ΑΠΟΘΗΚΕΣ ΠΗΓΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ

ΑΠΟΘΗΚΕΣ Το τμήμα της αποθήκευσης θεωρείται, και όχι άδικα, το πρώτο σημαντικό βήμα για μια επιτυχημένη διαχείριση του συνόλου των τμημάτων, αφού αυτά εξαρτώνται σε πολύ μεγάλο βαθμό από τις πρώτες ύλες των προϊόντων, αντικείμενο που αποτελεί εξ ορισμού την πεμπτουσία της αποθήκης. Η αντιμετώπιση αυτών των πρώτων υλών, που αποτελούν ουσιαστικά μέρος της περιουσίας του ξενοδοχείου, είναι αυτή που μπορεί να καθορίσει σε μεγάλο βαθμό την ορθή και αλάνθαστη λειτουργία ολόκληρης της επιχείρησης. Πιο συγκεκριμένα, το τμήμα της αποθήκης αναλαμβάνει τη διεκπεραίωση των εξής διαδικασιών :

Αγορές Οι αγορές που πραγματοποιεί το ξενοδοχείο είναι ικανές να κρίνουν σε μεγάλο βαθμό την εκ των προτέρων ευτυχή ή δυστυχή λειτουργία των υπόλοιπων επισιτιστικών τμημάτων καθώς από τις αγορές θα εξαρτηθεί η ποσότητα, η ποιότητα, η διατήρηση και η τιμή των προϊόντων αυτών που το ξενοδοχείο ως κερδοσκοπική επιχείρηση στη συνέχεια θα επεξεργαστεί και θα μεταπωλήσει. Έτσι ο υπεύθυνος αγορών σε συνεργασία με τον F&B manager οφείλει να προγραμματίσει και να μελετήσει τις διαδικασίες που αποσκοπούν : Στην απόκτηση των επιθυμητών προϊόντων Στην αγορά των κατάλληλων ποσοτήτων Στην συμφωνία της συγκεκριμένης τιμής Στην επιλογή του σωστού προμηθευτή

Παραλαβές Η ορθή οργάνωση και ο σωστός έλεγχος των παραλαβών στο τμήμα της αποθήκης αποτελούν επίσης επιτακτική ανάγκη εφόσον οι λειτουργίες και οι υποχρεώσεις του τμήματος αποτελούν τους κρίκους της ίδιας αλυσίδας και οφείλουν να είναι άρτιες και αναπόσπαστες. Οι παραλαβές έχουν σαν πρώτο μέλημα τη σωστή απόκτηση των προϊόντων αυτών που αναφέρονται στα δελτία παραγγελιών. Γι ’ αυτό είναι χρήσιμο να ορίζονται συγκεκριμένες ώρες και σταθερός χώρος παραλαβών ώστε να διευκολύνεται και να τυποποιείται η διαδικασία. Με αυτό τον τρόπο το τμήμα διατηρεί και αποκτά μια σταθερή λειτουργία υψηλού επιπέδου. Η είσοδος παραλαβών είναι προτιμότερο να βρίσκεται κοντά ή ακόμα και να ταυτίζεται με την είσοδο προσωπικού ώστε να απλοποιείται η διαδικασία. Οι πόρτες πρέπει να είναι εξαιρετικά ανθεκτικές, οι τοίχοι πρέπει να είναι λείοι, τα πατώματα εύκολα στο καθάρισμα και τα σκαλοπάτια να είναι όσο λιγότερα γίνεται. Όσο αφορά στον κυρίως εξοπλισμό πρέπει να υπάρχουν τουλάχιστον μία ζυγαριά, ένα τραπέζι, μία ειδική πλατφόρμα - ασανσέρ και μία ράμπα μεταφοράς μεγάλων φορτίων. Επιπροσθέτως, κατά το στάδιο της οργάνωσης είναι χρήσιμο για τον F&B manager να επιλέξει τα άτομα εκείνα τα οποία θα τον βοηθήσουν στην ορθή λειτουργία και εύκολο έλεγχο των παραλαβών.

Τα κυριότερα χαρακτηριστικά του κατάλληλου προσωπικού είναι : Αίσθημα καθαριότητας Καλή κρίση Ακεραιότητα χαρακτήρα και σχολαστικότητα Εξοικείωση με τα έντυπα παραλαβών Γνώση των προϊόντων και της μελλοντικής τους χρήσης

Αποθήκευση – Συντήρηση Το στάδιο των παραλαβών ακολουθείται από την αποθήκευση και διατήρηση των προϊόντων. Αυτή είναι μία διαδικασία περίπλοκη και σημαντική καθώς διέπεται από αυστηρότατους κανόνες και απαιτεί εξοικείωση με το αντικείμενο. Η ορθή οργάνωση και λειτουργία της αποθήκης από τον υπεύθυνο επισιτιστικών τμημάτων διασφαλίζει την σταθερά σωστή αποθήκευση των πρώτων υλών με πολλαπλά οφέλη. Πρωτίστως, τα προϊόντα που παραλαμβάνονται αποτελούν στο εξής περιουσία της επιχείρησης και ως τέτοια πρέπει να αντιμετωπίζονται. Αυτό σημαίνει πως εξασφαλίζεται αφενός η πρόσβαση και η διαχείρισή τους από τα κατάλληλα και μόνο άτομα, αφετέρου η διατήρηση της ποιότητας τους έτσι ώστε να παραμένουν απολύτως εκμεταλλεύσιμα από την επιχείρηση

Για να διατηρηθεί η υψηλότερη δυνατή χρησιμότητα των προϊόντων όμως απαιτείται η ικανοποίηση κάποιων παραγόντων όπως : Η σωστή τοποθέτηση τους στην αποθήκη Οι κατάλληλες εγκαταστάσεις Ο συχνός ποιοτικός και ποσοτικός έλεγχος από το αρμόδιο προσωπικό Η γνώση και εξοικείωση του βαθμού των αναλώσιμων προϊόντων

βασικοί παράγοντες διατήρησης των τροφίμων Η κατάλληλη και σταθερή θερμοκρασία Ο Σωστός φωτισμός Ο επαρκής αερισμός και το επίπεδο υγρασίας.

Έτσι, ένας συνηθισμένος τρόπος οριοθέτησης και διάταξης των κυριότερων αποθηκευτικών χώρων είναι ο εξής : Έτσι, ένας συνηθισμένος τρόπος οριοθέτησης και διάταξης των κυριότερων αποθηκευτικών χώρων είναι ο εξής : Χώρος λαχανικών : αποθήκευση κυρίως σε θερμοκρασία 5 – 10 C, συνοδευόμενη από άφθονη υγρασία και καλό αερισμό. Συνιστάται επίσης έλλειψη φυσικού φωτισμού και ύπαρξη απαλού τεχνητού. Χώρος ξηρών τροφίμων : αποθήκευση σε φωτεινό μέρος μακριά από την υγρασία. Απαραιτήτως καλή θερμική μόνωση. Χώρος ψυγείων : διατήρηση στις ανάλογες θερμοκρασίες σε μόνιμη βάση, χώρος προφυλαγμένος από τις οσμές και τη ρύπανση.

Καταμέτρηση των αποθεμάτων Πρόκειται για μια διαδικασία μέσω της οποίας ο υπεύθυνος των τμημάτων είναι συνεχώς ενήμερος τόσο για την ποσότητα των προϊόντων που βρίσκονται στην αποθήκη όσο και για τη συνολική τους αξία. Με αυτόν τον τρόπο και συνδυάζοντας την αποθεματική αξία με την αξία των αγορών κατά το διάστημα που μεσολάβησε από την τελευταία απογραφή αποκαλύπτεται το οικονομικό μέγεθος του κόστους των υλικών. Πρόκειται για σύνθετη και λεπτομερή διαδικασία της οποίας τη συχνότητα και το ακριβές σύστημα αποφασίζει ο υπεύθυνος των επισιτιστικών τμημάτων σε συνεννόηση με τον υπεύθυνο αποθήκης.

Διακίνηση Η φάση της διακίνησης είναι και η τελευταία αφού από το σημείο αυτό και μετά οι πρώτες ύλες και τα προϊόντα απομακρύνονται πλέον της δικαιοδοσίας της αποθήκης και διατίθενται στα εκάστοτε τμήματα για την περαιτέρω αξιοποίησή τους. Η εξαγωγή των υλικών πρέπει να είναι οργανωμένη με αυστηρούς κανόνες, όπως η σύνταξη ειδικών δελτίων και αιτήσεων παραγγελίας για κάθε τμήμα ξεχωριστά, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η διαφάνεια και η ορθότητα των διακινήσεων προϊόντων μέσα στο ξενοδοχείο, αλλά και να διευκολύνεται ο έλεγχος. Για τους λόγους αυτούς οι αιτήσεις προμήθειας των τμημάτων από την αποθήκη είναι χρήσιμο να είναι : Λεπτομερείς Αριθμημένες Να αναγράφουν με ακρίβεια το ζητούμενο είδος και τη ζητούμενη ποσότητα Να είναι πάντα υπογεγραμμένες Να υπάρχουν δύο τουλάχιστον αντίτυπα, ένα για τον κάθε συμβαλλόμενο σε αυτή την εσωτερική μετακίνηση υλικών.

ΠΗΓΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ Ο εξοπλισμός των ξενοδοχειακών επιχειρήσεων είναι ακριβός με μεγάλο βαθμό αντικατάστασης εξαιτίας φθορών και κλοπών. Οι αγορές εξοπλισμού πρέπει να γίνονται με τον πλέον οικονομικό και αποτελεσματικό τρόπο. Υπάρχουν 3 κύριες πηγές προμήθειας : Κατ ’ ευθείαν αγορά από τον κατασκευαστή. Η πηγή αυτή ίσως αποδειχτεί ο πιο φθηνός τρόπος να αγοράσουμε. Αγορά από αντιπροσωπεία – τα ειδικά αυτά καταστήματα διαθέτουν εξοπλισμούς από πολλούς κατασκευαστές και προσφέρουν, συνήθως, αντικειμενική πληροφόρηση ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης και την ποικιλία που διαθέτουν. Εταιρείες « leasing» - εναλλακτική λύση στην αγορά εξοπλισμού, τα τελευταία χρόνια, είναι η ενοικίαση ξενοδοχειακού εξοπλισμού από εταιρεία leasing. Τέτοια συμβόλαια μειώνουν το αρχικό κόστος αγοράς και συχνά περιλαμβάνουν διακανονισμό σχετικά με τη συντήρησή του.