ΑΤΕΙ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ Τμήμα Τουριστικών Επιχειρήσεων ΑΠΛΕΣ ΚΑΙ ΣΥΝΟΠΤΙΚΕΣ ΠΑΡΑΔΟΣΕΙΣ ΣΤΟ ΜΑΘΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΚΑΙ ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ ΤΡΟΦΟΔΟΣΙΑΣ Καθηγητής: Γεώργιος Κουρτέσας.

Παρουσίαση με θέμα: "ΑΤΕΙ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ Τμήμα Τουριστικών Επιχειρήσεων ΑΠΛΕΣ ΚΑΙ ΣΥΝΟΠΤΙΚΕΣ ΠΑΡΑΔΟΣΕΙΣ ΣΤΟ ΜΑΘΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΚΑΙ ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ ΤΡΟΦΟΔΟΣΙΑΣ Καθηγητής: Γεώργιος Κουρτέσας."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 ΑΤΕΙ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ Τμήμα Τουριστικών Επιχειρήσεων ΑΠΛΕΣ ΚΑΙ ΣΥΝΟΠΤΙΚΕΣ ΠΑΡΑΔΟΣΕΙΣ ΣΤΟ ΜΑΘΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΚΑΙ ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ ΤΡΟΦΟΔΟΣΙΑΣ Καθηγητής: Γεώργιος Κουρτέσας E-mail: arkour@tour.teithe.gr

2 ΟΙ ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ ΒΑΣΙΖΟΝΤΑΙ ΚΥΡΙΩΣ ΣΤΑ ΣΥΓΓΡΑΜΑΤΑ ΠΟΥ ΔΙΑΝΕΜΟΝΤΑΙ ΔΩΡΕΑΝ ΜΕΣΩ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ‘ΕΥΔΟΞΟΣ’ ΣΤΟΥΣ ΣΠΟΥΔΑΣΤΕΣ ΤΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΚΑΙ ΣΤΙΣ ΓΝΩΣΕΙΣ ΤΟΥ ΔΙΔΑΣΚΟΝΤΟΣ.

3 1 ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ Επισιτιστική επιχείρηση θεωρείται αυτή που καλύπτει διατροφικές ανάγκες (φαγητό και ποτά) σε ομάδες ατόμων. Διακρίσεις: 1)Κερδοσκοπικές(Εστιατόρια, Ταβέρνες κ.τ.λ.) 2)Μη Κερδοσκοπικές (Νοσοκομεία, Σχολεία κ.τ.λ.) 3)Περιορισμένου Κοινού (ΟΣΕ, Airlines κ.τ.λ.) 4)Ευρέως Κοινού (Εστιατόρια, Fast Food κ.τ.λ.) 5)Κύριας Δραστηριότητας (Ταβέρνες, Bar κ.τ.λ.) 6)Δευτερεύουσας Δραστηριότητας (ΟΣΕ, κ.τ.λ.) 7)Ιδιωτικές (Ταβέρνες) ή Δημόσιες (Στρατός κ.τ.λ.) Λόγοι Ανάπτυξης : 1)Άνοδος Βιοτικού Επιπέδου 2)Είσοδος γυναικών στον εργασιακό τομέα 3)Τάσεις (Trends) εποχής

4 2 ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ Management είναι το σύνολο των δραστηριοτήτων με τις οποίες εξασφαλίζεται ο καλύτερος συνδυασμός των συντελεστών παραγωγής (κεφάλαιο, εργασία, υλικά) για την επίτευξη συγκεκριμένων και προγραμματισμένων στόχων. Φάσεις: α)Σχεδιασμός β)Οργάνωση – Εφαρμογή γ)Έλεγχος Σχεδιασμός: Τι, πώς, πότε, πού, με τι και ποιος Οργάνωση: Ομαδοποίηση εργασιών, καθορισμός ομάδων εργασίας, συντονισμός. Έλεγχος: Οφείλει να καταγράψει την απόκλιση μεταξύ προγραμματισμένου στόχου και αποτελέσματος και να την αιτιολογήσει.

5 (συνέχεια) Αρμοδιότητες της διεύθυνσης επισιτισμού 1)Εξεύρεση και αξιοποίηση των ανθρωπίνων πόρων 2)Διαχείριση των οικονομικών πόρων 3)Αξιοποίηση – αγορά – συντήρηση εξοπλισμού 4)Προμήθειες πρώτων υλών και αναλώσιμου υλικού 5)Time management (Διαχείριση χρόνου) Περαιτέρω Ενέργειες: Αγορές υλικών, αποθήκευση, τρόπο διάθεσης, εκπαίδευση προσωπικού, τρόπος ελέγχου, ανταγωνιστική τιμολόγηση ποτών και εδεσμάτων, διασφάλιση ποιότητας, έρευνα αγοράς με συλλογή στοιχείων ανταγωνιστικών επιχειρήσεων, αποδοτικότητα, εύρυθμη συνεργασία με τα υπόλοιπα τμήματα (ξενοδοχεία) κ.τ.λ.

6 3 ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ Food and beverage control Αρμοδιότητες: 1)Την ικανοποίηση των πελατών προβλέποντας τις προτιμήσεις τους και αγοράζοντας τα κατάλληλα υλικά να τις καλύπτει. 2)Την επίτευξη των τεθέντων οικονομικών στόχων με κατάρτιση προϋπολογισμού, ανάλυση εσόδων-εξόδων, σωστή κοστολόγηση και τιμολόγηση ποτών και τροφίμων με σωστό έλεγχο που αποτρέπει, φθορές, σπατάλες και κλοπές πρώτων υλών. 3)Την αποτύπωση με αριθμητικά μεγέθη των αποτελεσμάτων

7 4 ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ Προμήθεια: Είναι η ενέργεια που αφορά την έρευνα αγοράς, την επιλογή των πρώτων υλών, την αγορά τους, την παραλαβή τους, την αποθήκευσή τους και τέλος την χρησιμοποίησή τους σύμφωνα με τον αρχικό σχεδιασμό. Το τμήμα προμηθειών ή ο Food and Beverage Manager πρέπει: 1)Να επιλέγει τους καταλληλότερους προμηθευτές 2)Να κλείνουν συμφέρουσες συμφωνίες 3)Να ελέγχουν ποιότητα και ποσότητα της παραγγελίας 4)Να προγραμματίζουν σωστά τις παραγγελίες (σύμφωνα με τις προβλέψεις) 5)Σωστός έλεγχος παραγγελιών 6)Σωστή αποθήκευση (νωπά – κατεψυγμένα) 7)Να γνωρίζουν τις ποσότητες που υπάρχουν ήδη στις αποθήκες (ψυγεία) της επιχείρησης. 8)Να ελέγχουν την διακίνηση με απογραφές (καρτέλες υλικών) και να τις αντιπαραθέτουν με την κατανάλωση.

8 (συνέχεια) Υποχρεώσεις τμήματος προμηθειών: 1.Επιλογή κατάλληλων προμηθευτών με αφετηρία: α)Την τοποθεσία της επιχείρησης β)Τον αριθμό (έναντι περισσότερων) 2.Διαπραγματεύσεις – Συμφωνίες α)Ο υπεύθυνος προμηθειών να γνωρίζει το αντικείμενο β)Να γνωρίζει επακριβώς τις ανάγκες της επιχείρησης γ)Σύναψη ειλικρινών σχέσεων με τον προμηθευτή δ)Διασφάλιση όσων συμφωνήσαμε και ει δυνατόν πρόσθετες διευκολύνσεις(εκπαίδευση προσωπικού, τρόποι πληρωμής, αποθήκευση, ενδεχόμενη επιστροφή πλεονάσματος) Αξιολόγηση Προμηθειών: Αναγκαία όταν υπάρχει πληθώρα υποψηφίων προμηθευτών για την επιλογή των καλύτερων.

9 (συνέχεια) Η πολιτική του τμήματος προμηθειών (δηλαδή της επιχείρησης) 1)Ποιότητα και ποσότητα 2)Σχέση απόστασης επιχείρησης – προμηθευτή 3)Κατηγορία της επιχείρησης 4)Μέγεθος επιχείρησης 5)Χρόνος λειτουργίας (ετήσιος, εποχιακός) 6)Η πελατεία 7)Τρόπος διάθεσης των προϊόντων (a la carte ή table d’ hοtee) Υπηρεσίες που παρέχουν οι προμηθευτές Ενημερώνουν για νέα προϊόντα, στέλνουν δείγματα προς δοκιμή τους, διαθέτουν διαφημιστικό υλικό, οργανώνουν άριστο και ταχύτατο δίκτυο διανομών, προβαίνουν σε εκπτώσεις εάν οι ποσότητες που αγοράζονται είναι μεγάλες ή λήγει η προθεσμία κατανάλωσης τους, διευκολύνουν τις πληρωμές, προβαίνουν σε εκπαιδευτικά σεμινάρια των υπαλλήλων της προμηθευόμενης επιχείρησης, διευκολύνουν στην απολύμανση ευάλωτων προϊόντων κ.τ.λ.

10 5 ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ Τμήμα Αγορών Έχει ως στόχο την προμήθεια των κατάλληλων και απαραίτητων πρώτων υλών σε ποσότητα και ποιότητα στον χρόνο που απαιτούνται με γνώμονα πάντα τις απαιτήσεις της πελατείας Στάδια (βήματα): 1)Καθορισμός των χαρακτηριστικών των προϊόντων σε ότι αφορά την ποιότητα και τις τιμές 2)Έρευνα αγοράς 3)Επαφή με προμηθευτές 4)Συλλογή προσφορών, έλεγχος σε ότι αφορά ποιότητα, ποσότητα, τιμές, τρόπο πληρωμής, ύλη και σύναψη συμφωνίας

11 (συνέχεια) Πηγές Αγορών α)Χονδρέμποροι: Αγοράζοντας μεγάλες ποσότητες αγαθών πετυχαίνουν καλύτερες τιμές άρα πωλούν φθηνά. Έχουν τη δυνατότητα εφοδιασμού ανά πάσα στιγμή β)Εισαγωγείς: Αγοράζουν από το εξωτερικό προϊόντα τα οποία δεν παράγονται (ή παράγονται ανεπαρκώς) εδώ και το διαθέτουν είτε απευθείας είτε μέσω χονδρεμπόρων στις επιχειρήσεις γ)Παραγωγοί: Ιδιαίτερα καλή επιλογή για επιχειρήσεις εκτός αστικών κέντρων (από την παραγωγή στην κατανάλωση) δ)Βιομηχανίες ποτών και τροφίμων: Απευθείας αγορά από το εργοστάσιο για χαμηλότερες τιμές και καλύτερη ποιότητα ε)Γεωργικοί και κτηνοτροφικοί οργανισμοί: Θα ήταν άριστη επιλογή για την αγορά γεωργοκτηνοτροφικών προϊόντων εάν οι συνεταιρισμοί λειτουργούσαν σωστά

12 (συνέχεια) Προδιαγραφές προϊόντων Συντάσσονται εφ’ όσον ανιχνευθούν οι απαιτήσεις των πελατών και καθορισθούν τα μενού (a la carte, table d’ hotel, τιμή κ.τ.λ.) Οι προδιαγραφές πρέπει να έχουν διαχρονικό χαρακτήρα (διάρκεια) Λόγοι ύπαρξης προδιαγραφών: 1.Να καθορισθεί ένα πρότυπο για το προϊόν 2.Να γνωρίσει ο πωλητής τι ακριβώς ζητείται 3.Να καθιερώσει έναν κώδικα επικοινωνίας με τον προμηθευτή 4.Να γνωρίζουν οι υπάλληλοι της επιχείρησης ποια αγαθά πρέπει να παραλαμβάνουν και ποια όχι 5.Να γνωρίζουν τα τμήματα παραγωγής (κουζίνα) τι αγοράζεται ώστε να τυποποιήσουν το μενού 6.Να μπορούν να τυποποιηθούν τα παρασκευάσματα ώστε να μετριέται πιο εύκολα η αποδοτικότητα των τμημάτων 7.Να διευκολύνει τον έλεγχο (και την κοστολόγηση) των μερίδων (μενού)

13 (συνέχεια) Δοκιμή προϊόντων (tests) Το στάδιο που έπεται των προδιαγραφών είναι η δοκιμή (test) των προϊόντων για να διαπιστωθεί η γευστική αξία αλλά και η απόδοσή τους Επιτροπή δοκιμής 1.Chef de cuisine 2.Food and Beverage manager 3.Maitre d’ Hotel Στάδια δοκιμής 1.Καταγραφή δειγμάτων 2.Δοκιμή ενός ή περισσότερων δειγμάτων και τοποθέτηση ετικέτας ελέγχου 3.Αξιολογούμε το προϊόν βαθμολογώντας το (1 έως 5) και προσθέτουμε σχόλιο Απαραίτητη προϋπόθεση για καλύτερη αξιολόγηση: Τα μέλη της επιτροπής να μη κάνουν τη δοκιμή ταυτόχρονα και μαζί

14 (συνέχεια) Μέθοδοι και τρόποι αγοράς των προϊόντων Εξαρτώνται απο το είδος της επιχείρησης την περιοχή που βρίσκεται, τους αποθηκευτικούς χώρους που διαθέτει, το είδος του προϊόντος, την διάρκεια που μπορεί να χρησιμοποιηθεί κ.ο.κ. Κυριότεροι τρόποι αγοράς: 1.Μειοδοτικός διαγωνισμός ή αγορές με σφραγισμένες προσφορές τηρωμένων των διαδικασιών. 2.Αγορές με συμβόλαιο. 3.Αγορές με προσφορές. Έχει σαφή πλεονεκτήματα αλλά και μειονεκτήματα. 4.Αγορές τοις μετρητοίς επίσης με σαφή πλεονεκτήματα αλλά και μειονεκτήματα. 5.Αγορές μίας πηγής (μονοπώλιο). 6.Αγορές σε συνεργασία με άλλες επιχειρήσεις ίδιου ή συναφούς αντικειμένου. 7.Αγορές μέσω ηλεκτρονικού υπολογιστή, μέθοδος η οποία τελευταία έχει ανοδική τάση λόγω πληθώρας πλεονεκτημάτων (ταχύτητα, επιλογή, όχι μεσάζοντες κ.τ.λ.).

15 (συνέχεια) Ο Υπεύθυνος αγορών Πρέπει να διαθέτει σοβαρές ικανότητες, γνώση της αγοράς αλλά και εμπειρία. Στις μικρές και μεσαίου μεγέθους επιχειρησείς βαραίνει ή τον διευθυντή ή τον ιδιοκτήτη. Για τις ξενοδοχειακές μονάδες αποτελεί πρόσωπο κλειδί διότι πρέπει να δυνδυάζει ποιότητα, ποσότητα, ικανοποίηση της πελατείας αλλα και υψηλό ποσοστό κέρδους για την επιχείρηση. Σχέσεις των υπέυθυνων αγορών με προμηθευτές 1.Αγαθές σχέσεις συνεργασίας. 2.Αμοιβαία εμπιστοσύνη. 3.Τίμιες συναλλαγές. 4. Να μην ξεπερνούν τα όρια της συνεργασία διότι προλειαίνουν τον δρόμο για εκτροπές. 5.Συνεργασία με προμηθευτές πιστοποιημένους με ISO, ή αυτούς που εφαρμόζουν τη μέθοδο HACCP.

16 6 ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ Έρευνα αγοράς Είναι η συστηματική και αντικειμενική συγκέντρωση και ανάλυση όλων εκείνων των στοιχείων που είναι δυνατόν να ευρεθούν με στόχο την καλύτερη ποιοτική εξυπηρέτηση του πελάτη ταυτόχρονα με την όσο το δυνατόν υψηλότερη οικονομική απόδοση (κέρδος) για την επιχείρηση. Σκέλη της έρευνας: 1.Ποιοτική 2. Ποσοτική Στόχος της έρευνας: 1.Επίτευξη της καλύτερης ποιότητας. 2.Την χαμηλότερη τιμή. 3.Την απρόσκοπτη εξυπηρέτηση της επιχείρησης. 4.Την επίτευξη της μέγιστης αποδοτικότητας του προϊόντος. Έρευνα αγοράς γίνεται για ποτά-τρόφιμα-αναλώσιμα είδη, εξοπλισμό κ.ο.κ. Οφείλει να επαναλαμβάνεται κατα καιρούς διότι η αγορά και τα προϊόντα διαφοροποιούνται. Επίσης έρευνα αγοράς γίνεται με στόχο την σαφέστερη εξακρίβωση του μελλοντικού πελατειακού κοινού.

17 7 ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ Η παραγγελία Όταν έχουν πλέον καθοριστεί οι ανάγκες των τμημάτων και έχουν αποσαφηνισθεί τόσο η ποιότητα όσο και η ποσότητα προβαίνουμε στην παραγγελία. Είδη παραγγελιών 1.Τακτικές, λαμβάνουν χώρα σε τακτικά χρονικά διαστήματα (ημερήσιες, εβδομαδιαίες, μηνιαίες). 2.Έκτακτες, λαμβάνουν χώρα όταν: α)Έχει παραληφθεί η παραγγελία κάποιων αγαθών. β)Όταν αναμένεται άνοδος τιμών. γ)Όταν αναμένεται έλλειψη συγκεκριμένων αγαθών (π.χ. φρούτα, αυγά κ.τ.λ.). δ)Για αντιμετώπιση έκτακτων περιστατικών (π.χ. συννέδρια, γάμους, λοιπές εκδηλώσεις). Δελτίο παραγγελίας Έχει την νομική υπόσταση συμβολαίου και εμπεριέχει όλα τα στοιχεία για την απρόσκοπτη συναλλαγή (ποιότητα, ποσότητα, χρόνος παράδοσης, αποθήκευση, μεταφορά, τιμή, τυχόν εκπτώσεις κ.τ.λ.).

18 (συνέχεια) Τρόποι παραγγελίας 1.Προφορικά: Εφ’ όσον υπάρχει προσωπική επικοινωνία με τον προμηθευτή. 2.Τηλεφωνικά: Αποτελεί τον συνηθέστερο τρόπο παραγγελίας. Διέπεται απο αμεσότητα αλλα μπορεί να υπάρξουν παρανοήσεις (παράσιτα) με αποτέλεσμα την μη ορθή εκτέλεση τους.Ποτέ δεν αφήνουμε παραγγελία στον αυτόματο τηλεφωνητή. 3.Με fax: Είναι εξ’ ίσου συνήθης με κύριο πλεονέκτημα οτι δεν μπορεί να παραφρασθεί γιατί είναι γραπτή. Πρέπει να είναι σαφής και αναλυτική προς αποφυγή λαθών. 4.Με επιστολή: Σπάνια περίπτωση γιατί είναι χρονοβόρα, γίνεται για παραγγελίες εξωτερικού οι οποίες διέπονται και απο νομοθεσίες (τελωνεία, δασμοί κ.τ.λ.). 5.Με e-mail: Γνωρίζει τα τελευταία χρόνια μεγάλη ανάπτυξη δεδομένης της εξικείωσης με τους Η/Υ. Είναι ταχύτατη και ανέξοδη. (Προχωρημένη έκδοση κάνοντας χρήση του Skype.)

19 8o ΚΕΦΑΛΑΙΟ Tο τμήμα παραλαβών παραλαμβάνει τα αγαθά τα οποία έχουν παραγγελθεί ελέγχοντας ποσότητα, ποιότητα αλλα και τιμές που έχουν εκ των προτέρων συμφωνηθεί. κάθε παραλαβή πρέπει να συνοδεύεται υποχρεωτικά απο: τιμολόγιο (διπλότυπο)το οποίο μετά τον έλεγχο υπογράφεται, η επιχείρηση κρατά το πρωτότυπο και ο προμηθευτής παίρνει το διπλότυπο. ή δελτίο αποστολής (πάλι διπλότυπο) έως ότου μας σταλεί το πρωτότυπο τιμολόγιο. Πρότυπα για τις παραλαβές έλεγχος ποιότητας, ποσότητας, τιμής, τιμολογίων, καταχώρηση στο ημερήσιο δελτίο παραλαβής. (είναι ημερήσιο έντυπο που αντιγράφονται ολα τα στοιχεία του κάθε τιμολογίου των υλικών που παραλαμβάνεται καθημερινά απο το τμήμα.

20 9 (συνέχεια) ΩΡΑΡΙΟ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ Καλό είναι να υπάρχουν συγκεκριμένα ωράρια παραλαβής υλικών δεδομένου ότι απαιτείται χρόνος τόσο για έλεγχο οσο και για την ασφαλή αποθήκευση τους. Προϋποθέσεις εύρυθμης λειτουργίας του τμήματος κατάλληλος χώρος (ωστε να γίνεται καλά ποσοτικός και ποιοτικός έλεγχος) εξοπλισμός (ζυγαριά, πλαστιγκα, ειδικά τρέιλερ μεταφοράς κ.ο.κ.) προσοχή στα παραλαμβανόμενα προϊόντα διότι εάν έχουν υγρασία ή πάγο προσθέτουν βάρος) προσοχή στις συσκευασίες εαν τα προϊόντα είναι διαφορετικής ποιότητας να τοποθετούνται ξεχωριστά ποτέ δεν παραδίδεται υλικό στα τμήματα εαν δεν υπάρξει ανάλογη καταχώρηση ιδιαίτερη προσοχή σε προϊόντα τα οποία είναι ευάλωτα σε θερμοκρασίες (π.χ. λαχανικά ή κατεψυγμένα) ο υπεύθυνος παραλαβών πρέπει να τηρεί κατά γράμμα τους κανόνες σωστής παραλαβής των υλικών.

21 9ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ Aαποθέματα : Είναι προϊόντα ή υλικά τα οποία απέκτησαν (αγόρασαν ή παρήγαγαν οι ίδιες) ξενοδοχειακές ή επισιτιστικές επιχειρήσεις με σκοπό να τα χρησιμοποιήσουν ή να το μεταπωλήσουν στο μέλλον Eλεγχος αποθεματων: Είναι το σύνολο των δραστηριοτήτων που λαμβάνει χώρα στην επιχείρηση για να διαπιστωθεί η ποσότητα υλικών ή προϊόντων που υπάρχουν προς διάθεση Xρόνος ανταπόκρισης Είναι η χρονική διάρκεια που χρειάζεται ο προμηθευτής για να φέρει εις πέρας την παραγγελία προμήθειας που έλαβε Είδη αποθεμάτων ξενοδοχειακών και επισιτιστικών επιχειρήσεων 1) Προιόντα που προορίζονται για την παραγωγή (π.χ. κρέατα, θαλασσινά, λαχανικά, ζυμαρικά κ.ο.κ) εάν τα ταξινομήσουμε έχουμε: \ Α) πρώτες ύλες (π.χ. κρέατα) Β) βοηθητικά υλικά (π.χ. μπαχαρικά) Γ) ενδιάμεσα προϊόντα ( π.χ. έτοιμες σάλτσες, μουστάρδα, κλπ)

22 2. Έτοιμα προϊόντα για πώληση ή μεταπώληση (π.χ. γλυκά, αναψυκτικά) 3. Τελικά Προϊόντα που είναι απαραίτητα για την λειτουργία της επιχείρησης. 3.1 Εξοπλισμός ( μηχανήματα) 3.2 Διαρκή καταναλωτικά (π.χ. μαχαίρια, πιρούνια) 3.3 Αναλώσιμα (Φίλτρα μηχανής, καφές) 3.4 Πρώτες ύλες (κρέατα, ψάρια) 3.5 Βοηθητικά προϊόντα (π.χ. ζάχαρη, αλάτι) 3.6 Ενδιάμεσα ή ημι-επεξεργασμένα (π.χ. πίτες) 3.7 Τελικά προϊόντα (ψωμιά) 3.8 Ανταλλακτικά για τα μηχανήματα και τον εξοπλισμό (λαμπτήρες, ασφάλειες)

23 Σχεδιασμός της πολιτικής των αποθεμάτων είναι το σύνολο των ενεργειών που απαιτούνται ώστε η επιχείρηση να διαθέτει όλα τα απαραίτητα υλικά και πρώτες ύλες που διασφαλίζουν την ομαλή λειτουργία της. Παλιότερα τα δόγματα ήταν δυο: Α) Να υπάρχουν αποτελέσματα. Β) Να μην φύγει ο πελάτης χωρίς να ικανοποιηθεί το αίτημα του. Σήμερα: Χρησιμοποιούνται προηγμένες μέθοδοι έτσι όντως ώστε να υπάρχουν όλα τα απαραίτητα υλικά σε κατάλληλες ποσότητες ώστε να διασφαλίζεται ή απρόσκοπτη λειτουργιά της επιχείρησης.

24 Παράμετροι που χρησιμοποιούνται: 1.Μεγεθος, τοποθεσία, πελατεία της επιχείρησης. 2. Προϊόντα που θα χρειαστούν. 3. Προμηθευτές (απόσταση, χρόνος ανταπόκρισης). 4. Λοιπά βοηθητικά στοιχειά. Εντούτοις τίποτα δεν μπορεί να προβλεφτεί με ακρίβεια (ιδιαίτερα στα τρόφιμα, a la carte). Ζητούμενο είναι η όσο το δυνατόν μικρότερη απόκλιση.

25 Στόχοι της πολιτικής αποθεμάτων: 1.Αύξηση της ταχύτητας ροής από την παραλαβή στην κατανάλωση. 2.Εξασφάλιση ομαλής ροής. 3.Μείωση συνολικού κόστους ( να μην υπάρχουν για μεγάλο χρονικό διάστημα στις αποθήκες). 4.Μείωση των απαιτούμενων κεφαλαίων. 5.Μείωση των αποθηκευτικών χωρώ (ψυγείων)

26 6. Μείωση ποσοτήτων. 7. Αύξηση της ταχύτητας κατανάλωσης των αγαθών. 8.Ταχυτατες απογραφές. 9.Σωστες προβλέψεις (με βάση την κατανάλωση). 10. Ελαχιστοποιήσεων καθυστερήσεων. 11. Επάρκεια ανταλλακτικών.

27 Επίπεδα αποθεμάτων 1.Μικρά αποθέματα οδηγούν σε μειωμένες πωλήσεις, >μειωμένα κέρδη >δυσαρεστημένους πελάτες κ.ο.κ. 2.Μεγάλα αποθέματα Απαιτούνται υψηλά κεφάλαια, κίνδυνος αλλοίωση η καταστροφή προϊόντων.

28 Κόστος αποθεμάτων A.Κόστος διατήρησης αποθεμάτων. 1.Κόστος ευκαιρίας(τόκοι για τα δεσμευμένα για υλικά κεφάλαια. 2.Κόστη παραγγελίας(χρόνος, τηλέφωνα, κόστη ελέγχου παραλαβών). 3.Κόστος έλλειψη αποθέματος. Άμεσο όταν η επιχείρηση δεν μπορεί να παράγει αυτό που ζητείται από τον πελάτη(π.χ. φιλέτο ή

29 ουίσκι συγκεκριμένης μάρκας.) Έμμεσο προκύπτει ως συνέχεια των άμεσων διότι η επιχείρηση αποκτά κακή φήμη στην αγορά. Για αυτό ο υπεύθυνος διαχείρισης αποθεμάτων πρέπει να ξέρει επακριβώς. 1.Ποια είδη θα πρέπει να έχει διαθέσιμα. 2.Πότε πρέπει να κάνει την επόμενη παραγγελία. 3.Ποίες ποσότητες πρέπει να παραγγείλει(π.χ. παγωτό το χειμώνα ή το καλοκαίρι).

30 ΣΥΝΕΧΕΙΑ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ 1.Ελάχιστο απόθεμα είναι :η ημερήσια ποσότητα των αγαθών που καταναλώνεται στην επιχείρηση πολλαπλασιασμένη με το χρόνο εκτέλεσης της παραγγελίας. 2.Απόθεμα ασφαλείας : είναι το ελάχιστο απόθεμα αυξημένο κατά ένα ποσοστό για απρόοπτη ζήτηση (π.χ. εμφιαλωμένα νερά το καλοκαίρι + καύσωνας).

31 3. Μέγιστο απόθεμα : είναι η μέγιστη ποσότητα που μπορεί να διατηρηθεί απροβλημάτιστα στην επιχείρηση. 4. Εποχιακά αποθέματα : είναι τα προϊόντα που έχουν υψηλή ζήτηση λόγω εποχής (π.χ. Σαρακοστή ). 5. Αποθέματα παρτίδας : προϊόντα που χρησιμοποιούνται για ειδικές περιπτώσεις όπως ( συνέδρια, γάμοι κλπ.). 6. Ανακύκλωση αποθεμάτων : μας δείχνει πόσες φορές ανακυκλώθηκε μια ποσότητα αποθέματος με μια νέα ποσότητα.

32 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 10 ΤΜΗΜΑ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ Αποθήκη είναι ο χώρος (χώροι) της επιχείρησης όπου φυλάσσονται υπό τις κατάλληλες συνθήκες τα προϊόντα τα οποία αποκτά, μεταποιεί ή πωλεί η επιχείρηση. Αποτελεί την καρδιά της επιχείρησης και υπεύθυνος για αυτόν τον χώρο είναι ο αποθηκάριος. Χώρος και εξοπλισμός αποθήκης : α)το μέγεθος εξαρτάται από το μέγεθος της επιχείρησης και της απόστασης από τους προμηθευτές.

33 β) εξοπλισμός περιλαμβάνει όλα τα μηχανήματα και εργαλεία που απαιτούνται για την εύρυθμη λειτουργιά της. γ) ασφάλεια περιλαμβάνει όλα τα μέσα και τα εξαρτήματα που απαιτούνται για προστασία των προϊόντων (πόρτες και παράθυρα ασφαλείας, κλειδαριές, συναγερμοί ).

34 ΕΙΔΗ ΑΠΟΘΗΚΕΥΤΙΚΩΝ ΧΩΡΩΝ Α)Αποθήκη τροφίμων ( αποθηκεύονται τρόφιμα, κονσέρβες, μπαχαρικά, καφέδες). Β) Αποθήκη ποτών ( για ποτά πλην κρασιών ) Γ) Κάβα όπου φυλάσσονται τα κρασιά σε θερμοκρασία 12 c σκοτάδι και υγρασία. Δ) Ειδών καθαριότητας.

35 συνέχεια Ε) Ψυκτικοί θάλαμοι για ασφάλεια νωπών και κατεψυγμένων προϊόντων χωρίζονται σε : 1) συντήρηση με θερμοκρασία 0-2c όπου φυλάσσονται νωπά κρέατα, φρέσκα ψάρια, φρούτα, λαχανικά και γαλακτοκομικά προϊόντα. 2) κατάψυξη όπου διατηρούνται για το χρόνο που προβλέπεται κατεψυγμένα κρέατα στη θερμοκρασία -12 έως -18c, ψάρια και μαλάκια σε -12 έως -20c, και λαχανικά σε -12 έως -25c.

36 συνέχεια Θάλαμος απορριμμάτων : είναι ένας ψυχώμενος χώρος όπου φυλάσσονται τα απορρίμματα για να μην αναδίδουν δυσοσμία και προσελκύουν έντομα κ.ο.κ. Προσοχή : Φροντίζουμε πάντοτε όλοι οι χώροι και ιδιαίτερα τα ψυγεία να λειτουργούν άψογα.

37 (Συνέχεια ) Κανόνες λειτουργίας ψυκτικών θαλάμων 1.Έλεγχος συσκευασιών προϊόντων για αποφυγή αλλοίωσης ή οσμών. 2.ΈΈλεγχος σωστών θερμοκρασιών. 3.λεγχος ημερομηνιών ανάλωσης προϊόντων. 4.Δεν ξαναπαγώνουμε προϊόντα τα οποία έχουν αποψυχθεί. 5.Φροντίζουμε για την καλή κυκλοφορία του αέρα στο χώρο. 6.Ελέγχουμε τακτικά εάν οι πόρτες των χώρων κλείνουν ερμητικά. 7.Ελέγχουμε ένα τα ψυκτικά μηχανήματα λειτουργούν σωστά διατηρώντας τις σωστές θερμοκρασίες και υγρασία.

38 Λειτουργία αποθήκης καθαριστικών υλικών 1.Μακριά από τις αποθήκες τροφίμων. 2.Σωστή τοποθέτηση υλικών (π.χ. φιάλη όρθιες). 3.Προσοχή, τα υλικά είναι εύφλεκτα. 4.Συσκευασίες καλά κλεισμένες με την ενδεικτική πινακίδα μπροστά.

39 Ωράριο λειτουργίας αποθήκης Καθορίζεται από την φύση της επιχείρησης και τις απόψεις της διοίκησης. Καλό είναι να υπάρχουν συγκεκριμένες ώρες για παραλαβή προμηθειών, παράδοση στα τμήματα, χρόνος για ενημέρωση καρτελών και χρόνος για καθαριότητα χώρων και τακτοποίηση υλικών.

40 (Συνέχεια) Αποθηκευτική ζωή των προϊόντων. Από την ποιότητα αποθήκευσης των υλικών εξαρτάται ο χρόνος διατήρησης τους, η ποιότητα τους, η αποφυγή φθορών κ.ο.κ. Κανόνες λειτουργίας αποθηκών 1. Καθαριότητα. 1.Χρήση προϊόντων πριν την λήξη τους. 2.Χρησιμοποίηση ραφιών (όχι στο πάτωμα). 3.Τοποθέτηση έτσι ώστε να υπάρχει επαρκής αερισμός – εξαερισμός του χώρου.

41 5. Τύλιγμα προϊόντων να μην προσβάλλονται από μυρωδιές ή και να μην εκλύουν. 6. Αποθήκευση σύμφωνα με οδηγίες προμηθευτή. 7.Χρηση μεθόδων FIRST IN-FIRST OUT. 8. Σωστή διανομή στην τοποθέτηση των προϊόντων. 9.Ελεγχουμε τακτικά τις σωστές θερμοκρασίες. 10. Φροντίζουμε την ασφάλεια της αποθήκης. 11. Χρησιμοποιούμε προηγμένες μεθόδους συντήρησης (HACCP) κλπ. 12. Ελέγχουμε τα αποθέματα για την ύπαρξη των συμφωνηθέντων αποθεμάτων (STOCK).

42 Σύστημα έλεγχου – διαχείρισης της αποθήκης Οφείλει να διευκολύνει την απρόσκοπτη λειτουργία της με όσο το δυνατόν λιγότερες φθορές, απώλειες, κλοπές κ.ο.κ.. Για την επίτευξη των ανωτέρω στόχων χρησιμοποιούμε : 1.Καρτέλες ιδίου χρώματος για κατηγορίες συναφών προϊόντων (π.χ. πράσινες για ζυμαρικά) 2.Ξεχωριστές καρτέλες για το ίδιο προϊόν άλλα σε συσκευασία ξεχωριστού βάρους (π.χ. κονσέρβες 1. κιλού και 5 κιλών). 3.Δελτίο καταστροφής : καταγραφές ποσότητας υλικών που καταστράφηκαν αναφέροντας αιτία,κόστος κτήσης κλπ και υπογραφή από τον αποθηκάριο.

43 (Συνέχεια) Εφαρμογή Η/Υ στην αποθήκη Σήμερα στα πλαίσια του εκσυγχρονισμού του τρόπου λειτουργιάς των αποθηκών το σύστημα των καρτελών εγκαταλείπεται σταδιακά και αντικαθίσταται από ηλεκτρονικούς υπολογιστές στους οποίους μπορεί να εγκατασταθεί πρόγραμμα διαχείρισης αποθήκης προσαρμοσμένο στο μέγεθος, τις ανάγκες και τις ιδιομορφίες της κάθε επιχείρησης ξεχωριστά. Στις σελίδες 83 έως και 87 υπάρχει τυπωμένο PPT με τις δυνατότητες που παρέχει ο υπολογιστής στον διαχειριστή της αποθήκης. ΚΕΦΑΛΑΙΟ SOS

44 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 11 Απογραφή είναι η λεπτομερής καταμέτρηση και καταγραφή των περιουσιακών στοιχείων της επιχείρησης. Γίνονται τουλάχιστον στο τέλος της διαχειριστικής περιόδου της επιχείρησης (τέλος σεζόν στις εποχιακές, τέλος χρόνου στις διαρκούς λειτουργίας). Σε ότι αφόρα ξενοδοχειακές και επισιτιστικές επιχειρήσεις μπορεί να γίνεται κάθε 15 ημέρες ή κάθε μήνα με χρήση ειδικών εντύπων και από τριμελή ομάδα (αποθηκάριο F+B και λογιστήριο).

45 Τύποι απογραφής 1.Ανοικτή γίνεται στα τμήματα για είδη τα οποία δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν τυποποιημένα (π.χ. μπαχαρικά, σάλτσες στην κουζίνα, ποτά που χρησιμοποιούνται για κοκτέιλ στο μπαρ κ.ο.κ.). 2.Κεντρικών αποθηκών : καταγράφει τα είδη και τις ποσότητες που βρίσκονται στις αποθήκες. 3.Λογιστική : καταγράφονται τα υπόλοιπα των καρτελών ή των κωδικών κάθε είδους όταν υπάρχει μηχανογραφημένη αποθήκη. 4.Πραγματική ή σχετική : καταγράφει ποσότητες και είδη την ώρα της απογραφής και εάν συμφωνεί το εύρημα με τα υπόλοιπα των καρτελών ή των υπόλοιπων που δείχνει η μηχανογράφηση τότε γίνεται εμφανές ότι δεν έχουν γίνει λάθη.

46 Υπολογισμός του κόστους πωληθέντων τροφίμων Αρχική απογραφή σε αξία + Αγορές τρέχουσας περιόδου = Σύνολο τρέχουσας περιόδου. Η διαφορά μεταξύ συνόλου τρέχουσας περιόδου και τελευταίας απογράφης μας δίνει την κατανάλωση σε κόστος.

47 Χρησιμότητα των απογραφών 1.Μας δίνει την δυνατότητα να ξέρουμε ακριβώς την νομισματική αξία των αποθεμάτων. 2.Να ελέγχουμε την ροη των υλικών στα τμήματα, τις διαφυγές, κλοπές, φθορές κλπ 3.Να υπολογίζουμε τον λόγο (ποσοστό) μεταξύ τιμής κτήσης και πώλησης για ακριβέστερη τιμολόγηση.

48 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 12 ΔΙΑΝΟΜΗ Η διανομή αφορά την εξαγωγή και διάθεση των αγαθών από τους χώρους της αποθήκης προς τα διάφορα τμήματα παραγωγής και διάθεσης. Η διανομή πρέπει να διασφαλίζει την ομαλή και ελεγχόμενη ροη προς τα τμήματα της επιχείρησης. Κανόνες 1.Εφαρμογή του FIFO (First in First out). 2.Προωθούμε ότι λήγει σύντομα.

49 3. Προωθούμε ότι κινδυνεύει να αλλοιωθεί. 4. Και φυσικά ότι έρχεται στην αποθήκη να τακτοποιείται έτσι ώστε να διανέμονται τα παλαιότερα αγαθά. (Αίτηση παραγγελίας προμήθειας) : είναι το ειδικό έντυπο που συμπληρώνει το κάθε τμήμα και αναγράφει είδη και ποσότητες που χρειάζεται. Διανομή απευθείας στα τμήματα : Τα προϊόντα πηγαίνουν απευθείας στα τμήματα τηρουμένων των διαδικασιών.

50 -συνεχεια- Διακινήσεις μεταξύ τμημάτων : Αφορά στην διακίνηση προϊόντων από τμήμα σε τμήμα της επιχείρησης τηρουμένων των διαδικασιών ( Δελτίο Εσωτερικής Διακίνησης ). Καθορισμός ποσοτήτων : Ο υπολογισμός των ποσοτήτων καθορίζεται από παραμέτρους όπως : Ημερομηνία, είδος γεύματος, άτομα, στατιστικά στοιχεία παρελθόντων χρήσεων κλπ.

51 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 13 -ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΑ-

52 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 14 -ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΑ-

53 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 15 Κόστος για την επιχείρηση είναι η δαπάνη σε αγαθά και υπηρεσίες τα οποία καταναλώνονται ή διοχετεύονται κατά τη διάρκεια της λειτουργιάς της Σκοπός : κάθε παραγωγική δραστηριότητα με στόχο το κέρδος χρειάζεται υλικά ( παραγωγικούς συντελεστές ) για να υλοποιηθεί. Η αγορά αυτών είναι η γεννεσιουργός αιτία του κόστους. Δαπάνη είναι η αξία των συντελεστών που χρησιμοποιείται για την παραγωγή αγαθών η υπηρεσιών στην επιχείρηση.

54 -συνέχεια- Έξοδο αποτελεί η σκόπιμη ανάλωση μέρους των συντελεστών παραγωγής εκφραζόμενο σε χρηματική αξία στα πλαίσια της λειτουργίας της επιχείρησης. Στοιχεία του κόστους 1.Στοιχεία που δεν αμφισβητούνται είναι εκείνα τα κόστη που προκύπτουν και δεν αμφισβητούνται (εργατικό κόστος, κόστος ενέργειας, φόροι κλπ ). 2.Στοιχεία που αμφισβητούνται όπως οι τόκοι κεφαλαίων οι επιχειρηματικοί κίνδυνοι, αμοιβή του επιχειρηματία κλπ.

55 Κέντρα κόστους : είναι τα σημεία της επιχείρησης στα οποία προκύπτουν κόστη τα οποία καταγράφονται. Πρότυπο κόστος : είναι το κόστος που προκύπτει από το άθροισμα των επιμέρους κοστών για την παραγωγή μιας μονάδας αγαθών ή ολοκληρωμένης υπηρεσίας (π.χ μερίδα φαγητών (αγαθό) ή στεγνό καθάρισμα ενός ενδύματος πελάτη. )

56 -ΣΥΝΕΧΕΙΑ- Πάγιο: Αποτελεί το κόστος εκείνο το οποίο είναι ανεξάρτητο από το ύψος της παραγωγής (π.χ. ενοίκιο, πάγια κόστη ΔΕΗ ΟΤΕ κλπ ). Μεταβλητό κόστος : Το ύψος του εξαρτάται από το ύψος (όγκο) της παραγωγής (π.χ. πρώτες ύλες, ενέργεια πέραν των παγίων κλπ ). Το εργατικό κόστος Για μεν τους μόνιμους υπαλλήλους αποτελεί πάγιο κόστος το δε κόστος για υπαλλήλους που απασχολούνται περιστασιακά (δεξιώσεις, παρταϊμ ) αποτελεί μεταβλητό κόστος.

57 Μοναδιαίο και συνολικό κόστος. Μοναδιαίο θεωρείται το κόστος για μια μονάδα (μερίδα) φαγητού, μερίδα ποτών, ωριαία αποζημίωση ενός υπαλλήλου κλπ. Συνολικό κόστος είναι το ολικό κόστος της επιχείρησης για την παραγωγή πολλών μονάδων (μερίδων) ενός συγκεκριμένου αγαθού.

58 ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΕΞΟΔΩΝ (ΔΑΠΑΝΩΝ) 1.Κόστος ποτών και τροφίμων. 2.Εργατικό κόστος. 3.Λειτουργικά έξοδα. 4.Κέρδος το οποίο θεωρείται κόστος έως την στιγμή που θα αρχίσουν να πωλούνται αγαθά και υπηρεσίες, και όσο οι πωλήσεις αυξάνονται τα ποσά που έχουν καταβληθεί για την κάλυψη των προηγούμενων κοστών (1,2,3) βγαίνουν μειωμένα. Όταν τα έσοδα ισοσκελίσουν τα έξοδα τότε μιλάμε για το Νεκρό Σημείο της επιχείρησης. Όπου ΕΣΟΔΑ = ΕΞΟΔΑ

59 -ΣΥΝΕΧΕΙΑ- ΣΧΕΣΕΙΣ ΚΕΡΔΟΥΣ ΜΕ ΤΑ ΕΞΟΔΑ (ΔΑΠΑΝΕΣ) Τα ποσά που απομένουν στην επιχείρηση μετα την κάλυψη όλων των δαπανών αποτελεί το κέρδος της επιχείρησης. Το ύψος του κέρδους μπορεί να προκαθοριστεί από την επιχείρηση εάν και εφόσον στο μοναδιαίο κόστος κάθε αγαθού ή υπηρεσίας προστεθεί και το όφελος (σε χρηματική βάση) που επιθυμεί ο επιχειρηματίας. Η αύξηση του κέρδους μπορεί να πραγματοποιηθεί : 1.Με την αύξηση των τιμών προϊόντων και υπηρεσιών της επιχείρησης. 2.Με την μείωση των δαπανών για την αγορά των συντελεστών παράγωγης

60 -ΣΥΝΕΧΕΙΑ- ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΠΟΥ ΕΠΗΡΕΑΖΟΥΝ ΤΟ ΚΟΣΤΟΣ 1.Προμηθευτές. Προσπαθούμε να συμπιέσουμε το κόστος των προμηθευτών. 2.Προϊόν : Το φθηνό προϊόν δεν σημαίνει ότι είναι και το καλύτερο επειδή είναι το πιο φθηνό στην αγορά. 3.Κλοπές : Αυξάνουν το κόστος. 4.Εκπαίδευση προσωπικού : Φθηνό εργατικό δυναμικό μπορεί να συνεπάγεται χαμηλό εργατικό κόστος, αυτό όμως πρέπει να μελετάται σε σχέση με την παραγωγικότητα.

61 5. Ατυχήματα : Στο χώρο εργασίας που προκαλούν φθορές σε υλικά (σπάσιμο σκευών, λάθος παραγγελίες, κλπ ). 6. Αποθήκευση : Οταν αλλοιώνονται και κατά συνέπεια καταστρέφονται πρώτες ύλες. 7. Μεριδοποίηση : Οταν δεν χρησιμοποιούνται προκαθορισμένα υλικά για ποτά και τρόφιμα. 8. Ύψος (όγκος) παραγωγής : Περισσότερες ή λιγότερες μονάδες αγαθών από όσες χρειάζονται.