Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση Πρωτοκόλλου Τμήματος Βιολογίας Όλο το Πρωτόκολλο της Γραμματείας του Τμήματος Βιολογίας ΑΠΘ ψηφιοποιείται και αρχειοθετείται σε βάσεις δεδομένων με τους παρακάτω στόχους: Όλο το Πρωτόκολλο της Γραμματείας του Τμήματος Βιολογίας ΑΠΘ ψηφιοποιείται και αρχειοθετείται σε βάσεις δεδομένων με τους παρακάτω στόχους: –Εύκολη και γρήγορη αναζήτηση οποιουδήποτε εγγράφου –Δρομολογήσεις εγγράφων/αναθέσεις εργασιών σε χρήστες ή ομάδες, με δυνατότητα καθορισμού συγκεκριμένων ενεργειών, καταληκτική ημερομηνία και παρατηρήσεις –Ασφάλεια στην πρόσβαση με κρυπτογράφηση και προσωπικά ψηφιακά κλειδιά –Προστασία του αρχείου από φυσικές φθορές και δημιουργία ιστορικού αρχείου –Δυνατότητα ηλεκτρονικής αποστολής των εγγράφων και σταδιακή κατάργηση των εκτυπωμένων χαρτιών και των χειρόγραφων διαδικασιών (μελλοντικά με ψηφιακές υπογραφές) –Δυνατότητα εξαγωγής στατιστικών στοιχείων αλληλογραφίας –Σύνδεση Γραμματείας Τμήματος και Τομέων σε ένα ενιαίο πληροφοριακό σύστημα με το κεντρικό πρωτόκολλο του ΑΠΘ –Ταχύτερη και καλύτερη εξυπηρέτηση των συναλλασσομένων με το Τμήμα
Ψηφιοποίηση των χάρτινων εγγράφων και χρήση των ψηφιακών εγγράφων (doc, pdf κλπ) χωρίς την ανάγκη εκτύπωσης
Δρομολογήσεις εγγράφων/αναθέσεις εργασιών σε χρήστες ή ομάδες με δυνατότητα καθορισμού συγκεκριμένων ενεργειών, ημερομηνία χρονοδιαγράμματος και παρατηρήσεις
Αρχειοθέτηση των εγγράφων με στοιχεία που κάνουν εύκολη την αναζήτηση και την ομαδοποίηση των εγγράφων
Αναζήτηση με εύκολο τρόπο, σε όλο το αρχείο του πρωτοκόλλου (με λέξεις κλειδιά, θέμα, σχόλια, παραλήπτες, αποστολείς κ.λπ.)
Ηλεκτρονική αποστολή ενός εγγράφου σε άλλους χρήστες και παρακολούθηση της εξέλιξής του, μέσα από ένα σύστημα δρομολογήσεων και διεκπεραιώσεων