Διαχείριση Έργων Πληροφορικής ‘Εργο και οργανωμένη διαχείριση έργου

Περιεχόμενο μαθήματος Τι είναι ένα έργο και γιατί χρειάζεται οργανωμένη διαχείριση Το Τμήμα Πληροφορικής και η διαχείριση έργων Διαχείριση χρόνου και μέθοδοι χρονοπρογραμματισμού Αντιμετώπιση της αβεβαιότητας Διαχείριση κόστους των έργων Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων (χαρακτηριστικά ομάδας, ρόλοι μελών, τύποι ηγεσίας) Παράγοντες επιτυχίας-αποτυχίας των έργων Διαχείριση κινδύνου Διαχείριση ποιότητας Διαδικασίες ανάπτυξης και επιλογής αναδόχου

Τι είναι έργο;

Τι είναι έργο; «Κάθε μη επαναλαμβανόμενη δραστηριότητα» «Η συνολική διαδικασία που απαιτείται για την παραγωγή ενός νέου προϊόντος, συστήματος ή άλλων συγκεκριμένων αποτελεσμάτων» «Μια στενά καθορισμένη δραστηριότητα που έχει σχεδιασθεί για πεπερασμένη διάρκεια για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου»

Τι είναι έργο; Έμφαση στη διεξαγωγή μη επαναλαμβανόμενων δραστηριοτήτων για την επίτευξη ενός συνόλου ενιαίων στόχων. Η διαχείριση έργου αφορά την εφάπαξ προσπάθεια για την επίτευξη ενός στόχου.

Χαρακτηριστικά έργων Υπάρχει σημείο έναρξης και σημείο λήξης (συνήθως) Ένα έργο συχνά περιλαμβάνει διαδικασίες με μικρό όγκο και μεγάλη ποικιλία όπου επικρατεί η έννοια της μοναδικότητας

Γιατί χρειαζόμαστε την οργανωμένη διαχείριση έργου; Παράδειγμα: Η κούνια Τι υποσχέθηκε το τμήμα Μάρκετινγκ 7

Γιατί χρειαζόμαστε την οργανωμένη διαχείριση έργου; Τι ενέκρινε η Διοίκηση 8

Γιατί χρειαζόμαστε την οργανωμένη διαχείριση έργου; Τι σχεδίασαν οι μηχανικοί 9

Γιατί χρειαζόμαστε την οργανωμένη διαχείριση έργου; Τι κατασκευάστηκε 10

Γιατί χρειαζόμαστε την οργανωμένη διαχείριση έργου; Τι εγκαταστάθηκε στον πελάτη 11

Γιατί χρειαζόμαστε την οργανωμένη διαχείριση έργου; Αυτό που ήθελε ο πελάτης 12

Κύκλος ζωής ενός έργου Ξεκίνημα και ορισμός του έργου Σχεδιασμός Υλοποίηση – παράδοση – εγκατάσταση Τερματισμός - αποτίμηση – απόσυρση 13

1. Ξεκίνημα του έργου Σύλληψη της ιδέας Τεκμηρίωση (περιγραφή) του έργου, σχετικών έργων και αναγνώριση του πελάτη Αξιολόγηση κόστους-οφέλους Τελική απόφαση 14

2. Σχεδιασμός του έργου Εξασφάλιση της απαιτούμενης υποδομής Σχεδιασμός του πλάνου του έργου (project plan) Αναγνωρίζονται οι δραστηριότητες, τα γεγονότα και οι σχέσεις μεταξύ τους Εκτίμηση της διάρκειας των δραστηριοτήτων και των απαιτούμενων πόρων Σχεδιάζουμε το δίκτυο του έργου και γίνεται εκτίμηση της διάρκειάς του 15

3. Υλοποίηση έργου Εκτέλεση των δραστηριοτήτων Έλεγχος της διάρκειας, του κόστους και της ποιότητας του έργου Επικοινωνία με εξωτερικούς παράγοντες (πελάτες, δημόσιους φορείς κλπ.) Αλλαγές και τεκμηρίωση των αλλαγών στον αρχικό σχεδιασμό 16

4.Τερματισμός του έργου Εγκατάσταση – παράδοση του έργου Αξιολόγηση έργου Ανατροφοδότηση πληροφοριών 17

Κύκλος ζωής έργου και προβλήματα Καθώς οι δραστηριότητες είναι σε αλληλουχία, όταν εμπλέκονται διαφορετικές ομάδες υπάρχει ο κίνδυνος να ερμηνεύονται διαφορετικά οι απαιτήσεις των πελατών σε κάθε φάση. Επίσης, όταν οι αναθεωρήσεις γίνονται αραιά, οι αλλαγές μπορεί να επιφέρουν καθυστερήσεις. 18

Μεταβολές φόρτου και κόστους Μεταβολή του επιπέδου δραστηριότητας με το χρόνο Μεταβολή συνολικού κόστους (δαπάνης) με το χρόνο 19

Η καινοτομία στο προϊόν και τη διαδικασία παραγωγής 20

Πολυπλοκότητα έργου Η συνολική πολυπλοκότητα ενός έργου καθορίζεται από: Την οργανωτική πολυπλοκότητα, δηλ. το πλήθος των ατόμων, τμημάτων, εταιρειών, χωρών, γλωσσών, πολιτισμών, χρονικών ζωνών κλπ. Την πολυπλοκότητα των πόρων, που καθορίζεται από τον προϋπολογισμό του έργου, και Την τεχνολογική πολυπλοκότητα. 21

Κριτήρια Επιτυχίας Έργου Εντός χρονοδιαγράμματος Εντός προϋπολογισμού Εντός προδιαγραφών Υλοποίηση αναμενόμενων οφελών 22

Παράγοντες που επηρεάζουν την επιτυχία/αποτυχία των έργων Πολυπλοκότητα Μέγεθος οργανωσιακής αλλαγής ως αποτέλεσμα της υλοποίησης του έργου Διάρκεια του έργου Μέγεθος του έργου 23

Πηγές αβεβαιότητας Χρονοπρογραμματισμός Κόστος Τεχνολογία Οργανωσιακοί λόγοι Πολιτικοί λόγοι 24

Επομένως, η διαχείριση έργου είναι αναγκαία γιατί: Έχουν αυξηθεί οι ανάγκες για καινοτόμα προϊόντα και υπηρεσίες. Οι επιχειρήσεις, τα προϊόντα και οι υπηρεσίες γίνονται περισσότερο πολύπλοκα. Υπάρχει η τάση το προϊόν να παραδίδεται «με το κλειδί στο χέρι», δηλαδή ο τελικός χρήστης (πελάτης) να παραλαμβάνει το πλήρες σύστημα. Ο ρυθμός που συμβαίνουν οι τεχνολογικές αλλαγές αυξάνει. Ο χρόνος αποτελεί πηγή ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος. 25

Συμψηφισμοί στη διαχείριση έργων Η διαχείριση έργων προσπαθεί να ιεραρχήσει (συμψηφίσει) τους στόχους ενός έργου σε σχέση με την ποιότητα του τελικού αποτελέσματος, τη διάρκεια του έργου και το συνολικό κόστος του. 26

Έργα Πληροφορικής Πληροφοριακό σύστημα (πχ TAXIS) Εφαρμογή [πχ Enterprise Resource Planning ERP σύστημα] Υποδομές (πχ ασύρματο δίκτυο) ... 27

Έργα Πληροφορικής Αποτυγχάνουν σε πολύ υψηλά ποσοστά (έως και πάνω από 60%) Τα περισσότερα (>80%) των έργων δεν ολοκληρώνονται εγκαίρως και εντός προϋπολογισμού Πολλά εγκαταλείπονται μετά την ολοκλήρωση, ή δε χρησιμοποιούνται πλήρως, ή χρησιμοποιούνται με διαφορετικό τρόπο ή δεν αποδίδουν τα αναμενόμενα οφέλη. 28

Ποσοστά επιτυχίας έργων Πληροφορικής Έρευνα του Oxford University σχετικά με την επιτυχία των έργων πληροφορικής (Saur & Cuthbertson, 2003) Successful: 16% Challenged: 74% Abandoned: 10% British Computer Society: Επενδύσεις σε έργα πληροφορικής άνω των 22.6 δις λίρες, εκ των οποίων 12,4 δις σε έργα ανάπτυξης λογισμικού (Jaques, 2004) Επιτυχημένα: 16% Αποτυχημένα έργα αξίας δεκάδων δις στην Ε.Ε. National Institute of Standards and Technology (NIST) Απώλειες 60 δις $ ετησίως λόγω προβλημάτων στην ανάπτυξη λογισμικού 80% του κόστους ανάπτυξης αφορά τον εντοπισμό και τη διόρθωση λαθών 29

Ποσοστά επιτυχίας έργων Πληροφορικής* 62% δεν ολοκληρώθηκαν σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα 49% υπερέβησαν τον προϋπολογισμό τους 47% είχαν υψηλότερο κόστος συντήρησης από ότι είχε προβλεφθεί 41% δεν οδήγησαν στα αναμενόμενα οφέλη (οικονομικά - επιχειρηματικά) 33% δεν απέδωσαν όπως αναμενόταν 30

Γιατί; Πολυπλοκότητα και εξάρτηση από την τεχνολογία Ασαφείς στόχοι ή στόχοι που μεταβάλλονται στην πορεία Μέγεθος απαιτούμενης αλλαγής Κριτήρια αξιολόγησης Αναποτελεσματική διαχείριση έργου Έλλειψη υποστήριξης από τη διοίκηση Κίνδυνοι εξωτερικής ανάθεσης (outsourcing) 31

Τι σημαίνει επιτυχία/αποτυχία ενός έργου πληροφορικής; Τι πιστεύει ο τελικός χρήστης Ένα έργο μπορεί να είναι επιτυχημένο από μια άποψη (πχ τεχνικά, τήρηση προδιαγραφών) και αποτυχημένο από μια άλλη (πχ ικανοποίηση χρηστών) Ένα έργο μπορεί να κριθεί ως επιτυχημένο ακόμα και εάν είναι εκτός προϋπολογισμού και χρονοδιαγράμματος 32

Πώς αντιμετωπίζουμε τους κινδύνους αποτυχίας των έργων πληροφορικής; Με κατάλληλη οργανωμένη διαχείριση έργων πληροφορικής! 33