Ηλεκτρονικό Γραφείο (Paperless Office) & Περιβάλλον 3ο Λύκειο Πάτρας, 2 Απριλίου 2012 Νίκος Αντωνάκος, καθηγητής πληροφορικής

Ηλεκτρονικό Γραφείο (Paperless Office) ή Γραφείο Χωρίς Χαρτιά Ορισμός: Η ελαχιστοποίηση ή η εξάλειψη χρήσης χαρτιού σε εργασίες γραφείου με την εφαρμογή μεθόδων & τεχνικών αυτοματισμού γραφείου.

Ηλεκτρονικό Γραφείο (Paperless Office) ή Γραφείο Χωρίς Χαρτιά Τεχνολογία Αυτοματισμού Γραφείου: Επεξεργασία κειμένου, φύλλα υπολογισμών, βάσεις δεδομένων κ.λπ. Συστήματα εκτύπωσης, αντιγραφής & ψηφιοποίησης εγγράφων. Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, και δικτυακές υπηρεσίες φύλαξης & διαμοιρασμού αρχείων. Πακέτα λογισμικού που περιλαμβάνουν: επεξεργαστή κειμένου, φύλλα υπολογισμών, δημιουργία παρουσιάσεων, διαχείριση & προγραμματισμό υποχρεώσεων & συναντήσεων κ.λπ. Συστήματα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων με εφαρμογή σε διάφορους χώρους (π.χ. πακέτα εμπορικής & λογιστικής διαχείρισης, πακέτα διαχείρισης σχολείου-μαθητών-καθηγητών-ωρολογίου προγράμματος κ.λπ.) Εκτυπωτές (ψεκασμού, laser ή άλλης τεχνολογίας), σαρωτές, φωτοαντιγραφικά, πολυμηχανήματα που συνδυάζουν όλα τα προηγούμενα. Με τους σαρωτές έχουμε την δυνατότητα ψηφιοποίησης εγγράφων & φύλαξη – επεξεργασία & αποστολή τους. Ακόμα εδώ περιλαμβάνονται συσκευές και διατάξεις που δίνουν τη δυνατότητα φωνητικής πληκτρολόγησης κειμένου & εισαγωγής φωνητικών εντολών. Email: ασύγχρονη επικοινωνία κειμένου με δυνατότητα επισύναψης κάθε μορφής πληροφορίας. Υπάρχουν δικτυακοί τόποι που μας επιτρέπουν να αποθηκεύουμε αρχεία έτσι ώστε να τα έχουμε διαθέσιμα οπουδήποτε & οποτεδήποτε μέσω διαδικτύου σε σταθερούς ή φορητούς υπολογιστές, smartphones, tamplets κ.ά. Επίσης μπορούμε να μοιραζόμαστε συγκεκριμένα αρχεία με άλλους χρήστες. (Box.net, DropBox, Mozy, Backblaze). Δεν πρέπει να παραλείψουμε ακόμα τις νέες διαδικτυακές υπηρεσίες (υπηρεσίες νέφους) που δίνουν την δυνατότητα συγγραφής κειμένου, φύλλων υπολογισμού, ηλεκτρονικών φορμών κ.λπ. αλλά και αποθήκευσης και διαμοιρασμού αρχείου χωρίς να χρειάζεται καν η εγκατάσταση ούτε μιας εφαρμογής, αρκεί μόνο το πρόγραμμα περιήγησης και πρόσβαση στο διαδίκτυο.

Ηλεκτρονικό Γραφείο (Paperless Office) ή Γραφείο Χωρίς Χαρτιά Ωφέλη: Ελαχιστοποίηση χώρου φύλαξης & επεξεργασίας εγγράφων. Μεγιστοποίηση δυνατοτήτων επεξεργασίας, διακίνησης & φύλαξης της πληροφορίας. Βελτίωση επικοινωνίας & συνεργασίας. Προστασία του περιβάλλοντος.

Χαρτί & περιβάλλον Επιστημονικό παράδοξο: Στα τέλη της δεκαετίας το ’70 οι ειδικοί ανέμεναν την εξάλειψη του χαρτιού από το γραφείο εξαιτίας της εισαγωγής των νέων τεχνολογιών στο γραφείο. Η κατανάλωση χαρτιού έχει πολλαπλασιαστεί τις τελευταίες δεκαετίες σε διεθνές επίπεδο. Η ανάπτυξη υποκατάστατων του χαρτιού οδήγησε στην αύξηση της κατανάλωσης του χαρτιού (Paperless Office Paradox).

Χαρτί & περιβάλλον Κύρια αιτία: Η ευκολία & η ταχύτητα στην παραγωγή – διόρθωση -τροποποίηση οποιουδήποτε εγγράφου. Η βελτίωση της ποιότητας στην εμφάνιση των εγγράφων. Η μείωση του κόστους εκτύπωσης & αναπαραγωγής εγγράφων.

Χαρτί & περιβάλλον Οικολογικές επιπτώσεις από την αύξηση της κατανάλωσης χαρτιού: Αύξηση της αποψίλωσης των δασών. Επιβάρυνση της ατμόσφαιρας και του υδροφόρου ορίζοντα από τα κατάλοιπα της διαδικασίας μεταποίησης. Επιβάρυνση του περιβάλλοντος από μη φιλικά οργανικά συστατικά και βαρέα μέταλλα που περιέχονται στο μελάνι και στον γραφίτη. Ατμόσφαιρα (NO2, SO2, CO2) υδροφόρος ορίζοντας (χημικές ενώσεις αζώτου και φωσφόρου) Πτητικά οργανικά συστατικά που απελευθερώνονται αργά στην ατμόσφαιρα (ξεθωριάζουν τα μελάνια). Έχει υπολογιστεί ότι μέχρι και το 22% του βάρους του εκτυπωμένου χαρτιού μπορεί να είναι μελάνι

Ηλεκτρονικό Γραφείο στην πράξη Προβλήματα εφαρμογής: Έλλειψη κοινών προτύπων στην επικοινωνία ανάμεσα σε φορείς ή τμήματα. Νόμοι, κανονισμοί & διατάξεις που λειτουργούν ανασταλτικά. Ανθρώπινος παράγοντας (ανάγκη προσαρμογής σε νέα δεδομένα – αλλαγή συνήθειας). Απαιτείται συγκεκριμένο ή συμβατό λογισμικό, υλικό και δικτυακά πρωτόκολλα επικοινωνίας. Έχει σημειωθεί πρόοδος με διαδίκτυο, διάδοση προτύπων ηλεκτρονικών εγγράφων όπως το έγγραφα σε μορφή PDF. Βελτίωση των δυνατοτήτων επικοινωνίας ανάμεσα σε εφαρμογές γραφείου και άρση τεχνικών περιορισμών συμβατότητας, κ.λπ. Τήρηση φυσικών αρχείων και μητρώων παράλληλα με τα ηλεκτρονικά ή χωρίς να προβλέπονται ηλεκτρονικά αρχεία. Έκδοση πιστοποιητικών και βεβαιώσεων που μπορούν να αποκτηθούν με ηλεκτρονικό τρόπο Ανάγκη κατάρτισης στις νέες τεχνολογίες και αποδοχή και εφαρμογή στην πράξη των νέων τεχνολογιών αλλάζοντας τον τρόπο εργασίας.

Ηλεκτρονικό Γραφείο στην πράξη Πρακτικές συμβουλές: Δεν εκτυπώνουμε αν δεν είναι απαραίτητο. Αποφεύγουμε εκτύπωση – έλεγχο – πάλι εκτύπωση. Ελέγχουμε στην οθόνη Το μεταφέρουμε σε φλασάκι ή μέσω κάποιας υπηρεσίας διαμοιρασμού αρχείων όπως το dropbox. Προτιμούμε την ηλεκτρονική κοινοποίηση εγγράφων σε ομάδες ενδιαφερομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ανάρτησης σε συγκεκριμένες ηλεκτρονικές εφαρμογές. Επαναχρησιμοποιούμε εκτυπωμένα χαρτιά. Ανακυκλώνουμε το χρησιμοποιημένο χαρτί.