Αρχες διοικησησ & διαχειρισησ εργων 301 – Διάλεξη 8

Τα εργα & η ποιοτητα (project quality management) 301 – Διάλεξη 8

οργανισμοσ Μετασχηματίζει πόρους σε ενέργειες. Να θυμηθούμε ότι… οργανισμοσ Κάθε οργανισμός επιτελεί μία βασική λειτουργία: Μετασχηματίζει πόρους σε ενέργειες. Αυτό πράτουν εξίσου οι εμπορικές επιχειρήσεις, οι φορείς του δημόσιου τομέα, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί, οι μη κυβερνητικές οργανώσεις......και το σώμα μας

Πως αναπτυσσεται το εργο…. Να θυμηθούμε ότι… Πως αναπτυσσεται το εργο…. ΑΝΑΓΚΗ/ΕΠΙΘΥΜΙΑ Μηχανισμοί Ανθρώπινοι πόροι Γνώση Εμπειρία Κεφάλαια Εργαλεία – Τεχνικές Τεχνολογία Περιορισμοί Οικονομικοί Νομικοί Δεοντολογικοί Λογικοί Χρονικοί Περιβαλλοντολογικοί Ποιοτικοί Έμμεσοι ΕΡΓΟ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΑΝΑΓΚΗΣ

(Project )Scope Statement Να θυμηθούμε ότι… (Project )Scope Statement Η περιγραφή του εύρους του έργου περιλαμβάνει τα βασικά παραδοτέα, τα αντικείμενα του έργου, τις υποθέσεις εργασίας, τους περιορισμούς και μια δήλωση των εργασιών που πρέπει να γίνουν, η οποία αποτελεί βάση για μελλοντικές αποφάσεις και για επιβεβαίωση της από κοινού αντίληψης, από όλους τους εμπλεκόμενους στο έργο, για το τι πρέπει να γίνει (αλλά και για το τι δεν είναι αναμενόμενο να γίνει). PMBOK® Guide, Fourth Edition, Glossary Μια σύντομη περιγραφή για το τι πρέπει να γίνει έτσι ώστε να ολοκληρωθεί το έργο. Δηλώνονται τα κύρια αντικείμενα του έργου, τα παραδοτέα και την αιτιολόγηση. Το εύρος του έργου αρχικά καθορίζεται στο Business Case και αναπτύσσεται λεπτομερώς στο Project Charter. Project Management Methodology, PM2, Open Edition, v.0.9, [2016]

ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΩΝ ΜΕΡΩΝ Να θυμηθούμε ότι… ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΩΝ ΜΕΡΩΝ Συνδυάζει διοίκηση, οικονομική θεωρία, θεωρία παιγνίων Ανάλυση Αναγνώριση Διαχείριση

Να θυμηθούμε ότι… ΒΗΜΑΤΑ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ Εύρος (Scope): Να αντιληφθούμε το πρόβλημα και την εργασία που πρέπει να γίνει ώστε να επιλυθεί Εκτίμηση (Estimation): Πόση προσπάθεια; Πόσος χρόνος; Κίνδυνος (Risk): Τι μπορεί να στραβώσει; Πως θα το αποφύγουμε; Τι πρέπει να κάνουμε; Χρονοδιάγραμμα (Schedule): Πως θα κατανεμηθούν οι πόροι στη διάρκεια του έργου; Τι είναι τα ορόσημα (milestones); Στρατηγική ελέγχου (Control strategy): Πως θα ελέγξουμε την ποιότητα; Πως θα ελέγξουμε την αλλαγή;

Η μελετη του χρονου απαντα Να θυμηθούμε ότι… Η μελετη του χρονου απαντα Σε ερωτήματα όπως: Ποια είναι η ελάχιστη διάρκεια για την ολοκλήρωση του έργου; Ποιος ο νωρίτερος χρόνος έναρξης και λήξης κάθε δραστηριότητας; Ποιος ο αργότερος χρόνος έναρξης και λήξης κάθε δραστηριότητας; Πόσο μπορεί να καθυστερήσει η έναρξη κάθε δραστηριότητας χωρίς επιβάρυνση της διάρκειας του έργου;

Αντικειμενικοι στοχοι ή … ο “τριπλοσ περιορισμοσ” Αντικειμενικοι στοχοι ή … ο “τριπλοσ περιορισμοσ” Χρόνος (Διάρκεια) Ελαχιστοποίηση της διάρκειας Χρήμα (Κόστος) Μεγιστοποίηση ΚΠΑ Ποιότητα (Εύρος) Βελτιστοποίηση ποιότητας Διάρκεια Κόστος Ποιότητα

ΟΡΙΖΕΤΑΙ Η ΠΟΙΟΤΗΤΑ? Ποιότητα είναι το σύνολο των ιδαιτεροτήτων και των χαρακτηριστικών ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας που σχετίζονται με την ικανότητά του να ικανοποιεί τις δηλωθείσες ή τις συνεπαγόμενες ανάγκες (Ireland, 1991) Η διαχείριση ποιότητας έρχεται για να επιβεβαιώσει ότι οι εκροές, τα ωφελήματα και οι διαδικασίες μέσα από τις οποίες προκύπτουν, είναι σύμφωνα με τις απαιτήσεις των ενδιαφερόμενων μερών και ταιριάζουν με το σκοπό.

Προβληματα ποιοτητασ στο εργο Η έννοια της ποιότητας στα έργα είναι κάπως ποιο σύνθετη. Αυτό προκύπτει κατά ένα μέρος από τις ανάγκες οι οποίες δεν έχουν εντοπιστεί ή δηλωθεί από τη φάση του σχεδιασμού του έργου. Ένα άλλο μέρος του προβλήματος προέρχεται από την υποκειμενικότητα των ενδιαφερόμενων μερών (συμπεριλαμβανόμενης και της ομάδας έργου). Πολλές επιχειρήσεις προσπάθησαν να βελτιώσουν την ανταγωνιστικότητα τους σε παγκόσμιο επίπεδο μέσα από τη βελτίωση της ποιότητας διαδικασιών και έργων. Παρά τις προσπάθειες αυτές όμως ακόμα και σήμερα η αυστηρή αξιολόγηση της ποιότητας των βασικών αποτελεσμάτων ενός έργου δύσκολα μπορεί να γίνει πριν την ολοκλήρωση του έργου. Καμιά φορά ίσως και αρκετά αργότερα.

Οι “ζηλωτεσ” της ποιοτητασ Η εστίαση στην ποιότητα οδηγήθηκε σε αδιέξοδα μέσα από τη στάση των “ζηλωτών” των διάφορων γκουρού ( Juran – Deming – Crosby). Η δεκαετία του ‘80 μάλλον ήταν η περισσότερο χαρακτηριστική για τους “πιστούς” των μεθοδολογιών. Στη συνέχεια όμως εμφανίστηκαν και άλλοι ερευνητές οι οποίοι άλλαξαν την “πορεία της συζήτησης” για την ποιότητα. Πως; Δίνοντας έμφαση στον “πελάτη”, μετρώντας την ικανοποίηση, χρησιμοποιώντας ισορροπημένα ποσοτικές και ποιοτικές τεχνικές Πρακτικά η έννοια της ποιότητας ήταν ΑΠΛΑ μέρος της κουλτούρας τους

ΣΥΝΙΣΤΩΣΕΣ ποιοτηταΣ (quality COMPONENTS) 301 – Διάλεξη 8

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ – ΔΙΑΚΡΙΒΩΣΗ - ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ – ΔΙΑΚΡΙΒΩΣΗ - ΕΛΕΓΧΟΣ Η διαχείριση ποιότητας έχει 4 συνιστώσες: το σχεδιασμό (planning), τη διακρίβωση (assurance), τον έλεγχο (control) και τη συνεχή βελτίωση (improvement). (Είσοδος, Εργαλεία και Τεχνικές, Έξοδος) Οι συνιστώσες περιλαμβάνουν διαδικασίες, εργαλεία και τεχνικές έτσι ώστε να επιβεβαιώνεται ότι το αποτέλεσμα καλύπτει τις απαιτήσεις του πελάτη. Ο σχεδιασμός ξεκινάει με την προετοιμασία ενός σχεδίου διαχείρισης ποιότητας. Στο σχέδιο περιγράφονται οι διαδικασίες και οι μετρικές που θα χρησιμοποιηθούν. Το σχέδιο θα πρέπει να εξασφαλίσει την αποδοχή των ενδιαφερόμενων μερών, τα οποία πρέπει να είναι σύμφωνα ότι οι προσδοκίες τους από το έργο (σε σχέση με την ποιότητα) προσδιορίστηκαν ορθά.

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ – ΔΙΑΚΡΙΒΩΣΗ - ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ – ΔΙΑΚΡΙΒΩΣΗ - ΕΛΕΓΧΟΣ Η διακρίβωση προσδίδει εμπιστοσύνη στον οργανισμό ότι τα έργα που αναλαμβάνει διαχειρίζονται ορθά. Επικυρώνει τη συνεπή χρήση των διαδικασιών και των προτύπων και επιβεβαιώνει ότι το προσωπικό διαθέτει τις κατάλληλες γνώσεις, δεξιότητες και συμπεριφορές για να ανταπεξέλθει στους ρόλους και τις ευθύνες που αναλαμβάνει στο έργο με άριστο τρόπο. Η διασφάλιση θα πρέπει να είναι ανεξάρτητη από το έργο στο οποίο εφαρμόζεται. Ο έλεγχος επιμένει στην επιθεώρηση, τη δοκιμή και τη μέτρηση. Πιστοποιεί ότι τα παραδοτέα συμμορφώνονται προς τις προδιαγραφές, ταιριάζουν στο σκοπό του έργου και καλύπτουν τις προσδοκίες των εμπλεκόμενων. Οι δραστηριότητες του ελέγχου προσδιορίζουν πότε τα κριτήρια αποδοχής τηρούνται ή όχι. Κάθε ενδεχόμενη αλλαγή των κριτηρίων αποδοχής θα πρέπει να συμφωνηθούν, να εγκριθούν και κυρίως να γίνουν γνωστά.

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ – ΔΙΑΚΡΙΒΩΣΗ - ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ – ΔΙΑΚΡΙΒΩΣΗ - ΕΛΕΓΧΟΣ Η συνεχής βελτίωση είναι ο γενικός όρος που χρησιμοποιείται από τους οργανισμούς για να περιγράψει πως οι πληροφορίες που προκύπτουν από τη διακρίβωση και τον έλεγχο χρησιμοποιούνται ως εφαλτήριο για τη βελτίωση της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας του οργανισμού.

Key success factors Καλό σχέδιο διαχείρισης ποιότητας Plan Do Check Act Κατάλληλη επικοινωνία Με ποιους??? Διαχείριση εμπλεκόμενων μερών Κατάλληλες μετρικές Τακτική επιθεώρηση Ταχεία αντίδραση

ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΖΗΤΗΜΑΤΑ (prACTICALITIES) 301 – Διάλεξη 8

ΠΩΣ ΜΕΤΡΑΜΕ? ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ COST – BENEFIT ANALYSIS ΚΟΣΤΟΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΒΑΣΙΚΑ ΕΡΓΑΛΕΙΑ BENCHMARKING ΠΕΙΡΑΜΑΤΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΗ ΔΕΙΓΜΑΤΟΛΗΨΙΑ ΕΠΙΠΛΕΟΝ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΙΣ

Εσωτερικό κόστος αποτυχίας Εξωτερικό κόστος αποτυχίας Συμμόρφωση Δαπάνες πρόληψης Εκπαίδευση Διαδικασία τεκμηρίωσης Εξοπλισμός Χρόνος Κόστος αποδοχής Έλεγχος Αποτυχημένοι έλεγχοι Επιθεωρήσεις Μη-Συμμόρφωση Εσωτερικό κόστος αποτυχίας Επανάληψη εργασιών Παραγωγή “σκουπιδιών” Εξωτερικό κόστος αποτυχίας Ευθύνες Εγγύηση Απώλεια εργασιών

ΕΡΓΑΛΕΙΑ Διαγράμματα αιτίων – αποτελεσμάτων Διαγράμματα ροής Διαγράμματα Pareto Φύλλα ελέγχου Διαγράμματα ελέγχου Ιστογράμματα Benchmarking