Excel Κεφάλαιο 3

Εισαγωγή Το Excel είναι ένα πρόγραμμα ανάλυσης (συνήθως οικονομικής) με το οποίο ο χρήστης μπορεί να επιλύσει διάφορα προβλήματα όπως: προϋπολογισμού, χρηματοοικονομικού σχεδιασμού, εκτίμηση κόστους έργων, ανάλυση ισοζυγίου κλπ. Μπορούμε να δημιουργήσουμε διάφορα γραφήματα που αναπαριστούν τα δεδομένα ή υπολογισμούς του λογιστικού φύλλου μας. Δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη να απαντήσει σενάρια του τύπου "τι θα συμβεί αν" (what if). Χρήση λογιστικού βιβλίου (workbook) και λογιστικά φύλλα (worksheets ). Κάθε λογιστικό φύλλο του Excel είνα διαμορφωμένο σαν πίνακας.

Βασική Μορφοποίηση Κειμένου Κελιών Σε κάθε κελί μπορούμε να γράψουμε χαρακτήρες (labels) ή να γράψουμε αριθμούς και μαθηματικούς τύπους (formulas). Το κείμενο τοποθετείται στα αριστερά του κελιού ενώ οι αριθμοί στα δεξιά αυτόματα. Για να κάνουμε αλλαγές -> Format Cells. Μπορούμε να αλλάξουμε τη μορφοποίηση πολλών κελιών ταυτόχρονα (επιλέγοντας τα με Shift). Πρόσθεση/Διαγραφή στήλης ή σειράς. Αλλαγή ύψους ή πλάτους κελιών.

Πρόσθεση τύπου (formulas) Εισαγωγή Τύπου (σελ. 74 - 75) Γράψετε τις παρακάτω τιμές στα αντίστοιχα κελιά: Κελί Τιμή Α1 Sales A2 Expenses A3 Profit B1 100 B2 70

Συντομεύσεις για να αλλάξουμε την εμφάνιση των κυψελίδων με τους αριθμούς. Currency Style - εμφανίζει το σύμβολο του νομίσματος, κόμματα και 2 δεκαδικά ψηφία. Percent Style - πολλαπλασιάζει τον αριθμό με το 100 και εμφανίζει το σύμβολο %. Comma style - εμφανίζει κόμματα και 2 δεκαδικά ψηφιά. Μεγαλώνει το πλήθος των δεκαδικών ψηφιών. Μικραίνει το πλήθος των δεκαδικών ψηφιών. Cells ->Format -> Autofit Column Width (double click on column)

Βασικός Χειρισμός Κελιών Πως μετακινούμε τιμές από μία θέση σε άλλη (Cut +paste or Drag & Drop). Πως αντιγράφουμε τιμές από μια θέση στην άλλη (Copy + paste or Drag & Drop). Πώς αντιγράφουμε ένα τύπο σε άλλο κελί.

Εκτύπωση Αρχείου Επιλέξτε την εντολή Print -> Print Preview από το κουμπί Office. Πατήστε στο Page Setup. Πατήστε στο κουμπί που γράφει Sheet. Πατήστε στο Gridlines (To √ να φύγει). Headers, footers, margin, gridlines, fit to X pages.. Εκτύπωση formulas μόνο

Σχετικές και Απόλυτες Αναφορές Σχετικές αναφορές: δείχνουν απλώς τη διεύθυνση σε σχέση με το κελί που έχει καταχωρηθεί ο τύπος – και έτσι οι διευθύνσεις αυτές αλλάζουν κατά την αντιγραφή σε άλλα κελιά. Απόλυτες Αναφορές: Μια διεύθυνση που δε θα αλλάζει κατά την αντιγραφή του τύπου πρέπει να έχει τη μορφή όπως $Α$2.

Απόλυτες Αναφορές Διαφορά ($Β1, $Β$1, Β$1) Αν στο κελί C3 έχω τον τύπο ($B5 * $C$20) + F$2 και τον αντέγραφα (copy & paste) στο κελί B2, τότε τι τύπο θα είχα στο B2;

Γραφικές παραστάσεις Για να εισάγετε ένα γράφημα μπορείτε να διαλέξετε κάποιο από τους τύπους που εμφανίζονται στο Ribbon Insert, στην ομάδα εντολών Charts. Θα εμφανιστούν και τρία Ribbons (Design, Layout και Format) Chart title / Axis titles Πώς να αλλάξουμε διάφορες παραμέτρους της γραφικής (αλλαγή τύπου δεδομένων αξόνων). Δημιουργία γραφικής με γραμμές και μπάρες. Μετακίνηση γραφικής παράστασης σε ξεχωριστό λογιστικό φύλλο (Move Chart).

Συναρτήσεις ‘Ετοιμοι τύποι που εκτελούν λιγότερο ή περισσότερο σύνθετους υπολογισμούς. = Όνομα_συνάρτησης(όρισμα1;όρισμα2 …); Ή = Όνομα_συνάρτησης(όρισμα1:όρισμαn) ; Sum (AutoSum) Maximum (Max), Minimum (Min), Average, Count, CountIF Από το Ribbon Insert, επιλέγουμε από τα Functions τη συνάρτηση που θέλουμε. Count: μετρά πόσα κελιά περιέχουν αριθμητικό στοιχείο. CountIF: μετρά πόσα κελιά ικανοποιούν τη συνθήκη που ορίζουμε σε μια περιοχή κελιών π.χ. = COUNTIF(Ε6:Ε10; “>=2000”); Σε πόσους υπαλλήλους το deduction rate είναι μεγαλύτερο από $2000.

Συνάρτηση IF

Συνάρτηση IF & CountIF =IF(A1>20, “true”, “false”)

Comparison Operators Ίσο ( =) Μικρότερο από ( < ) Μικρότερο ή ίσο( <= ) Μεγαλύτερο από ( > ) Μεγαλύτερο ή ίσο από ( >= ) Άνισο ( <> )

Παράδειγμα IF Υπολογίστε τη συνολική αξία των αντικειμένων θεωρώντας ότι το ΦΠΑ για αξία μικρότερη του $20 είναι 15% ενώ για αξία μεγαλύτερη ή ίση του $20 είναι 20%.