Καταγραφή, οργάνωση και ψηφιοποίηση τεκμηρίων για τη συγκρότηση και διάσωση του Ιστορικού Αρχείου του Ελληνικού Ινστιτούτου Παστέρ (ΕΙΠ) (2009-2011) Θα σας παρουσιάσω μια συνοπτική εικόνα του προγράμματος, τα αποτελέσματα, τα προβλήματα που αντιμετωπίσαμε, καθώς και κάποιες από τις παράλληλες δράσεις για την αξιοποίηση αυτού του αρχείου. Ανδρέας Βούρτσης Μεταπτυχιακός φοιτητής - Ιστορικός της Επιστήμης, ΕΚΠΑ 18 Ιανουαρίου 2012

Στόχοι του έργου Ομάδα Εργασίας Συγκρότηση του Ιστορικού Αρχείου ΕΙΠ Δημιουργία ιστότοπου Ιστορικού Αρχείου ΕΙΠ Ομάδα Εργασίας Δρ. Σύλβα Χαραλάμπους (υπεύθυνη προγράμματος) Κύρια Ερευνήτρια, Βιολόγος, ΕΙΠ Ανδρέας Βούρτσης Μεταπτυχιακός φοιτητής Ιστορίας και Φιλοσοφίας της Επιστήμης και της Τεχνολογίας, ΕΚΠΑ Ξεκινώντας θα πρέπει να αναφέρουμε τους στόχους του προγράμματος, όπως αυτοί διατυπώθηκαν στην πρότασή μας. Ακριβώς από κάτω βλέπετε την ομάδα εργασίας. Υπεύθυνη του προγράμματος η δρ. Σύλβα Χαραλάμπους, την οποία είχα καταρχήν καθηγήτρια στο ΜΙΘΕ, έκτοτε έχουμε μια πολύ γόνιμη συνεργασία. Βέβαια όπως είναι αυτονόητο σε αυτές τις περιπτώσεις, η συνεισφορά τόσο των εργαζομένων του ΕΙΠ, όσο και άλλων εξωτερικών συνεργατών, υπήρξε σημαντική στην τελική εικόνα του έργου. Θα δείτε αργότερα μια λίστα με όλες και όλους αυτούς που βοήθησαν. 2

Χρονοδιάγραμμα Α Εξάμηνο Β Εξάμηνο Γ Εξάμηνο Δ Εξάμηνο Α Εξάμηνο Β Εξάμηνο Γ Εξάμηνο Δ Εξάμηνο 06 – 12 / 2009 01 – 06 2010 06 – 12 2010 01 – 06 2011 Επιθεώρηση υλικού και εντοπισμός χώρων φύλαξης Καταγραφή-Ταξινόμηση-Φωτογράφηση-Ψηφιοποίηση-Τεκμηρίωση Ιστορική έρευνα: μελέτη άλλων αρχείων για την τεκμηρίωση του υλικού Χωροθέτηση αρχείου, εκκαθάριση-αποθήκευση-φύλαξη Σχεδιασμός και κατασκευή βάσης δεδομένων - εισαγωγή του ψηφιοποιημένου υλικού στη βάση Από την αρχή είχαμε ένα συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα, το οποίο τηρήθηκε και ολοκληρώθηκε επιτυχώς. Έχοντας ως οδηγό αυτό το χρονοδιάγραμμα θα παρουσιάσω βήμα-βήμα την πορεία του έργου, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι οι διάφορες δραστηριότητες έγιναν απαραίτητα με τη σειρά που παρουσιάζονται. 3

Αρχειακό Υλικό Έγγραφα Βιβλία & περιοδικά Οπτικοακουστικό υλικό Αντικείμενα αρχειακής αξίας 12.300 ψηφιοποιημένες σελίδες 3.000 καταγεγραμμένοι τόμοι και βιβλία Διαφάνειες (112) Φωτογραφίες (420) Φιλμ (9) Μαγνητοταινίες, VHS, DVD, CD (~50) Εργαστηριακός εξοπλισμός Εξοπλισμός γραφείου Έργα τέχνης Εκκλησιαστικά είδη Στο ΕΙΠ βρέθηκε μεγάλη ποικιλία κατηγοριών αρχειακού υλικού, καθεμία από τις οποίες απαιτούσε διαφορετική προσέγγιση στην καταγραφή, στην συντήρηση, στην ψηφιοποίηση, αλλά και στη φύλαξη. Δυστυχώς ένα μεγάλο μέρος αρχειακού υλικού από τις πρώτες δεκαετίες της λειτουργίας του ΕΙΠ (1920-1970) δεν βρέθηκε, καθώς, όπως πληροφορηθήκαμε, καταστράφηκε από πλημμύρα στο κτήριο που φυλασσόταν. Άλλα προβλήματα που αντιμετωπίσαμε ήταν οι φθορές στο χαρτί από το οποίο αποτελείται ο κύριος όγκος του υλικού (κιτρίνισμα, σπασμένη βιβλιοδεσία, σχισίματα), αλλά και η μερική έλλειψη προϋπάρχουσας κεντρικής αρχειοθέτησης. 4

Πού εντοπίσθηκε Άλλο ένα ζήτημα ήταν ο κατακερματισμός του αρχείου, λόγω της φυσικής δομής του Ινστιτούτου. Το σύστημα που εφαρμόσαμε εδώ, ανταποκρίνεται στις ανάγκες λειτουργίας του ΕΙΠ, καθώς πολλά από τα αρχεία είναι ακόμα ενεργά ή ημι-ενεργά και συνεπώς χρησιμοποιούνται από τις διάφορες υπηρεσίες. Αυτά τα αρχεία διατηρήθηκαν στους χώρους που βρίσκονται, ώστε οι χρήστες τους να συνεχίσουν απρόσκοπτα να τα χρησιμοποιούν. Αντίθετα, τα ανενεργά αρχεία συγκεντρώθηκαν σε συγκεκριμένο χώρο φύλαξης που παραχωρήθηκε για το Ιστορικό Αρχείο. 5

Μεθοδολογία Πρότυπα Αρχειοθέτησης Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής Περιγραφής (Γενικό), Ελληνική Αρχειακή Εταιρεία, 2002 Οδηγοί Συγκρότησης Αρχείων Η Διαχείριση των Αρχείων, (επιμ. Judith Ellis), Ελληνική Αρχειακή Εταιρεία, 2000 Νομοθεσία Νόμος 1946/1991, Γενικά Αρχεία του Κράτους (Γ.Α.Κ.) και άλλες διατάξεις Περνώντας τώρα στην καταγραφή αυτού του υλικού, ακολουθήσαμε συγκεκριμένα πρότυπα και οδηγούς, τηρώντας στο μέτρο του δυνατού τις αρχές της Αρχειονομίας. Το ΕΙΠ είναι Νομικό Πρόσωπο Ιδιωτικού Δικαίου – Κοινωφελές Ίδρυμα, και το αρχείο του διέπεται από συγκεκριμένη νομοθεσία, σύμφωνα με την οποία για την πρόσβαση στα ιστορικά αρχεία του ιδρύματος ισχύει ο κανόνας των 30 ετών, δηλαδή, οι φάκελοι ανοίγουν για το κοινό αφού περάσουν 30 χρόνια από την ημερομηνία της δημιουργίας τους. 6

Συγκρότηση αρχείου ΑΡΧΕΙΟ ΥΠΟΑΡΧΕΙΑ ΣΕΙΡΕΣ ΦΑΚΕΛΟΙ Γραμματεία Διεύθυνσης ΥΠΟΑΡΧΕΙΑ Διοικητικά Έγγραφα ΣΕΙΡΕΣ ΦΑΚΕΛΟΙ Πρακτικά ΔΣ Η ταξινόμηση του υλικού έγινε σύμφωνα με ιεραρχημένα επίπεδα περιγραφής, τα οποία ανταποκρίνονται στη δομή λειτουργίας του ΕΙΠ. μια αναπαράσταση της δομής του αρχείου βλέπουμε σε αυτό το σχήμα ΤΕΚΜΗΡΙΑ πρακτικά ΔΣ 16 Ιουνίου 1950 7

Οδηγός Καλών Πρακτικών Ψηφιοποίηση Οδηγός Καλών Πρακτικών για την Ψηφιοποίηση και τη Μακροπρόθεσμη Διατήρηση Πολιτιστικού Περιεχομένου (Πανεπιστήμιο Πατρών, 2005) Σάρωση σε υψηλή ανάλυση: χρώμα 300dpi, Α/Μ 600dpi Φωτογράφηση: ψηφιακή (300dpi), αναλογική (σάρωση στα 300dpi) OCR οπτική αναγνώριση χαρακτήρων, searchable pdf Αρχειοθέτηση (θεματική, χρονολογική) Αντίγραφα ασφαλείας - back up (DVD, IPH server) Στο ζήτημα της ψηφιοποίησης συμβουλευτήκαμε τους επαγγελματικούς οδηγούς του χώρου, και τηρήσαμε της προβλεπόμενες προδιαγραφές της διαδικασίας της ψηφιοποίησης ιστορικών τεκμηρίων. Με τη χρήση κατάλληλων εφαρμογών επεξεργασίας εικόνας έγιναν οι απαραίτητες διορθώσεις και βελτιώσεις. Σημαντικό: OCR 8

Ιστορική Τεκμηρίωση Πρωτογενείς Πηγές - Περιοδικό Archives de l’Intitut Pasteur Hellenique 1923-1990 - Ελληνικός Ιατρικός Τύπος (1920-2010), Βιβλιοθήκη ΕΙΠ, ΕΒΕ - Εφημερίδες & Περιοδικά (1890-2010), ΕΒΕ, Βιβλιοθήκη Βουλής, συλλογή Πλειάς - Service des Archives de l’Institut Pasteur - ΕΛΙΑ (αρχείο Βενιζέλου, Αβέρωφ, Κουντουριώτη) - Μουσείο Μπενάκη (αρχείο Βενιζέλου) - Εθνικό Ίδρυμα «Ελευθέριος Κ. Βενιζέλος» (αρχείο Βενιζέλου) - Διεύθυνση Ιστορίας Στρατού/ΓΕΣ (Γαλλική Αποστολή 1911-14, 1918-22) - Ιστορικό Αρχείο Πανεπιστημίου Αθηνών (Ιατρική Σχολή) - ΓΑΚ (Υπουργείο Υγείας, ΓΓΕΤ) - Εθνικό Οπτικοακουστικό Αρχείο - Εθνικό Τυπογραφείο (αρχείο ΦΕΚ) - Αυτοβιογραφίες Γ. Πάγκαλου, Ε. Πατεράκης - Προφορικές μαρτυρίες από το προσωπικού του ΕΙΠ Επόμενο βήμα είναι η τεκμηρίωση του αρχειακού μας υλικού. Τεκμηρίωση είναι η οργανωμένη καταγραφή και αναλυτική περιγραφή των πληροφοριών που εμπεριέχονται σε κάθε τεκμήριο. Είναι μια διαδικασία που απαιτεί ιστορική έρευνα. Απαραίτητη είναι η μελέτη τόσο πρωτογενών, όσο και δευτερογενών πηγών. Πρωτογενείς πηγές αποτέλεσαν διάφορα αρχεία, ο Τύπος και βιογραφίες ανθρώπων που εργάστηκαν στο ΕΙΠ. Εκεί βρέθηκαν πολύτιμες πληροφορίες για την τεκμηρίωση του υλικού, αλλά και αποκαλύφθηκαν άγνωστες πτυχές της ιστορίας του ΕΙΠ.

Ιστορική Τεκμηρίωση Δευτερογενείς Πηγές - Ν. Παραδείσης, Αμπελόκηποι, Αθήνα, 1997 - Kim Pelis, Charles Nicolle, Pasteur’s Imperial Missionary, University of Rochester Press, 2006 - Annales de l’Institut Pasteur - Bulletin de correspondance hellénique - Bulletin de l’Institut Pasteur - ISIS (History of Science) - Medical History - Science in Context - Studies in the History and Philosophy of Science - Μεγάλη Ελληνική Εγκυκλοπαίδεια - Εγκυκλοπαίδεια Ήλιος Στις δευτερογενείς πηγές, μεταξύ άλλων, έγινε έρευνα στη βιβλιογραφία τη σχετική με την ανάπτυξη του διεθνούς δικτύου των ΙΠ, από την οποία προέκυψαν επίσης αρκετές πληροφορίες τόσο για την ίδρυση του ΕΙΠ, όσο και για τις σχέσεις του με τα υπόλοιπα ΙΠ. 10

Σύστημα Διαχείρισης του Ψηφιοποιημένου Αρχείου του Ελληνικού Ινστιτούτου Παστέρ Δύο Υποσυστήματα: 1. Καταγραφής, Διαχείρισης και Τεκμηρίωσης του ψηφιοποιημένου Αρχείου 2. Δημοσίευσης του Αρχείου στον Ηλεκτρονικό Κόμβο του Ινστιτούτου Χρήστος Λοβέρδος, Κώστας Σαΐδης http://www.niovity.com Έχοντας καταγράψει, ταξινομήσει, ψηφιοποιήσει και τεκμηριώσει το αρχείο μας, περάσαμε στην διαχείρισή του, στην διαχείριση δηλαδή του ψηφιοποιημένου πλέον υλικού, ώστε η πληροφορία που βρίσκεται σε αυτό να είναι προσβάσιμη στους ερευνητές και το κοινό. Η εταιρεία niovity ανέλαβε τη δημιουργία ενός συστήματος που να ανταποκρίνεται σε αυτήν την ανάγκη. 11

Υποσύστημα Καταγραφής, Διαχείρισης και Τεκμηρίωσης του Αρχείου 1. Καταγραφή του Υλικού 2. Τεκμηρίωση του Υλικού 3. Διαχείριση του Υλικού Βάση Δεδομένων: DSpace Το DSpace είναι μια διεθνώς διαδεδομένη πλατφόρμα διαχείρισης αρχείων, ανοικτού κώδικα (open source software), που υποστηρίζει εγγενώς το πρότυπο μεταδεδομένων Dublin Core. δημιουργήθηκε λοιπόν αρχικά ένα σύστημα για την καταγραφή, τεκμηρίωση και διαχείριση του ψηφιακού αρχείου. Επιλέχθηκε η πλατφόρμα DSpace, μια εφαρμογή βάσης δεδομένων, την οποία η εταιρεία niovity παραμετρωποίησε σύμφωνα με τις ανάγκες του αρχείου.

Παραμετροποίηση DSpace για τις ανάγκες του ΕΙΠ Η εφαρμογή αυτή παρέχει δυνατότητες γενικότερης χρήσης από όλες τις υπηρεσίες του Ινστιτούτου. Εδώ όμως θα αναφερθώ στο πως τη χρησιμοποιήσαμε για τις ανάγκες του ιστορικού αρχείου. Διατηρήσαμε τη αρχική ταξινόμηση των υποαρχείων που είδαμε παραπάνω, τα οποία ονομάστηκαν πλέον συλλογές. Οι συλλογές αυτές περιέχουν το ψηφιοποιημένο υλικό μας και όλη την πληροφορία που προέκυψε από την τεκμηρίωση. Η βάση δεδομένων όμως είναι ένας ζωντανός οργανισμός που απαιτεί συντήρηση, ανανέωση και διόρθωση. Έχουν, λοιπόν, δοθεί οι κατάλληλες οδηγίες και έχουν εκπαιδευτεί άτομα για την εύρυθμη λειτουργία τόσο του DSpace, όσο και των λοιπών εφαρμογών δημοσίευσης του αρχείου. 13

Υποσύστημα Δημοσίευσης του Αρχείου στον Ηλεκτρονικό Κόμβο του Ινστιτούτου Δημιουργία custom-made εφαρμογής δυνατότητα επιλογής τεκμηρίων προς δημοσίευση, αλλαγών και προσθήκης νέων τεκμηρίων Ιστοσελίδα Ιστορικού Αρχείου ΕΙΠ www.pasteur.gr/ha Για τις ανάγκες δημοσίευσης και διαχείρισης του ψηφιοποιημένου υλικού, από τη βάση δεδομένων του ΕΙΠ στο διαδίκτυο, η εταιρία niovity δημιούργησε μια κατά παραγγελία (custom-made) εφαρμογή. Η εφαρμογή αυτή κατασκευάζει αυτόματα όλες τις ιστοσελίδες του ιστορικού αρχείου και προσφέρει δυνατότητες αλλαγών και προσθήκης νέων τεκμηρίων.

Ας δούμε όμως πώς λειτουργεί η ιστοσελίδα του ιστορικού αρχείου Στην αρχική σελίδα θα βρούμε τις συλλογές. Επιλέγοντας μια συλλογή θα εμφανιστούν όλα τα τεκμήρια που βρίσκονται σε αυτήν, με δυνατότητα ταξινόμησης αλφαβητικά, χρονολογικά και κατά είδος. Υπάρχει επίσης δυνατότητα δυναμικής αναζήτησης με λέξεις κλειδιά. Επιλέγοντας ακολούθως ένα τεκμήριο, θα εμφανιστεί η καρτέλα με την περιγραφή του, καθώς και το ψηφιοποιημένο αντίγραφο του σε υψηλή ανάλυση.