Διαχείριση Έργων Πληροφορικής Έργα Πληροφορικής και Διαχείριση Έργων

Βασικά στάδια διαχείρισης έργου 1. Προσδιορισμός ανάγκης για νέο προϊόν/υπηρεσία 2. Καθορισμός στόχων του έργου και της σχετικής σπουδαιότητάς τους Επιλογή κατάλληλων δεικτών επιδόσεων 3. Σχεδιασμός έργου Κατάρτιση χρονοπρογραμματισμού Κατάρτιση προϋπολογισμού Τεχνολογική υποστήριξη 4. Υλοποίηση προγράμματος 5. Παρακολούθηση και έλεγχος έργου 6. Αξιολόγηση επιτυχίας έργου 2 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Κύκλος ζωής Έργου 3 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Κύκλος ζωής Έργου Στην πράξη οι τέσσερις φάσεις μπορεί να επικαλύπτονται. Όμως, πρέπει να λάβουμε υπόψη τα ακόλουθα: Στις αρχικές φάσεις είναι πιο εύκολο να προστεθεί αξία. Το κόστος αλλαγών αυξάνει στις τελικές φάσεις. Η δυνατότητα παρέμβασης μειώνεται με την εξέλιξη του έργου. 4 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Μελέτη Σκοπιμότητας Τεκμηριώνει ότι το έργο είναι εφικτό και θα έχει θετικά αποτελέσματα. Ενδεικτικό Περιεχόμενο: Περίληψη (executive summary) Περιγραφή προτεινόμενης λύσης/τεχνολογίας αναφέροντας τα οφέλη που θα προκύψουν, τα πλεονεκτήματα σε σχέση με τις εναλλακτικές επιλογές, επιτυχημένες εφαρμογές/χρήσεις σε άλλες περιπτώσεις ή επιχειρήσεις, κ.λπ. Επιπτώσεις από την εφαρμογή της προτεινόμενης τεχνολογίας (π.χ. ποιοι χρήστες επηρεάζονται, πόσο χρονικό διάστημα θα μεσολαβήσει για την πλήρη λειτουργία, ζητήματα διαλειτουργικότητας κ.λπ.) Εκτίμηση κόστους (όχι προϋπολογισμό, κόστος μη εφαρμογής της λύσης) Συνιστώμενες δράσεις (πλάνο) 5 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Θέμα εργασίας Το Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης προκηρύσσει τη χρηματοδότηση έργων με αποδέκτες τους δημόσιους οργανισμούς και στόχο την αναβάθμιση των υπηρεσιών προς τους πολίτες με τη χρήση των νέων τεχνολογιών. Η Διεύθυνση Πληροφορικής του Πανεπιστημίου Αιγαίου στην οποία ανήκετε θέλει να υποβάλει πρόταση για τη χρηματοδότηση της ανάπτυξης ενός νέου ηλεκτρονικού συστήματος / υπηρεσίας για τους φοιτητές του. Να καταρτίσετε μελέτη σκοπιμότητας για ένα καινοτόμο σύστημα ή υπηρεσία που θα αναπτύξετε και θα χρηματοδοτηθεί, εφοσόν εγκριθεί η πρότασή σας, από το Υπουργείο. Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα 6

Οδηγίες για την εργασία Εκπόνηση: Ένα ή δύο άτομα Έκταση: έως 5 σελίδες Περιεχόμενο: Εξώφυλλο με τίτλο της εργασίας, τα στοιχεία σας (ονοματεπώνυμο και Α.Μ.) και ημερομηνία Περίληψη (μια παράγραφος) Μελέτη σκοπιμότητας Αξιολόγηση Ποιότητα εργασίας Καταλληλότητα, ορθότητα και σαφήνεια περιεχομένου Καινοτομία της ιδέας Παράδοση: 14 /11/2012 Εκτυπωμένη (όχι ηλεκτρονικά), στο μάθημα ή στη θυρίδα μου Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα 7

Έργα Πληροφορικής Πληροφοριακό σύστημα (πχ TAXIS) Εφαρμογή (πχ ERP σύστημα) Υποδομές (πχ ασύρματο δίκτυο)... 8 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

9 Έργα Πληροφορικής Αποτυγχάνουν σε πολύ υψηλά ποσοστά (έως και πάνω από 60%) Τα περισσότερα (>80%) των έργων δεν ολοκληρώνονται εγκαίρως και εντός προϋπολογισμού Πολλά εγκαταλείπονται μετά την ολοκλήρωση, ή δε χρησιμοποιούνται πλήρως, ή χρησιμοποιούνται με διαφορετικό τρόπο ή δεν αποδίδουν τα αναμενόμενα οφέλη. Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

10 Ποσοστά επιτυχίας έργων Πληροφορικής Έρευνα του Oxford University σχετικά με την επιτυχία των έργων πληροφορικής (Saur & Cuthbertson, 2003) Successful: 16% Challenged: 74% Abandoned: 10% British Computer Society: Επενδύσεις σε έργα πληροφορικής άνω των 22.6 δις λίρες, εκ των οποίων 12,4 δις σε έργα ανάπτυξης λογισμικού (Jaques, 2004) Επιτυχημένα: 16% Αποτυχημένα έργα αξίας δεκάδων δις στην Ε.Ε. National Institute of Standards and Technology (NIST) Απώλειες 60 δις $ ετησίως λόγω προβλημάτων στην ανάπτυξη λογισμικού 80% του κόστους ανάπτυξης αφορά τον εντοπισμό και τη διόρθωση λαθών Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

11 Ποσοστά επιτυχίας έργων Πληροφορικής* 62% δεν ολοκληρώθηκαν σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα 49% υπερέβησαν τον προϋπολογισμό τους 47% είχαν υψηλότερο κόστος συντήρησης από ότι είχε προβλεφθεί 41% δεν οδήγησαν στα αναμενόμενα οφέλη (οικονομικά - επιχειρηματικά) 33% δεν απέδωσαν όπως αναμενόταν * Tata Consultancy 2007 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

12 Γιατί; Πολυπλοκότητα και εξάρτηση από την τεχνολογία Ασαφείς στόχοι ή στόχοι που μεταβάλλονται στην πορεία Μέγεθος απαιτούμενης αλλαγής Κριτήρια αξιολόγησης Αναποτελεσματική διαχείριση έργου Έλλειψη υποστήριξης από τη διοίκηση Κίνδυνοι εξωτερικής ανάθεσης (outsourcing) Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Τι σημαίνει επιτυχία/αποτυχία ενός έργου πληροφορικής; Τι πιστεύει ο τελικός χρήστης Ένα έργο μπορεί να είναι επιτυχημένο από μια άποψη (πχ τεχνικά, τήρηση προδιαγραφών) και αποτυχημένο από μια άλλη (πχ ικανοποίηση χρηστών) Ένα έργο μπορεί να κριθεί ως επιτυχημένο ακόμα και εάν είναι εκτός προϋπολογισμού και χρονοδιαγράμματος 13 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Πώς αντιμετωπίζουμε τους κινδύνους αποτυχίας των έργων πληροφορικής; Με κατάλληλη οργανωμένη διαχείριση έργων πληροφορικής! 14 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Τι περιλαμβάνεται στη διαχείριση ενός έργου; Προγραμματισμός, εκτέλεση και έλεγχος Καθορισμός έργου, ανάθεση αρμοδιοτήτων Διαχείριση χρόνου Διαχείριση κόστους Διαχείριση ποιότητας Διοίκηση ανθρωπίνων πόρων Διαχείριση επικοινωνίας Διαχείριση κινδύνου Διαχείριση διαδικασιών προμήθειας/αγορών 15 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Εργαλεία Διαχείρισης Έργων Μέθοδοι διαχείρισης Εργαλεία λογισμικού MS Project PRINCE2 ® 16 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Σύγχρονες Τάσεις στη Διαχείριση Έργου Διαχείριση κινδύνων Νέες τεχνικές χρονοπρογραμματισμού Εξωτερική ανάθεση Συντονισμός ομάδας έργου Τεχνικές ελέγχου Αντίκτυπος νέων τεχνολογιών (π.χ. εικονικές ομάδες έργου) Χρήση προτύπων (π.χ. PMIBOK) 17 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Πώς οργανώνουμε ένα έργο; Οργάνωση με βάση τις λειτουργίες ή ειδικότητες (λειτουργική οργάνωση) Οργάνωση με βάση το έργο (οργάνωση έργου) Οργάνωση Πίνακα (matrix) Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα 18

Λειτουργική οργάνωση Ο project manager έχει περιορισμένη εξουσία στα μέλη της ομάδας και στους πόρους Τα μέλη της ομάδας αξιολογούνται από τους διευθυντές του Τμήματος που ανήκουν 19 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Λειτουργική οργάνωση  Ευελιξία  Αξιοποίηση γνώσης και εμπειρίας  Μεγαλύτερες απαιτήσεις συντονισμού  Ανταγωνισμός, προβλήματα επικοινωνίας  Ασαφή όρια εξουσίας και διάχυση ευθυνών 20 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Οργάνωση Έργου Η επιχείρηση αποτελείται από αυτόνομα τμήματα που εκτελούν έργα Κάθε ομάδα έργου στελεχώνεται με άτομα που έχουν διαφορετικές ειδικότητες Συνήθως τα μέλη μιας ομάδας εργάζονται στον ίδιο χώρο O project manger έχει τη συνολική ευθύνη του έργου Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα 21

Οργάνωση έργου  Καλή επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας έργου  Σαφή όρια εξουσίας και ευθύνης  Καλύτερη απόδοση και αποτελεσματικότητα  Κίνδυνος απομόνωσης και προσκόλλησης στο έργο.  Μικρότερη ευελιξία λόγω εξάρτησης από συγκεκριμένα άτομα  Χαμηλή αξιοποίηση προσωπικού 22Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Οργάνωση Πίνακα (matrix) Υβριδική μορφή που συνδυάζει στοιχεία των άλλων. Ο διευθυντής έργου έχει αυξημένες εξουσίες σε σχέση με τη λειτουργική οργάνωση Οι Διευθυντές των Τμημάτων αποφασίζουν ποια άτομα θα συμμετέχουν στην ομάδα έργου. Τα μέλη της ομάδας έργου έχουν δύο «αφεντικά» και μπορεί να δουλεύουν σε πολλά έργα ταυτόχρονα. Παραλλαγές: Ασθενής, Ισχυρή και Ισορροπημένη Οργάνωση 23 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Ποια είναι η καλύτερη επιλογή; Η λειτουργική οργάνωση είναι η πιο συνηθισμένη μορφή οργάνωσης και είναι περισσότερο κατάλληλη για μικρού μεγέθους οργανισμούς που δεν είναι γεωγραφικά αποκεντρωμένοι, έχουν μικρό εύρος προϊόντων / υπηρεσιών και έχουν σταθερό περιβάλλον. Η οργάνωση κατά έργο είναι περισσότερο κατάλληλη για οργανισμούς με μικρό αριθμό έργων μεγάλης διάρκειας που έχουν δυσκολίες και χρειάζονται μεγάλο έλεγχο. Η δομή πίνακα είναι περισσότερο κατάλληλη για εταιρείες που έχουν πολλά έργα (πχ κατασκευαστικές, ανάπτυξης λογισμικού). 24 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Κριτήρια Επιλογής Οργανωσιακής Δομής Έργου Πλήθος και κρισιμότητα έργων Διάρκεια έργων Πολυπλοκότητα έργων Επίπεδο αβεβαιότητας Απαιτούμενη τεχνολογία Πόροι που απαιτούνται (χρήματα, δεδομένα ) Επικοινωνία και συντονισμός Ευθύνη για το έργο Σχέσεις με τους πελάτες 25 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Περιβάλλον έργου Εμπλεκόμενοι Πελάτες Οργανωτική δομή εταιρείας Απαιτήσεις αγοράς Ανταγωνιστές Τεχνολογία Νομοθετικό-κανονιστικό πλαίσιο Οικονομικές συνθήκες 26 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Βασικές έννοιες Δραστηριότητα: απλή επιμέρους εργασία του όλου έργου, για την εκτέλεση της οποίας απαιτείται κάποιος χρόνος και κάποιοι πόροι. Παράλληλες Σε σειρά Πίνακας Συσχετίσεων Δραστηριοτήτων Γεγονός – Ορόσημο: Σημαντικό γεγονός στον κύκλο ζωής του έργου π.χ. έναρξη έργου, κατασκευή πρωτοτύπου κ.λπ. Ημερολόγιο Χρονική μονάδα – διάρκεια δραστηριοτήτων 27 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Σχεδιασμός Έργου Προσδιορισμός των δραστηριοτήτων που αποτελούν το έργου, καθορισμός των σχέσεων αλληλεξάρτησης μεταξύ τους και (γραφική) απεικόνιση της συνολικής πορείας του έργου. Σε τι επίπεδο ανάλυσης; Σε μεγάλα έργα είναι καλύτερο να ακολουθείται τμηματική ανάλυση Η (υπο)διαίρεση μιας εργασίες σε (υπο)δραστηριότητας καλό είναι να λαμβάνει υπόψη τα ακόλουθα: Κάθε δραστηριότητα να διαρκεί μεταξύ 0,5% - 2% της συνολικής διάρκειας του έργου Προσοχή στις κρίσιμες δραστηριότητες, ανεξαρτήτως διάρκειας Προσοχή στο μεγάλο αριθμό δραστηριοτήτων (υποέργα) Γραφική απεικόνιση έργου Διαγράμματα Gantt Δικτυωτή ανάλυση 28 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Χρονικά αναλογικά Δίκτυα Διάγραμμα Gantt Κάθε δραστηριότητα αναπαρίσταται με οριζόντια γραμμή με μήκος ανάλογο της χρονικής διάρκειάς της Δυνατότητα παρακολούθησης προόδου δραστηριοτήτων Ροή εκτέλεσης έργου από αριστερά και προς τα κάτω Σήμερα χρησιμοποιείται μόνο σε συνδυασμό με κάποια τεχνική που βασίζεται σε χρονικά μη- αναλογικά δίκτυα Gantt με ορόσημα (milestones) Με τροποποίηση μπορούν να απεικονίζουν και τις δαπάνες των δραστηριοτήτων, ή γενικά τους πόρους 29 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Γραμμικό Διάγραμμα (Gantt) Ορόσημα Σύμπτυξη δραστηριοτήτων Αναθεώρηση διαγράμματος 30Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Πλεονεκτήματα γραμμικών διαγραμμάτων Απλός σχεδιασμός, δε χρειάζονται εξειδικευμένες γνώσεις Γρήγορη εύρεση δραστηριοτήτων που εκτελούνται Καλή εποπτεία της πορείας του έργου Γρήγορη ανίχνευση πιθανών προβλημάτων 31 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Μειονεκτήματα γραμμικών διαγραμμάτων Δεν απεικονίζουν αληλοσυσχέτιση διαδικασιών Δεν είναι κατάλληλα για έργα με μεγάλο πλήθος δραστηριοτήτων Ανάγκη συνεχούς επανασχεδιασμού 32 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα

Άσκηση Η ποδηλατική ομάδα της Σχολής Θετικών Επιστημών του Παν. Αιγαίου ζητά τη βοήθειά σας προκειμένου να αναπτύξετε ένα web site, που θα φιλοξενεί υλικό για την ομάδα και τις δραστηριότητές της και τα εγγεγράμμενα μέλη θα μπορούν να ανταλάσσουν μηνύματα μέσω ενός forum. Να καταγράψετε τις δραστηριότητες και τα γεγονότα του έργου αυτού,να κάνετε εκτίμηση της διάρκειας κάθε δραστηριότητας και να φτιάξετε τον πίνακα αλληλοσυσχετίσεων των δραστηριοτήτων. Διαχείριση Έργων Πληροφορικής , Μ. Καρύδα 33