ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΈΡΓΩΝ Εισήγηση 5η Εισηγήτρια Κυλινδρή Σταματία

Κάθε έργο παράγει ένα μοναδικό προϊόν. Βασικές έννοιες Κάθε έργο παράγει ένα μοναδικό προϊόν. Αντικείμενο προϊόντος: Τα γνωρίσματα και οι λειτουργίες που χαρακτηρίζουν ένα προϊόν, υπηρεσία ή αποτέλεσμα. Φυσικό αντικείμενο του έργου: Η εργασία που πρέπει να εκτελεστεί ώστε να δημιουργηθεί ένα προϊόν, υπηρεσία ή αποτέλεσμα με τα συγκεκριμένα γνωρίσματα και λειτουργίες.

Παράδειγμα Το έργο «ΟΔΙΚΗ ΣΥΝΔΕΣΗ ΛΑΡΙΣΑΣ – ΤΡΙΚΑΛΩΝ» θα παράγει ένα δρόμο που θα συνδέει τις δύο πόλεις. Αντικείμενο προϊόντος: Ένας δρόμος που θα επιτρέπει την μετακίνηση 4.000 αυτοκινήτων ημερησίως με μέση ωριαία ταχύτητα 130km/m. Φυσικό αντικείμενο του έργου: Οι βασικότερες εργασίες που μπορούν να αναγνωριστούν είναι η σύνταξη και έγκριση της μελέτης, οι εκσκαφές, οι κατασκευή του οδοστρώματος, η εγκατάσταση του ηλεκτροφωτισμού και οι απαραίτητες εργασίες ολοκλήρωσης.

Ιεραρχική Δομή Ανάλυσης Εργασιών Η Ιεραρχική Δομή Ανάλυσης Εργασιών (Work Breakdown Structure) είναι μια προσανατολισμένη στα παραδοτέα ιεραρχική αποδόμηση της εργασίας που πρόκειται να εκτελεστεί από την ομάδα του έργου, προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι του έργου και να δημιουργηθούν τα απαιτούμενα παραδοτέα. 23/10/2017

Ρόλος και στόχοι της WBS H WBS οργανώνει και ορίζει το συνολικό φυσικό αντικείμενο του έργου. Η WBS υποδιαιρεί την εργασία του έργου σε μικρότερα, περισσότερο διαχειρίσιμα κομμάτια εργασίας. Κάθε κατώτερο επίπεδο εργασίας στη WBS αναπαριστά έναν αυξανόμενα λεπτομερειακό προσδιορισμό της εργασίας του έργου.

Πακέτα εργασίας (Work Packages) Η προγραμματιζόμενη εργασία που περιέρχεται στα κατωτέρου επιπέδου συστατικά στοιχεία της WBS, τα οποία καλούνται πακέτα εργασίας, μπορεί να προγραμματίσει, να εκτιμηθεί από πλευράς κόστους, να παρακολουθηθεί και να ελεγχθεί.

Δραστηριότητες Τα πακέτα εργασίας αναλύονται σε μικρότερα συστατικά στοιχεία τις δραστηριότητες (tasks, activities).

Πλεονεκτήματα των δραστηριοτήτων Για τις δραστηριότητες μπορούμε να εκτιμήσουμε ακριβέστερα την χρονική τους διάρκεια, ποιους πόρους χρησιμοποιήσουν και σε τι ποσότητες. Μπορούμε να ορίσουμε επακριβώς τι και πως θα υλοποιήσουμε, πως θα το παρακολουθήσουμε και πώς θα το ελέγξουμε.

Αξιοποιώντας την προσωπική εμπειρία. Απάντηση Αξιοποιώντας την προσωπική εμπειρία. Με την βοήθεια των επιστημονικών γνώσεων και τις προσωπικής εμπειρίας πιο εξειδικευμένων μηχανικών. Από πρότυπα που αναζητούμε είτε σε διάφορες επιστημονικές βιβλιοθήκες, στο διαδίκτυο είτε στην ίδια την εταιρεία, είτε χρησιμοποιώντας κατάλληλο λογισμικό. Από καταγραφή δεδομένων που έγινε για αντίστοιχα έργα ή εργασίες σε παρόμοια έργα που υλοποίησε η εταιρία.

Το Κόστος των έργων και η Βελτιστοποίηση Ι Ο υπολογισμός του κόστους ενός έργου απαιτεί την κατάτμηση του σε επί μέρους εργασίες και εκτίμηση των μέσων παραγωγής που θα χρησιμοποιηθούν. Κόστος κάθε δραστηριότητας είναι το σύνολο της χρηματικής αξίας των υλικών, της εργασίας προσωπικού και των μηχανημάτων, του κεφαλαίου, των υπηρεσιών και των λοιπών επιβαρύνσεων που χρησιμοποιούνται στην εκτέλεση της δραστηριότητας. Ο ακριβής υπολογισμός του κόστους κατασκευής ενός έργου αποτελεί τη βάση του οικονομικού σχεδιασμού του και η ελαχιστοποίηση τη μόνιμη επιδίωξη κάθε εταιρείας. Ο υπολογισμός του κόστους συμβάλλει καθοριστικά στην επιτυχή κατασκευή του έργου.

Το Κόστος των έργων και η Βελτιστοποίηση ΙΙ Το κόστος κάθε επί μέρους δραστηριότητας ενός έργου εξαρτάται από την παραγωγική ικανότητα του συνεργείου που την εκτελεί. Το κόστος εκφράζεται σε € ανά μονάδα μέτρησης της εκτελούμενης εργασίας (π.χ. €/m2, €/m3, €/τεμάχιο, κ.λ.π.). Η παραγωγική ικανότητα του συνεργείου εκτέλεσης μιας εργασίας εκφράζεται σε ποσότητες ετοίμου προϊόντος ανά μονάδα του χρόνου (π.χ. m3/h, m2/h, τεμ./h, κ.λ.π.). Ο συνδυασμός της απόδοσης του συνεργείου με την αξία της αμοιβής του δίνει την τελική εργατική δαπάνη για την εκτέλεση της εργασίας. Προ της κατασκευής κάθε έργου συντάσσεται ο προϋπολογισμός κόστους αυτού, τόσο από την πλευρά του Κυρίου του Έργου (ΚτΕ), όσο και από την πλευρά του εργολήπτη.

Το Κόστος των Έργων Ι Ο ΚτΕ συντάσσει τον προϋπολογισμό χρησιμοποιώντας τα εγκεκριμένα Αναλυτικά Τιμολόγια (Α.Τ.) και τους αντίστοιχους τιμαριθμικούς πίνακες του αρμόδιου Υπουργείου. Οι τιμές των πινάκων στις περισσότερες περιπτώσεις έχουν συμβατική σημασία και δεν ανταποκρίνονται στις πραγματικές συνθήκες παραγωγής. Ο προϋπολογισμός θα αποτελέσει τη βάση για τον υπολογισμό του ποσοστού έκπτωσης στην οικονομική προσφορά κάθε υποψήφιου αναδόχου.

Το Κόστος των Έργων ΙΙ Κάθε υποψήφιος ανάδοχος συντάσσει τον δικό του προϋπολογισμό κάθε επί μέρους εργασίας και το συνολικό προϋπολογισμό κόστους του έργου, για να διαμορφώσει την προσφορά του. Η προκοστολόγηση ποικίλει από εταιρεία σε εταιρεία και εξαρτάται από την παραγωγική ικανότητα της εταιρείας, η οποία διαμορφώνει την προσφορά προς τον ΚτΕ και το τελικό κόστος του έργου.

Το Κόστος των Έργων ΙΙΙ Συνήθως, στις μεγάλες κατασκευαστικές επιχειρήσεις υπάρχει ειδικό τμήμα προκοστολόγησης, το οποίο ασχολείται με όλα τα θέματα που σχετίζονται με: 1. Την κωδικοποίηση των εργασιών, των ημερομισθίων και των υλικών, ώστε να υπάρχει η απαραίτητη βάση δεδομένων για ταχεία και ακριβή προκοστολόγηση. 2. Την οργάνωση της εργασίας προκοστολόγησης. 3. Την αλλαγή των απαραίτητων στοιχείων κόστους και τον έλεγχο των μεταβολών στις τιμές των υλικών.

Η παραγωγικότητα στα έργα Ι Ο στόχος κάθε κατασκευαστικής επιχείρησης είναι: (α) Προ της ανάληψης ενός έργου, θα πρέπει να προσδιορίσει το κόστος ανά μονάδα παραγωγής με την καλύτερη δυνατή προσέγγιση. (β) Στη φάση της κατασκευής η διατήρηση των δαπανών εντός των προγραμματισμένων ορίων και η ελαχιστοποίηση του κόστους, καθώς και η απογραφή των πραγματοποιούμενων εξόδων, ώστε να δημιουργηθούν οι βάσεις για τις εκτιμήσεις του κόστους μελλοντικών έργων.

Η παραγωγικότητα στα έργα ΙΙ Οι βασικότεροι συντελεστές παραγωγής στην κατασκευή των τεχνικών έργων είναι το ανθρώπινο δυναμικό και ο μηχανικός εξοπλισμός. Η παραγωγικότητα του συστήματος «εργαζόμενος + μηχάνημα» σε ένα έργο εξαρτάται από την οργάνωση και τον συντονισμό των εργασιών, την ικανότητα των εργαζόμενων, τη δυσκολία και τις απαιτήσεις κάθε εργασίας, το περιβάλλον και τις συνθήκες εργασίας, το τεχνολογικό επίπεδο του μηχανήματος και την αποδοτικότητα του συστήματος «εργαζόμενος + μηχάνημα».

Η παραγωγικότητα στα έργα ΙΙΙ Εάν, Ρ = παραγωγικότητα, Ch = το κόστος εκτέλεσης της εργασίας στη μονάδα του χρόνου και Qh = η ποσότητα της εκτελούμενης εργασίας τότε ισχύει η σχέση: Ρ= Qh /Ch Ο βασικός παράγων που επηρεάζει καθοριστικά την παραγωγικότητα στην εποχή μας, είναι το επίπεδο της χρησιμοποιούμενης τεχνολογίας. Η χρήση, από κάθε κατασκευαστική επιχείρηση σύγχρονου εξοπλισμού, σε συνδυασμό με την αποτελεσματική οργάνωση, έχει ως αποτέλεσμα την εκτέλεση πολλών μονάδων έργου στη μονάδα του χρόνου, κάτι που επηρεάζει το κόστος του παραγόμενου έργου.

Συντελεστές διαμόρφωσης του κόστους των εργασιών 1. Η εργασία 2. Ο μηχανικός εξοπλισμός 3. Τα υλικά 4. Η οργάνωση του έργου 5. Η τεχνική κατάσταση των μηχανημάτων και η τεχνική κατάρτιση του προσωπικού

ΑΣΚΗΣΕΙΣ ΠΡΑΞΗΣ

Ο πίνακας των πόρων Όνομα Είδος Ετικέτα Υλικού Αρχικά Ομάδα Μέγιστες Μονάδες Κανονική Αμοιβή Βάση Ημερολογίου Διαχειριστής Έργου Απασχόληση ΔΕ Διευθυντής 100% 20/ώρα Τυπικό Γραμματέας Έργου ΓΕ Διοικητική Ομάδα 6/ώρα Προμηθευτής Εξοπλισμού ΠΕ 5/ώρα Εκπαιδευτικό Προσωπικό ΕΠ 15/ώρα Τεχνικοί Προγράμματος ΤΠ 12/ώρα Laptop Υλικό Τεμάχια Εξοπλισμός 1.000 Θρανία 30 Καρέκλες 20 Επιδιασκόπιο 450 Προβολικό 550 Βιβλία 35

Αναθέσεις έμψυχων πόρων Εργασία Πόρος Ποσότητα πόρου Π.Ε. 1.1 Προετοιμασία, Σχεδιασμός και Ανάλυση Απαιτήσεων Έργου Διαχειριστής έργου 100% Π.Ε. 1.2 Μελέτη Εφαρμογής Έργου Π.Ε. 2.1 Οριστικοποίηση Καταλόγου Απαιτούμενου Εξοπλισμού Προμηθευτής εξοπλισμού Π.Ε. 2.2 Προμήθεια και Εγκατάσταση Απαιτούμενου Εξοπλισμού Π.Ε. 3.1 Πιλοτική Λειτουργία Εφαρμογών Προγράμματος Τεχνικοί προγράμματος Π.Ε. 3.2 Πιστοποίηση καλής Λειτουργίας Προγράμματος Π.Ε. 3.3 Παράδοση και Παραλαβή Έργου για απαιτούμενη χρήση Π.Ε. 4.1 Δημοσίευση του Προγράμματος Επαγγελματικής Κατάρτισης Γραμματέας έργου Π.Ε. 4.2 Αποστολή e-mail για το προσωπικό των υποψήφιων τραπεζών Π.Ε 4.3 Ανάρτηση του συγκεκριμένου έργου στην ιστοσελίδα και το φόρουμ των τραπεζών που απευθύνεται το πρόγραμμα Π.Ε. 7.1 Εκπαιδευτικά σεμινάρια Δικαιούχων Εκπαιδευτικό Προσωπικό

Αναθέσεις υλικών πόρων Εργασία Πόρος Ποσότητα Π.Ε. 2.2: Προμήθεια και εγκατάσταση απαιτούμενου εξοπλισμού Θρανία 30 Καρέκλες 40 Επιδιοσκόπιο 1 Προβολικό Βιβλία 33 Laptop

Εισαγωγή Τα ημερολόγια (Calendars) αποτελούν ένα χρήσιμο εργαλείο με το οποίο παρέχεται η δυνατότητα κάλυψης των περισσότερων αναγκών χρονοπρογραμματισμού των έργων. Τα ημερολόγια προσδιορίζουν τον εργάσιμο χρόνο ολόκληρου του έργου, των εργασιών και των πόρων. Ο χρήστης έχει την δυνατότητα να τροποποιήσει υπάρχοντα ημερολόγια του OpenProj ή να δημιουργήσει εξαρχής νέα ημερολόγια.

Ημερολόγιο έργου (Project calendar) 23/10/2017

Ημερολόγιο εργασίας (task calendar) Το ημερολόγιο που ρυθμίζει τον εργάσιμο χρόνο μιας τουλάχιστον δραστηριότητας του έργου εργασία, ονομάζεται ημερολόγιο εργασίας. Προσδιορίζει τον εργάσιμο και μη εργάσιμο χρόνο μιας συγκεκριμένης δραστηριότητας, ανεξάρτητα και καθ’ υπέρβαση από το ημερολόγιο έργου.

Ημερολόγιο πόρου Το ημερολόγιο που ρυθμίζει τον εργάσιμο χρόνο ενός τουλάχιστον πόρου του έργου, ονομάζεται ημερολόγιο πόρου. Προσδιορίζει τον εργάσιμο και μη εργάσιμο χρόνο ενός τουλάχιστον πόρου, ανεξάρτητα και καθ’ υπέρβαση από το ημερολόγιο έργου και των δραστηριοτήτων που χρησιμοποιούν τον πόρο. 23/10/2017

Τα ημερολόγια του OpenProj Ο χρήστης έχει την δυνατότητα: Να τροποποιήσει υπάρχοντα ημερολόγια του OpenProj. Να δημιουργήσει νέα ημερολόγια με βάση τα υπάρχοντα ημερολόγια του OpenProj. Να δημιουργήσει εξαρχής νέα ημερολόγια. 23/10/2017

Προβολή των ημερολογίων του OpenProj Βασική Εργαλειοθήκη Μενού Εργαλεία  Αλλαγή Τρέχοντος Ημερολογίου… 23/10/2017

Διαθέσιμα ημερολόγια του OpenProj Το Τυπικό Ημερολόγιο. Το Ολοήμερο Ημερολόγιο. Το Ημερολόγιο Νυχτερινής βάρδιας. 23/10/2017

Οι εργάσιμες μέρες είναι από Δευτέρα έως και Παρασκευή. Τυπικό Ημερολόγιο Οι εργάσιμες μέρες είναι από Δευτέρα έως και Παρασκευή. Οι εργάσιμες ώρες είναι από τις 08:00π.μ έως τις 17:00μμ, με μια ώρα διάλειμμα (12:00-13:00) για γεύμα. Είναι το βασικό ημερολόγιο έργου στο πρόγραμμα OpenProj. 23/10/2017

Οι εργάσιμες μέρες είναι όλες οι ημέρες της εβδομάδας. Ολοήμερο Ημερολόγιο Οι εργάσιμες μέρες είναι όλες οι ημέρες της εβδομάδας. Οι εργάσιμες ώρες είναι όλες οι ώρες της ημέρας. 23/10/2017

Νυχτερινό ημερολόγιο Ισχύει από τη Δευτέρα το βράδυ μέχρι το Σάββατο το πρωί (δηλαδή 0:00μμ έως 08:00πμ), με διάλειμμα μιας ώρας (03:00-04:00). 23/10/2017

Τροποποίηση υπάρχοντος ημερολογίου Μπορούμε να διαφοροποιηθούμε ως το ποιος είναι ο εργάσιμος ή μη χρόνος του ημερολογίου. Μπορούμε να ορίσουμε τον εργάσιμο ή μη χρόνο μιας συγκεκριμένης μέρας. Μπορούμε να ορίσουμε για μια ομάδα ημερών τον εργάσιμο ή μη χρόνο τους. Μπορούμε να ορίσουμε για μια χρονική περίοδο τον εργάσιμο ή μη χρόνο της. Μπορούμε να ορίσουμε τον εργάσιμο ή μη χρόνο για μια ή περισσότερες συγκεκριμένες μέρες κάθε εβδομάδας. 23/10/2017

Εργάσιμος ή μη χρόνος μιας συγκεκριμένης μέρας Επιλέγουμε την συγκεκριμένη ημέρα στο ημερολόγιο. Αν θα είναι μη εργάσιμη επιλέγουμε Μη εργασιακή ώρα. Αν θα είναι διαφορετικός ο εργάσιμος χρόνος από τον προκαθορισμένο του OpenProj τον ορίζουμε στο πεδίο Μη καθιερωμένη εργασιακή ώρα. 23/10/2017

Εργάσιμος ή μη χρόνος μιας ομάδας ημερών Επιλέγουμε τις μέρες με το ποντίκι κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl. Αν θα είναι μη εργάσιμες επιλέγουμε Μη εργασιακή ώρα. Αν θα είναι διαφορετικός ο εργάσιμος χρόνος τους από τον προκαθορισμένο του OpenProj τον ορίζουμε στο πεδίο Μη καθιερωμένη εργασιακή ώρα. 23/10/2017

Εργάσιμος ή μη χρόνος μιας χρονικής περιόδου Επιλέγουμε την πρώτη μέρα της περιόδου. Κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Shift, επιλέγουμε την τελευταία μέρα της περιόδου. Αν θα είναι μη εργάσιμη περίοδος επιλέγουμε Μη εργασιακή ώρα. Αν θα είναι διαφορετικός ο εργάσιμος χρόνος της από τον προκαθορισμένο του OpenProj την ορίζουμε στο πεδίο Μη καθιερωμένη εργασία. 23/10/2017

Εργάσιμος ή μη χρόνος μιας για μια ή περισσότερες συγκεκριμένες μέρες κάθε εβδομάδας Επιλέγουμε το αρχικό γράμμα της ημέρας σε οποιοδήποτε μήνα του ημερολογίου. Αν θα είναι μη εργάσιμη μέρα επιλέγουμε Μη εργάσιμη ώρα. Αν θα είναι διαφορετικός ο εργάσιμος χρόνος της από τον προκαθορισμένο του OpenProj τον ορίζουμε στο πεδίο Μη καθιερωμένη εργασία. 23/10/2017

Δημιουργία νέου ημερολογίου Όπως ήδη αναφέραμε ήδη: Να δημιουργήσει νέα ημερολόγια με βάση τα υπάρχοντα ημερολόγια του OpenProj. Να δημιουργήσει εξαρχής νέα ημερολόγια. 23/10/2017

Δημιουργία νέα ημερολογίου με βάση υπάρχον. Εμφανίζουμε το παράθυρο διαλόγου Αλλαγή Τρέχοντος Ημερολογίου. Επιλέγουμε Νέο… Ενεργοποιούμε την επιλογή Δημιουργήστε ένα αντίγραφο του ημερολογίου. Ορίζουμε το όνομα του νέου ημερολογίου στο πεδίο Όνομα. Επιλέγουμε το ημερολόγιο που θα χρησιμοποιήσουμε ως βάση. Πατάμε ΟΚ. Ορίζουμε τους εργάσιμους και μη εργάσιμους χρόνους του νέου ημερολογίου. 23/10/2017

Δημιουργία νέα ημερολογίου με βάση υπάρχον. Εμφανίζουμε το παράθυρο διαλόγου Αλλαγή Τρέχοντος Ημερολογίου. Επιλέγουμε Νέο… Ενεργοποιούμε την επιλογή Δημιουργία μια νέα Βάση Ημερολογίου. Ορίζουμε το όνομα του νέου ημερολογίου στο πεδίο Όνομα. Επιλέγουμε το ημερολόγιο που θα χρησιμοποιήσουμε ως βάση. Πατάμε ΟΚ. Ορίζουμε τους εργάσιμους και μη εργάσιμους χρόνους του νέου ημερολογίου 23/10/2017

Δημιουργία νέα ημερολογίου με βάση υπάρχον. Εμφανίζουμε το παράθυρο διαλόγου Αλλαγή Τρέχοντος Ημερολογίου. Επιλέγουμε Νέο… Ενεργοποιούμε την επιλογή Δημιουργήστε ένα αντίγραφο του ημερολογίου. Ορίζουμε το όνομα του νέου ημερολογίου στο πεδίο Όνομα. Επιλέγουμε το ημερολόγιο που θα χρησιμοποιήσουμε ως βάση. Πατάμε ΟΚ. Ορίζουμε τους εργάσιμους και μη εργάσιμους χρόνους του νέου ημερολογίου. 23/10/2017

Αλλαγή του ημερολογίου του έργου Ο ορισμός του ημερολογίου του έργου γίνεται μέσω του παραθύρου Πληροφορίες Έργου. Στο πεδίο Βάση Ημερολογίου από το πλαίσιο λίστας επιλέγουμε το ημερολόγιο που θα είναι το νέο Ημερολόγιο Έργου.

Αλλαγή του ημερολογίου εργασίας Ο ορισμός του ημερολογίου του έργου γίνεται μέσω του παραθύρου Πληροφορίες Εργασίας. Επιλέγουμε την καρτέλα Για προχωρημένους. Στο πεδίο Ημερολόγιο Εργασίας από το πλαίσιο λίστας επιλέγουμε το ημερολόγιο που θα είναι το νέο της ημερολόγιο.

Αλλαγή του ημερολογίου πόρου Ο ορισμός του ημερολογίου του πόρου γίνεται μέσω του παραθύρου Πληροφορίες Πόρων. Επιλέγουμε την καρτέλα Γενικά. Στο πεδίο Βάση Ημερολόγιου από το πλαίσιο λίστας επιλέγουμε το ημερολόγιο που θα είναι το νέο του ημερολόγιο.