Οργάνωση τμήματος προμηθειών κεφ.2

Το τμήμα που αναλαμβάνει να εξασφαλίσει με τον καλύτερο τρόπο όλα εκείνα τα υλικά που είναι απαραίτητα στην παραγωγική διαδικασία μιας επισιτιστικής επιχ/σης. Δηλ να αναλαμβάνει να διευθετήσει τις εισροές υλικών προς την κάθε επισιτιστική επιχ/ση και την διοχέτευση τους προς τα αρμόδια τμήματα

Στόχοι Να καθορίσει τις ανάγκες σε υλικά Να πραγματοποιεί έρευνες αγοράς για την κατάλληλη προμήθεια τροφίμων-ποτών Να επιλέγει την καταλληλότερη προσφορά Να προβαίνει σε συμφωνία με προμηθευτές Παραλαβή και αποθήκευση των υλικών Να σχεδιάσει συστήματα ελέγχου-διανομής των προμηθευτών Να τα διακινήσει στα διάφορα τμήματα με βάση συγκεκριμένες διαδικασίες και λειτουργίες Να εξασφαλίσει την συνεχή και ομαλή τροφοδοσία Να διατηρεί το βέλτιστο ύψος αποθεμάτων Να συμβουλεύει σε θέματα τιμολόγησης των προϊόντων-υπηρεσιών Να συλλέγει στατιστικά στοιχεία πωλήσεων- κόστους για λήψη αποφάσεων

Οργανωτική δομή προμηθειών Γενικός διευθυντής Έχει την ευθύνη αλλά και νομική ευθύνη της συλλογικής λειτουργίας της επιχ/σης F/B manager Αναλαμβάνει την διεύθυνση όλων των επισιτιστικών τμημάτων ενός ξενοδοχείου και των επισιτιστικών λειτουργιών της επιχ/σης Assistant manager Αναλαμβάνει ένα μέρος από τις αρμοδιότητες που αναφέρθηκαν πιο πάνω σχετικά με τον f/b F/B controller Αναλαμβάνει κυρίως τα ζητήματα που σχετίζονται με τον έλεγχο των επισι.τμημάτων και των αποτελεσμάτων τους Υπεύθυνος προμηθειών-τροφοδοσίας Αναλαμβάνει τη συγκέντρωση των αιτημάτων των τμημάτων για υλικά, ελέγχει τις παραγγελίες των τμηματαρχών και κατά πόσο αυτές συμβαδίζουν με τον σχεδιασμένο μενού και το προβλεπόμενο κόστος. Φροντίζει για την ενημέρωση όλων των σχετικών εντύπων που αφορούν τις προμήθειες υλικών π.χ. ημερολόγιο παραλαβών, καρτέλες εμπορευμάτων, δελτία εσωτερικής διανομής

Βασικές επιδιώξεις τμήματος προμηθειών Σωστή ποιότητα Όχι απαραίτητα την καλύτερη ποιότητα στην αγορά, αλλά εκείνη που είναι καταλληλότερη και σύμφωνη με τις προδιαγραφές και τα επίπεδα κόστους της κάθε επιχ/σης Σωστή στιγμή Η έλλειψη ενός υλικού μπορεί να δημιουργήσει μεγάλη δυσλειτουργία στην επιχ/ση με αντίκτυπο σε πολλά επίπεδα Σωστή ποσότητα Η επιλογή της ποσότητας των υλικών που πρέπει να παραγγελθούν θα πρέπει να είναι αποτέλεσμα συστηματικών υπολογισμών πάνω σε πραγματικά δεδομένα της επιχ/σης και όχι μια απόλυτα κατά προσέγγιση διαδικασία Σωστή τιμή Αφορά την καλύτερη τιμή που μπορεί να επιτευχθεί για μια προκαθορισμένη ποιότητα προϊόντων Σωστός προμηθευτής Αναφέρεται στο άτομο που μπορεί να μας προσφέρει όλα τα άνω με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Απαραίτητη προϋπόθεση θα πρέπει να είναι η σύγκριση και στάθμιση των πλεονεκτημάτων του κάθε προμηθευτή και να γίνεται η σωστή επιλογή εκείνου που ικανοποιεί περισσότερο και καλύτερα τις επιδιώξεις της επιχ/σης

Σχεδιασμός προμηθειών κεφ. 3 Σχεδιασμός προμηθειών κεφ. 3 Αναφέρεται στις επιμέρους διαδικασίες να για να καθοριστούν συγκεκριμένες ενέργειες για κάθε μια από αυτές. Βήματα: Στάδιο σχεδιασμού Καθορισμός πολιτικής λειτουργίας Ανάλυση των μενού και των προσφερόμενων προϊόντων Καθορισμός των αναγκαίων ειδών Στάδιο παραγγελίας Καθορισμός των αναγκαίων ποσοτήτων Επιλογή του καταλληλότερου προμηθευτή και τις μεθόδους προμήθειας Ανακοίνωση της παραγγελίας στους προμηθευτές Στάδιο παραλαβών Παραλαβή των υλικών Προγραμματισμός για την αποπληρωμή των υλικών Στάδιο αποθήκευσης-διακίνησης υλικών Αποθήκευση υλικών Διακίνηση προς διάφορα τμήματα στάδιο παραγωγής-διάθεσης Παραγωγή προσφερόμενων προϊόντων Πώληση των άνω Στάδιο ελέγχου-ανατροφοδότησης Έλεγχος της όλης διαδικασίας προμηθειών Ανατροφοδότηση του συστήματος με στοιχεία και διόρθωση αδυναμιών

Καθορισμός πολιτικής λειτουργίας Αφορά την αγορά στην οποία απευθύνεται η επιχ/ση, την ποιότητα των υλικών, τιμές αγοράς-πώλησης των προσφερόμενων προϊόντων, γενικά το πλαίσιο στο οποίο επιθυμεί να κινηθεί η επιχ/ση. Διακρίνουμε: Εσωτερικούς παράγοντες δηλ την υπάρχουσα κατάσταση στο εσωτερικό της (π.χ ύψος και κατανομή πωλήσεων, επίπεδα κόστους και περιθώρια κέρδους Εξωτερικοί παράγοντες δηλ την κατάσταση που επικρατεί στην αγορά, επίπεδου ανταγωνισμού, μόδα, τοποθεσία Επιχειρηματικά πλάνα δηλ τις επιδιώξεις της επιχείρησης

Ανάλυση μενού Πρότυπη συνταγή Είναι ο καταγεγραμμένος τύπος που ακολουθείται για την παρασκευή μια συνταγής. Περιλαμβάνει ακριβής ανάλυση των υλικών της συνταγής ή του ποτού, καθώς και του τρόπου εκτέλεσης. Αποτελεί την θεμελιώδη βάση για την παρασκευή ποτών και φαγητών με τα ίδια κάθε φορά ποιοτικά και οικονομικά δεδομένα Πρότυπη μερίδα Είναι η προσδιορισμένη ποσότητα ενός συγκεκριμένου είδους φαγητού ή ποτού και περιλαμβάνει την ακριβή ανάλυση της δοσολογίας των υλικών που χρειάζεται κάθε φορά με βάση τις οδηγίες της πρότυπης συνταγής. Για κάθε επιχ/ση οι πρότυπες μερίδες-συνταγές διαφέρουν και πρέπει να ακολουθείται μια συγκεκριμένη καταγραφή της συνταγής : Καταγραφή του προϊόντος, υλικών (κοκτέιλ κ.α) Καταγραφή των ακριβών ποσοτήτων Της χρονικής διάρκειας Θερμοκρασίας και τρόπου ψησίματος Απόδοσης της συνταγής δηλ. βάρος έτοιμης μερίδας σε σχέση με το αρχικό βάρος Αναλυτική περιγραφή της διαδικασίας παρασκευής Ανάλυση του εξοπλισμού-σκευών που απαιτείται Καταγραφή τρόπου σερβιρίσματος και φωτογράφιση της έτοιμης παρασκευής

Καθορισμός αναγκαίων ειδών και ποσοτήτων παραγγελίας Εδώ απαιτείται η συνεργασία του υπεύθυνου προμηθειών με τον εκάστοτε τμηματάρχη στον καθορισμό των αναγκαίων ειδών και ποσοτήτων. Σημαντική βοήθεια προσφέρουν οι ειδικοί κατάλογοι-λίστες παραγγελιών δηλ μια απλή καταγραφή των υλικών που απαιτείται για την παρασκευή της συνταγής με σαφήνεια και ποιοτικά κριτήρια π.χ

Κατάσταση προμήθειας ειδών μαναβικής Υπεύθυνος παραγγελίας: τμήμα ημερομηνία Λαχανικά Είδος Μονάδα μέτρησης Ποσότητα παραγγελίας Αγγούρι τμχ Καρότα Τμχ Αγκινάρες

Προδιαγραφές ποιότητας Προϋποθέτει τον καθορισμό των χαρακτηριστικών του κάθε είδος και την δημιουργία προδιαγραφών ποιότητας Προδιαγραφή ποιότητας είναι η ακριβής περιγραφή της ποιότητας μεγέθους και βάρους που απαιτείται για ένα συγκεκριμένο προϊόν με τα εξής στοιχεία: Το όνομα του προϊόντος Η προέλευση Τύπος Μέσο βάρος του ή συσκευασία Τα όρια ποσότητας ανά παραγγελία Τα όρια τιμών Οδηγίες προμήθειας (χρόνος, παραλαβή, πληρωμή) Χρήση του στην επιχ/ση Η όλη διαδικασία αν και φαίνεται εύκολη δεν είναι εξαιτίας της μεγάλης ποικιλίας ειδών που χρησιμοποιούν οι επισιτιστικές επιχ/σεις(ντομάτα)

Ποιότητα ειδών Σχετίζεται με την πολιτική που ακολουθεί η κάθε επιχ/ση και εξαρτάται : Είδος πελατείας Τύπο και την κατηγορία της επιχ/σης Πρακτικές των ανταγωνιστών Τιμολογιακή πολιτική που ακολουθεί η επιχ/ση Τις δυνατότητες αποθήκευσης Του προσωπικού Τον εξοπλισμό της επιχ/σης Την προσφορά και την ποικιλία των αναγκαίων ειδών

Προδιαγραφή ποιότητας παράδειγμα Είδος Τομάτες Προέλευση Ελλάδα Ποιότητα Α Μέσο βάρος 80-90γρ χαρακτηριστικά Κόκκινες, συμπαγείς Όρια τιμών 0,70 ε εως 1,2 Μέση ποσότητα παραγγελίας 50kgr Παραλαβή Δευτέρα πρωινές ώρες Χρήση σαλάτες 1,2,9

Μέθοδοι προμηθειών-τεχνικές αξιολόγησης προμηθευτών κεφ4 Μέθοδοι προμηθειών-τεχνικές αξιολόγησης προμηθευτών κεφ4 Αφορά όλες εκείνες τις απαραίτητες ενέργειες που σχεδιάζονται και πραγματοποιούνται από το τμήμα προμηθειών με σκοπό να: καθοριστεί η ιδανική ποσότητα παραγγελίας Αξιολογηθεί ο πιο κατάλληλος προμηθευτής Επιλεγεί η πιο κατάλληλη μέθοδος προμηθειών

Καθορισμός ποσοτήτων παραγγελιών Αποτελεί μια δύσκολη διαδικασία και θα πρέπει να βασίζεται σε αντικειμενικά-υποκειμενικά κριτήρια του υπεύθυνου των παραγγελιών και εξαρτώνται από την εκτιμώμενη κατανάλωση κατά το προσεχές διάστημα καθώς και από το ύψος των υπαρχόντων αποθεμάτων- τύπος: αναγκαία ποσότητα -συνολικό απόθεμα+απόθεμα ασφαλείας=ποσότητα παραγγελίας αν.πο αφορά την ποσότητα που χρειάζεται η επιχ. για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα μέχρι την παραλαβή της επόμενης παραγγελίας. Προκύπτει από μετά από πολλαπλασιασμό των εκτιμώμενων μονάδων πώλησης του συγκεκριμένου προϊόντος και των ποσοτήτων του υλικού που απαιτούνται με βάση τις πρότυπες συνταγές και μερίδες π.χ 130πιάτα χ 70γρ=9100γρ συνολικό απόθεμα η συνολική ποσότητα του υλικού στις αποθήκες απόθεμα ασφαλείας η ελάχιστη ποσότητα στις αποθήκες προσαυξημένη κατά ένα ποσοστό για να προβλεφτούν οι τυχόν καθυστερήσεις ποσότητα παραγγελίας η τελική επιθυμητή ποσότητα

σημαντικοί παράγοντες καθορισμού των ποσοτήτων παραγγελίας εμπειρία του παρελθόντος χώροι για δυνατότητας αποθήκευσης κόστος των υλικών εποχική διακύμανση πρόβλεψη για μεταβολές στην προσφορά των αναγκαίων υλικών επιθυμητή συχνότητα παραγγελιών ευκαιρίες αγοράς γενική τάση των τιμών ρευστότητα επιχ/σης προσβασιμότητα σε προμηθευτές απαιτήσεις προμηθευτών σχετικά με ελάχιστα όρια παραγγελίας

εφαρμογή Είστε υπεύθυνος προμηθειών σε μια επισιτιστική επιχ/ση και θα πρέπει να καθορίσετε το ύψος της παραγγελίας για το υλικό <<χοιρινό φιλέτο καταψυγμένο>> το υλικό θα γίνει χρήση σε δύο πιάτα του μενού (Α-200γρ/μερίδα) και (Β-250γρ/μερίδα) σχεδιάζετε να παρασκευάσετε στο επόμενο διάστημα από το Α 150 πιάτα και από το Β 220 η αποθήκη διαθέτει 15κγρ. από το υλικό Χ ως απόθεμα το απόθεμα ασφαλείας για το συγκεκριμένο υλικό είναι 5κγρ. έχετε ενημέρωση ότι θα αυξηθεί η τιμή του υλικού λόγω μειωμένης προσφοράς στην αγορά, παράλληλα έχετε τη δυνατότητα να αποθηκεύσετε μεγαλύτερη ποσότητα ως απόθεμα και διαθέτετε την απαιτούμενη ρευστότητα ερώτηση ποιά είναι η ποσότητα από το υλικό (χοιρινό ) που θα παραγγείλετε με βάση τα πραγματικά στοιχεία και ποιά με βάση τις συνολικές σας εκτιμήσεις απάντηση 150 Χ220γρ+ 220μερίδε Χ 250γρ =30000γρ+55000=85000= 85κγρ τώρα αν χρησιμοποιήσουμε τον τύπο που είπαμε αρχικά θα έχουμε : ποσότητα παραγγελίας=αναγκαία ποσότητα-συνολικό απόθεμα+απόθεμα ασφαλείας=85-15kgr+5kgr=75kgr άρα η τελική ποσότητα που θα παραγγελθεί θα πρέπει να είναι 75kgr

επιλογή προμηθευτή-μεθόδου προμηθευτών αποτελούν τους άμεσους συνεργάτες της επιχ/σης εξαιτίας των οικονομικών συναλλαγών τους. Οι βασικοί τύποι: έμποροι βιομηχανίες παραγωγοί εισαγωγείς-αντιπρόσωποι συνεταιρισμοί

παράγοντες που επηρεάζουν την επιλογή τους τιμή των προϊόντων ποιότητα των προϊόντων τρόπος πληρωμής τρόπος μεταφοράς και επιβάρυνση των σχετικών εξόδων δυνατότητα εκτέλεσης παραγγελιών στις επιθυμητές ποσότητες συνέπεια στην εκτέλεση φήμη και αναγνωρισιμότητα εκπτώσεις και επιπλέον παροχές (δώρα, εξοπλισμός)

τεχνικές αξιολόγησης τους Αποτελούν τις διαδικασίες ελέγχου των τμημάτων με βάση τις αρχές οργάνωσης-προγραμματισμού. Επιλογή των κατάλληλων προμηθευτών αποτελεί μια σημαντική παράμετρο που θα πρέπει να αντιμετωπίσει η κάθε επιχ/ση. Ο τακτικός έλεγχος της συμμόρφωσης των εισροών με τις προδιαγραφές θα πρέπει να είναι συνεχής και να εφαρμόζονται κατάλληλες τεχνικές αξιολόγησης των προμηθευτών όπως : Έλεγχος εάν ο προμηθευτής διαθέτει την επιθυμητή απόδοση Για την δημιουργία λίστας εγκεκριμένων προμηθευτών Για την εφαρμογή ενός προγράμματος βελτίωσης τους Φυσικά η αξιολόγηση τους περιλαμβάνει πέρα από τα παρεχόμενα υλικά και την διαθεσιμότητα τους, προσφορές τους, χειρισμός δικών τους ή δικών μας λαθών, γνώση από την μεριά της επιχ/σης διαφόρων παραμέτρων : Γνώση των δικών μας απαιτήσεων Καθορισμός σαφών κριτηρίων στα οποία θα αξιολογηθούν Γνώση για την σχετική βαρύτητα κάθε κριτηρίου Οργάνωση ομάδας που θα αναλάβει την αξιολόγηση Οι μέθοδοι διακρίνονται σε ποσοτικές ή ποιοτικές και να αναλύονται στις : Ποσοτικές μέθοδοι η βαθμολόγηση της απόδοσης με στάθμιση κριτηρίων Η αξιολόγηση σύμφωνα με το πρότυπο ποιότητας ΙSO Η μέθοδος ΑΒC Ποιοτικές μέθοδοι το ερωτηματολόγιο αξιολόγησης Την ανάλυση SWOT

Αξιολόγηση με στάθμιση κριτηρίων (weighted method) Είναι η βαθμολόγηση της απόδοσης των προμηθευτών μας πάνω σε συγκεκριμένα κριτήρια στα οποία αποδίδουμε ένα διαφορετικό βαθμό σπουδαιότητας ο οποίος αναφέρεται ως στάθμιση(weight). H βαθμολόγηση γίνεται χωριστά σε κάθε κριτήριο στην κλίμακα από 5 έως 10 και ακολούθως προσαρμόζεται ο βαθμός στη σχετική βαρύτητα του κριτηρίου και με καθορισμό μιας ενδεικτικής λίστας όπως : Να προσφέρει ποιότητα συμμορφούμενη με τις προδιαγραφές Να ανταποκρίνεται εγκαίρως από τη στιγμή της παραγγελίας Να προφέρει ανταγωνιστικές τιμές Να βρίσκει γρήγορα λύσεις σε καταστάσεις έλλειψης Να προσαρμόζεται στις διακυμάνσεις της ζήτησης εκ μέρους μας Να εκδίδει χωρίς λάθη τα παραστατικά (δελτίο αποστολής-τιμολόγια)

Κριτήρια weight Προμηθευτές Π1 Π2 Π3 Π4 35% 10 8 9 1.Συμμόρφωση προδιαγραφές 35% 10 8 9 2.Συχνότητα/επάρκεια 30% 6 3.Συνθήκες μεταφοράς 20% 7 Τιμές/ευκολίες πληρωμής 15% Βαθμολογία 100% 9.6 8.7 7.9 9.0

Ερωτηματολόγιο αξιολόγησης προμηθευτή Αποτελεί μια ποιοτική τεχνική μέτρησης της απόδοσης του. Το ερωτηματολόγιο συμπληρώνεται από το υπεύθυνο προμηθειών σε συνεργασία του τμήματος παραγωγής και λογιστηρίου. Επωνυμία εταιρείας............................................................................................................................................ Δραστηριότητα .................................................................................................................................................... Υλικά με τα οποία μας εφοδιάζει ......................................................................................................................... Στοιχεία αξιολόγησης παρατηρήσεις Παραδίδει τις σωστές ποσότητες στον ζητούμενο χρόνο Ενημερώνει έγκαιρα σε περιπτώσεις καθυστέρησης στην παράδοση Προτείνει λύσεις στις παραπάνω περιπτώσεις Οι προσφερόμενες τιμές του είναι ανταγωνιστικές Ακολουθεί τις προδιαγραφές που του δίνονται Είναι πιστοποιημένος με κάποιο πρότυπο ποιότητας Ποια η εμπειρία μας από την μέχρι τώρα συνεργασία μας Ποια είναι η πολιτική εγγυήσεών του Χρειάζεται συχνή επίβλεψη Χρησιμοποιεί τον κατάλληλο τεχνολογικό εξοπλισμό Πόσο ικανοποιημένοι είμαστε από το σύστημα επικοινωνίας μαζί του Έχει διαδικασίες αντιμετώπισης προβλημάτων ποιότητας Χειρίζεται αποτελεσματικά τα παράπονα ίων πελατών Ακολουθεί διαδικασίες αξιολόγησης του προσωπικού του Εκπαιδεύει το προσωπικό του όταν αυτό απαιτείται Αξιολογεί τους δικούς του προμηθευτές

Αξιολόγηση swot Αποτελεί μια δυναμική μέθοδος αξιολόγησης του προμηθευτή η οποία εξετάζει τα ισχυρά(strengths) και αδύνατα (weaknesses) καθώς και ευκαιρίες(opportunities) και απειλές(threats) που προκύπτουν από την συνεργασία του. Πίνακας : SWOT STRENGTHS WEAKNESS OPPORTUNITIES THREATS -πολύ καλή τεχνική υποστήριξη -Υψηλός ανταγωνισμός στον κλάδο -Μακροχρόνιες συμβάσεις-εγγυήσεις -Αποκλειστική συνεργασία και απομόνωση -εμπειρία στον κλάδο-ισχυρή φήμη -εμμονή σε παλαιές μεθόδους -Ανταλλαγή τεχνογνωσίας -Εξάρτηση και πιθανή αύξηση τιμών -συνεπής στις προδιαγραφές μας -έλλειψη καινοτομίας-πρωτοβουλίας -παρακολούθηση του ανταγωνισμού -διάθεση προϊόντων σε ανταγωνιστές μας