Δρ. Α. Ραφαηλίδης Τμ. Διοίκησης Επιχειρήσεων (Πάτρα) ΤΕΙ Δυτ. Ελλάδας Ορισμός Έργου Δρ. Α. Ραφαηλίδης Τμ. Διοίκησης Επιχειρήσεων (Πάτρα) ΤΕΙ Δυτ. Ελλάδας

Περιεχόμενα Αρχικός Σχεδιασμός Έργου Ανάπτυξη ιδέας Διαχείριση εύρους Διαδικασία υλοποίησης έργου Δομή ανάλυσης εργασιών Αποτύπωση διαδικασίας Σημεία ελέγχου Ομάδες συμφερόντων

Ανάπτυξη Ιδέας (1) Πολλά είδη έργων (τόσο ως προς το περιεχόμενο, όσο και ως προς τον αποδέκτη) Κάποιες από τις προτάσεις είναι ήδη καλά επεξεργασμένες, άλλες αποτελούν απλές ιδέες που «πέφτουν» στο τραπέζι Αν το έργο αφορά εξωτερικό πελάτη, συχνά ξεκινά με: Υποβολή υπομνήματος, από πλευράς πελάτη Πρόταση ή έγγραφο ανάληψης έργου, από πλευράς αναδόχου

Ανάπτυξη Ιδέας (2) 1η Φάση κάθε έργου: σύλληψη ιδέας Δημιουργικότητα: Εντοπισμός εναλλακτικών Συζήτηση εναλλακτικών Αξιολόγηση εναλλακτικών Τα ερωτήματα πρέπει να είναι περισσότερα από τις απαντήσεις. Στόχος η δημιουργία όσο το δυνατόν περισσότερων εναλλακτικών

Παράδειγμα Έργου Ανάπτυξης Νέων Προϊόντων Σπάνια πρόκειται για γραμμική διαδικασία Φιλτράρισμα ιδεών π.χ.: Αξιολόγηση με βάση το μάρκετινγκ Χρηματοοικονομική αξιολόγηση Στρατηγική αξιολόγηση

Χαρακτηριστικά Δημιουργικών Διαδικασιών Περιθώρια χρόνου και χώρου στα άτομα για να κάνουν τη διερεύνηση Προστασία κυριότητας των ιδεών Ενθάρρυνση ταχείας κατασκευής μοντέλων για δοκιμές Υποστήριξη ατόμων από τα υψηλά κλιμάκια διοίκησης (project champions) Διαδικασία γρήγορης ανάπτυξης (fast track) και απόδοσης

Διαχείριση Εύρους: Sinclair C5 Έργο: μέσα δεκαετίας ΄70, ανάπτυξη τετραθέσιου ηλεκτρικού αυτοκινήτου με κόστος < 1000£ Υποστηρικτές: Hoover, Lotus Αποτέλεσμα: ερπυσμός εύρους Αλλαγή αρχικού σκοπού μέχρι του σημείου όπου δεν αντιπροσωπεύει την αρχική ιδέα…

Υλοποίηση Έργου Όσο πιο πολύπλοκο το έργο, τόσο μεγαλύτερος ο αναγκαίος βαθμός συστηματοποίησης Συνήθειες και πρακτικές του κλάδου Ερωτήματα: Σε ποιον απευθύνεται η πρόταση; Γιατί ζητείται η πρόταση; Εσωτερικός πελάτης: υπάρχει συνέπεια με τους στόχους του οργανισμού; Εξωτερικός πελάτης: μπορεί να πληρώσει; Αν το έργο αξιολογείται από ομάδα ατόμων, τι χρειάζεται να γνωρίζουμε; Πρόκειται για μια διαγωνιστική διαδικασία; Πρόκειται για προκαταρκτική εξέταση δυνατοτήτων;

Λόγοι Μη-Υποβολής Πρότασης Υπάρχουν αμφιβολίες για τις ικανότητες υλοποίησης-διεκπεραίωσης Υπάρχουν αμφιβολίες για τη διαθεσιμότητα πόρων Υπάρχουν αμφιβολίες για το αν η υποβολή πρότασης είναι συμφέρουσα ή / και όταν υπάρχουν πιθανές συγκρούσεις συμφέροντος

Περιεχόμενο Πρότασης Μόνο ΜΙΑ ευκαιρία να κάνουμε καλή ΠΡΩΤΗ εντύπωση, με την πρόταση έργου Αν αποφασιστεί υποβολή πρότασης: Συνοπτική περίληψη (διάβασμα σε 1’) Κυρίως σώμα Παραρτήματα Σκοπός: να δοθεί μια γενική θεώρηση της μορφής που θα πάρει το έργο, αν προχωρήσει

Κόστος – Όφελος Σχεδιασμού Έργου Δαπάνες σχεδιαζόμενης εργασίας και συναφείς Αποφυγή κόστους του χάους από τον μη-προγραμματισμό Εργαλεία που πρέπει να χρησιμοποιηθούν Εξασφάλιση βάσης για τυποποιημένη διαδικασία αξιολόγησης Κόστος κατάρτισης γραπτού σχεδίου Έγκαιρος εντοπισμός προβλημάτων και επίλυσή τους «στο χαρτί» Κόστος Ευκαιρίας Σχεδιασμός, αλλά όχι «ζουρλομανδύας»

Ακρίβεια ή Ευστοχία; Αναλυτικός σχεδιασμός: ναι, αλλά όχι πριν την επεξεργασία ενός γενικού σχεδίου Στοιχεία vs. Πληροφορία Σχεδιασμός: Τι θέλουμε να γίνει; Πώς θα υλοποιηθεί;

Δομή Ανάλυσης Εργασιών – WBS (1) Ανάλυση κατά δραστηριότητα

Δομή Ανάλυσης Εργασιών – WBS (2) Ανάλυση κατά λειτουργία ή κατά τμήμα

Δομή Ανάλυσης Εργασιών – WBS (3) Ανάλυση κατά φυσική μονάδα Ανάγκη συντονισμού των μερών

Αποτύπωση Διαδικασίας Σχεδιασμού Έργου Αποτύπωση Τεσσάρων Πεδίων: Μέλη ομάδας Λογικές φάσεις δραστηριότητας Εργασίες προς εκτέλεση και αποφάσεις Πρότυπα / έλεγχοι

Σημεία Ελέγχου (ορόσημα) Σημεία ελέγχου ή πύλες ανάμεσα στις φάσεις επιτρέπουν τη διακοπή ή αλλαγή του έργου ή κάποιων δραστηριοτήτων, όταν: Τα προσδοκώμενα αποτελέσματα έχουν επιτευχθεί ήδη, διαφορετικά Τα αρχικά σχέδια και εκτιμήσεις αποδείχθηκαν υπερβολικά ανακριβή Εμφάνιση νέας εναλλακτικής, περισσότερο ελκυστικής Η εξέλιξη του έργου δεν συμβαδίζει με τυχόν νέα στρατηγική Αποχώρηση βασικών στελεχών Αναγκαίες ικανότητες και πόροι πέρα από όσα είναι διατεθειμένη να δεσμεύσει η επιχείρηση Συνέχιση έργου εκθέτει την επιχείρηση σε χρηματοοικονομικό κίνδυνο

Διαχείριση Ομάδων Συμφερόντων Φορείς που υιοθετούν νωρίς το έργο (early adopters) Εύρεση ενός πρώτου υποστηρικτή (champion) Εξασφάλιση δοκιμών και τεκμηρίων για τις ιδέες του έργου «Πώληση» της ιδέας Παροχή συμβουλών – ερωτήσεις προς πελάτες Κατανόηση αναγκών πελατών Ανάπτυξη ανάγκης των πελατών Κάλυψη πραγματικής ανάγκης πελατών Κλείσιμο συμφωνίας