Διοίκηση Ανθρώπινων Πόρων Σπύρος Αβδημιώτης. ΜΒΑ, PhD Αλεξάνδρειο Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Θεσσαλονίκης Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας Διοίκηση.

Παρουσίαση με θέμα: "Διοίκηση Ανθρώπινων Πόρων Σπύρος Αβδημιώτης. ΜΒΑ, PhD Αλεξάνδρειο Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Θεσσαλονίκης Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας Διοίκηση."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Διοίκηση Ανθρώπινων Πόρων Σπύρος Αβδημιώτης. ΜΒΑ, PhD Αλεξάνδρειο Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Θεσσαλονίκης Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας Διοίκηση Ανθρώπινων Πόρων

2

3 Η οργανωσιακή συμπεριφορά δεν μπορεί να γίνει αντιληπτή… αν δεν γίνει κατανοητή η αντίληψη συμβαίνει δύο άτομα να παρατηρούν την ίδια πραγματικότητα και να την κατανοούν με καλή πίστη, τελείως διαφορετικά.

4 Αντίληψη Είναι η διαδικασία λήψης και ερμηνείας των ερεθισμάτων του περιβάλλοντος. Ωστόσο εκείνο που δεν καταφέρνουν (οι συνεργαζόμενοι) να εκτιμήσουν σωστά είναι ότι η πραγματικότητα την οποία βλέπουν δεν είναι σχεδόν ποτέ ίδια με την πραγματικότητα που αντιλαμβάνονται οι άλλοι

5 Τα ερεθίσματα του περιβάλλοντος Περνάει από τρία διαφορετικά φίλτρα: –Αισθήσεις Δεχόμαστε άπειρα, αλλά έχουμε συνείδηση για τα οποία έχουμε αναπτύξει μηχανισμούς ικανούς να τις δεχθούν –Προσοχή –Αντίληψη

6 Προσοχή Πολλοί μηχανισμοί επηρεάζουν τη διαδικασία της προσοχής: 1.Μέγεθος 2.Ένταση

7 Το πείραμα με το ποπ κορν. Τα αποτελέσματα ήταν εντυπωσιακά: Οι θεατές με μεγαλύτερη συσκευασία κατανάλωσαν 53% περισσότερο προϊόν, απ’ ό,τι εκείνοι με τους μεσαίους (δηλαδή 173 περισσότερες θερμίδες ή 21 επιπλέον «βουτιές» του χεριού στον κουβά) Το πείραμα επαναλήφθηκε σε πολλές περιοχές στις ΗΠΑ με τα ίδια αποτελέσματα. Το συμπέρασμα: «Οι άνθρωποι τρώνε πολύ περισσότερο όταν τους δίνεις μεγαλύτερη συσκευασία. Τελεία και παύλα»

8 Παρά το γεγονός... …ότι το προϊόν ήταν άθλιο. Όταν οι ερευνητές ρώτησαν –«Πιστεύετε ότι φάγατε περισσότερο εξαιτίας του μεγαλύτερου μεγέθους;» οι ερωτώμενοι απάντησαν: –«Δεν με ξεγελάτε εμένα με τέτοια πράγματα. Ξέρω καλά πότε έχω χορτάσει» Τι θα πρέπει να κάνουμε για να περιορίσουμε την τάση των ανθρώπων να τρώνε ανεξέλεγκτα; Απλά μειώνουμε το μέγεθος του κουβά…

9 Ας μεταφέρουμε το ίδιο πείραμα στον εργασιακό χώρο Οι άνθρωποι εργάζονται περισσότερο όσο περισσότερη εργασία τους δίνεις. Ας μην ξεχνάμε όμως ότι το πείραμα έγινε ενόσω έβλεπαν μια κινηματογραφική παράσταση, που σημαίνει ότι υπήρχε κινητοποίηση του «συναισθηματικού» μέρους του μυαλού. Η επικρατούσα άποψη είναι ότι το μυαλό έχει κάθε στιγμή δύο ανεξάρτητα συστήματα σε λειτουργία: Αυτό που ονομάζουμε συγκινησιακή πλευρά, το ενστικτώδες κομμάτι που αισθάνεται (πχ ευχαρίστηση ή πόνο) και τη λογική πλευρά γνωστή και ως στοχαστική και ή συνειδητή, που αναλύει

10 Ο Πλάτων το ονόμασε του φαινόμενο του Ηνίοχου. Που προσπαθεί να χαλιναγωγήσει δύο άλογα, ένα υπάκουο και ένα ανυπότακτο που δεν υπακούει στα χτυπήματα και το μαστίγιο. Ο Φρόυντ έγραψε για το εγωιστικό «εκείνο» και το ευσυνείδητο «υπερεγώ»..Ανάμεσα τους βρίσκεται το «εγώ» Σε μια επιχείρηση δεν μπορούμε να αγνοήσουμε ούτε τη λογική, ούτε τη συναισθηματική πλευρά του εργαζομένου, αντιθέτως την αξιοποιούμε…. Πώς όμως;

11 Πηγή: http://www.dearbiblebelt.com/why-you-are-exhausted/

12 Οργάνωση

13 Ορισμός της οργάνωσης Η μέθοδος συγκρότησης της δομής, της λειτουργίας και της διοίκησης μιας επιχείρησης Σύμφωνα με τη σύγχρονη βιβλιογραφία, η οργάνωση της επιχείρησης πρέπει να ρυθμίζεται σε συνάρτηση –με τους επιδιωκόμενους στόχους, –με το είδος του τομέα δραστηριότητας και –με τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Η οργάνωση εξ άλλου πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο ελαστική ώστε να διευκολύνεται η γρήγορη και σωστή πληροφόρηση μέσα στην επιχείρηση. Τέλος η οργάνωση της επιχείρησης δεν πρέπει να παγώνει τις υπάρχουσες δομές αλλά αντίθετα να διευκολύνει τις μετατροπές τους.

14 Η οργάνωση είναι επιστήμη, αλλά ταυτόχρονα και τέχνη Σαν επιστήμη είναι μια φιλοσοφία της δημιουργικής δραστηριότητας, η οποία συνθέτει και δημιουργεί κανόνες πιο αποδοτικής χρησιμοποίησης της εργασίας και των διατεθέντων κεφαλαίων. Διεπιστημονικότητα: Αγγίζει τα όρια της ψυχολογίας, της κοινωνιολογίας, της οικονομίας και της χρήσης της πληροφορίας, αντλώντας πολύτιμη γνώση για τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού, των μέσων παραγωγής και της πληροφορίας. Είναι επίσης τέχνη, ένα σύστημα γνώσεων, οι οποίες δημιουργούν υπόβαθρο και εν συνεχεία πλέγμα κοινωνικών σχέσεων και επικοινωνίας μεταξύ των ανθρώπων διεγείροντας τον νου ή το συναίσθημα

15 Κατά την οργάνωση μιας επιχείρησης πρέπει να ληφθούν υπόψη τρία στοιχεία: Η εργασία δηλαδή οι ενέργειες, που απαιτούν οι στόχοι της επιχείρησης και αποτελούν τη βάση για την οργάνωση. Οι άνθρωποι που θα πραγματοποιήσουν τις ενέργειες σε σχέση με τις γνώσεις και τις ικανότητές τους τις αναγκαίες για την πραγματοποίηση των στόχων. Ένας από τους σκοπούς της οργάνωσης είναι ο καθορισμός της κατάλληλης σχέσης μεταξύ της εργασίας που πρόκειται να γίνει και της δυνατότητας των ανθρώπων που θα την κάνουν. Τα μέσα παραγωγής που απαιτούνται (εξοπλισμός, ενέργεια πρώτες ύλες κλπ που δηλώνουν τα άψυχα στοιχεία που αποτελούν το περιβάλλον της εργασίας.

16 Σήμερα θα μιλήσουμε για τους κανόνες... Κανόνες Συμπεριφορές - Ρουτίνες

17 Τα παραγωγικά συστήματα... Διακρίνονται σε –Συστήματα συνεχούς ροής –Συστήματα παραγωγής κατά παραγγελία Αυτό το μοντέλο παραγωγικού συστήματος, στηρίζεται στη συνεχή διαφοροποίηση και την καινοτομία, προϋποθέτει και καταλήγει στην αειφορία, ενώ δίνεται πλέον σημαντική βαρύτητα α) στους παραγωγικούς πόρους του ευρύτερου τουριστικού προϊόντος που καθορίζουν τη φέρουσα ικανότητα δηλαδή, το περιβάλλον, τον πολιτισμό και την οικονομία και, β) στους παραγωγικούς πόρους της επιχείρησης, δηλαδή τον άνθρωπο, τις εγκαταστάσεις, τα υλικά, τις υφιστάμενες διαδικασίες, τη σχεδίαση και τον έλεγχο τους

18 Για να εφαρμοστεί ένα τέτοιο παραγωγικό σύστημα, Προϋποτίθεται η εφαρμογή επιχειρησιακής στρατηγικής που θεμελιώνεται σε ένα πλαίσιο κανόνων που ρυθμίζουν και εποπτεύουν τις διαδικασίες της διαχείρισης των οικονομικών και ανθρωπίνων πόρων Σύμφωνα με τον Davenport (1993) «διαδικασία» είναι μια καθορισμένη αλληλουχία δραστηριοτήτων οι οποίες περιλαμβάνουν συγκεκριμένες εισροές και εκροές ο Ould (1995) θεωρεί ότι οι απώτερος σκοπός των διαδικασιών είναι να επιτευχθούν οι αντικειμενικοί στόχοι της επιχείρησης

19 Ο συγχρονισμός των διαδικασιών και η συμμόρφωση τους προς μια ενιαία κατεύθυνση. επιτυγχάνεται με κανόνες βάση των οποίων –γίνεται ανάθεση των αρμοδιοτήτων, –εξασφαλίζονται οι στόχοι και – οργανώνεται η διοικητική ιεραρχία και οι σχέσεις από απορρέουν από αυτές.. Οι οποίοι όμως σε ένα σύστημα παραγωγής κατά παραγγελία (ανοιχτό σύστημα) μπορεί να δημιουργήσει τυπολατρικές αγκυλώσεις, αναστέλλοντας, κάτω από ένα απρόσωπο σύστημα οριζόντιων κανόνων, τον αυθορμητισμό, τη δημιουργικότητα και την ατομική πρωτοβουλία.

20 Βιβλιογραφικά μέχρι σήμερα, τεκμαίρεται... το σύνολο των κανόνων σε μια επιχείρηση που έχουν θεσπιστεί και ισχύουν, έχουν ως πρώτιστο ρόλο: –(α) την οριοθέτηση της ατομικής αρμοδιότητας, –(β) την οριοθέτηση των ρουτινών, καθώς και –(γ) τη δημιουργία κλίματος ασφάλειας, εμπιστοσύνης και σταθερότητας

21 Κανόνες. Υπάρχουν διάφοροι ορισμοί των κανόνων. Ο Cohen, (1995) θεωρεί ότι ο κανόνας είναι μια σχέση η οποία επιτρέπει στα άτομα να δώσουν το έναυσμα για μια ενέργεια όταν παρουσιαστεί η συνθήκη για αυτή. Η διαδικασία ανταπόκρισης σε αυτή τη συνθήκη μπορεί να είναι είτε αυτόματη, είτε εσκεμμένη και συνειδητή. Ο Hodgson (1995), ορίζει τους κανόνες σαν μοντέλα σκέψης και συμπεριφοράς, τα οποία μπορούν να υιοθετηθούν είτε συνειδητά είτε ασυνείδητα από τα άτομα. Σύμφωνα με τον Kieser (1998) οι κανόνες δεν είναι αυτές καθαυτές δράσεις, αλλά το έναυσμα για την ανάπτυξή τους.

22 Κανόνες (2). Οι κανόνες λοιπόν, έχουν τη δυνατότητα –να συντονίσουν τη λειτουργία της ομάδας, –να επηρεάσουν την απόδοση των εργαζομένων, τις σχέσεις μεταξύ τους και τις συμπεριφορές τους και τους τρόπους και τις διαδικασίες εκτέλεσης των καθηκόντων τους. Το είδος των κανόνων και ο βαθμός συμμόρφωσης των υπαλλήλων σε αυτούς, προσδιορίζουν σε μεγάλο βαθμό την αποτελεσματικότητα τους.

23 Κανόνες (3). Οι Hale και Swuste (1998) διέκριναν τρία είδη κανόνων με βάση την κατάταξη των δραστηριοτήτων. –Κανόνες στόχου: αφορούν τους στόχους που πρέπει να επιτευχθούν. –Κανόνες διαδικασίας: καθορίζουν με ποιο τρόπο οι αποφάσεις, σχετικά με ένα σχέδιο δράσης, μπορούν να υλοποιηθούν. –Κανόνες δράσης: ορίζουν συγκεκριμένες δράσεις.

24 Κάθε επιχείρηση με οφείλει να εντοπίσει και να θέσει σε εφαρμογή εκείνους τους κανόνες και τις διαδικασίες (προσαρμογή κανόνων) που θα την οδηγήσουν στα επιθυμητά αποτελέσματα.

25 Πώς θα γίνει η προσαρμογή των κανόνων Σχεδιασμός θέσης εργασίας Προσέλκυση προσωπικού Ανάλυση θέσης εργασίας Συμπεριφορές- Ρουτίνες Αποτελεσματικός έλεγχος

26 Σχεδιασμός θέσης εργασίας Η οργάνωση του περιεχομένου για την ικανοποίηση των τεχνικών οργανωτικών απαιτήσεων της εργασίας και των ανθρωπίνων αναγκών των ατόμων που θα πραγματοποιήσουν την εργασία.

27 Προσαρμογή της θέσης εργασίας Προσδιορισμός των ενεργειών των δραστηριοτήτων, των δεξιοτήτων και των γνώσεων που απαιτούνται για την αποτελεσματική υλοποίησή τους. Η προσαρμογή θέσης εργασίας είναι το εφαλτήριο για την προσαρμογή των στόχων που επιθυμεί (η επιχείρηση) να επιτευχθούν Ο Katz (1975) κατηγοριοποιεί τις δεξιότητες –Δέσμη τεχνικών δεξιοτήτων –Δέσμη συμπεριφορικών δεξιοτήτων –Δέσμη διανοητικών δεξιοτήτων Η βιβλιογραφία αναφέρει ότι αυτή η προσαρμογή είναι εφικτή μόνο σε μεσαία και ανώτερα στελέχη. Εδώ διαφοροποιούμαστε …

28 Ας δούμε όμως τη συσχέτιση κανόνων- συμπεριφορών Σχεδιασμός θέσης εργασίας Προσέλκυση προσωπικού Ανάλυση θέσης εργασίας Συμπεριφορές- Ρουτίνες Αποτελεσματικός έλεγχος

29 Εφόσον τηρηθεί η διαδικασία περιγραφής, προσέλκυσης και προσαρμογής της εργασίας τότε αναπτύσσονται ρουτίνες

30 Προσαρμογή των κανόνων- Οργανωτικό κλίμα. Από τα μέσα της δεκαετίας του ’60 και ύστερα η έρευνα προσανατολίζεται στους τρόπους με τους οποίους δημιουργείται ένα αποδοτικό «οργανωτικό κλίμα», δηλαδή μια ευχάριστη ατμόσφαιρα συνεργασίας και επικοινωνίας μεταξύ των μελών, που επιτρέπει καλύτερη και ταχύτερη κατανόηση των σκοπών μιας οργάνωσης Το οργανωτικό κλίμα θεωρήθηκε ως το στοιχείο εκείνο που θα μπορούσε να επηρεάσει θετικά την ατομική συμπεριφορά αλλά και τη συνολική εικόνα της οργάνωσης προς τα έξω

31 Βασική παράμετρος της λειτουργίας των κανόνων είναι η διασφάλιση της καλής επικοινωνίας και της βεβαιότητας ότι το «μήνυμα» θα περάσει δίχως απώλειες στον αποδέκτη του. η πληροφορία για να μεταβιβαστεί πρέπει να ενταχθεί σε έναν δίαυλο, ο οποίος θα είναι καθορισμένος και δομημένος με αυστηρό τρόπο. Κατά άλλους ερευνητές, ο δίαυλος αυτός θα μπορούσε να είναι λεκτικός ή μη λεκτικός, στην ουσία άτυπος ή μη, συνειδητός ή υποσυνείδητος

32 Ρουτίνες. Θα πρέπει να γίνει εξ αρχής κατανοητό ότι σε συστήματα παραγωγής κατά παραγγελία ή ακόμη και σε συνεχούς ροής (ανοιχτά σε εξωτερικά ερεθίσματα περιβάλλοντα) Ο βαθμός συγκρότησης και πολυπλοκότητας των ρουτινών εξαρτάται από το ρυθμό των αλλαγών του περιβάλλοντος Σε έναν κλάδο με συνεχόμενες τεχνολογικές αλλαγές είναι δύσκολο να υλοποιήσει μία επιχείρηση αναλυτικές διαδικασίες, εφόσον θα πρέπει να αλλάζουν σε μικρά χρονικά διαστήματα προσαρμόζοντας την επιχείρηση στα νέα δεδομένα Σε δυναμικές αγορές οι ρουτίνες έχουν μία περισσότερο πειραματική φύση, είναι λιγότερο δομημένες, στοχεύουν στην απόκτηση νέας γνώσης και το αποτέλεσμά τους είναι λιγότερο προβλέψιμο

33 Συνδέοντας κανόνες με ρουτίνες. Η ανάπτυξη συμπεριφορών που καθορίζονται από κανόνες, αποτυπώνονται σε ρουτίνες, οποίες βασίζονται στην ήδη υφιστάμενη γνώση, αλλά έχουν και τον χαρακτήρα της υποσυνείδητης εφαρμογής στην εργασιακή καθημερινότητα ΚανόνεςΣυμπεριφορέςΡουτίνες

34 Αναζητώντας τον ορισμό της ρουτίνας.. κάθε ρουτίνα σχετίζεται με μια συγκεκριμένη εργασία, νοητική ή σωματική, στο πλαίσιο μιας συγκεκριμένης δραστηριότητας, και παρέχει δράση σύμφωνα με τις οδηγίες που καθορίζονται από τους κανόνες ανάλογα με τις περιστάσεις. οι ρουτίνες είναι σταθερά μοντέλα εσωτερικών δραστηριοτήτων που αντιμετωπίζουν «περιβαλλοντικά ερεθίσματα» και έχουν σχεδιαστεί για να επιλύουν μια συγκεκριμένη ομάδα διαφόρων προβλημάτων ένα καθορισμένο σύνολο παρατηρούμενων μοντέλων δράσης, το οποίο έχει σειριακή δομή και οι ρουτίνες είναι παρόμοιες λειτουργικά

35 Χαρακτηριστικά των ρουτινών. Αδρανειακός χαρακτήρας –Η αδράνεια είναι η έντονη επιμονή μιας υπάρχουσας επίσημης λειτουργίας. Οι αδρανειακές διαδικασίες προκύπτουν ειδικά λόγω της αντίστασης του οργανισμού σε ανεπιθύμητη αλλαγή στη ρουτίνα, λόγω της έλλειψης πείρας στο να κάνει καινούρια πράγματα Πλαίσιο και εξάρτηση πορείας. –Τις περισσότερες φορές ο τρόπος με τον οποίο οι κανόνες καθορίζονται και οι ρουτίνες εκτελούνται εξαρτάται από το πλαίσιο, όπως οι υπάρχουσες δομές και διαδικασίες του οργανισμού που υποστηρίζουν τους τωρινούς τρόπους να γίνονται τα πράγματα

36 Χαρακτηριστικά των ρουτινών. Σιωπηρή γνώση –Ως «σιωπηρή γνώση» ορίζεται εκείνη που περιλαμβάνει την τεχνογνωσία, την χειροτεχνία και τις δεξιότητες που εφαρμόζονται σε ειδικά πλαίσια Οργανωσιακή μνήμη. –οι ρουτίνες λειτουργούν ως αποθήκες γνώσεων και δεξιοτήτων, δηλαδή ως η «οργανωσιακή μνήμη» της επιχείρησης

37 Συμπερασματικά. Ο Οργάνωση μιας επιχείρησης προϋποθέτει κανόνες, οι οποίες καθορίζουν τις ρουτίνες που αναπτύσσονται (οι οποίες περνούν συχνά στο υποσυνείδητο) και συνεπώς τη συμπεριφορά του εργαζομένου Σημαντική παράμετρος είναι η επίδραση του εξωτερικού περιβάλλοντος στη διαμόρφωση των κανόνων (που τείνουν να είναι ευέλικτοι και προσαρμοσμένοι στα χαρακτηριστικά των εργαζομένων), των ρουτινών, αλλά και των συμπεριφορών. Η ανάπτυξη κανόνων προσαρμοσμένων στο μεταβαλλόμενο περιβάλλον και στα χαρακτηριστικά του προσωπικού βοηθά στην καλύτερη και αποτελεσματικότερη αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού

38 Υπάρχουν κανόνες στο δικό σας χώρο εργασίας. Ποιες ρουτίνες δημιουργούν Ποιες συμπεριφορές δημιουργούν Πόσο λαμβάνονται υπόψη τα εργασιακά και προσωπικά σας χαρακτηριστικά κατά την ανάθεση της εργασίας;