Δικτυωτός Προγραμματισμός έργων Η τεχνική της σχεδίασης δικτύων αναπτύχθηκε κατά τη διάρκεια του 2ου Παγκοσμίου Πολέμου και το τέλος της δεκαετίας του '50, τόσο στο Ηνωμένο Βασίλειο όσο και στις Ηνωμένες Πολιτείες. Στο Ηνωμένο Βασίλειο αναπτύχθηκε από την εταιρεία της Ηλεκτρικής Ενέργειας όταν χρειάστηκε να εφαρμοστεί ένα πρόγραμμα μείωσης του χρόνου ελέγχου στο 32%, σε ένα σταθμό παραγωγής ενέργειας. Το ναυτικό των Ηνωμένων Πολιτειών ανέπτυξε ένα πρόγραμμα όπου περιελάμβανε μια τεχνική εκτίμησης και επανεξέτασης, ενώ και η εταιρεία Du Pont ανέπτυξε τη μέθοδο της κρίσιμης διαδρομής, (Critical Path Method, CPM) γεγονός που εξοικονόμησε στην εταιρεία έξοδα $1 εκ. σε ένα έτος. Όλες αυτές οι τεχνικές έχουν παρόμοια χαρακτηριστικά και βρίσκουν εφαρμογές σε διάφορα πεδία όπως τις κατασκευές, στα οικονομικά και άλλους επιστημονικούς χώρους. ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Τα δίκτυα προσφέρουν μια προσέγγιση σχεδίασης στη διαχείριση έργων Τα δίκτυα προσφέρουν μια προσέγγιση σχεδίασης στη διαχείριση έργων. Για να προκύψουν αποδοτικά δίκτυα απαιτείται ένας ξεκάθαρος ορισμός όλων των εργασιών που αποτελούν το έργο και τους αντίστοιχους απαιτούμενους χρόνους για την υλοποίησή τους. Αν ο διαχειριστής του έργου δεν μπορεί να ξεκαθαρίσει τις απαραίτητες εργασίες και τους απαιτούμενους πόρους, τότε όσο τέλεια κατασκευασμένο και αν είναι το δίκτυο δεν θα μπορέσει να καλύψει τα προβλήματα που θα δημιουργηθούν. Ο σκοπός της ανάλυσης δικτύων είναι να ξεκαθαρίσουν οι κρίσιμες εργασίες οι οποίες θα πρέπει να εκτελεστούν χωρίς καθυστέρηση, να χειριστούν αποδοτικά τους πόρους και να βρουν τρόπους να μειώσουν το συνολικό χρόνο υλοποίησης του έργου. Για τη δημιουργία δικτύων, εκτός από τις περιπτώσεις των πολύ μικρών έργων, υπάρχουν υπολογιστικά πακέτα στα οποία, όμως είναι απαραίτητο να κατανοηθεί η διαδικασία που ακολουθείται και τα αποτελέσματα που προκύπτουν, γεγονός που μπορεί να συμβεί μόνο αν γνωρίζει κάποιος σε βάθος τα βασικά στάδια ανάλυσης που ακολουθούνται. ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Δίκτυο Έργου Είναι ένα διάγραμμα που αποτελείται από κόμβους και βέλη. Το διάγραμμα αυτό παρουσιάζει τη σειρά των δραστηριοτήτων του έργου και των γεγονότων (αναφορές, παραδοτέα, κ.ά.), που δείχνουν την προτεραιότητα και την εξάρτηση των επιμέρους εργασιών του έργου. Το δίκτυο αποτελεί το πρώτο βήμα στη διαχείριση έργων. Η διαδικασία που ακολουθείται κατά τη σχεδίασή του είναι ότι αρχίζει από το χωρισμό των επιμέρους εργασιών (ταξινομούνται τα «τι» ενός έργου). Στη συνέχεια σχεδιάζεται ένα διάγραμμα σε σχήμα δέντρου, όπου το κάθε κλαδί ταξινομεί τα «τι» σε εκείνο το επίπεδο και κατατάσσεται η κάθε εργασία που πρέπει να ολοκληρωθεί για να επιτευχθεί το «τι». ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Για να κατασκευαστεί ένα δίκτυο έργου χρειάζεται μια λίστα από δραστηριότητες που να δείχνει τις προηγούμενες σχέσεις, ανάμεσα στις διαφορετικές δραστηριότητες. Στη διαδικασία που ακολουθείται, εφόσον είναι γνωστές οι επιμέρους εργασίες του, είναι απαραίτητο να απαντήσει κάποιος ορισμένες ερωτήσεις για την κάθε επιμέρους εργασία. Ορισμένες ερωτήσεις Ποιες εργασίες θα πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί, πριν ξεκινήσει η συγκεκριμένη εργασία; Ποιες είναι οι εργασίες που μπορούν να γίνουν παράλληλα με τη συγκεκριμένη εργασία; Ποιες είναι οι εργασίες που δεν μπορούν να ξεκινήσουν μέχρι να ξεκινήσει η συγκεκριμένη εργασία; ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Η απεικόνιση ενός έργου σε δίκτυο είναι μια διαδικασία «Σωστό - Λάθος» Η απεικόνιση ενός έργου σε δίκτυο είναι μια διαδικασία «Σωστό - Λάθος». Χρειάζεται συχνά δυο - τρεις προσπάθειες για να καταλήξει κάποιος σε ένα ξεκάθαρο και καλά δομημένο δίκτυο. Αφού κατασκευαστεί το δίκτυο γράφεται πάνω σε αυτό η διάρκεια της κάθε δραστηριότητας, προκειμένου να είναι δυνατή στη συνέχεια η εφαρμογή της μεθόδου της κρίσιμης διαδρομής - CPM και να υπολογιστεί έτσι ο ελάχιστος χρόνος ολοκλήρωσης του συνολικού έργου. Στην υλοποίηση του κάθε έργου ισχύουν δύο απλοί κανόνες. δύο απλοί κανόνες Κάθε επιμέρους εργασία θα πρέπει να συνδέεται με μία τουλάχιστον άλλη εργασία. Δεν γίνεται δύο εργασίες να ξεκινάνε και να καταλήγουν στους ίδιους κόμβους. ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

αναπαράσταση με τις δραστηριότητες σε κόμβους, Στην πράξη συναντώνται δύο τύποι αναπαράστασης ενός δικτύου έργου που είναι: αναπαράσταση με τις δραστηριότητες σε κόμβους, αναπαράσταση με τις δραστηριότητες σε βέλη (κλάδους, τόξα). ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Δραστηριότητες σε Κλάδους Ο κάθε κόμβος συμβολίζει ένα γεγονός. Οι κλάδοι μεταξύ των κόμβων αντιστοιχούν στις δραστηριότητες. Οι κόμβοι αριθμούνται διαδοχικά, ώστε για οποιαδήποτε δραστηριότητα ο αριθμός του κόμβου της αρχής της να είναι μικρότερος του αριθμού του κόμβου του τέλους της. ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΔΙΚΤΥΩΤΩΝ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΩΝ Κάθε δραστηριότητα (Δ) συμβολίζεται με ένα βέλος, το μήκος του οποίου δεν έχει καμμία σημασία. Η έναρξη της (Δ) συμβολίζεται με έναν κόμβο στο αριστερό άκρο αυτής. Η λήξη της (Δ) συμβολίζεται με έναν κόμβο στο δεξιό άκρο αυτής. Κάθε κόμβος φέρει έναν μοναδιαίο αριθμό Ο αριθμός κόμβου στην αρχή κάθε βέλους πρέπει να είναι μικρότερος του αριθμού κόμβου στο τέλος του βέλου. Σε κάθε διάγραμμα υπάρχει ένας κόμβος αρχής και ένας κόμβος τέλους. Το διάγραμμα έχει μία κατεύθυνση ροής. (αριστερά προς δεξιά) Δεν επιτρέπεται η δημιουργία κλειστών βρόγχων ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Δύο δραστηριότητες δεν μπορεί να έχουν κοινούς κόμβους έναρξης και πέρατος. Για το σκοπό αυτό δημιουργούμε μια πλασματική δραστηριότητα. 2 1 ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Πλασματικές Δραστηριότητες Σε περιπτώσεις όπου υπάρχουν δραστηριότητες με τους ίδιους κόμβους αρχής και τέλους, είναι δυνατόν να εισαχθεί μια πλασματική δραστηριότητα με διάρκεια 0, μοναδικό ρόλος της οποίας είναι να ξεχωρίσει τις δύο παράλληλες δραστηριότητες. Οι πλασματικές δραστηριότητες παριστάνονται με διακεκομμένα βέλη και δείχνουν τις σειριακές σχέσεις ανάμεσα στις εργασίες, αλλά στην πραγματικότητα δεν έχουν διάρκεια και ούτε δεσμεύουν πόρους, ενώ απλά επηρεάζουν τη σειρά των γεγονότων και διατηρούν τις τυχόν προτεραιότητες σε περίπτωση που αυτές δεν είναι ξεκάθαρες. Οι δραστηριότητες αυτές έχουν γεγονότα έναρξης και λήξης, όπως και οι υπόλοιπες δραστηριότητες, ενώ χρησιμοποιούνται προκειμένου να ξεπεραστούν τυχόν προβλήματα στα υπολογιστικά προγράμματα σχεδιασμού δικτύων. ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

η πλασματική εργασία είναι εργασία με μηδενική διάρκεια, που έχει ως μοναδικό σκοπό να ξεχωρίσει δύο παράλληλες εργασίες, που λογικά θα μπορούσαν να ξεκινάνε από τον ίδιο κόμβο και να καταλήγουν στον ίδιο κόμβο, αλλά για ευκολία στους υπολογισμούς ή για άλλους λόγους κρίνεται αναγκαίο να διακριθούν σε δύο χωριστές εργασίες με διαφορετικούς οριακούς κόμβους. Πάνω στο δίκτυο ο κλάδος που αφορά μια πλασματική εργασία απεικονίζεται με διακεκομμένη γραμμή. ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Προσδιορισμός συσχετίσεων μεταξύ των διαφόρων δραστηριοτήτων Οι δραστηριότητες Α και Β συμβαίνουν ταυτόχρονα ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Η δραστηριότητα Α θα πρέπει να ξεκινήσει πριν από τις C και D ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

να ξεκινήσουν πριν από τη δραστηριότητα E Οι δραστηριότητες Β και C θα πρέπει να ξεκινήσουν πριν από τη δραστηριότητα E ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Η δραστηριότητα Α θα πρέπει να γίνει πριν ξεκινήσουν οι δραστηριότητες C και D. Οι δραστηριότητες Α και Β μπορούν να συμβούν ταυτόχρονα. Οι δραστηριότητες Β και C θα πρέπει να συμβούν πριν ξεκινήσει η δραστηριότητα Ε. ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Η δραστηριότητα 1 προηγείται της 2 και η 2 προηγείται της 3 . 1 2 3 ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Η δραστηριότητα 1 προηγείται των 2 και 3 . 1 2 3 ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Η δραστηριότητα 3 έπεται των 1 και 2 Η δραστηριότητα 3 έπεται των 1 και 2 . 1 3 2 ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Οι δραστηριότητες 1 και 2 προηγούνται των 3 και 4 Οι δραστηριότητες 1 και 2 προηγούνται των 3 και 4 . 1 3 2 4 ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Οι δραστηριότητες 1 και 2 προηγούνται των 3 και 4 Οι δραστηριότητες 1 και 2 προηγούνται των 3 και 4 . 1 3 2 4 ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Η δραστηριότητα 1 προηγείται των 2 και 3, η δραστηριότητα 2 προηγείται της 4, η δραστηριότητα 3 προηγείται των 4 και 5. . 4 2 1 3 5 ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΗΣ ΜΕΘΟΔΟΥ ΤΗΣ ΚΡΙΣΙΜΗΣ ΔΙΑΔΡΟΜΗΣ (CPM) Βασικό στοιχείο στον επιτυχημένο σχεδιασμό ενός έργου και τη μετέπειτα διαχείρισή του είναι η παράμετρος του χρόνου. Συγκεκριμένα, ο στόχος είναι ότι θα πρέπει το έργο να ολοκληρωθεί στο συντομότερο δυνατό χρονικό διάστημα. Προκειμένου να επιτευχθεί αυτό, θα πρέπει να βρεθούν πάνω στο δίκτυο του έργου οι επιμέρους εργασίες που είναι «κρίσιμες». Για το λόγο αυτό χρησιμοποιείται η μέθοδος της κρίσιμης διαδρομής η οποία εφαρμόζεται στην πράξη μέσα από τις εξής ενέργειες: ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Υπολογισμός της διάρκειας του έργου. Εκτίμηση της καμπύλης κόστους (απαιτούμενοι πόροι) - χρονικής διάρκειας για την κάθε δραστηριότητα. Επιλογή ενός συνδυασμού κόστους - χρονική διάρκειας (αναμενόμενη διάρκεια) για την κάθε δραστηριότητα. Υπολογισμός της διάρκειας του έργου. Υπολογισμός των χρονικών περιθωρίων. Αναγνώριση των δραστηριοτήτων για τις οποίες οποιαδήποτε καθυστέρηση σημαίνει καθυστέρηση του έργου και ενδεχόμενη επίσπευση μπορεί να σημαίνει επίσπευση του έργου (κρίσιμες δραστηριότητες). Ανάπτυξη της καμπύλης σχέσης κόστους - διάρκειας για το όλο έργο (λαμβάνοντας υπόψη τα άμεσα και έμμεσα έξοδα) και επιλογή της επιθυμητής διάρκειας του έργου (είτε με βάση το ελάχιστο συνολικό κόστος ή με βάση άλλα «τεχνικο-εμπορικά» κριτήρια). Εκμεταλλευόμενοι τα χρονικά περιθώρια εκτέλεσης των επιμέρους δραστηριοτήτων, στη συνέχεια προσαρμόζονται οι χρόνοι εκτέλεσής τους, ώστε να διαμορφωθεί μια ικανοποιητική διαχρονική διακύμανση στη χρήση των διατιθέμενων πόρων, μέσων παραγωγής και ανθρώπινου δυναμικού. Αναγωγή των επιμέρους εργασιών σε συγκεκριμένες ημερομηνίες. ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Βασικά Χαρακτηριστικά της Μεθόδου CPM Η κρίσιμη διαδρομή είναι σημαντική, επειδή η χρονική της διάρκεια είναι ο συντομότερος χρόνος στον οποίο μπορεί να ολοκληρωθεί ένα έργο. Αν η διεύθυνση θέλει το έργο να τελειώσει πιο γρήγορα θα πρέπει να προσπαθήσει να μειώσει τη διάρκεια της κρίσιμης διαδρομής. Όταν χρησιμοποιούνται πόροι του οργανισμού για την ταχύτερη εκτέλεση των δραστηριοτήτων της κρίσιμης διαδρομής, τότε αυτό λέγεται συμπίεση του έργου (Crashing the Project). Επίσης, τυχόν καθυστερήσεις στις δραστηριότητες που βρίσκονται πάνω στην κρίσιμη διαδρομή έχουν ως αποτέλεσμα την καθυστέρηση του συνολικού έργου. ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Η μέθοδος CPM είναι μια αποτελεσματική μέθοδος για τον προγραμματισμό παντός είδους έργων και όχι μόνο κατασκευών. Η αναπαράσταση όλων των εργασιών ενός έργου πάνω σε ένα δίκτυο, η ευχέρεια ανάλυσης του δικτύου με Η/Υ, η ευχέρεια αναγνώρισης και σύγκρισης των πολλών διαφορετικών συνδυασμών των δραστηριοτήτων για τη διάκριση του προτιμότερου συνδυασμού, καθώς και πάμπολλα άλλα πλεονεκτήματα, κάνουν τη CPM ένα πολύτιμο εργαλείο. Επιπλέον, η μέθοδος CPM επιτρέπει μια εύκολη αναπροσαρμογή του προγράμματος σε νέες συνθήκες, που ίσως παρουσιάζονται καθώς προχωρά ένα έργο, ώστε η χρήση της να αποτελεί και ένα εργαλείο ελέγχου της πορείας του έργου. ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

Βασικό πλεονέκτημα που έχει η μέθοδος είναι ότι δίνει τη δυνατότητα σε κάποιον να βρει το βέλτιστο συνδυασμό χρόνου - χρήματος σε περιπτώσεις περιορισμένης συνολικής διάρκειας ή περιορισμένου συνολικού κόστους του έργου ή στις περιπτώσεις όπου κατά την υλοποίηση του έργου υπάρχει αλλαγή των δεδομένων. Η μέθοδος της CPM επιτρέπει τον καθορισμό αυτού του συνδυασμού και ξεκινά με την αναγνώριση των λογικών περιορισμών στη χρονολογική σειρά εκτέλεσής τους και την εκτίμησή της διάρκειάς τους για διάφορα επίπεδα διαθεσιμότητας των μέσων. Η επιλογή της βέλτιστης λύσης του έργου βασίζεται σε κριτήρια χρόνου ή εξόδων ή και στα δύο. Η εμπειρία ενός καλού αναλυτή έργων σπάνια μπορεί να αντικαταστήσει στο πρόβλημα αυτό του συνδυασμού χρόνου - κόστους την αποτελεσματικότητα της μεθόδου, ιδιαίτερα για μεγάλα έργα, για τα οποία δεν σημαίνει υποχρεωτικά χρήση Η/Υ, αλλά απλά μια πολυπλοκότητα στην ανάλυση, οργάνωση και προγραμματισμό που κάνει τη χρήση μιας συστηματικής μεθόδου απαραίτητη προϋπόθεση για βελτιστοποίηση. ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ Ελληνόγλωσση Burke R. (2002), Διαχείριση Έργου - Τεχνικές Σχεδιασμού και Ελέγχου, εκδ. Κριτική. Δημητριάδης Α. (1996), Διοίκηση - Διαχείριση Έργου, εκδ. Νέες Τεχνολογίες. Κιουντουζής Ε. (1991), Διοικητικός Προγραμματισμός Έργων Πληροφορικής, εκδ. Σταμούλης. Ξενόγλωσση Bergen S.A. (1986), Project Management, Basil Blackwell Harris J. (1997), Sharpen Your Team's Skills in Project Management, McGraw Hill. Levine H.A. (2002), Practical Project Management. Tips, Tactics and Tools, Wiley. Lewis J.P. (1998), Mastering Project Management, McGraw Hill. Martin P. Tate K. (2001), Getting Started in Project Management, Wiley. Shafer S.M. Meredith J.R. (1998), Operations Management, Wiley. Taylor B.W. III (1996), Introduction to Management Science, Prentice Hall, 5η έκδοση. ΔΔΕ 8η Νίκος Μπλάνας