Διαχείριση Έργων Πληροφορικής Δρ. Δαμιανός Σακάς

Συνεργασία με την Διοίκηση

Οργανωτική Δομή Επιχείρησης Ο τρόπος που είναι δομημένη μια εταιρεία προσδιορίζει τις απαιτήσεις επικοινωνίας Λειτουργική Επιχείρηση Είναι η επιχείρηση που είναι χωρισμένη σε τμήματα και τις λειτουργίες τους (πχ Πωλήσεις, Λογιστήριο κτλ) Η ομάδα έργου είναι από το τμήμα που κάνει το έργο. Παίρνει πόρους από το τμήμα που κάνει το έργο.

Οργανωτική Δομή Επιχείρησης Επιχείρηση Μήτρας Σε αντίθεση με τη λειτουργική δομή, η ομάδα έργου συγκεντρώνεται από όλη την επιχείρηση με βάση τις προσωπικές δυνατότητες. Παίρνει πόρους από όλη την εταιρεία Αυξημένες απαιτήσεις επικοινωνίας

Οργανωτική Δομή Επιχείρησης Επιχείρηση Προσανατολισμένη σε Έργα Σε αυτή την δομή ο υπεύθυνος έργου εργάζεται με πλήρη αυτονομία Η ομάδα έργου δουλεύει αποκλειστικά στο έργο Οι απαιτήσεις επικοινωνίας είναι μειωμένες

Παρουσίαση του έργου στη Διοίκηση Ένα από τα κύρια έργα του υπεύθυνου είναι να παρουσιάζει τις εξελίξεις του project στην Διοίκηση Απαιτούμενες γνώσεις για αποτελεσματική παρουσίαση Παρουσιάσεις Δύναμης Παρουσιάσεις Έμπνευσης Παρουσιάσεις Πληροφοριακές με βάση τα γεγονότα χωρίς τεχνο-φλιαρία

ΤΥΜΑ

Χαρακτηριστικά Παρουσίασης Η παρουσίαση πρέπει να προσαρμόζεται ανάλογα με το τι θέλει η διοίκηση να ακούσει προκειμένου να λάβει μια απόφαση Τι πρέπει να ληφθεί υπόψη από τον υπεύθυνο έργου όταν κάνει μια παρουσίαση Και ποιες είναι οι επικαλύψεις από αυτά τα τρία σημεία

Προετοιμασία της παρουσίασης Ποιο είναι το επαγγελματικό παρελθόν σας στην διαχείριση έργων; Καινούργιος Με πολύ εμπειρία Με γνωστές αστοχίες στο παρελθών Με γνωστές επιτυχίες στο παρελθών Ποια είναι η κατάσταση της εταιρείας την στιγμή της παρουσίασης; Διοικητικά Οικονομικά Σε τεχνολογική ταραχή Σε ταραχή συναισθηματικής νοημοσύνης η ικανότητα να αναγνωρίζει κανείς τα δικά του συναισθήματα, να τα κατανοεί και να τα ελέγχει. Είναι επίσης η ικανότητα να αναγνωρίζει και να κατανοεί τα συναισθήματα των ανθρώπων γύρω του και να μπορεί να χειρίζεται αποτελεσματικά τόσο τα δικά του συναισθήματά του όσο και τις διαπροσωπικές του σχέσεις. Goleman

Προετοιμασία της παρουσίασης Χρησιμοποίηση κατανοητής ορολογίας από τους ακροατές (διοίκησης) Σε ποιο σημείο της ιεραρχίας είναι o Project Manager; Προετοιμασία για απαντήσεις σε ερωτήσεις όπως ποιος θα είναι ο ROI; Ποια η αποδοτικότητα σε σύγκριση με το παρελθών κτλ Πιστή εφαρμογή των κανόνων της εταιρείας τυπικών και άτυπων

Πως μιλάμε στην Παρουσίαση Ο κάθε εργαζόμενος είναι ένας πωλητής : Χρόνου, εργαλείων, συμβουλών, υπηρεσιών, προϊόντων. Στόχος της πώλησης είναι ο εντοπισμός της ανάγκης και η βοήθεια στην ικανοποίηση της. Πως πουλάμε μια ιδέα Με άμεσους όρους Με απλούς όρους Σε σύντομο χρονικό διάστημα Με περιλήψεις Με ερευνητική τεκμηρίωση για την λύση και για τους ανθρώπινους πόρους. Με έμφαση στα πλεονεκτήματα της λύσης Ξεκίνημα από το τέλος Με οικονομικά στοιχεία

Σχέσεις με τον Χρηματοδότη Ο χρηματοδότης γεφυρώνει τις σχέσεις μεταξύ υπεύθυνου έργου και διοίκησης. Οι χορηγοί έχουν επενδύσει την αξιοπιστία τους στην υλοποίηση του έργου Αναμένουν εκτεταμένη και συνεχή πληροφόρηση για την πορεία του έργου Αναμειγνύονται στις φάσεις προγραμματισμού του έργου Άμεση συνεργασία του χρηματοδότη με τον Project Manager για την κατάρτιση παρουσίασης απέναντι στην διοίκηση.

Διοικητικές Θεωρίες Ο Project Manager πρέπει να έχει γνώση των Διοικητικών Θεωριών προκειμένου να ερμηνεύει την σχέση της Διοίκησης με τους εργαζόμενους Ιεραρχία των Αναγκών του Maslow

Διοικητικές Θεωρίες H Θεωρία του Herzberg για τα κίνητρα

Διοικητικές Θεωρίες Θεωρία του Χ και του Υ του McGregor Κακός , Καλός Χ :Τεμπέληδες πρέπει να γίνεται μικρο διαχείριση δεν μπορούμε να τους έχουμε εμπιστοσύνη Υ :Άτομα που αυτοκαθοδηγούνται και αυτοπαρακινούνται Θεωρία Ζ του Ouchi Συμμετοχική Διοίκηση. Οι εργαζόμενοι δουλεύουν με βάση την δέσμευση, την ευκαιρία και την πιθανότητα εξέλιξης που τους δίνει η εταιρεία Θεωρία της Προσδοκίας Τα άτομα εργάζονται σε σχέση μα την ανταμοιβή που περιμένουν

Ανάθεση Καθηκόντων Ακολουθήστε πρακτικές της διοίκησης στο θέμα της ανάθεσης αρμοδιοτήτων Κάντε αναθέσεις στην ομάδα έργου (όχι one man show) Δίκαιοι στον καταμερισμό εργασιών Να θυμάστε πάντα τους χρήστες Συμβιβασμοί σχετικά με τους πόρους συνολικά Εκμάθηση Επιχειρηματικής Ορολογίας (ROI, NPV κτλ)

Εναρκτήρια Συνάντηση Έργου Το project kickoff πρέπει να συμπεριλαμβάνει : Διασκέδαση Ενθουσιασμό Πρόσκληση σε ένα Προμηθευτή της τεχνολογίας του έργου Φωτογραφίες των μελών της ομάδας Στο τέλος γεύμα για να πέσουν τα τοίχοι και να γνωριστούν καλύτερα τα μέλη της ομάδας

Πλάνο Επικοινωνίας με την Διοίκηση Ένα πλάνο επικοινωνίας περιλαμβάνει: Ένα σύστημα συγκέντρωσης, αποθήκευσης, οργάνωσης και αποστολής πληροφοριών στους εμπλεκόμενους Καταγραφή του ποιοι θα στέλνουν και ποιοι θα είναι οι αποδέκτες των πληροφοριών Πληροφορίες για τον τρόπο επικοινωνίας Το επίπεδο της λεπτομέρειας των πληροφοριών Ορολογία επικοινωνίας Χρονοδιαγράμματα Μέθοδοι ανάκλησης πληροφοριών Αναδιοργάνωση επικοινωνιακού πλάνου

Τύποι Προϊσταμένων Ο τύπος του προϊσταμένου και η επικοινωνία μαζί του διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στην επιτυχία του έργου Διευθυντές που δεν ακούν Επικοινωνία με τεκμηρίωση Διευθυντές που είναι επιθετικοί Φιλική Επικοινωνία και επισήμανση της προσβολής Διευθυντές που αποφεύγουν να πάρουν αποφάσεις Ορισμός προθεσμιών για κομμάτια του έργου Διευθυντές εγωπαθητικοί Ενημέρωση τους ότι κάνουν μικρο-διαχείρηση Διευθυντές με πειθαρχικά μέτρα Μιμητισμός της τακτικής του τμήματος Προσωπικού και υπεράσπιση της ομάδας έργου.

Τέλος κεφαλαίου 3 Τέλος κεφαλαίου 3