ΕΡΓΑΣΤΉΡΙΟ ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗΣ ΈΡΓΩΝ (MS PROJECT) Ρύθμιση λεπτομερειών για εργασίες Νίκος Μαστρογιάννης Διδάκτορας Τμήματος Διοίκησης Επιχειρήσεων Πανεπιστημίου Πατρών Προσαρμοσμένο από Δρα Α. Ραφαηλίδη (2015) 1

ΠΕΡΙΕΧΌΜΕΝΑ 5ΟΥ ΜΑΘΉΜΑΤΟΣ Λεπτομέρειες για εργασίες Εισαγωγή επαναλαμβανόμενων εργασιών (Recurring Tasks) (1), (2), (3) Περιορισμοί Τι είναι οι περιορισμοί (constraints) Πως εισάγουμε περιορισμούς Είδη περιορισμών (1), (2), (3) Επίλυση συγκρουόμενων περιορισμών Επιπλέον λεπτομέρειες για εργασίες Καταχώρηση ημερομηνιών χρονικών προθεσμιών Διακοπή της απασχόλησης σε μια εργασία (1), (2) Ρύθμιση του εργάσιμου χρόνου μεμονωμένων εργασιών (1), (2) Αλλαγή του τύπου μιας εργασίας (1), (2) 2

ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΕΠΑΝΑΛΑΜΒΑΝΌΜΕΝΩΝ ΕΡΓΑΣΙΏΝ (RECURRING TASKS) (1) Επαναλαμβανόμενες εργασίες (Recurring Tasks): εργασίες που πραγματοποιούνται ανά τακτά διαστήματα, π.χ. συναντήσεις αναφοράς προόδου. Αντί να εισάγουμε κάθε τέτοια εργασία ξεχωριστά, μπορούμε να τις προσθέσουμε όλες μαζί χρησιμοποιώντας την εντολή «Insert Recurring Task» του μενού «Insert». 3

ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΕΠΑΝΑΛΑΜΒΑΝΌΜΕΝΩΝ ΕΡΓΑΣΙΏΝ (RECURRING TASKS) (2) Επιλέγοντας «Insert Recurring Task» του μενού «Insert», εμφανίζεται το «Recurring Task Information». Καταγράφουμε το όνομα και τη διάρκεια της εργασίας. Στην επιλογή «Recurrence pattern» επιλέγουμε «Daily=Ανά ημέρα», «Weekly=Ανά εβδομάδα», «Monthly=Ανά μήνα», «Yearly=Ανά έτος». Τέλος, στην επιλογή «Range of recurrence» επιλέγουμε το χρονικό διάστημα στο οποίο θα λάβουν χώρα οι επαναλαμβανόμενες εργασίες με δύο τρόπους: Επιλέγουμε ημερομηνία έναρξης στο πλαίσια «Start» και ημερομηνία λήξης στο πλαίσιο «End by» ή Επιλέγουμε στο πλαίσιο «End after» αριθμό επαναλήψεων της εργασίας. 4

ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΕΠΑΝΑΛΑΜΒΑΝΌΜΕΝΩΝ ΕΡΓΑΣΙΏΝ (RECURRING TASKS) (3) 5

ΤΙ ΕΊΝΑΙ ΟΙ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΊ (CONSTRAINTS) Ορισμός: απαιτήσεις χρονοδιαγράμματος τις οποίες καθορίζουμε για μεμονωμένες εργασίες, ώστε να επηρεάσουμε τις ημερομηνίες αρχής και τέλους των εργασιών. Όλοι οι περιορισμοί – εκτός από τους “As Soon As Possible” και “As Late As Possible” – βασίζονται σε ημερομηνία που καθορίζουμε. Π.χ. αν κάποια απαραίτητα υλικά δεν είναι διαθέσιμα πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία, μπορούμε να προγραμματίσουμε την εργασία με περιορισμό «Start No Earlier Than» και να καθορίσουμε την ημερομηνία αυτή. Οι ημερομηνίες των περιορισμών δεν μεταβάλλονται μαζί με τις υπόλοιπες αλλαγές του χρονοδιαγράμματος. Οι υπόλοιπες εργασίες προγραμματίζονται έτσι ώστε να συμβιβάζονται με τις ημερομηνίες των περιορισμών (χρήσιμο για τη Θεωρία των Περιορισμών). 6

ΠΩΣ ΕΙΣΆΓΟΥΜΕ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΎΣ Για καθορισμό περιορισμών μεμονωμένων εργασιών ή ομάδων εργασιών, χρησιμοποιούμε το «Constrain Task» στην καρτέλα «Advanced» του «Task Information». Εκεί στο «Constraint type» επιλέγουμε τον τύπο του περιορισμού και στο «Constraint date» την ημερομηνία περιορισμού. 7

ΕΊΔΗ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΏΝ (1) Υπάρχουν τρεις κατηγορίες περιορισμών: 1.Ελαστικοί Περιορισμοί (flexible constraints): επιτρέπουν στις εργασίες να προγραμματίζονται χωρίς άλλο περιορισμό, εκτός από τις σχέσεις με τις προηγούμενες ή τις διάδοχες εργασίες. Δεν υπάρχει συγκεκριμένη ημερομηνία τέλους ή αρχής που να επιβάλλεται από αυτό το είδος περιορισμών. Οι Ελαστικοί περιορισμοί είναι οι ακόλουθοι δύο: As Late As Possible (Όσο το Δυνατόν Αργότερα) As Soon As Possible (Όσο το Δυνατόν Συντομότερα) 8

ΕΊΔΗ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΏΝ (2) 2.Ημιελαστικοί περιορισμοί (semi-flexible constraints): επιτρέπουν τον αναπρογραμματισμό μιας εργασίας μόνο εντός του ορίου ημερομηνιών που ορίζει ο χρήστης. Οι ημιελαστικοί περιορισμοί είναι οι ακόλουθοι: Finish No Earlier Than (Τέλος όχι Νωρίτερα Από) Finish No Later Than (Τέλος όχι Αργότερα Από) Start No Earlier Than (Έναρξη όχι Νωρίτερα Από) Start No Later Than (Έναρξη όχι Αργότερα Από) 3. Ανελαστικοί περιορισμοί (inflexible constraints): απαγορεύουν πλήρως τον αναπρογραμματισμό μιας εργασίας. Μια εργασία δηλαδή πρέπει να αρχίσει ή να τελειώσει σε συγκεκριμένη ημερομηνία. Οι ανελαστικοί περιορισμοί είναι οι ακόλουθοι: Must Finish On (Πρέπει να Τελειώσει Στις) Must Start On (Πρέπει να Ξεκινήσει Στις) 9

ΕΊΔΗ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΏΝ (3) Παρατήρηση 1: Σε έργα προγραμματισμένα από την αρχή προς το τέλος (όπως καθορίζεται στο πλαίσιο «Project Start Date» του «Project Information»), ο προεπιλεγμένος περιορισμός εργασιών είναι As Soon As Possible. Σε έργα προγραμματισμένα από το τέλος προς την αρχή (όπως καθορίζεται στο πλαίσιο «Project Finish Date» του «Project Information»), ο προεπιλεγμένος περιορισμός εργασιών είναι As Late As Possible. Παρατήρηση 2: Γενικά, θα πρέπει να αφήνουμε το Project να προγραμματίζει χρονικά τις εργασίες για λογαριασμό μας. Οι περιορισμοί χρησιμοποιούνται μόνο όταν είναι αναγκαίο να περιοριστεί το χρονοδιάγραμμα μιας εργασίας. 10

ΕΠΊΛΥΣΗ ΣΥΓΚΡΟΥΌΜΕΝΩΝ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΏΝ Οι περιορισμοί μπορεί να επηρεάζουν την ημερομηνία τέλους του έργου ή να συγκρούονται με άλλες απαιτήσεις του χρονοδιαγράμματος. Αν υπάρχει σύγκρουση εμφανίζεται ένα μήνυμα από τον Οδηγό Σχεδιασμού (Planning Wizard), το οποίο ειδοποιεί για τη σύγκρουση ή την πιθανή σύγκρουση. Στον Οδηγό Σχεδιασμού, μπορούμε να ακολουθήσουμε την συμβουλή και να μην κάνουμε την αλλαγή, ή να πραγματοποιήσουμε την αλλαγή παρά την σύγκρουση. Πατώντας το τελευταίο «Continue» στην 1η οθόνη του οδηγού και το «Continue» στην 2η οθόνη του οδηγού, αποδεχόμαστε την σύγκρουση και μετά ρυθμίζουμε μόνοι μας το χρονοδιάγραμμα. 11

ΚΑΤΑΧΏΡΙΣΗ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΏΝ ΧΡΟΝΙΚΏΝ ΠΡΟΘΕΣΜΙΏΝ Ορισμός: Η προθεσμία (deadline) είναι ημερομηνία που δηλώνει το ανώτατο χρονικό όριο για την ολοκλήρωση μιας εργασίας. Η ίδια η προθεσμία δεν επιβάλλει κανένα περιορισμό στην εργασία. Κατά συνέπεια, χρησιμοποιώντας τη χρονική αυτή προθεσμία σε συνδυασμό με τον ελαστικό περιορισμό As Soon As Possible σε μια εργασία, διατηρείται η μέγιστη δυνατή ευελιξία προγραμματισμού, παρά αν καθοριζόταν για αυτή ένας περιορισμός του τύπου Must Finish On. Παρατήρηση: Η προθεσμία καθορίζεται στο «Deadline» της επιλογής «Advanced» του «Task Information» της εργασίας και συμβολίζεται στο διάγραμμα Gantt με ένα βέλος. 12

ΔΙΑΚΟΠΉ ΑΠΑΣΧΌΛΗΣΗΣ ΣΕ ΜΙΑ ΕΡΓΑΣΊΑ (1) Όταν αρχικά προγραμματίζουμε τις εργασίες ενός έργου, μπορεί να γνωρίζουμε εκ των προτέρων ότι η απασχόληση σε μια συγκεκριμένη εργασία θα διακοπεί, ή μπορεί να διακοπεί αναπάντεχα. Έχουμε τη δυνατότητα να διαιρέσουμε την εργασία, ώστε να δηλώσουμε την διακοπή της απασχόλησης, καθώς και το πότε η εργασία θα ξεκινήσει ξανά. Διαίρεση μιας εργασίας: επιλέγουμε την εργασία που θέλουμε να διαιρεθεί και πατάμε το κουμπί «Split» της βασικής γραμμής εργαλείων, οπότε εμφανίζεται μια συμβουλή οθόνης για να διαιρέσουμε την εργασία με ακρίβεια. Σύρουμε το ποντίκι πάνω στη ράβδο Gantt της εργασίας και κάνουμε ένα κλικ στην ημερομηνία που θέλουμε να γίνει η διαίρεση. 13

ΔΙΑΚΟΠΉ ΑΠΑΣΧΌΛΗΣΗΣ ΣΕ ΜΙΑ ΕΡΓΑΣΊΑ (2) Η διαίρεση εμφανίζεται σαν διακεκομμένη γραμμή που ενώνει τα τμήματα της εργασίας. Παρατήρηση 1: Σύροντας (με το δείκτη του ποντικιού να έχει μορφή τετραπλού βέλους) ένα τμήμα διαιρεμένης εργασίας δεξιά ή αριστερά η διαίρεση προγραμματίζεται εκ νέου. Π.χ. θέλω να μεγαλώσω ή να μικρύνω το διάστημα ανάμεσα στη διακοπή και την επανέναρξη της εργασίας. Παρατήρηση 2: Για να ενώσουμε ξανά δύο τμήματα μιας διαιρεμένης εργασίας, σύρουμε το ένα τμήμα μέχρι να «κολλήσει» στο άλλο. 14

ΡΎΘΜΙΣΗ ΤΟΥ ΕΡΓΆΣΙΜΟΥ ΧΡΌΝΟΥ ΜΕΜΟΝΩΜΈΝΩΝ ΕΡΓΑΣΙΏΝ (1) Μερικές φορές θέλουμε συγκεκριμένες εργασίες να πραγματοποιηθούν σε χρόνους που βρίσκονται εκτός του εργάσιμου χρόνου του ημερολογίου έργου. Για να το πετύχουμε αυτό εφαρμόζουμε σε αυτές τις εργασίες ένα ημερολόγιο εργασίας (task calendar). Στο μενού «Tools», «Change Working Time» θα εμφανιστεί το αντίγραφο του ημερολογίου Standard. To πλαίσιο For θα ενημερωθεί και θα δείξει το όνομα του νέου ημερολογίου που δημιουργήσαμε. Στη συνέχεια διορθώνουμε το ημερολόγιο και δημιουργούμε ανά ημέρα ή ομάδα ημερών το νέο ωράριο εργασίας, επιλέγοντας το πλαίσιο «Non-default working time», καταγράφοντας στα πλαίσια «From-To» τις επιθυμητές ώρες εργασίες. 15

ΡΎΘΜΙΣΗ ΤΟΥ ΕΡΓΆΣΙΜΟΥ ΧΡΌΝΟΥ ΜΕΜΟΝΩΜΈΝΩΝ ΕΡΓΑΣΙΏΝ (2) Για να αναθέσουμε το νέο ημερολόγιο σε κάποια εργασία, αρκεί να διπλοπατήσουμε την εργασία, να επιλέξουμε «Advanced» στο «Task Information» και εκεί στο «Calendar» να επιλέξουμε από τον κατάλογο το νέο ημερολόγιο. 16

ΑΛΛΑΓΉ ΤΟΥ ΤΎΠΟΥ ΜΙΑΣ ΕΡΓΑΣΊΑΣ (1) Είδαμε ότι ο τύπος χρονοπρογραμματισμού είναι: Απασχόληση = Διάρκεια Χ Μονάδες Μια εργασία έχει απασχόληση όταν σε αυτή αντιστοιχιστεί ένας πόρος. Η κάθε παράμετρος του παραπάνω τύπου αντιστοιχεί σε ένα τύπο εργασίας. Ο τύπος εργασίας (task type) προσδιορίζει ποια από τις τρεις τιμές του τύπου χρονοπρογραμματισμού θα παραμείνει σταθερή αν αλλάξουν οι άλλες δύο. Ο προεπιλεγμένος τύπος εργασίας είναι οι σταθερές μονάδες (fixed units). Δηλαδή, όταν αλλάξει η διάρκεια ή η απασχόληση το Project θα υπολογίσει το άλλο μέγεθος εκ νέου. Οι άλλοι δύο τύποι εργασιών είναι σταθερής διάρκειας (fixed duration) και σταθερής απασχόλησης (fixed work). Ανάλογα με τον τρόπο που θέλουμε να προγραμματίσουμε τις εργασίες επιλέγουμε τον κατάλληλο τύπο. 17

ΑΛΛΑΓΉ ΤΟΥ ΤΎΠΟΥ ΜΙΑΣ ΕΡΓΑΣΊΑΣ (2) Για να αλλάξουμε τον τύπο μιας εργασίας, διπλοπατάμε στην εργασία, επιλέγουμε το «Advanced» και στο «Task type» επιλέγουμε τον κατάλληλο τύπο. 18

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΊΑ 1.Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Project Version 2007 Step by Step, Microsoft Press, Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Project Version 2002 Step by Step, Microsoft Press, Chatfield Carl, Johnson Timothy, Microsoft Office Project 2003 Βήμα Βήμα, Εκδόσεις Κλειδάριθμος, Courter Gini, Marquis Annette, Microsoft Project 2000, Εκδόσεις Γκιούρδας, Stover Teresa, Microsoft Office Project 2003 Inside Out, Microsoft Press, Paperback, Bk&CD edition, Uyttewaal Eric, Dynamic Scheduling with Microsoft Office Project 2003: The Book by and for Professionals, J. Ross Publishing,