Διαχείριση Τεχνικών Έργων 5ο μαθημα ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΑΝΑΓκΩΝ ΚΑΙ οργανωςη εργαςιας καταςκευης Δρ Λεωνιδας ανθοπουλος, επικουρος καθηγητης Τμημα διοικηςης και διαχειριςης εργων τει λαριςας

Καθορισμός των αναγκών της κατασκευής Προσδιορίζονται οι ανάγκες σε: Προσωπικό: κατηγορίες και είδος Υπεργολαβίες: είδη Άλλες υπηρεσίες: τεχνικές, νομικές, χρηματοοικονομικές κλπ. Μηχανήματα: είδος και αριθμός Υλικά: είδος και ποσότητα Στον προσδιορισμό συνεισφέρει: ο χρονικός προγραμματισμός Από τον προσδιορισμό των αναγκών: γνωρίζουμε την κατάσταση του έργου σε κάθε χρονική μονάδα της κατασκευής

Χρηματοδότηση Τις ανάγκες της χρηματοδότησης καλύπτει: Η εργολαβική επιχείρηση από: προκαταβολές και πληρωμές του κυρίου του έργου, καθώς και από δικά της κεφάλαια (ίδια ή με δανειοδότηση) Η ανεπαρκής χρηματοδότηση δημιουργεί δυσκολίες και οικονομικές αποτυχίες των τεχνικών έργων: η εργοληπτική επιχείρηση είτε δεν χρησιμοποιεί το σύνολο του δυναμικού της (οδηγεί τον κύκλο εργασιών της στα όρια) είτε χρησιμοποιεί το σύνολο του δυναμικού της (μετατρέποντας τα κέρδη σε ζημιές εξαιτίας του υψηλού κόστους (π.χ. επιτόκια δανεισμού)) Σε κάθε εργοτάξιο προγραμματίζονται οι εισπράξεις: Προβλεπόμενες: βάσει του προγραμματισμού του έργου Πραγματοποιούμενες: αυξομείωσης τζίρου (ευθύνεται ο κατασκευαστής) και καθυστερήσεις πληρωμών (ευθύνεται ο κύριος του έργου) Σε κάθε εργοτάξιο προγραμματίζονται οι πληρωμές: Προβλεπόμενες: επακριβώς καθοριζόμενες (γραμμάτεια, τόκοι δανείων κλπ.), εύκολα προγραμματιζόμενες (π.χ. πληρωμές προσωπικού, μισθώματα μηχανημάτων, αγορές υλικών) και προβλέψιμες βάσει εμπειρίας (π.χ. γενικά έξοδα εργοταξίου κλπ.) Πραγματοποιούμενες: καταγράφονται στο λογιστήριο του εργοταξίου (εισπράξεις, πληρωμές, ταμειακό υπόλοιπο).

Χρηματοδότηση Διάγραμμα προγραμματισμένων δαπανών – αναμενόμενων εισπράξεων: κόστος 80 Αναμενόμενο κέρδος 70 60 Ι 50 Αναμενόμενες εισπράξεις 40 Προγραμματισμένες δαπάνες 30 Μέγιστη ανάγκη χρηματοδότησης 20 Ανάγκες χρηματοδότησης 10 ΙΑΝ ΦΕΒ ΜΑΡ ΑΠΡ ΜΑΙ ΙΟΥΝ ΙΟΥΛ ΑΥΓ ΣΕΠΤ ΟΚΤ ΝΟΕ ΔΕΚ χρόνος

Χρηματοδότηση Επεξήγηση χρονοδιαγράμματος: Το διάγραμμα είναι ενδεικτικό Δεν έχει προβλέψει προκαταβολές Θεωρεί ότι οι πληρωμές γίνονται κατόπιν της πιστοποίησης των εργασιών Στο σημείο Ι πραγματοποιείται η ισοστάθμιση πληρωμών-εισπράξεων Το σημείο Ι (βάσει στατιστικών) βρίσκεται περίπου στα 2/3 του χρόνου της κατασκευής Ανάλογο είναι και το διάγραμμα πραγματοποιούμενων πληρωμών - εισπράξεων

Θέματα οργάνωσης και προσωπικού Οργανωτικά σχήματα: Οργάνωση κατά έργο: κάθε τμήμα του έργου είναι η μικρογραφία μιας επιχείρησης Αποκέντρωση αποφάσεων, υπευθυνότητα των απασχολούμενων αλλά και πιθανή σπατάλη ή υποαπασχόληση ανθρώπινων πόρων Οργάνωση κατά λειτουργία: το προσωπικό ομαδοποιείται σύμφωνα με δεξιότητες σε τομείς, οι οποίοι απασχολούνται με όλα τα έργα Αυξημένη παραγωγικότητα για όμοια προϊόντα, αλλά και αποσπασματική αντιμετώπιση του έργου (μειωμένη αίσθηση ευθύνης, δυσκολία προσαρμογής του προσωπικού κλπ.) Οργάνωση κατά πίνακα: συνδυασμός των προηγούμενων σχημάτων. Οι υπάλληλοι οργανώνονται κατά λειτουργία, ενώ αποσπώνται σε έργα κατά ειδικότητα δημιουργώντας σχήματα έργου. Καλύτερη αξιοποίηση των πόρων, αλλά και σύγχυση αρμοδιοτήτων μεταξύ υπευθύνων τμημάτων και υπευθύνων έργων. Οργανόγραμμα: διαγράμματα που καθορίζουν: Το επίπεδο ιεραρχίας και τη στελέχωση θέσεων Σαφή περιγραφή των θέσεων εργασίας με προσδιορισμό καθηκόντων και αρμοδιοτήτων Τις διαδικασίες για την εκτέλεση των εργασιών (π.χ. ροή πληροφορίας)

Θέματα οργάνωσης και προσωπικού Οργάνωση έδρας τεχνικής επιχείρησης: Γενική διεύθυνση: σχεδιάζει μακροχρόνια την επιχείρηση, διαθέτει γραμματεία και συνεργάζεται με τους διευθυντές των επιμέρους διευθύνσεων. Διεύθυνση κατασκευών: παρέχει τεχνικές συμβουλές στα εργοτάξια και εισάγει νέες τεχνικές κατασκευής. Πιθανή διεύθυνση ανά χώρα. Διεύθυνση μηχανικού εξοπλισμού: είναι υπεύθυνη για την προμήθεια ή μίσθωση, στέγαση, συντήρηση, επάνδρωση, εξασφάλιση ανταλλακτικών και εκποίηση μηχανημάτων έργου. Διεύθυνση προσφορών και σχέσεων: παρακολουθεί την προκήρυξη νέων έργων, προκοστολογεί, συντάσσει και υποβάλει προσφορές και παρακολουθεί την πορεία των διαγωνισμών, ενώ αναπτύσσει δημόσιες σχέσεις με φορείς προμήθειας έργων. Διεύθυνση οικονομικών: φροντίζει για την τήρηση των λογιστικών βιβλίων βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας, την παρακολούθηση ταμειακής ρευστότητας, την εξασφάλιση χρηματοροών (π.χ. από τράπεζες), τη σύνταξη του προϋπολογισμού της επιχείρησης, ελέγχει τα εργοτάξια. Διεύθυνση προσωπικού και διοικητικής μέριμνας: αρμόδια για τη στελέχωση, εκπαίδευση, κατανομή του προσωπικού σε εργοτάξια, μετακίνηση προσωπικού κλπ., αλλά και για την συντήρηση των γραφείων και την επάρκειά τους με εξοπλισμό λειτουργίας (π.χ. γραφική ύλη). Διεύθυνση προμηθειών: αρμόδια για την εκτέλεση παραγγελιών υλικών από εργοτάξια, τη μεταφορά και τη στέγασή τους σε αποθήκες. Διεύθυνση επιχειρησιακής ανάλυσης: υπεύθυνη για τη σωστή οργάνωση και την παρακολούθηση της ορθής λειτουργίας της επιχείρησης, με την κατάρτιση οργανογραμμάτων και σχημάτων διαδικασιών, την ανάπτυξη οραμάτων και προοπτικών, την ενσωμάτωση και τη χρήση πληροφορικής, την υποστήριξη των έργων κλπ.

Θέματα οργάνωσης και προσωπικού Καταμερισμός εργασίας σε εργοτάξιο: Τεχνικός τομέας: αποτελείται από τα τμήματα συνεργείου μηχανικού εξοπλισμού, παραγωγής υλικών, επιμετρήσεων (λογαριασμοί, συγκριτικοί πίνακες, νέες τιμές κλπ.), μελετών (τροποποιήσεις μελέτης, σύνταξη κατασκευαστικών σχεδίων κλπ.) και κατασκευών (συνεργεία εργασιών κατασκευής). Οικονομικός τομέας: περιλαμβάνει το λογιστήριο (τήρηση λογαριασμών εργοταξίου, καταστάσεων αμοιβών προσωπικού, δαπανών προμήθειας και συντήρησης εξοπλισμού κλπ.), το ταμείο (πραγματοποίηση πληρωμών και εισπράξεων) και τις προμήθειες (συγκέντρωση των αναγκών του εργοταξίου, την προμήθεια και τη διάθεσή τους). Διοικητικός τομέας: ασχολείται με τις προσλήψεις, την αλληλογραφία με τον κύριο του έργου και με την τήρηση του αρχείου του έργου. Οργάνωση εργασίας στο εργοτάξιο: Τεχνικός και οικονομολόγος: διευθυντές των αντίστοιχων τομέων Εργοδηγός: επίβλεψη υπεργολάβων Αρχιτεχνίτης: διευθύνει το συνεργείο συντήρησης εξοπλισμού Υπεργοδηγός: επιβλέπει 2-3 εργάτες Αρμοδιότητες στελέχους: οργάνωση και προγραμματισμός εργασιών, παρακολούθηση της εφαρμογής του προγραμματισμού, συντονισμός του προσωπικού και των υπεργολάβων.

Συστήματα ελέγχων στα τεχνικά έργα Ορισμός συστήματος ελέγχου: Ο μηχανισμός που υποστηρίζει τη συστηματική παρακολούθηση και την αποφυγή αποκλίσεων του έργου από τις προδιαγραφές του (συμβατικές υποχρεώσεις και ποιοτικά χαρακτηριστικά του έργου). Έλεγχος ποιότητας τεχνικού έργου: Ορισμός ποιότητας: το σύνολο των χαρακτηριστικών που του αποδίδουν την ικανότητα να ικανοποιεί καθορισμένες ανάγκες. Οργανισμοί: Ευρωπαϊκός Οργανισμός Τυποποίησης (CEN), ο Ελληνικός Οργανισμός Τυποποίησης (ΕΛΟΤ) κλπ. Οδηγία Ε.Ε. περί προϋποθέσεων κατασκευών: μηχανική αντοχή, σταθερότητα, πυρασφάλεια, υγιεινή, περιβαλλοντική προστασία, ασφάλεια χρήσης, μονώσεις, εξοικονόμηση ενέργειας, ενώ απαριθμεί τους τρόπους σύστασης των προδιαγραφών, τις διαδικασίες και τα όργανα ελέγχου. Ολοκληρωμένο σύστημα ποιότητας: Εγχειρίδιο ποιότητας: πολιτική ποιότητας, οργανόγραμμα με αντιστοίχιση και περιγραφή καθηκόντων Διαδικασίες ποιότητας: ενέργειες των τμημάτων και των στελεχών σχετικά με την ποιότητα Οδηγίες εργασίας: περιγραφές της εκτέλεσης διαφόρων εργασιών Αρχεία ποιότητας: αποτελέσματα της εφαρμογής των διαδικασιών

Συστήματα ελέγχων στα τεχνικά έργα Η διασφάλιση της ποιότητας ενός τεχνικού έργου είναι διαρκής διαδικασία: Κατά τον ορισμό του κυρίου του έργου αφορά: Στην αξιοπιστία, στην ασφάλεια, στην αντοχή, στη λειτουργικότητα και στην αισθητική του έργου. Κατά την ολοκληρωμένη μελέτη του έργου επηρεάζεται: Από τις προδιαγραφές του κυρίου του έργου Από τις ικανότητες του μελετητή Από τη νομοθεσία και Από την αρτιότητα της σύμβασης διεξαγωγής της μελέτης Ολοκληρώνεται με την κατασκευή (σε συνάρτηση με τη μελέτη) και επηρεάζεται από: Τις ικανότητες του κατασκευαστή Τη σχετική νομοθεσία Τη σύμβαση εργολαβίας όπου προσδιορίζονται οι διαδικασίες εξασφάλισης ποιότητας (π.χ. επιλογή υλικών, έλεγχοι και δοκιμές, διαδικασίες παραλαβής κλπ.) Την επίβλεψη στην πράξη Παράγοντες αστοχίας της ποιότητας του τεχνικού έργου: Ανεπάρκειες στο σχεδιασμό και τη μελέτη Κακή διοίκηση και επίβλεψη Ασάφειες στη σύμβαση Δυσκολίες στη χρηματοδότηση

Συστήματα ελέγχων στα τεχνικά έργα Πρόγραμμα Ποιότητας Έργου (ΠΠΕ): Συντάσσεται από τον ανάδοχο της κατασκευής. Υποβάλλεται εντός 2 μηνών από την υπογραφή της σύμβασης. Ενδεικτικό περιεχόμενο: Τμήμα Ι: Εισαγωγή (αντικείμενο, πολιτική ποιότητας, δομή προγράμματος ποιότητας) Περιγραφή έργου (μέθοδοι, έλεγχοι, χρονοδιάγραμμα) Χρησιμοποιούμενοι πόροι Διαχείριση (εγγράφων, προληπτικές ενέργειες, επιθεωρήσεις κλπ.) Άλλα θέματα (π.χ. αντιμετώπιση εκτάκτων συνθηκών, ασφάλεια και υγεία, προστασία περιβάλλοντος) Αναφορές (σχέδια, πρότυπα, κανονισμοί, σύνδεση με σύστημα ποιότητας της τεχνικής εταιρείας κλπ.) Τμήμα ΙΙ: Πρόγραμμα ενεργειών (σημεία στάσης για έγκριση (ΣΣΕ) από τον κύριο του έργου, κρίσιμα σημεία ελέγχου (ΚΣΕ) για την ποιότητα του έργου). Παραρτήματα: Νομοθεσία, κανονισμοί, τεχνικές προδιαγραφές κλπ. Παράδειγμα: Έστω το έργο κατασκευής ενός πασσάλου θεμελίωσης. Στις προδιαγραφές αν δεν αναφέρεται ότι δεν είναι κατακόρυφος, τότε θα πρέπει να θεωρηθεί κατακόρυφος και να προσδιοριστούν οι ανεκτές αποκλίσεις. Εφαρμόζουμε προληπτικό έλεγχο σε σημεία (π.χ. πριν τη σκυροδέτηση ελέγχουμε αν το ξυλότυπο μπορεί να αντέξει τα φορτία). Πραγματοποιούμε δειγματοληψία στα αδρανή υλικά σκυρόδεσης (ή δείγματα του έτοιμου σκυροδέματος) για τον έλεγχο ποιότητας στο εργαστήριο. Στην τελική κατασκευή επιθεωρούμε για τυχόν ατέλειες.

Συστήματα ελέγχων στα τεχνικά έργα Έλεγχος τήρησης χρονοδιαγράμματος: Επιθεωρήσεις πριν τα κρίσιμα σημεία ελέγχου του διαγράμματος GANTT και αναφορές καθυστερήσεων. Έλεγχος τήρησης προϋπολογισμού: Αίτια απόκλισης: Αδυναμίες του προϋπολογισμού (λανθασμένες προμετρήσεις, παραλείψεις εργασιών και πόρων, κακή εκτίμηση αποδόσεων, λάθη σε υπολογισμούς κλπ.) Λανθασμένη πρόβλεψη του πληθωρισμού στις τιμές μονάδας Λάθη στη διοίκηση του εργοταξίου (ως προς τον προγραμματισμό, την οργάνωση, την εφαρμογή των τεχνολογιών κατασκευής κλπ.) Απρόβλεπτα γεγονότα (π.χ. θεομηνίες, καθυστερήσεις προμήθειας υλικών, έκτακτα πολιτικά γεγονότα, δυσκολίες ή διακοπές στη χρηματοδότηση της κατασκευής κλπ.). Συνεπώς είναι επιτακτική η ανάγκη κατάρτισης συστήματος ελέγχου του κόστους: Η κατάρτιση ενός κατά το δυνατό αξιόπιστου προϋπολογισμού που θα χρησιμοποιείται ως πρότυπο κόστος (χρησιμοποιούνται ρεαλιστικά και όχι αισιόδοξα κόστη από προηγούμενα έργα, στοιχεία αποδόσεων συνεργείων και μηχανημάτων κλπ.) Ο υπολογισμός του πραγματικού κόστους σε σύγκριση με το προγραμματισμένο (χρήση λογιστικών μεθόδων, κατάτμιση του έργου σε κατηγορίες κλπ.). Η ανάλυση των αιτιών διαφοροποίησης του πραγματικού κόστους από το πρότυπο κόστος και η λήψη διορθωτικών μέτρων. Καταγραφή των αποτελεσμάτων από τη λήψη διορθωτικών μέτρων (αναθεώρηση πρότυπου κόστους)

Συστήματα ελέγχων στα τεχνικά έργα Έλεγχος προόδου εργασιών σε σχέση με χρόνο - κόστος: Διάγραμμα προόδου εργασιών σε σχέση με το χρόνο και το πραγματικό κόστος. Ανάλυση σε δραστηριότητες Απεικόνιση της διάρκειας, του άμεσου κόστους, καθώς και της μεταβολής του άμεσου κόστους σε κάθε χρονική μονάδα της διάρκειας. Υπολογισμός του έμμεσου κόστους , που συνήθως δεχόμαστε ότι μεταβάλλεται γραμμικά. Καταρτίζουμε το δίκτυο. Καταρτίζουμε τα διαγράμματα GANTT Για τους νωρίτερους και Για τους βραδύτερους χρόνους αρχής των δραστηριοτήτων Πάνω από τις διάρκειες σημειώνουμε το άμεσο κόστος για κάθε χρονική μονάδα Υπολογίζουμε το συνολικό άμεσο κόστος ανά χρονική μονάδα, καθώς και το άμεσο/έμμεσο και συνολικό κόστος ανά χρονική μονάδα.

Συστήματα ελέγχων στα τεχνικά έργα Παράδειγμα: Δίνεται το δίκτυο του σχήματος, το άμεσο κόστος των δραστηριοτήτων με την παραδοχή ότι μεταβάλλεται γραμμικά και το έμμεσο κόστος κατασκευής ανά χρονική μονάδα. Ζητείται το διάγραμμα προόδου εργασιών σε σχέση με χρόνο-προγραμματισμένο κόστος Δραστ. 1-2 1-3 2-3 Άμεσο κόστος 12 10 2 6 2 1 4 10 3 10

Συστήματα ελέγχων στα τεχνικά έργα Παράδειγμα: Επιλύουμε το δίκτυο και τα αποτελέσματα απεικονίζονται στο σχετικό πίνακα. 2 6 Νωρίτεροι χρόνοι Βραδύτεροι χρόνοι Συνολ. Χρον. Περιθ. Ελεύθ. Χρον. Περιθ. Κρίσιμη Δραστηρ. Δραστ. Διάρκ. Αρχής Τέλους 1-2 2 6 4   1-3 10 * 2-3 2 1 4 10 3 10

Συστήματα ελέγχων στα τεχνικά έργα Παράδειγμα: Διαγράμματα GANTT α) για τους νωρίτερους χρόνους αρχής Η δραστηριότητα απεικονίζεται να ξεκινά το νωρίτερο χρόνο αρχής και έχει διάρκεια τη διάρκειά της Πάνω από τη δραστηριότητα τοποθετούμε το αντίστοιχο άμεσο κόστος που προκύπτει ως : άμεσο κόστος / διάρκεια Νωρίτεροι χρόνοι Βραδύτεροι χρόνοι Συνολ. Χρον. Περιθ. Ελεύθ. Χρον. Περιθ. Κρίσιμη Δραστηρ. Δραστ. Διάρκ. Αρχής Τέλους 1-2 2 6 4   1-3 10 * 2-3 Χρόνος / Δραστηριότητα 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1-2 1-3 2-3 Άμεσο κόστος / χρονική μονάδα Άμεσο κόστος 14 18 22 26 30 31 32 33 34 Έμμεσο κόστος Συνολικό κόστος 16 21 36 38 40 42 44

Συστήματα ελέγχων στα τεχνικά έργα Παράδειγμα: Διαγράμματα GANTT β) για τους βραδύτερους χρόνους αρχής. Η δραστηριότητα απεικονίζεται να ξεκινά το νωρίτερο χρόνο αρχής και έχει διάρκεια τη διάρκειά της Πάνω από τη δραστηριότητα τοποθετούμε το αντίστοιχο άμεσο κόστος που προκύπτει ως : άμεσο κόστος / διάρκεια Νωρίτεροι χρόνοι Βραδύτεροι χρόνοι Συνολ. Χρον. Περιθ. Ελεύθ. Χρον. Περιθ. Κρίσιμη Δραστηρ. Δραστ. Διάρκ. Αρχής Τέλους 1-2 2 6 4   1-3 10 * 2-3 Χρόνος / Δραστηριότητα 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1-2 1-3 2-3 Άμεσο κόστος / χρονική μονάδα Άμεσο κόστος 14 15 16 17 18 22 26 30 34 Έμμεσο κόστος Συνολικό κόστος 20 24 29 39 44

Συστήματα ελέγχων στα τεχνικά έργα Παράδειγμα: Απεικονίζουμε την πρόοδο του συνολικού κόστους των δυο πινάκων σε διάγραμμα που συμβολίζεται Ks. Το διάγραμμα αποκαλείται Διάγραμμα προόδου εργασιών σε σχέση με χρόνο – προγραμματισμένο κόστος Το κόστος περιορίζεται μεταξύ των δυο καμπυλών («μπανάνα»). κόστος 40 30 20 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 χρόνος

Συστήματα ελέγχων στα τεχνικά έργα Διάγραμμα ελέγχου προόδου εργασιών σε σχέση με χρόνο-κόστος: Στη διάρκεια της κατασκευής υπολογίζουμε το πραγματικό κόστος των εργασιών σε σχέση με το χρόνο (KA). Επίσης υπολογίζουμε το συμβατικό κόστος της κατασκευής σε σχέση με το χρόνο (KR). Προκύπτει πολλαπλασιάζοντας τις ποσότητες των πόρων επί των συμφωνηθέντων (βάση σύμβασης) τιμών μονάδας τους. Οι 3 καμπύλες (Ks, KA, KR) παρουσιάζονται στο ίδιο διάγραμμα που ονομάζεται διάγραμμα ελέγχου προόδου εργασιών σε σχέση με το χρόνο. Οι δείκτες ελέγχου που εξάγονται είναι: Ποσοστό αύξησης κόστους: Δ = (ΚΑ – ΚR)/ KR που μας δείχνει κατά τη χρονική μονάδα ελέγχου αν έχουμε τάση για για αύξηση ή μείωση του κόστους Πιθανή καθυστέρηση του έργου. Βρίσκουμε την τιμή KR στη χρονική μονάδα ελέγχου και φέρουμε παράλληλη στον άξονα των χρόνων. Η διαφορά από την KS μας δείχνει αν η κατασκευή καθυστερεί η προπορεύεται σε σχέση με τον προγραμματισμό. Ο δείκτης κόστους: Ki = KR / KA μας συνεισφέρει στο Πιθανό τελικό πραγματικό κόστος = (1/Κi ) x προϋπολογισμένο κόστος κατασκευής Ο δείκτης προγραμματισμού Si = KR / KS Πιθανός τελικός πραγματικός χρόνος = (1/Si ) x προγραμματισμένος χρόνος κατασκευής Οι παραπάνω δείκτες πρέπει να υπολογίζονται σε διαφορετικά σημεία της κατασκευής και να αναπαρίστανται γραφικά.