Προγραμματισμός Λήψη αποφάσεων Διοίκηση στόχων

Παρουσίαση με θέμα: "Προγραμματισμός Λήψη αποφάσεων Διοίκηση στόχων"— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Προγραμματισμός Λήψη αποφάσεων Διοίκηση στόχων
ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ Προγραμματισμός Λήψη αποφάσεων Διοίκηση στόχων ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

2 Ορισμός … Προγραμματισμός είναι η διατύπωση του ΤΙ αποφασίσθηκε να γίνει και ΠΩΣ. Η ανάγκη προγραμματισμού δημιουργείται όταν εμφανισθούν προβλήματα ή ευκαιρίες στο εσωτερικό ή εξωτερικό περιβάλλον ενός οργανισμού ή μιας επιχείρησης. Τότε χρειάζεται να κινητοποιηθούν οι κατάλληλοι διοικητικοί μηχανισμοί για να αντιμετωπισθεί η καινούργια (προβληματική) κατάσταση. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

3 Προγραμματισμός – πρακτική άποψη
Στην πράξη ο προγραμματισμός είναι η οργανωμένη διατύπωση μιας σειράς αποφάσεων οι οποίες: Ενσωματώνουν τη συλλογική κρίση πολλών ατόμων. Ο αριθμός των ατόμων αυξάνει και η σύνθεση της ομάδας εμπλουτίζεται όσο περισσότερο περίπλοκη ή/και πρωτοποριακή είναι η δραστηριότητα. Περιορίζονται από καθιερωμένες επιχειρησιακές τακτικές όπως : α. Η εξωτερική πολιτική της εταιρείας β. Ο εσωτερικός κανονισμός λειτουργίας, και γ. Τα πρότυπα λειτουργίας. Συνδέονται (ή καλύτερα, πρέπει να συνδέονται) μεταξύ τους. Κάθε δραστηριότητα (ή επιχειρησιακή τακτική) επηρεάζεται ή εξαρτάται από τις προηγούμενες της. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

4 Παράγοντες προγραμματισμού …
Κάθε πρόγραμμα αποτελείται από μια σειρά αποφάσεων, ενσυνείδητα προσχεδιασμένη να επιφέρει επιθυμητές αλλαγές. Μια απόφαση, εξάλλου, αποτελεί επίσημη (τυπική) εκλογή μεταξύ εναλλακτικών τρόπων δράσης. Οι δύο κύριοι παράγοντες για ένα επιτυχημένο προγραμματισμό είναι η αξιοπιστία και η εφαρμοστικότητα. Δύο παράγοντες καθορίζουν την αξιοπιστία μιας απόφασης: (α) η συνέπεια των συλλογισμών (δηλ. η λογική) που στηρίζουν την απόφαση, και (β) η εγκυρότητα των προτάσεων επάνω στις οποίες στηρίζονται οι συλλογισμοί. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

5 Διαδικασίες του προγραμματισμού …
Ορισμός του προβλήματος Προσδιορισμός του μοντέλου απόφασης Συγκριτική αξιολόγηση των λύσεων Απόρριψη εμφανώς μειονεκτούντων λύσεων Επιλογή της καλύτερης λύσης Έλεγχος ορθότητας επιλογής Εφαρμογή της καλύτερης λύσης ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

6 Ορισμός του προβλήματος …
ΤΙ ΕΙΝΑΙ έναντι του ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΙΝΑΙ ή του ΤΙ ΘΑ ΕΠΡΕΠΕ ΝΑ ΕΙΝΑΙ. Για να γίνει η σύγκριση πρέπει να υπάρχουν στόχοι. Αν δεν υπάρχουν πρέπει να ορισθούν. Πρόκειται για τη διαδικασία αναζήτησης και προσδιορισμού των συμπτωμάτων του προβλήματος. Αναζήτηση βασικών αιτιών του προβλήματος, δηλ. της παραπάνω διαφοράς, π.χ., γιατί εμφανίζεται κάποιο σύμπτωμα. Ένταξη του προβλήματος μέσα στο σύνολο της προσπάθειας. Ποιες άλλες λειτουργίες επηρεάζονται και πόσο. Διερεύνηση των αλληλεξαρτήσεων. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

7 Συμπτώματα και αιτίες …
Σχέση της μορφής y = f (x1, x2, x3, …) όπου το y αναπαριστά το σύμπτωμα και οι μεταβλητές x1, x2, x3, … τις αιτίες που το προκαλούν. Η σχέση y = f (x1, x2, x3, …) εκφράζει ποιοτικά το θέμα και όχι πάντοτε ποσοτικά. Αναζητούμε την αιτία ρωτώντας συνεχώς ΓΙΑΤΙ και αναζητώντας σχέσεις μέσα από ένα πλέγμα αλληλεξαρτήσεων. Παράδειγμα: Ο Κ άργησε σήμερα να έρθει στο γραφείο. (Αυτό ΔΕΝ είναι το πρόβλημα). Είναι το σύμπτωμα (δηλ., το «κακώς κείμενο»). ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

8 Η αναζήτηση των αιτιών που προκαλούν την εμφάνιση του συμπτώματος είναι πολύπλοκη διαδικασία. Υπάρχουν άμεσες και έμμεσες αιτίες. Υπάρχουν εξωτερικοί παράγοντες, υπάρχει σχέση στο χρόνο κλπ. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

9 Παράδειγμα: αναζήτηση αιτιών που συνδυάζονται με χαμηλή παραγωγικότητα του προσωπικού
Παραγωγή ανά μονάδα χρόνου Παραγωγικότητα = Αριθμός εργαζομένων Πραγματικός δυνατός χρόνος χρήσης εξοπλισμού Μέγιστη δυνατή παραγωγή Χ Μέγιστος δυνατός χρόνος χρήσης εξοπλισμού = Πραγματική απώλεια χρόνου από το απασχολούμενο προσωπικό Ελάχιστος δυνατός αριθμός εργαζομένων Χ Ελάχιστη δυνατή απώλεια χρόνου από το ελάχιστο δυνατό απασχολούμενο προσωπικό ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

10 Μέγιστη δυνατή παραγωγή
Π* Μέγιστη δυνατή παραγωγή ΜΕΓΙΣΤΗ ΔΥΝΑΤΗ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑ Ελάχιστος δυνατός αριθμός εργαζομένων Πραγματικός δυνατός χρόνος χρήσης εξοπλισμού Ν1 ΒΑΘΜΟΣ ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ Μέγιστος δυνατός χρόνος χρήσης εξοπλισμού Ν2 Ελάχιστη δυνατή απώλεια χρόνου από το ελάχιστο δυνατό απασχολούμενο προσωπικό ΒΑΘΜΟΣ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Πραγματική απώλεια χρόνου από το απασχολούμενο προσωπικό ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

11 Παραγωγικότητα = Π* x Ν1 x Ν2 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

12 Απώλεια χρόνου λόγω ατελειών σε κατασκευαστικά σχέδια και προδιαγραφές
διοικητικές διαδικασίες λόγω επαγγελματικής ανεπάρκειας προσωπικού λόγω ατελειών στον προγραμματισμό της εργασίας στις μεθόδους εργασίας Χρόνος Παρα γωγικής Εργασίας φυγοπονίας ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

13 Απώλεια χρόνου λόγω κανονικής φθοράς εξοπλισμού χρόνου λόγω
ατελειών στον προγραμματισ - μό συντήρησης του εξοπλισμού προγραμ ματισμό προμήθειας ανταλλακτικών Απώλεια χρόνου λόγω φθοράς εξοπλισμού από κακούς χειρισμούς λόγω ατελειών στον προγραμματισμό φόρτισης του λόγω κακής συντήρησης Χρόνος Φόρτισης του Εξοπλισμού ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

14 Τι θέλουμε με τον ορισμό του προβλήματος ;
Ξεκάθαρα να γνωρίζουμε ποιο είναι το πρόβλημα, τι το δημιουργεί, ποιες είναι οι επιπτώσεις στον χρόνο και ποιες είναι οι αλληλεξαρτήσεις του με άλλα προβλήματα. Έτσι μπορούμε να προχωρήσουμε στην λύση του διαμορφώνοντας πρώτα το κατάλληλο μοντέλο απόφασης. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

15 Προσδιορισμός του μοντέλου απόφασης
ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

16 Μοντέλο απόφασης (1) Αναζήτηση εναλλακτικών και εφικτών λύσεων λαμβάνοντας υπόψη τις δυσκολίες αλλά και τα δεδομένα όσον αφορά: Περιορισμούς σε πόρους: Κεφάλαια, Εξοπλισμός, τεχνογνωσία Προσωπικό Εγκαταστάσεις, Χώροι Περιορισμούς στην εξεύρεση λύσεων ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

17 Μοντέλο απόφασης (2) Περιορισμούς που θέτει το εξωτερικό περιβάλλον
Αγορές Προστασία φυσικού και αστικού περιβάλλοντος Τιμές Νομοθεσία Πολιτική της Εταιρείας Ωράριο, Μισθοί, Κοινωνικές Παροχές Τι δυνατότητες υπάρχουν ; ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

18 Συγκριτική αξιολόγηση των λύσεων
ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

19 Συγκριτική αξιολόγηση λύσεων
Πρόβλεψη των αποτελεσμάτων που συνεπάγεται η κάθε λύση: Θετικά ή Αρνητικά Άμεσα ή Έμμεσα Βραχυπρόθεσμα ή Μακροπρόθεσμα Βέβαια ή Αβέβαια Ποσοτικά ή Ποιοτικά Αναγνώριση και διερεύνηση των διαφορών μεταξύ των αναμενόμενων αποτελεσμάτων από κάθε λύση. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

20 Κάθε λύση αξιολογείται για κάθε κριτήριο ξεχωριστά
Κ1 Κ2 Κ3 Κ4 Κi Λ1 Λ2 Λ3 Λ4 Κριτήρια: Λύσεις: Κάθε λύση αξιολογείται για κάθε κριτήριο ξεχωριστά ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

21 Ενδεικτική μήτρα απόφασης:
Κ1 Κ2 Κ3 Κ4 Κi Λ1 Λ2 Λ3 Λ4 Κριτήρια: Λύσεις: 5 7 3 2 1 8 6 9 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

22 Απόρριψη εμφανώς μειονεκτούντων λύσεων
ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

23 Λύσεις: Κριτήρια: Η Λ2 σαφώς μειονεκτεί έναντι της Λ1. Κ1 Κ2 Κ3 Κ4 Κi
5 7 3 2 1 Λ1 4 5 2 2 1 Λ2 Λ3 5 9 5 5 1 Λ4 2 3 5 8 5 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

24 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

25 Επιλογή της καλύτερης λύσης
ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

26 Επιλογή της καλύτερης λύσης
Προσδιορισμός της αξίας των αποτελεσμάτων της κάθε λύσης με μέτρο τον βαθμό προσέγγισης των κριτηρίων, δηλαδή των στόχων. Διερεύνηση αβεβαιότητας (uncertainly) και κινδύνου (risk) στα αναμενόμενα αποτελέσματα. Συγκριτική αξιολόγηση λύσεων με τη βοήθεια ποσοτικών (αν είναι δυνατόν) μεθόδων. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

27 Έλεγχος ορθότητας επιλογής
ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

28 Έλεγχος ορθότητας επιλογής
Κριτική επανεξέταση των αρχικών παραδοχών και της λογικής των συλλογισμών. Ανάλυση κινδύνου. Επισημαίνονται οι παράγοντες που παρουσιάζουν τη μεγαλύτερη αβεβαιότητα και επανεξετάζονται οι προβλέψεις που βασίζονται σε οριακές πιθανότητές. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

29 Εφαρμογή της καλύτερης λύσης
ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

30 Εφαρμογή της καλύτερης λύσης
Προγραμματισμός Σχεδίου Υλοποίησης της Λύσης: Προγραμματίζονται οι λεπτομέρειες (λειτουργικός προγραμματισμός) που είναι απαραίτητες για την εφαρμογή της λύσης από την επιχείρηση. Καθορίζονται οι αναγκαίες μεταρρυθμίσεις που διασφαλίζουν την απρόσκοπτη και αποτελεσματική υλοποίηση της λύσης. Στρατηγικός Προγραμματισμός: ΤΙ, ΓΙΑΤΙ, ΠΩΣ, ΚΑΙ ΜΕ ΤΙ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΕΣ Χρονικός Προγραμματισμός: ΠΟΤΕ, ΠΟΣΗ ΔΙΑΡΚΕΙΑ, ΜΕ ΤΙ ΣΕΙΡΑ. Οργανωτικός Προγραμματισμός: ΠΟΥ, ΠΟΙΟΣ, ΠΟΣΟ ΨΗΛΑ ΣΤΗΝ ΙΕΡΑΡΧΙΑ, ΜΕ ΤΙ ΕΥΘΥΝΕΣ, ΔΙΚΑΙΟΔΟΣΙΕΣ, ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΑ ΜΕΣΑ. Λειτουργικός Προγραμματισμός: ΠΩΣ, ΠΟΥ, ΠΟΤΕ ΚΑΙ ΑΠΟ ΠΟΙΟΝ ΘΑ ΕΛΕΓΧΟΝΤΑΙ ΤΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ. Συγκυριακός προγραμματισμος: ΑΝ ΣΥΜΒΕΙ ΑΥΤΟ ΤΟΤΕ ΤΙ ΚΑΝΟΥΜΕ. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

31 ΥΠΟΔΙΑΙΡΕΣΗ ΕΡΓΟΥ ΣΕ ΠΡΟΟΔΕΥΤΙΚΑ ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΣΤΕΡΕΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ (1)
Ε13 Ε2 Ε2α Ε2ε Ε2δ Ε2γ Ε2β Ε2στ Ε1 Ε1α Ε1β Ε1β2 Ε1β1 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

32 ΥΠΟΔΙΑΙΡΕΣΗ ΕΡΓΟΥ ΣΕ ΠΡΟΟΔΕΥΤΙΚΑ ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΣΤΕΡΕΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ (2)
ΑΡΧΗ ΤΕΛΟΣ Ε1 Ε11 Ε10 Ε8 Ε9 Ε6 Ε5 Ε13 Ε12 Ε2 Ε4 Ε3 Ε7 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006

33 Ε1 Ε4 ΧΡΟΝΙΚΟ ΠΕΡΙΘΩΡΙΟ Ε2 Ε13 Ε5 Ε7 Ε12 Ε6 Ε3 Ε9 Ε8 Ε10 Ε11
ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 2006