Τεχνικές Εξοικονόμησης Χρόνου Αναφέρετε κάποιες τεχνικές που μπορούν να βοηθήσουν στην εξοικονόμηση χρόνου.

Παρουσίαση με θέμα: "Τεχνικές Εξοικονόμησης Χρόνου Αναφέρετε κάποιες τεχνικές που μπορούν να βοηθήσουν στην εξοικονόμηση χρόνου."— Μεταγράφημα παρουσίασης:

1 Τεχνικές Εξοικονόμησης Χρόνου Αναφέρετε κάποιες τεχνικές που μπορούν να βοηθήσουν στην εξοικονόμηση χρόνου.

2 Τεχνικές Εξοικονόμησης Χρόνου Διάφορες τεχνικές που μπορούν να βοηθήσουν στην εξοικονόμηση του χρόνου είναι: Διάφορες τεχνικές που μπορούν να βοηθήσουν στην εξοικονόμηση του χρόνου είναι: α) Καθορισμός προτεραιοτήτων, β) Τεμαχισμός αντικειμένων (εργασιών/projects), γ) Διαχείριση όσων διακόπτουν εισβάλλοντας στο γραφείο, δ) Διαχείριση τηλεφωνικών διακοπών, ε) Ανάθεση εργασιών, στ) Διαχείριση των συσκέψεων, ζ) Σωστή αρχειοθέτηση, η) Αποτελεσματική οργάνωση της γραμματείας, των προσωπικών αρχείων και του Η/Υ. α) Καθορισμός προτεραιοτήτων, β) Τεμαχισμός αντικειμένων (εργασιών/projects), γ) Διαχείριση όσων διακόπτουν εισβάλλοντας στο γραφείο, δ) Διαχείριση τηλεφωνικών διακοπών, ε) Ανάθεση εργασιών, στ) Διαχείριση των συσκέψεων, ζ) Σωστή αρχειοθέτηση, η) Αποτελεσματική οργάνωση της γραμματείας, των προσωπικών αρχείων και του Η/Υ.

3 Τι εννοούμε όταν μιλάμε για καθορισμό των προτεραιοτήτων και πώς μπορούμε να το επιτύχουμε; Τι εννοούμε όταν μιλάμε για καθορισμό των προτεραιοτήτων και πώς μπορούμε να το επιτύχουμε; Καταγράφουμε όλες τις δραστηριότητες. Από αυτές βλέπουμε ποιες είναι οι πιο σημαντικές και αναλόγως σημασίας τις βάζουμε με ιεραρχική σειρά. Τον χρόνο μας τον μοιράζουμε αναλόγως. Αυτά που είναι πρώτα στην λίστα προτεραιοτήτων φυσικά θα γίνονται πρώτα. Στα υπόλοιπα της λίστας αφιερώνουμε τον υπόλοιπο χρόνο. Καταγράφουμε όλες τις δραστηριότητες. Από αυτές βλέπουμε ποιες είναι οι πιο σημαντικές και αναλόγως σημασίας τις βάζουμε με ιεραρχική σειρά. Τον χρόνο μας τον μοιράζουμε αναλόγως. Αυτά που είναι πρώτα στην λίστα προτεραιοτήτων φυσικά θα γίνονται πρώτα. Στα υπόλοιπα της λίστας αφιερώνουμε τον υπόλοιπο χρόνο.

4 Τι εννοούμε με τον τεμαχισμό αντικειμένων (εργασιών/projects) και πώς μπορούμε να το επιτύχουμε;

5 Ικανότητα αναγνώρισης και ανάλυσης σύνθετων καθηκόντων εργασίας και κατάτμησής τους σε μικρότερα μέρη. Βοηθά στο να ολοκληρώνουμε τα μέρη με ευκολία και σε σύντομο χρονικό διάστημα αποφεύγοντας πολύπλοκες και χρονοβόρες διαδικασίες που μπορεί να προκαλέσουν λάθη. Μπορεί ακόμη να γίνει συνδυασμός παρόμοιων καθηκόντων για μείωση χρόνου όπως εκτύπωση επιστολών/εγγραφων κλπ. Ικανότητα αναγνώρισης και ανάλυσης σύνθετων καθηκόντων εργασίας και κατάτμησής τους σε μικρότερα μέρη. Βοηθά στο να ολοκληρώνουμε τα μέρη με ευκολία και σε σύντομο χρονικό διάστημα αποφεύγοντας πολύπλοκες και χρονοβόρες διαδικασίες που μπορεί να προκαλέσουν λάθη. Μπορεί ακόμη να γίνει συνδυασμός παρόμοιων καθηκόντων για μείωση χρόνου όπως εκτύπωση επιστολών/εγγραφων κλπ.

6 Τι εννοούμε με τη διαχείριση όσων διακόπτουν εισβάλλοντας στο γραφείο και πώς μπορούμε να το επιτύχουμε;

7 Σε ένα εργασιακό χώρο όπου επικρατεί κλίμα συνεργασίας και ομαδικότητας, μπορεί να είναι ευχάριστο αλλά μπορεί να αποσπά την προσοχή μας από κάποια καθήκοντα που πρέπει να γίνουν. Πάντα προγραμματίζουμε τον χρόνο μας προβλέποντας τυχόν απρόοπτα, αλλά το να μας διακόπτουν συνεχώς εισβάλλοντας στο γραφείο μπορεί να αποβεί πολύ χρονοβόρο και να αναστατώσει ολόκληρο το πρόγραμμα μας. Σε ένα εργασιακό χώρο όπου επικρατεί κλίμα συνεργασίας και ομαδικότητας, μπορεί να είναι ευχάριστο αλλά μπορεί να αποσπά την προσοχή μας από κάποια καθήκοντα που πρέπει να γίνουν. Πάντα προγραμματίζουμε τον χρόνο μας προβλέποντας τυχόν απρόοπτα, αλλά το να μας διακόπτουν συνεχώς εισβάλλοντας στο γραφείο μπορεί να αποβεί πολύ χρονοβόρο και να αναστατώσει ολόκληρο το πρόγραμμα μας.

8 Πάντα έχουμε χρόνο για ότι χρειαστεί ο προϊστάμενος μας, αλλά πως αντιμετωπίζουμε άλλους συναδέλφους που μας διακόπτουν επανειλημμένα; Κάποιοι συνάδελφοι μπορεί να είναι κοινωνικά και ευχάριστα άτομα που ήρθαν να πουν ένα γεια και γι αυτό είναι δύσκολο να τους αντιμετωπίσεις. Χαιρετήστε ευγενικά και χαμογελαστά και κάντε σχέδια να τα πείτε στο διάλειμμα. Πάντα έχουμε χρόνο για ότι χρειαστεί ο προϊστάμενος μας, αλλά πως αντιμετωπίζουμε άλλους συναδέλφους που μας διακόπτουν επανειλημμένα; Κάποιοι συνάδελφοι μπορεί να είναι κοινωνικά και ευχάριστα άτομα που ήρθαν να πουν ένα γεια και γι αυτό είναι δύσκολο να τους αντιμετωπίσεις. Χαιρετήστε ευγενικά και χαμογελαστά και κάντε σχέδια να τα πείτε στο διάλειμμα.

9 Αν κάποιος συνάδελφος χρειάζεται την βοήθεια σας αλλά εσείς είστε ήδη πολύ πιεσμένες, ξεκαθαρίστε ότι δεν μπορείτε και αν σας μείνει ελεύθερος χρόνος θα τον/την ειδοποιήσετε. Μην δίνετε υποσχέσεις που επιβαρύνουν κι άλλο το πρόγραμμα σας. Έτσι θα καταλάβει πόσο πιεσμένη είστε και θα σας αφήσει να συνεχίσετε αυτό που κάνετε. Ποτέ μην σταματάτε αυτό που κάνετε εκτός και αν πρόκειται για συνεργάτη/πελάτη της εταιρίας ή κάποιο προϊστάμενο σας. Αν κάποιος συνάδελφος χρειάζεται την βοήθεια σας αλλά εσείς είστε ήδη πολύ πιεσμένες, ξεκαθαρίστε ότι δεν μπορείτε και αν σας μείνει ελεύθερος χρόνος θα τον/την ειδοποιήσετε. Μην δίνετε υποσχέσεις που επιβαρύνουν κι άλλο το πρόγραμμα σας. Έτσι θα καταλάβει πόσο πιεσμένη είστε και θα σας αφήσει να συνεχίσετε αυτό που κάνετε. Ποτέ μην σταματάτε αυτό που κάνετε εκτός και αν πρόκειται για συνεργάτη/πελάτη της εταιρίας ή κάποιο προϊστάμενο σας.

10 Τι εννοούμε με τη διαχείριση των τηλεφωνικών διακοπών και πώς μπορούμε να το επιτύχουμε;

11 Παρόλο που το τηλέφωνο είναι ένα αναγκαίο εργαλείο για την λειτουργία όλων των δουλειών, μπορεί να προκαλέσει χάσιμο χρήσιμου χρόνου. Υπάρχουν τρόποι χειρισμού του τηλεφώνου ώστε να μεγιστοποιήσουμε την χρησιμότητα του και να μειώσουμε τυχόν επιβαρύνσεις που μπορεί να επιφέρει. Μία σύγχρονη μηχανή τηλεφώνου η οποία έχει πολλές γραμμές, αναγνώριση κλήσεων για να βλέπουμε ποιος καλεί, μαγνητοφωνεί κλπ μπορεί να βοηθήσει και να μας γλιτώσει χρόνο. Επίσης χρήσιμο είναι να γράφουμε κάτω τα ονόματα και τηλέφωνα που πρέπει να καλέσουμε, ώστε να τα παίρνουμε με σειρά. Παρόλο που το τηλέφωνο είναι ένα αναγκαίο εργαλείο για την λειτουργία όλων των δουλειών, μπορεί να προκαλέσει χάσιμο χρήσιμου χρόνου. Υπάρχουν τρόποι χειρισμού του τηλεφώνου ώστε να μεγιστοποιήσουμε την χρησιμότητα του και να μειώσουμε τυχόν επιβαρύνσεις που μπορεί να επιφέρει. Μία σύγχρονη μηχανή τηλεφώνου η οποία έχει πολλές γραμμές, αναγνώριση κλήσεων για να βλέπουμε ποιος καλεί, μαγνητοφωνεί κλπ μπορεί να βοηθήσει και να μας γλιτώσει χρόνο. Επίσης χρήσιμο είναι να γράφουμε κάτω τα ονόματα και τηλέφωνα που πρέπει να καλέσουμε, ώστε να τα παίρνουμε με σειρά.

12 Αν κάποιο είναι κρατημένο ή δεν απαντάει, μπορούμε να πάρουμε το επόμενο και να επανέλθουμε μετά σε αυτό. Αν κάποιο είναι κρατημένο ή δεν απαντάει, μπορούμε να πάρουμε το επόμενο και να επανέλθουμε μετά σε αυτό. Καλό θα ήταν τηλεφωνήματα από γνωστούς και φίλους να τα δεχόμαστε όταν θα είμαστε πιο χαλαρές από τα καθήκοντα μας. Στις περιπτώσεις σημαντικών τηλεφωνημάτων καλύτερα να γράφουμε τα θέματα συζήτησης σε ένα χαρτί ώστε να μην ξεφεύγουμε από το θέμα. Καλό θα ήταν τηλεφωνήματα από γνωστούς και φίλους να τα δεχόμαστε όταν θα είμαστε πιο χαλαρές από τα καθήκοντα μας. Στις περιπτώσεις σημαντικών τηλεφωνημάτων καλύτερα να γράφουμε τα θέματα συζήτησης σε ένα χαρτί ώστε να μην ξεφεύγουμε από το θέμα.

13 Βρίσκουμε τρόπους να κλείνουμε την συζήτηση πχ. Πριν κλείσουμε θα ήθελα να σας πω ή δεν θέλω να απασχολώ άλλο από τον χρόνο σας κλπ. Βρίσκουμε τρόπους να κλείνουμε την συζήτηση πχ. Πριν κλείσουμε θα ήθελα να σας πω ή δεν θέλω να απασχολώ άλλο από τον χρόνο σας κλπ. Σημαντικό είναι επίσης να μάθουμε να αναγνωρίζουμε ένα επείγον και σημαντικό τηλεφώνημα. Σημαντικό είναι επίσης να μάθουμε να αναγνωρίζουμε ένα επείγον και σημαντικό τηλεφώνημα. Πολύ αποτελεσματικό είναι και το σύστημα ανταπόδοσης κλήσεων. Μας δίνει την ευκαιρία να τελειώσουμε αυτό που κάνουμε χωρίς να αποσπάται η προσοχή μας. Πολύ αποτελεσματικό είναι και το σύστημα ανταπόδοσης κλήσεων. Μας δίνει την ευκαιρία να τελειώσουμε αυτό που κάνουμε χωρίς να αποσπάται η προσοχή μας.

14 Καλό είναι να χρησιμοποιούμε μια τακτική σύντομης συζήτησης και να ξέρουμε να κλείνουμε γρήγορα το τηλέφωνο χωρίς να αναπτύσσουμε άσκοπες συζητήσεις. Καλό είναι να χρησιμοποιούμε μια τακτική σύντομης συζήτησης και να ξέρουμε να κλείνουμε γρήγορα το τηλέφωνο χωρίς να αναπτύσσουμε άσκοπες συζητήσεις. Τέλος, να μην περιμένετε πάνω από το τηλέφωνο για να σας πάρουν πίσω. Αν είναι κάτι επείγον, καλύτερα να ξαναδοκιμάσουμε. Και καλό είναι να μην ξεχνάμε, πως το τηλέφωνο μπορεί να μας γλιτώσει από επιπλέον φασαρία όπως ταξίδια, συναντήσεις κλπ! Τέλος, να μην περιμένετε πάνω από το τηλέφωνο για να σας πάρουν πίσω. Αν είναι κάτι επείγον, καλύτερα να ξαναδοκιμάσουμε. Και καλό είναι να μην ξεχνάμε, πως το τηλέφωνο μπορεί να μας γλιτώσει από επιπλέον φασαρία όπως ταξίδια, συναντήσεις κλπ!

15

16 Τι εννοούμε με την ανάθεση εργασιών και πώς μπορούμε να το επιτύχουμε;

17 Στις περιπτώσεις υπερβολικού φόρτου εργασίας, πολύ βοηθητική μπορεί να είναι η ανάθεση εργασιών σε κάποιο συνάδελφο μας ο οποίος έχει χρόνο στην διάθεση του. Στις περιπτώσεις υπερβολικού φόρτου εργασίας, πολύ βοηθητική μπορεί να είναι η ανάθεση εργασιών σε κάποιο συνάδελφο μας ο οποίος έχει χρόνο στην διάθεση του. Για να έχει θετικό αποτέλεσμα η ανάθεση εργασιών, σημαντικό είναι να έχουμε ανοικτό μυαλό καθώς ο κάθε άνθρωπος αντιμετωπίζει και χειρίζεται κάθε κατάσταση διαφορετικά. Αυτό που έχει σημασία είναι η πρόθεση για βοήθεια και κυρίως το αποτέλεσμα Για να έχει θετικό αποτέλεσμα η ανάθεση εργασιών, σημαντικό είναι να έχουμε ανοικτό μυαλό καθώς ο κάθε άνθρωπος αντιμετωπίζει και χειρίζεται κάθε κατάσταση διαφορετικά. Αυτό που έχει σημασία είναι η πρόθεση για βοήθεια και κυρίως το αποτέλεσμα

18 Για αρχή, αποφασίζουμε ποιες εργασίες μπορούν να αναλάβουν άλλοι συνάδελφοι μας και να τις φέρουν εις πέρας, χωρίς να επηρεάζονται κύρια καθήκοντα δικά μας. Σημαντικό είναι να γίνει ανάθεση εργασιών σε άτομα που πιστεύουμε είναι κατάλληλα για να τις αναλάβουν δηλαδή έχουν τα προσόντα και την εμπειρία. Ζητάμε πάντα με ευγενικό τρόπο την βοήθεια των συναδέλφων μας και μετά δίνουμε σαφείς οδηγίες για το τι ζητάμε, τα χρονικά περιθώρια κλπ. Για αρχή, αποφασίζουμε ποιες εργασίες μπορούν να αναλάβουν άλλοι συνάδελφοι μας και να τις φέρουν εις πέρας, χωρίς να επηρεάζονται κύρια καθήκοντα δικά μας. Σημαντικό είναι να γίνει ανάθεση εργασιών σε άτομα που πιστεύουμε είναι κατάλληλα για να τις αναλάβουν δηλαδή έχουν τα προσόντα και την εμπειρία. Ζητάμε πάντα με ευγενικό τρόπο την βοήθεια των συναδέλφων μας και μετά δίνουμε σαφείς οδηγίες για το τι ζητάμε, τα χρονικά περιθώρια κλπ.

19 Εξηγούμε με σαφήνεια το θέμα και δίνουμε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που μπορεί να χρειαστεί για να ολοκληρώσει επιτυχώς την εργασία. Βεβαιωνόμαστε ότι κατάλαβε σωστά δίνοντας την ευκαιρία να μας ρωτήσει για ότι έχει απορία. Εξηγούμε με σαφήνεια το θέμα και δίνουμε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που μπορεί να χρειαστεί για να ολοκληρώσει επιτυχώς την εργασία. Βεβαιωνόμαστε ότι κατάλαβε σωστά δίνοντας την ευκαιρία να μας ρωτήσει για ότι έχει απορία. Τέλος, καλό είναι να δώσουμε και τον απαραίτητο χώρο και εξουσία στο άτομο να εργαστεί με άνεση και αυτοπεποίθηση. Μετά την ανάθεση της εργασίας σε κάποιο συνάδελφο, δεν πρέπει να επεμβαίνουμε και να ελέγχουμε. Βοηθάμε μόνο αφού μας ζητηθεί και δεν κρίνουμε τις μεθόδους που ακολουθεί αν είναι διαφορετικές από τις δικές μας. Σημαντικό είναι όμως στην προσπάθεια μας να είμαστε διακριτικοί να μην φτάσουμε και στο άλλο άκρο. Τέλος, καλό είναι να δώσουμε και τον απαραίτητο χώρο και εξουσία στο άτομο να εργαστεί με άνεση και αυτοπεποίθηση. Μετά την ανάθεση της εργασίας σε κάποιο συνάδελφο, δεν πρέπει να επεμβαίνουμε και να ελέγχουμε. Βοηθάμε μόνο αφού μας ζητηθεί και δεν κρίνουμε τις μεθόδους που ακολουθεί αν είναι διαφορετικές από τις δικές μας. Σημαντικό είναι όμως στην προσπάθεια μας να είμαστε διακριτικοί να μην φτάσουμε και στο άλλο άκρο.

20 Δηλαδή κάνουμε διακριτικό έλεγχο με εμπιστοσύνη και δείχνουμε πως είμαστε κοντά για οποιαδήποτε βοήθεια. Όταν τελειώσει η εργασία πρέπει να δείξουμε ευγνωμοσύνη και να ευχαριστήσουμε για την βοήθεια έστω και αν υπήρξαν λάθη. Δηλαδή κάνουμε διακριτικό έλεγχο με εμπιστοσύνη και δείχνουμε πως είμαστε κοντά για οποιαδήποτε βοήθεια. Όταν τελειώσει η εργασία πρέπει να δείξουμε ευγνωμοσύνη και να ευχαριστήσουμε για την βοήθεια έστω και αν υπήρξαν λάθη.

21 Τι εννοούμε με τη διαχείριση των συσκέψεων και πώς μπορούμε να το επιτύχουμε;

22 Υπάρχουν κάποιες βασικές αρχές που βοηθούν στην οργάνωση μίας σύσκεψης ώστε να μην είναι αιτία για χάσιμο χρόνου. Για αρχή πρέπει να σιγουρευτούμε πως μια σύσκεψη είναι απαραίτητη και δεν μπορεί ο σκοπός να επιτευχθεί με άλλο τρόπο όπως τηλεφωνικώς. Σίγουρα η σύσκεψη απαιτεί χρόνο και προετοιμασία. Αν ο προϊστάμενος πιστεύει στην καταλληλότητα μιας σύσκεψης, τότε οι καλό θα είναι οι συμμετέχοντες να είναι λίγοι, δηλαδή οι άμεσα ενδιαφερόμενοι και αναγκαίοι. Υπάρχουν κάποιες βασικές αρχές που βοηθούν στην οργάνωση μίας σύσκεψης ώστε να μην είναι αιτία για χάσιμο χρόνου. Για αρχή πρέπει να σιγουρευτούμε πως μια σύσκεψη είναι απαραίτητη και δεν μπορεί ο σκοπός να επιτευχθεί με άλλο τρόπο όπως τηλεφωνικώς. Σίγουρα η σύσκεψη απαιτεί χρόνο και προετοιμασία. Αν ο προϊστάμενος πιστεύει στην καταλληλότητα μιας σύσκεψης, τότε οι καλό θα είναι οι συμμετέχοντες να είναι λίγοι, δηλαδή οι άμεσα ενδιαφερόμενοι και αναγκαίοι.

23 Επιλογή κατάλληλου χώρου όπου δεν θα υπάρχουν παρεμβάσεις. Ετοιμάζουμε και στέλνουμε λίστα με τα θέματα που θα συζητηθούν και μικρές επεξηγήσεις. Κανονίζουμε να υπάρχει κάτι να πιουν ή να φάνε. Κρατάμε πρακτικά και στέλνουμε αντίγραφα σε όλους τους παρευρισκομένους. Επιλογή κατάλληλου χώρου όπου δεν θα υπάρχουν παρεμβάσεις. Ετοιμάζουμε και στέλνουμε λίστα με τα θέματα που θα συζητηθούν και μικρές επεξηγήσεις. Κανονίζουμε να υπάρχει κάτι να πιουν ή να φάνε. Κρατάμε πρακτικά και στέλνουμε αντίγραφα σε όλους τους παρευρισκομένους. Μετά το τέλος της σύσκεψης χαιρετούμε ευγενικά και τακτοποιούμε τον χώρο. Μετά το τέλος της σύσκεψης χαιρετούμε ευγενικά και τακτοποιούμε τον χώρο.

24

25 Τι εννοούμε με τη σωστή αρχειοθέτηση και πώς μπορούμε να το επιτύχουμε;

26 Με σωστή αρχειοθέτηση τα πάντα είναι τακτοποιημένα στον σωστό φάκελο/αρχείο. Αυτό σημαίνει πως είναι εύκολο να βρούμε ότι ψάχνουμε χωρίς κόπο και εκνευρισμό και γλιτώνοντας σημαντικό χάσιμο χρόνου. Το σύστημα αρχειοθέτησης που θα ακολουθήσει το κάθε άτομο είναι δική του υπόθεση. Μην ξεχνάμε, η ακαταστασία μας αφήνει πάντα το αίσθημα ότι κάτι δεν κάναμε ή κάτι εκκρεμεί! Με σωστή αρχειοθέτηση τα πάντα είναι τακτοποιημένα στον σωστό φάκελο/αρχείο. Αυτό σημαίνει πως είναι εύκολο να βρούμε ότι ψάχνουμε χωρίς κόπο και εκνευρισμό και γλιτώνοντας σημαντικό χάσιμο χρόνου. Το σύστημα αρχειοθέτησης που θα ακολουθήσει το κάθε άτομο είναι δική του υπόθεση. Μην ξεχνάμε, η ακαταστασία μας αφήνει πάντα το αίσθημα ότι κάτι δεν κάναμε ή κάτι εκκρεμεί!

27 Όλα τα πράγματα στο γραφείο πρέπει να έχουν μια θέση συγκεκριμένη. Έτσι είναι πολύ πιο εύκολο να τα βρούμε όποια στιγμή τα χρειαστούμε. Σημαντικό είναι να κάνουμε μια λίστα με τα έγγραφα που έχουμε και να αποφασίσουμε που θα αποθηκευτούν και με ποιό τρόπο. Αν γίνεται τα ομαδοποιούμε κιόλας, έτσι ξέρουμε σε ποιόν φάκελο θα ψάξουμε για κάθε συγκεκριμένο τομέα της εργασίας μας. Χωρίς σωστή αρχειοθέτηση, μπορεί να περάσουμε μία ολόκληρη μέρα ψάχνοντας για ένα έγγραφο και αυτό να επηρεάσει και να καθυστερήσει όχι μόνο την δική μας εργασία αλλά και την εργασία και υποχρεώσεις διαφόρων τμημάτων, εξωτερικών συνεργατών ή και πελατών της εταιρίας. Όλα τα πράγματα στο γραφείο πρέπει να έχουν μια θέση συγκεκριμένη. Έτσι είναι πολύ πιο εύκολο να τα βρούμε όποια στιγμή τα χρειαστούμε. Σημαντικό είναι να κάνουμε μια λίστα με τα έγγραφα που έχουμε και να αποφασίσουμε που θα αποθηκευτούν και με ποιό τρόπο. Αν γίνεται τα ομαδοποιούμε κιόλας, έτσι ξέρουμε σε ποιόν φάκελο θα ψάξουμε για κάθε συγκεκριμένο τομέα της εργασίας μας. Χωρίς σωστή αρχειοθέτηση, μπορεί να περάσουμε μία ολόκληρη μέρα ψάχνοντας για ένα έγγραφο και αυτό να επηρεάσει και να καθυστερήσει όχι μόνο την δική μας εργασία αλλά και την εργασία και υποχρεώσεις διαφόρων τμημάτων, εξωτερικών συνεργατών ή και πελατών της εταιρίας.

28 Αρχειοθέτηση μπορεί να γίνει και ηλεκτρονικά στον υπολογιστή αποθηκεύοντας όλα τα ηλεκτρονικά έγγραφα σε ξεχωριστούς φακέλους/folders. Αρχειοθέτηση μπορεί να γίνει και ηλεκτρονικά στον υπολογιστή αποθηκεύοντας όλα τα ηλεκτρονικά έγγραφα σε ξεχωριστούς φακέλους/folders. Μια σωστή αρχειοθέτηση δεν σημαίνει απλή τοποθέτηση εγγράφων σε φακέλους αναλόγως περιεχομένου και θέματος. Μια σωστή αρχειοθέτηση δεν σημαίνει απλή τοποθέτηση εγγράφων σε φακέλους αναλόγως περιεχομένου και θέματος. Μετά την αρχειοθέτηση, σημαντικό είναι να οργανώσουμε και τα έγγραφα μέσα στον φάκλεο, αφού ένας φάκελος μπορεί να έχει και 1000 έγγραφα. Αυτό μπορεί να γίνει αλφαβητικά (με βάση το όνομα ή το θέμα), χρονολογικά ή και αριθμητικά έχοντας ευρετήριο όπου δείχνει ποιός αριθμός ανήκει σε κάθε έγγραφο. Μετά την αρχειοθέτηση, σημαντικό είναι να οργανώσουμε και τα έγγραφα μέσα στον φάκλεο, αφού ένας φάκελος μπορεί να έχει και 1000 έγγραφα. Αυτό μπορεί να γίνει αλφαβητικά (με βάση το όνομα ή το θέμα), χρονολογικά ή και αριθμητικά έχοντας ευρετήριο όπου δείχνει ποιός αριθμός ανήκει σε κάθε έγγραφο.

29

30 Τι εννοούμε με την αποτελεσματική οργάνωση της γραμματείας, των προσωπικών αρχείων και του Η/Υ και πώς μπορούμε να το επιτύχουμε;

31 Τι εννοούμε με την αποτελεσματική οργάνωση της γραμματείας, των προσωπικών αρχείων και του Η/Υ και πώς μπορούμε να το επιτύχουμε. Μπορεί να μην το έχουμε συνηδητοποιήσει, αλλά οι περισσότεροι άνθρωποι σπαταλάνε σχεδόν μία ώρα την ημέρα ψάχνοντας χαρτιά που είναι κρυμμένα στο γραφείο κάτω από την μύτη τους. Γι αυτό πρέπει να οργανωθούμε! Στόχος δεν είναι ένα καθαρό και όμορφο γραφείο αλλά να μετατρέψουμε τον χρόνο που σπαταλάμε ψάχνοντας πιο αποτελεσματικά και αποδοτικά. Μπορεί να μην το έχουμε συνηδητοποιήσει, αλλά οι περισσότεροι άνθρωποι σπαταλάνε σχεδόν μία ώρα την ημέρα ψάχνοντας χαρτιά που είναι κρυμμένα στο γραφείο κάτω από την μύτη τους. Γι αυτό πρέπει να οργανωθούμε! Στόχος δεν είναι ένα καθαρό και όμορφο γραφείο αλλά να μετατρέψουμε τον χρόνο που σπαταλάμε ψάχνοντας πιο αποτελεσματικά και αποδοτικά.

32 Με ένα καθαρό και τακτοποιημένο γραφείο, θα βελτιώσουμε τα συστήματα παρακολούθησης των εργασιών μας, με αποτέλεσμα να μην αισθανόμαστε ότι μας πνίγει ο όγκος των διάφορων εκκρεμοτήτων. Η έλλειψη οργάνωσης στον εργασιακό χώρο προκαλεί εκνευρισμό, άγχος, έλλειψη παραγωγικότητας και σημαντικό χάσιμο χρόνου. Με ένα καθαρό και τακτοποιημένο γραφείο, θα βελτιώσουμε τα συστήματα παρακολούθησης των εργασιών μας, με αποτέλεσμα να μην αισθανόμαστε ότι μας πνίγει ο όγκος των διάφορων εκκρεμοτήτων. Η έλλειψη οργάνωσης στον εργασιακό χώρο προκαλεί εκνευρισμό, άγχος, έλλειψη παραγωγικότητας και σημαντικό χάσιμο χρόνου.

33 Πριν αρχίσουμε να διαχειριζόμαστε το χρόνο μας, πρέπει να οργανώσουμε τον χώρο μας, δηλαδή το γραφείο μας. Ο καθένας μπορεί να οργανώσει τον χώρο που εργάζεται και να αυξήσει την παραγωγικότητα του. Πριν αρχίσουμε να διαχειριζόμαστε το χρόνο μας, πρέπει να οργανώσουμε τον χώρο μας, δηλαδή το γραφείο μας. Ο καθένας μπορεί να οργανώσει τον χώρο που εργάζεται και να αυξήσει την παραγωγικότητα του. Η οργάνωση του γραφείου αρχίζει με ξεκαθάρισμα χαρτιών. Κάνουμε στοίβες με χαρτιά σημαντικά, ασήμαντα (για πέταμα) και χαρτιά που προορίζονται για κάποιον άλλο. Η οργάνωση του γραφείου αρχίζει με ξεκαθάρισμα χαρτιών. Κάνουμε στοίβες με χαρτιά σημαντικά, ασήμαντα (για πέταμα) και χαρτιά που προορίζονται για κάποιον άλλο.

34 Πολιτική του Άδειου Γραφείου: Αγνοούμε από το οπτικό μας πεδίο τις στοίβες και τις μισοτελειωμένες δουλειές και ασχολούμαστε με μία μόνο εκκρεμότητα. Όταν την ολοκληρώσουμε, την τακτοποιούμε και προχωράμε στην επόμενη. Δεν πρέπει να ξεχνάμε πως το γραφείο είναι σαν μια μηχανή που χρησιμοποιούμε για να κάνουμε μια δουλειά και όχι αποθηκευτικός χώρος όπου ¨κρύβουμε¨ αχρείαστα έγγραφα και εργασίες που εκκρεμούν. Πρέπει να συνειδητοποιήσουμε πως κάποιος ο οποίος είναι ακατάστατος δεν είναι τόσο αποδοτικός όσο κάποιος ο οποίος είναι τακτοποιημένος. Πολιτική του Άδειου Γραφείου: Αγνοούμε από το οπτικό μας πεδίο τις στοίβες και τις μισοτελειωμένες δουλειές και ασχολούμαστε με μία μόνο εκκρεμότητα. Όταν την ολοκληρώσουμε, την τακτοποιούμε και προχωράμε στην επόμενη. Δεν πρέπει να ξεχνάμε πως το γραφείο είναι σαν μια μηχανή που χρησιμοποιούμε για να κάνουμε μια δουλειά και όχι αποθηκευτικός χώρος όπου ¨κρύβουμε¨ αχρείαστα έγγραφα και εργασίες που εκκρεμούν. Πρέπει να συνειδητοποιήσουμε πως κάποιος ο οποίος είναι ακατάστατος δεν είναι τόσο αποδοτικός όσο κάποιος ο οποίος είναι τακτοποιημένος.

35 Η φύλαξη αρχείων στον υπολογιστή μπορεί να εξοικονομήσει αρκετό χώρο και κυρίως χρόνο αφού είναι πολύ πιο εύκολο να ανακαλύψεις ένα έγγραφο ηλεκτρονικά από το να ψάχνεις μία στοίβη χαρτιών. Επίσης, πολύ αποτελεσματικό είναι να είναι κοντά μας τοποθετημένος ο κάλαθος αχρήστων. Έτσι οτιδήποτε είναι άχρηστο καταλήγει απευθείας στον κάλαθο ο οποίος μέχρι το τέλος του ξεκαθαρίσματος πρέπει να είναι γεμάτος. Για όποιο χαρτί δεν είμαστε σίγουρες, κάνουμε ειδικό χώρο στο συρτάρι για μια στοίβη τέτοιων χαρτιών. Η φύλαξη αρχείων στον υπολογιστή μπορεί να εξοικονομήσει αρκετό χώρο και κυρίως χρόνο αφού είναι πολύ πιο εύκολο να ανακαλύψεις ένα έγγραφο ηλεκτρονικά από το να ψάχνεις μία στοίβη χαρτιών. Επίσης, πολύ αποτελεσματικό είναι να είναι κοντά μας τοποθετημένος ο κάλαθος αχρήστων. Έτσι οτιδήποτε είναι άχρηστο καταλήγει απευθείας στον κάλαθο ο οποίος μέχρι το τέλος του ξεκαθαρίσματος πρέπει να είναι γεμάτος. Για όποιο χαρτί δεν είμαστε σίγουρες, κάνουμε ειδικό χώρο στο συρτάρι για μια στοίβη τέτοιων χαρτιών.

36 Κάνουμε αρχειοθέτηση για όσα χαρτιά είναι σημαντικά αλλά αχρείαστα για την ώρα. Για όλες τις ενέργειες που πρέπει να κάνουμε με βάση τα χαρτιά, ετοιμάζουμε μια λίστα όπου τις σημειώνουμε. Κάνουμε επίσης γερό ξεκαθάρισμα στις σωρούς εφημερίδων, περιοδικών και διαφημιστικών. Αν βρούμε κάποια άρθρα τα οποία θα θέλαμε να διαβάσουμε κάποια στιγμή, κάνουμε ένα φάκελο ανάγνωσης και τα βάζουμε μέσα. Κάνουμε αρχειοθέτηση για όσα χαρτιά είναι σημαντικά αλλά αχρείαστα για την ώρα. Για όλες τις ενέργειες που πρέπει να κάνουμε με βάση τα χαρτιά, ετοιμάζουμε μια λίστα όπου τις σημειώνουμε. Κάνουμε επίσης γερό ξεκαθάρισμα στις σωρούς εφημερίδων, περιοδικών και διαφημιστικών. Αν βρούμε κάποια άρθρα τα οποία θα θέλαμε να διαβάσουμε κάποια στιγμή, κάνουμε ένα φάκελο ανάγνωσης και τα βάζουμε μέσα.

37 Μετά το ξεκαθάρισμα της επιφάνειας του γραφείου, κάνουμε ξεκαθάρισμα στα συρτάρια όπου συνήθως τα έχουμε για να πετάμε μέσα πράγματα που δεν ξέρουμε που να τα βάλουμε. Για καλύτερη οργάνωση των συρταριών μπορούμε να χρησιμοποιούμε και ειδικές θήκες διαχωρισμού. Βολικό είναι να βάζουμε ετικέτες με το τι περιέχει ο κάθε χώρος ειδικά αν το περιεχόμενο το χρησιμοποιούμε σπάνια και σε ειδικές περιπτώσεις. Μετά το ξεκαθάρισμα της επιφάνειας του γραφείου, κάνουμε ξεκαθάρισμα στα συρτάρια όπου συνήθως τα έχουμε για να πετάμε μέσα πράγματα που δεν ξέρουμε που να τα βάλουμε. Για καλύτερη οργάνωση των συρταριών μπορούμε να χρησιμοποιούμε και ειδικές θήκες διαχωρισμού. Βολικό είναι να βάζουμε ετικέτες με το τι περιέχει ο κάθε χώρος ειδικά αν το περιεχόμενο το χρησιμοποιούμε σπάνια και σε ειδικές περιπτώσεις.

38 Πολύ σημαντική είναι και η οργάνωση του υλικού που βρίσκεται στον ηλεκτρονικό υπολογιστή που χρησιμοποιούμε. Ο σκληρός δίσκος του υπολογιστή είναι σαν ηλεκτρονική αρχειοθήκη. Πολύ σημαντική είναι και η οργάνωση του υλικού που βρίσκεται στον ηλεκτρονικό υπολογιστή που χρησιμοποιούμε. Ο σκληρός δίσκος του υπολογιστή είναι σαν ηλεκτρονική αρχειοθήκη. Κάποια στιγμή θα πνιγεί αν δεν σταματήσουμε να φυλάγουμε τα πάντα και να μην πετάμε/σβήνουμε τίποτα. Κάποια στιγμή θα πνιγεί αν δεν σταματήσουμε να φυλάγουμε τα πάντα και να μην πετάμε/σβήνουμε τίποτα. Πολλά από τα αρχεία είναι παλία και αχρείαστα και απλά καταλαμβάνουν χρήσιμο χώρο στον δίσκο. Πολλά από τα αρχεία είναι παλία και αχρείαστα και απλά καταλαμβάνουν χρήσιμο χώρο στον δίσκο. Ελέγχουμε τα αρχεία ένα προς ένα και κάνουμε ξεκαθάρισμα σβήνοντας τα αχρείαστα. Ελέγχουμε τα αρχεία ένα προς ένα και κάνουμε ξεκαθάρισμα σβήνοντας τα αχρείαστα.

39 Μπορούμε επίσης να δημιουργήσουμε φάκελο για αρχεία τα οποία δεν χρησιμοποιούμε αλλά θεωρούμε σημαντικά και θέλουμε να κρατήσουμε. Κάποια άλλα αρχεία τα οποία θέλουμε να κρατήσουμε γιατί μπορεί να τα χρειαστούμε στο μέλλον, μπορούμε να τα αντιγράψουμε σε δισκέτες ή cd και να τα φυλάξουμε σε ειδικές θήκες. Στην περίπτωση που ο υπολογιστής που χρησιμοποιούμε έχει αρχεία από παλιά κάποιου άλλου συναδέλφου, τα οργανώνουμε σε ξεχωριστό φάκελο. Μπορούμε επίσης να δημιουργήσουμε φάκελο για αρχεία τα οποία δεν χρησιμοποιούμε αλλά θεωρούμε σημαντικά και θέλουμε να κρατήσουμε. Κάποια άλλα αρχεία τα οποία θέλουμε να κρατήσουμε γιατί μπορεί να τα χρειαστούμε στο μέλλον, μπορούμε να τα αντιγράψουμε σε δισκέτες ή cd και να τα φυλάξουμε σε ειδικές θήκες. Στην περίπτωση που ο υπολογιστής που χρησιμοποιούμε έχει αρχεία από παλιά κάποιου άλλου συναδέλφου, τα οργανώνουμε σε ξεχωριστό φάκελο.

40 Αν κάποια αρχεία τα έχουμε και ηλεκτρωνικά δεν υπάρχει λόγος να τα έχουμε και τυπωμένα. Απλά καταλαμβάνουν χώρο στο γραφείο. Τέλος, κάνουμε και έλεγχο των προγραμμάτων και εντοπίζουμε αυτά που πραγματικά χρησιμοποιούμε. Μετά την οργάνωση, είναι εύκολο να παραμείνουμε οργανωμένες, φτάνει να κάνουμε κάποια προσπάθεια. Αν κάποια αρχεία τα έχουμε και ηλεκτρωνικά δεν υπάρχει λόγος να τα έχουμε και τυπωμένα. Απλά καταλαμβάνουν χώρο στο γραφείο. Τέλος, κάνουμε και έλεγχο των προγραμμάτων και εντοπίζουμε αυτά που πραγματικά χρησιμοποιούμε. Μετά την οργάνωση, είναι εύκολο να παραμείνουμε οργανωμένες, φτάνει να κάνουμε κάποια προσπάθεια.

41 Ασχολούμαστε με τα καθήκοντα μας και κυρίως αυτά που συσσωρεύονται στο γραφείο, αλλά αφιερώνουμε και κάποια λεπτά την ημέρα για να διατηρούμε οργανωμένο και τακτοποιημένο τον χώρο μας. Ασχολούμαστε με τα καθήκοντα μας και κυρίως αυτά που συσσωρεύονται στο γραφείο, αλλά αφιερώνουμε και κάποια λεπτά την ημέρα για να διατηρούμε οργανωμένο και τακτοποιημένο τον χώρο μας.