την ενέργεια και τα ορίσματα βλέπε εικόνες που ακολουθούν. 19:48 Χατζάκης Ηλίας