Διαδίκτυο Κίκα Χρυσοστόμου. Γραμμή εργασιών των Windows κάνουμε κλικ στο εικονίδιο του Microsoft Outlook. ή Πατούμε το κουμπί Start, All Programs, Microsoft.

Παρουσίαση με θέμα: "Διαδίκτυο Κίκα Χρυσοστόμου. Γραμμή εργασιών των Windows κάνουμε κλικ στο εικονίδιο του Microsoft Outlook. ή Πατούμε το κουμπί Start, All Programs, Microsoft."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Διαδίκτυο Κίκα Χρυσοστόμου

2 Γραμμή εργασιών των Windows κάνουμε κλικ στο εικονίδιο του Microsoft Outlook. ή Πατούμε το κουμπί Start, All Programs, Microsoft Office, Microsoft Outlook.

3 Γραμμή τίτλου Κορδέλα Αριστερό τμήμα Φάκελος Εισερχόμενων (inbox) Δεξιό τμήμα Τμήμα Αγαπημένων Φακέλων

4 Για να αλλάξουμε διάταξη του Τμήματος Μηνυμάτων (Message Pane) και του Τμήματος Ανάγνωσης (Reading Pane): 1.Κλικ στην καρτέλα View 2.Εντολή Reading Pane (Τμήμα Ανάγνωσης) από την ομάδα εντολών Layout. 3.Επιλέγουμε : Right ή Bottom ή Off Right: Το Τμήμα Ανάγνωσης εμφανίζεται στα δεξιά του Τμήματος Μηνυμάτων. Bottom: Το Τμήμα Ανάγνωσης εμφανίζεται κάτω από το Τμήμα Μηνυμάτων. Off: Κλείνει το Τμήμα Ανάγνωσης.

5

6 Για να τερματίσουμε το Microsoft Outlook: Καρτέλα File και Exit ή Πατούμε το κουμπί κλεισίματος στη Γραμμή τίτλου. ή Στο πληκτρολόγιο πατούμε ALT+F4

7 Από την καρτέλα Home, πατούμε το κουμπί New E-mail : Κορμός Μηνύματος Κεφαλίδα μηνύματος

8 Εισάγουμε την ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη στο πλαίσιο To: (Προς): Επίσης μπορούμε να προσθέσουμε επιπλέον παραλήπτες με το «;» : Κοινοποίηση στο Πεδίο Cc σε τρίτο πρόσωπο:

9 Μπορούμε να κοινοποιήσουμε ηλεκτρονικά μηνύματα σε κάποιο πρόσωπο χωρίς ο παραλήπτης να το γνωρίζει (κρυφά) μέσω του Bcc: Για να αποστείλουμε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα σε παραλήπτη που έχουμε ήδη καταχωρημένο: Πατούμε το κουμπί To:, επιλέγουμε το e-mail και Ok. Εναλλακτικά απο την καρτέλα Message, Address Book.

10 Θέμα : Περιλαμβάνει συντόμη περιγραφή (συνήθως 20-30 χαρακτήρες) για το περιεχόμενο του μηνύματος. Πρέπει να είναι περιεκτικό. Έτσι αυξάνονται οι πιθανότητες ο παραλήπτης να το διαβάσει αντί να το διαγράψει!

11 Για αντιγραφή κειμένου σε ένα μήνυμα που θα αποστείλουμε: 1.Επιλέγουμε το κείμενο που θέλουμε να αντιγράψουμε 2.Αντιγραφή: Κουμπί Copy ή δεξί κλικ και Copy ή Ctrl+C (πληκτρολόγιο). 3.Τοποθετούμε το σημείο εισαγωγής εκεί που θέλουμε να αντιγράψουμε το κείμενο. 4.Επικόλληση: Κουμπί Paste ή δεξί κλικ και Paste ή Ctrl+V.

12 Επισύναψη αρχείων Καρτέλα Message και πατούμε το κουμπί Attach File (Επισύναψη αρχείου) Επιλέγουμε το αρχείο και πατούμε το Insert. Διαγραφή αρχείων Επιλέγουμε το αρχείο στην κεφαλίδα Δεξί κλικ Remove (Αφαίρεση)

13 Για να αποθηκεύσουμε ένα μήνυμα χωρίς να το έχουμε ολοκληρώσει: 1.Επιλέγουμε την καρτέλα File 2.Save Το μήνυμα αποθηκεύεται στο φάκελο Drafts (Πρόχειρα) Για να ολοκληρώσουμε ένα μήνυμα που είχαμε αποθηκεύσει: 1.Το εντοπίζουμε στο φάκελο Drafts 2.Διπλό κλικ για να ανοίξει 3.Αφού κάνουμε τις αλλαγές πατούμε Send.

14 Για να ελέγξουμε εάν το περιεχόμενο του μηνύματος έχει ορθογραφικά λάθη πατούμε την εντολή Spelling & Grammar από την καρτέλα Review. Υπάρχουν επιλογές: Ignore Once, Ignore All, Add to Dictionary (Προσθήκε στο λεξικό), Change, Change all, AutoCorrect (Αυτόματη Διόρθωση), Undo, Cancel.

15 Υπάρχει τρόπος για να καθορίσουμε εάν το μήνυμα είναι σημαντικό με την δυνατότητα Σήμανσης Προτεραιότητας. Από την καρτέλα Message, στην ομάδα εντολών Tags πατούμε το κουμπί: High Importance (Ψηλή προτεραιότητα) ή Low Importance (Χαμηλή προτεραιότητα)

16 Αφού έχουμε συμπλήρωσει όλα τα απαραίτητα στοιχεία και έχουμε συντάξει το περιεχόμενο του μηνύματος πατούμε το κουμπί Send για αποστολή του μηνύματος.

17 Απάντηση στον Αποστολέα: 1.Επιλέγουμε το μήνυμα στο οποίο θέλουμε να απαντήσουμε 2.Πατούμε το κουμπί Reply (Απάντηση) στην καρτέλα Home. Απάντηση σε Όλους: 1.Επιλέγουμε το μήνυμα 2.Πατούμε Reply All (Απάντηση σε όλους) από την καρτέλα Home.

18 Για να προωθήσουμε ένα μήνυμα σε τρίτο άτομο: 1.Επιλέγουμε το μήνυμα 2.Πατούμε το κουμπί Forward (Προώθηση) από την καρτέλα Home.

19 Για να αποθηκεύσουμε ένα επισυνημμένο αρχείο: 1.Κλικ στο αρχείο 2.Στην κορδέλα θα εμπφανιστεί η καρτέλα Attachments (Συνημμένα) κάτω από τον τίτλο Attachments Tools (Εργαλεία Συνημμένων). 3.Save as 4.Επιλέγουμε τις παραμέτρους αποθήκευσης (θέση, όνομα, τύπος) 5.Save

20 Για να εκτυπώσουμε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα: Δεξί κλικ στο μήνυμα από το τμήμα Μηνυμάτων. Πατούμε Quick Print (Εκτύπωση). ή Πατούμε το κουμπί Print στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης και στην οθόνη που θα εμφανιστεί πατούμε ξανά Print.

21 Ρυθμίσεις εκτύπωσης:

22 Τμήμα Μηνυμάτων: Ένδειξη προτεραιότητας ! : Υψηλή προτεραιότητα Ένδειξη προτεραιότητας ! : Υψηλή προτεραιότητα Επισήμανση Μηνύματος (Flag) Ενδείξεις (εάν το μήνυμα έχει αναγνωστεί, απαντηθεί ή προωθηθεί) Ένδειξη Επισυνημμένων Αρχείων Πεδίο Ονόματος Αποστολέα Το Θέμα του μηνύματος Ημερομηνία και ώρα παραλαβής του μηνύματος Μέγεθος μηνύματος και αρχείων Τα μηνύματα μπορούν να χωριστούν σε χρωματικές κατηγορίες

23 Εμφάνιση/απόκρυψη στήλης από το Τμήμα Μηνυμάτων: 1.Καρτέλα View, εντολή Add Columns (Προσθήκη Στηλών) 2.Από το πλαίσιο Show Columns (Εμφάνιση στηλών) επιλέγουμε τις στήλες που θέλουμε να εμφανίζονται από τη λίστα Available Columns και πατούμε Add έτσι ώστε να τις προσθέσουμε στη λίστα ορατών στηλών Show these columns in this order 3.Με τα κουμπιά Move Up, Move Down μπορούμε να αλλάξουμε τη σειρά με την οποία εμφανίζονται οι στήλες 4.Ok

24 Για να μην συμπεριλαμβάνεται το αρχικό μήνυμα σε μια απάντηση: 1.Καρτέλα File (Αρχείο), εντολή Options (Επιλογές) 2.Επιλέγουμε Mail (Αλληλογραφία) στο αριστερό τμήμα 3.Χρησιμοποιούμε τη ράβδο κύλισης για να εμφανίσουμε την ενότητα Replies and forwards (Απαντήσεις και Προωθήσεις) στο δεξιό τμήμα 4.Στο τμήμα Replies and forwards επιλέγουμε Do not include original message (Μη περίληψη Αρχικού Μηνύματος) στο πτυσσόμενο πλαίσιο When replying to a message

25 Υπάρχει η δυνατότητα σήμανσης (flag) για πιο εύκολη μελλοντική εντόπιση και αναφορά: 1.Επιλέγουμε το μήνυμα που θέλουμε 2.Στην καρτέλα Home Tab επιλέγουμε το κουμπί Follow Up στην ομάδα εντολών Tags. Εναλλακτικά δεξί κλικ στο απενεργοποιημένο σύμβολο σημαίας σήμανσης: π.χ. - Today: Σήμανση για εργασία που πρέπει να ολοκληρωθεί «σήμερα» Για αφαίρεση της σήμανσης: 1.Home Tab 2.Follow Up 3.Εναλλακτικά δεξί κλικ + Clear Tag

26 Για επισήμανση ενός ή περισσότερων μηνυμάτων ότι διαβάστηκαν ή αντίστροφα: 1.Επιλέγουμε το μήνυμα που θέλουμε να σημάνουμε 2.Home Tab, επιλέγουμε Read/Unread αν θέλουμε να σημάνουμε ένα μη αναγνωσμένο μήνυμα ως αναγνωσμένο 3.Αν θέλουμε να σημάνουμε ένα αναγνωσμένο μήνυμα ως μη αναγνωσμένο : Home Tab και Read/Unread *Το μήνυμα που έχουμε παραλάβει εάν δεν έχει διαβαστεί εμφανιζεται με έντονους χαρακτήρες στο τμήμα Μηνυμάτων.

27 Κουμπί Minimize the Ribbon (Ελαχιστοποίηση της Κορδέλας): Κουμπί Expand the Ribbon (κουμπί Επαναφοράς Κορδέλας):

28 Εντοπισμός βοήθειας: 1.Πατούμε είτε είτε F1 (πληκτρολόγιο) 2.Από το Outlook Help ακολουθούμε το σύνδεσμο που μας ενδιαφέρει 3.Επιλέγουμε το θέμα (topic) που μας ενδιαφέρει 4.Όταν ολοκληρώσουμε τη χρήση της Λειτουργίας βοήθειας πατούμε Αναζήτηση βοήθειας: 1.Ακολουθούμε την ίδια διαδικασία αλλά αντί να επιλέξουμε θέμα, στη Γραμμή Βοήθειας γράφουμε το θέμα που μας ενδιαφέρει και πατούμε το κουμπί Search (Αναζήτηση). 2.Όταν ολοκληρώσουμε τη χρήση της Λειτουργίας βοήθειας πατούμε

29 Κριτήρια: Αποστολέας, Θέμα, Περιεχόμενο Instant Search στο πάνω μέρος του τμήματος Μηνυμάτων: 1.Επιλέγουμε το φάκελο στον οποίο θα αναζητήσουμε μηνύματα 2.Πατούμε στο Instant Search. Στην κορδέλα εμφανίζεται η καρτέλα Search. 3.Πληκτρολογούμε τις λέξεις κλειδί που επιθυμούμε 4.Η αναζήτηση γίνεται σε πραγματικό χρόνο 5.Πατούμε Close Search.

30 Ακρίβεια αναζήτησης: 1.Πατούμε Search στο τμήμα Μηνυμάτων και εμφανίζεται η καρτέλα Search. 2.Επιλέγουμε το εύρος της αναζήτησης από την ομάδα εντολών Scope. Οι αναζητήσεις γίνονται στον επιλεγμένο φάκελο Current Folder. Μπορούμε να ορίσουμε όλους τους υποφακέλους με το κουμπί All Subfolders. 3.Στη συνέχεια επιλέγουμε τα κριτήρια που θέλουμε. Κριτήρια: From, Subject, Attachments, Categorized, This Week, Sent to, Unread, Flagged, Important.

31 1.Από την καρτέλα Folder πατούμε New Folder ή από το πληκτρολόγιο Ctrl+Shift+E. 2.Βεβαιωνόμαστε ότι ο φάκελος περιέχει Ηλεκτρονικά Μηνύματα με την επιλογή Mail and Post Items. 3.Πληκτρολογούμε το όνομα του φακέλου στο πλαίσιο Name και επιλέγουμε την τοποθεσία δημιουργίας του φακέλου στο Select where to place the folder. 4.Πατούμε OK.

32 1.Επιλέγουμε τον φάκελο που θέλουμε να διαγράψουμε στο αριστερό τμήμα του Microsoft Outlook 2.Πατούμε το κουμπί Delete Folder στην καρτέλα Folder ή δεξί κλικ στον φάκελο και από το μενού συντόμευσης επιλέγουμε Delete Folder. 3.Στο πλαίσιο διαλόγουμε που θα εμφανιστεί πατούμε Yes για διαγραφή του φακέλου. To do: Δημιουργήστε ένα φάκελο με το όνομα σας και μετά διαγράψτε τον.

33 Στο τμήμα Μηνυμάτων επιλέγουμε το μήνυμα που θέλουμε να μετακινήσουμε ή να αντιγράψουμε Στην καρτέλα Home πατούμε το κουμπί Move. Επιλέγουμε την εντολή Other Folder (Μετακίνηση σε άλλο φάκελο ή την εντολή Copy to folder (Αντιγραφή στο φάκελο). Από το πλαίσιο διαλόγου επιλέγουμε το φάκελο προορισμού. Ok

34  Επιλέγουμε το μήνυμα που θέλουμε να διαγράψουμε  Πατούμε Delete από την καρτέλα Home ή Πατούμε Delete (πληκτρολόγιο) ή Κάνουμε δεξί κλικ και επιλέγουμε Delete στο μενού συντόμευσης.  Το μήνυμα τοποθετείται στο φάκελο Delete Items

35 Όταν διαγράφουμε ένα μήνυμα αυτό τοποθετείται προσωρινά στο φάκελο Deleted Items. Επαναφορά σε άλλο φάκελο: Στο τμήμα πλόηγησης (Navigation Pane) επιλέγουμε το φάκελο Deleted Items. Επιλέγουμε το μήνυμα που θέλουμε να επαναφέρουμε Δεξί κλικ στο επιλεγμένο μήνυμα και Move (μετακίνηση). Μπορούμε να το μετακινήσουμε στο Inbox ή σε άλλο φάκελο. Επιλέγουμε το φάκελο προορισμού Ok

36 Από το φάκελο Deleted Items πατούμε δεξί κλικ στο μήνυμα Επιλέγουμε Delete από το μενού συντόμευσης Πατούμε Yes στο πλαίσιο διαλόγου για οριστική διαγραφή Άδειασμα φακέλου «Deleted items» Δεξί κλικ στο φάκελο Deleted Items Επιλέγουμε Empty Folder από το μενού συντόμευσης Πατούμε Yes στο πλαίσιο διαλόγου για οριστική διαγραφή των περιεχομένων του φακέλου

37 Βιβλίο Διευθύνσεων (Address Book): Αποθήκευση στοιχείων επικοινωνίας ατόμων (επαφών) Προσθήκη Ηλεκτρονικών Διευθύνσεων: Στην καρτέλα Home, κάνουμε κλικ στην εντολή Address Book και ανοίγει ένα νέο παράθυρο Στο μενού File, κάνουμε κλικ στην εντολή New Entry Επιλέγουμε το κουμπί New Contact Προσθέτουμε τα στοιχεία του ατόμου στην καρτέλα Contact της κορδέλας με πατημένο το κουμπί General πληκτρολογούμε τα προσωπικά στοιχεία Πατούμε Save and Close για να ολοκληρωθεί η καταχώρηση

38 Στην καρτέλα Home κάνουμε κλικ στην εντολή Address Book Στη λίστα επαφών επιλέγουμε την καταχώρηση που θέλουμε να διαγραφεί και στη συνέχεια πατούμε Delete στο μενού File. Εναλλακτικά δεξί κλικ στην επαφή και Delete

39 Μπορούμε να προσθέσουμε την ηλεκτρονική διεύθυνση του αποστολέα ενός μηνύματος στο Βιβλίο Διευθύνσεων απ’ευθείας από το μήνυμα. Εμφανίζουμε σε ξεχωριστό παράθυρο το μήνυμα του αποστολέα που θέλουμε να προσθέσουμε στο βιβλίο. Τοποθετούμε το βελάκι του ποντικιού στη διεύθυνση του αποστολέα στην κεφαλίδα του μηνύματος. Θα εμφανιστεί η Contact Card. Πατούμε το κάτω βέλος δίπλα από το κουμπί View more options for interacting with this person και επιλέγουμε την εντολή Add to Outlook Contacts.

40 Αυτόματη ενημέρωση του βιβλίου όταν απαντούμε σε μηνύματα: Στο μενού Tools κάνουμε κλικ στο κουμπί Options. Από την καρτέλα Send ενεργοποιούμε την επιλογή Automatically put people I reply in my Address Book. Ok

41 Δημιουργία Ομάδας Επαφών: Στην καρτέλα Home κάνουμε κλικ στην εντολή Address Book Κλικ στην εντολή New Entry στο μενού File Στο πλαίσιο διαλόγου επιλέγουμε την εντολή New Contact Group και Ok Πατούμε το κουμπί Add Members και επιλέγουμε από πού θα προστεθούν επαφές στην ομάδα επαφών

42 Όταν επιλέξουμε From Address Book ανοίγει ένα πλαίσιο διαλόγου Select Members όπου μπορούμε να επιλέξουμε τις επαφές που επιθυμούμε. Με το κουμπί Members μπορούμε να επιλέξουμε μια ή περισσότερες επαφές και να τις προσθέσουμε. Πατούμε ΟΚ Πληκτρολογούμε ένα όνομα για την ομάδα επαφών και πατούμε το κουμπί Save and Close. _________________________________________________ New e-mail contact: Πληκτρολογούμε το όνομα και την ηλεκτρονική διεύθυνση του ατόμου που θέλουμε να προσθέσουμε στην ομάδα επαφών και Ok. ! Πατούμε Save and Close