ΦΩΤΟΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗ ΚΑΙ ΧΕΙΡΙΣΜΟΣ ΓΡΑΦΕΙΑΚΗΣ ΥΛΗΣ

Λίστα για το τι πρέπει να γνωρίζουμε για τη χρήση της φωτοτυπικής μηχανής  Προθέρμανση της μηχανής στην αρχή της ημέρας.  Πώς να εισάγουμε εκτυπωτικό χαρτί.  Πώς να ετοιμάζουμε τα πρωτότυπα έγγραφα για εκτύπωση.  Πώς να εισάγουμε τα πρωτότυπα για εκτύπωση.  Πώς να αλλάζουμε τα μελάνια της μηχανής.  Τεχνικές για επεξεργασία εικόνων.  Απαραίτητη ποιότητα αναλόγως ανάγκης εκτυπωμένου εγγράφου.  Περιορισμοί εκτύπωσης συγκεκριμένων εγγράφων.

 Μεθόδοι για ταξινόμηση και δέσιμο των εκτυπωμένων εγγράφων.  Πώς να ετοιμάσουμε διαφάνειες για παρουσίαση.  Μεθόδοι για χρήση της μηχανής.  Τρόπους για οικονομική χρήση της μηχανής.  Διαδικασίες ασφάλειας και εμπιστευτικότητας.  Πώς να οργανωνόμαστε για χρήση της μηχανής σύμφωνα με τους στόχους μας σε καθορισμένο χρονικό πλαίσιο.

 Διαδικασία για αντιμετώπιση προβλήματος με χαρτιά τα οποία δεν εκτυπώνονται και μπλοκάρονται στην μηχανή.  Διαδικασία για αναφορά προβλημάτων και διευθέτηση για επισκευή.  Καθημερινή συντήρηση.  Σβήσιμο μηχανής στο τέλος της ημέρας.

Desktop Publishing Ο όρος Desktop Publishing (DTP) χρησιμοποιείται για μία εφαρμογή του Ηλεκτρονικού Υπολογιστή όπου γίνεται συνδιασμός κειμένου και γραφικών για παραγωγή έτοιμου υλικού για εκτύπωση. Είναι μία πολυλειτουργική διαδικασία η οποία περιλαμβάνει την χρήση scanner, ηλεκτρονικού υπολογιστή, εκτυπωτή με λέιζερ και ενός ειδικού λογισμικού το οποίο συνδιάζει δημιουργία και επεξεργασία κειμένου, εικόνων και γραφικών (σχήμα σελ. 188).

Το Scanner είναι μία μηχανή η οποία μπορεί να μεταφέρει έγγραφα και εικόνες τα οποία είναι σε χαρτί, κατευθείαν στην μνήμη του ηλεκτρονικού υπολογιστή με απόλυτη ακρίβεια. Έτσι μπορεί να τύχουν μεγένθυνσης, σμίκρυνσης, επεξεργασίας κλπ. Το DTP είναι ιδανικός εξοπλισμός για παραγωγή κειμένων, επιστολών, διαφημιστικών, αντίγραφων, τιμολόγια, καταλόγους, ημερολόγια, βιβλία οδηγιών κλπ.

Η χρήση του αποτελεί πλεονέκτημα για:  Παραγωγή υψηλής ποιότητας εκτυπωμένων ντοκουμέντων τα οποία συνδιάζουν κέιμενα και γραφικά. Μπορεί να αφήσει καλές εντυπώσεις για μία εταιρία αλλά αυτό εξαρτάται από τις ικανότητες του εκπαιδευμένου προσωπικού στην χρήση αυτού του εξοπλισμού.  Παραγωγή ευπαρουσίαστων και χρήσιμων διαφημιστικών κλπ με χαμηλότερο κόστος.  Παραγωγή γρήγορων και αναβαθμισμένων εγγράφων, τιμολογίων, προσφορών κλπ λόγω άμεσης χρήσης του εξοπλισμού.

 Δυνατότητα δημιουργίας από τους υπαλλήλους της ίδιας εταιρίας για καλύτερο αποτέλεσμα.  Οικονομία στις εκτυπώσεις αφού δεν χρειάζεται η χρήση εξωτερικών φωτοτυπικών κέντρων.  Αυξημένη ασφάλεια αφού το αντίγραφο δεν φεύγει από την εταιρία.  Αποθήκευση αντιγράφων σε ηλεκτρονική μορφή το οποίο γλιτώνει σημαντικό χρόνο και χώρο στην εταιρία. 

Copyright Law/ Νόμος για Περιορισμούς Αντιγραφής Σύμφωνα με τον συγκεκριμένο νόμο, δικαιούμαστε να κάνουμε αντιγραφή ενός συμφωνημένου κομματιού από ένα δημοσιευμένο κείμενο για ένα συγκεκριμένο σκοπό (έρευνα, προσωπική χρήση, κλπ) αλλά δεν δικαιούμαστε να αντιγράψουμε ένα μεγάλο μέρος του. Πρέπει επίσης να γίνεται αναγνώριση στην χρήση αυτού του κειμένου.

Για την χρήση αυτού του υλικού, είναι απαραίτητη η παροχή άδειας από τον νόμιμο δικαιούχο του κειμένου (συνήθως είναι ο συγγραφέας) ή τουλάχιστον να κάνουμε όλες τις απαραίτητες ενέργειες για να επικοινωνήσουμε μαζί του. Οι απαραίτητες ενέργειες περιλαμβάνουν προσπάθεια επικοινωνίας με το άτομο αυτό, μία φορά τον μήνα για τρεις μήνες. Αυτή η προσπάθεια δηλώνεται στην εταιρία δημοσίευσης και στο παραγώμενο κείμενο. 

Paper Handling Equipment/Εξοπλισμός για Επεξεργασία Εγγράφων-Χαρτιών  Binders/Βιβλιοδέτης: Αυτός ο εξοπλισμός χρησιμοποιείται για δέσιμο ντοκουμέντων τα οποία αποτελούνται από πολλές κόλλλες, για παρουσίαση τους σαν βιβλίο. Υπάρχουν πολλά είδη αλλά τα κυριότερα είναι το plastic spiral όπου το δέσιμο γίνεται με πλαστικά ελατήρια μέσα από τρύπες των χαρτιών και το flat comb binder όπου δύο πλαστικές λωρίδες τοποθετούνται στις δύο πλευρές του ντοκουμέντου και κολλάνε μεταξύ τους με την χρήση υψηλής θερμοκρασίας.

 Bursters Αυτός ο εξοπλισμός χρησιμοποιείται για δημιουργία και κόψιμο ενός ρολού από έγγραφα (συνεχόμενο χαρτί) σε κόλλες μονές και περιποιήμενες, έτοιμες για αποστολή χωρίς να χάνεται η σειρά τους.

 Laminators Αυτός ο εξοπλισμός χρησιμοποιείται για δημιουργία ενός καλύμματος για έγγραφα, κάρτες, κλπ ώστε να προφυλάσσονται από φθορά, γδαρσίματα, σχίσιμο. Το έγγραφο εισέρχεται σε μηχανή η οποία με την χρήση υψηλής θερμοκρασίας, το καλύπτει με δύο διαφάνειες. Χρησιμοποιείται κυρίως για κάρτες, ανακοινώσεις, σημαντικά έγγραφα, καταλόγους, μενού κλπ.