Δέσμη Εκπαιδευτικών Εργαλείων για την GPP 4. Αξιολόγηση Αναγκών

Δέσμη Εκπαιδευτικών Εργαλείων για την GPP Ενότητα 1: Εισαγωγή Ενότητα 4: Αξιολόγηση Αναγκών Ενότητα 2: Στρατηγικές Πτυχές της GPP Ενότητα 5: Κυκλική Δημόσια Σύμβαση Ενότητα 3: Νομικές Πτυχές της GPP Ενότητα 6: Συμμετοχή της Αγοράς Ενότητα 7: Επιχειρησιακές Πτυχές (Βασικοί τομείς για την GPP) Ενότητα 4: Αξιολόγηση Αναγκών

Περιεχόμενο της Εκπαιδευτικής Ενότητας 4 Τι είναι η αξιολόγηση αναγκών; Διαβούλευση με χρήστες Γιατί αγοράζουμε – δήλωση αναγκών Τι αγοράζουμε Για ποιον τα αγοράζουμε Πόσο αγοράζουμε Πώς αγοράζουμε – ευέλικτες συμβάσεις Περισσότεροι πόροι Ενότητα 4: Αξιολόγηση Αναγκών

Τι είναι η αξιολόγηση αναγκών; Η GPP δεν έχει σκοπό απλώς την αγορά περιβαλλοντικά προτιμώμενων αγαθών/υπηρεσιών αλλά τη μείωση του γενικού αντίκτυπου των δημόσιων συμβάσεων Ένας από τους πιο προφανείς τρόπους για να το κάνετε αυτό είναι η μείωση της ζήτησης αγαθών, υπηρεσιών και έργων Η αξιολόγηση αναγκών σημαίνει ότι: Αποφεύγουμε τις περιττές αγορές Διασφαλίζουμε ότι αυτά που αγοράζουμε πληρούν τις απαιτήσεις Σχεδιάζουμε τις δημόσιες συμβάσεις και τα συμβόλαια έτσι ώστε να επιτρέπουν ευελιξία με την πάροδο του χρόνου Ενότητα 4: Αξιολόγηση Αναγκών

Διαβούλευση με χρήστες Οι χρήστες μιας δημόσιας σύμβασης μπορεί να είναι εσωτερικοί και σχετίζονται με τον οργανισμό που κάνει τις αγορές ή εξωτερικοί (π.χ. πολίτες) Προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οι αγορές γίνονται σύμφωνα με τις ανάγκες τους, πρέπει να γίνεται διαβούλευση με τους χρήστες Αυτό πρέπει να πραγματοποιείται πριν από το ξεκίνημα του διαγωνισμού, και μπορεί να συνεχίζεται κατά τη διάρκεια της διαδικασίας υποβολής προσφορών/της εκτέλεσης της σύμβασης Ενότητα 4: Αξιολόγηση Αναγκών

Γιατί αγοράζουμε: δήλωση αναγκών Πριν τη δημοσίευση μιας πρόσκλησης υποβολής προσφορών, πρέπει να είναι σαφής ο λόγος της αγοράς (όχι απλώς «επειδή το αγοράσαμε πέρσι») Θα πρέπει να είναι δυνατόν να συνοψίσετε την ανάγκη σε μια απλή δήλωση που επιβεβαιώνει αν έχουν ήδη ληφθεί υπόψη εναλλακτικές λύσεις αντί της αγοράς, π.χ. κοινή χρήση πόρων, επισκευές/αναβαθμίσεις, μίσθωση Η δήλωση αυτή μπορεί να αποδειχθεί επίσης χρήσιμη για την ανάπτυξη επιχειρημάτων υπέρ της δημόσιας σύμβασης Πρέπει να είναι ανοιχτή σε αμφισβητήσεις για περιβαλλοντικούς λόγους Ενότητα 4: Αξιολόγηση Αναγκών

Τι αγοράζουμε: το ζήτημα του αντικειμένου Η αξιολόγηση αναγκών και η διαβούλευση με τους χρήστες βοηθά στον καθορισμό του αντικειμένου της σύμβασης Αυτό δηλώνει στην αγορά τι αγοράζετε και θα περιλαμβάνει: Αν η σύμβαση αφορά αγαθά, υπηρεσίες ή έργα Τον τίτλο και σύντομη περιγραφή της σύμβασης Τους σχετικούς κωδικούς CPV (για πρόσκληση υποβολής προσφορών που δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδας της Ευρωπαϊκής Ένωσης) Το αντικείμενο είναι σημαντικό γιατί καθορίζει το πεδίο εφαρμογής των κριτηρίων της GPP που εφαρμόζετε Ενότητα 4: Αξιολόγηση Αναγκών

Τι αγοράζουμε: οι προδιαγραφές Η αξιολόγηση αναγκών βοηθά να επιλέξουμε τις πιο κατάλληλες προδιαγραφές είτε με βάση τις λειτουργικές απαιτήσεις είτε τα πρότυπα Αποφεύγεται η πρακτική «αντιγραφής και επικόλλησης» Όπως και η δήλωση αναγκών, οι προδιαγραφές θα πρέπει να είναι ανοιχτές σε αμφισβήτηση για περιβαλλοντικούς λόγους, καθώς και για να διασφαλιστεί ότι δεν είναι υπερβολικά περιοριστικές, επιτρέπουν στις ΜΜΕ να συμμετέχουν, κ.λπ. Ενότητα 4: Αξιολόγηση Αναγκών

Προδιαγραφές με βάση την επίδοση/τα αποτελέσματα Οι προδιαγραφές με βάση την επίδοση ή τα αποτελέσματα περιγράφουν την ανάγκη που θέλετε να καλύψει η δημόσια σύμβασή σας, παρά υπαγορεύουν πώς θέλετε να γίνει αυτό Δώστε τη δυνατότητα στους προμηθευτές να καθορίσουν τον πιο αποτελεσματικό και αποδοτικό τρόπο να καλύψουν αυτήν την ανάγκη και να προτείνουν καινοτόμες λύσεις με περιβαλλοντικά οφέλη Παράδειγμα: προσδιορισμός των απαιτήσεων για τον φωτισμό των γραφείων ανάλογα με τα λούμεν που απαιτούνται στα διαφορετικά δωμάτια σε διαφορετικά χρονικά διαστήματα, όχι ανάλογα με τον αριθμό των φωτιστικών ή της ισχύς σε watt που απαιτείται Ενότητα 4: Αξιολόγηση Αναγκών

Για ποιον τα αγοράζουμε: κοινή δημόσια σύμβαση Η κοινή δημόσια σύμβαση μπορεί να εξοικονομήσει πόρους και να δημιουργήσει μεγαλύτερη ζήτηση για οικολογικά αγαθά + υπηρεσίες Στο πλαίσιο της αξιολόγησης αναγκών, εξετάστε αν ισχύει ένα από τα παρακάτω: Μπορείτε να αγοράσετε από ένα υπάρχον πλαίσιο ή σύμβαση; Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πλαίσιο ή μια σύμβαση που θα χρησιμοποιείται από άλλους; Μπορείτε να κάνετε μια κοινή δημόσια σύμβαση με μία ή περισσότερες αρχές; Ενότητα 4: Αξιολόγηση Αναγκών

Ενότητα 4: Αξιολόγηση Αναγκών Πόσο αγοράζουμε Για τις προσκλήσεις υποβολής προσφορών στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης απαιτείται να υπολογίσετε τη συνολική ποσότητα ή το πεδίο εφαρμογής εκ των προτέρων Αυτό δεν αποτελεί συμβατική υποχρέωση αγοράς του εν λόγω όγκου Η αξιολόγηση αναγκών μπορεί να βοηθήσει να υπολογίσετε μια ρεαλιστική ποσότητα ή εύρος χωρίς να το υπερβείτε Αυτό ισχύει τόσο για υπηρεσίες και έργα όσο και για αγαθά Ενότητα 4: Αξιολόγηση Αναγκών

Πώς αγοράζουμε: ευέλικτες συμβάσεις Οι συμβάσεις και τα πλαίσια συνήθως διαρκούν για αρκετά χρόνια και οι ανάγκες μπορεί εν τω μεταξύ να αλλάξουν Οι όροι των συμβάσεων θα πρέπει να είναι επαρκώς ευέλικτοι για να επιτρέπουν προσαρμογές στον όγκο, στη συχνότητα κ.λπ. Αυτές μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν ρήτρα «καλύτερης διαθέσιμης τεχνολογίας» ή «συνεχούς βελτίωσης» για να ενθαρρύνουν την περιβαλλοντική καινοτομία Οι συμφωνίες-πλαίσιο είναι ιδιαίτερα καλές γιατί επιτρέπουν ευελιξία στις αγορές Ενότητα 4: Αξιολόγηση Αναγκών

Περαιτέρω καθοδήγηση Έγγραφο καθοδήγησης για τις δημόσιες συμβάσεις καινοτομίας (2018) Εγχειρίδιο Procura+ (3η έκδοση, 2016) Πράσινες αγορές (3η έκδοση, 2016) Έγγραφο καθοδήγησης για τις δημόσιες συμβάσεις (2017) Παραδείγματα ορθής πρακτικής Γραφείο Υποστήριξης GPP Για περαιτέρω υποστήριξη σχετικά με την GPP, επικοινωνήστε δωρεάν με την ΕΕ Γραφείο Υποστήριξης Δέσμη εργαλείων που αναπτύχθηκε για την Ευρωπαϊκή Επιτροπή από το δίκτυο ICLEI – Τοπικές Αρχές για την Αειφορία Συντάκτης εκπαιδευτικής ενότητας: Public Procurement Analysis Ιδιοκτήτης, εκδότης: Ευρωπαϊκή Επιτροπή, ΓΔ Περιβάλλοντος, 2019 Φωτογραφίες: με την ευγενική χορηγία του Pixabay.com στο πλαίσιο της Creative Commons CCO Αποποίηση ευθύνης: Η δέσμη εργαλείων είναι ένα ενδεικτικό έγγραφο των υπηρεσιών της Επιτροπής και δεν μπορεί να θεωρηθεί δεσμευτικό για το εν λόγω θεσμικό όργανο με κανένα τρόπο. Ούτε η Ευρωπαϊκή Επιτροπή ούτε κανένα άλλο πρόσωπο που ενεργεί εξ ονόματος της Επιτροπής ευθύνεται για την ενδεχόμενη χρήση των πληροφοριών του παρόντος εντύπου. Ενότητα 4: Αξιολόγηση Αναγκών