Αντίστροφες Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες Παναγιώτης Π. Ρεπούσης Πανεπιστήμιο Πειραιά Ιανουάριος 2010

Εισαγωγή Οι ηλεκτρονικές δημοπρασίες αποτελούν ένα σύγχρονο εργαλείο στο χώρο του εφοδιασμού: –μειώσεις στα άμεσα κόστη –βελτίωση της διαδικασίας προμηθειών (ποιότητα και χρόνος διαδικασιών) Και τούτο διότι... Oι προμηθευτές έχοντας άμεση πρόσβαση στις προσφερόμενες τιμές εκ μέρους των ανταγωνιστών τους, ξεκινούν έναν αγώνα μείωσης τιμών αποτέλεσμα του οποίου είναι η προσφορά μιας τιμής ανάθεσης που μπορεί ακόμη και να είναι χαμηλότερη του κόστους παραγωγής.

Εισαγωγή Τρεις είναι οι βασικοί λόγοι για τη διάδοση των ηλεκτρονικών δημοπρασιών: οι ευκαιρίες που προσφέρει το διαδίκτυο για οικονομική (εμπορική) συνδιαλλαγή σε πραγματικό χρόνο και παγκόσμια κλίμακα μεταξύ αγοραστών και προμηθευτών η ανάπτυξη συστημάτων λογισμικού με μεγάλες λειτουργικές δυνατότητες και χρηστικότητα (ιδιοκτήτης μπορεί να είναι είτε η ίδια η ενδιαφερόμενη επιχείρηση ή μια τρίτη επιχείρηση που δρα ως πάροχος και ενδιάμεσος στη δημοπρασία) ο διεθνής ανταγωνισμός που πιέζει τις παγκοσμιοποιημένες επιχειρήσεις να μειώσουν το κόστος μέσω αυτοματοποιημένων διαδικασιών εφοδιασμού. Η τάση αυτή ωθεί τις μικρότερες επιχειρήσεις να ακολουθήσουν την ίδια πρακτική.

Εισαγωγή Οι ηλεκτρονικές δημοπρασίες εμφανίστηκαν στα μέσα της δεκαετίας του ‘90. Το μοντέλο των δημοπρασιών αποτέλεσε αρχικά τμήμα των αγορών B2B (marketplace) και εντάχθηκε σε ποικίλες εφαρμογές της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης. Ειδικά στο χώρο των προμηθειών εκτός από τις αγορές στις πιθανές χρήσεις των δημοπρασιών μπορεί να συμπεριληφθούν η διάθεση χρησιμοποιημένων πόρων (πάγια, υποπροϊόντα κ.α.) και η παροχή υπηρεσιών από τρίτους.

Εισαγωγή Η καρδιά των δημοπρασιών είναι η δυναμική τιμολόγηση που σημαίνει ότι: –το κάθε αγαθό και υπηρεσία τιμολογείται με βάση τους κανόνες της αγοράς Στις δημοπρασίες υπεισέρχεται και η έννοια της προσωπικής ελαστικότητας τιμών που σημαίνει ότι: –Οι πελάτες προσδιορίζουν τι θα πληρώσουν με βάση την αξία που έχει για αυτούς ένα αγαθό. Αυτή για παράδειγμα την αρχή εφαρμόζουν οι αερομεταφορείς όταν προσφέρουν πολλαπλές τιμές σε διαφορετικά σημεία για το ίδιο εισιτήριο.

Εισαγωγή Ο πλέον διαδεδομένος τύπος είναι η αντίστροφη ηλεκτρονική δημοπρασία. Αμφισβήτηση: η φιλοσοφία της δεν ευνοεί τη διατήρηση μακροχρόνιων συνεργασιών μεταξύ αγοραστών και προμηθευτών. Στη συνέχεια, τα ερωτήματα που θα απαντηθούν είναι τα εξής: –κατά πόσον οι αντίστροφές ηλεκτρονικές δημοπρασίες πρέπει να προστεθούν στην εργαλειοθήκη των στελεχών εφοδιασμού, –ποιες είναι οι προμήθειες που ενδείκνυται να ενταχθούν σε αυτές και –ποιες είναι οι προϋποθέσεις για την αποτελεσματική εφαρμογή τους

Ορισμός Αντίστροφης Δημοπρασίας Αποτελεί δυναμική διαδικασία δημοπράτησης αγαθών/ υπηρεσιών σε πραγματικό χρόνο και με επικοινωνία on-line, κατά την οποία: Συμμετέχει μία αγοράστρια εταιρεία και μία ομάδα προμηθευτών, οι οποίοι ανταγωνίζονται μεταξύ τους με πλήρως προσδιορισμένες προδιαγραφές και όρους. Οι προμηθευτές ενημερώνονται για τις προσφορές αλλήλων και ανταγωνίζονται μεταξύ τους με πολλαπλές προσφορές που υποβάλλονται on-line προσφέροντας διαδοχικά χαμηλότερες τιμές εντός προγραμματισμένης χρονικής περιόδου. Η διάρκεια μιας δημοπρασίας ανέρχεται σε περίπου μία ώρα, με μικρές παρατάσεις, εφόσον στο τέλος της περιόδου υπάρχουν ακόμη ενεργοί προμηθευτές.

Άλλοι Τύποι Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών Υπάρχουν διάφοροι τύποι δημοπρασιών που χρησιμοποιούνται σε ηλεκτρονική μορφή (π.χ. English, Japanese, reverse). Δύο κύριες κατηγορίες: –κανονικές δημοπρασίες (forward auctions): οι προσφορές ξεκινούν από μια τιμή εκκίνησης που συνήθως καθορίζεται από τον πωλητή και αυξάνεται με κάθε διαδοχική προσφορά και –αντίστροφες δημοπρασίες (reverse auctions): οι προσφορές ξεκινούν από συγκεκριμένη τιμή εκκίνησης που συνήθως καθορίζεται από τον αγοραστή και μειώνεται με κάθε προσφορά που υποβάλλεται.

Άλλοι τύποι δημοπρασιών Αγγλική δημοπρασία πραγματοποιείται από τους γνωστούς οίκους δημοπρασιών έργων τέχνης. Πιο συγκεκριμένα: Ο πωλητής (ή εκπρόσωπός του) ενός αντικειμένου ανοίγει τη δημοπρασία με μια τιμή εκκίνησης. Στη συνέχεια οι αγοραστές μπορούν να κάνουν διαδοχικά αυξανόμενες προσφορές. Το σύστημα προσφορών είναι γνωστό ως open outcry (ανοικτή δημοπράτηση) διότι οι υποψήφιοι αγοραστές λένε δυνατά την προσφορά τους και οι προσφορές είναι ανοικτές σε όλες τους υποψήφιους αγοραστές. Στις on-line η “ανοικτή δημοπράτηση” εκδηλώνεται μέσω ενός συστήματος όπου οι αγοραστές μπορούν να δουν τις ανταγωνιστικές προσφορές σε οθόνη. Η δημοπρασία τελειώνει όταν δεν εμφανιστούν υψηλότερες προσφορές για το αντικείμενο. Νικητής, αυτός που υποβάλλει τη μεγαλύτερη προσφορά.

Άλλοι τύποι δημοπρασιών Στις αντίστροφες δημοπρασίες αγγλικού τύπου: τις προσφορές τις κάνουν οι πωλητές των προϊόντων ο αγοραστής ή ο οίκος που διενεργεί τη δημοπρασία ανοίγει τη δημοπρασία με μια τιμή εκκίνησης και δέχεται προσφορές σε χαμηλότερες τιμές οι συμμετέχοντες (δυνητικοί πωλητές) υποβάλλουν προσφορές δίνοντας διαδοχικά μικρότερες τιμές υπό συνθήκες “ανοικτής δημοπράτησης” η δημοπρασία τελειώνει όταν κανείς δεν είναι πρόθυμος να προσφέρει χαμηλότερη τιμή και νικητής είναι ο μειοδότης ο αγοραστής μπορεί να ορίσει μια ανώτερη αποδεκτή τιμή. Προσφορές με τιμές πάνω από την αποδεκτή τιμή δεν γίνονται δεκτές.

Διάδοση Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών Οι αντίστροφες ηλεκτρονικές δημοπρασίες χρησιμοποιούνται σε ποσοστό >50% των μεγάλων επιχειρήσεων. Ειδικότερα: Το μέσο ποσοστό δαπάνης μέσω ηλεκτρονικών δημοπρασιών ανέρχεται στο 5% του συνόλου των δαπανών προμηθειών των επιχειρήσεων αυτών. Οι χρήστες θεωρούν ότι αν και η άμεση εξοικονόμηση από τη διαδοχική χρήση δημοπρασιών είναι δυνατόν να μειώνεται σταδιακά, η βελτίωση της λειτουργικότητας των συστημάτων θα βοηθήσει στην περαιτέρω εξάπλωσή τους. Οι πιο ενθουσιώδεις χρήστες θεωρούν ότι οι προοπτικές είναι εξαιρετικά ευοίωνες και ότι οι ηλεκτρονικές δημοπρασίες μπορεί να αξιοποιηθούν για το 50% της δαπανών εφοδιασμού.

Διάδοση Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών Ωστόσο, πρόσφατες μελέτες έχουν δείξει: Μείωση του αριθμού των ηλεκτρονικών δημοπρασιών λόγω αδυναμίας περαιτέρω εξοικονομήσεων μετά από ένα μεγάλο αριθμό δημοπρασιών για τα ίδια είδη. Πολλοί προμηθευτές δεν εμπιστεύονται την αντικειμενικότητα των φορέων που διεξάγουν τις δημοπρασίες λόγω μειωμένης διαφάνειας και αδυναμίας επιβολής υγιών κανόνων ανταγωνισμού. Σε πολλές περιπτώσεις προτιμώνται οι ήδη εγκατεστημένοι προμηθευτές, έστω και αν δεν είναι οι μειοδότες της δημοπρασίας.  Αν και οι λόγοι για την υποχώρηση των ηλεκτρονικών δημοπρασιών σε διεθνές επίπεδο μπορεί να είναι πολλοί και ποικίλοι, οι περισσότεροι πιθανόν να οφείλονται στην κακή χρήση του εργαλείου.

Προμήθειες που ωφελούνται από τις ηλεκτρονικές δημοπρασίες Ηλεκτρονικές δημοπρασίες έχουν εφαρμοστεί σε πολλές κατηγορίες προμηθειών με εξαίρεση ίσως τις κρίσιμες προμήθειες. Παραδείγματα: Κερδοφόρες Αγορές : Επιχείρηση κατασκευής μηχανημάτων δαπανούσε μεγάλα ποσά για την αγορά πλαστικών χυτών εξαρτημάτων. Αν και υπήρχαν πολλοί προμηθευτές και οι τιμές για τις βασικές ρητίνες δεν ήταν σταθερές, η τιμή για τα πλαστικά εξαρτήματα έτεινε να είναι σταθερή. Μετά από ηλεκτρονική δημοπρασία, στην οποία συμμετείχαν τόσο οι γνωστοί όσο και άλλοι πιστοποιημένοι προμηθευτές, οι τιμές μειώθηκαν αισθητά.

Προμήθειες που ωφελούνται από τις ηλεκτρονικές δημοπρασίες Κοινές Αγορές : Επιχείρηση παραγωγής χημικών προϊόντων για την προμήθεια υλικών συσκευασίας που χαρακτηρίστηκαν μη κρίσιμα, η δε αγορά θεωρήθηκε μη επείγουσα. Δυο προμηθευτές μειοδότησαν εκ των οποίων ο ένας ήταν ήδη πιστοποιημένος και ανέλαβε εξ ολοκλήρου ενώ στο μη πιστοποιημένο δόθηκε δυνατότητα να πιστοποιηθεί. Από την προμήθεια προέκυψε μείωση τιμών 20%.  Οι κρίσιμες αγορές για τις οποίες συνάπτονται κατά κανόνα μακροχρόνιες συνεργασίες με προμηθευτές και έχουν υψηλό κόστος αλλαγής προμηθευτή δεν ενδείκνυνται για ηλεκτρονική δημοπράτηση.  Επίσης ηλεκτρονικές δημοπρασίες δεν απαντώνται στην περίπτωση χρηματιστηριακών αγαθών και αγαθών που συναλλάσσονται προθεσμιακές αγορές (futures markets).  Τέλος, φρόνιμο είναι να αποφεύγονται και στα επίφοβα είδη.

Στρατηγική Προμηθειών & Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες Οι ηλεκτρονικές δημοπρασίες διασφαλίζουν μεν την ταχεία και αποτελεσματική τιμολόγηση των αγοραζόμενων ειδών, όμως δεν υποκαθιστούν την έλλειψη στρατηγικής εφοδιασμού. Κατά συνέπεια, τα στελέχη εφοδιασμού πρέπει: α) να ολοκληρώσουν την ανάλυση των δαπανών, β) να διαχωρίσουν τα είδη σε βασικές κατηγορίες, γ) να αποφασίσουν ποια ηλεκτρονικά εργαλεία είναι τα πιο κατάλληλα για κάθε κατηγορία δαπάνης και δ) να εντοπιστούν οι δυνητικοί προμηθευτές από το αρχείο προμηθευτών ή από έρευνα αγοράς. Προκειμένου να μειωθεί ο αριθμός των προμηθευτών αποστέλλεται στους προμηθευτές ένα εργαλείο RFx με στόχο τον καθορισμό μιας σειράς κριτηρίων (π.χ. ικανότητες, χαρακτηριστικά των ειδών /υπηρεσιών, όρους πληρωμής, δυνατότητες παράδοσης).

Στρατηγική Προμηθειών & Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες

Μετά και τη διεξαγωγή μιας ηλεκτρονικής δημοπρασίας ακολουθεί η αξιολόγηση προκειμένου να αποφασιστεί κατά πόσο θα γίνει ανάθεση στο μειοδότη. Η έκβαση της αξιολόγησης μπορεί να συμπεριλαμβάνει: –Ανάθεση σε έναν ή περισσότερους προμηθευτές με βάση τη χαμηλότερη τιμή –Ανάθεση σε έναν ή περισσότερους προμηθευτές που δεν είναι μειοδότες με βάση μη τιμολογιακούς παράγοντες –Ανάθεση σε ήδη συνεργαζόμενο με την εταιρία προμηθευτή εάν η τιμή του δεν αποκλίνει σημαντικά της χαμηλότερης τιμής. –Ανάθεση σε έναν η περισσότερους προμηθευτές μετά από περαιτέρω διαπραγματεύσεις –Μη ανάθεση εάν οι συνθήκες μετά την δημοπρασία ή η αξιολόγηση/διαπραγματεύσεις απέβησαν άκαρπες. Συνεπώς η ηλεκτρονική δημοπρασία είναι υπό την αίρεση των στελεχών εφοδιασμού τα οποία ενεργούν κατά τρόπο ούτως ώστε να διασφαλιστεί το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα

Προϋποθέσεις για την χρήση ηλεκτρονικών δημοπρασιών Η ύπαρξη ενός ηλεκτρονικού εργαλείου δεν θεραπεύει τις τυχόν βασικές αδυναμίες των διαδικασιών εφοδιασμού μιας επιχείρησης. Η επιτυχής διεξαγωγή μιας ηλεκτρονικής δημοπρασίας εξαρτάται τόσο από την ποιότητα της διαδικασίας εφοδιασμού όσο και από την τεχνολογία. Προκειμένου να αποφασιστεί εάν ενδείκνυται η διεξαγωγή ηλεκτρονικής δημοπρασίας πρέπει να συνεκτιμηθούν παράγοντες που σχετίζονται με τα χαρακτηριστικά των αγοραζόμενων ειδών και των πηγών προμήθειας.

Προϋποθέσεις για την χρήση ηλεκτρονικών δημοπρασιών Παράγοντες που ευνοούν τις ηλεκτρονικές δημοπρασίες Αντίστροφη δημοπρασία: Εναλλακτική πρακτική: Οι πιστοποιημένοι προμηθευτές είναι πολλοί Οι πιστοποιημένοι προμηθευτές είναι λίγοι Εμπορεύματα ή τυποποιημένα προϊόνταΕξειδικευμένα είδη ή προϊόντα κατά παραγγελία Όταν η σχέση με τον προμηθευτή χαρακτηρίζεται ως μια απλή συναλλαγή Όταν η σχέση με τον προμηθευτή είναι μακροχρόνια και στρατηγική Το ποσό της συναλλαγής είναι σημαντικό για τους προμηθευτές Το ποσό της συναλλαγής δεν είναι σημαντικό για τους προμηθευτές Η παραγωγική δυναμικότητα είναι πλεονάζουσα Η παραγωγική δυναμικότητα είναι περιορισμένη Η τιμή είναι το κριτήριο επιλογής κλειδίΆλλα κριτήρια είναι πιο σημαντικά από την τιμή Ο αγοραστής είναι πρόθυμος να αναθέσει αποκλειστικά βάσει των αποτελεσμάτων της δημοπρασίας Ο αγοραστής δεν δεσμεύεται να αναθέσει έργο βάσει των αποτελεσμάτων της δημοπρασίας

Τα Οφέλη από την Διενέργεια Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών 2.Άμεση μείωση τιμών από 10% έως 20% σε σχέση με προηγούμενες επιδόσεις. –Μείωση δεν αναμένεται και κατά την επανάληψη της διαδικασίας σε σύντομα χρονικά διαστήματα. –Οι τιμές που επιτυγχάνονται σε διαδοχικές δημοπρασίες καθορίζονται από τους κανόνες προσφοράς και ζήτησης. Επομένως δεν πρέπει να αποκλείονται και αυξήσεις τιμών. 3.Δημιουργία οργανωμένων αγορών ακόμη και για μη αμιγώς «χρηματιστηριακά αγαθά» (π.χ. μεταφορικό έργο, μηχανολογικά εξαρτήματα κ.α.) –Η σύγκριση μεταξύ του χρόνου προετοιμασίας μιας ηλεκτρονικής δημοπρασίας και του χρόνου που δαπανάται για διαπραγματεύσεις στις παραδοσιακές αγορές είναι συντριπτική υπέρ του πρώτης (μείωση έως και 40%)

Τα Οφέλη από την Διενέργεια Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών 3.Σημαντική αύξηση του αριθμού των συμμετεχόντων προμηθευτών –Οι περισσότερες ηλεκτρονικές δημοπρασίες φιλοξενούνται από τυποποιημένες και ασφαλείς συνδέσεις διαδικτύου. Μερικά δε συστήματα περιλαμβάνουν ημιαυτόματη αποστολή και παραλαβή των RFPs και RFQs σε πολλές γλώσσες. 4.Επαύξηση της δυνατότητας των αγοραστών να κατανοούν καλύτερα και πιο σφαιρικά τα επίπεδα τιμών, την ελαστικότητά τους (σε σχέση με διάφορες ποσότητες) και την ακαμψία των τιμών (από ισχυρά ολιγοπώλια). –Αυτή η γνώση των αγορών και των τιμών μπορεί να οδηγήσει σε μια μετακίνηση της δύναμης από ισχυρούς προμηθευτές σε ασθενέστερους προμηθευτές στους οποίους δεν υπήρχε πρόσβαση μέχρι εκείνο το σημείο.

Η προετοιμασία για την διεξαγωγή μιας ηλεκτρονικής δημοπρασίας Η επιτυχία μιας ηλεκτρονικής δημοπρασίας εξαρτάται: 1.Αντιμετώπιση των εσωτερικών αντιστάσεων –Πρέπει να διασφαλίζεται η συναίνεση όλων των σημαντικών στελεχών που τυχόν εμπλέκονται. 2.Εκπαίδευση του τμήματος εφοδιασμού –Ανέρχεται σε περίπου δεκαπέντε ώρες και είναι πιο αποτελεσματική όταν γίνεται υπό τη μορφή προσομοιώσεων. 3.Προετοιμασία της αίτησης υποβολής προσφορών –Παρόλο που η διαδικασία είναι παρόμοια με αυτήν της συμβατικής διαδικασίας, οι προδιαγραφές, οι παράμετροι επιλογής και οι όροι της προμήθειας πρέπει να ορίζονται με μεγαλύτερη ακρίβεια και πληρότητα. –Σημειωτέον, ότι κατά την διάρκεια μιας δημοπρασίας δεν δίδονται διευκρινίσεις.

Η προετοιμασία για την διεξαγωγή μιας ηλεκτρονικής δημοπρασίας 4.Προετοιμασία των προμηθευτών –Αρκετοί προμηθευτές δεν είναι πρόθυμοι να συμμετέχουν σε ηλεκτρονικές δημοπρασίες –Απαιτείται προσοχή κατά την επιλογή, ώστε να αποφεύγονται προμηθευτές που προσφέρουν μη ρεαλιστικές τιμές. –Οι δημοπρασίες θεωρούνται αποτελεσματικές όταν συμμετέχουν τουλάχιστον τρεις προμηθευτές. –Παρουσιάζονται προβλήματα κατά την εκπαίδευση των προμηθευτών στην χρήση του λογισμικού. 5. Ρεαλιστικοί στόχοι ως προς τις τιμές –Απαιτείται εξέταση των τρεχουσών τιμών, των συνθηκών της αγοράς, του αριθμού των προμηθευτών κτλ –Μετά την λήξη της δημοπρασίας διενεργείται αξιολόγηση με βάση μη τιμολογούμενους συντελεστές όπως η εξυπηρέτηση, η παράδοση και τα logistics.

Η προετοιμασία για την διεξαγωγή μιας ηλεκτρονικής δημοπρασίας Η συμμετοχή σε ανάστροφες δημοπρασίες είναι πιο παραγωγική όταν ο προμηθευτής: 1. Κατανοεί τη δομή του κόστους του και υπερτερεί των ανταγωνιστών του ως προς το κόστος/ ποιότητα. Πρέπει δε εκ των προτέρων να καθορίσει την τιμή αποχώρησής του από την διαδικασία. Δεν αποτελεί ήττα η αποχώρηση από μία διαδικασία με την οποία δεν αυξάνεται η κερδοφορία. 2. Διαθέτει ξεκάθαρη στρατηγική προσφορών πριν την έναρξη. Οι τρεις σημαντικές αποφάσεις αφορούν: εκκίνηση της υποβολής προσφορών συχνότητα υποβολής προσφορών και τιμή της προσφοράς αποχώρησης.

Η προετοιμασία για την διεξαγωγή μιας ηλεκτρονικής δημοπρασίας 3. Επηρεάζει κατά το δυνατόν τις παραμέτρους της δημοπρασίας ώστε να είναι συμβατές με τις δικές του δυνατότητες. Οι προδιαγραφές, οι ποσότητες και οι στρατηγικές παρτίδων, οι όροι και οι συνθήκες, οι κανόνες της αγοράς και τα κριτήρια επιλογής αποτελούν σημεία διαπραγμάτευσης. 4. Συλλέγει πληροφορίες που του επιτρέπουν να εκτιμά την ανταγωνιστικότητα των άλλων προμηθευτών (π.χ. πόσοι είναι, διαθέτουν πλεονάζουσα δυναμικότητα) 5. Ευνοεί τη συνεργασία μεταξύ των τμημάτων εφοδιασμού και πωλήσεων του προμηθευτή στο αντικείμενο των ηλεκτρονικών δημοπρασιών.

Η προετοιμασία για την διεξαγωγή μιας ηλεκτρονικής δημοπρασίας Τα τμήματα πρέπει να μοιράζονται τις εμπειρίες που αποκτούν από την συμμετοχή τους σε δημοπρασίες, όπως: Γνώση των απαιτήσεων του πελάτη Κατανόηση των κανόνων του παιχνιδιού (π.χ. ποια εταιρία δημοπρασιών διεξάγει τη δημοπρασία, τι είδους λογισμικό χρησιμοποιεί ο πελάτης) Κατανόηση των προδιαγραφών της διακήρυξης του έργου Ύπαρξη σημείου αποχώρησης Συμμετοχή του τμήματος εφοδιασμού και πωλήσεων σε δημοπρασίες που συμμετέχει η επιχείρηση και σε αυτές που διεξάγονται από την επιχείρηση αντιστοίχως. Διεξαγωγή εικονικών δημοπρασιών παρουσία και των δύο τμημάτων στις αντίθετες πλευρές προκειμένου να αναπτύξουν τις ικανότητές τους στον τομέα αυτό

Μορφές Συστημάτων Γενικά η ανάθεση ηλεκτρονικών δημοπρασιών σε τρίτους φορείς υιοθετείται από μεγάλες επιχειρήσεις. Οι φορείς αυτοί προσφέρουν διαφορετικά επίπεδα υπηρεσιών όπως : Α. Ολοκληρωμένη Υπηρεσία Παρέχονται προσωπικό και εξοπλισμός καθ΄όλη τη διάρκεια της διαδικασίας. Β. Αυτοεξυπηρέτηση Παρέχονται ηλεκτρονικά εργαλεία και ελάχιστη τεχνική υποστήριξη, ώστε τα βήματα προετοιμασίας να γίνονται από τα στελέχη εφοδιασμού. Γ. Υβριδική Υπηρεσία Παρέχονται ηλεκτρονικά εργαλεία και προσωπικό για υποστήριξη ορισμένων βημάτων της προετοιμασίας έως και ανάληψη όλης της διαδικασίας. Ο κατάλογος υπηρεσιών ποικίλει, η δε χρέωση διαφέρει ανάλογα με το επίπεδο υποστήριξης.

Εκφραστικές δημοπρασίες Αποτελούν μια πιο σύγχρονη μορφή δημοπρασίας, η οποία επιτρέπει στους προμηθευτές να ανταποκριθούν σε μια αίτηση για προσφορά με μια ποικιλία δυνατοτήτων. Οι προμηθευτές μπορεί να προτείνουν διαφορετικές προδιαγραφές, όρους, συνδυασμούς προϊόντων και υπηρεσιών και τιμές. Οι προμηθευτές έχουν δυνατότητα να προσφέρουν στον αγοραστή λύσεις οι οποίες προσθέτουν αξία και των οποίων αγνοούσε την ύπαρξη.

Εκφραστικές δημοπρασίες Πιο συγκεκριμένα: –Οι προδιαγραφές αποστέλλονται με τη μορφή αιτήσεων προσφορών (RFP) στους προμηθευτές. –Αυτοί απαντούν με εναλλακτικές λύσεις, τις οποίες ο αγοραστής: Αποδέχεται Απορρίπτει Ανταποκρίνεται με αντιπροτάσεις. –Η επικοινωνία μεταξύ αγοραστή και προμηθευτή μπορεί να συνεχιστεί μέχρι να καταλήξουν στον καλύτερο συνδυασμό τεχνικών προδιαγραφών, επιπέδων εξυπηρέτησης και τιμών. –Μειονέκτημα: οι νέες μη προδιαγεγραμμένες λύσεις πρέπει κάθε φορά να αξιολογούνται.

Ανακεφαλαίωση Οι αντίστροφες ηλεκτρονικές δημοπρασίες έχουν προστεθεί στην εργαλειοθήκη των στελεχών εφοδιασμού. Χαρακτηριστικό τους είναι ότι επιτρέπουν την αποτελεσματική προμήθεια τυποποιημένων αγαθών/υπηρεσιών υψηλής ετήσιας δαπάνης. Είναι αποτελεσματικές σε περιόδους με μεγάλη επάρκεια αγαθών, η δε συνεισφορά τους δεν είναι ξεκάθαρη υπό συνθήκες αύξησης τιμών ή ελλείψεων πρώτων υλών. Πρόσφατες μελέτες δείχνουν σημεία υποχώρησης αν και οι επιχειρήσεις που τις εφαρμόζουν στις κατάλληλες συνθήκες εξακολουθούν να τις αξιολογούν θετικά. Σταδιακά καθίστανται πιο δυναμικές. Πρόσφατες εφαρμογές επιτρέπουν την αξιολόγηση παραγόντων εκτός τιμής. –Οι αγοραστές δημιουργούν αιτήσεις προσφορών που επικεντρώνονται στα τελικά αποτελέσματα. –Οι προμηθευτές έτσι ανταποκρίνονται όχι μόνο σε τιμές αλλά και σε διαφορετικές προδιαγραφές/ όρους, ώστε να προκύπτει αυξημένη αξία και για τον αγοραστή.

Παράδειγμα: Η ανατομία μιας ηλεκτρονικής δημοπρασίας Μια μεγάλη κατασκευαστική επιχείρηση Α ανάθεσε στη Δ, πολυεθνική επιχείρηση διοργάνωσης ηλεκτρονικών δημοπρασιών με μεγάλη εμπειρία, να επιλέξει μεταφορείς που θα υποστήριζαν τις διεθνείς δραστηριότητές της. Η Α αντιμετώπιζε μεγάλες οικονομικές πιέσεις και κατέφυγε στην Δ προκειμένου να μειώσει τις δαπάνες της. Η επιχείρηση μεταφορικών υπηρεσιών Μ δέχθηκε μια κοινοποίηση ότι η τριετής σύμβαση με την Α δεν επρόκειτο να ανανεωθεί και ότι θα δημοπρατηθεί στο διαδίκτυο. Μετά από αυτό η Μ ξεκίνησε μια διερευνητική προσπάθεια ενημέρωσης έξι μηνών σε θέματα ανάστροφων ηλεκτρονικών δημοπρασιών και προμηθειών B2B.

Παράδειγμα: Η ανατομία μιας ηλεκτρονικής δημοπρασίας Το προς δημοπράτηση μεταφορικό έργο είχε αξία 1,6 εκ. €/ έτος. Μέχρι την στιγμή της δημοπρασίας η Μ είχε αναλάβει το 20% του έργου, ενώ το 80% μια άλλη μεγάλη μεταφορική επιχείρηση. Η Μ σε σύγκριση με τις Α και Δ είναι μικρού μεγέθους και τα στελέχη της δυσκολεύονταν να κατανοήσουν τις ηλεκτρονικές διαδικασίες. Η δημοπρασία αφορούσε το σύνολο του μεταφορικού έργου της Α, το οποίο χωρίστηκε σε 19 τμήματα που δημοπρατήθηκαν χωριστά. Η κάθε δημοπρασία αποτελείτο από 5 φάσεις: –Προετοιμασία αγοράς (αγοραστής) –Προεπιλογή προμηθευτή (προμηθευτής), –Σχεδιασμό δημοπρασίας (προμηθευτής), –Στρατηγική δημοπρασίας (προμηθευτής) και –Ολοκλήρωση δημοπρασίας (αγοραστής).

Παράδειγμα: Η ανατομία μιας ηλεκτρονικής δημοπρασίας Η προεπιλογή Με την προεπιλογή, η Δ επιδιώκει τον αποκλεισμό αναποτελεσματικών προμηθευτών αλλά και ικανό αριθμό συμμετοχών. Η Δ καθόρισε μια οικονομική παράμετρο, ονομαζόμενη κόστος αλλαγής ύψους 1,3εκ.€. που σηματοδοτεί τη δυνατότητα επιλογής προμηθευτή διαφορετικού από τον χρησιμοποιούμενο. Έρευνα αγοράς της Μ έδειξε ότι το πραγματικό ύψος του έργου ήταν 1,6εκ.€. Η διαφορά των € αντιπροσωπεύει μια μείωση ίση προς το 18% του προϋπολογισμού του έργου. Η Μ έχει ήδη δαπανήσει αρκετά ποσά για την προετοιμασία της συμμετοχής της στη δημοπρασία. Τα οικονομικά στοιχεία που διαθέτει πριν την έναρξη της δημοπρασίας είναι: Εισαγωγική Τιμή 2εκ.€, Ισχύουσα τιμή 1,6εκ€, Τιμή αλλαγής 1,3εκ.€ Η εισαγωγική τιμή, προσδιορίστηκε από το κόστος του έργου αυξημένο με ένα περιθώριο κέρδους. Η όλη διαδικασία ενέπνεε μεγάλο βαθμό δυσπιστίας στα στελέχη της Μ διότι πίστευαν ότι οποιοσδήποτε μπορούσε να προσφέρει μια πολύ χαμηλή τιμή χωρίς να γνωρίζει τις απαιτήσεις του έργου.

Παράδειγμα: Η ανατομία μιας ηλεκτρονικής δημοπρασίας Η στρατηγική της δημοπρασίας Ποια στρατηγική έπρεπε να ακολουθηθεί η Μ; Η στρατηγική που εν τέλει χάραξε, αποτελείτο από τρία σκέλη. –Με την έναρξη της δημοπρασίας, η Μ θα περίμενε 3 περίπου λεπτά πριν προσφέρει την εισαγωγική τιμή και μετά θα ανέμενε τις αντιδράσεις των ανταγωνιστών. –Στο ενδιάμεση φάση της δημοπρασίας θα επεδίωκε να μειώσει τις τιμές προσφορών με ελεγχόμενο ρυθμό. Σε μια δημοπρασία η μόνη ορατή πληροφορία είναι οι τιμές που προσφέρουν οι συμμετέχοντες. –Στην τελευταία φάση θα επεδίωκε να συμμετάσχει μέχρι το πέρας της δημοπρασίας. Σε περίπτωση δε που η Μ δεν θα αναδεικνύετο μειοδότρια, επιθυμούσε να προσφέρει τιμή κάτω του κόστους αλλαγής, ώστε να αποδείξει στην Α ότι έδειξε ειλικρινές ενδιαφέρον για την δημοπρασία.

Παράδειγμα: Η ανατομία μιας ηλεκτρονικής δημοπρασίας Η δημοπρασία Η Μ ακολουθώντας τη στρατηγική της περίμενε μέχρι τις πριν πιέσει το πλήκτρο αποδοχής της και προσφέρει την εισαγωγική τιμή. Αμέσως βρέθηκε προ εκπλήξεως διότι με την έναρξη τρεις άλλες επιχειρήσεις προσέφεραν χαμηλότερες τιμές, εκ των οποίων η μία ήταν ίση με την τιμή αλλαγής. Πολλοί από τους συμμετέχοντες στη δημοπρασία πίστεψαν ότι η χαμηλή τιμή υποβλήθηκε από τον εγκατεστημένο προμηθευτή για λόγους εκφοβισμού και αποθάρρυνσής τους στα επόμενα στάδια της δημοπρασίας. Από την πλευρά τους τα στελέχη της Μ δεν είχαν καμία ιδέα για την ταυτότητα του μειοδότη. Μετά από μερικά λεπτά εμφανίζεται μία ακόμη επιχείρηση η οποία προσφέρει σταδιακά χαμηλότερες τιμές. Η στρατηγική της Μ ήταν, όπως προαναφέρθηκε, σταδιακή μείωση των τιμών μέχρι την τιμή αλλαγής.

Παράδειγμα: Η ανατομία μιας ηλεκτρονικής δημοπρασίας Η δημοπρασία (συνέχεια) Μετά τη μείωση των τιμών κάτω από την τιμή αλλαγής ο διευθύνων σύμβουλος της Μ αναλαμβάνει την υποβολή των προσφορών. Η δημοπρασία έλαβε δυναμικό χαρακτήρα με αποτέλεσμα οι τιμές να μειωθούν κατά € μέσα σε επτά λεπτά. Ο διευθύνων σύμβουλος της Μ φαινόταν να μη διατηρεί τον έλεγχό του διότι δεν επιθυμούσε να χάσει την σύμβαση. Παρά τη μείωση των περιθωρίων κέρδους σε 5% αντί του αρχικού 18%, η Μ δεν αναδείχθηκε μειοδότρια αν και παρέμεινε στην δημοπρασία μέχρι τέλους και οδήγησε τις τιμές σε χαμηλά επίπεδα

Παράδειγμα: Η ανατομία μιας ηλεκτρονικής δημοπρασίας Μετά τη δημοπρασία Εκτός από την απώλεια του συμβολαίου η Μ δαπάνησε υψηλά ποσά για να εξασφαλίσει τη συμμετοχή της στην δημοπρασία. Η εξοικονόμηση της Α στο συγκεκριμένο τμήμα του μεταφορικού της έργου ανήλθε τελικά σε 20%. Για τη Μ προέκυψαν κάποια χρήσιμα συμπεράσματα: –α) οι ηλεκτρονικές δημοπρασίες προσφέρουν δυνατότητες για πρόσθετο έργο εφόσον πολλές μεγάλες επιχειρήσεις κινούνται προς αυτές, –β) το κόστος συμμετοχής είναι αρκετά υψηλό ιδιαίτερα για τις μικρές επιχειρήσεις, –γ) η μείωση της τιμής μπορεί να προκαλέσει αρνητικές επιπτώσεις στην εξυπηρέτηση. Επίσης, δημιουργείται ένα ηθικό δίλημμα.  Είναι αποδεκτή η συνεργασία με προμηθευτές οι οποίοι προσφέρουν προϊόντα και υπηρεσίες χωρίς κέρδος; Τι θα συμβεί εάν διακοπεί η σύμβαση και ζητηθεί από ένα άλλο προμηθευτή να αναλάβει να περατώσει την σύμβαση;